«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 5»

ЖУРНАЛ

33. Все полученные приказы копируются из бланка приказа в журнал, так как используемый бланк приказа не такого характера, чтобы позволить его нумеровать и подшивать последовательно, и он не может быть легко адаптирован к разделению счетов покупки и продажи.

Журнальный лист должен иметь дебетовые и кредитовые колонки для каждой бухгалтерской книги, используемой для клиентов, и колонку главной бухгалтерской книги, как показано на рис. 17. Записи из приказов переносятся в соответствующую колонку бухгалтерской книги. Если человек покупает акции, он дебетуется в колонке бухгалтерской книги акций; если он покупает зерновые, он дебетуется в колонке бухгалтерской книги зерновых; и если он продает что-либо, он кредитуется в соответствующей колонке.

При составлении отчета клиенту о покупке и продаже показывается прибыль или убыток вместе с начисленной комиссией.

ИЛЛЮСТРАЦИЯ

РЕГИСТР ЧЕКОВ

34. Большинство брокеров имеют счета в нескольких банках; поэтому необходимо, чтобы регистр чеков велся по каждому банку, показывая дату, номер, кому выдан, сумму каждого выписанного чека, депозиты и ежедневный баланс, как на рис. 18.

Рис. 17. Главный журнал, в который вносятся все приказы

Используя этот регистр, счет в каждом банке можно вести отдельно, и необходимость заполнения корешков в чековой книжке полностью исключается. Многие фирмы отказались от использования чековых книжек, имея свои чеки в блоках в числовой последовательности, и так как номера идут последовательно в регистре чеков, каждый пронумерованный чек должен быть учтен. В случае, если чек испорчен, строка должна быть аннулирована красными чернилами, а испорченный чек подшит вместе с возвращенными чеками.

В случае, если офисная касса ведет счет для себя, с которого выписываются чеки, для этого счета следует вести отдельный регистр чеков, так как его баланс не входит в баланс общей кассы фирмы.

Рис. 18. Регистр чеков, показывающий состояние банковского счета

Ни в каком справедливом смысле брокер не может считаться владельцем акций, которые он покупает и держит для клиента, и использование этого обеспечения в своих интересах является нарушением доверия. Сертификат акций не считается, согласно решению Верховного суда Соединенных Штатов, собственностью как таковой; это лишь доказательство собственности на акции.

Подводя итог, бухгалтерская работа в связи с брокерским бизнесом заключается в обработке приказов, полученных от клиентов, обеспечении того, чтобы они были правильно истолкованы и своевременно выполнены, учете займов, необходимых для завершения контракта, ведении тщательного учета комиссий и процентов, причитающихся фирме, бдительности в отношении маржи клиентов и организации всех счетов с клиентами так, чтобы они могли поддерживаться в актуальном состоянии и быть мгновенно доступными.

ГЛОССАРИЙ ТЕРМИНОВ ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ

МЕДВЕДЬ (BEAR): Тот, кто считает, что условия созрели для снижения цен, или тот, кто желает такого события. Можно полагать, что цена определенной ценной бумаги вот-вот упадет, и поэтому говорят, что он «медведь» по этой конкретной ценной бумаге, тогда как по другим он может таковым не быть. Естественное отношение «медведя» — это отношение продавца, но он может быть таковым ради покупки по более низкой цене позже.

ИГРА НА ПОНИЖЕНИЕ (BEARING THE MARKET): Искусственное снижение или принудительное опускание цен.

ЦЕНА ПРЕДЛОЖЕНИЯ (BID PRICE): Цена, предложенная или заявленная за любую ценную бумагу или товар.

ЗАИМСТВОВАНИЕ АКЦИЙ (BORROWING STOCK): Брокер заимствует акции, когда он заключил контракт на поставку, а акции, которые он продал, по любой из различных причин не могут быть доставлены в оговоренное время.

ОБВАЛ РЫНКА (BREAK IN THE MARKET): Внезапное и значительное снижение цены.

НЕПОЛНЫЙ ЛОТ (BROKEN LOT): То же, что «odd lot» в отношении акций и менее десяти тысяч долларов номинальной стоимости в облигациях.

«БАКЕТНЫЕ МАГАЗИНЫ» (BUCKET SHOPS): Офисы, управляемые безответственными брокерами, не являющимися членами какой-либо фондовой биржи, которые ведут маржинальный бизнес с депозитом от одного доллара за акцию и выше. На самом деле сами акции этими операторами не покупаются и не продаются для клиента. Если приказ действительно исполняется на добросовестной бирже, то «бакетный магазин» делает противоположный приказ на аналогичную сумму. Например: такой дилер продал бы сумму, эквивалентную покупке клиента, или купил бы сумму, эквивалентную продаже клиента, таким образом, ни в коем случае не держа акции.

БЫК (BULL): Тот, кто считает, что условия созрели для роста цен, или тот, кто желает такого роста и, как следствие, говорит в «бычьем» тоне. Один автор определяет быка как человека, у которого есть что-то на продажу, следовательно, он с нетерпением ждет роста цен, чтобы продать по хорошей цене.

КУПИТЬ ПО РЫНКУ (BUY AT MARKET): Приказ купить по самым низким ценам, по которым можно получить ценную бумагу, без установления ценового лимита лицом, дающим приказ.

ОПЦИОН ПОКУПАТЕЛЯ (BUYER'S OPTION): Контракт, по условиям которого покупатель ценной бумаги не обязан принимать поставку до конца указанного срока, но имеет право потребовать поставку в любое время в течение периода, охватываемого контрактом, уведомив продавца за один день. Договоренность кратко выражается как «buyer 4», «buyer 10», где цифры указывают количество дней, предусмотренных соглашением.

ПРИКАЗ НА ПОКУПКУ (BUYING ORDER): Приказ, данный брокеру на покупку определенной ценной бумаги с лимитом или без лимита по цене, в зависимости от обстоятельств. Приказ на покупку действителен только на дату, на которую он был дан, если не указано иное. Иногда приказ дается «до отмены», под чем брокер понимает, что нет определенного ограничения по времени; но брокеры обычно напоминают своим клиентам о приказах, чтобы убедиться, что они все еще желают, чтобы они оставались в силе.

КАБЕЛЬНЫЕ СООБЩЕНИЯ (CABLES): Телеграммы из зарубежных стран о состоянии рынка. Крупные брокеры каждое утро получают кабели из Лондона, Парижа и других пунктов с ценами закрытия на зерновые и продовольственные товары на том рынке.

КОЛЛ (CALL): Привилегия, которую одна сторона покупает у другой, чтобы «коллировать» (получить) от него определенное количество акций, зерновых и т. д. по определенной цене и дате.

РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ (CARRYING CHARGES): Проценты, взимаемые брокерами за сумму денег, авансированную ими клиентам в маржинальных сделках; также используется чикагской фирмой для обозначения ставок хранения, процентов и страхования зерновых или продовольственных товаров.

