Реквизит «От кого отправлено» (From Whom Sent), а именно слово «От» (From), начинается на одну строку (при машинописном вводе — на две строки) ниже заголовка и от левого поля. За ним следует официальное наименование автора либо, при отсутствии такового, имя автора с указанием его воинского звания и полка, корпуса или департамента. Воинское звание пишется перед именем, а полк, корпус или департамент — после имени.
Непосредственно под реквизитом «От» располагается реквизит «Кому отправлено» (To Whom Sent) со словом «Кому» (To), за которым следует официальное наименование или имя адресата. Текст после слова «Кому» оформляется так же, как и текст после слова «От».
Непосредственно под словом «Кому» размещается слово «Тема» (Subject), за которым следует формулировка, передающая суть основного содержания (The Body) письма. Эта формулировка должна быть максимально сжатой и содержать не более десяти слов.
За словами «От», «Кому» и «Тема» должны следовать двоеточия, а первые буквы «О», «К» и «Т» должны располагаться на одной вертикальной линии.
Основная часть (The Body) письма должна охватывать только одну тему. Например, запрос о предоставлении отпуска и запрос о вынесении решения не должны запрашиваться в одном и том же письме. В таком случае составляются два отдельных документа. Данная процедура представляет собой не что иной как реализацию принципа единства всего письменного текста. Нарушение этого правила влечет за собой бесконечные хлопоты для получающей инстанции и заслуженный выговор для автора.
При машинописном исполнении основной текст письма печатается через один интервал. Между абзацами делается двойной интервал. Текст следует начинать на втором сгибе бумаги.
Абзацы нумеруются, каждый из них должен содержать одну тему и располагаться в логической последовательности тем.
Таким образом, если мы изложим в виде текста основную часть (The Body) письма для последнего примера справочных данных (Brief), она будет выглядеть примерно следующим образом:
1.— Прошу предоставить мне отпуск сроком на пять месяцев с вступлением его в силу примерно с 1 февраля 1940 года.
2.— Причины моего обращения с настоящей просьбой в данный момент весьма веские. Я непрерывно прослужил десять лет без отпуска какого бы то ни было рода и чувствую потребность в более чем обычном отдыхе. Кроме того, мои личные дела находятся в таком состоянии, что на их урегулирование потребуется по меньшей мере весь испрашиваемый период.
3.— Мой адрес во время отпуска: через отель «Астор», Нью-Йорк.
Заключительная часть (The Ending)
{ Подпись (The Signature). состоит из { Воинское звание (The Rank). { Полк, корпус или департамент (The Regiment, Corps, or Department).
«Официальные служебные документы подписываются или заверяются от руки чернилами, а не с помощью факсимиле; если они составляются по чьему-либо приказу, указывается, по чьему именно приказу. Подписи должны быть четкими и разборчивыми. В силу своего патента на офицерское звание и назначения на должность адъютант любого подразделения ведет дела или переписку этого подразделения за своей подписью; однако при отдавании приказов или инструкций любого рода должна быть указана инстанция, по уполномочию которой он отдает приказ» [20].
«За основной частью (The Body) письма должна следовать подпись (The Signature). Если воинское звание (The Rank) и полк, корпус или департамент (The Regiment, Corps, or Department) автора указаны в начале письма, они не повторяются после его имени; однако если они не указаны в начале письма, они приводятся ниже его имени» [21].
Чтобы наглядно проиллюстрировать все сказанное, напишем основную часть (The Body) и заключительную часть (The Ending) для первого примера справочных данных (Brief):
Командир департамента предписывает вам незамедлительно представить донесение о вашем недавнем инспектировании Организованного ополчения штата Нью-Йорк, а также представить объяснение в связи с невыполнением вами полож. 6 С. О. № 25 текущ. года этого штаба.
Дж. Л. Тёрст, подполковник, 24-й кав. п.
