Все товарные чеки пронумерованы от 1 до 50, и аудиторский отдел ежедневно проверяет все чеки разных продавцов, чтобы убедиться, что все они учтены. В некоторых магазинах на столе кассира есть таблица с номером продавца в верхней части каждой колонки и серийными номерами чеков, перечисленными в каждой колонке, как показано в Таблице I.
Table I
CHART FOR CHECKING RETAIL SALES SLIPS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7
8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
По мере поступления чеков на стол кассира они проверяются. Если один из продавцов продаст товар другу и отправит один чек упаковщику, но уничтожит копию кассира, мошенничество будет обнаружено, так как следующий отправленный чек покажет по номеру, что предыдущий отсутствует. Этот вопрос можно будет немедленно расследовать. Аудиторские отделы разных магазинов выполняют эту работу по-разному, однако суть остается примерно одинаковой. Некоторые магазины, после того как убедятся, что чеки не отсутствуют, сверяя их по серийным номерам, суммируют их на суммирующих машинах. Поскольку некоторым магазинам не нужен список чеков, они используют непечатающие машины, такие как комптометр. Другие магазины суммируют продажи каждого продавца отдельно, а затем складывают итоги всех продавцов, чтобы получить общий объем продаж. Общий объем продаж каждого продавца затем вносится в статистический лист, который показывает сравнение общих ежедневных продаж каждого продавца за месяц, как показано в Таблице II.
Затем чеки сортируются по отделам, снова суммируются, и аналогичная информация записывается в статистические листы с номерами отделов в верхней части вместо номеров продавцов. Общие итоги должны совпадать, чтобы подтвердить правильность работы.
Затем чеки сортируются по клиентам. Если миссис Дж. Б. Джексон купила товары в трех разных отделах, аудиторский отдел скрепит три чека вместе и отметит общую сумму чеков, подлежащую списанию с ее счета, на обороте нижнего чека. Если имеется двенадцать клерков по выставлению счетов и двенадцать биллинговых машин, все чеки будут распределены на двенадцать партий, каждая из которых представляет количество счетов, обрабатываемых каждым клерком.
TABLE II
COMPARISON OF DAILY SALES OF CLERKS
Clerk No. 1 2 3 4 5 6 7 8
Total Days
335 38 1 30 50 55 45 47 70 35 35 56 78 34 25 40 56 34 79
492 53 2 56 74 87 55 9 76 87 23 54 09 19 89 86 75 90 52
etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc.
Каждый клерк по выставлению счетов получает чеки в алфавитном порядке. Ежемесячные сложенные счета организованы в том же порядке. Они хранятся в скоросшивателях — используется специальный вид, например Tengwall, из которых счета можно легко и быстро извлечь. Некоторые фирмы предпочитают ежедневно подшивать текущие ежемесячные счета, по которым производятся начисления, в вертикальные папки.
Некоторые машины, такие как Smith Premier и Elliott-Fisher, имеют на своих машинах рулон копировальной бумаги для многократного копирования этих дубликатов сложенных счетов без необходимости ручной обработки копировальной бумаги. Эти приспособления были специально разработаны для этой конкретной работы.
После того как оператор ввела начисления по трем чекам для миссис Дж. Б. Джексон или любого другого клиента, имеющего более одного чека за покупки предыдущего дня, она сравнивает общую сумму, которую она проставила в счете, с итогом, отмеченным на обороте чеков аудиторским отделом.
Рис. 25 показывает образцы сложенных ежемесячных розничных счетов. Черный цвет, виднеющийся под верхним листом, который перевернут, — это копировальная бумага, используемая со счетами при работе на машинах, не оснащенных приспособлением для рулона копировальной бумаги. Некоторые фирмы помещают копировальную бумагу между листами в начале месяца и оставляют ее там; другие помещают копировальную бумагу между листами для каждого начисления, которое вносится в счет.
После того как все начисления были внесены, оператор суммирует на суммирующей машине итоги всех последних начислений по различным счетам, по которым в этот день были произведены начисления. Эта общая сумма должна совпадать с суммой, которую аудиторский отдел передал каждому клерку для внесения в эти счета. Машины Smith Premier и Elliott-Fisher имеют устройства для контрольной ленты, которые автоматически записывают итог каждого начисления, сделанного по всем различным счетам каждый день. Эта бумажная лента при суммировании должна совпадать с итогом цифр аудиторского отдела.