ЗЕРНО НАЛИЧНЫМИ (CASH GRAIN): Зерно для немедленной поставки. «Spot grain» имеет то же значение.

КОМИССИИ (COMMISSIONS): Плата, взимаемая любым брокером за покупку или продажу ценных бумаг для кого-то другого.

КУРБ (CURB): Ценные бумаги, которыми не торгуют на крупных фондовых биржах, или новые ценные бумаги, которые еще не были включены в листинг на таких биржах, обрабатываются на так называемом «курб-рынке». Причина существования «курб-рынка» на открытом воздухе, а не в каком-либо здании, заключается в том, что если бы был выбран последний план, то, по сути, существовала бы еще одна биржа, и члену регулярной биржи того же города не было бы разрешено быть представленным на ней, как он часто сейчас представлен на «курбе».

КУРБСТОУН-БРОКЕР (CURBSTONE BROKER): Тот, кто обычно, не являясь членом фондовой биржи, ходит из офиса в офис или совершает свои сделки на курбе.

ПОСТАВКА (DELIVERY): Фактическая передача покупателю купленной вещи. Если поставка предлагается после окончания рабочего времени, покупатель может отказаться от нее до следующего рабочего дня, но продавец не имеет права требовать проценты за продленное время.

ДИВИДЕНД (DIVIDEND): Часть прибыли корпорации, разрешенная советом директоров к выплате акционерам.

СБРОС (DUMP): Количество акций, которое принудительно выбрасывается на рынок с целью избавления от него. Это означает не столько избавление от нежелательной инвестиции, сколько предложение любой инвестиции в больших количествах.

РАВНЫЙ (EVEN): Брокер находится в равном положении по акциям, когда он заключил контракт на получение и поставку равных количеств одних и тех же акций с другим брокером. Единственное, что требуется, — это расчет разницы в ценах.

ФЛЮРРИ (FLURRY): Небольшая паника. Волнение, вызванное быстро падающим рынком и растущими ставками по деньгам.

ФЬЮЧЕРСЫ (FUTURES): Покупка или продажа зерновых для будущей поставки. Буквально говоря, когда вы покупаете зерно в феврале, которое известно как «майское зерно», вы заключаете контракт на поставку в мае по ценам, существующим на тот момент.

В НАЛИЧИИ (IN SIGHT): Количество зерна, кофе, хлопка, табака или любого товара, доступного для немедленного использования.

ЛИМИТ (LIMIT): Цена, которую брокер не должен превышать при исполнении приказа для своих клиентов. Это также может быть ограничение суммы, подлежащей покупке или продаже.

КОТИРУЕМЫЕ ЦЕННЫЕ БУМАГИ (LISTED SECURITIES): Ценные бумаги, прежде чем они могут быть включены в листинг на любой торговой палате или фондовой бирже, должны соответствовать определенным правилам биржи. Это не означает, что котируемые акции имеют большую внутреннюю ценность, чем некотируемые, а лишь показывает, что определенные факты и цифры в отношении ценной бумаги получили более или менее широкую огласку.

ЛОНГ (LONG): Тот, кто держит акции или зерно в ожидании роста цены, или тот, у кого есть контракт, по которому он может потребовать такие акции или зерно в определенный день или до него. Противоположность «шорту».

МАРЖА (MARGIN): Сумма денег, депонированная у брокера для страхования его от убытков; часть покупной или продажной цены.

O: Аббревиатура «тикера» для «offered» (предложено), когда сопровождается цифрами; например, «G. N. O. 76» означало бы, что обыкновенные акции Great Northern были предложены по 76 долларов за акцию.

ОТКРЫТЫЙ РЫНОК (OPEN MARKET): Рынок, где любой или все могут покупать или продавать.

ОТКРЫТЫЙ ПРИКАЗ (OPEN ORDER): Приказ, который действителен до отмены.

ОПЦИОН (OPTION): Соглашение о покупке или продаже, действительное только в течение определенного времени.

ЯМА (PIT): Часть торговой палаты, где совершаются биржевые сделки. Этот термин особенно применяется к Чикаго. Другие фондовые биржи отводят определенные места, обозначенные столбами, установленными в полу для торговли, и на этих биржах торговые точки называются «постами» вместо «ям».

ПУЛ (POOL): Объединение покупателей, которые работают вместе и инвестируют свой совместный капитал как один. (Различные торговые палаты приняли строгие правила против пулинга.)

ПУТ (PUT): Привилегия, которую одна сторона покупает у другой, чтобы «путнуть» (поставить) ему определенное количество акций, зерновых и т. д. по определенной цене и дате.

ПУТ И КОЛЛ (PUT AND CALL): «Пут» и «колл» могут быть объединены в одном инструменте, держатель которого может либо покупать, либо продавать по своему выбору по фиксированной цене и дате.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ МАРЖА (REMARGIN): Дать больше маржи.

РИНГ (RING): Объединение брокеров для взаимозачета и урегулирования сделок друг с другом; также исключительное объединение лиц для эгоистичных целей, например, для контроля над рынком. (Ринги имеют тот же статус в торговой палате, что и пулинг, если они того же характера.)

ПРОДАТЬ ПО РЫНКУ (SELL AT MARKET): Приказ своему брокеру, дающий полномочия продать акции или зерно по рыночной цене.

ПРОДАТЬ НА ОТКРЫТИИ (SELL AT OPENING): Приказ продать немедленно после открытия фондовой биржи по лучшей доступной цене.

ПРИКАЗ НА ПРОДАЖУ (SELLING ORDER): Приказ, данный брокеру на продажу определенной ценной бумаги с лимитом или без лимита по цене, в зависимости от обстоятельств. Приказ на продажу действителен только на день, на который он дан, если не указано иное.

РАСЧЕТ (SETTLEMENT): Оплата разниц в сделках между брокерами.

ШОРТ (SHORT): Тот, кто продал для будущей поставки то, чем не владеет, но надеется купить по более низкой ставке.

СКАЙРОКЕТИНГ (SKYROCKETING): Подталкивание цен на ценные бумаги к неестественным уровням или принудительное повышение цены с поразительной быстротой.

СЛАМП (SLUMP): Внезапное и значительное падение цен.

СПРЕД (SPREAD): «Пут и колл» по разным ценам.

СТОП-ЛОСС ПРИКАЗ (STOP LOSS ORDER): Это метод ограничения убытков путем дачи стоп-приказа брокеру продать, если акции упадут ниже определенной точки. Их иногда называют «стоковыми приказами».

СТРЭДДЛ (STRADDLE): «Пут и колл».

СВИТЕН (SWEETEN): Дать больше обеспечения или маржи.

ТИКЕР (TICKER): Небольшая печатная машина, управляемая телеграфом, с помощью которой внешний мир получает надежную информацию о ценах на ценные бумаги и товары, которыми торгуют на основных биржах мира. Это безотказный источник информации для брокера. Результаты печатаются на полоске бумаги, похожей на ленту, которая автоматически разматывается и, пройдя под печатающим устройством, попадает в корзину. Лента называется «тейп». Все колебания цен таким образом немедленно передаются на основные биржи.

