«Методы работы пост-обмена. Руководство по бухгалтерскому учету»

Как уже говорилось, клерк, принимающий возвращенные нам товары, выписывает квитанцию о продаже в кредит, помечает ее словом «КРЕДИТ» («CREDIT») и оставляет у себя дубликат, отдавая оригинал клиенту. Обычно действует правило, согласно которому никто, кроме заведующего (стюарда) или самого офицера пост-обмена, не имеет полномочий предоставлять клиентам кредит таким образом. Вечером клерк сдает эти кредитные квитанции вместе со своим отчетом. Когда заведующий (стюард) составляет свой отчет по Форме 4, проверив предварительно отчеты клерков, он просто вносит эти кредиты в последний столбец своей Формы 4, подводит по ним итог и описывает каждую отдельную кредитную операцию на обратной стороне своего отчета. Все данные, касающиеся продаж в кредит (и предоставленных кредитов) за день, указанные на лицевой стороне Формы 4, переносятся в соответствующую строку Формы 7; этот последний лист дает нам в сжатом виде все необходимые данные о наших продажах в кредит за месяц. Кредитные квитанции собираются и помещаются вместе с подшитыми квитанциями о продажах в кредит лица, вернувшего нам товары. В конце месяца, в рамках подготовки к выставлению счетов, все кредиты заносятся в столбец с заголовком «Кредит» («Credit») в Форме 6 и сверяются с итогами, указанными в Форме 7. Это позволяет избежать необходимости вносить каждую кредитную операцию в отдельную строку Формы 7 по мере совершения такой операции. Даже если бы кредитная квитанция была утеряна, это не должно привести к ошибке, поскольку перед началом выставления счетов мы сверяем общую сумму кредитов, внесенных в Форму 6, с общей суммой кредитов в Форме 7. Если они не совпадают, мы должны сверрить как Форму 6, так и Форму 7 с кредитами, ежедневно отражаемыми в различных Формах 4. У нас также есть еще одна проверка в виде сохраненного третьего экземпляра (трипликата) кредитных квитанций.

Ниже приведена наглядная схема, показывающая, как работать с этой системой счетов дебиторов. На ней показано, как различные учетные данные проходят непрерывный процесс суммирования, пока наконец не попадают в Главную книгу и счет клиента, а также как можно производить сверку счетов по ходу дела, избегая тем самым ошибок. Сплошные линии показывают операции разноски, штриховые линии показывают возможные операции сверки.

Погашение счетов дебиторов.

Когда кто-либо из наших клиентов с дебиторской задолженностью оплачивает свой счет, мы делаем запись в нашей кассовой книге, отводя для каждого такого платежа отдельную строку. Мы вносим сумму платежа в столбец с заголовком «Чистые наличные» («Net Cash»), а также в столбец с заголовком «Клиенты» («Customers»). Мы не вносим ни часть этой суммы в столбцы, относящиеся к различным отделениям, поскольку им уже были зачислены их надлежащие доли через записи о продажах в кредит, и делать это снова в кассовой книге было бы очевидно двойным зачислением им кредита за каждую продажу в кредит. Мы также ставим штамп «Оплачено» («Paid») в столбец «Наличные» («Cash») Формы 6, используя датирующий штамп, который аккуратно помещается в этот столбец. Предпочтительнее использовать красные чернила. Если оплачивается только часть счета, мы вносим в этот столбец полученную сумму, переносим остаток в соответствующий столбец и в надлежащее время переводим его на счет следующего месяца. Некоторые бухгалтеры старой школы ведут «черновик» (blotter) или подобную книгу, в которой эти платежи отмечаются в первую очередь, переписывая их на досуге в кассовую книгу. Поскольку кассовая книга является книгой первичного учета, это не только неправильно, но и представляет собой излишнюю работу, а потомуго следует избегать. Когда поступают подобные платежи, их следует сразу же передавать бухгалтеру, который должен немедленно внести их в кассовую книгу.

Рисунок 10.

Все подобные платежи, совершенные в какой-либо один день, заносятся общей суммой в графу «Сборы» («Collections») в Форме 4 за этот день. Фактически все денежные поступления, будь то сборы пайщиков по платежным ведомостям или из любого другого источника, кроме наличных продаж любого из наших отделений, отражаются в Форме 4 как «Сборы» («Collections»). Если счет оплачен до конца месяца, с ним поступают точно так же, как если бы он был оплачен после него, за исключением того, что дата проставляется чернилами другого цвета. Это не путает наши счета, поскольку уплаченная сумма заносится в столбец «Клиенты» («Customers») кассовой книги, и итог этого столбца в конце месяца разносится на кредитовую сторону счета «Векселя к получению, Клиенты» (Bills Receivable, Customers) в Главной книге. Столбец «Клиенты» («Customers») в кассовой книге предназначен исключительно для поступлений от наших клиентов с дебиторской задолженностью и ни для чего другого.

Если в любое время мы хотим узнать общую сумму продаж в кредит, мы просто находим сумму значений, указанных в Форме 7, вычитая кредиты, если таковые имеются. Мы также используем общий объем продаж, зачисленный на счета различных отделений по Форме 7, при составлении нашего ежемесячного отчета для офицера-ревизора и для инспектора. Чтобы узнать в конце месяца сумму, причитающуюся нам по счету, мы обращаемся к разделу «Векселя к получению, Клиенты» (Bills Receivable, Customers) в Главной книге, где сальдо должно показывать правильную сумму. Эта сумма должна сходиться со столбцом «Итого» («Total») по Форме 6 за вычетом предоставленных кредитов и платежей, полученных до конца месяца.

Архивные и текущие учетные документы.

Следует помнить, что все наши Формы 9 были помещены в одну книгу, а наши Формы 6 — в другую, и что каждая Форма 9 должна была использоваться в течение двух месяцев, то есть заполняться с обеих сторон. После того как обе стороны использованы, эти формы целиком переносятся в книгу, содержащую наши Формы 6, и помещаются между Формами 6, относящимися к этим месяцам. Новые Формы 9 занимают место перенесенных, поддерживая таким образом нашу книгу в «рабочем» («live») состоянии и помещая архивные («dead») записи туда, где они будут меньше мешать. Логика этого очевидна, если вспомнить, что мы используем нашу Книгу учета продаж в кредит (Форму 6) только в конце месяца, тогда как нашей книгой по Форме 9 мы пользуемся каждый день.

Что касается Формы 8 (квитанции о продаже в кредит), то на рулонах наших экземпляров квитанций о продажах в кредит в трех экземплярах за месяц на внешней стороне каждого рулона должна быть проставлена дата и название отделения, к которому каждый из них относится, и они должны храниться в удобном месте до тех пор, пока офицер-ревизор не закончит свою работу за этот месяц, после чего их следует сложить вместе в месте, где к ним можно будет обратиться при желании. Они должны сохраняться в течение времени, требуемого регламентом или местным законодательством, в зависимости от того, какой срок больше. Оригиналы квитанций могут обрабатываться одним из двух способов: они могут быть отправлены клиенту вместе с его счетом в конце месяца, либо они могут быть отправлены ему после оплаты счета. Считается, что первый метод гораздо лучше.

