«Методы работы пост-обмена. Руководство по бухгалтерскому учету»

Рисунок 31. (В уменьшенном виде)

Профицит и корректировки.

В этом разделе мы показываем изменения чистой стоимости пост-обмена, произошедшие в течение месяца, что по сути является повторением счета пост-обмена в нашей Главной книге.

Под заголовком «Переоценка» отразите любое увеличение стоимости зданий или приспособлений, которое могло произойти не через кассовую книгу (например, при оценке). Под заголовком «Корректировка» отразите любое увеличение суммы, причитающейся нам по любому счету, то есть если какой-либо счет был исправлен в течение месяца и причитающаяся нам по этому счету сумма увеличилась, сумма такого увеличения должна быть учтена под рассматриваемым заголовком. Чистая прибыль за месяц берется из Отчета о доходах и прибылях и убытках, который будет описан позже. Все вышеперечисленные статьи служат для увеличения нашего профицита или чистой стоимости и, следовательно, должны прибавляться к чистой стоимости, показанной в начале месяца.

К вычетам относятся все суммы, списанные на износ и амортизацию; фактически выплаченные дивиденды; ассигнования, выплаченные или зачисленные на кредит какого-либо определенного фонда, например Атлетического фонда; а также все уменьшения причитающихся нам сумм задолженности, вызванные их корректировкой.

После внесения вышеуказанных записей сальдо на конец месяца заносится в соответствующую графу общего балансового отчета. Данное сальдо представляет собой чистую стоимость (капитал) пост-обмена и, разумеется, должно быть равно сальдо счета пост-обмена в Главной книге.

Отчет о доходах, прибылях и убытках.

Рисунок 32 (В уменьшенном виде)

Этот документ, Форма 16, дает нам очень четкий и краткий отчет о деятельности всех наших отделов за месяц. Он напечатан на обратной стороне Формы 32. Он заполняется следующим образом:—

a В первой строке указывается общая сумма продаж за наличный расчет, как показано в итоговых строках соответствующих дебетовых граф кассовой книги.

b Во второй строке указывается общая сумма продаж по купонам различных отделов, показанная в итоговых строках соответствующих граф Формы 26 (Рис. 17).

c В третьей строке указывается общая сумма продаж в кредит, совершенных каждым отделом, как показано в итоговых строках соответствующих граф Формы 7 (Рис. 6).

d Сложите вышеуказанные показатели по горизонтали и по вертикали и проверьте, сходятся ли общие итоги.

e В четвертой строке укажите все кредитовые обороты (возвраты и скидки), предоставленные в течение месяца.

f Вычтите e из d ; остаток показывает чистый объем продаж, совершенных каждым отделом за месяц, и должен быть внесен в соответствующие графы.

g В графе «Инвентарь... на 1-е число» указывается себестоимость всего товарного запаса на руках в различных отделах на начало месяца; эти суммы берутся из Книги инвентаризации или инвентаризационных карточек, как описано ранее.

h В графе «Закупки» указывается себестоимость всех товаров, поступивших в различные отделы, то есть разница между итоговыми значениями дебетовых и кредитовых граф по каждому отделу в Форме 13 (Себестоимость). Кассовая скидка не учитывается.

i По статье «Заработная плата» отнесите на дебет каждого отдела его надлежащую долю выплаченной пост-обменом заработной платы. Если какой-либо сотрудник делит свое время между двумя или более отделами, его заработная плата должна быть распределена между указанными отделами пропорционально. Заработная плата бухгалтера должна отнесена на счет «Офис». В качестве компенсации этого расхода некоторые отделы пост-обмена зачисляют все кассовые скидки на кредит счета «Офис», вместо того чтобы учитывать их в составе прочих доходов. Это абсолютно правомерно, как и процедура отнесения на кредит счета «Офис» прибылей от заказов по почте и т. д. В обычном случае, при отсутствии начисленной, но невыплаченной заработной платы, показатели по оплате труда берутся из графы заработной платы в кассовой книге.

j По статье «Содержание и ремонт» перенесите из кассовой книги все суммы, выплаченные за:

(1) Предметы, приобретенные на замену других изношенных аналогичных предметов.

(2) Краски, чистящие средства, ремонтные работы, запасные части и т. д.

(3) Расходы по оплате труда, связанные с вышепереложенным.

(4) В целом, любые расходы на поддержание имущества в рабочем состоянии.

k По статье «Питание» должны быть указаны все суммы, выплаченные за питание сотрудников.

l По статье «Расходы» укажите стоимость всех выданных в различные отделы расходных материалов, таких как бумажные пакеты и т. п., либо, как показано на примере Прачечной, стоимость всего мыла, крахмала, соды и т. д.

m Сложите статьи с ( g ) по ( l ) включительно и впишите итоговые значения в соответствующую строку. Кроме того, сложите статьи по горизонтали и проверьте общие итоги, полученные в результате этих двух операций.

n Укажите в графе «Вычесть инвентарь» себестоимость всех предметов, обнаруженных на руках в различных отделах на конец месяца.

o Вычтите ( n ) из ( m ) и впишите соответствующие остатки в графы «Себестоимость проданных товаров». Проверьте эти остатки по вертикали и горизонтали.

p Вычтите себестоимость проданных товаров из чистых продаж и впишите остатки в графы «Валовая прибыль». Проверьте результаты, как описано выше.