ФИКТИВНАЯ СДЕЛКА (WASH SALE): Незаконная или фиктивная сделка.

ОПТОВЫЙ ДОМ MARSHALL FIELD & CO., ЧИКАГО, ИЛЛ.

БИЛЛИНГ И РЕГИСТРАЦИЯ ЗАКАЗОВ [5]

Введение. Выживание наиболее приспособленных наиболее сильно относится к деловым людям и их методам. Успех людей зависит от их методов; эффективность методов — от людей. Крупные корпорации сегодня были бы невозможны без метода. Они планируют свою работу, и метод ежедневно говорит им, успешно или неуспешно они работают по своему плану.

5. Copyright, 1909, by American School of Correspondence.

Мелкие деловые люди обычно полагают, что метод — это результат роста бизнеса. Иногда это так. Если бизнес растет быстро, лучшие методы становятся необходимостью. Без метода любой бизнес должен оставаться маленьким — за редким исключением, таким же маленьким, как способности человека у руля. «В той мере, в какой система разумно используется, она умножает способности человека к достижению во всех направлениях».

Важность отделов заказа, биллинга и доставки, количество напрасных усилий в них и отношение каждого из них ко всем другим отраслям бизнеса делают их наиболее интересным и прибыльным предметом изучения для прогрессивного студента бизнеса, будь он новичком, руководителем или владельцем. Чтобы достичь быстрых результатов и устранить бесполезную работу головой, руками и ногами, изучите возможности, способности и полезность офисного оборудования и методы сокращения пути, ставшие возможными благодаря этому.

За последние восемь лет как в этой стране, так и за рубежом было сделано огромное количество улучшений в ведении офисной работы, переход от ручных методов к машинным. Большинство этих улучшений были буквально навязаны деловым людям страны специализированными компаниями, имеющими в продаже трудосберегающие устройства. Проницательные торговцы в некоторых случаях оставляли установку таких устройств офисным работникам, которые боялись потери своих позиций из-за их использования.

Одним из пионеров в развитии вышеупомянутого класса работ является Хайрам Дж. Халле, который преодолел все препятствия и дал импульс современным методам биллинга, что стало такой помощью нашим экономическим результатам в офисной практике. Компании по производству пишущих машинок последовали его примеру и оснастили цилиндровые машины необходимыми приспособлениями для достижения почти любого желаемого результата, за исключением письма в переплетенной книге. Чтобы преодолеть это препятствие, были изобретены McMillan, Empire и некоторые другие книги со свободными листами. Эти книги являются книгами со свободными листами только тогда, когда на них пишут; после завершения они постоянно переплетаются с помощью простого устройства и становятся такими же надежными, как сшитая книга.

В любой книге такого характера студент должен рассматривать текст как серию проблем с объяснениями того, как каждая из них была решена. Если студент не научится проявлять свои собственные способности к оригинальности в результате изучения этого тома, он не сможет достичь намеченного результата. Редко, если вообще когда-либо, встретятся две проблемы в двух коммерческих учреждениях, которые будут одинаковыми. Суждение лица, устанавливающего систему, определит лучший метод, который следует использовать при определенных условиях.

Прежде чем приступать к регулярной работе, будет не лишним дать сравнение методов ведения бизнеса в различных зарубежных странах.

Спешка в деловой жизни Соединенных Штатов объясняется нашим быстрым ростом и национальным желанием накопить богатство. Коммерческие предприятия выросли как быстро, так и медленно до невообразимых размеров. Были предприняты напряженные усилия для обеспечения бизнеса, а затем были предприняты соответствующие усилия для осуществления небольшой экономии, которая в крупном бизнесе составляет большие суммы. Как нация, мы мчимся на бешеной скорости, ища все средства, которые дадут нам результаты. В транспорте мы продвигаемся от пара к электричеству; в социальной жизни мы переходим от лошадей и карет к автомобилям; в коммерческой жизни мы используем каждое известное устройство, чтобы сократить работу и осуществить экономию — суммирующие машины, пишущие машинки, кассовые аппараты, открыватели конвертов, запечатыватели конвертов, мультиграфы и т. д.

Особый сюрприз ждет человека, посещающего Европу с миссией внедрения методов «сокращения пути». В то время как мы занимаемся бизнесом, чтобы заработать как можно больше денег, большинство европейцев занимаются бизнесом, чтобы заработать на жизнь или разумный заработок.

Представьте удивление автора, когда управляющий директор одного из крупнейших универмагов в Лондоне сказал, что они не хотят экономить услуги тридцати пяти клерков (что было возможно благодаря современным методам), так как они зарабатывали определенную сумму денег каждый год и не хотели зарабатывать больше; кроме того, они не хотели лишать этих людей рабочих мест. В Англии нелегко получить работу. Служащие очень прилежны и уделяют строгое внимание бизнесу. Менеджер одного из крупных банков в Лондоне сказал, что как только клерк нанят, он увольняется только за грубое нарушение дисциплины — даже не за некомпетентность. В Банке Англии есть молодые клерки (произносится «кларкс»), которые выполняют ту же работу для банка, что делали их деды. В Банке Англии сегодня есть старики, которые до сих пор используют гусиные перья и песочницу вместо промокашки. Однако там используются суммирующие машины молодым поколением, и они более полезны для них, чем для нас, в некотором роде, так как их валюту гораздо сложнее складывать.

С каждым годом в Англию внедряется все больше улучшенных методов. Пишущие машинки используются уже много лет, а в последние годы суммирующие машины добились прогресса. Там труднее внедрять новые методы, но, однажды установленные, их трудно вытеснить другими.

Некоторые оптовые дома имеют очень старые методы. В одном доме в Лондоне заказ копировался двадцать девять раз с момента его получения до момента, когда он был окончательно выставлен в счет. Фирме было более двухсот лет, и она никогда не предпринимала никаких усилий для улучшения своих методов. У нее было четыре мальчика, в чьи обязанности входило искать заказы, потерянные на складах. Была установлена система многократного копирования, которая устранила такую большую трату времени на копирование и переписывание заказов, что было трудно убедить фирму, что что-то не было упущено. Через четыре недели они были в восторге.

Американец, отправляющийся за границу, очень впечатлен неторопливостью европейцев и склонен критиковать их за это. Через некоторое время они могут указать на достаточное количество американцев, которые износились к сорока годам и находятся в Европе в поисках здоровья, чтобы убедить их, что, возможно, европейцы не совсем неправы.