Формы 5 за месяц следует сохранять до тех пор, пока ревизор не закончит работу с ними, и, пожалуй, целесообразно хранить их до следующего визита инспектора. Наши Формы 4 очень важны, и их следует хранить по крайней мере до проверки счетов пост-обмена инспектором, если не бессрочно. Формы 6, 7 и 9 являются частью постоянных записей пост-обмена и должны сохраняться бессрочно.

Предшествующее описание этой системы ведения счетов дебиторов может показаться громоздким для неспециалиста, но на самом деле это не так. Как показано на наглядной схеме (рис. 10), это логичная система, движущаяся простым, упорядоченным образом от квитанции о продаже в кредит к Главной книге и счету клиента. Она относится к классу бухгалтерского учета, называемому «контролируемыми счетами» («controlled accounts») — каждая часть системы гармонично переплетается с другими, и во всех записях идет непрерывный процесс суммирования. Нет никакой дублирующей работы, и каждый шаг представляет собой определенный прогресс к цели. Будет обнаружено, что она удовлетворяет требованиям, предъявленным нами в начале этого очерка. Она на деле доказала свою ценность везде, где была внедрена. Она одинаково приспособлена как для крупного, так и для мелкого пост-обмена. Благодаря многочисленным доступным возможностям проверки правильности результатов ошибки легко обнаруживаются и исправляются. Однако если применяются описанные проверки, особенно те, которые относятся к Форме 4, почти не должно оставаться поводов для появления ошибок в каких-либо вышестоящих счетах.

ПРОДАЖИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ.

В свете предыдущего обсуждения продаж в кредит наши методы работы с продажами за наличный расчет могут быть изложены в нескольких словах. Во всех случаях таких продаж клерк просто выдает клиенту его товар, получает за него деньги, при необходимости дает сдачу, пробивает сумму продажи на кассовом аппарате и кладет деньги в аппарат. Наиболее важная часть этой операции, с точки зрения нашей системы, описана в предпоследнем предложении. Если продавец один раз правильно пробил сумму на кассовом аппарате, магазин может быть уверен, что сделка завершена и завершена правильно. Средства для достижения этой цели будут рассмотрены под заголовком «Кассовые аппараты» («Cash Registers»).

Обычной практикой является предоставление в ссуду (под обеспечение различными видами расписок) подходящей суммы руководителям различных отделений пост-обмена с целью выдачи сдачи. В некоторых случаях может оказаться целесообразным потребовать от них внесения денежного залога для покрытия этих сумм. Когда кассир или заведующий (стюард) состоит на поручательстве (под бондами), целесообразно передать ему «деньги для сдачи» всего пост-обмена под его вексель.

После закрытия магазина в вечернее время каждый клерк вносит свои продажи за наличный расчет в свой отчет о продажах (Форма 5, рис. 4) и передает его вместе с наличной выручкой заведующему (стюарду) или другому уполномоченному лицу. Последний немедленно пересчитывает наличные деньги, сверяет их с отчетом клерка и откладывает в сторону до тех пор, пока не будет проверена общая сумма наличных. Затем он переносит эту статью в собственную Форму 4 (рис. 5) и сопоставляет итоги по каждому отделению с показаниями кассовых аппаратов по этим отделениям, внося последние (если они отображаются отдельно по каждому клерку) в отчет каждого клерка в специально предназначенные для этого графы. Расхождения обрабатываются так, как было объяснено ранее в разделе о продажах в кредит.

Кассовая книга.

Когда наличность проверена и отчет заведующего (стюарда) верен, он переносит суммы продаж за наличный расчет по каждому отделению в кассовую книгу, помещая каждую сумму в ее надлежащий столбец. Все денежные поступления от всех отделений за любой отдельный день попадают на одну и ту же строку в кассовой книге. С другой стороны, не кредитуйте в кассовой книге ни одно отделение ничем, кроме продаж за наличный расчет. Любое другое поступление наличных денег из какого бы то ни было источника также записывается в кассовую книгу, причем каждой операции отводится отдельная строка. Например, как объяснялось ранее, всякий раз, когда один из наших клиентов с дебиторской задолженностью оплачивает свой счет, мы отводим ему отдельную строку в кассовой книге, занося эту сумму в два столбца: сначала в столбец «Чистые наличные» («Net Cash»), а также в столбец «Клиенты» («Customers»).

Кассовая книга должна иметь на «полученной» или дебетовой стороне (левой стороне) столбцы для следующих элементов: дата, пояснение, ваучер (Vou.), чистые наличные, столбец для каждого отделения пост-обмена, клиенты, кредиторы, проценты и дисконт, а также по меньшей мере два запасных столбца для внесения сборов в день выплаты жалованья и т. д. Книги не должны быть слишком громоздкими, как это часто бывает с кассовыми книгами, и, конечно, должны быть построены на основе со сменными листами (loose leaf). Кассовая книга не может быть спроектирована так, чтобы подходить для всех случаев, из-за различающегося числа и видов отделений, относящихся к разным пост-обменам. Тем не менее, легко обеспечить единообразие принципов и методов, что является главным. Единственным моментом, который может варьироваться между разными пост-обменами, является количество столбцов в книге и заголовки к ним.

Рисунок 11. (В уменьшенном виде)

Кассовая книга обойдется довольно дорого, если изготавливать ее точно в соответствии с нашими пожеланиями, особенно если заказывать печать заголовков столбцов. Вне сомнения, напечатанные заголовки делают книгу более аккуратной, но во многих случаях целесообразность дополнительных расходов вызывает сомнения. Учитывая огромное разнообразие стандартных страниц, выпускаемых различными производителями, редко находится оправдание для заказа листов со специальной разметкой и печатью. Специальная разметка очень дорога, особенно когда мы можем заказать лишь небольшую партию. Обнаружено, что листы, показанные на рис. 11, дают отличные результаты. Нижний образец, имеющий 20 столбцов, подойдет практически для любого пост-обмена, а обрезав два внешних столбца на правой странице, мы можем получить емкость в 36 столбцов. Это помешало бы нам вести учет поступивших и выданных наличных на противолежащих страницах, но поскольку число страниц, используемых для первого, обычно намного превышает количество страниц, необходимых для второго, этот недостаток имеет небольшой вес. Если бы этого требовало удобство, нет никаких причин, почему обе стороны кассовой книги или кассового счета нельзя было бы вести в разных частях книги или даже в отдельных книгах. Это привело бы к экономии страниц.

