«Письма старого железнодорожного чиновника. Вторая серия: Своему сыну, генеральному менеджеру»

Возвращаясь еще раз к банку за вдохновением и за светом, отчитываются ли бухгалтеры сети ассоциированных банков перед главным бухгалтером в центральном офисе в далеком городе? Нет, каждый банк — это самодостаточная единица под президентом или менеджером. Политика диктуется, методы предписываются центральной властью. Эффективность, целостность и единообразие обеспечиваются инспекциями и аудитами компетентных экспертов, свободных от местных связей.

Что собирается стать с бухгалтерским отделом? Ну, бухгалтерский отдел собирается быть поглощенным операционным отделом. Из пепла руин возникнет отдел инспекции или эффективности, который будет делать вещи, которые так называемые аудиторы сейчас беспомощны выполнить. Некоторые из людей в этом новом отделе будут набраны из искренних чиновников и клерков бухгалтерского отдела сегодня. Эти люди не достигают результата, которого они так лояльно желают, не из-за своих собственных ограничений, а из-за заблуждения системы, под которой они работают. Они имеют дело со счетами — простыми символами; с деньгами, представителем. Их работа, чтобы быть эффективной, должна иметь дело с вещами, и прежде всего с людьми. Аудит чрезвычайно важен, но не все-важен. Аудит — это компонентная часть более крупной деятельности, инспекции. Слово инспекция на железных дорогах к сожалению и неправильно ассоциируется с мыслью о секретной службе и подпольной слежке. Истинная инспекция так же открыта, как день, и так же приветлива, как вечер. Ранние станционные агенты возмущались созданием путешествующего аудитора как отражением их целостности. Станционный агент сегодня — и как класс, какие великолепные, честные люди они есть! — приветствует путешествующего аудитора, потому что его визит означает очистку. Публичный бухгалтер имел долгую борьбу за признание своей законной функции, сначала в Англии, а позже в этой стране. Сегодня он установлен и желаем генеральными бухгалтерскими офицерами железнодорожных корпораций.

Вслед за публичным бухгалтером идет инженер по эффективности. В то время как один инспектирует условия, другой проверяет счета. Легким процессом эволюции две позиции рано или поздно сливаются в одну. Объем бизнеса может оправдать сегрегацию, однако, на компонентные виды деятельности. Рано или поздно окончательный сертификат должен включать инспекцию людей и вещей, а также аудит счетов.

Мы, железные дороги, достаточно велики, чтобы иметь своих собственных инженеров по эффективности. Это отдельная функция для штаба как противопоставление линии. Усилия, более или менее грубые, по внедрению специальной штабной работы значительно провалились на ряде железных дорог. Основной причиной было нарушение принципа, что штаб никогда не может как таковой напрямую командовать линией. Искушение специальных штабных людей, называйте их инспекторами или инженерами по эффективности, если хотите, — стать вмешателями. Они так полны энтузиазма за дело, что желают спасти страну и реформировать дорогу в один и тот же день. Люди, которые преуспевают в специальной штабной работе, — это те, кто придерживается провозглашенного принципа. Инспектор, потому что он штабной офицер, никогда не должен давать приказ.

Грядущий новый отдел инспекции или эффективности, как и все инновации, будет иметь свои проблемы. Одним из искушений будет построить офис, полный клерков, чтобы проверить кучу ненужных отчетов. Глава отдела, будь он назван генеральным инспектором или вице-президентом, должен будет помнить, что необученные люди не обязательно становятся наделенными высшим интеллектом и профессиональной проницательностью благодаря привилегии личного контакта с ним и назначения в его отдел. Чтобы быть успешным, его отдел будет состоять из корпуса высокообученных инспекторов официального ранга и опыта, способных к прямому обращению с вещами и людьми. Тенденция как инспекции, так и аудита — становиться формальной. Одно средство, найденное эффективным Армией, — это определенная и периодическая ротация с линейных позиций. Закон выживания наиболее приспособленных выявит тех всесторонних людей, которые могут преуспеть как в линии, так и в штабе. Суперинтендант, который был детализирован как инспектор на год или два, вернется в дивизию с более широким взглядом и будет лучшим суперинтендантом. Он не будет возмущаться инспекцией своей дивизии другим отделом, потому что осознает факт, что инспекторы по крайней мере его равные, а возможно, его превосходящие, в опыте и ранге. Эти инспекторы будут подтверждать не только то, что деньги были честно и законно потрачены, но мудро и эффективно также. Хотя абсолютная необходимость, честность — не единственное компонентное требование хорошей администрации. Одна дорога, на которой добрые намерения являются стандартным балластом, еще не телеграфирует свои несчастные случаи и свою плотность движения в Межштатную торговую комиссию.

С любовью, ваш,

Д. А. Д.

LETTER XIV. СОХРАНЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Чикаго, 8 июля 1911 г.

Мой дорогой мальчик: — Ты пишешь мне, что твоя работа тяжелая, что твоя территория обширна, что ты желаешь разделить ее на два округа, каждый под генеральным суперинтендантом. Если твой президент следует своей обычной практике и спрашивает моего совета, он будет суммирован в четырех буквах, «н-е-т». Годами я искал тщетно округ генерального суперинтенданта с полностью удовлетворительной администрацией. Я знаю много сильных генеральных суперинтендантов. Проблема не в них, а в системе. Организация — это серия единиц. Эти единицы выходят из баланса, когда они дефектны или неполны. Обычно от генерального суперинтенданта удерживается какой-то такой жизненно важный процесс, как распределение вагонов, под благовидным предлогом, что такая деятельность настолько отличается, что может быть дешевле обработана каким-то более высоким офисом. Если организационная единица создана, она должна иметь такой же полный шанс для жизни и развития, как и остальное потомство. Принцип в организации не может быть нарушен безнаказанно, больше, чем в других отраслях науки.

Средний офис генерального суперинтенданта — это большая клиринговая палата для корреспонденции. Немногие вопросы получают окончательное действие, и многие передаются в офис генерального менеджера. Результирующая задержка обычно делает больше вреда, чем пользы. С другой стороны, поскольку мы все любим чувствовать, что мы высоко полезны, генеральный суперинтендант, или его главный клерк, подсознательно принижает инициативу суперинтендантов, требуя ссылок к нему вопросов, которые должны получить окончательное действие в штаб-квартире дивизии. Если ты не веришь, проверь несколько офисов генеральных суперинтендантов и изучи процессы. Я не ссылаюсь на юрисдикции, где генеральный суперинтендант требуется уставом или другими юридическими требованиями. Я имею в виду округа, которые произвольно созданы необдуманным исполнительным мандатом.