Нижняя часть этой формы заполняется следующим образом:—

a В графе «Кассовые скидки» (если они не отнесены на кредит счета «Офис», как пояснялось ранее) укажите общую сумму графы «Скидки» в кассовой книге.

b Наличность сверх ежедневных чеков не требует пояснений.

c По статье «Товары, проданные на консигнацию» должны быть указаны все такие продажи, фактически совершенные в течение месяца.

d Прочие кредитовые обороты не требуют пояснений и предназначены для таких статей, как утиль, проданная тара и т. д., которые не учитываются через учет товарно-материальных ценностей.

e Вступительные взносы охватывают все платежи от организаций, присоединяющихся к пост-обмену.

f Проценты на остатки средств на банковском счете не требуют пояснений.

g Взысканные безнадежные долги относятся к суммам, которые ранее были списаны с бухгалтерских счетов как безнадежные, но впоследствии были взысканы.

h По статье «Доходы, не учтенные иным образом» вписывается сумма, которая обеспечит баланс по книгам. Поскольку дать точный вес фасованных и развесных товаров на практике невозможно и ошибки неизбежны, бухгалтерские книги никогда не будут сходиться абсолютно точно, и все расхождения списываются на эту статью. Например, предположим, что мы непреднамеренно недовесили при продаже, скажем, крекеров. В конце месяца у нас на руках окажется больше денег, чем предполагалось по продажам, и такой излишек отражается по этой статье. Если же, как иногда случается, образуется недостача (например, вызванная таянием и убылью льда), ее следует отразить по стороне «Общие расходы» данной формы. Следует отметить, что эта статья не может быть заполнена до тех пор, пока не составлен общий балансовый отчет.

i «Фрахт и экспресс-доставка отправлений» относятся к транспортным расходам по товарам, возвращенным нашим кредиторам или проданным нашим покупателям.

j По статье «Страхование» должна быть указана общая сумма премий, выплаченных в течение месяца, но не та пропорциональная доля, которая списывается ежемесячно.

k По статье «Выплачено по консигнации» должны быть указаны чистые суммы, выплаченные нашим кредиторам за проданные нами товары.

l К общей валовой прибыли прибавьте общие прочие доходы, из этой суммы вычтите общие общие расходы, и полученный остаток составит чистую прибыль за месяц; она должна быть перенесена в раздел излишков и корректировок общего балансового отчета.

ПЛАТЕЖНЫЕ ВЕДОМОСТИ.

Рисунок 33 (В уменьшенном виде)

Вполне удовлетворительный бланк платежных ведомостей представлен Формой 2 на Рис. 33. Итоговая сводка в нижней части бланка предназначена для распределения затрат на оплату труда между различными отделами при составлении нашего отчета о доходах, прибылях и убытках. Если сотрудникам зарплата выплачивается не полностью на текущую дату, то есть если часть причитающейся им оплаты удерживается, эта форма позволяет фиксировать такие данные. В некоторых случаях оказалось целесообразным производить выплату три раза в месяц, особенно в отношении вольнонаемных сотрудников. В любом случае все сотрудники должны получать расчет вовремя в конце месяца, чтобы закрыть все вопросы с заработной платой и избежать необходимости делать какие-либо сторнировочные проводки или прибегать к другим ухищрениям для отображения реальной деятельности пост-обмена. Если какая-либо заработная плата, причитающаяся сотрудникам, не выплачена к концу месяца, эти суммы становятся «начисленной заработной платой» и должны учитываться в качестве таковой.

РАСЧЕТ ЦЕН ПРОДАЖ.

Эту работу выполняет сотрудник, назначенный офицером пост-обмена; иногда ее выполняет сам офицер пост-обмена. Советом иногда предписывается, чтобы при заказе организациями (акционерами пост-обмена) товаров, которых нет в наличии, ценой продажи являлась фактическая стоимость таких товаров для пост-обмена. Эта стоимость, разумеется, включает любые понесенные транспортные расходы и т. п., однако пост-обмен получает выгоду от всех кассовых скидок. В некоторых случаях также предписывается, чтобы с лиц, не являющихся акционерами пост-обмена и заказывающих товар, которого нет в наличии, взималась комиссия в размере 5%. Оба эти правила являются обоснованными, поскольку в первом случае любая прибыль, полученная пост-обменом, просто вернется в виде дивидендов тем организациям, от которых эта прибыль была получена, при условии, что все организации осуществляли одинаковый объем операций такого рода. Если же они не были равными, все равно было бы несправедливо штрафовать одну роту за пользование услугами пост-обмена путем изъятия у нее денег для распределения в виде дивидендов среди других рот, независимо от объема их поддержки пост-обмена. Второе правило обоснованно потому, что сделка является быстрой продажей, а денежные средства пост-обмена отвлекаются в товарные запасы на минимальный срок. Цена продажи в вышеуказанных случаях, следовательно, определяется очень легко.

При расчете цены продажи для обычного ассортимента товаров процесс, хотя и отличается, никогда не бывает особо сложным. Наши расчеты должны основываться на наименьшем номинале, используемом в купонных продажах, за исключением случаев продажи товаров повседневного спроса исключительно покупателям с оплатой в кредит. Как правило, минимальная покупка по купонным книжкам составляет пять центов. Поэтому по возможности нам следует устанавливать цену продажи кратной 5. Дешевые товары можно продавать «по 2 штуки за 5 центов» и т. д. Устанавливать цены товаров в 4 или 9 центов и заставлять клерка выдавать сдачу при купонной продаже — плохая практика.

Товары, которые можно продать быстро и легко, можно реализовывать с небольшой нормой прибыли, но по товарам, которые могут оказаться «залежалыми» («стикерами») или требующим значительных инвестиций, следует закладывать более высокую прибыль.