В конце месяца, примерно 26-го числа, большинство фирм начинают суммировать колонки счета. Окончательный итог каждого счета, добавленный к итогу каждого другого счета, должен дать общую сумму, равную всем начислениям за месяц. Это доказывает, что каждый счет был правильно просуммирован. Затем переносится остаток задолженности по предыдущим счетам, вычитаются любые платежи, произведенные в течение месяца, и выводится итог счета. Все кредиты за возвращенные товары вносятся в течение месяца так же, как и начисления, за исключением того, что они помещаются в отдельную колонку, предусмотренную для этой цели, и вычитаются в конце месяца из начислений.
Некоторые фирмы разносят общие суммы начислений и кредитов за месяц в бухгалтерскую книгу двумя общими суммами. Другие фирмы предпочитают разносить общую сумму начислений каждого дня в бухгалтерскую книгу ежедневно, вместо того чтобы откладывать разнесение до конца месяца. Это вопрос, который должен решаться с точки зрения бухгалтерского учета. Если у бухгалтеров в бухгалтерской книге есть начисления за текущий месяц, это избавляет от необходимости обращаться к счетам на столе клерка по биллингу за информацией о начислениях за текущий месяц.
Рис. 25. Ежемесячные выписки розничных галантерейных домов. Remington Typewriter Co.
Рис. 26. Устройство Smith Premier для равномерной вставки форм биллинга галантерейных товаров
После того как счета были отправлены, дубликаты подшиваются. Лучший известный способ подшивки — в алфавитном порядке; счета каждого клиента за разные месяцы вместе. Это контрастирует с планом подшивки счетов каждого месяца отдельно. Если возникает необходимость обратиться к начислениям любого одного лица за определенное количество месяцев, при последнем плане необходимо обращаться к нескольким скоросшивателям.
Рис. 27. Биллинговые машины Remington
Одно из устройств, которое в наибольшей степени позволило цилиндровым машинам успешно выполнять биллинг, показано на рис. 26. Раньше, когда в цилиндровую машину вставлялись два или более листа бумаги, маленький подающий ролик, который прижимается к большому резиновому валику, подавал нижние листы с другой скоростью, чем те листы, которые прилегали к большому ролику. Результатом было то, что бумага подавалась в машину неравномерно. После извлечения их было невозможно вернуть в то же положение, в котором они были раньше.
Иллюстрированное устройство обеспечивает место для равномерного размещения всех листов в машине путем нажатия рычага освобождения, который отводит подающие ролики от большого ролика до тех пор, пока бумаги или листы не будут правильно размещены в машине. Начав движение равномерно, они неизменно будут подаваться равномерно.
Рис. 28. Биллинговая машина Smith Premier для галантерейных товаров
Это особенно выгодно при биллинге в розничной торговле галантерейными товарами, где лист вставляется в машину и извлекается из нее до тридцати раз в месяц. Если верхняя часть счета каждый раз начинается с одной и той же отправной точки, а именно с верхней части выписки, он будет правильно подаваться к следующей точке записи на выписке без какой-либо регулировки. Машины Remington (рис. 27) и Underwood оснащены устройствами для той же цели. Машины Smith Premier (рис. 28) и Elliott-Fisher оснащены рулонами копировальной бумаги, которые автоматически копируют сложенные ежемесячные формы счетов.
УСТРОЙСТВА БУДУЩЕГО
Одним из успешных устройств, которое совершенствуется в настоящее время, является комбинация суммирующей машины и цилиндровой биллинговой машины, которые могут работать как комбинированная машина или отдельно как две машины, и могут быть фактически отделены одна от другой. Идея заключается в том, чтобы иметь валик или ролик, который может действовать как челнок между пишущей машинкой и суммирующей машиной. При нажатии кнопки ролик перемещается от пишущей машинки к суммирующей машине. Эта схема имеет то же преимущество, что и у фермера, который может использовать своих лошадей по отдельности или парами.
Производители суммирующих машин экспериментировали и постепенно увеличивали печатную мощность своих машин. Теперь они способны печатать названия разных месяцев года и некоторые другие сокращения для работы с ежемесячными выписками. В этом направлении можно ожидать дальнейших разработок. Суммирующие машины, которые составляют списки, являются очень важным фактором в офисной работе, и их возможности настолько велики для определенных классов работ, что место не позволяет подробно рассмотреть их здесь.
Рис. 29. Суммирующая и вычитающая машина, объединенная с цилиндровой биллинговой машиной. Remington Typewriter Co.