Генеральный суперинтендант начинает со смелой решимости ладить с маленьким штабом. Скорее рано, чем поздно, человеческая природа утверждает себя; он чувствует, что «мой человек» может быть более полезным, если он «в моем штабе». Он строит более крупный штаб с неизбежным замедляющим бюро корреспонденции. Он, возможно, имеет 200-долларового путешествующего инженера, находящего вину в дивизионной производительности 300-долларового суперинтенданта.

Иногда генеральный суперинтендант расположен в крупном городе под теорией, что важность мегаполиса требует офицера более высокого ранга. Есть разные способы содрать шкуру с кошки, и метод, который мы видели, не обязательно является единственным решением. Пенсильванская дорога успешно управляет крупными городами, такими как Цинциннати, Кливленд и Чикаго, с суперинтендантом, который имеет полномочия генерального агента.

Системная организация, будучи основанной на здравых фундаментальных принципах, решает несколько досадных проблем. Среди них этот вопрос округов генеральных суперинтендантов. При системной организации каждый помощник должен иметь свой офис записи в том же здании с главой единицы. Например, это нарушение хорошей организации дать окружному пассажирскому агенту титул помощника генерального пассажирского агента с офисом записи в городе вдали от генеральных офисов. Если такой удаленный офис записи необходим, а это иногда бывает, полная единица должна быть сегрегирована под главой с каким-то таким отчетливым титулом, как окружной или дивизионный пассажирский агент. Это не исключает, однако, иметь помощника, проживающего в удаленном городе и поддерживающего свой офис записи в генеральном офисе в том же файле с главой единицы.

Если бы я был тобой, я бы назначил достаточно помощников генерального менеджера, чтобы ты мог иметь одного, проживающего в каждом пункте, где ты мечтал, что окружные штаб-квартиры необходимы. Дай ему бизнес-автомобиль и стенографистку, но пусть он понимает, что его офисный файл — часть твоего. Пусть он живет на дороге как высококлассный путешествующий инспектор, превосходящий по рангу людей, которых он инспектирует. Он — твой штабной офицер с линейной властью, доступной для действия, когда по его суждению обстоятельства того требуют. Он может получить всю необходимую информацию из файлов в штаб-квартире дивизии или телеграфируя в твой офис. Твой начальник штаба, старший помощник генерального менеджера, будет провозглашать инструкции, в то время как этот путешествующий представитель, как поездной диспетчер в дивизии, будет следить, чтобы они были выполнены. Когда он находит необходимым дать инструкции, он должен немедленно уведомить твой офис, чтобы запись могла быть завершена и путаница избегнута. Он может делать все это, не становясь бюрократическим, не ставя компанию на расходы большого офиса волокиты, поддерживаемого под феодальным понятием его королевской важности. Железнодорожная администрация страдает от слишком многих офисов и инструкций, а не от слишком немногих. Лучшие чиновники и лучшие поездные диспетчеры дают наименьшее количество приказов. Это качественное, а не количественное предложение.

Моральный эффект присутствия чиновника нельзя сбрасывать со счетов. Нам нужно больше чиновников и меньше клерков. Железные дороги переукомплектованы, потому что они недоукомплектованы чиновниками. Великая ошибка прошлого, из-за грубых концепций организации, была в создании офисов, а не чиновников.

Та же линия рассуждения применяется к обработке удаленных терминалов в дивизии вдали от офиса диспетчера. Старая идея заключалась в том, чтобы расположить поездного диспетчера с офисом в таких пунктах. Моральный эффект его присутствия несомненно хорош. Возражение в том, что он должен обязательно быть на дороге большую часть времени, и поездные бригады обрабатываются клерком. Дублирование происходит, потому что большинство корреспонденции и записей должны быть переданы в офис суперинтенданта. Union Pacific нашла лучшим при системной организации иметь помощника суперинтенданта, проживающего в таких важных терминалах. Его офис, однако, расположен с суперинтендантом, что поощряет путешествия туда и обратно, именно то, что желаемо, и отговаривает сидение в офисе и ведение корреспонденции, которая может быть лучше присмотрена начальником штаба в офисе суперинтенданта. Поездные бригады находятся под непосредственным руководством начальника двора, когда в терминале, и поездного диспетчера, когда на дороге.

Железные дороги этой страны страдали от жесткости в администрации. Системная организация позволяет гибкость назначения, чтобы позаботиться об условиях, как они приходят. Например, твой нерезидентный помощник генерального менеджера может, если желательно, сопровождать три дивизии, когда движение тяжелое, и четыре или пять, если хочешь, в течение тусклого сезона. Ты можешь в короткие сроки бросить всех помощников на наиболее подверженные пункты. Нерезидентный помощник суперинтенданта может аналогично быть послан в подверженный округ. Постоянно расположенный поездной диспетчер требует официального циркуляра, чтобы его юрисдикция была расширена, и если внезапно приказано уйти, может оставить только клерка представлять компанию. Железная дорога имеет всегда присутствующую линию огня. Чем более мобильна официальная сила, тем более оперативно слабые части могут быть подкреплены.

