«Методы работы пост-обмена. Руководство по бухгалтерскому учету»

Transcriber’s Note: This book has two Figure 13s, but no Figure 29. Illustrations described as “actual size” are unlikely to be actual size, as the size is dependent on the device you’re reading this on.

Методы ведения дел пост-обмена

под авторством КАПИТАНА ПОЛА Д. БАНКЕРА АРМИЯ СОЕДИНЕННЫХ ШТАТОВ

Руководство для заведующих (стюардов) пост-обменов, офицеров пост-обмена, членов советов пост-обмена и командиров частей, представляющее собой изложение простой и эффективной системы бухгалтерского учета, применимой как для крупных, так и для небольших обменов.

Главные агенты «Игл пресс» Сервисные печатники г. Портленд, шт. Мэн

Авторское право защищено, 1915 «Игл пресс», г. Портленд, шт. Мэн Все права защищены

ПРЕДИСЛОВИЕ.

Наши пост-обмены обычно находятся в ведении офицеров, имеющих малый опыт в бухгалтерском учете или не имеющих его вовсе, их помощниками, как правило, являются военнослужащие рядового состава, а не профессиональные клерки и бухгалтеры, и в настоящее время не существует кодифицированной или стандартной системы, предписанной для ведения этого дела. Некоторые положения Правил пост-обмена устарели в связи с развитием современных методов ведения бизнеса, таких как «система ваучерных чеков».

Ввиду этих фактов ощущается реальная необходимость в данной книге, и выражается надежда, что изложенные здесь методы послужат шагом к созданию единой системы, которая будет принята во всех обменах, — системы, которая позволит сократить накладные расходы, устранить ненужный труд и улучшить неудовлетворительные показатели прибыли.

Автор намеревался обсудить ряд других важных вопросов, таких как бухгалтерские проводки, заказы по почте, комиссионная торговля, счетные машины, картотеки с несброшюрованными листами и картотечные индексы и т. д., однако обстоятельства, не зависящие от него, препятствуют в настоящее время какому-либо дополнению этих страниц.

Автор выражает признательность капитану Генри М. Дикману из 24-го пехотного полка, чья работа в связи с пост-обменом в Форт-Слокаме, шт. Нью-Йорк, послужила вдохновением для создания этого труда, а также г-ну Джеймсу Паркеру, кассиру того же обмена, за оказанную ценную помощь.

ПОЛ Д. БАНКЕР, капитан корпуса береговой артиллерии.

Форт-Хэнкок, шт. Нью-Джерси, 7 июня 1915 г.

ВЕЛОСИПЕДЫ «РАНГЕР»

Следуйте за флагом.

На ваш выбор 94 стиля, цвета и размера.

Велосипедов «РАНГЕР» продается ежегодно больше, чем любой другой марки.

ШИНЫ, СОПУТСТВУЮЩИЕ ТОВАРЫ И ЗАПАСНЫЕ ЧАСТИ для всех марок велосипедов.

КРУПНЕЙШИЙ ЗАПАС В МИРЕ

Каталоги и специальные цены для пост-обменов предоставляются бесплатно по запросу.

КОМПАНИЯ «МИД САЙКЛ», ЧИКАГО, США

Адресовать в военный отдел

АТЛЕТИЧЕСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ТЭЙЛОРА

безупречны в деталях. Они намного опережают обычные.

ОФИЦЕРЫ ПО СПОРТИВНОЙ ЧАСТИ

могут быть уверены в качестве, оперативном обслуживании и неизменном личном внимании со стороны

Алекса Тейлора

«АЛЕКС. ТЕЙЛОР И КО.» ПОСТАВЩИКИ СПОРТИВНОГО ИНВЕНТАРЯ УЛ. 42-Я СТ., 26 Э., НЬЮ-ЙОРК

Запрашивайте каталог и расценки

Х. КОНСТАММ И КО.

(Основана в 1851 г.)

ПРОИЗВОДИТЕЛИ И ТОРГОВЦЫ СТАНДАРТНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ ДЛЯ ПРАЧЕЧНЫХ

ЧИКАГО: ПАРК-ПЛЕЙС, 83-91 УЛ. Н. ФРАНКЛИНА, 26-28, НЬЮ-ЙОРК

Складские запасы для оперативной доставки в 25 городах с центральным расположением.

Запрашивайте последний каталог.

ФАБРИКИ: Бруклин, шт. Нью-Йорк, и Кэмден, шт. Нью-Джерси.

ПЕЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ТОВАРЫ ДЛЯ ОБМЕНОВ И ОРГАНИЗАЦИЙ

ВСЕ, ЧТО УГОДНО — ОТ ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКИ ДО КНИГИ.

«ИГЛ ПРЕСС» ПОРТЛЕНД, МЭН

Э. В. Килборн, владелец (бывш. серж. армии США)

КУПОННЫЕ КНИЖКИ

ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ абсолютно точными

Компания «САУТЕРН КУПОН КО.»

является эксклюзивным производителем купонных книжек всех видов и благодаря своей безупречной системе проверки имеет возможность гарантировать абсолютную точность, превосходное качество изготовления и высочайшее качество.

Каждый купон пронумерован

в соответствии с номером на обложке, благодаря чему даже оторванные купоны можно легко соотнести с их книжкой — огромное преимущество.

ПИШИТЕ СЕГОДНЯ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОБРАЗЦОВ И ЦЕН В КОМПАНИЮ «СОУТЕРН КУПОН КОМПАНИ» А/Я 346, БИРМИНГЕМ, АЛАБАМА

МАКСИМАЛЬНО НИЗКИЕ ЦЕНЫ ДЛЯ ПОСТ-ОБМЕНОВ И СУДОВЫХ ЛАВОК

Кооперативная компания армии и флота великолепно оснащена для того, чтобы ХОРОШО обслуживать пост-обмены и судовые лавки.

Под словом ХОРОШО мы подразумеваем:

Предложение надежного, свежего, нового товара по самым низким оптовым ценам.

Предложение широкого ассортимента товаров на выбор.

Предложение эффективного обслуживания и быстрой доставки.

Покупки у Кооперативной компании армии и флота означают увеличение продаж и большую прибыль.

Запрашивайте наши цены на такие изделия, которые могут вам понадобиться.

КООПЕРАТИВНАЯ КОМПАНИЯ АРМИИ И ФЛОТА МАГАЗИН В НЬЮ-ЙОРКЕ И ГЛАВНЫЙ ОФИС Ул. Ист 42-я, 16, возле 5-й авеню, Нью-Йорк

Магазин Ю. Брод-стрит, 1123-5 Филадельфия, шт. Пенсильвания

Магазин 17-я ст. Н. В., 721-7 Вашингтон, округ Колумбия

СОДЕРЖАНИЕ.

PAGE

Post Exchange Methods 1

Desiderata.

Charge Sales 2

General—Method of Making—Daily Check Summary—Recording—Consolidating Credit Transactions—Settling Dead and Live Records.

Cash Sales 29

General—Cash Book.

Coupon Sales 33

General—Kinds of Coupons—Frauds—Regulations—Issuing—Pay Table Procedure—Coupon Sales.

Stock Records 50

General—Inventories—Merchandise Purchased—Transfers Between Departments—Consolidating Transactions—Checking Stock and Sales.