В Германии железные дороги контролируются правительством. Когда кто-то пытается внедрить методы сокращения пути, он сталкивается с тем фактом, что работа нужна, чтобы занять старых солдат, о которых правительство должно заботиться. На вопрос агенту американской фирмы, торгующей трудосберегающими устройствами, почему он не использует ни одно из устройств, был дан ответ, что в Германии молодые люди работают три года бесплатно; он не чувствовал необходимости избавляться от кого-либо из них. По окончании трех лет работы в офисе молодой человек получает диплом об эффективности, если он ее достиг. Правительство осуществляет строгий надзор за всеми коммерческими предприятиями и проверяет их книги через периодические интервалы. Поэтому коммерческие банкротства там случаются реже, чем дома. С мошенническими схемами расправляются сурово.

В Германии много крупных фирм, как оптовиков, так и производителей, которые стремятся быть прогрессивными. Siemens-Halske Electric Co. так же прогрессивны в своих методах заказа и биллинга, как любая американская фирма в той же области. Чтобы показать внимание к деталям, уделяемое немцами — управляющий директор одного из крупных универмагов в Берлине, когда его спросили, как долго он жил в Соединенных Штатах, сказал, что никогда там не был. Получив комплимент по поводу своего американского акцента, он ответил, что при разговоре с американцем он всегда использует американский акцент, сленг, интонацию и т. д., а при разговоре с англичанином он меняет свой акцент и т. д., чтобы соответствовать. У него были все американские устройства в его бухгалтерском отделе, которые можно было бы найти в любом универмаге в Соединенных Штатах, и он рассылал ежемесячные напечатанные счета так же, как Джон Ванамейкер, Альтман и другие из Нью-Йорка, и так же, как все крупные универмаги делают во всех американских городах.

Во Франции коммерческие дома очень консервативны и подлежат такому же государственному надзору, как и в Германии. В одной из железнодорожных компаний, Chemin de fer du Nord, они используют систему биллинга «manibill» (при которой каждая отправка выставляется отдельно и копируется на форме из семи листов), которая является кратчайшей формой биллинга из известных, но которая никогда не была принята американскими железными дорогами из-за того, что объем бумаг увеличивается слишком быстро. Нынешний американский метод заключается в том, чтобы помещать несколько отправок в накладную для отправок в любой данный город, и когда товары прибывают в данный город, принимающие станции составляют отдельные счета на фрахт для каждой отправки, копируя информацию из общей накладной, составленной на станции отправки. Некоторые американские железные дороги сейчас внедряют специальную рулонную машину для работы вагонных бухгалтеров, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Специальная рулонная машина Underwood для работы вагонных бухгалтеров

Французы, как правило, не образуют крупные компании, как американцы, немцы и англичане. Во Франции большое количество мелких производителей и оптовиков. Крупные универмаги, такие как Louvre в Париже, работают на строго наличной основе.

МАШИНЫ ДЛЯ МНОГОКРАТНОГО КОПИРОВАНИЯ

Ни биллинговые машины (машины для записи в книги), ни пишущие машинки изначально не предназначались для тяжелой работы по многократному копированию. Биллинговые машины с плоской станиной были первоначально изобретены для письма в книгах, используемых для судебных записей, книг продаж и т. д. Книга должна была оставаться неподвижной, а машина должна была перемещаться над книгами. Машины с плоской станиной — единственные машины, созданные для письма в переплетенных книгах — последние постепенно заменяются книгами со свободными листами. Машина с плоской станиной для переплетенных книг показана на рис. 2.

Рис. 2. Пишущая машинка с плоской станиной для переплетенных книг. Elliott-Fisher Co.

Пишущая машинка изначально предназначалась для письма только на одном листе бумаги. Если требовались дополнительные копии, использовалась копировальная лента, а влажная копия снималась в книге для прессового копирования. В эволюции от переплетенных книг (официальных записей и коммерческих) к свободным листам книжная пишущая машинка была оснащена устройствами для удержания свободных листов бумаги — используемых отдельно или в связи с книгами. В эволюции от копий прессового копирования к углеродным копиям пишущая машинка была оснащена валиками из твердой резины и латуни для снятия от одной до двадцати пяти копий, а в некоторых случаях даже больше, с чрезвычайно тонкой бумагой и копировальной бумагой.

Биллинговые машины с плоской станиной оснащены более тяжелыми пружинами рычагов типа, чем цилиндровые машины. Оператор при нажатии клавиш преодолевает дополнительное сопротивление прикосновению из-за более тяжелых пружин рычагов типа и наносит сильный удар по бумаге, делая во всех случаях хорошую копию при многократном копировании. Оператор на цилиндровой биллинговой машине наносит более сильный удар, чем обычно, чтобы получить результаты тяжелого многократного копирования. Чем сильнее удар, тем четче результат на биллинговой машине. Биллинговая машина Underwood показана на рис. 3.

Рис. 3. Биллинговая машина Underwood

Все пишущие машинки, оснащенные специальными приспособлениями для удержания листов продаж, счетов и заказов, называются цилиндровыми биллинговыми машинами. Бумага, на которой пишет машина, удерживается и проходит над и вокруг круглого резинового валика, цилиндра.

Это контрастирует с биллинговыми машинами с плоской станиной (или книжными пишущими машинками), на которых бумага лежит ровно на резиновой пластине, пока машина движется над бумагой.

Развитие биллинговых машин. Этот текст был подготовлен путем взятия простейших форм биллинга и работы с заказами и постепенного перехода к более сложным формам. Это именно то, что произошло при улучшении офисной и фабричной работы.

Сначала делался счет и копия — дополнительный лист делался для какой-то дополнительной цели. Преимущества выполнения двух или трех вещей одновременно привели к дальнейшим исследованиям. Это привело к использованию еще дополнительных листов для других целей. Каждый раз, когда добавлялся дополнительный лист, устранялась работа по печатанию этого листа отдельно.

Постепенно стало ясно, что было бы полезно копировать только часть машинописной информации на некоторых нижних листах. Были найдены способы реализации этого. Например, в бланке заказа желательно было, чтобы цены отображались на офисном экземпляре, но не на экземпляре, предназначенном для склада или фабрики.

В некоторых случаях было желательно вписывать всю информацию на верхние экземпляры и распределять ее по нижележащим листам. Окончательная разработка всех вышеуказанных идей воплощена в комбинированном бланке, в котором все листы для офиса, клиента, склада, фабрики, отдела отгрузки и погрузочной платформы печатаются на машинке за одну операцию, а счет-фактура и дубликат оформляются как отдельная операция.

В данном тексте для иллюстрации эволюции и совершенствования работы по выставлению счетов и оформлению заказов в основном используются примеры из оптовой и производственной сфер. Некоторые условия, которые необходимо учитывать при внедрении офисных систем, заключаются в следующем:

Поступают ли заказы от клиентов, от торговых представителей или от тех и других, и кого из них большинство.

Хранятся ли товары на складе, производятся ли они или закупаются на стороне, или все это вместе.

Могут ли заказы быть выполнены полностью или почти полностью.

Может ли фабрика знать цены или нет.

Отправляются ли товары грузовым транспортом, почтой, экспресс-доставкой или всеми этими способами.

Нужно ли делать копии счетов для каких-либо других целей.

Нужно ли отправлять копию листа продаж в головной офис или делать ее для какого-либо отдела.