Поразительное нарушение принципа единицы в организации — иметь мастера-механика, отчитывающегося перед дивизионным суперинтендантом в транспортных делах и перед суперинтендантом тяги в технических делах. Это попытка на полпути к дивизионной организации, которой не хватает мужества убеждения. Лучше иметь прямую департаментскую организацию с ее разделенной властью и дорогим дублированием, чем так расставлять ноги в вопросе. Если дивизия должна быть реальной единицей, она должна быть полной и самодостаточной. Отсутствие баланса в этой попытке дивизионной организации происходит из факта, что единицы смешаны. Суперинтендант тяги, генеральный офицер с юрисдикцией над всей дорогой, — член штаба генерального менеджера. Он имеет ранг и ценность, превосходящие таковые дивизионного офицера, суперинтенданта. Бедный мастер-механик часто озадачен, какому начальнику угодить. Его естественная склонность будет к человеку выше, суперинтенданту тяги. Опять же, трудно любым трем людям согласиться на то, что являются техническими делами. Метод начальника штаба не применим к этой фазе проблемы, потому что единицы были смешаны. Мастер-механик и суперинтендант тяги не являются компонентами одной и той же интегральной единицы. Системная организация требует, чтобы суперинтендант тяги совершал все дело записи с офисом суперинтенданта дивизии, компонентной единицей генеральной юрисдикции. Старший помощник генерального менеджера и старший помощник суперинтенданта, каждый, как начальник штаба для главы своей единицы, решает оперативно в отсутствие главы единицы, какие дела достаточно технические, чтобы потребовать внимания конкретного чиновника. Четкое, определенное и оперативное действие возможно, с надлежащими проверками и балансами, потому что единицы не смешаны. Губернатор может ввести баланс, не выбрасывая административную машину из передачи, чтобы избежать сдирания ее зубьев. Великолепное личное уравнение железнодорожных чиновников часто служит для переноса нелогичной организации вопреки ее фундаментальным дефектам. Подобные нарушения научных принципов в материальных вещах вызвали бы коллапс мостов и поломку локомотивов. Показ, сделанный железными дорогами, — это дань административной способности их чиновников, а не их знанию организации. Пенсильванская дорога полвека назад, и линии Гарримана в более недавние годы, говорят, являются единственными дорогами, которые сделали всесторонние исследования науки организации. Обе эти великие железные дороги готовы выдержать испытание временем. Обе будут расти сильнее по мере того, как годы катятся мимо. Так феодальна концепция организации на большинстве железных дорог, что существенные элементы самовоспроизведения печально отсутствуют. К счастью, их трафиковая сила так велика, и наша страна развивается так быстро, что ошибки из-за предвзятых заблуждений и личного каприза покрываются увеличенными доходами. Один обнадеживающий знак — что железнодорожные чиновники перестали быть совсем так самоуверенными в себе и ищут основную причину веры, которая в них. Истинная наука всегда находит свое оправдание в беспристрастном запросе и интеллектуальном расследовании. Мир продвигается определенными шагами, а не прыжками и границами. Не оплакивай факт, что некоторые дороги нащупывают путь вперед только чтобы занять заброшенные организационные лагеря линий Гарримана. Будь благодарен скорее, что они продвинулись вперед вообще, что хотя им не хватает веры, они приходят к позиции, допускающей увеличенную перспективу.

С любовью, ваш,

Д. А. Д.

LETTER XV. РАЗМЕР ОПЕРАЦИОННОЙ ДИВИЗИИ.

Лос-Анджелес, Калифорния, 15 июля 1911 г.

Мой дорогой мальчик: — Сколько миль дороги должен обрабатывать один дивизионный суперинтендант? Как рецепт старой леди для корки пирога, все зависит. Некоторые суперинтенданты на востоке с двумястами милями обрабатывают столько же бизнеса, сколько их западные братья с тысячей. Как факт, пробег имеет мало общего с вопросом. На идеальной дивизии суперинтендант находится в середине с территорией, простирающейся на один грузовой округ в каждом направлении. Если он случается быть в центре, он может комфортно обрабатывать несколько грузовых окружных спиц, что увеличит его пробег соответственно. При таком условии преимущества кажущегося большого пробега многочисленны. Суперинтендант может запускать свою силу туда, где наиболее нужна. Он может удерживать на дальнем конце одного округа вагоны, которые он знает, что соединяющий округ не может возможно загрузить или разгрузить в течение нескольких дней. Он может сохранить баланс, который невозможен, когда юрисдикции делятся в центре. В последнем случае каждый суперинтендант спешит груз к концу дивизии, чтобы избежать бумажной записи, показывающей задержку на его территории. Результат в том, что следующий человек имеет терминальное несварение, потому что его кормили слишком быстро. Поэтому дивизионная юрисдикция должна, когда возможно, меняться на удаленном окружном терминале вдали от крупного города. Это избегает добавленной сложности из-за промышленного переключения, пригородных поездов, ограниченной площади и т. д., и т. д. Затор вагонов часто вызван затором юрисдикций. Ты можешь избежать одного, диффундируя другое. Несколько дорог в стране сэкономили тяжелые расходы на более крупные терминальные объекты благодаря более научным организациям.

Количество пробега, которое суперинтендант может экономически обрабатывать, зависит, тогда, по большей части от расположения его штаб-квартиры. Такое расположение в свою очередь не допускает жесткого и быстрого правила. Города и поселки возникают, и индустрии развиваются совсем независимо от пределов стомильного грузового округа и скорости десять миль в час на правящем уклоне. Железная дорога обычно начинается и заканчивается в крупном городе, который является либо морским портом, либо воротами. Обычно лучше расположить дивизионного суперинтенданта в таком начинающем и заканчивающем городе. Он может тогда обрабатывать его терминалы и один или более расходящихся грузовых округов. Его дивизия должна включать терминал на дальнем конце таких округов, чтобы дать ему возможность как удерживать материал, чье несвоевременное прибытие могло бы забить более сложные терминалы в штаб-квартире, так и разгрузить такие терминалы оперативно движением наружу. Другими словами, из-за его важных терминалов этот суперинтендант должен иметь меньше пробега, чем его деревенский брат, который был бы в середине между вторым и третьим округами.

Некоторые дороги пытаются решить проблему, давая суперинтенданту первый и второй округа со штаб-квартирой в середине. Если в таком случае генеральные офисы случаются быть в начальной точке, они скоро игнорируют суперинтенданта и делают бизнес напрямую с его терминальными подчиненными. Когда это условие становится невыносимым, одна из двух вещей обычно случается. Возможно, офис суперинтенданта перемещен в первый терминал, где он действительно принадлежит. Там он теряет полный контакт со своими грузовыми бригадами на втором округе, который оставлен в воздухе. Другое предпринятое средство — назначить суперинтенданта терминалов, отчитывающегося напрямую генеральным офисам. Разница в точке зрения, таким образом легализованная, может стоить акционерам много денег. Для терминального суперинтенданта поезда всегда составлены вовремя, а сила и дорожные бригады редко готовы. Для дивизионного суперинтенданта поезда редко составлены вовремя, а сила и дорожные бригады всегда готовы. Много энергии обоих чиновников и их офисов, а также таковой генерального суперинтенданта и его офиса, затем направлено на проведение бесполезных посмертных вскрытий и ведение переговоров о ненужных мирных договорах. Помни, мой мальчик, что пишущие машинки не оказывают тяговой силы, а объяснения не двигают вагоны. Самосохранение — первый закон природы. Мы должны так организовать, чтобы этот закон действовал, чтобы держать компанию в чистоте, а не чтобы поставить кого-то другого в яму. Все эти вопросы — в значительной степени вопросы мнения. После работы с каждым видом терминальной организации по всей стране, твой старый папа верит, что лучшее — иметь дивизионного суперинтенданта в большом терминале с помощником суперинтенданта в непосредственном ведении и ответственном за такой терминал, суперинтендант контролирует каждый расходящийся грузовой округ, чтобы включить следующий терминал.

