«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 5»

Раздельные заказы. Некоторые оптовые аптечные фирмы имеют свои запасы, расположенные на разных этажах, о чем их торговые представители полностью осведомлены. Если торговый представитель принимает заказ на товары, которые хранятся на складе на четырех разных этажах, он отправляет заказ на четырех листах бумаги, при этом позиции для каждого этажа записаны на соответствующих листах, которые указывают соответствующие этажи. Для разных этажей используются листы бумаги разных цветов. Эта схема возлагает больше канцелярской работы на торговых представителей, но она позволяет офису быстро передать каждому отделу его часть заказа без задержки переписывания бланков отделов на пишущей машинке в офисе. Во всех схемах заказов, где заказ разделяется и записывается на нескольких листах бумаги для того, чтобы каждый отдел мог выполнить заказ без задержки, используется термин «раздельные заказы». Во всех схемах раздельных заказов количество листов, на которые был разделен заказ, записывается на каждом листе. Например, если есть бланки заказов отделов для трех разных этажей, цифра 3 отмечается на каждом бланке. Таким образом, биллер, подсчитав количество листов, прикрепленных к полному заказу, будет знать, что все листы раздельного заказа были возвращены в офис. Рис. 17 иллюстрирует эту систему заказов. Три пустых листа вверху — это бланки заказов отделов, и каждый содержит только часть всего заказа. Это достигается путем удаления одного бланка отдела за раз из биллинговой машины, но оставления трех верхних листов в машине до тех пор, пока весь заказ не будет написан.

Некоторые фирмы готовы делать четыре копии заказа, каждая из которых содержит все позиции заказа. Другие фирмы не хотят, чтобы сотрудники знали, что клиент покупает вне товаров, относящихся к отделу, в котором работает сотрудник. Кроме того, иногда два отдела на одной фабрике оборудованы для производства одного и того же класса товаров, и если каждый отдел получал полную копию заказа, могла бы возникнуть некоторая путаница и дублирование при выполнении заказа.

Некоторые фирмы вместо того, чтобы делать раздельные заказы, делают сводку товаров, которые должны быть доставлены с каждого этажа, давая каждому этажу несколько таких сводок в течение дня. Товары доставляются в отдел отгрузки в больших количествах и разделяются клерком по отгрузке в соответствии с количествами, требуемыми для каждого заказа. Компании, которые используют эту идею, утверждают, что отправителю требуется меньше времени для разделения товаров, чем отделу заказов для составления раздельных заказов для каждого человека.

Рис. 17. Формы для схем раздельных заказов

При планировании канцелярской работы в методах биллинга заказов и отгрузки необходимо принимать во внимание объем обрабатываемого бизнеса. План, который необходим для крупного бизнеса, будет считаться бюрократизмом в меньшем. Чем больше растет бизнес, тем больше появляется возможностей «специализировать» работу.

В очень малом бизнесе один человек мог бы выполнять все заказы и составлять все счета. В чуть большем бизнесе было бы необходимо посвятить все время одного человека выполнению заказов, другого — составлению счетов. В бизнесе в два раза большем, чем только что упомянутый, было бы необходимо, чтобы один человек посвящал все свое время выполнению заказов только с одного этажа. В исключительно крупном бизнесе может потребоваться, чтобы один человек посвящал все свое время выполнению заказов для какого-то конкретного класса товаров на одном этаже. Эти примеры приведены для иллюстрации значения слова «специализация».

Простая форма заказа. Большинство фирм переписывают заказы своих клиентов на свои собственные формы заказов из писем или заявок. Самая простая форма заказа — это та, которая содержит оригинал для использования складом или фабрикой, дубликат, который отправляется клиенту по почте в качестве подтверждения заказа, и третью копию, которая хранится в офисе как запись невыполненных заказов. Форма заявки, показанная на рис. 18, передает эту идею.

Практика отправки точной копии заказа клиенту устраняет необходимость подтверждения заказа письмом и дает клиенту возможность сверить заказ в том виде, в котором он был введен. Принято печатать на формах подтверждения заказа предложение: «Это точная копия заказа в том виде, в котором он был введен — если замечены какие-либо ошибки, пожалуйста, сообщите нам немедленно». Одна фирма в Буффало сэкономила 300,00 долларов в первую же неделю после внедрения этой схемы благодаря обнаружению ошибки клиентом.

БАССЕЙН ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЯХТ НА СУДОСТРОИТЕЛЬНОМ ЗАВОДЕ GAS ENGINE & POWER CO. AND CHARLES L. SEABURY & CO., CONSOLIDATED.

Рис. 18. Простые формы заявок для обработки заказов. Remington Typewriter Co.

Крайне важно, чтобы перед тем, как можно было назначить средство или методы сокращения пути, необходимо тщательно диагностировать все условия, присущие бизнесу. Также следует помнить, что клерки и даже руководители отделов увидят все воображаемые трудности новой идеи и упустят из виду все преимущества, которые можно извлечь из нее. Также следует помнить, что если новый метод сокращает девять десятых любого конкретного класса работы и слегка увеличивает одну десятую, вовлеченная сторона много раз не увидит чистых преимуществ, возникающих в результате внедрения новой идеи. Если возникают возражения против предложенного метода сокращения пути, всегда полезно выяснить, относятся ли возражения к большинству работы или только к ее части. Большинство людей на канцелярских должностях скорее обижаются на новые идеи и, кажется, получают удовольствие, пытаясь найти какую-то причину, по которой новая идея не увенчается успехом. Это одна из сторон человеческой натуры, которая требует предельного такта и дипломатии для успешного управления. При продвижении или предложении новых методов следует, насколько это возможно, исходить из того, что идея была предложена тем человеком, с которым вы разговариваете, по той причине, что большинство людей готовы «стать отцами» своих собственных идей.

Простая форма заказа с копией для отдела отгрузки. Вторым сокращением пути, которое было введено в связи с формами заказов, было добавление листа, на котором многократно копировалась копия заказа для отдела отгрузки.

Идея заключается в том, чтобы дать отправителю информацию заранее, чтобы он мог подготовить свои коносаменты и спланировать работу для своих команд, заранее заказать вагоны на железной дороге, позвонить в экспресс-компании и выполнить другую работу, которая может потребоваться для надлежащей отгрузки и доставки произведенных и проданных товаров, и в некоторых случаях подшить копию как свою постоянную запись.

