Учет ТМЦ представляет собой просто книгу учета товарно-материальных ценностей, в которой мы ведем точный учет количества приобретенных и выданных предметов. Если это практически осуществимо, в ней всегда должно отображаться точное количество каждого предмета, имеющегося у нас в наличии. Такой учет иногда называют «непрерывной инвентаризацией». В обычном случае для нас было бы непрактично вести такой учет в деятельности пост-обмена по той причине, что было бы избыточно регистрировать каждую продажу за наличные или по купонам, совершенную в течение дня. Например, в определенные дни месяца, такие как день выплаты жалованья и первый день выдачи купонов, для нас явно непрактично выписывать товарный чек на каждую покупку за наличные или по купонам, поскольку совершается так много покупок на пять и десять центов, что затраты времени и труда на такой метод перевесили бы полученные преимущества. Если бы средняя продажа составляла около доллара или около того, нам, возможно, имело бы смысл использовать товарные чеки, подобные тем, которые применяются для регистрации наших продаж в кредит. Следовательно, большинство пост-обменов не требуют регистрации продаж за наличные или по купонам, за исключением записей на кассовом аппарате. Таким образом, отсутствует постатейный учет товаров, проданных в течение дня за наличные или по купонам, что, в свою очередь, делает невозможным ведение непрерывной инвентаризации. В результате инвентаризацию приходится проводить по меньшей мере раз в месяц.
Если теперь мы проведем такую инвентаризацию и рассчитаем продажную стоимость всех обнаруженных товаров, результат будет представлять собой выручку, которую каждый отдел должен сдать, если он распродаст весь свой запас. Если мы будем продолжать прибавлять к этой сумме продажную стоимость всех товаров, которые мы получаем для отделов и выдаем им для продажи, и вычитать продажную стоимость всех предметов, которые каждый отдел сдает обратно в складское помещение, то в конце месяца мы получим цифры, которые представляют собой выручку, подлежащую сдаче, если бы каждый отдел «распродал всё». Вычитая из этих сумм фактическую выручку, сданную в течение месяца, мы находим продажную стоимость предметов, которые должны находиться в наличии на конец месяца. Проведя инвентаризацию в конце месяца и рассчитав продажную стоимость фактически обнаруженных предметов, мы можем проверить работу наших различных отделов. Если обнаружится какое-либо значительное расхождение, это укажет на то, что наши клерки фактически забирают товары с наших полок, а пост-обмен не получает выгоды от их продаж. Не следует ожидать, что эти суммы будут совпадать до цента.
Теперь, если в каком-либо отделе работает только один клерк, легко возложить ответственность за любую недостачу, но если их несколько, необходимо предпринять специальные шаги для этого. Предположим, у нас в торговом отделе четыре клерка; если они продают товары с различных полок без разбора или если один или несколько из них иногда отсутствуют на службе по долгу службы, было бы явно несправедливо возлагать ответственность за любые возникающие недостачи на какого-то конкретного клерка или даже на всех них. Единственное решение заключается в том, чтобы подразделить магазин на секции, поставив во главе каждой из них одного клерка и не позволяя никому из клерков прикасаться к ТМЦ в секции другого сотрудника. В случае вынужденного отсутствия клерка инвентаризацию в его секции можно провести за несколько минут и, если результаты в конце месяца покажут такую необходимость, сверить ее со сделанными им продажами. Таким образом, защищены и клерк, и пост-обмен. «Разъездной» клерк или заведующий могут заменить отсутствующего в случае необходимости. Ходовые товары, такие как табак и т. п., могут размещаться в секциях двух или более клерков, что позволяет справляться с наплывом покупателей в день выплаты жалованья. Если не принять какую-либо подобную схему, установить ответственность за любые убытки, которые может понести пост-обмен, будет абсолютно невозможно.
Те отделы, которые по сути являются «производственными» отделами, такие как столовая, мясной ларек и т. д., также требуют особого подхода, особенно в вопросах расчета продажной стоимости выданных им товаров.
Само собой разумеется, что честность клерка по учету ТМЦ должна быть вне всяких подозрений. В случае найма гражданского лица разумной политикой — по сути, это должно считаться обязательным — является требование о предоставлении им поручительства (залога) за добросовестное исполнение своих обязанностей.