Верхняя из двух форм, показанных на рис. 11, подошла бы для небольших пост-обменов, где не требуется большого количества столбцов, так как левую сторону можно было бы использовать для поступивших наличных, а правую — для выданных. Несколько правых страниц каждый месяц пришлось бы расходовать впустую из-за большего числа записей на дебетовой стороне. Некоторые пост-обмены используют форму, похожую на верхнюю форму на рис. 11, за исключением того, что она напечатана и разграфлена на заказ и содержит большее количество столбцов, чем показано на иллюстрации. Автор знает один пост-обмен, в кассовой книге которого имеется до двадцати столбцов на каждой стороне. Такие формы, однако, чрезвычайно дороги и должны рассматриваться как своего рода роскошь. Формы, показанные на рис. 11, в розницу стоят 1,75 доллара за сотню (без напечатанных заголовков) и имеют размер 11 × 14 дюймов, причем 11 дюймов приходится на сторону переплета. Секционный переплет на штырях (sectional post binder), подходящий для любого количества таких листов, можно приобрести в розницу за 3,25 доллара.

Кассовая книга используется для детальной записи всех операций с наличными деньгами. На левой или дебетовой стороне записываются все поступившие наличные деньги, а на правой или кредитовой стороне записываются все выданные наличные деньги; разница между суммами итогов соответствующих сторон в любой момент времени показывает количество наличных денег на руках. Все статьи на кредитовой стороне кассовой книги разносятся на дебетовую сторону какого-либо счета в Главной книге и наоборот. (Банковские переводные векселя (драфты), переводные векселя по предъявлении и чеки относятся к кассовому счету; простые векселя и срочные переводные векселя относятся к счетам векселей к получению и векселей к оплате.) Наша разноска выполняется только при закрытии книг, в конце месяца или при возникновении необходимости, что позволяет сэкономить колоссальный объем работы. Поскольку мы не ведем частный лицевой счет для каждого из наших кредиторов или клиентов, отсюда следует, что итоги каждого столбца в нашей кассовой книге заносятся едиными суммами в кредит или в дебет счетов Главной книги: векселей к получению, векселей к оплате, одного из отделений пост-обмена и т. д. Все прочие поступления, которые не относятся должным образом ни к одному из отделений, клиентов и т. д., отражаются по статье «Проценты и дисконт» («Interest and Discounts»).

Важным преимуществом такого метода работы с продажами за наличный расчет является то, что мы походу дела подготавливаем все данные, которые потребуются инспектору. Обсуждение кредитовой стороны кассовой книги отложено до рассмотрения темы записей о закупках. Описанные выше операции показаны наглядно на рис. 12, где жирные линии представляют операции записи или разноски, а пунктирные линии показывают возможные операции сверки. Статья «Прочие наличные» («Other Cash»), разумеется, сверяется с Формой 25, Формой 6 или другими источниками в зависимости от обстоятельств.

Рис. 12.

ПРОДАЖИ ПО КУПОНАМ.

Общие положения.

Рисунок 13, Обложка (В уменьшенном виде)

Рисунок 13, Купоны в натуральную величину

Купоны, как, возможно, излишне объяснять, представляют собой кредитные квитанции, продаваемые пост-обменом военнослужащим рядового состава. Они продаются в кредит под обеспечение расписок (нот), подписанных покупателями; эти расписки, составляющие законное обременение на жалованье векселедателя, подлежат погашению в следующий день выплаты жалованья. Кредитные квитанции могут быть использованы в любое время для покупки товаров в пост-обмене. Раньше для этой цели пост-обмены использовали металлические монеты или «жетоны» («checks»), однако было признано нецелесообразным допускать столь легкую подделку, передачу кредита и т. д., поэтому использование бумажных купонов стало универсальным, будучи предписанным обязательными приказами при определенных обстоятельствах.

Виды купонов.

Существует два класса купонов, первый из которых представляет собой хорошо известную «купонную книжку», показанную на рис. 13. Эти книжки выпускаются различных номиналов от одного до пяти долларов. Они состоят из обложки и нескольких внутренних страниц, причем последние перфорацией разделены на пять купонов каждая, представляющих номиналы в пять, десять или двадцать пять центов, в зависимости от номинала книжки. Например, книжка стоимостью 1,00 доллар содержит три листа: два состоят из пяти купонов по 5 центов каждый, а один — из пяти купонов по 10 центов. На обложке каждой книжки напечатаны серийный номер книжки, ее номинал и чистые строки для внесения подписи лица, которому она выдана, подписи офицера пост-обмена и даты выдачи. На обложке также принято печатать слова «Не подлежит передаче» («Not Transferable»). В некоторых случаях на задней обложке каждой книжки напечатано долговое обязательство (промиссорная нота), которое после подписания солдатом отрывается и хранится администрацией пост-обмена до тех пор, пока стоимость книжки не будет получена с солдата наличными. Вариантом этой схемы является наличие отдельного листа в каждой книжке, напечатанного таким образом, чтобы выполнять аналогичную функцию. В любом случае предполагается, что при исчерпании книжки клерк, совершающий последнюю продажу, должен забрать обложку книжки, чтобы она хранилась в пост-обмене в течение срока, определяемого офицером пост-обмена. Это делается потому, что иногда военнослужащий заявляет, что, хотя он и подписался за определенные купоны в определенное время, фактически он эти купоны не получал. Наличие и предъявление пост-обменом этих использованных обложек являются неопровержимым доказательством обратного.

Эти купонные книжки имеют определенные присущие им дефекты, которые являются более или менее серьезными. Прежде всего обнаруживается, что их можно использовать в качестве ставок в азартных играх, а также продавать или иным образом передавать первоначальным владельцем. Это нежелательно не только потому, что идет вразрез с уставом, но и потому, что лицо, получившее таким образом купоны, вряд ли будет заказывать купоны самостоятельно, что приводит к сокращению объема продаж купонов, осуществляемых пост-обменом. Такая передача купонов может осуществляться несколькими способами. В крупных гарнизонах проходит некоторое время, прежде чем клерки начинают знать каждого человека в лицо, особенно когда происходит приток новобранцев. Если клиент незнаком клеркам, он может попытаться воспользоваться купонной книжкой другого солдата, если только клерк не потребует от него написать свое имя и не сравнит его с подписью на предъявленной книжке. Это было бы невыполнимо в определенные периоды месяца, когда продажи купонов велики, поскольку отнимало бы слишком много времени, мешая клеркам обслуживать других клиентов так оперативно, как это необходимо. Очевидно, что такой вид передачи может быть осуществлен с любыми купонами, и нет никакого средства предотвращения, кроме как добиться того, чтобы клерки познакомились с каждым военнослужащим в гарнизоне в возможно более ранний срок. Когда есть время, клерки должны в сомнительных случаях требовать, чтобы клиент написал свое имя, а затем сравнивать его с именем, подписанным на книжке. Все клерки должны понимать, что если какое-либо лицо предъявляет купонную книжку, которая ему не принадлежит, книжка подлежит изъятию в пользу пост-обмена, а об инциденте следует доложить офицеру пост-обмена.