Некоторые фирмы хотят предотвратить знание отправителем цен, по которым продаются их товары. Это достигается путем использования для отдела отгрузки короткого листа бумаги, который доходит только до колонки цен от левого края бланка заказа. Другой метод — использование узкого листа копировальной бумаги с полноразмерным листом бумаги. Этот план не так удовлетворителен, как предыдущий, так как копировальная бумага иногда соскальзывает вправо и позволяет ценам многократно копироваться.

Подтверждение заказа торговому представителю. В некоторых сферах бизнеса желательно добавить дополнительный лист, который называется «подтверждение заказа торговому представителю». Этот план позволяет торговому представителю знать, что заказ был получен и правильно введен для исполнения (в производственных сферах необходимо переписывать заказы на формы заказов, которые содержат слишком много копий для того, чтобы торговый представитель мог многократно копировать их карандашом), и дает ему возможность сверить заказ в том виде, в котором он был введен. Следует помнить, что в некоторых сферах бизнеса существует такое огромное количество детальной информации в связи с заказом, что ни клиент, ни торговый представитель не будут сверять точную копию заказа в том виде, в котором он был введен. Это всегда следует принимать во внимание при рассмотрении добавления этого листа.

КАНЦЕЛЯРСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

Различные стили листов на свободных листах и папок должны быть полностью поняты, чтобы оценить их важность в работе с заказами и биллингом.

Листы на свободных листах. Первые листы на свободных листах были пробиты с закрытыми отверстиями, как показано на иллюстрации форм Kilby Mfg. Company на рис. 18. Проблема с пробивкой закрытых отверстий заключается в том, что при помещении на металлические штыри папки невозможно удалить лист в центре папки, не удалив все листы, находящиеся непосредственно над нужным.

Чтобы избежать этой трудности, было разработано прорезное отверстие. Это проиллюстрировано в формах Commercial Sash & Door Company на рис. 19. Прорезь от края бумаги до пробитого отверстия позволяет помещать бумагу на штыри папки между любыми двумя листами. Отверстия пробиваются как в закрытом, так и в прорезном стилях различных размеров, обычно варьирующихся от 1/4 до 5/16 дюйма в диаметре. В последние годы производители представили пробитые отверстия других форм, отличных от круга.

Для постоянных записей, где листы подшиваются серийно в соответствии с номером страницы, номером заказа и т. д., лист на свободных листах с закрытыми отверстиями вполне удовлетворителен. Для записей, которые должны быть удалены из любой части папки и вставлены в другую часть, лист на свободных листах с прорезными отверстиями является наиболее удовлетворительным стилем для использования.

Папки. Папки обычно изготавливаются из двух обложек и набора штырей, которые обычно прикреплены к одной из обложек. Другая обложка является подвижной, чтобы приспособиться к увеличенной толщине папки по мере добавления листов на свободных листах. Большие шаги были сделаны в производстве улучшенных папок. Существует так много стилей штырей и других остроумных приспособлений, где две обложки удерживаются вместе и закрываются или открываются с помощью ключа, что только обращение к каталогам производителей даст подробную информацию.

Рис. 19. Два стиля пробивки для листов на свободных листах. Remington Typewriter Co.

При покупке папок и листов на свободных листах хорошо покупать и то, и другое у одной фирмы. До сих пор возникали проблемы, когда пробитые отверстия листов на свободных листах были, вероятно, на 1/64 дюйма дальше друг от друга или ближе, чем металлические штыри в папке, в которой они должны были использоваться. Производитель папок всегда будет утверждать, что листы были пробиты неправильно принтером, и наоборот.

Сейчас довольно общепринято, что все пробитые отверстия должны быть расположены так, чтобы центр отверстия находился на расстоянии 1/2 дюйма от края бумаги. Это оставляет достаточно поля, чтобы позволить бумаге прочно удерживаться на штырях. Во всех случаях, когда отверстия пробиты слишком близко к краю бумаги, узкое поле между краем бумаги и отверстием очень быстро рвется.

Канцелярские принадлежности, напечатанные для машинописной работы. Очень немногие люди осознают большую ценность правильно разработанных канцелярских принадлежностей для машинописной работы. Закон использования и обычая настолько силен, что неизменно счета-фактуры и формы заказов печатаются так же, как если бы они должны были быть написаны от руки. Заголовки печатаются с первой буквой каждого слова, выровненной по вертикали. Этот план вызывает большую трату времени со стороны оператора.

Вся работа по биллингу и заказам должна выполняться на машинах, оснащенных либо колонным остановом, либо десятичным табулятором. Колонный останов — это устройство на пишущей машине, которое автоматически останавливает каретку в любой из нескольких заранее определенных точек. Десятичный табулятор — это устройство на пишущей машине, которое автоматически останавливает каретку в месте единиц, десятков, сотен и т. д. в любой заранее определенной колонке.

Также следует понимать, что все пишущие и биллинговые машины оснащены маргинальными остановами. Эти остановы регулируются и могут быть расположены на любой стороне машины таким образом, что каретка всегда будет останавливаться в любой заданной точке на любом краю бумаги.

Жизненно важно, чтобы либо колонный останов, либо десятичный табулятор использовались в сочетании с маргинальными остановами на пишущих машинах, и эти три момента должны быть приняты во внимание при проектировании канцелярских принадлежностей для использования с машиной. Следующие иллюстрации показывают плохо разработанные и правильные заголовки счетов-фактур.

J. B. WILLIAMS & BRO. NASSAU, N. Y.

NAME SALESMAN

SHIPPING ADDRESS ORDER NUMBER

P. O. ADDRESS REQUISITION NUMBER

VIA

Этот пустой бланк был намеренно показан для того, чтобы противопоставить его счету-фактуре, напечатанному таким же образом с правильно заполненными заголовками.

J. B. WILLIAMS & BRO. NASSAU, N. Y.

NAME, Geo. Brown & Co. SALESMAN, Jenkins

SHIPPING ADDRESS, Flat Rock, W. Va. ORDER NUMBER 2246

P. O. ADDRESS, Wenonah, W. Va. REQUISITION NUMBER A341

VIA N. & W. R. R. Co. OUR ORDER NUMBER 9422

Сравните этот заголовок с заголовком счета-фактуры, у которого последние буквы каждой строки выровнены по вертикали. Это позволяет оператору биллинговой машины перемещать каретку в крайнее правое положение, так как первая буква, которую нужно написать в каждой строке заголовка, начинается в одной и той же точке.