Если необходимы дополнительные копии того или другого, какие цвета использовать для их быстрого различения.

Сколько нужно бухгалтеров по расчетам с дебиторами и как распределить их работу с наибольшей выгодой, чтобы каждый сотрудник занимался только своим участком.

Как подшивать офисные и фабричные копии для быстрого поиска.

Как спланировать все вышеперечисленное так, чтобы неправильная подшивка листов не нарушала цепочку записей.

Причины этих соображений станут более понятны по мере дальнейшего изучения материала.

Если студент, изучающий коммерцию, освоит возможности офисной техники, преимущества многократного копирования, использование цветной бумаги и важный навык правильной группировки статистических данных (что само по себе является почти искусством), он многого добьется. Ему также следует научиться развивать свою способность к оригинальности и выдвижению предложений.

Естественный порядок, в котором следует излагать процесс выставления счетов и отгрузки, — это последовательность совершения операций. Методы биллинга (составления счетов-фактур) во многих компаниях определяют способ формирования заказов, поэтому они будут рассмотрены в первую очередь.

Чтобы более четко выявить преимущества новых методов, целесообразно рассмотреть методы старого образца и противопоставить их новым идеям. Показывая слабые стороны старых методов и причины, по которым новые лучше, можно проследить постепенную эволюцию и улучшения.

Метод биллинга старого образца и получение влажной копии в книге из папиросной бумаги. Существует достаточно фирм, которые до сих пор придерживаются этого плана выставления счетов, чтобы обижаться на термин «старый стиль». Лучшее, что можно сказать об этом плане, — это то, что он короче, чем раздельное ведение книги счетов и продаж или журнала продаж. Влажная копия заменяет переписывание счета. Одно из возражений против этого метода копирования счетов заключается в том, что если копируются все счета, некоторые из них либо размываются, либо получаются слишком бледными после высыхания копии на листе папиросной бумаги. Это затруднение, которое можно исправить при внимательном отношении.

Самый худший недостаток заключается в том, что никогда не знаешь, все ли счета были скопированы, и нет способа узнать это, если только копии в книге из папиросной бумаги не сверяются с заказами, на основании которых были составлены счета. Многие фирмы тратят тысячи долларов на рекламу, командировочные расходы, оплату труда и т. д., отгружают и выставляют крупные счета на товары, «дважды проверяют» счета-фактуры, а копирование счетов в книги из папиросной бумаги доверяют молодому офисному мальчику. Им никогда не приходит в голову сверить счета с заказами, чтобы быть абсолютно уверенными в том, что товары были не только выставлены в счете, но и списаны со счета.

Рис. 4. Увлажнитель для ткани старого образца. Underwood Typewriter Co.

Если спросить их, откуда они знают, что все счета-фактуры списаны (или скопированы в книги из папиросной бумаги), неизменным ответом будет: «О! Мы никогда не теряем счета до того, как они будут скопированы». Спросите их, откуда они знают, что ни один счет не потерян, и, немного подумав, они признают, что на самом деле не знают наверняка. Они начинают сверять книгу из папиросной бумаги после того, как какой-нибудь клиент приносит счет к оплате, который так и не был скопирован в книгу из папиросной бумаги, а следовательно, не был разнесен по счету клиента.

Рис. 5. Копировальный пресс старого образца. Underwood Typewriter Co.

На рис. 4 показан увлажнитель для ткани старого образца, на рис. 5 — копировальный пресс старого образца, а на рис. 6 — книга продаж старого образца (листы из папиросной бумаги).

ЛИСТЫ ПРОДАЖ И СЧЕТА-ФАКТУРЫ НА СВОБОДНЫХ ЛИСТАХ

Этот стиль биллинга был первым отклонением от плана использования копировальных чернил или карандаша на счетах-фактурах с последующим переносом чернил в книги из папиросной бумаги путем смачивания листов водой и впитывания излишков воды промокательной бумагой. Либо это делалось путем помещения влажной ткани на нижнюю сторону листа и накрывания ее листом, наложения счета-фактуры лицевой стороной вниз на лист папиросной бумаги, закрытия книги и помещения ее в копировальный пресс. Чернила со счета-фактуры достаточно переносились на папиросную бумагу, чтобы сделать на ней оттиск.

Рис. 6. Книга продаж старого образца. Underwood Typewriter Co.

Если человек, выполнявший копирование, не проявлял должной осторожности, бумага становилась слишком влажной, и чернила расплывались, размывая копию и сам счет. Если человек, занимавшийся копированием, случайно захватывал два счета, верхний счет не копировался на лист папиросной бумаги. Это самое серьезное возражение, поскольку копия в папиросной бумаге использовалась как запись счета для целей разнесения в бухгалтерскую книгу.

Другой трудностью была обычная проблема, возникающая при использовании переплетенных книг в офисной работе. Только один человек может использовать книгу в одно время. Если Фэйет Генри, бухгалтер, пользовался книгой копий из папиросной бумаги, а Дэйв Пайк, клерк по заказам, хотел использовать ее, чтобы проверить, все ли счета были скопированы офисным мальчиком, ему приходилось ждать Фэйета Генри. Лист продаж на свободных листах, показанный на рис. 7, с серийно пронумерованными страницами, помещаемыми в соответствующие папки после подшивки каждого листа, устраняет все упомянутые трудности — с множеством дополнительных преимуществ.

Рис. 7. Лист продаж и счета-фактуры на свободных листах. Без линовки на листе продаж. Remington Typewriter Co.

Лист продаж и счет-фактура на свободных листах впервые использовались с планшетной биллинговой машиной, при этом лист продаж удерживался в нужном положении путем размещения его на штифтах (круглых металлических стержнях), которые входили в пробитые отверстия по краю бумаги. Эти пробитые отверстия в конечном итоге использовались для надевания на металлические штыри в папках для свободных листов. Счета-фактуры были шире, чем счета обычного размера, и имели перфорацию примерно в 1 дюйм или 1,5 дюйма от левого края, как показано на рис. 8. Слева от перфорированного края находились два небольших отверстия на расстоянии около 2,75 дюйма друг от друга, которые надевались на два небольших штифта на скользящем устройстве для удержания счета. Этот план обеспечивал способ удержания большого листа и счета-фактуры в правильном соотношении друг к другу. Кусок копировальной бумаги того же размера, что и лист продаж, помещался между счетом-фактурой и листом продаж. Эта линовка листа продаж показана на рис. 9.

Рис. 8. Счет-фактура для использования на биллинговой машине

Когда счет-фактура печатался на биллинговой машине, он многократно копировался на лист продаж под ним. Когда счет-фактура был готов, он был готов к отправке по почте — никакой задержки с копированием счетов, никаких размытых счетов из-за небрежного копирования. Никакого выцветания многократно скопированной копии, где использовалась черная копировальная бумага. Чернила не изготавливаются из неразрушимых углеродов, как черная копировальная бумага. Конденсированная книга продаж на свободных листах для этой цели показана на рис. 10.