В половине дюйма ниже заключительной части письма размещается первый индоссамент (Indorsement), а последующие индоссаменты следуют один за другим последовательно, с промежутком примерно в полдюйма между ними.
Письма в военной службе не получают ответов в том смысле, в каком мы используем этот термин в гражданской жизни. Иными словами, лицо, получающее письмо, не оставляет его у себя и не отвечает на него новым письмом. Вместо этого оно излагает то, что имеет сказать, в индоссаменте (Indorsement), который оформляется как продолжение первоначального письма. Таким образом, все, что было написано в связи с содержанием письма, фигурирует как часть этого письма при его окончательном подшивании в дело.
Например, когда запрос капитана Дугласа о предоставлении отпуска поступает в штаб его полка, к нему добавляется индоссамент полковника, который имеет следующий вид (при условии, что полковник желает, чтобы капитан получил отпуск):
1-й индоссамент. Штаб 99-го пех. п., Мэдисон-Барракс, шт. Нью-Йорк, 11 янв. 1940 г. — Командующему генералу Восточного департамента.
Утверждено, ходатайствую.
Э. Ф. Хаш, полковник, 99-й пех. п., ком.
Порядковый номер индоссаментов, место, дата и адресат пишутся так, как показано выше. При машинописном написании они выполняются через один интервал с двойным интервалом между абзацами.
Если для основной части (The Body) или индоссаментов потребуется один или несколько дополнительных листов, добавляются листы того же размера, что и первый. Письмо ведется только на одной стороне бумаги.
Индоссаменты рутинного характера, такие как отсылка, пересылка, направление по инстанции и возврат документов, подписываются не полным именем, а инициалами.
Когда письмо командира департамента капитану Дугласу поступает к командиру Мэдисон-Барракс, шт. Нью-Йорк, который одновременно является командиром 99-го пехотного полка, последний может поступить одним из двух способов. Он может просто переслать письмо капитану Дугласу без комментариев, поскольку считает письмо достаточным для данной цели, либо добавить дисциплинарное замечание.
В первом случае индоссамент будет выглядеть следующим образом:
1-й индоссамент. Штаб 99-го пех. п., Мэдисон-Барракс, шт. Нью-Йорк, 23 мая 1940 г. — Капитану Джеймсу Л. Дугласу, 99-й пех. п. Препровождено. А. Д. Т.
Во втором случае индоссамент будет выглядеть следующим образом:
1-й индоссамент. Штаб 99-го пех. п., Мэдисон-Барракс, шт. Нью-Йорк, 23 мая 1940 г. — Капитану Джеймсу Л. Дугласу, 99-й пех. п.
К исполнению.
По приказу полковника Мэиша: А. Д. Томас, кап. 99-го пех. п., адъютант.
Основная часть (The Body) и индоссаменты писем подписываются адъютантом, если письма адресованы лицам, стоящим ниже по воинскому званию, чем командир части. Они подписываются самим командиром части, если адресованы лицам, стоящим выше по воинскому званию, чем командир части. Письма никогда не адресатам-адъютантам.
В связи с индоссаментами целесообразно привести цитату из Армейских уставов, касающуюся их.
«Служебные сообщения, независимо от того, исходят ли они от подчиненного к старшему начальнику или наоборот, проходят через промежуточных командиров. Данное правило не должно толковаться как включающее вопросы, о которых промежуточные командиры не могут иметь сведений и осуществлять контроль над которыми от них не требуется. Начальники бюро Военного департамента являются промежуточными командирами между высшей инстанцией и офицерами и рядовыми соответствующих корпусов или департаментов, проходящими службу под исключительным руководством их самих и их подчиненных. Устные сообщения регулируются теми же правилами прохождения инстанций, что и письменные. Когда необходимость требует отправки сообщений в обход установленной инстанции, об этой необходимости делается соответствующая оговорка.
Сообщения от старших начальников к подчиненным подлежат ответу через те же инстанции, через которые они были получены.