NAME Geo. Brown & Co. SALESMAN Jenkins

SHIPPING ADDRESS Flat Rock, W. Va. ORDER NUMBER 2246

P. O. ADDRESS Wenonah, W. Va. REQUISITION NUMBER A341

VIA N. & W. R. R. Co. OUR ORDER NUMBER 9422

Последняя форма не имеет такого хорошего вида до печати на машинке, как после. Однако изменение сделано ради полезности и скорости. В первой форме оператору необходимо устанавливать каретку в разную начальную точку для каждой строки, тогда как в последней иллюстрации можно легко увидеть, что все, что нужно сделать оператору, — это переместить каретку вправо до маргинального останова и писать без какой-либо потери времени.

Одно время на одной из крупных железных дорог этой страны проводилось соревнование по скорости между биллерами, пишущими пером, и биллерами, работающими на машинах, и людям, работающим на машинах, было дано разрешение изменить положение заголовков грузовых счетов. Торговый представитель, ответственный за тест, изучал возможность устранения определенных бесполезных движений каретки пишущей машины. Ему удалось расположить печатный материал на счете таким образом, что это позволило иметь три начальные точки в заголовке и теле счета. Нажимая на свой табуляторный останов после написания имени или цифры, машина немедленно перескакивала к следующей точке печати на строке. Это расположение значительно облегчило работу и позволило ему доказать превосходство машинной работы над работой пером. Если бы он попытался использовать старые канцелярские принадлежности с их нерегулярными заголовками, он бы провалил тест.

Проектирование канцелярских принадлежностей. При проектировании счетов-фактур, форм заказов и статистических форм всегда следует помнить, что обычная пишущая или биллинговая машина делает десять знаков на дюйм, иногда двенадцать знаков на дюйм с шрифтом elite, и иногда восемь знаков на дюйм с крупным римским шрифтом. Поэтому все вертикальные линии, разделяющие различные колонки формы, должны быть линованы в кратных долях десятых, двенадцатых или восьмых долей дюйма, в соответствии с шагом (эскейпментом) машины, которая будет использоваться. Различные стили шрифтов показаны на рис. 20.

При оценке расстояния между строками следует помнить, что все пишущие и биллинговые машины настроены на интервал в одну строку, две строки и три строки. Регулируя устройство интервала, бумагу можно продвигать на ширину одной, двух или трех строк. Все заголовки на счете-фактуре должны быть расположены так, чтобы следующая точка написания ниже, на счете-фактуре или заказе, была через один, два или три интервала, а начало тела счета должно быть организовано таким же образом. Это предотвращает любую трату времени и устраняет необходимость сбрасывать храповое устройство интервала машины и поворачивать каретку вручную.

Первая точка печати на форме заказа или биллинга должна быть расположена таким образом, чтобы можно было использовать маргинальный останов каретки пишущей машины, а не табуляторный останов. Вторая точка написания на форме должна быть первым колонным остановом (искатель колонок на биллинговой машине — это устройство, которое автоматически останавливает каретку в определенных заданных точках). Третья точка написания на строке должна быть вторым колонным остановом или остановом десятичного табулятора, в зависимости от того, какой из них есть на машине.

На рис. 21 показана иллюстрация, показывающая верхние листы формы заказа, разработанной для облегчения работы биллинговой машины. В дополнение к тому, что все печатные заголовки выровнены по вертикали по последней букве каждого слова, каждая строка составляет либо один интервал, либо два интервала валика (резинового ролика) биллинговой машины. Это устраняет любую трату времени при прохождении формы заказа через машину.

Рис. 20. Стили шрифтов пишущих и биллинговых машин

Последний лист формы компании McCaskey Register Co. выполнен из картона, с напечатанными в верхней части цифрами от 1 до 31. Подвижный металлический «бегунок» или наконечник используется для указания сроков оплаты каждого счета, а также для того, чтобы сотрудники отдела сбора платежей могли быстро находить нужные копии начислений для отправки выписок за три-пять дней до наступления срока оплаты.

Стили шрифтов. Размер и стиль шрифта являются очень важным фактором во всех видах работ, где требуется получение разборчивых копий при многократном копировании. Существует несколько классов шрифтов, используемых в биллинговых машинах. Разные компании используют разные названия для их описания. Используются четыре размера шрифта, приведенные ниже:

ELITE (ЭЛИТ)

PICA (ПИКА)

MEDIUM ROMAN (СРЕДНИЙ РОМАНСКИЙ)

LARGE (или полный) ROMAN (КРУПНЫЙ РОМАНСКИЙ)

Elite. Этот стиль получил широкое распространение в деловой переписке. Он придает письму солидный вид. Это самый сложный в уходе шрифт — он быстрее других разрушает резиновый валик и красящую ленту пишущей машинки. Кроме того, он дает очень плохие результаты при многократном копировании, так как шрифт настолько мелкий, что уже на шестой или седьмой копии, а зачастую и на третьей или четвертой, буквы настолько расплываются, что невозможно отличить «e» от «a» или «o».

Этот стиль шрифта иногда используется для составления табличных отчетов, когда требуется уместить большое количество цифр на одном дюйме.

Pica. Это самый распространенный шрифт. Он дает вполне удовлетворительные результаты при создании до шести-семи копий. На одном дюйме можно написать только десять знаков этого размера.

Medium Roman. Это следующий по величине размер шрифта после Pica, и благодаря своему размеру он обеспечивает лучшие результаты при многократном копировании. Он также позволяет разместить десять букв на дюйм.

Large Roman. Этот размер шрифта используется железнодорожными и пароходными компаниями для печати накладных. На одном дюйме можно написать только восемь букв.

Рис. 21. Формы, демонстрирующие правильно разработанные бланки

Готический шрифт. Термин «готический» указывает на стиль, а не на размер шрифта. Если бы с римского шрифта убрали маленькие засечки сверху и снизу (эти выступы называются серифами), получился бы готический шрифт. Очень удачное сочетание для биллинговой машины — использование двух разных размеров готического шрифта: более крупного для заглавных букв и более мелкого для строчных. Недавняя практика доказала ценность использования заглавных готических букв одного размера, так как это повышает разборчивость заказа или счета.

При многократном копировании цифры всегда должны быть «открытого» типа, то есть 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0, а не 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0, так как первые гораздо более разборчивы.

Копировальная бумага. В коммерческом мире нет предмета, который использовался бы столь неправильно и понимался бы столь плохо, как копировальная бумага. Чтобы правильно понять принципы ее использования, приводится краткое описание процесса ее производства.

Основными ингредиентами копировальной бумаги являются масло, воск, бумага и краситель. Масла и воски используются для придания красочному составу износостойкости, эластичности и плотности. Используется папиросная бумага — как правило, импортного качества — с тонкими и прочными волокнами. Качество должно быть первоклассным, чтобы гарантировать отсутствие дыр и других дефектов на листах. Обычно листы нарезаются размером 20 на 30 дюймов. Считается, что в одной стопе содержится 500 листов. Используются три плотности бумаги: 4 фунта, 7 фунтов и 10 фунтов соответственно, что означает, что 500 листов указанного размера будут весить столько фунтов, сколько указано, в зависимости от толщины бумаги.