Другой способ передачи купонов (если только каждый купон не пронумерован в соответствии с обложкой) заключается в следующем: рядовой А занимает у рядового Б пятьдесят центов наличными и отдает ему взамен долларовую купонную книжку. Рядовой Б удаляет скрепку, скрепляющую эту книжку вместе, разбирает книжку и выбрасывает обложку. Затем он ослабляет скрепку в книжке, которую он сам получил в пост-обмене, и аккуратно вставляет достаточное количество отрывных купонных листов из книжки А, чтобы заполнить ее снова, после чего загибает скрепку обратно в исходное положение. Эта схема распространена шире, чем может вообразить большинство офицеров пост-обмена, и ее очень трудно обнаружить.

Еще один недостаток купонной книжки заключается в возможности наличия в ней неправильного количества листов с купонами. Типографы тоже люди, и иногда в книжке оказывается слишком мало или слишком много купонов. Если это не обнаружено до выдачи, это приводит к ошибке в нашем отчете о не погашенных купонах. Чтобы предотвратить это, необходимо проверять каждую книжку перед ее выдачей (даже перед передачей их клерку по купонам) — утомительная операция, отнимающая лишнее время и труд.

В большинстве пост-обменов рано или поздно возникает убеждение в том, что в обращении находятся купоны, о которых у пост-обмена нет никаких записей. Это может происходить из-за подозрения, что кто-то приобрел купоны неустановленным образом. Когда возникают такие случаи, принято ставить подпись офицера пост-обмена на обратной стороне купонов или использовать какой-либо секретный знак. Это трудоемкая и дорогая операция, к которой не следует прибегать без необходимости. Отдавая должное нашим типографам, следует сказать, что они прилагают все усилия для предотвращения попадания купонов в неуполномоченные руки, однако офицеры пост-обмена, если они неопытны, не всегда осознают важность принятия аналогичных мер предосторожности. Все купонные книжки должны храниться в абсолютно безопасном месте, и никто не должен иметь к ним доступа, кроме самого офицера пост-обмена. Он должен прилагать все усилия для того, чтобы ни одна книжка не попадала к его клиентам иначе как обычным путем. Он должен брать из хранилища купонов только столько книжек, сколько необходимо для удовлетворения спроса, и за них должен тщательно отчитываться клерк, выдающий их военнослужащим.

Некоторые офицеры пост-обмена используют штамп-факсимиле вместо того, чтобы расписываться на каждой книжке лично. Если это делается, штамп должен тщательно охраняться и храниться в личном владении офицера пост-обмена. При изготовлении штампа в него следует заложить какой-либо секретный знак, в противном случае любой человек может получить другой аналогичный штамп к возможному убытку пост-обмена. Этот секретный знак должен представлять собой двойную, а не одинарную точку или какой-либо другой незаметный знак, который, вероятно, плохо «пропечатается», если кто-то попытается изготовить второе факсимиле с оттиска подлинного штампа.

Второй тип купона, показанный на рис. 14, исправляет некоторые недостатки купонной книжки. Во-первых, он гораздо дешевле: первый заказ обходится примерно в половину, а последующие заказы стоят примерно треть цены купонных книжек. Это важная экономия, поскольку стоимость купонов является безвозвратной потерей для пост-обмена, и если удается получить удовлетворительный купон по низкой цене, его следует использовать само собой разумеющимся образом, соответственно снижая накладные расходы.

Рисунок 14.

Как можно заметить, эти купоны состоят из единого листа марок или купонов, разделенных прорезной перфорацией, причем весь лист содержит двадцать купонов по 5 центов. Значительный опыт в этой области позволяет сделать утверждение, что никакой реальной выгоды от наличия купонных книжек номиналом выше одного доллара не достигается. Стиль купона, иллюстрируемый здесь, превращает этот факт в достоинство, и все квитанции обычно изготавливаются только номиналом в один доллар. Подсчитывая купоны после окончания рабочего дня, мы знаем, что, независимо от цветов, каждый купон представляет собой 5 центов. Еще одна прелесть этой схемы заключается в том, что на ней практически невозможно получить полосы с неправильным количеством купонов, поскольку метод производства почти исключает такую возможность, избавляя от трудоемкого процесса проверки. Еще одним преимуществом является то, что вся сумма купонов в один доллар напечатана на едином куске бумаги, что предотвращает любое увеличение ее номинала, какое возможно с книжкой при ее частичном истощении. Можно было бы подумать, что меньший размер этих купонов затруднит работу с ними и их подсчет, но офицер с большим опытом работы в этой сфере утверждает, что с помощью резинового ластика на карандаше их можно пересчитывать с большей легкостью, чем купоны другого стиля. Некоторым пост-обменам, вероятно, потребовалось бы прикреплять к каждой полосе отрывной корешок, на котором солдат должен был бы расписаться за купоны, а также пообещать заплатить за них в следующий день выплаты жалованья. В этом случае, как и в случае с купонными книжками, такая практика лишь добавляет лишнюю работу и не служит никакой полезной цели. В день выплаты жалованья нам пришлось бы обрабатывать один такой корешок на каждый доллар купонов, полученный каждым солдатом; каждый из таких корешков или карточек пришлось бы штамповать надписью «Оплачено» («Paid») и возвращать солдату. Это неэффективный метод.

Какой бы стиль купонов ни был выбран для использования, они должны печататься на бумаге различных цветов, и должны выдаваться купоны только одного цвета до тех пор, пока не возникнет необходимость в проведении сверки наших непогашенных купонов. (Разумеется, если используются книжки, купоны номиналом 5 и 10 центов должны быть разного цвета.) После этого цвет следует сменить, и когда купоны старого цвета перестанут появляться, мы сможем выйти на приблизительную сверку нашего счета непогашенных купонов. Мы говорим «приблизительную», потому что иногда случается так, что военнослужащий убирает целую или частично использованную книжку в элемент одежды и тем самым непреднамеренно выводит ее из обращения на срок, который может растянуться на месяцы. Конечно, это можно предотвратить, выпустив извещение о том, что все купоны должны быть предъявлены до определенного времени и что по истечении этого времени купоны старых цветов приниматься не будут. Это дало бы нам новую точку отсчета в отношении наших непогашенных купонов, но к такой процедуре следует прибегать только при самых серьезных обстоятельствах, поскольку она отчасти смахивает на отказ лица от оплаты по переводному векселю. Однако когда есть веские основания полагать, что наш счет непогашенных купонов неточен, такой шаг следует предпринять немедленно, так как это практически единственный практический способ исправить счет — а он очень важен.

Уставы и правила, касающиеся купонов.

