«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 5»

Двухколоночная книга отгрузок

Иногда один и тот же человек ведет бизнес как отправителя, так и брокера, покупая определенные товары, которые он, в свою очередь, отправляет другим брокерам для продажи за свой счет. В бизнесе по продаже сельскохозяйственной продукции отправитель, однако, обычно является покупателем, расположенным в сельской местности, который покупает продукцию у фермера и отправляет ее комиссионеру в город.

Книги, требуемые отправителем, — это книга покупок, книга отгрузок, книга отгрузок, кассовая книга, журнал и главная бухгалтерская книга.

39. Книга покупок. Эта книга имеет ту же форму, что и используемая в других видах бизнеса, с таким количеством колонок, сколько может потребоваться для разделения закупок различных классов продукции.

40. Книга отгрузок. Это книга первоначальной записи для отгрузок, в которой каждая отгрузка записывается подробно, показывая каждую позицию с ценами (обычно по себестоимости). Книга может быть разлинована колонками для разделения отгрузок различных классов продукции. Итог каждой отгрузки переносится в дебет индивидуального счета отгрузки в книге отгрузок. Итоги колонок переносятся на конец месяца, когда они переносятся в кредит счетов отгрузок в главной бухгалтерской книге. Эти счета отгрузок главной бухгалтерской книги открываются для каждого класса продукции, для которого требуется отдельный учет, и соответствуют счету продаж торгового бизнеса.

В конце месяца общая сумма всех отгрузок разносится в дебет контролирующего счета в главной бухгалтерской книге, известного как счет бухгалтерской книги отгрузок.

Если агенту одновременно отгружается более одного вида продукции, лучше всего составлять счета-фактуры для каждого из них, рассматривая их как независимые отгрузки. Каждое место должно иметь номер или другую маркировку, по которой его можно идентифицировать как принадлежащее к конкретной отгрузке.

41. Бухгалтерская книга отгрузок. Можно использовать обычную бухгалтерскую книгу или подготовить специальную форму. Поскольку дебетовая сторона счета потребует гораздо больше места, специальные формы весьма желательны. Удобная форма проиллюстрирована на странице 55.

42. Кассовая книга. Используются табличные кассовые книги со специальным расположением заголовков столбцов. Особенностями являются столбец на кредитовой стороне с заголовком «расходы по отгрузке» и дебетовый столбец с заголовком «бухгалтерская книга отгрузок». Столбец расходов по отгрузке предназначен для расходов, оплаченных по каждой отгрузке. Расходы разносятся непосредственно в дебет счетов отдельных отгрузок, а в конце месяца общая сумма расходов разносится в дебет контролирующего счета бухгалтерской книги отгрузок. Столбец бухгалтерской книги отгрузок предназначен для чистой выручки, переведенной вместе с отчетом о продажах. Суммы разносятся в кредит счетов отгрузок, а общая сумма в конце месяца разносится в кредит контролирующего счета бухгалтерской книги отгрузок.

Столбец «разное» предназначен для поступлений, отличных от переводов вместе с отчетами о продажах, — например, платежей от агентов, которые не прислали отчет о продажах.

Бухгалтерская книга отгрузок для комиссионной торговли

Кассовый журнал для комиссионной торговли

43. Счет бухгалтерской книги отгрузок. Это контролирующий счет бухгалтерской книги отгрузок. Он дебетуется на общую сумму отгрузок через книгу отгрузок; на авансовые расходы через кассовую книгу или журнал; кредитуется на сумму чистой выручки через кассовую книгу или журнал. Он также должен быть дебетован на сумму прибыли от отгрузок, иначе он не будет отражать общий остаток бухгалтерской книги отгрузок.

Когда чистая выручка кредитуется, счет отдельной отгрузки должен быть дебетован через журнал на сумму чистой прибыли, которая кредитует счет «Прибыли и убытки по отгрузкам». В журнале предусмотрен специальный кредитовый столбец для прибыли, или, если требуется учет прибыли по каждому виду продукции, предусматриваются два или более столбцов. Ежемесячные итоги разносятся в кредит счета прибылей и убытков по отгрузкам или на несколько таких счетов, например, «прибыль по птице», «прибыль по маслу и яйцам» и т. д. Общая сумма всех столбцов прибыли, которая представляет собой дебетовые записи по счетам отгрузок, относится в дебет счета бухгалтерской книги отгрузок.