Краситель. Единственным по-настоящему несмываемым цветом является черный; это объясняется тем, что основой красителя является углерод. Используемые цвета представляют собой порошки, измельченные как можно мельче. Они смешиваются в надлежащих пропорциях с маслами и восками. Раньше смесь наносили вручную, но были сделаны большие успехи в создании оборудования для автоматического равномерного нанесения красителя на бумагу. Важно, чтобы краситель или пигмент наносился на бумагу равномерно и проникал в волокна. Если бумага не удерживает пигмент, копировальная бумага не будет служить должным образом. Чем дольше краситель держится на бумаге, тем дольше ее можно использовать.

Отделка. Отделка копировальной бумаги — это фактор, который так плохо понимается публикой. Копировальная бумага бывает с мягкой, средней и жесткой отделкой. Первая почти не стирается рукой под давлением, вторая немного стирается, а мягкая отделка оставляет следы, если нажать на нее рукой. Каждая отделка предназначена для определенного использования, что будет объяснено позже. Способность копировальной бумаги к многократному копированию абсолютно зависит от самой пишущей машинки, твердости резинового валика, силы нажатия оператора, плотности бумаги и, наконец, от качества покрытия бумаги. Два оператора на одной и той же пишущей машинке могут получить совершенно разные результаты, потому что у одного нажатие легкое, а у другого — тяжелое. Обычные резиновые валики, поставляемые с пишущими машинками, имеют среднюю твердость — через шесть месяцев или год они постепенно становятся тверже, в конечном итоге становясь твердыми как сланец. Если пишущая машинка должна использоваться как для обычной работы, так и для интенсивного многократного копирования, она должна иметь два разных валика, по одному для каждого вида работы. Нет причин использовать на машине валик средней твердости, получать плохие результаты, а затем винить копировальную бумагу. Используйте на машине твердый резиновый валик, и никаких трудностей не возникнет. Некоторые марки машин имеют сменные валики (известные как платены), которые очень полезны. Требуется всего минута, чтобы снять один и установить другой на машину.

Четырехфунтовая бумага. Этот класс копировальной бумаги имеет плотное, чувствительное покрытие и предназначен для интенсивного многократного копирования — для создания от пяти до двадцати копий. Копировальная бумага с мягкой отделкой всегда используется там, где требуется интенсивное многократное копирование. Отделка бумаги, на которой пишут, также является важным фактором. Бумага с жесткой отделкой, то есть с блестящей поверхностью, не позволяет красителю копировальной бумаги закрепиться, в то время как бумага с мягкой отделкой позволяет красителю растекаться, что дает плохую копию. Этот класс бумаги также используется для создания нескольких копий на машинах с очень легким ходом, таких как Hammond.

Семифунтовая бумага. Этот вес бумаги приспособлен для создания от одной до пяти копий. Будучи тяжелее четырехфунтовой, она прослужит дольше. Если она покрыта толстым слоем, она даст больше оттисков, чем при легком покрытии, но оттиски будут не такими четкими и чистыми.

Десятифунтовая бумага. Этот вес бумаги предназначен для использования там, где требуется одна или две копии. Ее вес позволяет ей выдерживать жесткие условия эксплуатации, которым она подвергается. При создании одной или двух копий дополнительный вес или толщина копировальной бумаги не влияют на оттиск. Этот класс бумаги используется с биллинговыми машинами всех видов.

Бумага с полным копировальным слоем. Это бумага, покрытая красителем с обеих сторон, предназначенная для создания множества копий на папиросной бумаге. Листы копировальной бумаги помещаются между каждым вторым листом папиросной бумаги, обеспечивая копирование на верхней стороне одного листа и нижней стороне следующего. Эта копировальная бумага используется для уменьшения объема бумаги в пишущей машинке — требуется вдвое меньше копировальной бумаги. Ее иногда называют двойной копировальной бумагой, и она в основном используется железными дорогами при составлении накладных на желтой (сорта «одуванчик») папиросной бумаге.

Копировальная бумага для копий. Эта бумага предназначена для использования там, где необходимо или желательно сделать копию под копирку, с которой затем будет сделана пресс-копия. Гектографическая копировальная бумага предназначена для создания копий, которые будут использоваться в гектографе.

Копировальная бумага для карандаша. Этот класс копировальной бумаги изготавливается из тяжелых сортов бумаги весом от семи до двадцати фунтов и выпускается с полным копировальным слоем в семифунтовом весе.

Копировальная бумага для ручки. Этот класс копировальной бумаги выпускается в семифунтовом и десятифунтовом весе.

Проблемы и их устранение. Копировальная бумага, произведенная летом, требует иного подхода к составу красителя, чем та, что произведена зимой. Пользователи должны всегда помнить, что копировальная бумага, которая пролежала без использования весь год, постепенно высыхает и теряет свою эффективность. Чем свежее копировальная бумага, тем лучше — поэтому неэкономично закупать слишком большой запас, если он может пролежать более шести месяцев. Никогда не храните копировальную бумагу вблизи источников тепла или под прямыми солнечными лучами.

Одна из главных трудностей при работе с копировальной бумагой — это полосчатый эффект, называемый «древовидным». Он вызван тем, что копировальная бумага вставлена неровно между листами бумаги, используемыми вместе с ней. Будучи однажды смятой, она остается такой и дает полосчатый результат до тех пор, пока ее используют. Чтобы избежать этой проблемы, оператор должен следить за тем, чтобы копировальная бумага не сминалась при вставке между листами, и после вставки бумаги в пишущую машинку нажимать рычаг освобождения, чтобы ослабить ролики подачи бумаги, позволяя неравномерному натяжению бумаги и копировальной бумаги выровняться.

Долговечность красителя. Черная бумага, изготовленная из углеродного пигмента, является несмываемой и наиболее долговечной. Синяя или фиолетовая бумага следуют за ней по порядку долговечности цвета и изготавливаются из анилиновых красителей. Затем идут зеленая и красная. Факт в том, что красную и зеленую копировальную бумагу не следует использовать для постоянных записей, так как они быстро выцветают.