В связи с этим общая политика пост-обмена может следовать одному из двух направлений. Первая политика заключается в продаже всех товаров по минимальной цене, совместимой с самоокупаемостью пост-обмена. В этом случае суммы, выплачиваемые организациям в виде дивидендов, будут пропорционально малы, и, следовательно, различные роты будут получать мало денег на расходы для своих столовых, спорта и т. д. Этот план принесет значительную пользу тем посетителям пост-обмена, которые не являются акционерами.

Вторая политика заключается в установлении цен примерно на том же уровне, что и в магазинах близлежащих городов. В некоторых случаях обособленных постов цены можно устанавливать даже выше. Этот план приведет к выплате более крупных дивидендов ротам, но может повлечь за собой потерю покупателей, особенно в наши дни существования компаний по заказам почтой и каталожным домам. Эту последнюю политику отстаивают многие авторитетные специалисты, особенно после принятия закона «анти-кантин». По словам одного из наиболее авторитетных офицеров, которых автор когда-либо знал, эта политика формулировалась примерно следующим образом: «Мы должны назначать столь высокую цену, какую рынок сможет выдержать. По очевидным причинам я не хочу, чтобы мои люди тратили свои деньги в городе. Я хочу, чтобы они тратили их там, где они сами получат выгоду от прибыли, образующейся от их покупок. Поэтому давайте им хорошую стоимость за их деньги — столь же хорошую, какую они могут получить где бы то ни было — но не стремитесь к низким ценам и сделайте пост-обмен настолько привлекательным, чтобы они естественным образом собирались там и делали покупки».

Учитывая вышеизложенные факты и зная общую политику пост-обмена, в обычном случае несложно установить цену продажи для наших товаров. Мы просто добавляем стоимость транспортировки к себестоимости товаров, прибавляем желаемую прибыль — и это дает нам приблизительную цену продажи. В некоторых отделах пост-обмена при установлении цены продажи принимаются во внимание и другие статьи накладных расходов, такие как оплата труда клерков, амортизация и т. д. В правых графах Формы 28 (учет поступлений) должно быть достаточно места для расчета цен продажи.

Один из результатов, к которым следует стремиться в каждом пост-обмене — это БЫСТРЫЕ ПРОДАЖИ. Серьезная ошибка — держать деньги замороженными в запасах дольше, чем это абсолютно необходимо. Яркая иллюстрация этого момента наблюдается на примере, скажем, уличного итальянского торговца бананами. Предположим, что он покупает связку бананов утром за 1,00 доллар. Можете не сомневаться, что к вечеру он их распродаст; это наверняка так и будет, он слишком хороший торговец, чтобы поступить иначе. Даже если предположить, что у него выдался неудачный день и вечером ему пришлось сбыть часть своего запаса по сниженным ценам, он выручит со своих продаж от 1,50 до 2,00 долларов, получив таким образом от 25% до 50% валовой прибыли. При таких темпах он обернет свой капитал не менее 25 раз за один месяц, совершив тем самым общий объем операций в 25 раз больше своих фактических чистых ресурсов и обеспечив прибыль, эквивалентную прибыли от большей суммы. К такому идеалу должен стремиться пост-обмен.

В связи с этим выражайте свою прибыль не в процентах от СЕБЕСТОИМОСТИ ваших товаров, а в процентах от ЦЕНЫ ПРОДАЖИ. Иными словами, если товар обходится пост-обмену в 10,00 долларов, не добавляйте к этой цене один доллар в качестве цены продажи и не воображайте после этого, что ваша прибыль составит 10% от продаж. Если вы хотите получить 10% прибыли, то себестоимость должна составлять 90%, и вы должны продать товар за 11,11 долларов, чтобы получить 10% с продажи. Возьмите карандаш и посчитайте сами. Очень хорошая беседа на эту тему (и многие другие интересные вопросы) приводится в издании «A Better Day’s Profits» («Более прибыльный день»), опубликованном компанией «Барроуз аддинг машин».

Другая превосходная книга, содержащая множество полезных советов, которые окажутся ценными для любого офицера пост-обмена, озаглавлена «Where Have My Profits Gone?» («Куда делась моя прибыль?»), изданная компанией «Америкэн сейлз бук компани» из Эльмиры, штат Нью-Йорк.

ПРАЧЕЧНЫЕ.

Многие отделы пост-обмена содержат прачечные, и хотя здесь не делается попытки показать, как именно следует управлять прачечной, считается уместным объяснить, как должно вестись бухгалтерское учетное делопроизводство. Ведение непосредственной работы прачечной можно освоить только на практике, и предотвратить поток жалоб без строгого контроля и проверок — крайне сложная задача.

Что касается бухгалтерских книг пост-обмена, прачечная должна предоставлять всего три показателя:—

(1) Сумма, причитающаяся с каждого заказчика за услуги прачечной, выполненные в течение месяца.

(2) Общая стоимость расходных материалов на руках на конец каждого месяца. (Инвентаризация.)

(3) Данные для выплаты заработной платы сотрудникам.

Любые другие учетные регистры, которые могут вестись, служат для информации руководства прачечной и не являются обязательными для надлежащего функционирования пост-обмена. Вышеуказанные три пункта будут рассмотрены по очереди.

Векселя к получению (дебиторская задолженность) за услуги прачечной.