Предполагается, что убытков будет немного, и при их возникновении записи должны делаться через журнал. Сумма будет отнесена в дебет счета прибылей и убытков по отгрузкам и кредитована как по счету отдельной отгрузки, так и по счету бухгалтерской книги отгрузок.

44. Журнал. Как уже объяснялось, журнал должен быть снабжен дополнительными столбцами для прибыли по каждому виду отгрузки.

Когда агент передает отчет о продажах без денежного перевода, операция должна быть отражена в журнале для закрытия счета отгрузки. Когда выручка должна быть отнесена в дебет его счета, запись выглядит следующим образом:

Dr. Cr. Cr.

Richard Roe, Agt. $160.00

To Shipment Ledger

Richard Roe Shipment No. 1 $160.00

Richard Roe, Shipment No. 1 18.00

To Profit and Loss on Shipments $18.00

Если получен вексель для покрытия чистой выручки, запись та же, за исключением того, что дебетуется счет «Векселя к получению» вместо Ричарда Роу, агента.

При возникновении убытка запись выглядит следующим образом:

Dr.

Profit and Loss on Shipments $18.00

To Shipment Ledger Account

Richard Roe Shipment No. 1 $18.00

и разноска будет произведена непосредственно по всем затронутым счетам.

ОБРАБОТКА ФАКТИЧЕСКИХ ПРОДАЖ

45. Отправитель может продать часть своей продукции напрямую, и если значительная доля его бизнеса ведется таким образом, продажи могут обрабатываться точно так же, как если бы он не занимался комиссионной торговлей, с отдельной книгой продаж и книгой продаж в кредит.

Большинству отправителей, однако, не потребуется разделять продажи до такой степени. Продажи могут быть отнесены в дебет счетов отгрузок в бухгалтерской книге отгрузок, но, конечно, они будут отражены с прибылью и кредитованы по счету отгрузок в главной бухгалтерской книге. Платежи по этим счетам будут внесены в кассовую книгу как чистая выручка.

ТОРГОВЫЙ СЧЕТ ОТПРАВИТЕЛЯ

46. Торговый счет отправителя составляется несколько иначе, чем для торгового предприятия, где предполагается, что все продажи отражаются с прибылью.

Если вся его продукция продается через комиссионеров, а инвентаризация продукции на складе в точности равна разнице между закупками и отгрузками, счет «прибыли и убытки по отгрузкам» представляет собой торговую прибыль. Но такое положение дел существует редко, если вообще существует. Либо были прямые продажи, либо в инвентаризации обнаружится расхождение. Последнее обычно имеет место в торговле продуктами, так как часть стоимости будет потеряна из-за скоропортящегося характера обрабатываемых товаров.

Торговый счет дебетуется на все закупки и инвентарь, если таковой имеется, на начало периода и кредитуется на все отгрузки и инвентарь на конец периода.

Теперь торговый счет показывает истинную торговую прибыль с полным разделением прибыли от фактических продаж и комиссионных продаж. Инвентарь не включает невыполненные отгрузки, они рассматриваются как отдельная статья в балансовом отчете.

TRADING a/c

To Purchases $10,000 00 By shipments $9,000 00

Profit on Sales 465 00 " Inventory 1,465 00

$10,465 00

By Profit on Sales $465 00

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

47. Следующие операции, взятые из книг Джона Доу, отправителя птицы, масла и яиц, иллюстрируют используемые книги и счета.