Всегда следует помнить, что крупный терминал требует предпочтительного рассмотрения, потому что из-за ограниченной площади его проблемы интенсивны и дороги. Диспетчер имеет сто миль или более, на которых держать свои поезда отдельно, в то время как начальник двора находит свои двигатели сгруппированными в пределах мили или двух. Опять же, если стоимость терминального переключения иногда случается быть отраженной в грузовой ставке, любезные джентльмены трафикового отдела склонны рекомендовать ее поглощение. Я верю как широкое предложение, что управление железными дорогами более научное, чем таковое большинства современных индустрий. Я бы не хотел, однако, подавать много их терминальной операции как экспонат. Большинство переключающих двигателей в Соединенных Штатах имеют одного лишнего человека в бригаде. Это частично потому, что так мало операционных чиновников имеют достаточно практического знания переключения, чтобы выйти и интеллектуально обрабатывать бригаду весь день. Если ты не веришь этому, сделай некоторые исследования времени и движения переключения. Сравни относительную производительность твоих дворовых кондукторов. Задачи дорожных кондукторов относительно так хорошо определены, что сравнение индивидуальной производительности не так сложно. Интенсивные условия терминала усложняют такую дифференциацию среди дворовых кондукторов.

Другой фактор первостепенной важности в определении размера операционной дивизии — это расположение поездных диспетчеров. Стол диспетчера всегда должен рассматриваться как интегральная часть офисов штаб-квартиры суперинтенданта. Поездной лист — это, возможно, лучшая запись на железной дороге. Он никогда не подделывается путем составления заранее. Это история, обычно неопровержимая, потому что она так близка к фактическим транзакциям, которые она записывает. Она имеет дело с сущностью железнодорожной операции, движением поездов. Немногие важные записи на железной дороге, которые не получают свои первичные данные из поездного листа. Лист может быть графическим, как ежедневная диаграмма временной карты, или может быть разрезан на полоски карт, как под системой A B C. В любой форме, это фундаментал операционной истории.

Количество диспетчеров, которым ограничена дивизия, — это, как и количество миль, переменная. Со штаб-квартирой в центре, один суперинтендант и один главный диспетчер могут комфортно обрабатывать три или четыре набора диспетчеров. Удаленная дивизия с тонким трафиком может потребовать только один набор диспетчеров. Когда становится необходимым расположить набор диспетчеров вдали от штаб-квартиры дивизии, время назначить другого суперинтенданта и создать новую дивизию, возможно, только с легким штабом всесторонних чиновников. Так важен поездной лист и так много жизненного, человеческого интереса центрируется вокруг офиса диспетчера, что далекий суперинтендант должен передавать много корреспонденции этой отделенной части своего офиса. Результат — дорогая волокита и отсутствие человеческого прикосновения. Суперинтендант в эффекте стал генеральным суперинтендантом слишком далеко от реальных вещей. Поездной диспетчер или главный диспетчер действительно несет ответственность суперинтенданта без титула и власти, необходимых для гладкой администрации. Я знаю несколько железных дорог, которые обманывают себя в вере, что они экономят деньги, имея одного суперинтенданта для двух диспетчерских офисов. Один из них имеет пять суперинтендантов и десять диспетчерских офисов, действительно десять дивизий в факте, если не в имени. Логическим расположением территории эти десять диспетчерских офисов могли быть консолидированы в семь дивизионных штаб-квартир и дорога управлялась в семи дивизиях. В эти дни сверхурочных и сложных рабочих графиков, хронометрист должен проверять временные листы против оригинального поездного листа, а не против копии, транскрипта или выдержки. Дивизионное бухгалтерское бюро, обрабатывающее все, что оно должно обрабатывать, также имеет много другого использования для поездного листа.

Вторым по значимости документом после графика движения поездов, с которым он должен быть тесно связан, является отчет кондуктора о вагонах и тоннаже, который железнодорожники называют «колесным отчетом». Этот важный отчет, составляемый сотрудником дивизиона, направляется в удаленное главное управление в обход ответственного руководителя этого дивизиона — суперинтенданта. В результате отдаленный орган власти, суперинтендант по перевозкам, сообщает суперинтенданту дивизиона, что определенные вагоны задерживаются на его участке. Подобная обильная переписка зачастую бессмысленна, поскольку к тому времени вагоны уже фактически отправлены. На некоторых дорогах теперь делают копию «колесного отчета» под копирку для использования бухгалтерским отделом. Почему бы не отправлять эту копию в штаб дивизиона и не позволить дивизионному бухгалтерскому бюро подсчитывать тонно-мили и вагоно-мили с последующей надлежащей проверкой по факту? Почему бы не сделать так, чтобы офис суперинтенданта был настолько хорошо осведомлен о вагонах на своем участке, что сам сообщал бы в главные управления о задержке определенных вагонов на его дивизионе из-за нехватки тяговой силы, погрузки или распоряжений — условий, которые главное управление, обладая более широким видением, возможно, могло бы исправить? Это также позволило бы при необходимости сверять отчеты агентов по вагонам с отчетами кондукторов. Чем ближе к фактическим операциям мы будем проводить наши проверки, тем более разумным должен быть этот процесс и тем меньшим — его объем.

Я хотел бы, чтобы вы приехали сюда и посмотрели, как Southern Pacific управляет своим ежемесячным поездом снабжения, выдачи жалованья и инспекции. Перед приездом перечитайте мое письмо вам на эту тему семилетней давности. Я не знаю места, где эта идея была бы реализована лучше. Идеи редко рождаются у одного человека. Они скорее витают в воздухе. Их улавливают те, кто случайно устанавливает громоотводы или, подобно Бенджамину Франклину, запускает воздушных змеев. Перефразируя метафору: не смейтесь над людьми, у которых есть свои «коньки». Иногда они ездят на них достаточно хорошо и далеко, чтобы доказать, что этот «конек» — настоящий конь. Тогда наступает очередь коня смеяться.

Всякий раз, когда я вижу объявление о том, что на дивизионе для диспетчеризации поездов начали использовать телефон, я чувствую, что к этому должно прилагаться извинение за отставание от времени на несколько лет. В течение многих лет прогрессивные молодые железнодорожники выступали за использование телефона, но старые диспетчеры уверяли их в неразумности такого курса. Время и практические испытания показали, что телефон не только пригоден для диспетчеризации, но и делает эксплуатацию более безопасной благодаря усилению человеческого фактора. Везде и всегда, когда мы можем заменить узкого специалиста универсалом, мы выигрываем.