Методы, применяемые в отношении рядового состава, отличаются от методов, используемых в отношении офицеров и лиц аналогичной категории; для первых применяется тарификация по ставкам, а для вторых — поштучная оплата. Сначала будут разъяснены правила для первой категории.

Описываемая система строится вокруг Стирочного списка, Форма 20, приведенного на рис. 34. Эти бланки имеют размер 5 × 8 дюймов, сброшюрованы в блокноты по 100 штук: пятьдесят оригиналов напечатаны черной краской на белой бумаге, а пятьдесят дубликатов — красной на белой бумаге. Таким образом, каждой книжки или блокнота одному человеку хватит примерно на один год. Каждый оригинал и дубликат находятся на одном и том же листе бумаги, согнутом снизу, причем нижние (дубликатные) бланки скреплены по верхним краям, а в каждый блокнот вплетена копировальная бумага так, чтобы она оказывалась между двумя экземплярами. Беглый взгляд на копировальную тетрадь типа «Парагон» позволит четко понять, как работает это простое устройство. Обратная сторона всех листов должна быть довольно плотно покрыта рекламным или иным текстом, чтобы люди не могли экономить свои канцелярские принадлежности, используя эти бланки. При желании инструкции, приведенные на лицевой стороне бланка на иллюстрации, можно разместить на обороте. При тиражах около 1000 штук такие книжки должны стоить в районе 7 центов за штуку.

Рисунок 34 (В уменьшенном виде)

При такой организации каждый военнослужащий заполняет два экземпляра своего стирочного списка с минимальными усилиями — не большими, чем те, которые он раньше тратил на заполнение единственного экземпляра. Объем канцелярской работы, который устраняет это простое средство, поистине огромен. Оно делает систему практически автоматической и позволяет экономить затраты на оплату труда в прачечной. Военнослужащий кладет оба экземпляра своего списка в мешок для белья, а фургон прачечной забирает его в роте в надлежащее время. Мешок с бельем передается «маркировщику», который сверяет по дубликатному бланку всё белье, обнаруженное в мешке. Если всё в порядке, маркировщик помещает дубликатный бланк в сортировочный лоток, а оригинал откладывает в сторону для подшивания. Если в списке обнаруживается ошибка, весь сверток немедленно откладывают в сторону и не трогают до тех пор, пока за владельцем не пошлют, не объяснят ему его ошибку, и он лично не исправит оба экземпляра списка. Это не только предотвращает конфликты, но и приучает личный состав внимательно заполнять списки во избежание необходимости посещать прачечную для исправления своих описок.

В случае обнаружения какого-либо повреждения предмета при поступлении в прачечную его осматривают на предмет наличия надлежащей маркировки, а затем откладывают в сторону для осмотра ответственным офицером. Этот вопрос будет затронут позже.

Дубликаты списков остаются в сортировочном лотке за пронумерованными разделителями до тех пор, пока не наступит время сортировать готовое белье подразделения, к которому относятся эти бланки. При выполнении «маркировки» маркировщик либо использует специальную графу «МАРКИРОВКА В ПОРЯДКЕ» («MARKING O. K.»), предусмотренную для этой цели, либо, как это обычно бывает, мы полагаемся на личную отметку (галочку), которую она ставит напротив каждого пункта в списке. Эта отметка ставится только на дубликате списка.

При сортировке готового белья перед выдачей сортировщик ставит еще одну отметку (отличную от первой) напротив каждого предмета, укладываемого в партию. Ни одна партия не должна выдаваться с нехваткой, если только это возможно предотвратить; если какой-либо предмет задерживается для повторной стирки, его пускают в работу «вне очереди», а весь сверток, принадлежащий данному конкретному лицу, придерживают в ожидании его. Это предохраняет прачечную от присвоения чужих вещей, принадлежащих заказчикам. Если это не делается, клиенту вместе с бельем должна быть выдана квитанция на недостачу, а дубликат сохранен в качестве напоминания, чтобы гарантировать включение недостающих предметов в следующую партию белья, полученную от этого клиента и постиранную для него.

Оригиналы бланков вставляются в алфавитном порядке в папки с разъемными кольцами (скоросшиватели): по одной папке на каждую роту. Эти папки должны иметь корешок шириной 2 дюйма, чтобы в них можно было удобно хранить бланки за один месяц. Они формируют наш архивный документ и неоценимы в случае возникновения споров. Дубликаты выдаются военнослужащим, когда они приходят за своим бельем. Хотя для солдат большое удобство — иметь возможность забрать белье своих товарищей, иногда выясняется, что этой привилегией злоупотребляют. В таком случае каждого военнослужащего можно обязать приходить за своим бельем лично, что, как показывает практика, оказывает оздоравливающий эффект. Обычно достаточно оторвать верхнюю часть дубликатных бланков в момент выдачи, что свидетельствует о том, что белье было востребовано и выдано.

В начале каждого месяца каждое подразделение составляет список военнослужащих роты; проще всего предоставить копию Формы 25, выполненную через копирку. В первый день, когда подразделение отправляет белье в прачечную, назначенный унтер-офицер этой роты проставляет в первом пустом столбце напротив фамилии каждого военнослужащего информацию о том, отправлял ли он белье в эту дату. Такие записи могут представлять собой «ДА» (с помощью резинового штампа), если военнослужащий отправил белье; «Б», если он не отправил его по причине болезни в лазарете; «В», означающее временное отсутствие; «У», означающее увольнение и т. д. Когда партии белья, принадлежащие этому подразделению, поступают в прачечную и каждый сверток или партия проверяются, как описано выше, записи в сводном списке сверяются с оригинальными стирочными списками по мере того, как последние раскладываются по папкам. Это делается для обеспечения правильности сводного списка. После этого сводный список возвращается в подразделение, и вышеуказанные операции повторяются в каждый последующий день стирки в течение месяца.