Хотя за последнее десятилетие были сделаны удивительные улучшения, следующее обещает быть не менее успешным, особенно в области суммирующих машин.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ. ПРАКТИЧЕСКИЕ ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ.
В предыдущих разделах этой энциклопедии многочисленные иллюстративные примеры подробно проработаны, чтобы показать применение различных методов и принципов. Сопровождают их примеры для практики, которые помогут читателю закрепить принципы в памяти.
На следующих страницах приведено большое количество тестовых вопросов и задач, которые представляют собой ценное средство проверки знаний читателя по рассматриваемым предметам. Они окажутся отличной практикой для тех, кто готовится к экзаменам на государственную службу. В некоторых случаях для дополнительной помощи в этой работе даны числовые ответы.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ КОМИССИИ И ХРАНЕНИЯ
1. Какие преимущества дает разделение бухгалтерской книги? Назовите три наиболее распространенных подраздела бухгалтерской книги.
2. Какие счета ведутся в книге покупок; в книге продаж; в главной бухгалтерской книге? При каких обстоятельствах счета с физическим лицом должны вестись как в книге покупок, так и в книге продаж?
3. Что такое контролирующий счет? Что представляют собой сальдо контролирующих счетов продаж и покупок? Из каких источников берутся дебеты и кредиты по этим счетам?
4. Когда используются бланки заказов со сменными листами, какова обычная процедура заполнения и выставления счетов по заказам?
5. Для каких целей используются специальные распределительные колонки в книге продаж?
6. На какие счета в главной бухгалтерской книге разносятся общие суммы покупок, как показано в реестре счетов-фактур? Каким образом различаются эти два счета?
7. Кратко опишите кассовый журнал и объясните, как он используется? Какие возражения, если таковые имеются, могут быть выдвинуты против внесения в кассовый журнал записей, которые не связаны с обменом наличных денег или их эквивалента?
8. Почему счет расходов разделен? Назовите некоторые из счетов, представляющих различные классы расходов.
9. Что подразумевается под мелкими расходами (petty cash) и как следует вести счет мелких расходов?
10. Чек Мартина Мейсона на сумму 164,20 доллара был опротестован и возвращен нашим банком с комиссией за протест в размере 2,50 доллара. Какая запись необходима для отражения этого в наших книгах?
11. Подготовьте торговые счета и счета прибылей и убытков, представляющие операции, перечисленные в ст. 16, страницы с 28 по 31 включительно.
12. Как можно использовать учет заказов в качестве учета продаж? Почему в связи с такими записями продаж используется выписка из продаж? Объясните, как составляется эта выписка.
13. Если товары продаются по ценам франко-борт (f.o.b.), но фрахт оплачивается заранее в качестве услуги клиенту, как это следует отражать в книгах? Почему?
14. Назовите три или более подразделов расходов на продажи и объясните, какие статьи должным образом включены в каждый из них.
15. Почему реестры чеков заменяют чековую книжку старого образца? Когда используется реестр чеков, как хранятся чеки?
16. Что такое книга полученных наличных и для какой цели она используется?
17. Выполните упражнение, приведенное в конце ст. 29, страница 42.
18. Как вы понимаете значение терминов «комиссия» и «брокерское вознаграждение»? В чем разница между комиссионером и товарным брокером?
19. Кто такой агент производителя и чем его бизнес отличается от бизнеса комиссионера или брокера?
20. Под каким термином консигнация товаров брокеру известна в книгах отправителя? На чье имя открывается счет для представления консигнации?
21. Как составляется вышеуказанный счет? Когда счет закрывается и на какой счет переносится сальдо?
22. Что такое отчет о продажах (Account Sales)? Когда отчет о продажах получен без денежного перевода, какой счет следует открыть и что он представляет?
23. Когда брокер получает партию товаров для продажи на комиссионных началах, под каким названием она известна в его книгах? На чье имя открывается счет?
24. Если брокер предоставляет отчет о продажах без денежного перевода, на какой счет он должен зачислить чистую выручку? Почему?
25. Если у брокера на руках имеются непроданные консигнации при закрытии его книг, представляют ли эти счета активы или обязательства? Как бы вы определили обязательства брокера по консигнациям?
26. Назовите книги, используемые грузоотправителем сельскохозяйственной продукции, и объясните, как используется каждая из них.
27. Что такое счет отгрузки в бухгалтерской книге и как он составляется? Что такое счет прибылей и убытков по отгрузкам?
28. Каким образом журнал, используемый грузоотправителем, отличается от журнала, используемого обычным торговцем?