Износостойкость бумаги. Часто пишущая машинка имеет резиновый валик (платен), который стал изъеденным и изношенным от времени и использования точек, запятых, дефисов и знаков повтора. Это очень разрушительно для копировальной бумаги. На машину следует установить новые резиновые валики. Неэкономично использовать дешевую разновидность, которую можно купить за 75 центов и которая представляет собой не что иное, как резиновый шланг, натянутый на деревянный сердечник. Последний не является цилиндрическим и создаст проблемы. Шрифт будет печататься неровно и вызовет плохое выравнивание, за что будут винить машину.

Бленды (маскирующие листы). «Бленда» — это название листа бумаги, используемого при многократном копировании для предотвращения копирования всей информации с верхних листов на некоторые из нижележащих листов.

Например, при описании схемы предоставления упаковочному отделу описания товаров для отгрузки, но с пустым столбцом количества, можно вспомнить, как полоска бумаги соответствующего размера, достаточно широкая, чтобы закрыть столбец количества, помещалась поверх левой стороны счета сверху донизу. Таким образом, все количества вместо копирования на лист упаковщика копировались на полоску бумаги, известную как «бленда».

Бленда может быть любой формы и вырезана сверху, сбоку или снизу; или, в некоторых случаях, вырезы неправильной формы делаются в середине листа или около краев. Вырезы делаются для того, чтобы позволить определенной информации копироваться на следующий лист под блендой. Остальная информация на верхнем листе копируется на бленду, которая затем выбрасывается. Считается, что дешевле использовать лист бумаги для этой цели, чем останавливаться и делать отдельный лист с частью информации, напечатанной на нем.

КАК ОБРАБАТЫВАТЬ ЗАКАЗЫ И СЧЕТА НА БИЛЛИНГОВЫХ МАШИНАХ

Листы счетов в форме «бланкета» для скоросшивателей. В некоторых сферах бизнеса возможно использование счетов одинакового размера. Поэтому некоторые фирмы делают счета и листы продаж одинакового размера. Верхний лист перфорирован горизонтально через равные промежутки, что позволяет разрывать счета так, чтобы один бланк счетов можно было разделить на три или четыре отдельных счета. Этот план можно использовать, когда работа выполняется на обычной пишущей машинке. При подготовке бумаг для выставления счетов используется лист копирки, равный по размеру листу продаж. Копировальная бумага большой плотности (10 фунтов) с жесткой отделкой — лучший вид копирки для этой работы. Если для каких-либо целей нужен дополнительный лист продаж, можно использовать дублирующий лист бумаги, желательно другого цвета, с еще одним листом копирки, проложенным между двумя листами продаж. Этот метод расточителен в отношении места на листе продаж. Если бы каждый счет был отдельным и помещался в машину таким образом, чтобы первая написанная строка на счете была всего на два или три интервала ниже последнего пункта предыдущего счета, скопированного на лист продаж, обычно можно было бы скопировать еще один счет среднего размера на лист продаж.

Лист продаж для скоросшивателя с отдельными счетами. Эта комбинация стала возможной благодаря биллинговой машине, как планшетного, так и цилиндрического типа. Цилиндрические биллинговые машины оснащены специальными каретками со специальными подающими роликами, которые удерживают лист продаж до тех пор, пока он полностью не пройдет через машину. Цилиндрические машины также имеют независимый подающий ролик, который можно освободить специальным рычагом. Это позволяет вставить счет в машину, затем зафиксировать его в нужном положении промежуточным подающим роликом и пропустить через машину вместе с листом продаж до завершения счета. Затем промежуточный подающий ролик освобождается, и счет извлекается, не нарушая положения листа продаж. Затем на место помещается следующий счет, и та же операция повторяется. Это позволяет копировать один счет почти сразу под предыдущим. Некоторые фирмы, имеющие счета из одного или двух пунктов, что позволяет копировать от семи до девяти счетов на каждой странице, делают счета в форме «бланкета»; то есть семь или восемь счетов на одной полосе. После копирования каждого счета они продвигают следующий счет в нужное положение, а затем разрывают счета, как описано ранее.

Копировальная бумага, нарезанная для этого вида работы. Некоторые операторы, занимающиеся уплотненным биллингом, предпочитают использовать копировальную бумагу того же размера, что и счет, и удалять ее каждый раз после завершения счета. Это требует большого количества манипуляций с копировальной бумагой. Предпочтительнее использовать большой лист копировальной бумаги того же размера, что и лист продаж, пропуская его через биллинговую машину вместе с листами продаж. Это устраняет необходимость брать кусок копировальной бумаги каждый раз, когда счет помещается в машину. При первом методе, если на одной странице листа продаж было четыре счета, требовалось четыре раза брать один и тот же кусок копировальной бумаги, или по одному разу на каждый счет. Последний план требует обращения с копировальной бумагой только один раз, когда лист продаж помещается в машину. Оператор позиционирует второй или третий счет на листе продаж, чтобы избежать письма поверх предыдущего счета, делая три пробела кареткой после завершения счета.

Использование листов с серийными номерами. Все листы продаж должны быть пронумерованы серийно, чтобы при помещении в скоросшиватель можно было обнаружить потерю любого листа по отсутствующему номеру. Некоторые фирмы предпочитают использовать только одну сторону листа продаж. В этом случае скоросшиватель для продаж, вмещающий 375 листов, будет иметь 375 страниц. Если листы пронумерованы с обеих сторон, скоросшиватель для продаж будет иметь 750 страниц. Если внешний вид страницы испорчен из-за испорченного счета, этот лист не выбрасывается, и тот факт, что он остается, является стимулом для оператора выполнять работу качественно.

Обработка кредитовых авизо. Некоторые фирмы предпочитают обрабатывать свои кредитовые авизо на бумаге другого цвета (обычно розовой) как для счетов, так и для больших листов, которые соответствуют листам продаж. Все правила, регулирующие составление счетов и листов продаж для скоросшивателей, применяются к оформлению кредитовых авизо.

Общие замечания относительно биллинговых машин. Планшетная биллинговая машина несколько расширила идею использования специальных символов для определенных сокращений, характерных для различных отраслей торговли. Например, в обувном бизнесе используются, среди прочих, следующие сокращения:

WOM means Women's

CHI " Child's

BOYS' " Boys'

BAL " Balmorals

BLU " Bluchers

PR " Pair

PRS " Pairs

DOZ " Dozens

Цилиндрические машины приняли тот же план. В цилиндрических машинах есть два различных класса — те, у которых по два шрифта на рычаге, такие как Remington и Underwood, и те, у которых по одному шрифту на рычаге, с удвоенным количеством рычагов, такие как Smith-Premier. Оба класса машин могут использовать специальные символы, но машины, имеющие только один шрифт на рычаге, имеют преимущество, так как у них больше места для размещения специальных символов.