Ниже кратко изложены некоторые из многих положительных особенностей конденсированной системы, используемой сегодня:

Рис. 9. Лист продаж на свободных листах

Счет и запись в книге продаж получаются за одну операцию.

Записи в книге продаж абсолютно совпадают с выставленным счетом.

Клерк по счетам становится одновременно клерком по счетам и записям.

Нет опасности, что счет будет выставлен без соответствующего начисления.

Записи в этой системе занимают лишь одну четвертую часть места, требуемого для записей, сделанных пером.

На листе продаж нет пустого места.

Можно использовать обе стороны листа продаж.

Экономия места в хранилище сама по себе заслуживает особого внимания.

Рис. 10. Конденсированная книга продаж на свободных листах для биллинга или выставления счетов. Underwood Typewriter Co.

В последние годы компании-производители пишущих машинок оснастили свои устройства приспособлениями, которые позволяют удерживать лист продаж независимо от счетов-фактур. Это позволяет держать большой лист продаж в машине до тех пор, пока на нем не будет многократно скопировано достаточное количество счетов, чтобы заполнить страницу, после чего лист продаж переворачивается. Счета-фактуры можно вставлять в машину и извлекать из нее после написания, не мешая листу продаж. Не требуется дополнительная ширина счета-фактуры, что позволяет использовать старые бланки в качестве счетов-фактур. Планшетные машины могут использовать старые бланки, но не так хорошо. Однако при машинном биллинге ложной экономией является использование бланков, предназначенных для работы пером. Причины этого будут затронуты позже.

Использование двух бухгалтерских книг требует использования двух колонок с правой стороны страницы. Все имена от A до L помещаются в первую колонку; все имена от M до Z помещаются во вторую. Например, счет-фактура, показанный в журнале продаж на рис. 11, иллюстрирует идею записи итогов в двух колонках справа от листа в соответствии с инициалами фамилии фирмы или частного лица, так как соответствующие бухгалтерские книги организованы таким образом. Если в конце месяца первая колонка показывает итог в 3000,00 долларов, бухгалтер знает, что он разнес эту сумму в бухгалтерскую книгу A-L и т. д.

Вышеуказанный план позволяет бухгалтеру отдельно суммировать итоги, которые разносятся по соответствующим бухгалтерским книгам. Желание разделить начисления на сельскую бухгалтерскую книгу и городскую бухгалтерскую книгу можно реализовать, используя две колонки таким же образом.

Желание поместить все кредитовые меморандумы в книгу продаж можно реализовать, используя две колонки в книге продаж, как отмечено выше. Первая колонка используется для дебетовых начислений, а вторая — для ввода кредитовых. В связи с этим планом возникает одна трудность. Кредитовые записи могут быть внесены в дебетовую колонку. Чтобы избежать этого, счета-фактуры делаются как раз такой ширины, чтобы перекрывать первую колонку, а кредитовые меморандумы делаются шире, чтобы перекрывать последнюю колонку. Когда сумма записывается в последней колонке счета-фактуры, она многократно копируется в соответствующую колонку листа продаж. То же самое верно для суммы, записанной в последней колонке кредитового меморандума.

Это подразделение колонок доведено до следующего шага, чтобы позволить анализировать продажи несколькими способами.

По классам товаров, следующим образом:

ЧЕТЫРЕХДЮЙМОВАЯ ПНЕВМАТИЧЕСКАЯ ТРУБНАЯ СИСТЕМА ПЕРЕДАЧИ ЗАКАЗОВ LAMSON ДЛЯ КРУПНОГО ОПТОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ИЛИ ФАБРИКИ. Lamson Consolidated Store Service Co.

Рис. 11. Журнал продаж, организованный для распределения по двум бухгалтерским книгам

По территории, следующим образом:

По торговым представителям, следующим образом:

Для отделения продажи обычных товаров от товаров, продаваемых на условиях консигнации, следующим образом:

Обычно счет-фактура достаточно широк, чтобы перекрывать только колонку итогов, как показано на рис. 12. Поэтому общая сумма, записанная в колонке итогов счета-фактуры, будет многократно скопирована на лист продаж в колонку, помеченную как «Итого».

Биллинговая машина с широкой кареткой, если она используется, может быть настроена с помощью табуляторных остановов для перехода к любой желаемой колонке. Общая сумма затем записывается в ней второй раз. Сумма в колонке итогов всегда должна быть равна сумме всех колонок, расположенных справа от колонки итогов. Этот план исключает старый способ ожидания конца месяца, а затем трудоемкого прохождения по книге продаж только с одной колонкой итогов и выбора различных позиций в соответствии с требуемой классификацией.

Рис. 12. Лист продаж и счета-фактуры на свободных листах с колонками для распределения труда и запасов

Работа должна быть спланирована таким образом, чтобы позволить завершать работу каждого дня в тот же день, не оставляя ничего для накопления до конца месяца, что требует возвращения к пройденным этапам для получения определенной статистической информации.

В некоторых сферах бизнеса желательно делать два листа продаж, один из которых хранится в папке для офисного учета, а другой используется для различных целей. Он может использоваться как запись продаж от филиала в головной офис, при этом каждая страница нумеруется в дубликате и имеет отличительный цвет. Это план, используемый во всем мире компанией Standard Oil Company. По мере поступления листов продаж в головной офис они помещаются в соответствующие папки и постепенно превращаются в составную книгу. Потеря листа мгновенно обнаруживается по отсутствующему номеру страницы.

Крупная французская парфюмерная фирма в Нью-Йорке придерживается этого плана и отправляет в Париж дубликат листа продаж на тонкой бумаге. Это дает головному офису прекрасную запись каждого счета-фактуры, отправленного любому клиенту филиалом или складом. Поскольку на каждой странице и на обеих сторонах листа можно многократно скопировать несколько счетов-фактур, это наиболее экономичный метод биллинга с точки зрения канцелярских принадлежностей. Название «конденсированный биллинг» указывает на этот факт.

В других случаях дубликат листа продаж достаточно широк только для того, чтобы на нем можно было многократно скопировать количество и описание товаров, без отображения цен и итоговых сумм. Этот узкий лист можно использовать для разноски в учет запасов, не раскрывая этому отделу цены, по которым были проданы конкретные товары. Эта форма листа продаж показана на рис. 13.

Дубликаты счетов-фактур. В различных отраслях существует много причин, по которым дубликаты счетов-фактур желательны и даже необходимы. Некоторые клиенты требуют предоставления счетов-фактур в дубликате: один экземпляр полный, другой — без цен и итоговых сумм. Чтобы достичь этого, необходимо либо поместить лист бумаги между копировальной бумагой и дубликатом счета-фактуры таким образом, чтобы цены и итоговые суммы не копировались, либо использовать короткий счет-фактуру, обрезанный слева от колонки цен, либо использовать короткий кусок копировальной бумаги между оригиналом и вторым (дубликатом) счетом-фактурой.