29. Как составляется торговый счет грузоотправителя?
30. Подготовьте торговые счета и счета прибылей и убытков, требуемые в ст. 48.
31. Назовите и опишите использование книг, применяемых комиссионером.
32. Подготовьте торговые счета, счета прибылей и убытков и балансовый отчет, требуемые в ст. 57.
33. Что такое складской бизнес и для какой цели он ведется?
34. Что такое складская расписка и что она представляет?
35. Объясните, что подразумевается под простым хранением и средним хранением.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ ОДИНАРНАЯ ЗАПИСЬ — СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ
1. Какова отличительная особенность бухгалтерского учета по одинарной записи? В каком отношении одинарная запись не выполняет функции бухгалтерского учета?
2. Какие книги обычно используются при одинарной записи? Чем кассовая книга при одинарной записи отличается от той, что используется при двойной записи?
3. При разноске какие особенности отличают одинарную запись от двойной?
4. Как можно доказать точность книг при одинарной записи?
5. Чтобы определить прибыль бизнеса, книги которого ведутся по одинарной записи, какие шаги необходимы? Каковы шаги при закрытии книг при одинарной записи?
6. На определенную дату активы и обязательства Генри Ламсона были следующими:
ASSETS
Cash $452.00
Due from sundry debtors 77.20
Merchandise per inventory 764.50
LIABILITIES
Due sundry creditors 142.00
Записаны следующие операции:
Sales to sundry persons on account $46.71
Bought from sundry persons on account 339.54
Sales for cash 96.90
Received cash on account 64.00
Paid cash on account 133.50
Paid cash for rent 37.50
Paid cash for clerk hire 8.00
Запишите эти операции в книгах одинарной записи; подготовьте подтверждение бухгалтерской книги и отчеты об активах и обязательствах, при этом инвентаризация товаров на конец периода составляет 983,75 доллара. Показывают ли книги прибыль или убыток, и как это влияет на счет владельца?
7. Кратко объясните необходимую процедуру, выполняемую при переходе от книг одинарной записи к двойной.
8. Х. П. Хейс основал небольшую фабрику на заемный капитал в 10 000 долларов. Предприятие было успешным, и по окончании первого года его финансовое состояние было раскрыто следующими данными:
Bills payable $4,000.00
Accounts payable 6,574.50
Cash 1,752.50
Accounts receivable 12,694.18
Inventory 4,765.90
Salaries 3,500.00
Sundry expenses 435.50
Manufacturing expenses 11,759.50
Г-н Хейс вел свои собственные книги в течение первого года ведения бизнеса, но не вел их по двойной записи. Его продажи за год составили 35 643,25 доллара, а общие покупки составили 16 076,07 доллара. В этот момент г-н Хейс принял в качестве партнера А. Б. Эндрюса, который внес 10 000,00 долларов в партнерство на основании соглашения о том, что партнеры должны делить бизнес поровну. Был нанят бухгалтер для ведения книг по системе двойной записи. На основе предоставленных данных составьте оборотно-сальдовую ведомость и необходимые журнальные записи для завершения перехода к методу двойной записи. Установите долю г-на Хейса в бизнесе и зачислите ее на его счет.
9. Фостер, Харви и Мортон — партнерство — желают изменить свой метод бухгалтерского учета с одинарной записи на двойную. Соглашение о партнерстве предусматривает, что каждый партнер участвует в прибыли пропорционально своим инвестициям. Для каждого партнера велись отдельные счета инвестиций и изъятий. В следующей ведомости счетов бухгалтерской книги счета инвестиций партнеров показывают те же сальдо, что и при последней корректировке, дополнительных инвестиций не производилось:
Foster, Investment Credit Balance $1,600.00
Harvey, Investment Credit Balance 1,200.00
Morton, Investment Credit Balance 1,200.00
Personal Accounts Credit Balance 900.00
Personal Accounts Debit Balance 1,900.00
Foster, Withdrawals Debit Balance 315.00
Harvey, Withdrawals Debit Balance 240.00
Morton, Withdrawals Debit Balance 155.00
Bank Debit Balance 2,050.00
Cash in Office 45.00
Инвентаризация показывает товары на 1 775,00 долларов, оборудование на 300,00 долларов.
Покажите все записи, необходимые для корректировки партнерства и изменения книг на двойную запись, указав галочкой √ счета, подлежащие разноске.
10. Книги Star Coal Company, корпорации с оплаченным капиталом в 10 000,00 долларов, велись по одинарной записи. Из книг собраны следующие факты: