Иногда эти сравнительные процентные показатели рассчитываются на основе валовых продаж, но оборот считается более подходящей базой, поскольку он менее подвержен резким колебаниям. Продажи в одном месяце могут показывать аномально высокую прибыль, в то время как в следующем месяце эта прибыль может вернуться к норме. Если бы расчеты основывались на продажах, процентные показатели затрат колебались бы соответствующим образом, хотя в действительности они могли оставаться неизменными.
ПРОВЕРКА БЕЗ ОБОРОТНО-САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ
17. Сравнение счетов в последней оборотно-сальдовой ведомости с рабочим балансом показывает, что они расположены в том порядке, в котором они должны фигурировать в балансе и отчетах о прибылях и убытках.
РАБОЧИЙ БАЛАНС
Рис. 16а. Рабочий баланс для производственного предприятия
Следует помнить, что производственные и торговые счета являются подразделениями счета прибылей и убытков, а счет прибылей и убытков представляет собой отчет о доходах и расходах, включая изменения в товарно-материальных запасах.
Если необходимо показать фактическое состояние дел на конец каждого месяца, следует добавить данные об инвентаризации. Могут возникнуть возражения против фактического закрытия бухгалтерских книг каждый месяц, но полный отчет можно составить, добавив текущие товарно-материальные запасы, как показано в приведенном рабочем балансе. Суммы этих запасов, а также валовая и чистая текущая прибыль в таких случаях являются лишь памятными записями. Товарно-материальные запасы могут быть произвольными оценками, и, хотя полученные результаты могут быть неточными, они будут полезны для целей сравнения; тщательность при оценке запасов значительно повысит их ценность.
Обращение к нашему рабочему балансу показывает, что отчеты о прибылях и убытках — с добавлением текущих товарно-материальных запасов — согласуются с балансом в одном отношении. Текущая прибыль точно совпадает с разницей между активами и обязательствами, как показано в балансе.
Для проверки бухгалтерской книги без использования обычной оборотно-сальдовой ведомости следует придерживаться следующих правил:
Первое: Составьте отчеты о торговле и прибылях и убытках, беря сальдо непосредственно из счетов бухгалтерской книги и вычитая текущие товарно-материальные запасы.
Второе: Составьте баланс, используя текущие товарно-материальные запасы при перечислении активов.
Если текущая прибыль или убыток совпадают с разницей между активами и обязательствами, можно считать, что бухгалтерская книга сбалансирована. По сути, это секционная оборотно-сальдовая ведомость, поскольку счета, включенные в нее, представлены в обоих отчетах. На надежность этой проверки не влияет тот факт, что данные о товарно-материальных запасах являются произвольными — и, возможно, неточными, — поскольку одни и те же суммы используются как в балансе, так и в отчете о прибылях и убытках.
КНИЖНЫЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ
18. Чтобы сделать вышеописанный план еще более эффективным, в бухгалтерской книге следует вести постоянный учет товарно-материальных запасов. Постоянный или книжный инвентарь — это счет, показывающий стоимость полученных, проданных и имеющихся в наличии товаров. Если ведется точный учет полученных и проданных товаров, постоянный инвентарь будет показывать количество, которое должно быть на складе. Чтобы подтвердить точность счета, необходимо провести фактическую инвентаризацию товаров на складе, точно так же, как необходимо пересчитать наличные деньги, прежде чем мы сможем узнать, совпадает ли сумма в наличии со счетом кассы.
Подробный постоянный инвентарь следует вести на карточках или в книге со сменными листами. Карточка или лист используются для каждого артикула или класса материалов, имеющихся на складе. Листы или карточки должны быть расположены в алфавитном порядке в соответствии с названиями товаров. Чтобы система была эффективной, один человек должен отвечать за эти записи, и никакие товары не должны отпускаться со склада без ордера или другого надлежащего документа.
В конце месяца поступления будут отражены на счетах покупок. Отгрузки будут сведены в таблицы на основе карточек, и на счете бухгалтерской книги будут сделаны необходимые корректировки. Корректировки следует вносить путем журнальной записи, дебетуя счета товарно-материальных запасов и кредитуя торговый счет при увеличении запасов, и наоборот — при уменьшении запасов.
Рис. 18а представляет собой типичную форму листа складской книги для книги со сменными листами. Форма должна во всех случаях соответствовать требованиям бизнеса, в котором она будет использоваться.