Использование специальных символов дает значительную экономию, что подтверждается следующим примером:

ОКТ 14 09.

Это требует девяти ударов, если каждая буква пишется отдельно. Если бы это было написано тремя специальными символами, потребовалось бы всего пять ударов. Специальные символы использовались бы следующим образом: ОКТ. -пробел- 14 -пробел- 09.

Непосвященному может показаться, что специальный символ из трех букв, такой как сокращение ОКТ., займет три места на машине и, следовательно, наложится на слово справа. Это предотвращается путем размещения шрифта на рычаге таким образом, чтобы буква Т сокращения находилась в точке печати на бумаге. Следующая иллюстрация покажет, как шрифты размещаются или выравниваются для достижения желаемых результатов:

OCT 14 09

│ │ │

Поскольку месяц всегда предшествует следующему слову, сокращение ОКТ выравнивается так, чтобы две первые буквы находились слева от точки печати. В случае, если машина была оснащена цифрами для всех дней месяца, символ 14 был бы выровнен так, чтобы печататься по обе стороны от точки печати. Поскольку сокращение 09 всегда следовало бы за ним и никогда не предшествовало, оно было бы выровнено так, чтобы 0 находился в точке печати, а 9 печаталась справа от него. Очень важно правильно выравнивать специальные символы, чтобы сокращения, которые всегда предшествуют, были выровнены для печати на последней букве, а сокращения, которые следуют, были выровнены для печати на первой букве.

Невозможно печатать сокращения в сплошном тексте, например, в письме. Они должны использоваться только в связи с датами счетов или заказов, в связи с названиями фирм. Например, сокращение «Г-нам» (Messrs.) в начале названия фирмы, где требуется такой термин, или сокращение «Ко.» (Co.) в конце названия фирмы, или сокращения «Пр.» (Pr.), «Дз.» (Doz.), «Гр.» (Gro.) и подобные сокращения встречаются в теле счета и, предпочтительно, в первом столбце после количества.

Следует помнить, что когда резиновый валик биллинговой машины изнашивается и прорезается отверстиями, возникающими при использовании точек, запятых, дефисов и т. д., шрифт специального символа иногда будет печататься жирно в верхней части и тонко в нижней части буквы, или наоборот. Это в некоторой степени исправляется установкой нового резинового валика на цилиндрическую биллинговую машину или нового резинового покрытия на планшетную биллинговую машину.

Специальные символы лучше использовать на машинах с нижним ударом (или «слепых» машинах), чем на машинах с видимым шрифтом. В последних все рычаги сгруппированы менее чем в полукруге, что неизбежно сближает рычаги немного плотнее и поэтому не позволяет использовать специальные символы большого размера.

Табуляторы на биллинговых машинах. Абсолютно необходимо, чтобы каждая биллинговая машина была оснащена либо однопозиционным (известным как «стопор столбца»), либо десятичным табулятором, предпочтительно последним. Однопозиционный табулятор используется следующим образом:

На раме биллинговой машины лежит планка, на которой через заранее определенные интервалы установлены металлические стопоры или штифты. При нажатии на стопор столбца каретка, удерживающая бумагу, освобождается и автоматически перескакивает к первому стопору. После того как информация написана, стопор снова нажимается, и машина автоматически перескакивает к следующей точке печати. Следующий пример показывает использование стопора столбца:

John Jones Marion, Ind. XXV

A. B. Smith Washington, D. C. XXX

G. Barnes Seattle, Wash. XXX

Следующий пример показывает использование десятичного табулятора:

10.50

.50

150.25

15560.65

С десятичным табулятором оператор нажимает клавишу десятков, которая автоматически устанавливает каретку в положение для начала написания суммы 10.50. Если бы для этой цели использовался стопор столбца, он остановил бы машину в точке десятичной запятой, и оператору пришлось бы сдвинуть каретку на две позиции вправо, чтобы начать печатать за две позиции до десятичной запятой. Некоторые операторы устанавливают стопор столбца так, чтобы машина всегда останавливалась в точке десятков, и если нужно написать сумму 1.00 или меньше, они используют клавишу пробела. Это быстрее, чем всегда останавливаться в десятичной точке, а затем позиционировать каретку вручную. Однако, если предстоит выполнить любую табличную работу, включающую сильно различающиеся цифры, использование десятичного табулятора является явной экономией. Большинство операторов не видят преимущества использования табуляторов и во многих случаях продолжают тратить время на перемещение каретки клавишей пробела. Если бы они воспользовались устройством табулятора, они бы мгновенно перескакивали с одной части строки к следующей нужной точке. Следует помнить, что биллинговая работа — это постоянное повторение определенных ручных движений. Если можно исключить одно движение из десяти, это равносильно экономии одного часа из десяти. Чтобы показать огромное преимущество и, можно сказать, необходимость экономии времени и сокращения пути в крупных учреждениях, отличной иллюстрацией является устройство, используемое Butler Bros., крупным домом заказов по почте со складами в нескольких крупных городах. Эта конкретная схема используется в Джерси-Сити, штат Нью-Джерси. Она состоит из двух рядов операторов биллинговых машин (шестьдесят пять человек), расположенных параллельно, с бесконечной лентой, проходящей между ними, и двумя проверяющими клерками в конце ряда. Как только операторы переносят заказы на бланки заказов, оригинал и напечатанный заказ (с копиями для отделов) помещаются на ленту и автоматически доставляются на стол проверяющего.

Резиновая лента проходит через шкив на краю стола проверяющего, что позволяет заказам падать с ленты на стол. Лента возвращается в конец линии, где она вращается вокруг другого шкива. Питание осуществляется от небольшого электродвигателя.

Расположение биллинговых машин в крупных торговых домах. В крупных предприятиях оптовой торговли галантерейными товарами, товарами повседневного спроса и смежных отраслях специальное расположение позволяет нескольким биллинговым машинам выполнять большой объем биллинга. В этих классах бизнеса принято называть номер партии, класс товара и количество ярдов клерку по счетам, который, в свою очередь, вносит их в счет и дубликат. Используемая система будет описана в другом месте. Здесь желательно коснуться только идеи подвижной платформы. Оператор сидит на приподнятой платформе, на которой установлена биллинговая машина и стул. Эта платформа имеет ролики и может перемещаться в проходе между двумя рядами прилавков, на которых размещены товары для отгрузки. Как только вызывающие называют номера партий, описание и количества одной отгрузки, оператор биллинговой машины перемещает платформу к следующей партии товаров, что позволяет ему четко слышать вызывающего, где бы тот ни находился. Если бы клерк по счетам был постоянно расположен в одной части комнаты, он был бы склонен совершать ошибки из-за неправильного понимания вызывающего. Схема, которая широко используется в тех классах бизнеса, которые требуют «системы вызова» или, как они ее называют, «биллинга по вызову», заключается в том, чтобы называть слово «шестьдесят пять» (sixty-five) так, как если бы это было «сикити-файв» (sixity-five), а слово «пятьдесят пять» (fifty-five) так, как если бы это было «фитити-файв» (fifity-five). Это предотвращает путаницу между этими суммами, которые звучат так похоже. Некоторые фирмы для «шестьдесят пять» используют термин «стики-файв» (sticky-five).