Purchase Records 60

General—Purchase Orders—Purchase Record—Payments—Voucher Check System—Cash Disbursements.

The Ledger 72

General—Make-up—Ledger Accounts—Posting the Ledger—Balancing.

Monthly Statements 81

General—General Balance Sheet—Surplus and Adjustments—Statement of Income and Profit and Loss.

Pay Rolls 87

Figuring Selling Prices 89

Laundries 92

General—Bills Receivable—Piece Work—Damage Report—Claims—Inventories—Pay Rolls—Miscellaneous Books.

Auditing 99

General Duties Auditor’s Statement.

Cash Registers 103

Conclusion 106

ЭКОНОМИЧНОСТЬ

Используйте рулонные печатные бланки и копирку, исключая ручное составление разрозненных печатных бланков и копирки — все автоматически, без напрасных усилий.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Все, что написано на оригинале, появляется в точной копии на дубликате и трипликате. Одна закладка содержит около 500 листов.

МНОГОКОПИРОВАЛЬНЫЙ АППАРАТ «ШАУПЕРИОР»

РЕГИСТРАТОР

Используется в армейских гарнизонах, на военно-морских станциях и кораблях США в течение десяти лет.

ТОЧНОЕ ВЫРАВНИВАНИЕ И СОВПАДЕНИЕ СТРОК

Наше новейшее устройство SHOUPALIGNER обладает специальными функциями автоматического выравнивания и совмещения бланка с автоматической мерной подачей и остановкой. Абсолютно необходимо там, где печатаются дубликаты и трипликаты, требующие точного совмещения и выравнивания с оригиналом. Наш отдел обслуживания предоставляет вам наиболее экономичные и эффективные системы для достижения желаемых результатов.

КОМПАНИЯ «АВТОГРАФИК РЕГИСТЕР КО.», ХОБОКЕН, ШТ. НЬЮ-ДЖЕРСИ

ВСЕ БЛАНКИ, ПОКАЗАННЫЕ В «МЕТОДАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ ПОСТ-ОБМЕНА», МОЖНО ПРИОБРЕСТИ ПО САМЫМ НИЗКИМ ЦЕНАМ И В ЛЮБЫХ КОЛИЧЕСТВАХ

У КОМПАНИИ «ИГЛ ПРЕСС», Г. ПОРТЛЕНД, ШТ. МЭН ПЕРВОПЕЧАТНИКИ АРМИИ

ГРАВЮРА

ТИСНЕНИЕ СТАЛЬНЫМ ШТАМПОМ

ПЛОСКАЯ ПЕЧАТЬ

КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ ДЛЯ ПОСТОВ И ОРГАНИЗАЦИЙ

«ИГЛ ПРЕСС» Портленд, шт. Мэн

МЕТОДЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ ПОСТ-ОБМЕНА.

Общие методы ведения дел пост-обмена изложены в официальных приказах, и, учитывая категорический характер этих приказов, могло бы показаться, что системы во всех обменах должны быть практически идентичными. Однако это далеко от истины, так как систем почти столько же, сколько обменов, и лицу, заведующему одним обменом, возможно, придется изучить немало нового материала, прежде чем он сможет руководить делами другого обмена. Это разнообразие систем также создает проблемы для проверяющих офицеров, советов пост-обмена и инспекторов, когда им случается проверять книги. Некоторые из систем являются несостоятельными в незначительных деталях, а большинство из них плохо продуманы. Всех проблем подобного рода можно было бы избежать, разработав стандартную систему и внедрив ее во всех обменах. Преимущества такого шага были бы многочисленными, а существенные недостатки отсутствовали бы. В настоящем эссе была предпринята попытка разработать такую систему — систему, применимую к любому обмену, воплощающую лучшие черты множества обменов и включающую во всех возможных точках результаты современных методов, экономящие труд. Описанная здесь система не является воплощением одной лишь теории, но прошла проверку практическим применением и дала полную удовлетворенность.

При разработке любой подобной схемы мы должны исходить из определенных непременных условий:

1. Офицер пост-обмена может уделять обмену лишь малую часть своего времени, и тем не менее он должен обладать точным знанием того, как идут дела предприятия. Поэтому крайне важно, чтобы наши записи точно и кратко отражали все данные, необходимые для полного понимания состояния и деятельности предприятия.

2. Недостаточно иметь систему, которая позволит составить понятный отчет в конце месяца: мы должны иметь возможность закрыть наши книги в любое время и составить наш финансовый отчет в минимальные сроки.

3. Наша система должна быть устроена так, чтобы свести к минимуму возможности хищений. Часто говорят, что нет такой системы, которую нельзя было бы обойти, но существуют системы, которые невозможно победить в течение какого-либо длительного времени. Следовательно, наша система должна свести к минимуму время, в течение которого взяточничество или воровство могут осуществляться беспрепятственно.

4. Система должна быть настолько простой, чтобы для надлежащего выполнения ее положений не требовалось исключительных способностей ни на одном из этапов. Это облегчает ввод в курс дела новых клерков и позволяет им выполнять свои обязанности более удовлетворительным образом.

5. Система не должна быть настолько громоздкой, чтобы задерживать совершение продаж. Это крайне важно. Каждый читатель этого текста, несомненно, имеет яркие воспоминания о своем опыте в универмагах, когда он «ждал сдачи». Лучше потерять доллар, чем вызвать отвращение у наших клиентов и оттолкнуть их в другое место.

Вышеуказанные требования неизбежно делают нашу систему несколько более дорогой, чем та, что используется в «магазине одного человека». В последнем случае, поскольку владелец не будет обманывать самого себя, третье требование, как правило, не имеет силы. Однако остальные требования останутся в силе и даже приобретут большую значимость. Скольких торговцев мы видели, которые думали, что знают о своем бизнесе все, но на самом деле знали очень мало. Они даже не осознавали, что небрежные методы подрывают кредит и порождают убытки разного рода.

При описании этой системы мы будем рассматривать различные особенности в том порядке, в каком их проще всего внедрить. Например, продажи в кредит обсуждаются первыми потому, что, независимо от системы обращения с такими продажами, которая может применяться в каком-либо обмене, переход на описанную здесь систему до изменения любой другой части системы не вызовет никакой путаницы в остальных книгах. Другими словами, если вашу систему изменить в соответствии с порядком, в котором здесь обсуждаются различные части, вы обнаружите, что постепенно внедрили систему, которая может кардинально отличаться, однако вы не вызвали никакой путаницы в своих книгах в результате перехода.

ПРОДАЖИ В КРЕДИТ.

Общие положения.

Этот пункт включает продажу товаров: (1) офицерам, (2) гражданским лицам, (3) военнослужащим рядового состава, уполномоченным покупать в кредит. Такие продажи фактически являются наличными, поскольку оплата производится, как правило, в очень короткий срок.