Прежде чем подробно объяснять систему работы с продажами купонов, пропагандируемую в настоящем руководстве, полезно ознакомиться с нормативными актами, которым мы должны подчиняться. Во-первых, это п. 15 Общего приказа № 176 Военного министерства за 1909 год (G.O. 176, W.D., 1909), который гласит:

«15. Продажи в кредит. Когда командир и совет сходятся во мнении, что это отвечает подлинным интересам команды, первый может разрешить открытие кредита в пост-обмене любому солдату с хорошей репутацией на сумму, не превышающую в любой отдельный месяц одной трети его ежемесячного жалованья. Это предоставляется по письменному запросу солдата, одобренному командиром его роты, и данные кредитные чеки учитываются на счетах пост-обмена как «векселя к получению» до их погашения. Солдатам, которым предоставлен кредит, будет четко сообщено, что они должны производить быстрое и добровольное погашение задолженности офицеру пост-обмена в следующий день выплаты жалованья. Нарушители лишаются привилегий пост-обмена и подлежат суду и наказанию. Обязанностью солдата, которому был предоставлен кредит, является выплата суммы сразу же после получения жалованья, и офицер пост-обмена будет присутствовать в месте выплаты жалованья для получения денег или принятия мер, облегчающих платеж. Кредит обычно не предоставляется солдату в период между датой последней выплаты по платежным ведомостям перед увольнением и датой увольнения. Когда долг остается неоплаченным в течение одного дня выплаты жалованья, в который солдату была выплачена сумма, достаточная для погашения такого долга, и никакой другой способ взыскания не представляется возможным, офицер пост-обмена уведомляет командира роты или отряда, который делает отметку о сумме в следующих платежных ведомостях как о «Причитающейся пост-обмену —— ——» («Due Post Exchange —— ——») и в последующих ведомостях до тех пор, пока долг не будет взыскан или пока не станет очевидно, что взыскать его невозможно, после чего кредитный чек передается роте или отряду вместо соответствующей суммы наличными при следующем распределении прибыли, как предусмотрено в пункте 17».

По мнению многих, вызывает сожаление установление произвольного ограничения кредита, как это показано в первом предложении процитированного выше пункта, поскольку это создает трудности для некоторых из наших наиболее ценных солдат. Большинство наших старых унтер-офицеров и унтер-офицеров штаба женаты и тратят большую часть своего жалованья на товары, имеющиеся на складе хорошо укомплектованных пост-обменов, такие как мясо, бакалея и т. д. Им не всегда удобно или даже возможно платить наличными за покупки, и нет никаких сомнений, что они вели бы гораздо более крупные торговые операции с пост-обменом, если бы им предоставлялся больший кредит. Общепринятым обычаем является предоставление разумного кредита всем офицерам; казалось бы, справедливо распространить соразмерный объем кредита на тех унтер-офицеров, за которых могут поручиться командиры их соответствующих подразделений. Есть надежда, что это ограничение может быть изменено, но до тех пор офицер пост-обмена не обладает свободой усмотрения в этом вопросе и должен тщательно избегать каких-либо нарушений общего правила.

Второе предложение пункта 15 также заслуживает большего, чем мимолетный взгляд. Оно требует предварительного «письменного» запроса со стороны солдата до того, как ему могут быть выданы кредитные купоны, и этот запрос должен быть одобрен командиром его роты. Здесь не указано конкретно, что этот запрос должен возобновляться каждый месяц, и автору неизвестно, чтобы этот вопрос когда-либо решался подобным образом. Поэтому мы можем предположить, что когда какой-либо военнослужащий один раз подал такой письменный запрос на предоставление кредита в размере одной трети его ежемесячного жалованья, ему не требуется официально возобновлять этот запрос ежемесячно. Если это толкование окажется ошибочным, мы должны добиться того, чтобы консолидированный запрос (Форма 25, которая будет описана ниже) подписывался военнослужащими ежемесячно. Если это делается, список должен подписываться одновременно с платежными ведомостями, чтобы избавить солдат от хлопот. Обнаружено, что когда с операцией получения кредитных купонов связано излишнее количество «красной бюрократии», солдаты (возможно, подсознательно) начинают избегать этого процесса, что приводит к сопутствующей потере бизнеса для пост-обмена. Существуют все основания для того, чтобы максимально облегчить для каждого ведение дел с пост-обменом, и любые ненужные камни преткновения должны тщательно выискиваться и устраняться. Пост-обмен должен управляться по тем же общим принципам, которые регулируют гражданский магазин, и если бы последний подвергал своих клиентов мелким неприятностям любого рода, он бы вскоре вылетел из бизнеса из-за отсутствия торговли.

Возвращаясь к пункту 15, можно отметить, что, пожалуй, лучший способ сделать так, чтобы военнослужащим было «четко сообщено, что они должны производить быстрое и добровольное погашение задолженности», заключается в включении этого утверждения в квитанцию, которую они подписывают при выдаче им купонов. Помимо других вопросов, содержащихся в п. 15, нам следует отметить пункты 13 и 14 (c) и (e) того же приказа. Они гласят:

«13. Чеки или купоны. Использование чеков или купонов, представляющих ценность и обмениваемых на товары или другие начисления в пост-обмене, лишь поощряется; однако следует проявлять осторожность, чтобы эти чеки не передавались неуполномоченным лицам, и для предотвращения этого они никогда не должны погашаться наличными. Когда это разрешено командиром, они должны продаваться офицером пост-обмена и рассматриваться как обязательство до их погашения».

«Система купонных книжек для предоставления кредита военнослужащим рядового состава будет использоваться во всех пост-обменах, действующих в гарнизонах, где расквартировано более двух подразделений, за исключением временных пунктов дислокации и мест, где условия службы сделали невозможным приобретение купонных книжек».

«Эти купонные книжки будут содержать имя военнослужащего рядового состава, которому они выданы, и будут приниматься к оплате в пост-обмене только тогда, когда предъявляются тем военнослужащим рядового состава, чье имя указано на книжке».

«14 (c). Векселя к получению (Рядовой состав). — Для отражения стоимости чеков, выданных военнослужащим рядового состава, и суммы наличных денег, полученных от них в оплату их долговых расписок. При выдаче чеков запись будет следующей: „Наличные дебетуются на векселя к получению“ („Cash, Dr. to Bills Receivable“). Разница между двумя сторонами счета покажет сумму неоплаченных долговых расписок на руках» (Пр. II, Общ. прик. № 201/09).

«14 (e). Счет чеков. — Для отражения суммы непогашенных чеков. Когда чеки выдаются, этот счет кредитуется, как указано выше, а именно: „Векселя к получению дебетуются на чеки“ („Bills Receivable, Dr. to Checks“). Сумма чеков, получаемых каждый день за товары, дебетуется на счет, а именно: „Чеки дебетуются на товары“ („Checks, Dr. to Merchandise“). Разница между двумя сторонами покажет сумму непогашенных чеков».

Обратите внимание, что непогашенные купоны являются обязательством (liability), поскольку они могут быть предъявлены в качестве претензии к пост-обмену в любое время. Разумеется, квитанции, которые военнослужащие выдали нам за эти купоны, иными словами, их долговые расписки с обещанием оплатить нам купоны, представляют собой актив (asset) и должны учитываться на счете векселей к получению (Bills Receivable). Некоторые пост-обмены называют такие активы «Векселя к получению, Кредитные купоны», отличая их тем самым от таких счетов, как «Векселя к получению, Счета покупателей» или «Векселя к получению, Купоны прачечной».