В конце месяца все дополнительные сборы, такие как плата за глажение обмундирования, избыточное количество предметов в стирке и т. д., начисляются на оригинальные списки, итоги за месяц находятся путем устного счета, и указанный итог вносится в последний оригинальный список за месяц по каждому военнослужащему, а также, при желании, но только по веским причинам — в сводный список. Затем эти итоги направляются в пост-обмен для включения в ведомость удержаний по платежной ведомости. Если папки приносятся в пост-обмен, итоги могут быть считаны из них без необходимости вносить их в сводный список вообще. В этот момент все оригинальные списки извлекаются из своих папок, временно связываются шпагатом и направляются в пост-обмен на хранение до тех пор, пока счета не будут оплачены, после чего они могут быть уничтожены.

Поштучная работа.

В этом случае используется другой список. См. Форму 21, показанную на рис. 35. Эти списки оформляются в виде дублирующих блокнотов точно так же, как и солдатские стирочные списки, и обрабатываются абсолютно аналогичным образом, за исключением того, что сводный список не ведется. Их размер составляет 5 × 8 дюймов, как и у остальных. В конце месяца сумма счетов за прачечную по каждому оставленному у себя оригиналу списка переносится дальше, и итоговая сумма вносится на последний бланк. Затем эти итоги переносятся в Книгу учета кредитовых счетов, описанную ранее. (Удаление ножницами полудюйма верхнего правого угла всех бланков месяца, кроме последнего для каждого заказчика, делает папку самоиндексирующейся.)

Рисунок 35 (В уменьшенном виде)

Выше показано, как все суммы, причитающиеся прачечной, переносятся в книги пост-обмена, однако в этой связи есть один или два момента, заслуживающих хотя бы беглого упоминания. Первым из них является

Акт о повреждениях.

Этот документ, Форма 24, представленный на рис. 36, должен быть выполнен в виде дублирующего блокнота, стандартный размер которого составляет 3 × 5 дюймов. Один экземпляр этой формы, предпочтительно оригинал, остается в книге или подшивается в ящик картотеки; дубликат возвращается надлежащему заказчику вместе с его бельем, в котором были обнаружены поврежденные предметы. Как отмечалось ранее, при обнаружении поврежденной одежды в любой партии белья в процессе «маркировки» поврежденные предметы откладываются в сторону. Затем они заносятся в эту форму, осматриваются ответственным офицером или назначенным им лицом, после чего отправляются в стирку.

Рисунок 36 (В уменьшенном виде)

Урегулирование претензий.

Когда претензия о возмещении ущерба, утрате и т. д. урегулируется в пользу заявителя, в пост-обмен должен быть направлен отчёт по Форме 22 (См. Рис. 37). Этот бланк должен быть выполнен в виде трипликат-блокнотов (в трех экземплярах): один экземпляр — для бухгалтера пост-обмена; второй, с четким штампом «дубликат» — для заявителя; а третий остается в прачечной — либо в книге, либо в ящике картотеки, причем предпочтителен последний вариант.

Рисунок 37 (В уменьшенном виде)

Инвентаризация.

Инвентаризация проводится в том же общем порядке, что и в других подразделениях пост-обмена, за исключением того, что учитывается исключительно себестоимость. По окончании работы итоги, отраженные на различных карточках, суммируются на счетной машине, и результат передается бухгалтеру пост-обмена для составления ведомости прибылей и убытков. Карточки хранятся в ящике картотеки до их заполнения, после чего они могут быть перемещены в архив неактивных документов.

Платежные ведомости.

Они обрабатываются точно так же, как и платежная ведомость пост-обмена. Они могут составляться отдельно руководством прачечной или включаться в общую ведомость пост-обмена. В любом случае они должны составляться на основании табеля учета рабочего времени, который ведет заведующий прачечной. Достоверность этой книги должна часто проверяться обычными способами.

Прочие учетные документы прачечной.

В дополнение к вышесказанному прачечная должна вести точный учет сумм, израсходованных на ремонт или замену каждой машины или составной части оборудования прачечной. В инвентарной книге должна быть зафиксирована надлежащая норма амортизации для каждой машины и т. д., и эта амортизация должна периодически списываться советом пост-обмена, скажем, один раз в год. Тогда, если какая-либо организация пожелает выйти из состава участников или войти в него, определить надлежащую оценку прачечной и ее оборудования будет несложно.

В наличии должны иметься чертежи здания прачечной с указанием размеров и конструктивных особенностей. Также в наличии должна быть полная схема всех паровых и водяных труб, соединений, клапанов и т. д.

Для ведения учета затрат, что желательно, если это можно сделать без излишних затрат, потребуется вести и другую документацию. Компания «Бейкер-Воутер» уделяла этому вопросу особое внимание и разработала систему, используемую многими членами Национальной ассоциации владельцев прачечных.

АУДИТ.

Не будет преувеличением сказать, что ежемесячный аудит книг пост-обмена обычно выполняется плохо и неэффективно. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, очень немногие офицеры когда-либо имели опыт, пригодный для такой задачи, и еще меньше тех, кто испытывает склонность к этой работе. Обычная проверка сводится к подсчету наличных денег и проверке правильности платежных документов к кассовому счету, но надлежащий аудит представляет собой нечто иное. Совет должен ожидать по результатам аудита четкого отложения о состоянии дел пост-обмена наряду с рекомендациями по улучшению и отчетами о любых выявленных нарушениях и т. п. Аудитор, который тратит свое время на выяснение того, есть ли в книгах ошибки в сложении, не выполняет свои надлежащие функции аудитора.