Говорят, что первую диспетчеризацию поездов осуществил Чарльз Майнот, будучи суперинтендантом на дороге Erie в начале пятидесятых годов. К этому вопросу относились настолько серьезно, что только сам суперинтендант мог отдавать приказ по движению поездов, даже если ради этого его приходилось поднимать с постели. Отсюда и глупый феодальный обычай ставить инициалы суперинтенданта на всех поездных приказах. Вскоре стало ясно, что необходим штатный диспетчер. Соответственно, кондуктора — человека, который знал, как поезда обслуживаются на практике, — сняли с линии и привели в офис суперинтенданта для диспетчеризации поездов. Как-нибудь загляните в Порт-Джервис, штат Нью-Йорк, и в местной гостинице посмотрите на портреты некоторых из этих старых диспетчеров-кондукторов Erie, чье достоинство подчеркивалось высокими цилиндрами того времени. Поскольку диспетчер не был телеграфистом, он записывал свои приказы и передавал их молодому оператору для отправки. Этот оператор был способным парнем, который со временем вырос в диспетчера, способного отправлять свои собственные приказы и часто выполнять работу, ранее требовавшую участия двух человек. Слишком часто случалось так, что опыт нового диспетчера, специалиста-телеграфиста, ограничивался только офисной работой, без практического опыта на поездной службе. Телефон, выполняя неизменные законы эволюции, вернет нас к первоосновам. Диспетчеры будущего будут переходить с поездной, локомотивной и маневровой службы через диспетчерский офис на более высокие официальные должности. Человек, отдающий приказ, будет тем, кто сам когда-то выполнял такой приказ. Подчиненный будет исполнять его более охотно и разумно благодаря возросшему доверию к руководителю.

Когда будущий историк будет подводить итоги с той проницательной перспективой, которую дает только время, высокое место будет отведено железнодорожным чиновникам и служащим Америки. У военных, пионеров цивилизации, предвестников стабильности, бывают периоды изнуряющего мира. Транспорт, первая служанка прогресса, находится в активном служении каждый день в году. Те, кто поклоняется в ее храме и следует ее учениям, должны вести напряженную жизнь и любить голос долга. Блестящая, энергичная работа прошлого, часто затрудненная примитивными средствами и вынужденным расширением, должна быть и будет затмена в интенсивных, тяжелых условиях настоящего и будущего. Ни в одной профессии, кроме нашей, нет такой вечности возможностей.

С любовью, твой

ОТЕЦ

ПИСЬМО XVI. СНАБЖЕНИЕ И ЗАКУПКИ.

Солт-Лейк-Сити, Юта, 22 июля 1911 г.

Мой дорогой мальчик: Снабжение и закупки — это особенность железнодорожной эксплуатации, иллюстрирующая тенденцию к чрезмерной централизации через чрезмерную специализацию. Пожалуйста, заметьте, что я говорю «снабжение и закупки», а не «закупки и снабжение», как делают некоторые дороги. Разве «снабжение» не является более широким термином, включающим «закупку» как очень важную составляющую? Если мы производим часть наших припасов из собственного лома, возникает вопрос снабжения и учета, но не обязательно закупки. Объем работы, связанный с закупками для крупной железной дороги, может быть настолько велик, что оправдывает выделение функции закупок в отдельное направление.

Среди лучших бюро закупок в Соединенных Штатах — бюро линий Гарримана. Насколько я понимаю, их способный директор по закупкам не проверяет все заявки, как многие полагают. У каждого из восьми вице-президентов и генеральных менеджеров есть свой агент по закупкам, который в рамках широкой политики местной автономии закупает многие товары так, как считает нужным. Крупные позиции, которые, как показывает опыт, лучше закупать централизованно для всех, приобретаются директором по закупкам по генеральным контрактам. Для этих позиций местный агент по закупкам становится агентом по оформлению заказов. Суть в том, что никаких жестких правил не установлено. То, что некоторые товары лучше закупать оптом, не означает, что местное управление должно быть стеснено требованием закупать все товары таким образом. Вместо узкого, жесткого правила провозглашается широкая политика, которая позволяет опыту и проницательности судить о вопросах по их существу в постоянно меняющихся условиях службы.

Когда железные дороги станут старше, аналогичный широкий подход будет применяться и к другим аспектам эксплуатации, а не только к снабжению и закупкам. Широкая политика и индивидуальное суждение постепенно вытеснят попытки решать вопросы заранее в соответствии с предвзятыми представлениями о вероятных условиях.

Эволюция так называемого складского отдела на большинстве железных дорог стала ярким примером одностороннего развития. Железная дорога существует для производства и продажи нематериального товара — перевозки, а не обязательно для содержания большого или малого запаса материалов и припасов. Агент по закупкам добросовестно сообщает нам, сколько денег он сэкономил компании, потратив время на заключение выгодных сделок. Он не в состоянии знать, сколько людей работали с низкой эффективностью или простаивали в ожидании надлежащих инструментов, материалов и припасов. Такие проявления экономической расточительности не всегда являются виной агента по закупкам. Главный кладовщик и местный кладовщик, стремясь к низким показателям запасов, могут сдерживать свои заявки. Так легко сказать, что телеграмма доставит головку цилиндра или другую запасную часть в нужное место. Если тем временем большой локомотив простаивал в отдаленном депо два или три дня и для обеспечения рейса был отправлен легкий паровоз, в складских отчетах нет ничего, что отражало бы этот ненужный расход. Индивидуальные показатели высоки, но почему-то команда не выигрывает матчи.

Одно из заблуждений, внедренных складскими работниками, заключается в том, что пользователю материалов нельзя доверять их хранение, поскольку он будет держать слишком большие запасы из-за преувеличенного взгляда на будущие потребности. Эта ошибочная теория доходит до того, что дивизионному суперинтенданту отказывают в хранении пятидесяти лопат для аварийной бригады из пятидесяти человек, которую он вполне имеет право вызвать для расчистки пути. Людьми он может командовать. А лопаты, без которых люди бесполезны, он должен выпрашивать у кладовщика, получающего, возможно, треть его зарплаты. Конечно, в экстренной ситуации суперинтендант все равно берет лопаты. Как я уже говорил, это довольно плохая система, которая ломается в экстренной ситуации. Проверка системы — это экстренная ситуация. Я признаюсь в своей неспособности понять, почему использование материалов обязательно делает человека более равнодушным к интересам компании. Возможно, это та же привычка ума, которая заставляет меня отказывать в большей честности человеку из бухгалтерского отдела.