—Nov. 1, 1908—

Commenced business with a

cash investment of $1,000.00

—1st—

Bought for cash

200# chickens @ .11½ 23.00

100# ducks @ .13 13.00

—1st—

Bought from

Henry Meyers

400# turkeys @ .16 64.00

—2nd—

Shipped to

Richard Roe, to be sold on my a/c

220# chickens @ .11½ 25.30

98# ducks @ .13 12.74

—2nd—

Ctg. and Exp. on above

paid in cash 2.25

—3rd—

Bought for cash

100 cs. eggs, 3,000 doz. @ .16 480.00

—3rd—

Shipped to

Richard Roe to be sold on my a/c

95 cs. eggs, 2,850 doz. @ .16 456.00

—3rd—

Sold to Johnson & Sons on a/c

5 cases eggs, 150 doz. @ .20 30.00

—4th—

Shipped to Richard Roe to be sold

on my a/c 200# turkeys @ .16 $32.00

—4th—

Paid freight on eggs to Roe 2.98

—4th—

Paid freight on turkeys to Roe 1.80

—5th—

Received from Richard Roe

Account Sales for Shipment No. 1

Net proceeds remitted in cash 47.73

—6th—

Received from Richard Roe

Account sales for shipment No. 2

Net proceeds retained by him 518.12

—6th—

Paid for labor

cash 9.00

Книга отгрузок

Колоночная книга закупок и журнал

Кассовый журнал для комиссионной торговли

Книга закупок и отгрузок отправителя

Главная бухгалтерская книга отправителя

АДМИНИСТРАТИВНОЕ ЗДАНИЕ КОМПАНИИ MINNEAPOLIS STEEL & MACHINERY CO., МИННЕАПОЛИС, ШТАТ МИНН.

Главная бухгалтерская книга отправителя

УПРАЖНЕНИЕ

48. На определенную дату оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерской книге Генри Доннели, отправителя продукции, выглядела следующим образом:

DEBITS

Purchases of apples $1,264.00

Purchases of potatoes 1,500.00

Shipment Ledger Account 736.00

Cash 450.00

CREDITS

Shipment Account—apples 1,200.00

Shipment Account—potatoes 1,200.00

Profit on Shipments—apples 250.00

Profit on Shipments—potatoes 350.00

Accounts Payable 950.00

During a subsequent period, his transactions were as follows:

Cash purchases of apples 1,000.00

Cash purchases of potatoes 1,000.00

Shipments of apples 900.00

Shipments of potatoes 1,100.00

Profits on apples 100.00

Profits on potatoes 200.00

Account Sales for which cash was received 1,800.00

Account sales charged to Agts. 600.00

Shipment Ledger Account decreased 100.00

Sundry expenses paid in cash 50.00

Inventory at end of period

Apples 210.00

Potatoes 190.00 400.00

Подготовьте торговый счет и счет прибылей и убытков, показывающие чистую прибыль или убытки как по яблокам, так и по картофелю за весь период, представленный счетами.

КНИГИ КОМИССИОНЕРОВ

49. Книги, требуемые комиссионером по торговле продуктами: книга поступлений, кассовая книга, книга консигнаций, книга продаж, книга продаж в кредит, журнал и главная бухгалтерская книга. Если он закупает продукты для продажи за свой собственный счет, ему также требуются книга закупок и книга закупок в кредит.

50. Книга поступлений. Обычно это черновая книга с обычной разметкой дневника, хотя некоторые торговцы используют специальные формы.

При получении консигнации ей присваивается номер партии и она вносится в эту книгу на имя отправителя, но без указания сумм. Если были понесены какие-либо расходы, в книге консигнаций немедленно открывается счет на имя отправителя.

51. Кассовая книга. На кредитовой стороне кассовой книги под общим заголовком «книга консигнаций» находятся три столбца с заголовками «чистая выручка», «расходы» и «комиссия». Столбец комиссии является только меморандумом, общая сумма которого в конце месяца разносится в кредит счета комиссии в главной бухгалтерской книге.

Чистая выручка, расходы и комиссия по каждой консигнации разносятся отдельными статьями в дебет этого конкретного счета консигнации. В конце месяца общая сумма этих трех столбцов разносится в дебет счета книги консигнаций в главной бухгалтерской книге.