Практика предоставления кредита гражданским лицам не поощряется начальством, и офицер пост-обмена должен заранее получить разрешение на случай, если возникнет желание осуществлять данный вид деятельности. В некоторых случаях удаленных постов в интересах правительства целесообразно разрешать гражданским лицам, работающим или проживающим на посту, пользоваться кредитом в обмене, так как в противном случае правительству может быть невозможно удержать их на службе, а гражданским лицам — обеспечить себя пропитанием. Именно для урегулирования таких случаев упоминается эта особенность. При открытии кредитного счета для гражданского лица необходимо проявлять осмотрительность во избежание вероятности убытков для обмена, поскольку один неблагонадежный счет может свести на нет прибыль от всех подобных счетов за значительный период времени. Если гражданское лицо заслуживает привилегии совершать покупки в обмене, у него не должно быть возражений против того, чтобы проконсультироваться с офицером пост-обмена и достичь удовлетворительной договоренности со своим работодателем.

С военнослужащими рядового состава дело обстоит сложнее. Как правило, солдат совершает свои покупки в кредит с помощью купонов. Но если обмен занимается каким-либо подобным делом, как служба доставки льда, вести дела с ее клиентами с помощью купонов обычного вида невозможно. Правильным методом является обращение к надлежащим властям за разрешением предоставлять женатым солдатам кредит в таких размерах, какие могут быть рекомендованы командирами их подразделений. Если этого не делать и разрешать военнослужащим рядового состава кредит не в форме купонов либо разрешать купоны или кредит сверх одной трети жалованья военнослужащего, инспектор будет возражать против этого, так как любая из этих двух процедур признается несанкционированной. Однако, когда поблизости нет других магазинов, представляется вполне разумным считать, что пост-обмен, созданный исключительно на благо рядового состава, должен иметь возможность предоставлять кредит тем женатым солдатам с хорошей репутацией, которые зависят от него (и от интендантства) в отношении предметов первой необходимости. Поскольку женатый солдат обычно является унтер-офицером с долгой и безупречной службой (иногда старшим сержантом или унтер-офицером штаба) с одним или несколькими детьми; поскольку основная часть его жалованья обычно тратится на статьи, обычно имеющиеся в наличии на складе обмена; поскольку обмен является результатом благотворного законодательства и правила, касающиеся его, следовательно, должны толковаться в либеральной манере, отсюда следует, что за надлежащим заявлением о разрешении осуществлять продажи в кредит таким отобранным военнослужащим стоит большая доля справедливости.

В случае получения такого разрешения следует обратиться к различным командирам подразделений с просьбой написать письмо следующего содержания:

Форт-Джей, шт. Нью-Йорк, 1 марта 1914 г.

От командира роты H 57-го пехотного полка. Кому: Офицеру пост-обмена. Тема: Кредит военнослужащим рядового состава.

1. Просьба предоставить перечисленным ниже военнослужащим этого подразделения кредит в пост-обмене в размере, не превышающем сумму, указанную напротив их фамилий:

1st Sergt. James E. Sullivan $ 20.00

Sergt. Ralph R. Strouse 16.00

...

(Подпись) Т. Р. Джонс, кап. 57-го пех. полка.

Метод совершения продаж в кредит.

Во время совершения каждой продажи в кредит клерк фиксирует транзакцию на «бланке продаж в кредит», предусмотренном для этой цели, отмечая дату, имя покупателя, наименование и количество проданных товаров, общую цену каждого наименования, общую сумму, охватываемую бланком, и инициалы продавцов. См. рис. 1.

Рисунок 1 (в уменьшенном виде)

Почти вошло в правило, что покупатель должен получать копию этой записи о продаже. Иногда он получает ее только после того, как оплачивает свой счет в конце месяца — процедура, которой следуют во многих клубах и аналогичных организациях. В работе пост-обмена, вероятно, лучше снабжать покупателя копией бланка продажи в кредит в момент совершения покупки, так как большинство наших клиентов желают отслеживать свои счета, а также, как будет показано ниже, этот метод может использоваться для поощрения честности продавцов, которые могли бы иметь искушение поступить иначе. Поскольку, безусловно, важно, чтобы мы оставляли у себя по меньшей мере одну копию этого бланка продажи, отсюда следует необходимость использования какого-либо многокопировального устройства. На рынке имеется множество таких устройств, среди которых в качестве типичных можно упомянуть многокопировальную книгу продаж и автографический регистратор. Первая показана на рис. 2, а второй — на рис. 3, из чего очевидны способы их работы.

Рисунок 2.

Совершенно очевидно, что какая-то подобная схема должна быть принята для использования в каждом обмене, каким бы маленьким этот обмен ни был. Преимущества любой из этих систем (даже простого блокнота для дубликатов) перед мучительным и неэффективным методом записи всех таких продаж в старомодную книгу учета продаж должны быть очевидны для каждого. Конкретная принятая система имеет второстепенное значение до тех пор, пока она полностью приспособлена к обстоятельствам конкретного случая. Следующая таблица составлена с целью сопоставления двух систем: одна из которых предполагает использование многокопировальных книг продаж, а другая — использование автографического регистратора.

Рисунок 3.

SALES BOOKS vs CASH REGISTER

1. Can be carried by the salesman, thus saving steps for him. 1. If a cash register is used the salesman must go to it to record every sale, and therefore if the Manifolder is located at the cash register no unnecessary steps are taken.

2. Cost of 100 duplicating books of simple design with total capacity of 5000 sales is $6.50. Triplicating books more expensive. No first cost for machinery. 2. Rolls of paper are used; cost of rolls for duplicate records of 5000 sales is from $4.50 up, depending upon the amount of special printing on the rolls. Each machine like Fig. 3 costs, retail, about $15.00.

3. Practically no counter space is necessary for using a sales book. 3. A convenient place must be left on the counter for use in recording sales.

4. Uniformity in size of slips results in facility in handling and filing. 4. By exercise of reasonable care the size of the slips approaches uniformity closely enough.

5. The various copies of a slip made from a sales book are more apt to be “in register”—that is, the various lines and spaces of a lower sheet are more apt to be exactly under the corresponding ones of the upper or original sheet. 5. Sometimes trouble and the expenditure of a sales slip results from the various rolls getting “out of step”. This accident, however, is easy to remedy.

6. The slips can be tampered with, by dishonest salesmen, unless a “slip-printing” cash register, or some special device is used. 6. By using a machine in which the triplicate roll is wound up inside the machine as it is used, no tampering with the sales records is practicable.

(If triplicate records are desired)

7. We may use either two sheets of carbon paper[1] or only one double-faced carbon sheet below a tissue duplicate and over an opaque triplicate. 7. We ordinarily use at least two sheets of carbon paper, and all copies are opaque. The machine is adjustable, and will either duplicate or triplicate according to the number of rolls used. It can also be used with a transparent roll.

8. If two carbon sheets are used, both must ordinarily be shifted for recording each successive sale. 8. The carbon sheets once fixed in the machine require no further attention except when they are worn out or the rolls renewed.

8a. By using a transparent duplicate and a double faced sheet of carbon paper, the latter is the only sheet that requires handling. 8a. But the slips do not protect us so well because the sales are not recorded on the back of each slip (by reversed impressions) as well as on the front.

8b. In this case, by leaving the transparent slips in the book we can easily check the consecutive numbers of the slips and see that all are accounted for. 8b. By not tearing off the lowermost sales slip, but leaving it attached to the roll until the end of the day, we obtain a single strip of sales slips recording all the charge sales of the day. They need not be checked for consecutive numbering unless there is a break in the strip.