Пункты 14 (c) и (e) в переводе на нетехнический язык означают просто то, что когда мы выдаем военнослужащим купонные книжки определенной номинальной стоимости, мы должны внести эту сумму на левую или дебетовую сторону нашего счета «Векселей к получению» (Bills Receivable) в Главной книге, тем самым дебетуя «господина Векселя к получению», как это иногда объясняется, на определенную сумму, за которую он должен отчитаться. Теперь, поскольку Главная книга должна вестись по системе двойной записи, мы должны соблюдать фундаментальный принцип этой системы, который гласит: «для каждого счета, который дебетуется на определенную сумму, мы должны кредитовать какой-либо другой счет на ту же сумму», отсюда и название «двойная запись». Ввиду этих фактов мы обращаемся к нашему Счету чеков — или к счету Непогашенных купонов, если вам больше нравится так его называть, — и кредитуем этот счет на ту же сумму, которую мы задебетовали по векселям к получению. Когда мы получаем наличные деньги по долговым распискам военнослужащих в день выплаты жалованья, мы кредитуем «господина Векселя к получению» на полученную сумму, тем самым очищая его от этой суммы и снимая с него ответственность за нее. Мы предварительно, разумеется, внесли эту сумму на дебетовую сторону кассовой книги по той же причине, что указана выше. Когда купоны предъявляются военнослужащими в оплату приобретенных ими товаров, мы кредитуем «Товары» («Merchandise») (или надлежащее отделение пост-обмена, если используются отделения) на полученную сумму. Это делается потому, что данное отделение больше не отвечает за эту сумму товаров; поэтому мы должны зачислить в кредит этого отделения надлежащую сумму и задебетовать ее по счету непогашенных купонов или чеков. Следует помнить, что непогашенные купоны являются нашим обязательством и носят характер векселей к оплате — за исключением того, что они подлежат оплате исключительно товарами. Следовательно, если мы будем рассматривать этот счет как живого человека — одного из наших кредиторов, — это будет выглядеть более логичным, когда мы записываем в кредит все, что мы ему должны, то есть выданные ему купоны, и дебетуем стоимость товаров, которые он получил от нас взамен.

Вышеприведенное пространное объяснение покажется детским опытному бухгалтеру; оно написано не для него, а для человека неопытного, имеющего слабое представление о научной бухгалтерии или вообще не знакомого с ней, который пытается работать по этой или подобной ей системе. Автор на горьком опыте знает, как трудно избежать некоторых неожиданных подводных камней двойной записи.

Теперь мы имеем возможность описать порядок работы с нашими купонными продажами, начиная с самого начала.

Выдача купонов.

Рисунок 15. (Уменьшено)

Первое, что необходимо сделать, — это потребовать от различных подразделений предоставления списков военнослужащих, имеющих право на кредит в пост-обмене. Обычно это делается через несколько дней после дня выплаты жалованья, поскольку в большинстве пост-обменов существует прекрасный обычай выдавать купоны не ранее чем примерно через пять дней после него, чтобы привлечь часть наличных денег, которые обычно имеются в изобилии лишь в течение нескольких дней. Одной из лучших форм для такого списка, известных автору, является Форма 25, показанная на рис. 15. Ее размер составляет 9 × 20 дюймов, и на ней могут быть пробиты отверстия для подшивки в папку с разъемными кольцами. На ней нанесена тонкая горизонтальная линовка из расчета шесть строк на дюйм в соответствии с шагом пишущей машинки. Длина этого бланка позволяет разместить на его лицевой стороне целую роту из 110 человек без необходимости переворачивать страницу. В гарнизонах, где подразделения в среднем меньше, длину бланка можно соответственно уменьшить. Каждое подразделение заполняет один из таких листов на пишущей машинке, внося фамилии военнослужащих в порядке платежной ведомости в колонку 3. В колонке 2 указывается воинское звание каждого военнослужащего, а в колонке 4 — желаемая сумма кредита, которая не должна превышать одну треть его денежного довольствия. Военнослужащие расписываются в колонке 1, а в поле А напечатано заявление, под которым они подписываются: о том, что они просят предоставить кредит в размере одной третьей их денежного довольствия и обещают оплатить свои купоны в день выплаты жалованья после их получения и т. д. Затем этот список направляется в пост-обмен в установленное время, предпочтительно за день или два до выдачи купонов.

В связи с этим существует момент, который иногда вызывает трудности из-за того, что день выплаты жалованья никогда не приходится на первое число месяца. Существует два способа разрешения этой ситуации. Первый заключается в том, что роты представляют свои списки в пост-обмен первого числа месяца, а пост-обмен выдает купоны на этом основании до конца того же месяца, за исключением пяти дней после дня выплаты жалованья, в течение которых купоны не выдаются. Военнослужащие оплачивают купоны в день выплаты жалованья, приходящийся на следующий месяц. Главный недостаток этого метода заключается в том, что если военнослужащий выбирает свой полный лимит купонов первого числа каждого месяца или около того, то в случае дезертирства за несколько дней до дня выплаты жалованья он причинит пост-обмену убыток в размере вдвое превышающем его ежемесячный лимит. Второй способ действий устраняет этот недостаток: он заключается в том, что роты представляют свои списки через несколько дней после каждого дня выплаты жалованья. Пост-обмен выдает купоны на этом основании, и предполагается, что все эти купоны будут оплачены в день выплаты жалованья, которым заканчивается данный период. Следовательно, видно, что пост-обмен несет меньший риск убытков, вернее, шансы на то, что убыток будет меньше, выше.