Пользователь материалов, несомненно, во многих случаях был небрежен. Но не станет ли он еще более небрежным, если его освободят от ответственности и скажут, что ему нельзя доверять? Когда дети ошибаются, мудрый родитель не отрекается от них. Из своего фонда более зрелого опыта он помогает им внушительным наставлением обрести правильную точку зрения. Точно так же главный кладовщик должен контролировать суперинтенданта и обучать последнего наиболее экономичному обращению с материалами и припасами. Контроль сравнительно бесполезен без полномочий. Эти полномочия наиболее эффективно передаются через ранг. Главный кладовщик не должен быть хранителем главного склада. Он должен быть генеральным офицером при генеральном менеджере, старшим по рангу и окладу, чем дивизионный суперинтендант. Вместо того чтобы освобождать суперинтенданта от ответственности, его следует привлекать к большей отчетности. Реформированный и перевоспитавшийся бандит часто становится неумолимым начальником полиции. Презираемый пользователь материалов при правильной организации становится ревностным хранителем и защитником.

Главный кладовщик, как и главный механик, должен располагаться в том же здании, что и генеральный менеджер. Нет больше оснований размещать кого-либо из них на складе или в мастерской, чем размещать генерального суперинтенданта в стрелочной будке рядом с сортировочной станцией. Генеральные офицеры должны видеть всю собственность и поддерживать баланс между ее составными единицами, которыми обычно являются эксплуатационные дивизионы. Если бы я был на вашем месте, я бы назначил наиболее опытного из вашего агента по закупкам и главного кладовщика помощником генерального менеджера, чтобы его офисный архив можно было логично и последовательно объединить с вашим собственным. Другого из этих двух людей я бы сделал агентом по закупкам с четким титулом и отдельным офисным архивом из-за большого объема его дел с внешними лицами. Такой помощник генерального менеджера был бы фактически менеджером по снабжению и закупкам, обученным экспертом, видящим всю проблему эксплуатации и решающим, как правило, какие материалы и припасы нужны компании. В подчинении у такого помощника генерального менеджера находился бы агент по закупкам, штабной офицер, специализирующийся на технике и психологии ведения переговоров. Такой помощник генерального менеджера, как линейный офицер, был бы сам себе главным кладовщиком и держал бы дивизионных суперинтендантов ответственными за склады на их соответствующих дивизионах. Его работа координировалась бы с работой других помощников генерального менеджера начальником штаба, старшим помощником генерального менеджера.

Организация, описанная таким образом, исключила бы необходимость обычного формального утверждения заявок генеральным менеджером. Помощник генерального менеджера по снабжению обычно ставил бы окончательное одобрение на заявках. Крупные или исключительные позиции утверждал бы генеральный менеджер. Когда между заинтересованными помощниками генерального менеджера возникали разногласия относительно относительной конечной экономичности различных механических или конструктивных устройств, привлекался бы генеральный менеджер для принятия решения, которое действительно чего-то стоило бы, поскольку принималось после рассмотрения различных точек зрения. При старом порядке вещей суперинтендант по тяге или главный инженер испытывают искушение обратиться к генеральному менеджеру в его самый благодушный день, чтобы протащить заявку на какое-нибудь любимое устройство. Настолько спорадично всестороннее рассмотрение заявок, настолько формально обычное одобрение, что генеральный менеджер часто говорит своему агенту по закупкам не воспринимать одобрение первого слишком серьезно и задерживать одобренные заявки, в которых последний сомневается. Это еще один вид бессознательной административной трусости, которая пытается переложить на подчиненного бремя ответственности за отступление от нормы. Истинная организация и управление требуют нормальной процедуры со стороны подчиненных. На нормальной скорости административная машина должна работать сбалансированно. Когда скорость становится достаточно высокой, высшая власть должна быть регулятором, вступающим в действие более или менее автоматически. Привычка говорить подчиненному подвергать сомнению действия своего начальника имеет такой же обесценивающий эффект, как и бесконтрольное игнорирование сигналов блокировки. Это ставит высшую власть в нежелательную позицию эксплуатации причуды или перегруженной системы, а не требования разумного соблюдения надлежащих и логических требований.

Не переборщили ли мы с вопросом о низких рабочих запасах? Не дороже ли для железной дороги иметь слишком малый рабочий запас материалов и припасов, чем слишком большой? Не является ли проблема слишком обширной, чтобы оправдать очень жесткие сравнения между разными дорогами? Не содержит ли уравнение, подобно среднему пробегу на вагон в день, слишком много переменных, чтобы допустить очень точное решение? Можем ли мы эффективно сравнивать несходные условия, связанные с климатом, расстояниями от производственных и распределительных центров, характером преобладающего трафика и т. д.? Не основаны ли некоторые рекорды по якобы низким экономичным запасам на заблуждении, что компании ничего не стоит перевозить и переотправлять свои собственные материалы? Где оказались бы эти рекорды, если бы на материалы компании начислялась плата за перевозку, скажем, 5 миллей за тонну на милю? Не экономичнее ли обрабатывать многочисленные позиции снабжения вагонами независимо от среднего ежемесячного потребления? Уделили ли мы должное внимание скрытым статьям расходов при выводах о стоимости обработки материалов и припасов компании?

Две из наиболее хорошо управляемых дорог в стране, Pennsylvania и Big Four, не имели складских отделов, когда я в последний раз интересовался. В другой крайности мы находим Santa Fe и Lake Shore, доводящие свою ведомственную систему до складов в усиленной форме. Посередине — та золотая середина, о которой я вам упоминал — стоят линии Гарримана с дивизионными складами под началом дивизионного суперинтенданта, который, в свою очередь, по вопросам снабжения подчиняется главному кладовщику или другому главному должностному лицу по снабжению, причем последний в некоторых случаях уже имеет титул и статус помощника генерального менеджера. Человек, непосредственно отвечающий за один главный склад, разрешенный для каждой общей юрисдикции, называется кладовщиком. Основная концепция заключается в том, что железнодорожные склады содержатся для того, чтобы помогать колесам крутиться, что вся деятельность по снабжению должна быть сосредоточена на наиболее экономичном производстве и продаже перевозок.

Это подводит нас к другой фазе проблемы. Часто железная дорога как предприятие способна производить больше перевозок, чем может продать. Другие получают слишком много конкурентного бизнеса. Расследование часто показывает, что агенты железной дороги не могут продать грузоотправителю никаких грузовых или пассажирских перевозок, потому что его продавец не получает заказов от агента по закупкам железной дороги. Промышленное бюро транспортного отдела работает над созданием нового бизнеса, который поощряется дифференцированными тарифами на перевозки. Да, я встаю и использую слово «дифференцированные», потому что при правильном понимании оно подразумевает интеллект и науку и поэтому является одним из лучших слов в языке. Эта хорошая работа транспортного отдела по созданию богатства и развитию промышленных сообществ на территории, местной для конкретной дороги, может быть в значительной степени потеряна для этой дороги, потому что ее агент по закупкам сознательно или бессознательно не проявляет должной и законной дифференциации при выполнении своей важной функции.