Имея вышеприведенное общее объяснение широких принципов этой конкретной системы, мы теперь готовы обсудить ее более подробно. Общепризнанно, что учет ТМЦ проще, дешевле и эффективнее всего вести с помощью карточной картотечной системы. Действующие правила, упомянутые ранее, предписывают «инвентарную книгу», и инспекторы склонны трактовать правила буквально. В нашем случае мало что меняется в зависимости от того, какой метод используется, за исключением того, что карточная система более эффективна, как говорилось ранее. Ведение инвентарной книги не требует пояснений, поэтому для того, чтобы подготовиться к тому времени (которое должно наступить в скором времени), когда современная карточная система инвентаризации будет прямо разрешена правилами, приводится следующее описание. Есть надежда, что оно окажется убедительным ответом для тех, кто спрашивает: «Но предположим, вы потеряете карточку».
Инвентаризация товарно-материальных ценностей.
Рисунок 19, (Уменьшено)
Начнем с проведения инвентаризации ТМЦ, имеющихся у нас в наличии в складском помещении. Мы берем пачку, содержащую известное количество карточек, предпочтительно пронумерованных по порядку, подобных тем, что показаны на рис. 19, и вносим на верхнюю строку название каждого предмета по мере его обнаружения; в правом верхнем углу — единицу измерения, в которой мы его продаем (будь то фунты, бутылки или что-то еще); а справа от верхней строки данных — количество таких единиц, которое мы фактически обнаруживаем в наличии. Мы делаем это для каждого предмета последовательно, используя для каждого отдельную карточку. Если у нас имеются различные сорта одного и того же вида товара (например, сигары), продающиеся по разным ценам, для каждого отдельного сорта, разумеется, оформляется отдельная карточка. (Никогда не продавайте один и тот же товар по двум разным ценам. Например, не продавайте сигары по «10 центов за штуку, 3 штуки за четверть доллара». Продавайте их по любой из этих цен и введите другую марку равного качества по другой цене. Допускается делать скидку при продаже коробки сигар целиком, но в таком случае продавайте их со складского помещения, а не из магазина. Другой способ, допускающий продажу с полок отдела, заключается в использовании скидочного талона, о котором будет сказано позже. Первый метод, однако, вероятно, лучше всего отвечает нашим целям, особенно в сочетании со вторым.) Упомянутые карточки следует оставлять вместе с предметами, к которым они относятся, до завершения инвентаризации этого отдела. Затем мы осматриваем полки, чтобы убедиться в наличии карточки к каждому предмету, тем самым доказывая полноту нашей инвентаризации, что является преимуществом перед книжной формой инвентаризации. После этого мы собираем и пересчитываем карточки, чтобы убедиться в отсутствии пропажи. Затем карточки подшиваются в алфавитном порядке за карточкой-разделителем с язычком, относящимся к данному отделу, или к конкретной секции, если отдел подразделен. Эта же процедура соблюдается при проведении инвентаризации ТМЦ в магазине, столовой и т. д., за исключением того, что для каждого отдела используется карточка своего цвета. Все секции одного отдела используют карточки одного цвета. Поскольку в каждом отделе будет иметься большее или меньшее количество ТМЦ в его кладовой, вероятно, лучше всего сначала провести инвентаризацию в кладовой, а затем учесть предметы в торговых залах. Промежуточные итоги заносятся карандашом, а итоговая сумма — чернилами или несмываемым карандашом на первую строку под заглавием «В наличии», причем слева проставляется дата. Количество в наличии, умноженное соответственно на себестоимость единицы и продажную цену, даст общую стоимость и общую продажную цену всех предметов на этой карточке. Для этого себестоимость единицы и продажные цены заносятся в левый верхний угол каждой карточки. Общая себестоимость используется в наших описях, приводимых в ежемесячном отчете, а общая продажная стоимость используется исключительно в нашем учете ТМЦ. В крупных пост-обменах эти карточки не используются повторно до проведения следующей инвентаризации, поэтому видно, что они прослужат несколько месяцев.
Приобретенные товарно-материальные ценности.
При поступлении ТМЦ с ними поступают так, как описано в разделе «Учет закупок», а когда общая стоимость и продажная стоимость товаров по любому счёту рассчитаны и транспортные расходы и т. д. распределены, продажные стоимости заносятся в Форму 17, показанную на рис. 20. Ежедневно используется два экземпляра этой формы: один для цен себестоимости, а другой для продажных цен. Каждый счет требует только одной строки на каждой из этих форм, поэтому одна форма обычно достаточна для учета дневных операций с ТМЦ. В левую колонку заносится номер счета, а в дебетовую колонку (Dr.), относящуюся к каждому отделу, заносится продажная стоимость всех товаров, охваченных данным конкретным счетом. Сумма всех стоимостей, внесенных в дебетовые колонки в любой отдельной строке, должна поэтому равняться продажной стоимости всех товаров, на которые выписан счет, номер которого указан слева.