8c. By previously clipping off the corner of these tissue sheets the book becomes self-indexing and in opening the book we turn automatically to the place for recording the next sale. 8c. In tearing off the record of each sale we automatically prepare the machine to record the next sale.

[1] Копировальная бумага бывает односторонней или двухсторонней. Очевидно, что при использовании последней между двумя бланками продаж мы фиксируем нашу продажу на первом и втором бланках, а также получаем зеркальную копию на обратной стороне оригинала. Говорят, что продавцы, изменяющие такие бланки в свою пользу, склонны забывать или упускать из виду этот момент и попадаются на этом. Никакие исправления на бланке продажи не должны допускаться; если клерк совершает ошибку, его следует обязать аннулировать и сохранить все копии ошибочного бланка и выписать новый правильно.

Видно, что достоинства и недостатки этих двух систем практически уравновешивают друг друга и что конкретная принятая система должна в значительной степени зависеть от мнения лиц, руководящих обменом. В дальнейшем описании будет предполагаться использование трехкопийных записей.

Для облегчения сортировки бланков, сдаваемых различными «отделами» обмена, хорошей идеей является назначение отличительных цветов для оригиналов бланков продаж в кредит каждого из них. (Конечно, если отделов очень много, эту идею пришлось бы применять с осмотрительностью, так как в ночное время при искусственном освещении трудно распознавать определенные цвета.) Например, пусть оригиналы бланков продаж, используемых в магазине, будут белыми; в бакалее — желтовато-коричневыми; в обувной мастерской — розовыми и т. д. Дубликаты бланков должны иметь свой собственный отличительный цвет, и этот цвет должен быть одинаковым для всех отделов. Если используется трипликат бланка, он должен быть еще одного цвета, также одинакового для всех отделов. Следуя этой схеме, полезность которой обнаружится в скором времени, цветовая гамма может быть следующей:

Department Colors Assigned to Charge Sales Slips

Original Duplicate Triplicate

Store White “Newspaper” Yellow

Market Buff ” ”

Lunch Salmon ” ”

Tailor Green ” ”

Barber Blue ” ”

Shoe shop Pink ” ”

Если система отличительных цветов, подобных приведенной выше, не принята, то для идентификации бланков каждого отдела потребуется одно из двух, если только мы не хотим делать это, тратя время на расшифровку товаров на каждом бланке и определяя по ним название ответственного отдела: мы должны либо иметь названия отделов отпечатанными на их соответствующих бланках при их изготовлении, либо эти названия должны отмечаться на бланках в момент совершения продаж. Ни один из этих методов не является столь эффективным, как метод, предполагающий использование различных цветов, который автоматически указывает, к какому отделу принадлежит данный бланк. При использовании отличительных цветов печатник набирал бы только одну форму для печати всего нашего ассортимента, и наш счет за печать соответственно уменьшился бы.

В этой связи для сведения непосвященных можно заявить, что обычно основными статьями в наших счетах за печать, особенно в случае бланков, окажется стоимость «набора», «верстки», «заклинки в раме» и «приладки». Эти операции необходимы, даже если печатается всего одна форма; они не должны стоить нам дороже, если напечатано 50 000 копий. Бумага сравнительно дешева, поэтому печать 5 000 копий обычно обходится нам немногим дороже, чем печать 1 000. Таким образом, мы видим, что в случае бланков стоимость за единицу обратно пропорциональна количеству, заказанному за один раз. Следовательно, если нам нужны такие бланки, как бланки продаж, которых мы можем использовать сотни в день, нам следует заказывать, скажем, годовой запас за один раз. Другие бланки или листы, которые используются раз в неделю или раз в месяц, должны заказываться партиями, достаточными на более длительное время. Поскольку мы учитываем их в нашей учетной ведомости запасов, такие закупки в больших количествах не нарушат ценность обмена.

Заметную сумму в стоимости нашей печати можно сэкономить благодаря умелому расположению материала на бланке. Опытный человек иногда может составить проект бланка так, что плата за его печать составит половину от того, во что обошлась бы печать того же бланка, оформленного легкомысленным или неопытным человеком. Табличные работы стоят денег, как и «специальная линовка». Опыт или консультация с практикующим печатником — единственный надежный ориентир в этом вопросе.

Если какая-либо форма используется в больших количествах, будет выгодным изготовить электротипы и печатать «повторные заказы» с них. Формы, которые используются редко, не следует переводить в электротипы, так как к тому времени, когда потребуется новый запас, они, вероятно, потребуют некоторого изменения. Электротип стоит около 0,25 долл. за первый квадратный дюйм и около 0,04 долл. за каждый дополнительный квадратный дюйм. Здесь открывается еще одна возможность для проявления здравого смысла. Предположим, у нас есть большая форма с напечатанными шапкой и подвалом, но без текста посреди листа; было бы расточительно переводить в электротип всю форму — такой обработке должны подвергнуться только шапка и подвал. Теперь давайте подумаем о деньгах, растрачиваемых на печатание названия нашего поста на каждом кусочке канцелярских принадлежностей! Нетрудно увидеть, что в некоторых случаях это является несомненным недостатком. Предположим, например, что Форма 8, рис. 1, отвечает требованиям методов обмена. Если дюжина обменов заказывает запас этих форм и (как они обычно делают) бездумно требует напечатать на них названия своих соответствующих постов, каждый из них платит гораздо больше, чем если бы они позволили печатнику изготовить электротип этой формы и отпечатать всю работу с одной и той же пластины. Трудно, если вообще возможно, найти хоть какую-то реальную причину для размещения этого дополнительного материала на многих наших бланках. Сотрудничество в вопросах такого рода позволило бы значительно сократить некоторые из наших «накладных расходов» в работе пост-обмена, и обеспечение такого сотрудничества является одной из целей данного документа.

Еще один способ минимизировать наш счет за печать заключается в принятии стандартных размеров для наших форм и использовании везде, где это возможно, бумаги одного типа и цвета. Бумага поставляется в листах определенных размеров, и если печатнику приходится расходовать часть каждого листа впустую при печати наших форм, нам придется за это платить. Однообразие размеров также ведет к удобству подшивки. Между прочим, в некоторых случаях можно сэкономить деньги, заказав печать двух или более форм вместе. Например, предположим, у нас есть три формы — A, B и C, которые должны быть отпечатаны на одном и том же материале, и мы хотим получить 5 000 форм A, 10 000 форм B и 15 000 форм C. При раздельном заказе это потребовало бы 30 000 оттисков. Предположим однако, что они заказываются одновременно и что формы имеют такие размеры (не обязательно равные), что их можно отпечатать вместе на одном листе, а затем разрезать. В таком случае можно добиться экономии следующим образом: набрать каждую форму один раз, сделать один электротип Формы B и два электротипа Формы C; разместить их вместе с оригиналами, и в результате в одной «форме» окажутся три Формы C, две Формы B и одна Форма A, а один «прогон» в 5 000 оттисков напечатает всю заказанную партию. Достигается экономия стоимости прогона 5 000 Форм B и 10 000 Форм C за вычетом стоимости электротипов (если их нет в наличии) и дополнительных работ по их закреплению в раме и приладке. Конечно, такая процедура предполагает, что заказывается значительный запас форм, скажем, в общей сложности не менее 5 000 штук. Для меньшего количества экономии не будет, если только электротипы уже не имеются в наличии.