Рис. 18b — это карточная форма складской книги, которая дает более подробную информацию о товаре на складе. На верхней строке записываются название товара, размер или вид, место хранения и дата проверки записи. Вторая строка содержит единицу измерения, а также максимальный и минимальный пределы. Единица измерения представляет собой единицу, в которой товар закупается — например, фунты, тонны, дюжины, футы, ярды и т. д. Принято устанавливать минимальный предел, ниже которого запас не должен опускаться до момента повторного заказа, и максимальный предел, соответствующий потребностям бизнеса. Учет поступлений и расходов включает подробную запись стоимости, включая фрахт и перевозку, а также колонки для стоимости за единицу. Это позволяет рассчитать стоимость имеющихся запасов, не обращаясь к другим источникам за ценами.
В некоторых видах бизнеса можно определить количество проданных товаров в конце каждого месяца по записям о продажах. Это применимо, когда товар продается только одного сорта или размера, и требует ведения записей о продажах, которые показывают продажи каждого товара. Примером может служить угольный бизнес. Для такого бизнеса можно с успехом использовать карточку, подобную той, что показана на рис. 18с. Она предусматривает ежемесячный учет покупок и продаж.
Рис. 18а. Складская книга со сменными листами
На этой иллюстрации показан способ индексации. Карточки сначала располагаются в алфавитном порядке по названиям товаров. Если имеется более одного размера, карточки с записями о конкретном товаре подшиваются в порядке их размеров. При такой индексации любая нужная карточка быстро находится.
Рис. 18b. Карточка складской книги
Рис. 18с. Карточка складской книги и индексы
ДЕМОНСТРАЦИЯ ПРОВЕРКИ БЕЗ ОБОРОТНО-САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ
19. На примере счетов из следующей оборотно-сальдовой ведомости проиллюстрирована модель бухгалтерской книги, которая демонстрирует способ проверки книги без помощи обычной оборотно-сальдовой ведомости. Разумеется, предполагается, что ведется книжный инвентарь или складская книга, и в этой демонстрации используются цифры, показывающие изменение товарно-материальных запасов. Иллюстрируется только бухгалтерская книга, так как ожидается, что студент поймет необходимые корректирующие журнальные записи.
TRIAL BALANCE
Cash in Office $575.00
Bank 8,750.00
Accounts Receivable 8,871.00
Bills Receivable 5,000.00
Inventory (Jan. 1) 12,500.00
Furniture and Fixtures 2,250.00
Bills Payable $4,000.00
Accounts Payable 3,325.00
Capital Stock $25,000.00
Purchases $6,750.00
Sales 15,000.00
Advertising 960.00
Salesmen's Salaries 450.00
Traveling Expense 190.00
Office Expense 46.50
Office Salaries 225.00
General Expense 34.20
Rent 175.00
Taxes and Insurance 21.30
Discounts Allowed 47.90
Interest Paid 33.10
Interest and Discount Earned 54.00
Administrative Salaries 500.00
На 1 февраля инвентаризация показывает уменьшение на 3500,00 долларов США. Необходимо создать резерв в размере 3% по дебиторской задолженности для покрытия безнадежных долгов. Для внесения этих корректировок потребуются следующие журнальные записи:
Trading a/c 3,500.00
To Inventory 3,500.00
Decrease in Inventory
Изучение этой записи покажет, что результат будет тем же, если мы составим торговый счет, используя покупки и добавляя или вычитая уменьшение или увеличение товарно-материальных запасов, или если предыдущий инвентарь будет добавлен, а текущий инвентарь вычтен. Результатом в любом случае является оборот, и вышеуказанная запись вносит необходимую корректировку в счет товарно-материальных запасов, не закрывая счет через торговый счет.
Запись для резерва по безнадежной дебиторской задолженности выглядит следующим образом:
Profit and Loss 266.13
To Reserves 266.13
Reserve of 3% to provide
for uncollectible accounts.
В конце следующего месяца этот счет будет скорректирован путем начисления или списания суммы, необходимой для поддержания общего итога на желаемом процентном уровне от дебиторской задолженности.
ПИШУЩИЕ МАШИНКИ UNDERWOOD, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ НА КОММЕРЧЕСКИХ ЭКЗАМЕНАХ В МЕЛЬБУРНСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ
Бухгалтерская книга с классифицированными счетами
Бухгалтерская книга с классифицированными счетами
Бухгалтерская книга с классифицированными счетами
Бухгалтерская книга с классифицированными счетами
Бухгалтерская книга с классифицированными счетами
ОБРАТНАЯ ПРОВОДКА ИЛИ ПРОВОДКА ПО КВИТАНЦИЯМ
20. Быть абсолютно уверенным в правильности своей работы — стремление каждого бухгалтера. Страх того, что ошибка нарушит баланс его книг, присутствует всегда и рассеивается только тогда, когда бухгалтерская книга проверяется в конце месяца.