52. Книга продаж. Книга продаж снабжена специальными столбцами для продаж и консигнационных продаж. Столбец продаж представляет продажи собственных товаров торговца, итоги которых в конце месяца разносятся в кредит счета продаж в главной бухгалтерской книге и в дебет счета книги продаж.

Консигнационные продажи перечисляются по номеру партии и разносятся в кредит счетов консигнаций. Поскольку номера партий идут последовательно в книге поступлений, это служит индексом для счетов консигнаций. Итоги столбцов консигнационных продаж разносятся в кредит счета книги консигнаций, а столбец книги консигнаций разносится в дебет счета книги продаж.

53. Книга консигнаций. Эта книга содержит счета по каждой полученной консигнации. Счета дебетуются на расходы, чистую выручку и комиссии из кассовой книги и кредитуются на продажи из книги продаж. Если перевод не отправляется вместе с отчетом о продажах, необходимая запись делается в журнале, дебетуя как счет консигнации, так и счет книги консигнаций и кредитуя отправителя как принципала — или счет векселей к оплате, когда отправляется вексель.

54. Счет книги консигнаций. Это контролирующий счет, который получает свои дебетовые и кредитовые записи из тех же источников, что и счета консигнаций. За исключением случаев журнальных записей, в конце месяца разносятся только итоги.

ЗАКУПКА И ПРОДАЖА СОБСТВЕННЫХ ТОВАРОВ

55. Когда комиссионер также является оптовым торговцем, закупки и продажи отражаются в книгах точно так же, как если бы он не был комиссионером. Требуемые книги и счета такие же, как у любого другого оптового торговца.

ПРИМЕР ОПЕРАЦИИ

56. Следующие операции включают отгрузки, использованные в последнем модельном наборе, но рассматриваемые с точки зрения комиссионера.

—Nov. 3, 1908—

Received from John Doe to be

sold for his account:

220# chickens

98# ducks

Lot No. 1

—4th—

Received from John Doe to be

sold for his account

95 cs. eggs, 2,850 doz.

Lot No. 2.

—4th—

Sold for cash

100# chickens (Lot 1) @ .16 $16.00

—4th—

Sold to Sweet & Co. on a/c

110# chickens (Lot 1) @ .16 17.60

—4th—

Sold for cash

100# ducks (Lot 1) @ .17¼ 17.25

—4th—

Paid expense on lot #1 $1.60

—4th—

Rendered Account Sales, with

remittance for Lot #1, commission 3%

—5th—

Sold for cash

20 cs. eggs., 600 doz., @ .18 (Lot 2) 108.00

—5th—

Sold to Gaston & Co., 156 Hammond St.

20 cs. eggs., 600 doz., @ .20 (Lot 2) 120.00

—5th—

Sold to Francis & Gates, 948 37th St.

30 cs. eggs, 900 doz., @ .19 (Lot 2) 171.00

—5th—

Sold to H. B. Niles, 364 Fuller Ave.

25 cases eggs, 750 doz. @ .19 (Lot 2) 142.50

—5th—

Paid expense on Lot #2 7.13

—5th—

Rendered account sales for

Lot #2, commission 3%, crediting

amount to shippers' account.

—5th—

Received from John Doe to be

sold for his account

200# Turkeys

Lot #3

—5th—

Paid expense on Lot #3 1.25

Книга поступлений, журнал и книга продаж комиссионера

Кассовый журнал комиссионера

Книга консигнаций и книга продаж комиссионера

Главная бухгалтерская книга комиссионера

УПРАЖНЕНИЕ

57. В течение определенного периода комиссионер совершил следующие операции:

Purchased goods on his own account $3,000.00

Sold goods on commission 5,000.00

Sold his own goods 2,500.00

Commissions earned 150.00

Received cash for goods sold 6,250.00

Paid expenses on consignments 37.50

Rendered account sales with which cash was

remitted to cover net proceeds 2,712.50

Rendered account sales on which net proceeds

were credited to the account of principals 2,000.00

Paid cash on account of goods purchased 2,200.00

Paid cash for sundry expenses 75.00

Inventory of goods owned at the close of the period 800.00

Подготовьте торговый счет, счет прибылей и убытков и балансовый отчет.