Вернемся теперь к нашим бланкам продаж. Следует отметить, что наши трипликаты копий одинаковы для всех отделов. Если используются многокопировальные аппараты, они хранятся в рулонах, либо, если используются трехкопийные книги продаж, листы из папиросной бумаги, остающиеся в книгах, образуют наш хранимый учет. Как для трипликатов, так и для дубликатов копий допускается бумага дешевого сорта ввиду того небольшого обращения, которому эти копии должны противостоять. Кроме того, у них нет причин быть пригодными для быстрой сортировки по отделам. Дубликаты также идентичны для всех отделов, они отправляются покупателю в момент продажи. В случае возникновения спора по какому-либо конкретному бланку указанные на нем позиции убедительно покажут, к какому отделу он принадлежит, равно как и инициалы продавца. С другой стороны, несомненным преимуществом является то, что все дубликаты имеют отличительный цвет, отличный от цвета оригиналов. Предположим, покупатель покупает пару обуви в магазине и позже возвращает ее. Тогда мы должны выдать ему бланк, кредитующий его на стоимость этой обуви по цене продажи. Для этого все, что необходимо, — заполнить обычный бланк продажи в кредит обычным образом, за исключением того, что на бланке четко проставлено слово КРЕДИТ (CREDIT). Затем клерк выдает покупателю оригинал этого кредитного ваучера и подшивает газетный дубликат обычным способом. При вечерней сортировке бланков дубликат будет замечен благодаря своему отличию от других сданных бланков и тем самым предотвратит ошибки. Точно так же, если возникнет необходимость, скажем, для закусочной купить ветчину из бакалеи, сотрудник бакалеи может выписать свой бланк продажи в кредит как обычно, отдав дубликат сотруднику закусочной вместе с ветчиной. Этим вечером появление этого сероватого дубликата среди лососевых оригиналов, сданных сотрудником закусочной, немедленно привлечет внимание к транзакции. Здесь можно заявить, рискуя впасть в банальность, что подобная транзакция, хотя и одобряемая некоторыми обменами, не является хорошим бизнесом. Она должна происходить редко и даже в этом случае требует особого подхода. Надлежащей процедурой в таких случаях было бы возвращение ветчины бакалеей в помещение склада, получение за нее кредита, а затем выдача ветчины закусочной по себестоимости. Этот вопрос более подробно обсуждается в связи с учетными ведомостями запасов.

После того как сотрудник зарегистрировал продажу в кредит надлежащим образом и выдал дубликат бланка покупателю, ему все еще нужно распорядиться другой копией (или двумя другими копиями в случае использования трехкопийных записей). Оригинал следует надеть на обычный скоросшиватель, причем у каждого клерка должен быть свой собственный проволочный держатель в удобном, но не бросающемся в глаза месте. Трипликат остается в книге продаж или на рулоне, в зависимости от обстоятельств. Кроме того, от клерка следует требовать пробивания продажи на кассовом аппарате. Это, безусловно, очень важно, и должны быть приняты решительные меры для обеспечения регистрации каждой продажи, какого бы рода она ни была, на кассовом аппарате. Средства для достижения этой цели могут быть легко разработаны. Тема кассовых аппаратов является очень важной и подробно обсуждается в другом месте.

Вышеуказанные операции описаны довольно подробно, но в действительности они предельно просты: покупатель совершает покупку, клерк регистрирует продажу, пробивает сумму на кассовом аппарате, выдает покупателю его товар и копию бланка продажи, а другую копию нанизывает на свой скоросшиватель. Если кассовый аппарат печатает чеки, он может опустить чек в свое отделение коробки или ящика, предусмотренного для этой цели, или, что предпочтительнее, отдать его покупачу.

Ежедневная проверка продаж в кредит

После окончания дневной торговли каждый клерк собирает все свои квитанции за день и сортирует их на три стопки, представляющие соответственно продажи за наличные, по купонам и в кредит. Затем он составляет свой отчет о продажах по Форме 5, как показано на рис. 4. Этот отчет должен быть отпечатан на лицевой стороне конверта с открыванием с торца размером не более 4¼ × 10 дюймов, образуя таким образом удобный резервуар для сданных купонов, кредитных бланков и наличных. Печатная форма должна быть, скажем, 7½ × 3 дюйма. Поскольку эти конверты не подвергаются грубому обращению и используются лишь один раз, для этой цели подойдет любой сорт дешевой бумаги. В определенных случаях было бы неплохо подобрать конверты под цвет оригиналов бланков продаж в кредит для данного отдела, но обычно это сочли бы излишним усложнением. Составив этот отчет о продажах, клерк помещает в конверт на наличные, купоны и т. д. и передает его офицеру пост-обмена или заведующему (стюарду), если таковое уполномочено. (По очевидным причинам сам офицер пост-обмена должен лично принимать и проверять выручку в вечер дня выдачи жалованья и периодически в течение месяца, даже если заведующему (стюарду) обычно разрешено делать это.) Заведующий (стюард) или кассир тем временем отпирает кассовый аппарат, отмечает показания учетных колец и извлекает ленту с печатной записью продаж.

Рисунок 4 (в уменьшенном виде)

Теперь, предполагая, что используются трехкопийные записи, заведующий (стюард) берет трипликаты копий — будь то книга или рулон, — «пробрасывает» их или сверяет по номерам, чтобы убедиться, что все учтены, и суммирует их стоимость на суммирующей машине. Сравнивая эту сумму с той, что указана соответствующими колечками кассового аппарата, он выясняет, были ли пробиты все продажи в кредит. Если они совпадают, пока все в порядке. Если они не совпадают, делается пометка о расхождении для использования в связи с нижеописанными операциями.

Рисунок 5 (в уменьшенном виде)