За исключением случаев, предусмотренных выше, все сообщения, рапорты и сметы от офицеров, проходящих службу в военном гарнизоне, а также сообщения любого характера, адресованные им и касающиеся дел гарнизона, проходят через командира гарнизона.
Офицеры, пересылающие сообщения, снабжают их своими резолюциями об одобрении или неодобрении с примечаниями. Ни одно сообщение не может быть переслано в Военный департамент командиром департамента или другим старшим офицером на рассмотрение военного министра без каких-либо рекомендаций или выражения мнения».
К письму зачастую возникает необходимость приложить другие письма, определенные документы или даже более объмистые материалы. Такое дополнение к письму называется вложением (Inclosure) и представляется как часть письма. Вложения к первоначальному документу отмечаются на лицевой стороне письма у левого поля напротив подписи следующим образом:
2 влож.
Дж. Л. Дуглас, кап. 99-й пех. п.
Сами вложения нумеруются с внешней стороны. Два вложения из приведенного выше примера обозначаются цифрами 1 и 2.
Если при оформлении индоссамента добавляются другие документы, их количество отмечается в нижней части индоссамента и на самих документах так же, как описано выше для первоначального документа.
Если вложений немного или они невелики по объему, их можно хранить внутри исходного листа бумаги; в противном случае их следует завернуть вместе в обложку с надписью «Вложения». При хранении внутри листа они помещаются между сгибами a и b, указанными ниже.
Теперь, когда мы последовательно рассмотрели различные части служебного письма лицу в военной службе, давайте посмотрим, как эти различные части выглядят в собранном виде.
{
{ 2039 Company B, 40th Infantry,
{
Fort William H. Seward, Alaska, July 19, 1912.
{
a { From: The Commanding Officer, Co. B, 40th Inf.
{
{ To: The Adjutant General of the Army.
{
(Through military channels.)
{
{ Subject: Philippine campaign badges.
Inclosed are lists in duplicate of enlisted men of Company B, 40th Infantry, entitled to the Philippine campaign badge.
{
{
John A. Brown,
{ 2 Incls. Capt., 40th Inf.
{
b { 824 1st Ind.
{ Hq. Ft. William H. Seward, Alaska, July 19, 1912— To the Comdg. Gen. Dept., of the Columbia.
{
{
S. F. Thomas,
{ 2 Incls. Col., 40th Inf., Comdg.
{
{ (Stamp) Rec’d Western Dept., July 30, 1912.
{ 8043 2d Ind.
{ Hq. Western Dept., San Francisco, Cal., July 31, 1912— To The Adjt. Gen. of the Army, Washington, D. C.
{
c {
Arthur E. Green,
{ 2 Incls. Col., Gen. Staff, in absence
{
of the Department Commander.
{
{ (Stamp) Rec’d A. G. O., Aug. 5, 1912.
1942286 3d Ind.
War Dept., A. G. O., Aug. 8, 1912— To the C. O., Co. I, 50th Inf., through the Comdg. Gen., Philippine Department.
1. Information is requested as to whether the records of the company show that Corporal Doe, Co. I, 50th Inf., served in the field against hostile natives on the Island of Panay during July, 1907.
2. The early return of these papers is desired.
By order of the Secretary of War:
Thomas H. Smith,
2 Incls. Adjt. Gen.
(Stamp) Rec’d Phil. Dept., Sept. 14, 1912.
79935 4th Ind.
Hq. Philippine Department, Manila, P. I., Sept. 15, 1912—To the C. O., Co. I, 50th Inf., through the Comdg. Gen., Dist. of Mindanao.
2 Incls. A. M. B.
(Stamp) Rec’d Dist. Mind., Sept. 24, 1912.
3467 5th Ind.
Hq. Dist. of Mindanao, Zamboanga, P. I., Sept. 25, 1912—To the C. O., Co. I, 50th Inf., Camp Keithley, Mind., P. I., through the Post Commander.