ХРАНЕНИЕ

58. Хранение, как оно здесь используется, — это бизнес по предоставлению складских помещений для товаров на пути к рынку до тех пор, пока они не будут проданы и доставлены покупателю. Источник снабжения и торговые обычаи в отношении определенных классов товаров делают вопрос хранения важным. Это особенно верно для торговли зерном. Крупные покупатели зерна, расположенные в важных распределительных центрах, которые стали основными зерновыми рынками благодаря своим производственным или транспортным мощностям, размещают своих закупщиков в зернопроизводящих районах для покупки зерна у производителей. В этих пунктах расположены небольшие предприятия по обработке зерна или элеваторы, где зерно принимается от фермеров и отправляется в распределительные центры.

Здесь должны быть обеспечены обширные складские мощности, чтобы эти отгрузки, составляющие огромные количества зерна, могли удерживаться до тех пор, пока состояние рынка не станет благоприятным для продажи. Если бы не этот обычай хранения, было бы необходимо продавать все зерно — за исключением небольших количеств, хранящихся у фермеров — вскоре после сбора урожая, что привело бы к снижению цен для всех заинтересованных сторон, начиная с фермера.

Эти условия привели к организации складских компаний для обеспечения хранения для владельцев. Когда зерно или другие виды товаров принимаются на хранение, выдается складская квитанция, и товары не будут выданы без предъявления квитанции. Складские квитанции являются оборотными, и, поскольку они являются доказательством права собственности на определенные товары, хранящиеся на складе, банкиры будут ссужать деньги владельцу и принимать складскую квитанцию в качестве обеспечения.

Производители и оптовики определенных продуктов также считают необходимым хранить большие количества своих товаров в распределительных центрах, чтобы они могли оперативно снабжать торговлю. Другая причина этой практики — финансовая. Когда производитель обменивает свои товары на складскую квитанцию, он может немедленно взять кредит под ее обеспечение, тем самым обеспечивая капитал для ведения своего бизнеса до наступления обычного сезона продаж для своего конкретного продукта.

Товарный брокер и агент производителей иногда имеют свои собственные склады и совмещают бизнес по покупке и продаже с бизнесом по хранению и, если они обладают достаточным капиталом, авансируют деньги производителю.

Скоропортящиеся продукты, которыми занимается комиссионер по торговле продуктами, также хранятся на складах холодильного хранения, как для их сохранения, так и для удержания до более благоприятных рыночных условий.

СЧЕТА ХРАНЕНИЯ

59. Плата за хранение обычно основана на 30-дневном периоде, хотя иногда и на более короткие периоды, и любой период менее полного месяца оплачивается по 30-дневному тарифу.

Хранение часто оплачивается за точное время нахождения товаров на складе, то есть сумма рассчитывается для каждого изъятого количества. Следующий пример демонстрирует это, плата за хранение взимается с каждого изъятого количества по ставке 10 центов за ящик в месяц.

Received Delivered Time Rate Amount

Nov. 15 600 cs. eggs Dec. 10 100 cs. 1 mo. 10c 10 00

Jan. 6 300 cs. 2 mo. 20c 60 00

Feb. 14 200 cs. 3 mo. 30c 60 00

Total 130 00

Это известно как простое хранение.

Другой метод заключается в начислении платы за хранение за среднее время по заданной ставке в месяц из 30 дней. Этот метод наиболее часто используется, когда поступления и выдачи часты, и называется средним хранением. Следующий пример демонстрирует этот метод.

Date Receipts Deliveries Balance Time Quantity Stored For One Day

Nov. 15 600 cs. 600 cs. 15 da. 9,000 cs.