Эта же процедура соблюдается со всеми поступающими счетами и, следовательно, охватывает все операции с ТМЦ. Следует отметить, что здесь нет «требований» в собственном смысле этого слова в тех случаях, когда поступающие товары отправляются напрямую в отдел. Заведующий отделом расписывается в получении таких товаров, просто ставя свое имя или инициалы в правой колонке хранимого экземпляра нашего первоначального заказа. (См. Учет закупок.) Этот упрощенный способ оформления такой операции экономит колоссальный объем ненужной работы и столь же надежен, как и система требований.
Перемещения между отделами.
Рисунок 20, (Уменьшено)
Об этом вопросе уже упоминалось ранее, однако сейчас мы намерены подробно показать, как осуществляется такая операция. Предположим, что столовой потребовался окорок, и его необходимо получить из мясного отдела. Предположим далее, что продажная стоимость этого окорока составляет 3,25 доллара. Очевидно, что мы должны сначала кредитовать мясной отдел на эту сумму. Это делается с помощью «карточки возврата» — Формы 12, показанной на рис. 21. Карточка заполняется так, как показано (наименование предмета не обязательно), подписывается клерком по учету ТМЦ и передается заведующему мясным отделом в качестве кредита за окорок, который затем выдается работнику столовой по обычному требованию. Карточки требований и карточки возврата абсолютно идентичны, за исключением того, что последние отпечатаны красными чернилами. За исключением подписи, рис. 21 является, следовательно, также репродукцией требования, по которому окорок выдается в столовую. Эти карточки имеют стандартный размер 3 × 5 дюймов и бывают разных цветов в зависимости от цветовой гаммы, принятой, как описано в разделе «Продажи в кредит». Следовательно, мы можем предположить, что карточка возврата мясного отдела была отпечатана красным цветом на бланке цвета буйковой кожи (желтовато-коричневом), а требование столовой было отпечатано черным цветом на бланке лососевого цвета. Карточки можно купить недорого с «горизонтальной линовкой», что сокращает расходы на специальную печать карточек. Печать карточек возврата красным цветом обходится дешевле, чем печать карточек специальной формы, к тому же они лучше.
Рисунок 21
При выдаче окорока в столовую клерк по учету ТМЦ должен сделать на требовании пометку: «Кред. Мясной отдел». Затем он вносит эту операцию в Форму 17, как показано на рис. 20. Во всех подобных перемещениях сумма кредитов в любой строке должна, разумеется, равняться сумме дебетов. Нет необходимости нумеровать эти требования и квитанции возврата, так как дата, проштампованная в верхней части, достаточна для идентификации любой конкретной операции. Работник мясного отдела сдает свою квитанцию о кредите заведующему вместе с ежедневным отчетом о продажах. Клерк по учету ТМЦ сдает требование (с распиской работника столовой) вместе со своей Формой 17 за этот день.
Существует еще одна операция, которую мы должны предусмотреть, а именно операция возврата нашим кредиторам товаров, полученных от них. Это может произойти из-за какого-то дефекта в товаре или по другой причине. Такая операция обрабатывается точно так же, как и раньше. См. запись напротив № 7343 на рис. 20, где мы кредитовали магазин на сумму 7,60 долларов. Товары были получены по этому счету, и из него была сделана скидка на эту сумму. Если этот счет относится к уже закрытому счету, мы можем составить собственный счет, присвоить ему любой желаемый номер и кредитовать магазин, как и раньше.
Товары, возвращенные нам нашими покупателями, зачисляются на их счета через учет продаж, как описано выше, и не влияют на работу учета ТМЦ. Убыль, бой и т. д. списываются на кредиты отделов с помощью той же «карточки возврата»; точно так же оформляется скидка, предоставляемая на товары, продаваемые оптом, например, на коробку сигар.
Поскольку вся операция учета наших товаров на основе продажной цены предназначена исключительно для защиты наших ТМЦ, а не для расчета наших ежемесячных отчетов о прибылях и убытках, видно, что необходимо ежедневно составлять еще один экземпляр Формы 17, чтобы фиксировать те же перемещения, выдачи и т. д. на основе себестоимости. Это будет более подробно рассмотрено позже, но здесь отметим, что эта работа диктуется правилом, требующим от нас основывать нашу ведомость активов в отношении товарно-материальных ценностей на их себестоимости. Это делается по той причине, что прогнозировать прибыль заранее является неверной практикой. Следовательно, наши описи, когда они числятся в качестве активов, должны основываться на себестоимости, а для получения достоверной отчетности о полученной прибыли мы должны фиксировать себестоимость всех товаров, закупленных в течение месяца, и правильно распределять эту стоимость по отделам.