2 Incls. S. V. B.
1132 6th Ind.
Hq. Camp Keithley, Mind., P. I., Sept. 28, 1912—To the C. O., Co. I, 50th Inf.
2 Incls. E. F. H.
(Stamp) Rec’d Co. I, 50th Inf., Sept. 29, 1912.
512 7th Ind.
Co. I, 50th Inf., Camp Keithley, Mind., P. I., Oct. 4, 1912— To the Comdg. Gen., Dist. of Mindanao, through the C. O., Camp Keithley, P. I.
1. Inclosed are extracts from the post orders and morning report of this company, which contain all that there is of record regarding the service of Corporal Doe referred to herein. Inclosed also is affidavit of Corporal Jones as to Corporal Doe’s service.
2. It is believed that the records of the headquarters, District of Mindanao, may contain the information desired.
(3 incls. added.) Edward French,
5 Incls. Capt., 50th Inf., Comdg.
(Stamp) Rec’d back, Camp Keithley, Oct. 5, 1912.
8th Ind.
Hq. Camp Keithley, Mind., P. I., Oct. 5, 1912— To the Comdg. Gen., District of Mind.
5 Incls. A. C. Douglas,
Maj., 50th Inf., Comdg.
(Stamp) Rec’d back, Dist. Mind., Oct. 6, 1912.
3467 9th Ind.
Hq. Dept. of Mindanao, Zamboanga, P. I., Oct. 12, 1912—To the Comdg. Gen., Philippine Department.
There is nothing on file at these headquarters bearing on the service of Corporal Doe referred to herein.
William Jones,
5 Incls. Brig. Gen., Comdg.
(Stamp) Rec’d back, Phil. Dept., Oct. 23, 1912.
79935 10th Ind.
Hq. Philippines Department, Manila, P. I., Oct. 24, 1912— To the Comdg. Gen., Dist. of Mindanao, with directions to withdraw affidavit of Corporal Jones, it being proposed to inclose an affidavit from Sergeant Blank, who is on duty at these headquarters and who is prepared to furnish a more complete affidavit than that furnished by Corporal Jones. By command of Major General White:
Andrew Brown,
5 Incls. Adjt. Gen.
(Stamp) Rec’d back, Dist. Mind., Nov. 3, 1912.
3467 11th Ind.
Hq. Dist. of Mindanao, Zamboanga, P. I., Nov. 4, 1912— To the Comdg. Gen., Philippine Department, the foregoing directions have been complied with.
(Incl. 5 withdrawn.) William Jones,
4 Incls. Brig. Gen., Comdg.
(Stamp) Rec’d back, Phil. Dept., Nov. 15, 1912.
79935 12th Ind.
Hq. Philippine Department, Manila, P. I., Nov. 16, 1912— To the Adjutant General of the Army, inviting attention to the preceding indorsements and to the accompanying inclosures.
(1 Incl. added.)
5 Incls. Maj. Gen., Comdg.
(Stamp) Rec’d back, A. G. O., Dec. 23, 1912.
Пунктирные линии на стр. 1 образца обозначают линии сгиба между сгибами a, b и c. На сгибе a находятся справочные данные (Brief) в показанном относительном положении; он согнуть от сгиба b, причем линия сгиба между ними направлена к читателю. Сгиб b начинает основную часть (Body) и может содержать ее целиком или только часть в зависимости от ее длины. Сгиб c содержит продолжение основной части или целиком либо частично индоссаменты, в зависимости от обстоятельств. Сгибы b и c складываются по направлению друг к другу, причем линия сгиба между ними направлена от читателя.
Страница 2 содержит основную часть или индоссаменты письма. Все страницы складываются подобно странице 1 в три равных сгиба.
Когда вместо бумаги обычного писчего формата, как указано выше, используется бумага формата фолио, разница заключается лишь в наличии дополнительного сгиба. Представьте, что этот сгиб прикреплен снизу к странице 1 в примере и обозначен буквой d. Сгибы d и c складываются точно так же, как b и c. На странице появляется третий сгиб, и она становится длиннее на один сгиб. В остальном письмо ничем не отличается от первого описанного.