Nov. 30 200 " 800 " 10 da. 8,000 "

Dec. 10 100 cs. 700 " 27 da. 17,900 "

Jan. 6 300 " 400 " 39 da. 15,600 "

Feb. 14 200 " 200 " 10 da. 2,000 "

Feb. 24 200 " 000 "

800 800 30)52,500

Average for 1 mo. 1,750

1,750 cs. @ 10¢ $175.00 (Amt. of charges)

ТРЕБУЕМЫЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ

60. Одной из наиболее важных требуемых записей является запись о хранении, показывающая поступления и выдачи. Необходима специальная форма, которая должна быть адаптирована к требованиям конкретного класса складского бизнеса, в котором она будет использоваться.

Иллюстрируемая форма является типичной в том, что она предусматривает запись о хранении любого класса товаров, обрабатываемых в упаковках. Плата за хранение всегда указывается так, чтобы отчет по счету мог быть составлен в любое время. В конце каждого месяца плата за хранение, начисленная в течение месяца, дебетуется через журнал на личные счета владельцев. Общая сумма всех таких платежей за хранение кредитуется на счет «хранения» в главной бухгалтерской книге.

Когда происходят частые поступления и выдачи, владельцу должен быть предоставлен подробный отчет, показывающий все изменения в количествах и плате за хранение. Такой отчет должен быть выпиской из записи о хранении. Иллюстрируемая форма отвечает требованиям простого хранения.

Запись о хранении

Отчет о плате за хранение

ОБЩИЙ ВИД ЗАВОДА КОМПАНИИ SWIFT & COMPANY, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛ.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПО ПРОСТОЙ СИСТЕМЕ СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ [3]

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПО ПРОСТОЙ СИСТЕМЕ

1. До этого момента все обсуждения в этой работе относились к системе двойной записи в бухгалтерском учете, и все демонстрации проводились в соответствии с этой системой. Причина этого в том, что двойная запись — это лучший и единственный удовлетворительный метод бухгалтерского учета; это единственный метод, который выполняет важную функцию бухгалтерского учета, предоставляя правдивую запись результатов всех деловых операций.

3. Авторское право, 1909 г., Американская школа корреспонденции.

Может показаться, что обучение ведению книг по методу простой записи не имеет места в современном трактате по бухгалтерскому учету; и если бы нашей целью было обучение простой записи как методу, который следует использовать, это было бы правдой.

Бухгалтерский учет по простой системе не рекомендуется как метод для использования в каком-либо бизнесе.

Единственная причина для введения простой записи — показать студенту, как изменить набор книг с устаревшей простой записи на современную систему двойной записи. Хотя простая запись неадекватна, она все еще используется в некоторой степени. Она чаще встречается в небольших розничных заведениях, но иногда встречается в офисах корпораций и производственных предприятий. Бухгалтер, которого призывают занять должность, где используется этот метод, должен знать, как вести книги по простой записи, чтобы он мог более четко продемонстрировать преимущества метода двойной записи.

Когда преимущества двойной записи продемонстрированы, немногие работодатели будут возражать против перехода от простой записи. В большинстве офисов, где все еще используется простая запись, причины, препятствующие переходу, можно суммировать как незнание метода двойной записи или страх, что двойная запись увеличит работу без соответствующей выгоды. Эта последняя идея является заблуждением, унаследованным со времен бухгалтера старой закалки, который считал необходимым кропотливо записывать в журнал каждую операцию. Хотя это могло иметь некоторую ценность в то время, это больше не соответствует действительности. Современные идеи, улучшенные формы бухгалтерских книг, трудосберегающие устройства и бесчисленные сокращенные пути свели труд бухгалтера к минимуму, и если предпринимается какая-либо попытка доказательства точности, двойная запись на самом деле требует меньше труда, чем простая запись.

2. Отличительные особенности простой записи. Отличительной особенностью простой записи является то, что ведутся только личные счета. Когда товары продаются или покупаются, делаются записи операций, поскольку они затрагивают лиц, которым продано или у которых куплено. Записи не показывают увеличение или уменьшение какой-либо конкретной формы активов, такой как товары, поскольку счета имущества не ведутся. Счет обычно ведется с наличностью, но это приближается к двойной записи, ибо когда лицо платит деньги бизнесу, наличность дебетуется, а лицо кредитуется; и когда деньги выплачиваются, наличность кредитуется, а лицо дебетуется.