Желательно делать дополнительные копии счетов-фактур или дубликаты для использования различными отделами бизнеса, например, для анализа продаж по торговым представителям. Если компания нанимает большое количество торговых представителей, очень удобно подшивать в папки дубликат всех счетов-фактур, проданных каждым представителем, используя отдельную папку для каждого из них. Это предпочтительнее, чем иметь отдельные колонки в книге продаж (листах продаж в папках). Последний метод позволяет каждому торговому представителю видеть, что делает каждый другой.

Рис. 13. Лист продаж для конденсированного биллинга

Учет по отделам. Отдельная папка позволяет каждому сотруднику просматривать свои записи без неудобств для других. В крупных компаниях, имеющих транспортный отдел, необходимо предоставлять дубликат каждой счет-фактуры для учета, показывающий полные детали каждого начисления.

Следует проводить различие между фирмами, которые составляют счета-фактуры до отгрузки товаров, и теми, которые составляют их после отгрузки. Например, в бизнесе по продаже плащей товары обычно выставляются в счете до их отгрузки, при этом счет-фактура вкладывается в конверт и упаковывается вместе с товарами.

Часто товары производятся в надлежащих количествах, правильно сверяются по заказу на столе упаковщиков, а затем упаковываются неправильно — один клиент получает слишком много предметов одежды, другой — слишком мало. Тем не менее заказ будет правильно сверен. Чтобы избежать этой трудности, была разработана схема, при которой упаковщик получал дубликат машинописной копии счета (или счета-фактуры), показывающий все, кроме количеств. Это заставляет упаковщика пересчитать все предметы одежды и отметить карандашом на этой копии счета количество каждого стиля и вида, подлежащих отгрузке. Перед отгрузкой товаров копия счета упаковщика с его количествами, отмеченными свинцовым карандашом, сравнивается с количествами, начисленными на листе продаж. Эта схема заставляет упаковщика пересчитывать все предметы одежды, вместо того чтобы рассеянно или даже небрежно перепроверять чужие цифры.

Это достигается путем помещения узкой полоски бумаги поверх колонки количества дубликата счета-фактуры, но под копировальную бумагу. Цифры количества многократно копируются на полоску бумаги вместо дубликата счета-фактуры. Этот план называется «использование бленды». Узкая полоска бумаги между счетом-фактурой и дубликатом — это «бленда», описанная чуть далее.

Следующим шагом в сокращении работы является печать этикетки в связи со счетом-фактурой и листом продаж. В книжном бизнесе, где обычно возможно выполнять заказы со склада и где счет-фактура может быть составлен до отгрузки товаров, можно поместить небольшой кусок бумаги (этикетку) между сложенным счетом-фактурой таким образом, что при написании имени на счете-фактуре оно многократно копируется на этикетку, а также на дубликат счета-фактуры и лист продаж.

Анализ количеств и сумм. В некоторых сферах бизнеса, которые продают три или четыре разновидности товаров, желательно анализировать веса или количества в соответствующих колонках, которые, в свою очередь, многократно копируются на листы продаж, как показано на рис. 14.

Рис. 14. Лист продаж для анализа количеств и сумм товаров

Это экономит много времени по сравнению с составлением того же счета-фактуры следующим образом:

3000 # Brass Rods @20 $60.00

2500 # Brass Bars @21 $52.50

1000 # Zinc Bars @15 $15.00

Следуя первому плану, все веса для соответствующих классов товаров будут многократно скопированы в соответствующие колонки, и поэтому легко суммировать каждую колонку, а в конце месяца классификация продаж будет просуммирована как по весу, так и по долларам и центам. Счет-фактура линован в соответствии с листом продаж.

Информация на листе продаж, которой нет на счете-фактуре. В некоторых сферах бизнеса, таких как производство проволочных сеток, иногда желательно заменить размер проволоки на следующий, чтобы оперативно выполнять заказы. В таких случаях необходимо, чтобы счет-фактура показывал размер заказанной проволоки, а лист продаж — размер, который был действительно отправлен. Поэтому казалось бы невозможным написать «проволока № 8» на счете-фактуре и иметь «проволока № 9» в многократной копии на листе продаж.

Идея, используемая для достижения желаемого результата, заключается в том, чтобы расположить счет-фактуру по отношению к листу продаж так, чтобы на левой стороне листа продаж оставалось поле, которое позволило бы оператору печатать прямо на листе продаж, помещая на него фактический размер отправленной проволоки. Заказанный размер записывался бы на счете-фактуре обычным образом и, конечно, многократно копировался бы на лист продаж.

Есть и другие случаи, когда желательно использовать эту идею. Например, оптовые фирмы по продаже мануфактурных товаров при закупке товаров у восточных производителей просят последних при выставлении счетов использовать номера партий, предоставленные покупателем. Производителям также необходимо выставлять счета на товары в соответствии со своими собственными номерами партий. Следовательно, становится необходимым иметь на листе продаж как номер партии клиента, так и свой собственный. Это достигается путем написания собственных номеров партий прямо на листах продаж слева от счета-фактуры, а затем составления счета-фактуры обычным образом. Эта идея выполняет пожелания клиента и всегда дает производителям сравнение номеров партий на их листах продаж. Планшетные машины требуют более широкого счета-фактуры, рис. 15.

Товары, закупленные на стороне. В некоторых сферах бизнеса можно сократить путь, если продаваемые товары не хранятся на складе, а закупаются у других фирм в том же городе. При помещении счета-фактуры в биллинговую машину поверх листа продаж, бланки заявок в дубликате или трипликате также могут быть помещены в машину вместе со счетом-фактурой, и позиции, которые должны быть заказаны на стороне, записываются первыми на счете-фактуре. Когда все эти позиции внесены в счет-фактуру, бланки заявок могут быть удалены, а счет-фактура и лист продаж оставлены в биллинговой машине, внося остальные позиции, которые должны быть отгружены и начислены в счете-фактуре (листе продаж). Это происходит там, где заказы могут быть отгружены полностью.

Этот план также можно использовать при написании заказа, когда биллинг производится после отгрузки товаров. Следует помнить, что необходимо проводить большое различие в обработке биллинговой работы фирм, которые способны выполнять свои заказы полностью, в отличие от тех фирм, которым приходится ждать отгрузки товаров, чтобы определить, какие позиции выставлять в счете. Некоторые фирмы, которые всегда имеют полный запас, способны составить счет-фактуру и бланк заказа, этикетку для экспресс-посылки и начисление на листе продаж одновременно, потому что они знают, что могут отгрузить каждую запрошенную позицию, и, следовательно, им не нужно ждать, чтобы увидеть, какие позиции отгружены, прежде чем выставлять их в счете.

Рис. 15. Форма для предоставления на листе продаж информации, которой нет на счете-фактуре

Поштучный биллинг. Идея поштучного биллинга значительно выросла за последние несколько лет, несмотря на то, что размер счетов должен быть единообразным, и для одной позиции приходится использовать такой же большой счет-фактуру, как и для большого счета. Многие фирмы предпочитают поштучную идею идее конденсированного листа продаж.