Рисунок 16, Истинный размер

При получении этих списков клерк по купонам в пост-обмене берет запас бланков Формы 19, показанных на рис. 16, и вносит фамилии военнослужащих в верхней части этих карточек — по одной карточке на каждого военнослужащего, имеющего право на кредит. эту работу можно выполнять в свободное время в течение месяца. Также рекомендуется указывать сумму кредита, на которую военнослужащий имеет право. Эти данные следует заносить в самом верху карточки, где они сразу бросаются в глаза. Эти карточки размером 3 × 5 дюймов имеют специальную печать; они помещаются в картотечный шкаф, описанный ниже. Один стандартный ящик длиной 15½ дюймов вмещает достаточное количество карточек для обеспечения гарнизона из шести рот. Карточки должны быть изготовлены из достаточно плотной бумаги для записей, но не толще, чем необходимо для обеспечения простоты обращения. Их можно приобрести у любого коммерческого печатника, но следует следить за тем, чтобы их размеры составляли ровно 3 × 5 дюймов, иначе с ними будет очень сложно быстро перебирать их в ящике, так как некоторые из них окажутся больше других. Простые карточки такого размера можно купить по цене 1,50 доллара за тысячу у постоянных поставщиков. Все карточки, относящиеся к любой отдельной роте, хранятся за карточкой-разделителем, на язычке которой указано наименование этой роты. Удобно также иметь комплект алфавитных указателей для каждой роты, так как они облегчают поиск и картотечное хранение карточек. После того как на любую из таких карточек занесена какая-либо запись, крайне важно, чтобы она не была утеряна или украдена, поэтому ящик с ними должен быть заперт на ключ, за исключением времени непосредственного использования. Когда какой-либо военнослужащий обращается за купонными книжками в пост-обмен, он расписывается в специально отведенном месте на карточке, клерк добавляет свои собственные инициалы в качестве свидетеля, проставляет дату с помощью штампа и вносит чернилами или несмываемым карандашом (или предпочтительно с помощью резинового штампа) сумму выданных купонов. Если клерк не узнает военнослужащего, он сверяет его подпись с подписью этого же военнослужащего на Форме 25, которая должна лежать у него под рукой для этой цели и для проверки того, чтобы военнослужащий не превысил свой лимит. Он также требует, чтобы военнослужащий расписался на корешке купонного талона или на обложке выданной купонной книжки. Кроме того, у клерка под рукой должна быть полоска бумаги, на которой он последовательно записал по левому краю серийные номера имеющихся у него купонов. такую полоску можно распечатать на суммирующей машине. По мере выдачи купонов клерк должен вносить напротив каждого номера фамилию военнослужащего, которому он был выдан. Он может делать это, пока военнослужащий расписывается за купоны, так что время не тратится впустую. Вечером эта полоска передается заведующему (стюарду) или кассиру, и общая стоимость выданных купонов заносится в соответствующее место ежедневного отчета заведующего (Форма 4, рис. 5). Запись на этой полоске сверяется путем сравнения с количеством купонов, оставшихся у клерка по купонам.

На практике оказывается, что Форма 19 содержит достаточно места для записи операций за любой месяц, поскольку очень немногие военнослужащие будут получать купоны целых шесть раз за месяц. Следует отметить, что эта схема не предусматривает ограничение военнослужащих получением купонов только один раз в месяц, как это практикуется в некоторых местах. Пост-обмен теряет прибыль при таких методах, и гораздо лучшие результаты достигаются, если разрешить военнослужащим получать купоны тогда, когда они пожелают.

Когда наступает конец месяца, клерк по купонам игнорирует его, продолжая использовать тот же набор карточек до тех пор, до которого не останется 24 часа до дня выплаты жалованья. (Весь гарнизон должен понимать, что в течение этого времени купоны выдаваться не будут, чтобы позволить клерку по купонам обработать свои ведомости сбора к оплате по платежной таблице). С помощью помощника клерк по купонам переносит общую сумму купонов, указанную на каждой Форме 19, в колонку 10 на Форме 25 напротив фамилии военнослужащего, к которому относится данная конкретная Форма 19. Поскольку дробные части доллара не выдаются, 5,00 долларов можно сократить до «5». В то же время клерк по купонам считывает итоги любых неоплаченных карточек, перенесенных с предыдущего месяца, причем эти цифры заносятся тем же способом в колонки 5, 6 или 7, в зависимости от обстоятельств. Следует отметить, что на этих карточках не предусмотрено место для записей «перенесено». Это излишняя работа, и поэтому она исключена. Вопрос о том, что произошло бы, если бы одна из старых неоплаченных карточек затерялась, не является возражением против такой практики, поскольку мы могли бы задать тот же вопрос относительно текущих карточек. Ответ заключается в том, что система проверки справится с такими случаями. В данном случае колонки 5, 6 и 7 сверяются с Формами 25, относящимися к предыдущему месяцу.

Следует отметить, что наша Форма 25 предусматривает внесение расходов на прачечную и имеет дополнительную пустую колонку для прочих сборов, необходимость в которых может возникнуть. Подробные сведения о записях по прачечной будут изложены позже. Когда суммы, которые различные военнослужащие того или иного подразделения должны пост-обмену, занесены в соответствующие колонки, каждая строка суммируется по горизонтали, и итоговые суммы, причитающиеся с каждого военнослужащего, заносятся в надлежащую колонку. Затем каждая колонка суммируется на суммирующей машине, а результаты проверяются путем сравнения суммы итоговой колонки с суммой итогов остальных колонок. Если они совпадают, этот лист готов к оплате, и аналогичный процесс проводится с остальными листами. Эти листы и Формы 19 — единственные документы, которые необходимо брать с собой к платежному столу.

Порядок работы у платежного стола.

Возможно, будет уместно обсудить этот вопрос здесь, поскольку он связан с нашими продажами по купонам ближе, чем с чем-либо другим.

Первое, что необходимо сделать, — это убедиться в наличии достаточного запаса разменной монеты. Если поблизости от поста нет банка, а военнослужащие получают деньги от плательщика, он иногда соглашается привезти с собой сумму разменной монеты, достаточную для нужд пост-обмена, но если банк доступен, мы должны воздержаться от злоупотребления добротой плательщика до такой степени. Для военнослужащих очень удобно разменивать свои десятидолларовые купюры, и ни один пост-обмен не должен возражать, когда военнослужащие предлагают такие купюры в уплату своих долгов. Мы должны всегда помнить, что главная причина существования пост-обмена — быть удобным для рядового состава.

В дни выплаты жалованья за столом пост-обмена должно находиться три человека: офицер пост-обмена — для личного приема наличных денег и выдачи сдачи, заведующий (стюард) или бухгалтер — для оглашения по Формам 25 сумм долга каждого военнослужащего, и клерк — для сверки этого чтения с долговыми расписками военнослужащих (Форма 19), их аннулирования и выдачи военнослужащим. Унтер-офицер оплачиваемого подразделения располагается рядом с заведующим для опознания военнослужащих. Он громко называет заведующему фамилии подходящих военнослужащих, заведующий оглашает сумму долга каждого, а последний передает деньги офицеру пост-обмена. Клерк тем временем сверяет общую сумму по Форме 19 с суммой, оглашенной заведующим, ставит на карточке штамп «Оплачено» и кладет ее перед офицером пост-обмена для проверки. Затем последний отдает карточку военнослужащему вместе со сдачей, и инцидент исчерпан. Обычно оказывается целесообразным назначить выделенного унтер-офицера для наблюдения за тем, чтобы все военнослужащие явились к столу пост-обмена.

После завершения выплат клерк должен просуммировать стоимость оставшихся у него карточек по каждому подразделению и вычесть ее из общей суммы, указанной в соответствующей Форме 25. Сумма всех этих остатков должна быть равна сумме наличных денег, фактически поступивших за столом пост-обмена. эту проверку следует проводить всегда и в самые сжатые сроки.