В самом простом выражении обязанности аудитора можно свести к поиску правильных ответов на следующие вопросы:—

(a) Имелись ли в наличии все активы в заявленном объеме?

(b) Имелись ли какие-либо активы, не отраженные в учете?

(c) Являлись ли все пассивы (обязательства) реальными?

(d) Были ли отражены все пассивы?

(e) Были ли все пассивы приняты правомерно?

(f) Были ли учтены все доходы?

(g) Были ли какие-либо доходы опущены в отчете?

(h) Были ли все расходы, издержки и убытки правильно отражены и подтверждены документально?

На следующих страницах будет сделана попытка изложить порядок действий, который позволит аудитору получить надлежащие ответы на вышеуказанные вопросы наиболее оперативным способом. Для этих целей рекомендуется использовать Форму 33, показанную ниже. Они должны быть на листах, соответствующих по размеру и перфорации листам книги для записи заседаний совета пост-обмена. Это замечание также относится к описанным ранее Формам 16 и 32.

Форма № 33.

АУДИТОРСКИЙ ОТЧЕТ ПОСТ-ОБМЕНА, ФОРТ-ХЭНКОК, ШТАТ НЬЮ-ДЖЕРСИ

За месяц, заканчивающийся 31 марта 1915 г.

Я удостоверяю, что остаток денежных средств пост-обмена в Форт-Хэнкоке, штат Нью-Джерси, по состоянию на 31 день марта 1915 года составлял три тысячи пятьсот сорок два доллара семьдесят шесть центов ($3 542,76) и хранился следующим образом:—

Second National Bank, New York City $3,000.00

In Office Safe 542.76

TOTAL $3,542.76

(Подпись) Э. А. Браун , первый лейтенант корпусной артиллерии, офицер пост-обмена .

ОТЧЕТ АУДИТОРА.

1. Счета дебиторской задолженности (кредитные счета):—

Возьмите сохраненные квитанции о продажах по меньшей мере за три разных дня и выберите случайным образом не менее пяти продаж за каждый день. Внесены ли эти продажи в Форму 9?... Сравните несколько последовательных продаж за каждый день по записям с лентами суммирующей и кассового аппаратов... Внесены ли итоги за каждый из этих дней в ежедневный отчет заведующего, Форму 4?... Подтверждены ли эти записи в Форме 4 отчетами клерков, Формой 5, на те же самые суммы?... Правильно ли перенесены общие продажи в кредит из Формы 4 в ежедневную сводку, представленную в Форме 7?... Сходятся ли они с Формой 6?... Дебетован ли счет векселей к получению в Главной книге на общую сумму, указанную в Форме 7?... Засчитаны ли суммы, указанные в Форме 7, кредитовыми проводками по различным отделам в Главной книге?... Внесены ли все кредитовые обороты в Форму 6?... Отражены ли они как дебет различных отделов?... Зачислены ли они кредитом на счета векселей к получению?... Отмечены ли они в Форме 4?... В отдельном списке укажите, какие векселя числились за пост-обменом более одного месяца.

2. Продажи за наличный расчет:—

Возьмите отчеты клерков за вышеуказанные выбранные дни: правильно ли отражены показанные в них продажи за наличный расчет и продажи по купонам в ежедневном отчете заведующего, Форме 4?... Согласуются ли Формы 4 с данными записей кассовых аппаратов?... Правильно ли перенесены записи из Формы 4 в кассовую книгу?... Правильно ли разнесены итоги граф отделов в кассовой книге по счетам соответствующих отделов в Главной книге?...

3. Продажи по купонам:—

Согласуются ли общие продажи по купонам, указанные в Форме 4 за выбранные дни, с записями кассового аппарата за эти дни?... Правильно ли разнесены записи из Формы 4 в Форму 26?... Зачислены ли на кредит этих отделов в Главной книге общие продажи по купонам по каждому отделу, указанные в Форме 26?... Дебетован ли счет чеков в Главной книге на общую сумму продаж по купонам?... Надежно ли хранятся имеющиеся в наличии купонные книжки?... Учтены ли они правильно?... Какова стоимость выданных в течение месяца купонов, на которые нет записей?... Правильно ли зачислена кредитом на счет чеков в Главной книге общая сумма выданных за месяц купонов?... Правильно ли она отнесена в дебет счета векселей к получению по кредитным купонам?... Есть ли основания полагать, что заявленная стоимость непогашенных купонов ошибочна?... Имеются ли жалобы от военнослужащих на то, что с них ошибочно списаны суммы за купоны?... Зачислена ли общая сумма наличных денег, полученных за купоны (указанная в кассовой книге), в кредит счета векселей к получению по кредитным купонам в Главной книге?... Вычтите из общей суммы купонов, внесенных во все Формы 25, суммы, указанные в кассовой книге как полученные за купоны; подкреплен ли остаток надлежащим образом неоплаченными Формами 19?... Были ли эти неоплаченные суммы правильно внесены в Формы 25 к следующему дню выплаты жалованья?... Какие усилия предпринимались для взыскания просроченных платежей по купонам?