Номер в верхнем левом углу является учетным номером канцелярии.
В седьмом индоссаменте можно заметить добавление трех вложений. Вся процедура отмечена в надлежащем месте. Одиннадцатый и двенадцатый индоссаменты следует рассмотреть в том же ключе.
Там, где в скобках указано «штамп» (stamp), это слово фактически не пишется в письмах. Оно означает, что канцелярия, получившая письмо, отметила с помощью резинового штампа в данном конкретном месте письма дату получения документа или возвращения его обратно. Иными словами, то, что следует после слова «(Штамп)», было проставлено кем-то из сотрудников канцелярии сразу же по поступлении письма в данное учреждение.
Текст на всех страницах должен начинаться на расстоянии одного дюйма от верхнего края. Страницы, начиная с первой, нумеруются по порядку. Номер проставляется посредине между краями на расстоянии одного дюйма от нижнего края страницы. При ссылке на индоссамент по номеру указывается также номер страницы, например: «5-й индоссамент, стр. 3».
Все церемониальные формулы в начале и в конце писем, такие как «Сэр» (Sir), «Имею честь» (I have the honor), «Почтительнейше прошу» (I would respectfully), «С глубоким уважением» (Very respectfully) и т. п., опускаются. При отсылке, пересылке, направлении по инстанции и возврате документов также опускаются выражения «С уважением направлено» (Respectfully referred), «С уважением препровождено» (Respectfully transmitted), «С уважением переслано» (Respectfully forwarded) и «С уважением возвращено» (Respectfully returned).
«Офицер не должен именоваться в приказах или адресоваться в официальных сообщениях каким-либо иным титулом, кроме его действительного воинского звания» [22]. Где это уместно, имя должно заменяться должностным наименованием, например «Командир роты А 99-го пехотного полка» вместо «Капитан Джеймс Л. Дуглас».
«Все машинописные письма и индоссаменты, за исключением препроводительных писем, отчетов о нахождении в отпуске, периодических отчетов и сообщений аналогичного характера, составляются в двух экземплярах с помощью копировальной бумаги. Один экземпляр остается в делах канцелярии, в которой было составлено письмо, а второй пересылается вместе с документом для формирования дел первой канцелярии, где требуется полный экземпляр для архивных дел, однако такой экземпляр не считается вложением. На нем ставит инициалы лицо, ответственное за подготовку документа».
«В официальной переписке между офицерами или между офицерами и должностными лицами других ведомств государственной службы, и особенно в вопросах, затрагивающих проблемы юрисдикции, разграничения полномочий или споров, офицерам Армии напоминается, что их переписка должна быть вежливой по тону и свободной от каких-либо выражений личного характера или способных задеть чьи-либо чувства. Всякий раз, когда вопросы подобного характера возникают между офицерами и должностными лицами других ведомств государственной службы и обнаруживается, что они не могут быть урегулированы путем обмена вежливыми письмами, офицер Армии как представитель интересов Военного департамента в данном вопросе представляет исчерпывающее изложение дела военному министру через надлежащие военные инстанции в целях его надлежащего рассмотрения.
В целях снижения вероятности попадания конфиденциальных сообщений в руки лиц, не являющихся теми, кому они предназначены, отправитель заключает их в двойную обложку: внутреннюю и внешнюю. Внутренняя обложка представляет собой запечатанный конверт или пакет, адресованный обычным порядком, но с четкой пометкой «Конфиденциально» (Confidential), выполненной так, чтобы эту надпись можно было легко заметить при снятии внешней обложки. Подготовленное таким образом отправление затем помещается в другой запечатанный конверт или пакет, адресованный обычным порядком, без каких-либо пометок, указывающих на конфиденциальный характер содержимого.