В конце каждого рабочего дня клерк по учету ТМЦ подписывает свою Форму 17 за этот день и прикрепляет к ней все счета, сохраненные копии заказов (оформленные, как описано ранее) и требования, внесенные в указанную Форму 17. Эти бумаги фактически являются ваучерами (платежными документами) к данному отчету и должны оставаться при нем до тех пор, пока не будут сверены с ним. Вся папка бумаг передается заведующему, и Форма 17 проверяется в кратчайшие сроки. После завершения этого счета и сохраненные копии наших первоначальных заказов, относящиеся к ним, обрабатываются так, как описано в разделе «Учет закупок»; их функции как части системы учета ТМЦ прекращаются.
Консолидация операций с товарно-материальными ценностями.
Учет ТМЦ состоит из двух частей: одна относится к себестоимости, а другая — к продажным ценам. Во всех остальных отношении эти две части идентичны и обрабатываются одинаково. Каждая «продажная» Форма 17 вносится в одну строку «продажного» учета ТМЦ, а каждая Форма 17 «по себестоимости» выписывается в одну строку учета ТМЦ «по себестоимости». Одна страница учета ТМЦ (Форма 27) показана на рис. 22. Показана только левая страница; предполагается, что другие отделы находятся на правой странице, напротив той, что изображена на рисунке. В случае отделов, где отсутствуют кредитные перемещения, колонка CR может быть опущена, что дает экономию места.
Проверка товарно-материальных ценностей и продаж.
В конце месяца или при закрытии наших книг мы суммируем каждую колонку на суммирующей машине и вносим эти итоги на следующую пустую строку, как показано, а затем, при проведении инвентаризации, рассчитывается ее стоимость по продажной цене и заносится сразу под этими итогами в соответствующие колонки и вычитается из них. Очевидно, что остатки должны равняться общим продажам за рассматриваемый период. Для сравнения этих сумм мы теперь вносим общие продажи по каждому отделу в его собственную колонку, находим разницу между этими цифрами и теми, что находятся непосредственно над ними, и вносим расхождения в нижней части колонок. Эти операции показаны на рисунке. Теоретически суммы в колонках CR должны ровно балансировать расхождения в колонках DR, но на практике такое положение дел случается редко. Полученные чистые расхождения, если они невелики, обусловлены в первую очередь убылью, неточностью при отвешивании и т. д. Если эти расхождения велики, причину их следует оперативно расследовать.
Легко заметить, что эта схема позволяет нам осуществлять проверку любого отдела в любое время путем простой инвентаризации этого отдела. Все остальные данные, необходимые нам для такой проверки, уже имеются в наличии, и поскольку проведение инвентаризации отдельного отдела не займет много времени, эти проверки должны предоставить нам наиболее эффективное средство контроля за нашими отделами. Излишне говорить, что эти проверочные инвентаризации должны проводиться внезапно и, желательно, самим офицером пост-обмена.
Если эта система управления ТМЦ неукоснительно выполняется, одна из величайших возможностей для «утечки» в пост-обмене будет полностью пресечена. Это требует работы, но не более чем любой другой эффективный учет ТМЦ, а результаты превосходят те, что получаются от любой другой известной автору системы. Если какой-либо сотрудник пост-обмена возражает против системы на том основании, что она влечет за собой слишком много работы, можно с уверенностью предполагать, что его реальное возражение кроется в эффективности системы.
Рисунок 22, (Уменьшено)
УЧЕТ ЗАКУПОК.
В большинстве пост-обменов существует обычай вести в Главной книге отдельный счет для каждого кредитора, т. е. каждого лица или фирмы, у которых закупаются товары. Это влечет за собой колоссальный объем работы, а поскольку эту работу может выполнять только квалифицированный сотрудник, это также влечет за собой значительные ненужные расходы. В описываемой системе эта работа сводится к минимуму, и хотя у каждого из наших кредиторов есть свой счет в Главной книге, этот счет ведется в такой форме, которая не требует дублирования наших учетных записей и в то же время позволяет нам в любой момент времени точно знать наше положение по отношению к каждому из наших кредиторов.