Иногда случается так, что военнослужащий оплачивает свои купоны до дня выплаты жалованья; он может быть уволен в запас, переведен в другую часть и т. д. В таком случае этот факт должен быть отмечен штампом на Форме 25, а общая сумма таких сумм должна быть вычтена в нижней части бланка до выхода к платежному столу. Сумма таких платежей должна также заноситься в дебет Кассовой книги в виде: «Ряд. Джонс, рота А, ... $3.00 ... $3.00», причем суммы попадают соответственно в колонки чистых наличных и кредитных купонов. Если он также уплатил 1,40 доллара за выполненную работу прачечной, эта запись будет выглядеть так: «Ряд. Джонс, рота А, ... $4.40 ... $3.00 ... $1.40», причем суммы попадают соответственно в колонки чистых наличных, кредитных купонов и купонов прачечной. Су суммы, собранные у платежного стола, заносятся в Кассовую книгу таким же образом, все на одной строке. В конце месяца или при закрытии книг общая сумма колонки кредитных купонов заносится общей суммой в кредит векселей к получению (дебиторской задолженности). Счета кредитных купонов в Главной книге, а сборы за прачечную обрабатываются аналогичным образом.

Проследив эту ветвь купонного бизнеса до ее конца, давайте вернемся назад и проследим другую ветвь до тех пор, пока мы не придем к той же цели — Главной книге.

Продажи по купонам.

Когда военнослужащие получают свои купоны, они используют их для приобретения товаров в пост-обмене. Клерк, осуществляющий продажу по купонам, должен опознать покупателя и убедиться, что он использует свои собственные купоны. Он также должен убедиться в отсутствии мошенничества, подделки и т. п., связанных с купонами. Эти две операции обычно происходят мгновенно и не требуют никакой траты времени. Затем клерк выдает покупателю желаемые товары, отрывает купоны на соответствующую сумму и опускает их в свой личный ящик или отсек, одновременно пробивая продажу на кассовом аппарате и выдавая покупателю чек, распечатанный кассовым аппаратом.

Рисунок 17, (Уменьшено)

После окончания рабочего дня каждый клерк обрабатывает свои продажи по купонам так же, как было описано ранее для продаж в кредит, и они проверяются заведующим, как и раньше. Последний заносит в свою Форму 4 (рис. 5) сумму продаж по купонам, совершенных каждым клерком, а также общую сумму купонов, выданных в течение дня. Все эти купонные операции за любой отдельно взятый день заносятся затем в одну строку Формы 26 (рис. 17), которая аналогична форме, используемой для Формы 7. Как видно из рассмотрения иллюстрации, выданные купоны заносятся в колонку А, а общая выручка по всем отделам — в колонку Б. Эта выручка распределяется по отделам, как показано, причем значение, указанное в колонке Б, равно сумме значений, указанных в колонках справа.

Каждая Форма 26 относится исключительно к операциям одного месяца, элементы «перенесено» отсутствуют. В конце месяца или при закрытии книг все колонки на этом бланке суммируются, а итоги сверяются по горизонтали. Сумма колонки А должна совпадать с данными полосы записей, которую вел клерк по купонам, как описано ранее. Подробный процесс сверки этого счета будет описан ниже, но очевидно, что если заведующий правильно составил свои ежедневные отчеты (Форма 4) и правильно перенес купонные записи в Форму 26, в последнем отчете не может быть ошибок. После успешного прохождения процесса сверки общая сумма колонки А заносится общей суммой в дебет «Векселей к получению (дебиторской задолженности), счета кредитов» в Главной книге, записывая операцию следующим образом: — «31 авг. Кредитные купоны $54.00». Напомним, что мы также должны кредитовать эту сумму на счете непогашенных купонов. Теперь мы переносим итоговую сумму колонки «Магазин» на счет магазина в нашей Главной книге, делая запись с правой или кредитной стороны: «31 авг. Продажи по купонам $8.15». Аналогичным образом мы поступаем с другими нашими отделами. Сумма в колонке Б должна, разумеется, дебетоваться (списываться в дебет) со счета непогашенных купонов в Главной книге.

Сводка всех этих операций представлена наглядно на рис. 18. Сплошные линии показывают, как запись проводится через книги до ее попадания в Главную книгу. Пунктирные линии показывают различные возможные операции проверки. Особое внимание обращается на сверку Форм 25 и 26 друг с другом.

Рисунок 18.

Завершая эту тему, считается уместным заявить, что офицер пост-обмена должен вести учет методом простой записи всех имеющихся в наличии неиспользованных купонов. При их первичном получении от печатника он должен лично тщательно проверить их и убедиться в том, что они надежно хранятся. В его учете должны быть отражены номера и цвета купонов, а также точное количество купонов различных цветов, имеющихся у него в наличии в любой момент времени.

Купоны должны выдаваться ежедневно в фиксированное время, и офицер пост-обмена должен следить за тем, чтобы военнослужащие никогда не были разочарованы и всегда имели возможность получить свои купоны в указанное время.

УЧЕТ ТМЦ.

В целом.

Один из наиболее важных вопросов, связанных с управлением любым магазином, касается того, как ведутся учетные записи товарно-материальных ценностей. В большинстве пост-обменов учет ТМЦ поставлен неудовлетворительно; обычно это происходит из-за того, что действует громоздкая или неэффективная система учета. В описании, которое приводится далее, будет сделана попытка изложить систему, которая позволит предотвратить нецелевое использование запасов и получить точную оценку прибыли, получаемой каждым отделом. К этой системе могут предъявить возражение, что в крупном пост-обмене она потребует услуг одного клерка исключительно для ведения учета ТМЦ, но когда мы осознаем, что неэффективный учет ТМЦ может привести (и обычно приводит) к убыткам, которые порой значительно превосходят зарплату этого клерка, мы видим всю несостоятельность такого аргумента. Бесполезно пытаться уйти от вывода о том, что мы должны вести точный учет наших товаров. В пост-обмене, скажем, с гарнизоном из 5 рот, экономически выгодно платить одному человеку 100,00 долларов в месяц или даже больше за выполнение исключительных обязанностей по учету ТМЦ.

Прежде всего, необходимо внести ясность в сознание руководства пост-обмена относительно разницы между складским помещением и кладовой. Первое предназначено для хранения товаров, закупленных в больших количествах и которые не потребуются в различных отделах в течение некоторого времени. Товары на складском помещении числятся за ним по учету ТМЦ до тех пор, пока они не понадобятся в одном из отделов, после чего они отправляются туда, а их стоимость списывается в дебет этого отдела и зачисляется в кредит складского помещения. Кладовая в рассматриваемом в настоящее время смысле — это место, где мы можем хранить товары, принадлежащие какому-либо отделу и уже списанные на него. Это «место» может быть лишь углом или полкой в складском помещении или в любом другом помещении. Как правило, лучше всего списывать товары напрямую на соответствующий отдел, так как это экономит время и труд. Затем, если заинтересованный отдел считает неудобным хранить эти товары на своих прилавках или полках, он может перенести часть их в соответствующую кладовую до востребования. И складское помещение, и кладовые должны находиться в ведении клерка по учету ТМЦ, причем первое — исключительно под его началом. Эти помещения должны быть снабжены надежными замками, и он или его доверенное лицо должны быть единственными лицами, уполномоченными работать с находящимися там ТМЦ.