Бухгалтеры, счетоводы и математики долго искали безошибочное правило или метод проверки, который позволил бы обнаружить ошибку сразу после ее совершения. Никакая система не может предотвратить совершение ошибки, но если она обнаружена, ошибка быстро исправляется. Время от времени на рынок выпускались многочисленные формулы и системы проверки, предназначенные для обнаружения ошибок при проводках. Каждая из них рекламировалась как единственная безошибочная система. Все они охотно покупались, испытывались более или менее добросовестно и, как правило, быстро отбрасывались.
Современные методы бухгалтерского учета сделали для обнаружения ошибок при проводках больше, чем все системы проверки вместе взятые. Секционирование счетов не только облегчает обнаружение ошибок, но и значительно минимизирует вероятность их совершения. В качестве примера возьмем бухгалтерскую книгу продаж, которая подразделена на две или более части, со специальными колонками в кассовой книге и книге продаж, а также контролирующими счетами для каждой секции. Если индивидуальные сальдо, взятые из бухгалтерской книги продаж, не совпадают с контролирующими счетами, сразу видно, в какой секции была допущена ошибка. Вместо поиска по всем проводкам по счетам бухгалтерской книги продаж необходимо проверить только проводки по этой конкретной секции.
Проверка бухгалтерской книги без оборотно-сальдовой ведомости
Ошибки при проводках по номинальным счетам минимизируются за счет специальных колонок в кассовой книге, книге продаж и журнале учета покупок, с одной проводкой в конце месяца вместо проводки по каждому внесенному пункту.
Но все же ошибки при проводках совершаются и всегда будут совершаться, и для бухгалтера, у которого большое количество счетов для проводки и который желает постоянно контролировать свою работу, система обратной проводки или проводки по квитанциям даст удовлетворительные результаты при небольших трудозатратах.
Рис. 19. Ежемесячный проверочный лист проводок
Эта система очень проста и легко применяется. Она заключается в использовании полоски бумаги с колонками дебета и кредита, в которые вносятся счета, проведенные в бухгалтерской книге. Для каждой книги, из которой делаются проводки, используется отдельная полоска, и пункты проводятся на полоску из бухгалтерской книги. Полоску следует положить на стол с противоположной стороны от бухгалтерской книги относительно книги записей.
Если проводка делается из книги продаж, бухгалтерскую книгу следует положить справа от книги продаж, а полоску — справа от бухгалтерской книги. После того как пункт внесен в бухгалтерскую книгу, он проводится на полоску. Когда работа завершена, полоска суммируется и сравнивается с итогом книги продаж. Если итоги совпадают, совершенно очевидно, что в бухгалтерскую книгу были внесены правильные суммы, поскольку вряд ли возможно, что в бухгалтерскую книгу была внесена неверная сумма, а на полоску — правильная.
Дополнительную ежедневную проверку можно получить, вставляя чистую полоску бумаги в бухгалтерскую книгу везде, где делается проводка. В конце дня эти счета бухгалтерской книги просматриваются, суммы выписываются, и общие итоги проводок сравниваются с итогами проверочных полосок из разных книг.
Когда проводки не проверяются ежедневно, следует подготовить форму, в которую будут переноситься ежедневные итоги. Предусмотрены колонки для каждой книги, из которой делаются проводки, и они суммируются в конце месяца и сравниваются с итогами книг. Если бухгалтерская книга не сходится, сравнение этой проверочной полоски с итогами колонок книг покажет, в какой книге была допущена ошибка. Форма ежемесячной проверочной полоски проиллюстрирована на рис. 19.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ФОРМЫ
21. Бухгалтерский учет, если он должен выполнять свою миссию, обязан предоставлять полную запись операций бизнеса. Запись должна также показывать результаты каждой операции или класса операций в отношении их влияния на бизнес в целом или на конкретные секции или отделы этого бизнеса. Из простой записи личных дебетов и кредитов бухгалтерский учет превратился в подробную историю бизнеса.