К этому времени клерки должны быть готовы сдать свои отчеты и квитанции. Заведующий (стюард) заполняет остальную часть Формы 5, как того требуют различные колонки, и переносит эти отчеты в свою Форму 4, как показано на рис. 5. Эта форма должна быть отпечатана на карточке размером 3½ × 8⅜ дюйма для обеспечения удобной подшивки. Если ее напечатать на тонкой бумаге, ее придется подшивать на скоросшиватель Шеннона, что не столь удобно в долгосрочной перспективе. Эти карточки должны быть из довольно качественного материала, так как они являются частью постоянных записей обмена, но не должны быть тяжелее, чем необходимо. Заведующий (стюард) переносит итоги по Форме 4 и сравнивает их с тремя раздельными итогами, показанными кассовым аппаратом. Ограничиваясь обсуждением продаж в кредит, мы видим, что если общая сумма трипликатов бланков, итоги отчетов клерков и общая сумма, показанная кассовым аппаратом, совпадают, то ведомость продаж в кредит, показанная в Форме 4, является правильной. Если имеется какое-либо расхождение в этой или любой другой колонке Формы 4, ошибку следует найти и исправить до того, как клерки будут отпущены на вечер. Предположим, например, что кассовый аппарат показывает общую сумму продаж в кредит за день в размере 20,60 долл., а итоговая сумма по Форме 4 составляет 21,90 долл. Первым шагом является требование к клеркам убедиться в том, что их отчеты правильно отражают фактическую сумму сданных бланков продаж в кредит. Если они правильны, то какой-то клерк, вероятно, забыл пробить одну или несколько продаж. Чтобы отыскать ошибку, пусть заведующий (стюард) зачитает все продажи в кредит с учетной ленты кассового аппарата, одновременно называя букву клерка, пробившего каждую продажу. Их можно сравнить с трипликатом копии бланков продаж или потребовать от собравшихся клерков отметить продажи, записанные на их счет, общая сумма которых должна быть равна 20,60 долл. Таким образом ошибка локализуется определенно. С другой стороны, предположим, что кассовый аппарат показывает 21,90 долл., а общая сумма по Форме 4 составляет 20,60 долл. Это создает эффект нехватки у клерка 1,30 долл. по бланкам продаж в кредит после того, как он фактически совершил продажи. Тот же порядок действий, что и раньше, позволит локализовать ошибку. Если он не может предоставить бланки (или наличные, или купоны, в зависимости от обстоятельств) или удовлетворительно объяснить ошибку, допустившего ошибку клерка следует обязать возместить расхождение. Расхождения в на наличных и купонах могут быть локализованы и устранены тем же способом. Важно требовать от клерков участия в задаче по локализации ошибок и возмещения убытков по ошибкам, в противном случае у них не будет стимула к аккуратной работе.

Когда итоги отчетов клерков сверяются с кассовыми аппаратами, следующим шагом является сверка первых с фактически сданной соответствующими клерками выручкой в наличных, купонах и бланках продаж в кредит. Наличные, по сути, должны быть подсчитаны сразу же по их сдаче, проверены с отметкой об исправности на отчетах клерков и помещены в безопасное место. Бланки продаж в кредит, сданные каждым клерком, сверяются с лентой счетной машины (на которой клерк просуммировал свои бланки перед составлением отчета), проверяются по отчету и откладываются в сторону для подшивки. Купоны обрабатываются таким же образом, за исключением того, что они запечатываются в конверт и помещаются в надежное место до тех пор, пока офицер пост-обмена лично не сможет их сжечь. Этот вопрос уничтожения купонов никогда не должен перепоручаться какому-либо другому лицу. Учитывая тот факт, что выручка, сдаваемая каждым клерком, должна точно — и обычно так и происходит — сходиться с его отчетом, рекомендуется именно эта процедура, поскольку она позволяет отпустить клерков до начала работ, описанных в этом абзаце. В случае ошибок простое средство в виде привлечения допустившего ошибку клерка к помощи в работе в течение нескольких вечеров обычно достаточно для предотвращения повторения. В крупных обменах, где объемы купонов и продаж в кредит велики, не принято суммировать бланки продаж в кредит и считать купоны до следующего утра. Если выручка оказывается больше, чем требуется по отчетам, излишек можно учесть путем внесения в одну строку Формы 26 (описываемой далее), всякий раз при закрытии книг (или чаще, если желательно), пункта, показывающего, каким отделам зачтены эти избыточные купоны, точно так же, как если бы это была транзакция другого дня. Однако такая запись должна предваряться словами «избыточные купоны». Недостачи следует взыскивать с допустившего ошибку клерка, делая тем самым отчеты правильными. Офицер пост-обмена должен время от времени производить подсчет купонов и продаж в кредит самостоятельно.

Было бы непрофессионально, если купоны или продажи в кредит велики, требовать от офицера пост-обмена, заведующего (стюарда) или любого другого высокооплачиваемого сотрудника тратить свое время на подсчет купонов или выполнение любой другой подобной задачи. Для этой цели следует выделить менее дорогого сотрудника. Для такого неквалифицированного труда мальчик на побегушках с жалованьем 10,00 долл. в месяц, который может бегать за поручениями и т. д., во многих случаях стал бы выгодным вложением средств, оставляя дорогих сотрудников свободными для выполнения более важной работы.

Нельзя не подчеркнуть важность обеспечения правильности данных, вносимых в Форму 4. Если вышеупомянутые проверки были применены, никаких проблем ни на одном этапе наших кредитных счетов возникать не должно.

Ежедневная сводка продаж в кредит.

Рисунок 6 (в уменьшенном виде)

По ряду самоочевидных причин мы используем Форму 7, показанную на рис. 6, для отражения продаж в кредит за месяц. Эта форма дает нам в наиболее удобном виде сводку той части наших (ежедневных) Форм 4, которая относится к нашей деятельности по продажам в кредит, она предохраняет нас от утери любой Формы 4 и облегчает разноску по нашим счетам главной книги. Эта форма поддерживается в актуальном состоянии, продажи в кредит из Формы 4 заносятся в нее ежедневно, и поэтому она представляет собой наиболее эффективное вспомогательное средство при закрытии наших книг в любой момент. В конце месяца или всякий раз, когда книги закрываются, мы находим итоги колонок Формы 7 и разносим эти итоги едиными суммами в главную книгу. Например, итог колонки 1 заносится в главную книгу в дебет счета векселей к получению (дебиторской задолженности) клиентов; итог колонки 2 — в кредит того же счета. Итог колонки 3 должен заноситься в дебет счетов магазина в главной книге (это относится к товарам, возвращенным в магазин нашими клиентами); итог колонки 4 разносится в кредит счета магазина (это относится к товарам, проданным из него, и т. д.). Эти листы, составляющие Форму 7, имеют размер 11 × 14 дюймов и стоят 1,75 долл. за сотню без напечатанных заголовков; секционный переплет на штыфтах под них можно купить за 3,75 долл. Лист одинаков с обеих сторон и, следовательно, обслужит семь отделов, если мы используем всю ширину развернутой книги. В большинстве случаев этого окажется более чем достаточно. Заказывать печать заголовков и т. д. на листах — бесполезная трата денег, поскольку один лист с аккуратно написанными заголовками может служить своего рода указателем для большого количества листов при условии, что они закреплены поверх него и обрезаны чуть ниже заголовков «ДР.» («DR.»), «КР.» («CR.»), а также обрезаны по внешнему полю так, чтобы цифры дат на самом нижнем листе служили указателем строк верхних листов. Этот экономящий труд и деньги момент будет более подробно обсужден позже.

Учет бланков продаж в кредит.