На первый взгляд, в наши дни сомневающихся инсинуаций и истерических наветов, когда железнодорожному чиновнику часто отказывают в презумпции обладания обычной честностью, когда бремя доказывания состоит в том, чтобы показать его обладающим средней порядочностью, такое утверждение может быть истолковано искаженными умами как призыв к тонким формам скидок. Как бы ни казалась тонкой грань между правильным и неправильным, в данном случае ее можно легко определить. Слишком часто кажущиеся сложности являются лишь результатом абстрактного созерцания абстрактных возможностей. Дайте честное, бесстрашное, практическое решение каждому конкретному случаю по мере его возникновения, больше занимайтесь индуктивным мышлением, которое основывает законы на фактах, а не факты на законах, и сложность уступит место здравому смыслу. Транспорт — это самая требовательная, самая разнообразная, самая далеко идущая из коммерческих и промышленных деятельностей. Из этого следует, согласно закону выживания наиболее приспособленных, что те, кто может выжить в искусстве и науке транспорта, должны быть самыми приспособленными из приспособленных. В их руки можно безопасно доверить решение этих сложных проблем.

После трех лет удовлетворительного опыта работы с дивизионными бухгалтерскими бюро линии Гарримана распространили такую деятельность на дивизионные склады. Это делается путем перевода дивизионного кладовщика, его бухгалтеров и клерков по переписке в офис дивизионного суперинтенданта, чтобы дивизионные записи можно было объединить в одном архиве, а дивизионные счета — в одном бюро. Включен счет материальных ценностей в наличии на дивизионе. Необходимые клерки по выдаче, мастера и т. д. остаются на складе, который часто находится в миле или двух от офиса суперинтенданта. Другая заявленная цель — приблизить дивизионных снабженцев к графику движения поездов, дать возможность близости развить любовь и противодействовать чувству «мы такие разные», которое возникает на многих железных дорогах не только весной, но и под всеми знаками зодиака. Логическим развитием на дивизионах со значительным объемом снабженческих операций будет назначение дивизионного кладовщика помощником суперинтенданта. Этот метод складского учета относительно ближе к реальным операциям, особенно там, где используется дивизионный поезд снабжения, чем можно было бы предположить. На линиях Хилла складской учет ведется в офисе главного аудитора, возможно, в одной или двух тысячах миль от самого склада, что является крайне дальним подходом. Какая политика лучше — это, конечно, вопрос мнения. Взгляды человека на организацию и методы — это в значительной степени вопрос темперамента и окружения, точно так же, как его политика и религия обычно зависят от наследственности и среды.

С любовью, твой

ОТЕЦ

ПИСЬМО XVII. ПЕРЕПИСКА И ОБЪЯСНЕНИЯ.

Портленд, Орегон, 29 июля 1911 г.

Мой дорогой мальчик: Человек, успешный в осуществлении власти, вскоре учится быть своего рода буфером между своими начальниками и подчиненными. Он учится смягчать правосудие милосердием. В этой нашей маленькой железнодорожной игре часто происходило бессознательное отступление от этого правила поведения. Слово «почему» должно просить о повышенной ставке сверхурочных в своем следующем рабочем графике. Кто-то наверху раздражен, потому что поезд пришел с опозданием. Он спрашивает следующего человека ниже: «Почему?» Запрос спускается вниз через корзины офисов, чьи файлы содержат нужную информацию, потому что написать другому человеку письмо гораздо проще, чем откопать свое собственное. Окончательный запрос направляется человеку, который уже предоставил один отчет или объяснение. Был бы довольно плохим ангелом-регистратором тот, кто записал бы против этого подчиненного более или менее оправданную брань, в которую тот затем пускается.

Здесь, в этой части страны, где делают очень хорошую железнодорожную работу, есть великодушный генеральный офицер, который однажды во время метели приказал своим суперинтендантам распорядиться, чтобы поездные и локомотивные бригады игнорировали сигналы блокировки, выведенные из строя стихией. Бригадир путейцев вышел менять рельс с традиционным одним человеком, который не мог сигналить в обе стороны. Поэтому бригадир путейцев, с вынутым рельсом, полагался на [автоматический] сигнал блокировки для защиты. Подошел поезд с приказом игнорировать сигнал — и паровоз оказался в канаве. Были официальные разговоры об увольнении бригадира путейцев. Большой генеральный офицер встретил это лицом к лицу и, по сути, сказал, что если должны произойти какие-либо вынужденные вакансии, то он сам должен быть этим человеком. «Более того, — добавил он, — мы кое-чему научились; если нас когда-нибудь снова искусит игнорировать сигналы блокировки, мы сначала уведомим всех на железной дороге, включая бригадиров путейцев». Такая мужественность является скорее правилом, чем исключением среди железнодорожных офицеров. Это практический вид честности, который имеет значение в великом искусстве управления людьми.

Урок, который следует извлечь, заключается в том, что мы все должны быть такими же честными и внимательными к человеку ниже нас в ведении наших дел, как и при личном контакте во внешней деятельности. Первой мыслью чиновника и его начальника штаба должно быть избегание унижения подчиненного. Письмо с требованием объяснений накапливает много инерции порицания во время путешествия, возможно, из главных офисов через каналы к агенту, начальнику станции, кондуктору или бригадиру. Тенденция каждого офиса — выпустить немного больше неиссякаемого запаса подавленного негодования. К тому времени, как ответные объяснения и извинения проделают путь обратно через равнины к отправной точке, весь инцидент часто становится такой же древней историей, как дни 49-го года.

Да, нам нужны объяснения по поводу определенных нарушений. Вкус к такой офисной пище более или менее культивируется. Это своего рода диета, которая требует бдительного ограничения аппетита. Не повышает самоуважения верного старого служащего написание школьного объяснения чего-то, что плохо выглядело на бумаге в далеком офисе. Практический опыт показал, что дисциплину можно поддерживать, эффективность повышать, а лояльность порождать большей вежливостью и вниманием в официальной переписке. Вместо того чтобы суперинтендант или поездной диспетчер писал кондуктору: «Почему вы задержали № 1 в Ютопии, когда вы вырвали тягово-сцепное устройство на главном пути 32-го числа?», почему бы не сказать: «Утверждается, что более быстрая работа с вашей стороны позволила бы избежать задержки № 1, когда в вашем поезде вырвало тягово-сцепное устройство и т. д.». Это оставляет человеку возможность объясниться или позволить делу пройти по умолчанию. Служащий, который позволяет слишком многому проходить по умолчанию, вскоре хорошо известен своим офицерам, и его дела получат особое отношение, которого они заслуживают. Некоторые чиновники уделяют больше времени мелочным мерам объяснений, чем широкому анализу, который предотвратит будущие нарушения.