Иногда в наборе книг, в остальном ведущихся по простой записи, встречаются такие счета, как товары, расходы и недвижимость, но когда такие счета вводятся, книги начинают приобретать черты двойной записи.

3. Используемые книги. Основные книги набора простой записи обычно состоят из дневника или журнала, кассовой книги и бухгалтерской книги. И дневник, и кассовая книга являются книгами первоначальной записи, из которых операции разносятся непосредственно в бухгалтерскую книгу. Используемые вспомогательные книги — это книга заказов, книга векселей и чековая книжка.

Дневник или журнал — это привычная двухколоночная форма, левый столбец используется для дебетовых записей, а правый столбец — для кредитовых.

Кассовая книга имеет два столбца на каждой странице, и эти столбцы используются для разделения статей, затрагивающих личные счета, которые должны быть разнесены, и всех других статей, ни одна из которых не разносится. См. иллюстрацию.

Бухгалтерская книга имеет ту же форму, что и используемая в методе двойной записи.

Книга заказов обычно имеет форму обычного двухколоночного журнала. В розничном бизнесе она используется как основная книга, операции из нее разносятся в бухгалтерскую книгу. Иногда первый столбец используется для цен, а расширения делаются только при выполнении заказа.

Книга векселей весьма существенна в наборе простой записи по той причине, что в бухгалтерской книге не ведутся счета «Векселя к получению» и «Векселя к оплате».

4. Правила дебета и кредита. Правила дебета и кредита в простой записи такие же, как в двойной записи, за исключением того, что не записываются дебеты и кредиты, которые не затрагивают лиц или наличность — когда ведется счет наличности. Вкратце, эти правила, применяемые к простой записи, таковы:

Debit the person When he receives anything of value;

When you pay him cash.

Credit the person When you receive anything of value;

When he pays you cash.

Debit cash When you receive it.

Credit cash When you part with it.

5. Разноска. Нет никакой разницы между разноской в бухгалтерскую книгу простой записи и книгу, ведущуюся по методу двойной записи. Однако разносятся только личные счета, и бухгалтерская книга показывает лишь то, сколько денег бизнес должен лицам и сколько денег лица должны бизнесу. Бухгалтерская книга простой записи не показывает сумму наших невыполненных векселей или сумму векселей других лиц, удерживаемых нами. Эту информацию можно найти только в книге векселей. Бухгалтерская книга не показывает стоимость купленных или проданных товаров, расходы бизнеса, а также сумму наших инвестиций в землю, здания или другие формы имущества.

6. Счет владельца. Инвестиционный или капитальный счет владельца ведется в простой записи так же, как в двойной записи. Это может или не может включать снятия средств. Они могут быть записаны на личном или частном счете, и в этом случае счет владельца будет показывать чистые инвестиции в бизнес.

7. Проверка работы. Поскольку разносится только одна сторона каждой журнальной записи, две стороны бухгалтерской книги не будут совпадать, как в двойной записи. Следовательно, оборотно-сальдовая ведомость, строго говоря, невозможна. Единственный абсолютно верный метод проверки точности отдельного счета в бухгалтерской книге — это тщательная проверка всех разносок; это также верно и для двойной записи. Но можно доказать, что правильные итоги были разнесены в простой записи, как и в двойной записи. Поскольку бухгалтерская книга никогда не находится в равновесии, как в двойной записи, доказательство находится не путем сравнения двух сторон бухгалтерской книги, а путем сравнения разницы между двумя сторонами бухгалтерской книги с разницей между дебетами и кредитами в столбцах книг первоначальной записи, из которых были сделаны разноски. Если разница между дебетами и кредитами в бухгалтерской книге совпадает с разницей между дебетами и кредитами в книгах первоначальной записи, можно предположить, что работа выполнена правильно.