Использование вычислительных машин в связи с биллингом. Многие фирмы используют вычислительные машины, такие как комптометр, для проверки сумм в счетах. С помощью машины такого типа можно вычислить все суммы. Машина одновременно автоматически складывает итоги, и, если из счета нужно вычесть скидки, эту операцию можно выполнить, не очищая машину. Например, в следующем примере:

12 yards lace 50 $6.00

15 yards ruching 10 1.50

24 doz. hdchfs. 12.00 288.00

$295.5

25% 221.63

Под «очисткой» машины понимается нажатие рычага, который возвращает все колеса в положение 0 для начала нового вычисления. Не желая вдаваться в механические достоинства суммирующих машин, как печатающих, так и непечатающих, важно коснуться различных аргументов, используемых в пользу биллинговых машин с суммирующими приспособлениями и без них.

Планшетные машины первыми стали использовать комбинированные устройства. Используемый план заключался в размещении двух регистрирующих счетчиков на биллинговой машине и проверке итога каждого счета отдельно с помощью одного счетчика, а также накоплении итогов всех счетов за день на другом счетчике. Некоторые фирмы использовали дополнительные регистрирующие счетчики для записи итогов дополнительных столбцов на листах продаж, в которых они анализировали продажи по классам товаров или другой классификации. Некоторые фирмы не суммировали счета при расчете цен и количеств, а оставляли сложение для суммирующей машины. Единственным недостатком этого плана было то, что если оператор копировал неверный итог с циферблата счетчика, это вызывало проблемы. Этот недостаток, если его можно так назвать, поскольку это не вина машины, а оператора, был исправлен путем установки вычитающего устройства на поздних моделях комбинированных биллинговых и суммирующих машин, при этом вычитающее устройство приводится в действие, когда записывается итог счета. Если правильная сумма счета записана в счете, цифры на циферблате превращаются в нули, что указывает на то, что сумма была правильно перенесена оператором. Другие улучшения, вероятно, последуют во многих машинах, которые появляются на рынке. См. рис. 29 на стр. 67.

Некоторые фирмы предпочитают выполнять весь биллинг как одну операцию и использовать отдельную или вычислительную машину, в зависимости от обстоятельств, для проверки сложения в конце дня. Причина в том, что при наличии двух отдельных машин они могут использоваться разными людьми в течение дня для разной работы.

Если вычислительные машины нужны для сложения, умножения и вычета скидок, рекомендуются непечатающие машины, так как они управляются клавишами. Если нужны суммирующие машины, когда требуются печатные списки всех сложений, тогда рекомендуются печатающие машины. Широкая публика признала, что каждый класс машин имеет свое отдельное применение. Некоторые фирмы проверяют итоги печатающих машин с помощью непечатающих, чтобы сэкономить время и бумагу. Непечатающие машины используются для записи рулонов и ярдов ткани во время инвентаризации, а позже используются для умножения сумм. Некоторые фирмы по продаже галантерейных товаров нанимают экспертов-операторов за доллар в час для выполнения этого класса работы, так как это можно сделать в пять раз быстрее, чем это заняло бы в противном случае. Например, пример на умножение, такой как 432 × 235, занял бы примерно десять секунд, чтобы записать, умножить и выставить цифры. С помощью умножающей машины, упомянутой выше, это можно сделать за две секунды.

С печатающими суммирующими машинами можно получить не менее ценные результаты. В определенных классах работы, таких как письма о взыскании задолженности в банках, где есть ряды цифр, представляющих различные чеки, и напечатанная информация, такая как описание индоссаментов, гораздо быстрее поместить листы в суммирующую машину и перечислить суммы на них, а затем автоматически распечатать итог с помощью суммирующей машины. Это позволяет избежать проблем, связанных с тем, что операторы печатают неверные итоги на биллинговой машине. Затем напечатанная информация вносится на пишущей или биллинговой машине. Однако следует сказать следующее: если оператор напечатает неверную сумму на печатающей суммирующей машине, ответ будет неверным, но машина напечатает правильный итог цифр, напечатанных машиной. Печатающая машина может быть оснащена широкой кареткой и использоваться для печати списков цифр точно так же, как пишущая машинка. Никогда не следует тратить время на печать выписки, содержащей ряды табличных цифр на любой пишущей машинке, а затем нести выписку к суммирующей машине и складывать столбцы, чтобы проверить их, если можно организовать составление всей выписки на печатающей машине. Печатающие машины теперь подготовлены для многократного копирования по крайней мере двух дополнительных копий и оснащены табуляторами столбцов.

Для сложения нескольких столбцов, с итоговым столбцом или без него с правой или левой стороны книги или листа, и где пункты записываются по одному в разные столбцы, рекомендуется комбинированная пишущая и суммирующая машина. Одна из таких показана на рис. 22.

ЦВЕТНЫЕ ЛИСТЫ

«Система цветных листов», указанная ниже, делает ненужным обращение к написанному материалу для распределения. Взгляд указывает на отдел или службу, для которой предназначен каждый бланк. Распределение может быть следующим:

Офисная запись (регистр) может подшиваться по номерам;

Копии книги заказов — по алфавиту;

Заявки — по отделам;

Инструкции по отгрузке — в хронологическом порядке;

Записи продавца — по территориям;

Листы затрат — в соответствии с классификацией.

Одна копия также может подшиваться географически для сравнения результатов. Это обеспечивает полную запись и облегчает обращение к ней. [6]

6. Как правило, «подтверждение заказа» обрабатывалось отдельно, хотя его можно включить в одну запись.

Это резюме иллюстрирует использование цветовой схемы и дает краткий намек на план, обычно используемый при подшивке листов заказов для различных отделов. Следует помнить, что лучший в мире план биллинга и заказов может стать самым жалким провалом, если не уделять должного внимания правильной подшивке листов.

Рис. 22. Комбинированная пишущая и суммирующая машина. Elliott-Fisher Co.