Для некоторых чиновников бумаги на столе — это кошмар. Ради чистого стола они будут писать ненужные письма и передавать бумаги людям ниже. Дорога не развалится, если многие бумаги будут придержаны для личного интервью в следующей поездке. То, что время от времени желательно заставить какого-нибудь старого упрямца дать показания, не является причиной для того, чтобы не отделять овец от козлищ и не избегать необходимости в записи в большинстве случаев. Это еще один случай, когда суждение L.C.L. стоит целого поезда жестких упоров.

Среди многих преимуществ начальника штаба должна быть его способность готовить объяснения для высшего руководства на основе имеющихся рутинных отчетов, не делая специальной ссылки на бумаги в офисы ниже.

Твой старый отец гордится тем, что никогда сознательно не писал резкого письма подчиненному. Однажды, будучи поездным диспетчером и лежа больным в постели, он продиктовал в письме кондуктору: «Впредь, пожалуйста, проявляйте достаточный интерес к тому, чтобы стрелки были должным образом заперты». Стенографистка улучшила формулировку, написав: «Пожалуйста, проявляйте особый интерес и т. д.» — видишь разницу? — что привело к тому, что кондуктор пришел в спальню и выразил свою непреходящую преданность делу запертых стрелок. Личное интервью с кондуктором, однако, стоит дюжины писем от поездного диспетчера.

Эти же наблюдения применимы как к генеральному менеджеру, так и к поездному диспетчеру. Чем выше поднимаешься, тем больше внимания должен культивировать. Если у вас есть что-то неприятное, что нужно выплеснуть, и пишущая машинка — ваше единственное средство, выплесните это на своих начальников, а не на подчиненных. Для компании лучше, если вас уволят за неподчинение, чем если вы деморализуете службу, издеваясь над людьми ниже. Вы должны выполнять политику и инструкции своих начальников. Успех вашего управления будет зависеть от того, как вы исполняете пожелания своих начальников и от методов, которые вы используете, так же, как и от внутренних достоинств самой политики. Льстя себе, как вы, вероятно, делаете, будучи счастливейшим из счастливых на средней линии, посмотрите, насколько безопасным курсом вы можете следовать. Потребуется еще одно поколение, чтобы искоренить феодализм в железнодорожном управлении. Те, кого судьба, возможности или желание привели в железнодорожную игру, должны соблюдать существующие правила. Если вы не согласны с политикой тех, кто выше, будьте хорошим спортсменом и увольняйтесь как джентльмен. Прежде чем сделать это, однако, будьте абсолютно уверены, что вы не приняли некоторые пустяковые несоответствия методов за реальную несовместимость, оправдывающую добровольное расставание.

Хороший друг и хороший суперинтендант на юге недавно попросил меня проповедовать немного о необходимости более достойного тона в железнодорожной переписке. Он привел свою переписку с правительственными офисами в качестве примера достойного выражения. Вместо того чтобы говорить: «Пожалуйста, посоветуйте мне», или «Любезно дайте мне знать», или «Я желаю быть проинформированным», они используют какое-нибудь безличное выражение, такое как: «Пожалуйста, проинформируйте этот офис», или «Любезно окажите услугу департаменту», или «Это бюро желает получить информацию относительно и т. д.». Некоторые люди говорят, что им нравится, когда чиновник или служащий ведет себя так, будто он владеет собственностью. Мне — нет. Человек загонит свою собственную лошадь до смерти. Действуя в качестве доверенного лица, опекуна или фидуциария, он, возможно, будет беречь доверенную ему собственность более тщательно, чем если бы она была его собственной. Разве осторожный доверенный лучше, чем небрежный владелец? Железнодорожные чиновники — это доверенные лица, а также наемные работники. Благодаря долгим традициям службы правительственный чиновник, как бы он ни был ограничен определенными ограничениями, присущими правительственному управлению, формирует привычку ума, которая побуждает к первому вниманию к своему работодателю, а не к самому себе. На железных дорогах мы одинаково лояльны, но более грубы в своих проявлениях. У нас феодальная концепция «моей железной дороги», а не «железной дороги, на которой я имею честь работать».

Следуя той же логике, лучше, чтобы человек подписывал: «Джон Доу, за и в отсутствие генерального менеджера», чем «Ричард Роу, генеральный менеджер, через Джона Доу». Когда Джон Доу действует вместо Ричарда Роу, первый становится представителем компании, а не факсимиле Ричарда Роу. Акт Джона Доу связывает компанию, и бумаги должны показывать, на кого должна быть возложена личная административная ответственность. Фраза «За и в отсутствие» объясняет получателю отступление от нормальной процедуры, а для будущего рецензента компании является объяснением или извинением Джона Доу за кажущуюся узурпацию функций высшей власти.

Когда вы подписали письмо, независимо от того, кем оно предложено или подготовлено, оно становится вашим актом, за который вы несете ответственность. Не ослабляйте его эффект, показывая в углу оригинала инициалы лиц, диктующих и печатающих. Будут ли такие инициалы показаны на вашей копии файла ради будущего обращения — дело вкуса. Такая запись копии может быть сделана либо резиновым штампом, либо пишущей машинкой. При последнем методе некоторые стенографистки предпочитают вставлять кусок плотной бумаги, чтобы закрыть оригинал и избавить себя от хлопот по извлечению внешнего листа из машины. Суть в том, что, как бы ни была желательна такая информация для вашего собственного офиса, она не касается получателя письма. Гораздо важнее, чтобы копия файла показывала резиновым штампом или иным образом, кто фактически подписал оригинал и стал ответственным за этот завершенный этап транзакции.

Безличная форма обращения, используемая в правительственной переписке, исключает необходимость печати имен чиновников на бланках писем. Неразборчивые подписи — довольно плохое оправдание для попытки выпустить официальный справочник в форме бланка письма. Рабочая концепция самовоспроизводящейся корпорации не срабатывает, если мы должны изменять или перепечатывать наши канцелярские принадлежности каждый раз, когда меняется чиновник.