4. Учет товарно-материальных ценностей:—

Выполните или проверьте следующие операции в учете операций с товарными запасами, Форма 27, по ценам продажи: к инвентарным остаткам на начало месяца прибавьте все товары, поступившие в течение месяца, и вычтите из этого остатка инвентарные остатки на конец месяца. Полученный остаток должен быть равен общим продажам по соответствующим отделам за месяц. Относительно любые заметные расхождения должны быть немедленно доведены до сведения совета. (Инициалы)... Сравните несколько копий Формы 28 с соответствующими счетами-фактурами и с Журналом закупок; согласуются ли они?... Правильно ли перенесены эти стоимости в Формы 17 КАК по себестоимости, ТАК и по ценам продажи?... Правильно ли перенесены эти Формы 17 в Форму 27?... Отражены ли итоги по Форме 27 в дебете соответствующих отделов в Главной книге и в Отчете?... Правильно ли внесены инвентарные остатки в счет каждого отдела в Главной книге?... Под чьим руководством проводилась инвентаризация в конце месяца?... Правильно ли результаты инвентаризации отражены в Отчете?... Записаны ли все растраты, случайные поломки и т. д. в учетные регистры запасов и подтверждены ли должным образом?... Снабжены ли окна и двери пост-обмена надежными замками?... Застрахованы ли все вольнонаемные сотрудники по договорам поручительства (имеют ли они залог/страховку)?... Ведутся ли учетные регистры запасов своевременно?

5. Закупки:—

Сравните Журнал закупок с Кассовой книгой; соответствуют ли записи?... Из общей суммы «Закупок» вычтите графу «Кредиторы» в кассовой книге; совпадает ли остаток с сальдо, указанным по счету «Векселя к оплате (кредиторская задолженность), товарные» (или «Кредиторы») в Главной книге; ...с кредитовым сальдо, указанным в Журнале закупок?... Получены ли скидки по всем счетам при досрочной оплате?... Если нет, есть ли этому какое-либо оправдание?... Кто осуществляет закупки?

6. Кассовая книга:—

Сравните все ваучеры (платежные документы) с расходами по кассовой книге. Являлись ли все расходы правомерными? Если нет, укажите подробности в примечаниях.

(a) Следующие ваучеры не возвращены обратно...

(b) Ваучеры, не подкрепленные погашенными чеками...

(c) Номера непогашенных чеков...

(d) Общая стоимость таковых... (e) Наличность, обнаруженная на руках на конец месяца...

(f) Остаток денежных средств в банке на конец месяца по выписке банка... Согласуется ли общая сумма пунктов (d), (e) и (f) с Отчетом?... Проверьте пункты (a), (b) и (c), упомянутые в предыдущем аудите, оформлены ли они теперь полностью?... Укажите недостающие позиции... Ведет ли кассовую книгу сам офицер пост-обмена?... Занимается ли он лично всеми кассовыми операциями?... Имеет ли какой-либо сотрудник доступ к наличным деньгам после их передачи офицеру пост-обмена?... Денежный резерв составляет $....

7. Главная книга:—

Проверьте пробный баланс; является ли он правильным и сходится ли Главная книга по балансу?... Строго ли соблюдается система? Сообщите совету о любых упущениях или ошибках, обнаруженных в порядке ведения бухгалтерских книг.

8. Отчеты и балансовые ведомости:—

Сравните все статьи Отчета о доходах, прибылях и убытках с первоначальными записями; сходятся ли они?... Какие доходы не могут быть объяснены?... Какие доходы не отражены в бухгалтерских книгах?... Сравните все записи Общего балансового отчета с первоначальными записями; сходятся ли они?... Опущены ли в книгах какие-либо активы?... Действительно ли все активы имелись на руках в указанном объеме?... Опущены ли в книгах какие-либо пассивы (обязательства)?... Имеются ли среди указанных пассивов такие, которые не являются реальными обязательствами пост-обмена?

9. Общие положения:—

Вывешена ли копия Отчета заведующего для информации покупателей?... Имеются ли книги или бумаги, которые следует уничтожить?... Есть ли какие-либо рекомендации?... Если да, представьте их совету в отдельном отчете. Примечания....

(Подпись).... Капитан корпусной артиллерии, аудитор.

КАССОВЫЕ АППАРАТЫ.

В деятельности пост-обмена эти машины обычно используются для регистрации всех продаж, хотя некоторые отделы пост-обмена не пробивают через них продажи в кредит, а полагаются только на квитанцию о продаже, что является небезопасной практикой. Кроме того, регистрация всех продаж дает экономию. Эти аппараты при правильном обращении и использовании в сочетании с нашими учетными регистрами запасов по ценам продажи должны обеспечивать надежную защиту пост-обмена.

Однако для получения максимальной отдачи от кассового аппарата он должен соответствовать выполняемой работе. Многие кассовые аппараты обрабатывают только два вида продаж: в кредит и за наличный расчет; но у нас есть третий вид — продажи по купонам, и аппараты, используемые в любом отделе, осуществляющем все три вида операций, должны быть настроены для такой работы. Кассовый аппарат такого типа имеет три раздельных суммирующих механизма, причем соответствующий набор приводится в зацепление посредством подвижной муфты и указателя слева от клавиатуры. При пробивании каждой продажи клерк устанавливает указатель в положение «наличные» («cash»), «купоны» («coupons») или «кредит» («charge»), в зависимости от обстоятельств, перед тем как повернуть ручку; общие продажи любого вида могут быть просмотрены в любое время любым лицом, имеющим ключ, отпирающий смотровое окно. Таким образом, заведующий по окончании работы в любой день может узнать эти итоги за несколько секунд вместо того, чтобы переносить их с контрольной ленты кассового аппарата на суммирующую машину. Благодаря этому достигается значительная экономия времени и труда.