Принципы бухгалтерского учета одинаковы независимо от характера, размера или состояния бизнеса. Но разные виды бизнеса требуют разной информации; жизненно важные факты в одном бизнесе могут быть бесполезны в другом. Успех или неудача каждого из них зависит от определенных элементов, которые должны быть записаны в его истории. Работа бухгалтера заключается в том, чтобы записывать эти факты — писать историю бизнеса на языке, который будет понятен любому, кто его прочтет.
Изложение истории бизнеса — это работа бухгалтера. Он проводит анализ тех элементов, которые влияют на успех бизнеса, и определяет, какие факты при правильной записи обеспечат наиболее ясную и понятную историю. И когда он определил, какие факты следует записывать, он должен спланировать, как они будут записываться — в какой форме они представят наиболее краткую историю деловых операций. Его работа должна привести к системе бухгалтерского учета, которая представит наиболее жизненно важную информацию при минимальных затратах труда.
Растущий спрос на более понятные записи — на факты — стимулировал изобретательность бухгалтеров в разработке форм, которые не только будут вмещать желаемые записи, но и позволят делать их с наименьшими затратами труда. Специальные формы, точно соответствующие записям, которые они должны содержать, теперь создаются для любых целей. Трудосберегающие устройства и методы минимизировали рутину бухгалтерского учета.
Бухгалтеру, который хочет подняться выше посредственности, требуется нечто большее, чем способность записывать деловые операции в надлежащие колонки подготовленных для него книг. Он должен знать, как разрабатывать формы и книги, как адаптировать правильные принципы к построению системы бухгалтерского учета для любой сферы бизнеса. Если определенные факты приобретают важность, он должен знать, как эти факты можно лучше всего получить и записать.
Чтобы помочь студенту ознакомиться с более современными методами, этот раздел посвящен иллюстрациям и описаниям специальных форм книг для различных целей. Студент должен тщательно изучить эти формы, ибо, хотя они в основном были разработаны для удовлетворения особых условий, принципы могут быть адаптированы к любой сфере бизнеса, где существуют схожие условия.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ КНИГИ
22. Бухгалтерские книги со сменными листами. Бухгалтерская книга со сменными листами — это книга, в которой листы являются съемными. Вместо того чтобы листы были переплетены в виде цельной книги, каждый лист представляет собой отдельный лист, разлинованный для одного счета бухгалтерской книги. Листы подшиваются или переплетаются в так называемый переплет, надежно удерживаясь на месте с помощью механического устройства. Переплет можно запереть, чтобы только человек, имеющий ключ, мог вставлять или удалять листы.
Бухгалтерская книга со сменными листами индексируется либо численно, либо алфавитно. При использовании численного метода листы нумеруются и помещаются в переплет в числовом порядке, что дает такое же расположение, как и в переплетенной книге. При численном методе требуется отдельный индекс. Алфавитный метод индексации требует использования листов, на краях которых имеются вкладки или выступы с напечатанными буквами алфавита. Эти индексные листы помещаются в переплет в алфавитном порядке, а листы бухгалтерской книги помещаются между ними. Алфавитный метод предпочитают многие, так как он делает бухгалтерскую книгу самоиндексирующейся. Еще один метод индексации — комбинация алфавитного и численного. Используется алфавитный индексный лист, и под ним подшиваются все счета лиц, чьи имена начинаются с этой буквы. Эти листы нумеруются: Счет № 1, № 2 и т. д., а имена записываются на индексном листе с указанием номера счета. Это практически разделяет бухгалтерскую книгу на отдельные численные книги для каждой буквы алфавита.
Рис. 20. Бухгалтерская книга со сменными листами
Переплеты для бухгалтерских книг со сменными листами изготавливаются для хранения от нескольких листов до тысячи и более. При правильном расположении индексов в одном переплете можно разместить более одной бухгалтерской книги. Например, главная книга, книга покупок и книга продаж, каждая со своим отдельным индексом, могут находиться в одном переплете.
Одним из главных преимуществ бухгалтерской книги со сменными листами является то, что все «мертвые» материалы могут быть удалены. Когда лист заполняется, его можно перенести в другой переплет, называемый переплетом для переноса, а на его место вставить новый лист. Или, если счет окончательно закрыт, он переносится, оставляя в бухгалтерской книге только активные счета. Когда нужно открыть новые счета, достаточно вставить дополнительные листы. Нет необходимости переносить все счета из одной книги в другую, как в случае с переплетенными книгами, поскольку бухгалтерская книга со сменными листами никогда не заполняется. Если количество листов превышает вместимость переплета, книгу можно разделить, перенеся часть листов в новый переплет.