Например, если клерки при поиске определенного заказа могли всегда назвать номер заказа, но не имя клиента, было бы неправильно подшивать заказы по алфавиту; в таких случаях подшивайте заказы по номерам. Всегда подшивайте бумаги в соответствии с информацией, которая будет под рукой у клерка или руководителя при их поиске. Иногда бумаги будут находиться так же легко при подшивке по номерам, как и по алфавиту.

Справочная информация. Одна очень важная особенность, которую следует помнить при разработке форм, — это размещение всей справочной информации на правой стороне листа. При перелистывании свободных листов, удерживаемых в скоросшивателях, будет легко найти нужный лист, если следовать этому плану; но если справочные номера размещены на левой стороне листа, потребуется открывать скоросшиватель относительно широко, чтобы увидеть каждый номер.

На иллюстрации, рис. 23, будет замечено, что номер заказа правильно размещен, а печатные заголовки выровнены горизонтально сзади, что позволяет начинать весь напечатанный материал равномерно. Ценность этого момента была затронута в предыдущей главе, касающейся экономии времени при выполнении работы. В этой конкретной форме, однако, есть напечатанный материал слева от заголовков, такой как «счет», «отгрузить на» и т. д. Маргинальный стопор на биллинговой машине должен быть установлен для первого напечатанного материала, а стопоры табулятора должны использоваться для всего материала справа в каждой строке.

КОМПОЗИЦИОННЫЕ ФОРМЫ

Одним из наиболее эффективных средств сокращения работы, где это позволяет характер бизнеса, является использование композиционных форм. Эти формы получили свое название от комбинации работы по заказу и биллингу на одном комплекте листов и выполняют за одну операцию, иногда за две, всю канцелярскую работу, связанную с получением, регистрацией, подтверждением, выставлением счетов, начислением и отгрузкой заказа.

Легко увидеть, что если фирма может выполнять свои заказы полностью или почти полностью, то нет смысла ждать, пока заказ будет выполнен, прежде чем выставлять счет. Гораздо проще поместить еще один лист вместе с формами заказа и использовать его для счета. Обычно он помещается как верхний лист комплекта, и поэтому является оригиналом.

Товары, отгруженные по всему заказу. Если характер бизнеса таков, что фирма всегда может выполнять свои заказы полностью, вполне безопасно вводить цены, делать расчеты и завершать счет, за возможным исключением даты, когда товары окончательно отгружены, если они не могут быть отправлены в тот же день. В таких случаях на счете предусмотрен печатный заголовок, напротив которого печатается дата отгрузки. Это затем становится датой счета.

Рис. 23. Система цветных бланков. Для каждого отдела используется бланк своего цвета. Underwood Typewriter Co.

Товары отгружены почти полностью. Если возможна ситуация, при которой один, два или три наименования не могут быть отгружены вовсе или отгружены лишь частично, принято удерживать счет-фактуру (и копию или копии, если таковые имеются) в офисе, рассортировав их в алфавитном порядке по клиентам, до получения информации из отдела отгрузки о количестве, весе и т. д. отгруженных товаров. Этот счет-фактура является точным машинописным дубликатом остатка бланков заказа и содержит заголовок для указания количества отгружаемых товаров и, как правило, цены на каждое наименование. Ни расчет стоимости позиций, ни итоговая сумма счета еще не выведены. Обычно в офис передается копия заказа с отмеченными на ней количеством, весом или мерами. Затем копия счета-фактуры вставляется в машину, и проставляются цены, расчеты стоимости и итоговые суммы в соответствии с отгруженными позициями. Возникает вопрос относительно позиций, которые не были отгружены. Некоторые фирмы печатают в нижней части каждого счета-фактуры фразу: «Все позиции, на которые не проставлены цены и не произведен расчет, были перенесены в «заказы на допоставку» и будут отгружены позже». Другие фирмы печатают «X» в колонке цены или нумеруют позиции, которые не были отгружены. Затем они делают письменное пояснение в нижней части счета-фактуры относительно даты, когда будет отгружен остаток товаров. В некоторых сферах бизнеса такой подход сообщает клиенту не только то, что он заказал, но и то, что было отгружено, и когда будет отгружен остаток. Пометка в нижней части счета-фактуры также избавляет от необходимости писать письма клиентам.

В других сферах бизнеса такой подход был бы совершенно неуместен по той причине, что некоторые фирмы не желают привлекать внимание клиента к позициям, которые были пропущены.

Комбинированные формы обычно имеют две колонки слева: одну для заказанных товаров, другую для отгруженных. Если бы это не было предусмотрено, во всех случаях, когда отгруженное количество отличалось от заказанного, приходилось бы стирать данные о количестве.

Рис. 24 является хорошей иллюстрацией форм для сферы бизнеса, где товары всегда есть в наличии. Различные бренды товаров напечатаны в основной части счета-фактуры. Все, что необходимо сделать, — это вписать количество, цены, расчеты стоимости и итоговые суммы. Методом многократного копирования создаются четыре экземпляра: счет-фактура, складской ордер, внутренний учетный документ и документ для отдела взыскания задолженности.

БИЛЛИНГ В РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕ ГАЛАНТЕРЕЙНЫМИ ТОВАРАМИ

Розничные галантерейные дома и универмаги используют форму биллинга, отличную от любой другой, поскольку счета клиентам выставляются только раз в месяц. Существуют и другие сферы бизнеса, которые выставляют счета ежемесячно и используют тот же стиль биллинга.

Используется сложенная форма: верхний лист по завершении месяца отправляется клиенту по почте. Второй или дублирующий лист сохраняется для учета покупок.

Когда клиент совершает покупку, продавец делает запись в своей торговой книге. Один экземпляр отправляется вместе с товаром на стол упаковки, другой — в кассу. Упаковщик не может работать с посылкой без дубликата товарного чека. Упаковщик удаляет со своего дубликата корешок с тем же номером, что и на чеке. Это делается для предотвращения выноса товаров из дома без надлежащего разрешения. Кассир оставляет чек у себя, если была произведена оплата наличными, но передает его в аудиторский отдел, если на чеке продавцом сделана пометка «в кредит».

Рис. 24. Комбинированные формы, показывающие счет-фактуру и офисные учетные записи. Remington Typewriter Co.

В крупных магазинах, таких как John Wanamaker's, кредитный менеджер выдает клиентам латунный жетон с их номером. Это показывает каждому продавцу, с которым они имеют дело, что они имеют право на кредит, без необходимости идентифицировать их каждый раз при совершении покупки. В небольших городах продавцы знакомятся со всеми клиентами, покупающими в кредит, и какой-либо план такого рода не требуется.