После того как эти бланки сверяются с отчетами клерков, они должны быть отсортированы и подшиты по именам покупателей. Для этой работы имейте два картотечных ящика, каждый из которых снабжен набором разделительных карточек, помеченных на вкладках именами наших кредитных клиентов. По мере обнаружения каждого бланка подшивайте его за соответствующим именем. Сначала мы берем все бланки «Магазина» и подшиваем их таким образом; затем мы просматриваем этот «сортировочный ящик», суммируем бланки, принадлежащие каждому клиенту, и вносим эти итоги в колонку, представляющую эту дату в Форме 9 (см. рис. 7), напротив фамилий соответствующих клиентов. В то же время мы вставляем бланки продаж по диагонали на их надлежащие места в другом или постоянном ящике для подшивки. Сумма этих записей в Форме 9 должна быть равна общей сумме продаж в кредит, зачисленной за эту дату Магазину в Форме 7. Если это так, бланки, размещенные по диагонали, можно сдвинуть вниз на их надлежащие места по окончании работы с ними; если нет, их можно легко извлечь для дальнейшего изучения. Эту ежедневную проверку следует неизменно производить для каждого отдела. Мы действуем аналогичным образом в отношении других отделов, причем каждый отдел имеет свой собственный лист или листы, подобные Форме 9. Очевидно, что эта форма дает нам сводку всех продаж в кредит, совершаемых ежедневно каждым отделом, показывая суммы, проданные каждому из наших клиентов. В конце месяца каждая строка суммируется по горизонтали, и итог записывается. Затем колонка «Итого» суммируется и сопоставляется с итогом, полученным путем сложения цифр (представляющих дневные итоги) на нижней строчке. Если эти два итога сверяются друг с другом и с итогом, показанным в Форме 7, счет можно считать правильным, и он представляет собой запись ежедневных транзакций между нашими клиентами и рассматриваемым отделом.

Рисунок 7 (в уменьшенном виде)

Книга, в которую мы переплетаем нашу Форму 9, известна как «Книга учета кредитов», и здесь, возможно, стоит пояснить физическое устройство этой важной учетной книги. Она, конечно, выполнена по принципу несброшюрованных листов и относится к типу, известному как «секционный переплет на штыфтах». Она стоит 2,50 долл., а разлинованные листы (без специальной печати) стоят 1,00 долл. за сотню. Однако внимание привлекается именно к способу обращения с листами этой книги. Старомодный способ заключался бы в том, чтобы вписывать имена наших клиентов вдоль левого поля каждого листа до тех пор, пока все не будут внесены, указывать название отдела, месяц и год в верхней части листа, а дни месяца — в верхней части последовательных колонок с заголовком «Итого» справа на листе. Таким образом, если бы у нас было пять отделов и достаточное количество кредитных клиентов, требующее для списка шести листов, нам пришлось бы готовить тридцать листов подобным образом каждый месяц. Теперь, чтобы показать, как мы можем устранить ненужную работу путем проявления небольшой предусмотрительности, предположим, что мы начали наш учет именно так. Теперь возьмите шесть копий Формы 9, обрежьте их вдоль жирных пунктирных линий, показанных на рис. 7, и подшейте один из этих листов перед каждым из тех, что мы подготовили ранее. Очевидно, что книга теперь готова для записей следующего месяца без какой-либо подготовительной работы по написанию или нумерации, помимо маркировки каждого нового листа в каком-нибудь удобном месте с указанием месяца и отдела, к которому он относится. Конечно, для обслуживания пяти отделов нам пришлось бы проделать это для всех пяти комплектов листов, которые мы первоначально подготовили. Отсюда следует, что при условии неизменности нашего списка клиентов именно эта операция вставки обрезанных листов будет составлять всю работу, необходимую для продолжения ведения этого учета на неопределенный период.

После значительных экспериментов и практической проверки в условиях службы была разработана следующая описанная схема ведения этого учета эффективным способом. Хотя не утверждается, что она совершенна, считается, что она доставит полное удовлетворение везде, где ей будет оказан справедливый прием, и сбережет много часов труда при ведении книг.

1. Возьмите лист (Форма 9) и впишите фамилии ваших кредитных клиентов в алфавитном порядке, начиная с левой страницы. Чтобы оставить место для будущих изменений, оставляйте пустую строку перед каждой фамилией и одну или две пустые строки внизу страницы для подсуммирования и т. д. Для четкости и долговечности эти фамилии следует наносить с помощью черной «регистрационной» ленты для пишущей машинки. Впишите заголовки различных колонок, как показано в Форме 9. Цель размещения колонки «итого» около внешнего поля состоит в том, чтобы она располагалась рядом с фамилией клиента, сводя тем самым к минимуму вероятность ошибки при выборе неверного итога при выполнении разноски в конце месяца.

2. Если нашему списку кредитных клиентов потребуется больше одного листа, возьмите другую Форму 9, которую мы назовем Листом № 2, и действуйте аналогичным образом, используя ту же сторону листа, что и раньше. Это следует повторять до тех пор, пока не будут внесены все наши кредитные клиенты. Несколько пустых строк оставляется внизу последнего листа. Таким образом, когда мы закончим и вставим листы в нашу книгу, у нас будет полный список наших кредитных клиентов, записанный на левых страницах нашей книги, в то время как та сторона каждого листа, которая образует правые страницы нашей книги, останется пустой.

3. Теперь, чтобы использовать эти пустые страницы и тем самым избежать ненужных потерь, поступаем следующим образом: раскройте книгу между Листами 1 и 2; тогда страница 1 окажется слева, а страница 2 — справа. Эту страницу 2 следует теперь подготовить способом, точно аналогичным тому, который использовался при подготовке страницы 1, за исключением того, что фамилии клиентов находятся на правом поле, а колонка итогов — непосредственно перед ним. Это отчетливо показано на рис. 7.

4. Подготовьте чистые стороны остальных листов аналогичным образом, после чего у нас будет два полных списка наших клиентов с дебиторской задолженностью: один на левых, а другой на правых страницах нашей книги, причем противоположные страницы будут практически симметричными.

5. Предположим, что в пост-обмене имеется пять отдельных отделений, в которых могут совершаться продажи в кредит. Мы разрезаем пять листов по жирным штриховым линиям, показанным на рис. 7, и вставляем их между страницами 1 и 2. Еще пять обрезанных листов вставляются между листами (целыми листами) 2 и 3, и так далее для остальной части книги. Чтобы идентифицировать эти листы в случае их случайного выпадения из переплета и облегчить внесение записей, мы печатаем на каждом из них крупными буквами название отделения и месяц, к которому они относятся. Лучше всего делать это неярко красными чернилами, как показано (черным цветом) на рис. 7, где лист помечен как «МАГАЗИН — АВГ.» (STORE—AUG). Эта надпись красными чернилами не закроет цифры, которые будут впоследствии написаны черными чернилами.

6. Договоримся использовать левые страницы для учета за первый месяц, а правые страницы — для учета за следующий месяц. Возьмем первый обрезанный лист и пометим его как «МАГАЗИН — ЯНВ.» (STORE—JAN) с одной стороны и «МАГАЗИН — ФЕВ.» (STORE—FEB) — с другой. Сделайте то же самое для листов, отведенных под «рынок», «буфет» (lunch room) и другие учетные записи. Листы с напечатанными на машинке заголовками используются не для регистрации продаж, а в качестве направляющих листов по причинам, которые будут изложены ниже.

Из предыдущего описания легко понять, что наша книга учета продаж в кредит представляет собой непрерывный счет и, поскольку она всегда находится в актуальном состоянии, ее можно закрыть в короткие сроки. Когда записи за два месяца внесены, обрезанные листы извлекаются и подшиваются в дело, как будет описано далее. Свежие обрезанные листы снова вставляются в надлежащие места, и ведение записей продолжается, как и раньше.

Ежемесячная консолидация продаж в кредит.