Мы также должны иметь возможность определить, какой именно клерк совершил каждую продажу. Это достигается за счет наличия отдельной кнопки для каждого клерка и требования к клеркам нажимать соответствующую кнопку перед пробиванием своей продажи. Тогда контрольная лента аппарата будет отражать полные данные о каждой продаже — какова была ее сумма, какого вида была продажа и кто ее совершил.

Размер клавиатуры определяется возможной стоимостью наибольшей продажи. В отделах, где может быть только два разных вида продаж, скажем, в кредит и за наличный расчет, может использоваться машина без подвижной муфты.

Современной разработкой в области кассовых аппаратов является устройство «печати на бланке» («Slip Printing»). Под этим мы подразумеваем печать суммы продажи непосредственно на самом бланке продажи, а не на «чековом талоне» («chop ticket»). В нашей системе учета продаж в кредит, когда покупателю выдается копия квитанции о продаже, ему нет необходимости получать еще и чековый талон, однако нам необходимо знать, что его квитанция о продаже требует той же суммы, которая была пробита на кассовом аппарате. Для этой цели кассовый аппарат может и должен быть настроен для «печати на бланке», то есть для печати прямо на бланке продажи любой суммы, пробиваемой на аппарате. Такое устройство может быть выполнено без дополнительных затрат в случае новой машины. Выдаваемый покупателю бланк продажи показывает ему точную сумму, которая была пробита на кассовом аппарате. Бланк, показанный на рис. 1, обрабатывался именно таким образом, хотя изначально этот бланк не был предназначен для такой работы. Другой бланк показан на рис. 38. Кассовый аппарат, воплощающий описанные выше характеристики, показан на рис. 39.

Рисунок 38 (В уменьшенном виде)

Рисунок 39

Очевидно, что если мы можем быть уверены, что все продажи пробиваются на кассовом аппарате, пост-обмен не может понести убытков, за исключением случаев выноса товаров с полок посторонними лицами, от чего нас защищает система товарного учета. Поэтому важно разработать средства обеспечения обязательной пробивки каждой продажи. Для этой цели существуют различные способы. Один из них заключается в том, чтобы предусмотреть ряд запираемых ящиков — по одному для каждого подразделения на посту, причем каждый ящик снабжен прорезью в крышке, достаточной для опускания чекового талона. На этих ящиках должны быть четко подписаны наименования соответствующих организаций, а всем покупателям следует дать указание опускать свои чековые талоны в эти ящики. При объявлении дивидендов определенная их доля распределяется пропорционально соотношению общих стоимостей талонов в различных ящиках. Если эти талоны не подсчитываются комитетом от различных организаций, эта схема повлечет за собой значительный объем канцелярской работы для аппарата управления пост-обмена. Данная схема фактически сводится к распределению части дивидендов в соответствии с объемом дел, проводимых соответствующими организациями — что необходимо в редких случаях, когда одна или несколько организаций бойкотируют пост-обмен. Говорят, что члены различных организаций вскоре становятся эффективными агентами поощрения практики требования покупателями чековых талонов у клерков.

Другая схема заключается в том, что офицер пост-обмена проверяет серийные номера продаж, зарегистрированных за определенное время, скажем за один месяц, произвольно выбирает один из этих номеров, публикует уведомление о нем и вручает лицу, предъявившему чековый талон с этим номером, кредит в пост-обмене на сумму около 5,00 долларов. Пост-обмен может легко позволить себе это, поскольку выгода от обеспечения пробивки каждой продажи с лихвой перекроет эти небольшие расходы. Другие решения легко придут в голову тем, кто интересуется этим вопросом.

Заведующий должен, разумеется, вести точный учет показаний различных циферблатов кассовых аппаратов. Компании-производители кассовых аппаратов выпускают для этой цели специальные книги. Ключи от кассовых аппаратов должны ревниво оберегаться, включая ключи от смотровых окон. Следует вести учет показаний тех циферблатов, которые показывают, сколько раз открывалась крышка кассового аппарата.

Завершая эту тему, дальнейшее обсуждение которой неизбежно сокращено, будет уместно добавить, что лучший способ добиться удовлетворения в этой сфере — написать фирме, чей аппарат вы намереваетесь приобрести, и попросить их прислать своего местного представителя и имеющуюся у них рекламную литературу. После этого будет легко подобрать машину, точно отвечающую потребностям дела.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

На предшествующих страницах автор попытался изложить систему ведения учета для наших пост-обменов, которая является одновременно простой и эффективной, отвечая требованиям, изложенным на первых страницах. Автор не утверждает, что система совершенна и не допускает улучшений; однако это лучшая система из тех, что автор видел за двенадцать лет работы с пост-обменами. Выражается надежда, что она по меньшей мере окажется достойной рассмотрения большинством пост-обменов, а многие ее элементы будут внедрены на практике. Были приложены огромные усилия к тому, чтобы объяснить систему столь простым языком, чтобы рядовой сотрудник пост-обмена мог внедрить ее и работать с ней без необходимости для офицера пост-обмена уделять этому личные усилия. Также были предприняты усилия по упрощению задач для совета пост-обмена и офицеров, назначенных для аудита счетов, чтобы показать, какие моменты важны, а какие нет, как составить четкое представление о том, что предприятие фактически делает во всех своих отраслях, и как предотвратить утечки.

КОНЕЦ.