Это объясняется главным образом гибкостью схемы. Дубликат, трипликат или квадрупликат счета-фактуры можно сортировать любым желаемым способом. Это особенно удобно для бухгалтеров, чтобы сортировать дубликаты счетов-фактур в алфавитном порядке, и экономит много времени при разноске в бухгалтерские книги на свободных листах, организованные в алфавитном порядке таким же образом. (При упоминании бухгалтерских книг на свободных листах всегда включаются карточные бухгалтерские книги, так как те же принципы применяются к одним, как и к другим, в том, что касается методов бухгалтерского учета.) Поштучные формы биллинга легче обрабатывать на пишущих машинках с биллинговыми приспособлениями, что является дополнительной причиной, по которой многие фирмы предпочитают их использовать. Некоторые из этих форм показаны на рис. 16.

Еще одна идея, которую стоит рекомендовать, — это цветовая схема, при которой каждая копия счета-фактуры многократно копируется на лист бумаги другого цвета. При сортировке различных копий для разных отделов разные цвета значительно облегчат распознавание различных листов, а также целей или отделов, для которых предназначен каждый из них.

РАБОТА С ЗАКАЗАМИ У ОПТОВЫХ ТОРГОВЦЕВ БАКАЛЕЙНЫМИ ТОВАРАМИ

Вряд ли найдутся две фирмы, которые обрабатывают свою работу с заказами одинаково. Первое соображение при рассмотрении методов работы с заказами — это различие между классами бизнеса, в которых заказы составляются готовыми к исполнению торговым представителем, и теми, которые поступают от клиентов и переписываются на пишущих машинках. Первый класс будет обсуждаться отдельно от второго.

Оптовые торговцы бакалейными товарами, аптекари и аналогичные направления получают подавляющее большинство своих заказов от торговых представителей на местах. После того как заказы вскрыты, первым шагом является проставление на каждом заказе номера с помощью автоматической нумерационной машины. После этого они копируются в реестр заказов следующим образом:

Рис. 16. Образцы поштучного биллинга. Remington Typewriter Co.

1012 John Smith & Co., Plainfield, N. J.

1013 A. B. Jones & Bro., Providence, R. I.

1014 U. J. Benedict, Elmira, N. Y.

1015 Grace Barnes & Co., Alliance, Ohio.

После того как заказы выполнены и начислены, они отмечаются в реестре заказов. Примерно раз в неделю все неотмеченные номера в реестре заказов сравниваются с невыполненными заказами. Если заказ потеряется, этот факт не останется неизвестным дольше одной недели.

Всегда следует помнить, что в случае, если заказ не выполнен полностью и является «отложенным заказом», отложенный заказ всегда должен показывать исходный номер заказа, чтобы предотвратить путаницу. Немного практического опыта быстро покажет, насколько неправильно использовать новый номер для отложенного заказа.

Отложенные заказы. В проблеме систематизации любого вида бизнеса вопрос отложенных заказов и правильного метода их обработки является одним из самых хлопотных. Некоторые фирмы не хотят, чтобы бланк заказа возвращался в складские помещения после того, как он уже был там, потому что они не хотят, чтобы склад или фабрика знали цены, которые проставляются на бланках заказов в офисе после того, как они были получены там для оценки, калькуляции и биллинга. Поэтому многие фирмы составляют совершенно новый заказ, который возвращается на фабрику или склад с буквой A, используемой в связи с номером заказа, следующим образом: 1013A. Это, конечно, задерживает выполнение заказа до тех пор, пока отложенный заказ не будет напечатан на машинке. Если необходимо сделать второй отложенный заказ, он будет выглядеть как 1013B. Другие фирмы используют цветовую схему. Это очень хорошая идея, так как она ясно указывает тем, кто заполняет заказы, на старые заказы, которые должны получить внимание в первую очередь.

Многие важные улучшения в методах работы с заказами и биллинга были внедрены в последние годы в бизнесе оптовых торговцев бакалейными товарами. Раньше было принято после того, как заказ был пронумерован и записан в реестре заказов, передавать заказы на склад с общим пониманием, что они должны быть выполнены как можно быстрее. Те, кто заполнял заказы, обычно начинали с верхнего этажа и собирали все позиции, которые должны были быть отгружены, помещали их на тележку и везли на следующий нижний этаж, и следовали этому плану до тех пор, пока заказ не был полностью выполнен. В магазинах выше определенного размера это приводило к значительной задержке.

Первым улучшением была отправка заказов в отдел отгрузки, где они разделялись клерками, известными как «слипперы», которые записывали на бланках позиции, которые должны быть взяты со склада, при этом каждый бланк представлял товары, которые должны быть получены по определенному заказу с определенного этажа. Эта идея позволила тем, кто заполняет заказы на всех этажах, работать одновременно и привела к значительной экономии времени.

Другой положительный результат, полученный благодаря этой системе, заключается в том, что клерк по отгрузке сохраняет оригинал копии заказа (копию, присланную торговым представителем) и поэтому может следить за всеми отделами и подгонять любой отдел, который может задерживаться с выполнением определенного заказа. При планировании работы всегда целесообразно иметь один отдел, который действует как контрольный по отношению к другому отделу. В бакалейном бизнесе для клерка по отгрузке гораздо более удовлетворительно иметь полную запись всех заказов, которые должны быть отгружены в этот день, чем передавать оригиналы заказов на склад, чтобы они были отправлены в отдел отгрузки после того, как заказ был полностью выполнен, а затем клерк по отгрузке будет спешить в последнюю минуту, чтобы спланировать свои погрузки и выполнить всю канцелярскую работу, такую как составление коносаментов и т. д.

Следующее улучшение было вызвано желанием со стороны тех оптовых бакалейных фирм, которые расположены в городах, имеющих эффективное междугороднее электрическое трамвайное сообщение, выполнять заказы в разное время дня. Одна западная фирма переписывала все свои заказы на цилиндрических биллинговых машинах, давая клерку по отгрузке полную копию заказа, а каждому отделу — копию позиций, которые должны быть выполнены только из этого отдела. На копии клерка по отгрузке делается пометка «11 утра», также на всех бланках заказов отделов. Это указывает на то, что заказ должен быть отгружен на 11-часовом трамвае. Другие бланки напечатаны с «1 час дня», «2 часа дня», «3 часа дня», «4 часа дня», «5 часов дня», чтобы указать часы, в которые заказы должны быть отгружены. Многие мелкие розничные торговцы задерживают заказ до последней минуты, и оптовая фирма, которая может предоставить наиболее оперативное обслуживание, получает бизнес. Вышеуказанный план уведомляет отдел отгрузки о времени, когда товары должны быть доставлены, и делает его ответственным за результаты. Все задержки отмечаются, и составляется ежедневный отчет о причинах, которые оперативно расследуются и устраняются.