Форма, в которой мы ведем наши ежедневные записи о продажах в кредит, очень хорошо подходит для процесса суммирования или консолидации. Порядок выполнения этой работы следующий:

1. Подготовьте второй двойной список наших клиентов с дебиторской задолженностью точно так же, как описано выше, за исключением того, что столбцы вместо дней месяца озаглавлены названиями различных отделений, как показано на рис. 8. Назовем эту форму Формой 6. Чистые листы, обрезанные по жирным штриховым линиям, показанным на рис. 7, вставляются так же, как и раньше, причем на листах с машинописным текстом никаких записей не делается — они служат лишь направляющими или указателями для различных строк и столбцов.

Рисунок 8. (В уменьшенном виде)

2. Все эти листы переплетаются в отдельную книгу для облегчения работы по разноске в конце месяца. Опыт показывает, что это лучше, чем переплетать данные записи в одной книге с только что описанными листами продаж в кредит. Это объясняется тем, что клерк склонен тратить слишком много времени на постоянное перелистывание страниц туда и обратно, а также с большей вероятностью может совершить ошибки при разноске.

3. Сразу после окончания месяца Форма 7 сверяется с Формой 9, как описано ранее. Затем мы берем, скажем, листы продаж в кредит «магазина» (Форма 7) и заносим в Форму 6 общую сумму, которую каждый клиент должен магазину. То же самое мы делаем для каждого другого отделения, а также вносим остаток задолженности с прошлого месяца в столбец, предназначенный для этой цели. Мы также записываем в соответствующий столбец любой кредит, который мы предоставили нашим клиентам в течение месяца за возвращенные товары, переплаты и т. д.

4. Используя суммирующую машину, мы находим итог столбца каждого отделения по Форме 6; он должен быть равен общим продажам в кредит по этому отделению, отраженным в Формах 7 и 9. Если это не так, необходимо найти и исправить ошибку, прежде чем переходить к дальнейшим действиям. Эти итоги в правильном виде заносятся в подвал соответствующих столбцов на последнем листе учетного документа. Теперь сложите эти итоги столбцов на машине и впишите результат карандашом в подвал столбца «Итого» («Total») на том же последнем листе этой Формы 6; он должен совпадать с общим итогом продаж в кредит за месяц, отраженным в Формах 7 и 9.

Рисунок 9. Натуральная величина

5. По завершении всех разносок в нашу Форму 6 мы назначаем одного клерка к суммирующей машине, а второй готовится составлять наши ежемесячные счета или выписки по счетам, используя Форму 1, показанную на рис. 9. Один сотрудник зачитывает из Формы 6 имя каждого клиента и общую сумму его задолженности перед каждым отделением. Эти статьи суммируются на машине и одновременно заносятся клерком по выписке счетов в Форму 1. Оператор суммирующей машины зачитывает общую сумму сложенных им статей, и эта сумма заносится клерком по выписке счетов в его Форму 1, а нами — в столбец с заголовком «Итого» («Total») в нашей Форме 6.

6. Любой кредит, причитающийся клиенту, зачитывается клерку по выписке счетов и заносится им в выписку. Затем он рассчитывает баланс, причитающийся пост-обмену, и этот баланс должен совпадать с балансом, независимо рассчитанным лицом, осуществлявшим чтение по Форме 6.

7. Когда последний счет составлен, возьмите распечатанную ленту с суммирующей машины и найдите сумму всех итогов, зачитанных оператором. Эта сумма должна быть равна итогу, написанному карандашом, о котором говорилось в п. 4 выше, и подтверждает правильность счета. Если используется суммирующая машина «Дуплекс» (Duplex), это не требует дополнительной работы. Если счета не «сходятся» и ошибку не удается обнаружить, берите по очереди квитанции о продажах в кредит, которые вы подшили по каждому клиенту, и суммируйте их на машине, выводя отдельный итог по каждому клиенту. Это должно помочь обнаружить ошибку. Однако если счета сходятся (а это должно быть так, если предыдущие сверки были выполнены должным образом), эта трудоемкая операция излишня.

Все наши счета теперь готовы к отправке по почте, и они составлены правильно. Чтобы получить максимальную пользу от этого метода, наши бланки счетов должны требовать минимального объема записей. Бланк, показанный на рис. 9, дает хорошие результаты. Он представляет собой карточку размером 3 × 5 дюймов и поэтому подходит к стандартным картотечным ящикам; с ним легко обращаться, и он помещается в конверт для служебной корреспонденции (penalty envelope) блокнотного формата без складывания. Соответствующий месяц может быть проставлен штампом, а имя клиента внесено в свободное время в течение месяца, так что единственная работа, которую необходимо выполнить в этот момент, — вписать цифры. Если строки Формы 1 имеют «межстрочный интервал пишущей машинки», то есть шесть строк на дюйм, а сам бланк не слишком плотный, его можно вставить непосредственно в суммирующую машину и напечатать различные суммы на карточке. Названия различных отделений должны быть напечатаны на этой карточке в том же порядке, в котором они указано в Форме 6. На самом деле, можно сэкономить много труда, если неизменно следовать какой-то определенной схеме последовательности или относительного порядка среди различных отделений.

Автор не знает более экономичной или эффективной системы борьбы со страшным кошмаром «выставления ежемесячных счетов», чем только что описанная. Иногда используется «дублирующая книга счетов», но по сравнению с данным методом это расточительный и неэффективный способ. Одно из главных преимуществ системы заключается в том, что нет необходимости вести лицевой счет в частной Главной книге ни для одного из наших клиентов с дебиторской задолженностью. Если бы мы стали это делать, мы бы просто повторяли информацию, которой уже располагаем. Следует помнить, что мы подшили на хранение наш трехэкземплярный учетный документ по каждой ежедневной продаже в кредит, в котором подробно описаны все детали каждой продажи, совершенной в этот день. Исходя из этого, в случае возникновения необходимости мы можем восстановить всю нашу запись продаж в кредит за месяц. У нас также имеется на хранении (до оплаты счета) еще одна копия каждой квитанции о продаже в кредит, рассортированная по именам клиентов, что само по себе составляет одну сторону счета в Главной книге, которая велась бы при старой системе. Все это вместе с ранее описанными записями с избытком оправдывает отмену частных счетов клиентов в Главной книге. Еще одно большое преимущество этой системы заключается в легкости и быстроте закрытия книг в любой момент времени.

Обратите внимание на примечание в нижней части Формы 1. Это трудосберегающий элемент, который соответствует практике многих современных компаний — рассматривать аннулированный и индоссированный чек как лучшую форму квитанции. Следовательно, если клиент оплачивает свой счет чеком, нет необходимости выписывать квитанцию и возвращать ее ему; наше индоссамент на его чеке заменяет ему квитанцию. Эту же процедуру можно распространить на компании и т. д.; кроме того, если командир роты (компании) будет использовать квитанции о продажах в качестве своих подваучеров для осуществления расходов.

Кредитные операции.

Теперь мы перейдем к процедуре, которой следует следовать при регистрации любого и всякого кредита, предоставляемого нами клиентам в связи с переплатами, возвратом товаров и т. очевидно, что такие операции неизбежны в любом бизнесе. За ними следует вести точный учет, и они должны обрабатываться наиболее эффективным и экономящим время способом. Каждая такая операция приводит к уменьшению (кредитованию) наших векселей к получению (дебиторской задолженности) и к увеличению (дебетованию) по счету конкретного задействованного отделения.