Чтобы проверить работу, сначала найдите остатки всех счетов бухгалтерской книги и введите суммы в дебетовые и кредитовые столбцы на журнальной бумаге — как для оборотно-сальдовой ведомости. Подсчитайте и найдите разницу между двумя столбцами. Затем подсчитайте книгу заказов, дневник, кассовую книгу или любые другие книги, из которых производится разноска, и перечислите итоги, которые должны быть разнесены в дебет и кредит счетов бухгалтерской книги. Подсчитайте и найдите разницу.

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

8. Для первой демонстрации бухгалтерского учета по простой системе мы выбрали небольшой розничный бизнес, используя операции, которые были использованы для иллюстрации набора двойной записи. Этот набор ведется максимально простым способом, используемые книги — журнал, кассовая книга и бухгалтерская книга.

Бизнес открывается У. Вебстером 21 ноября 190-. Он собирается вести розничный продуктовый бизнес и арендовал магазин у У. Бристоля с ежемесячной арендной платой 30 долларов. Его ресурсы состоят из наличности, 600 долларов; запаса продуктов, 946,50 долларов; личных счетов, причитающихся ему, следующим образом: Генри Нортон 25 долларов, Л. Б. Дженкинс 22,70 долларов. Его обязательства состоят из двух счетов, следующим образом: Brewster & Co., 115,20 долларов; Warsaw Milling Co., 64 доллара. Открывающая запись, фиксирующая вышеуказанное, делается в журнале, как в двойной записи, но разносятся только личные статьи. Наличность переносится в кассовую книгу.

ОТДЕЛ НАРЕЗКИ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ UNION TWIST DRILL CO., АТОЛ, ШТАТ МАСС.

—Nov. 21—

Sold to Henry Norton on account

10# sugar 5½¢ $.55

2 cans corn .25

1 can peas .15

3# rice .30

1.25

—21—

Sold to John Smallwood on account

5# butter $1.00

4# lard .50

1 doz. eggs .25

1.75

—21—

Cash sales 14.10

—22—

Sold to Harry Webster on account

7 bars Lenox soap .25

1 pkg. gold dust .20

1 pkg. matches .15

¼ bbl. flour 1.35

1.95

—22—

Bought for cash

10 doz. eggs .21 2.10

—23—

Bought from H. Kling & Co. on account

244# hams .12½ 22.50

201# lard .07½ 15.08

45.58

—23—

Sold to F. W. Bradley on account

2 bu. potatoes 1.60

—23—

Sold to C. D. Glover on account

1 bbl. apples 3.25

5 gal. vinegar 1.25

4.50

—23—

Cash sales 13.20

—24—

Sold to A. C. Maybury on account

1# bkg. powder $.50

1# corn starch .10

1# soda .10

1 pkg. jello .20

.90

—24—

Sold to John Smallwood on account

2# cheese .32

1 bottle vanilla .35

1# coffee .35

1# tea .60

1.62

—24—

Bought from John Smallwood on account

100 bu. potato .60 60.00

—24—

Paid John Smallwood

Cash on account 25.00

—24—

Cash sales 15.00

—25—

Paid Brewster & Co.

Cash on account 115.20

—25—

Sold to L. B. Jenkins on account

½# pepper .20

12# ham .14 1.68

1.88

—25—

Received from Henry Norton

Cash 26.25

—25—

Cash sales 13.00

—26—

Credited Wm. Bristol

for one month's rent $30.00

—26—

Sold to Wm. Bristol on account

11# ham .14 1.54

1 qt. bottle olives .50

2# coffee .70

20# sugar .05½ 1.10

3.84

—26—

Sold to C. D. Glover on account

¼ bbl. flour 1.35

1# bkg. powder .50

7 cks. borax soap .25

2.10

—26—

Paid cash for clerk hire 8.00

—26—

Cash sales 18.70

—28—

Sold to H. N. Shaw on account

1 bu. potatoes .80

1 doz. cans corn 1.50

2.30

—28—

Sold to Watkins Hotel Co. on account

10 bu. potatoes .75 7.50

50# lard .10 5.00

20# ham. .13½ 2.70

15.20

—28—

Cash sales 9.45

—29—

Bought from Lowell & Sons on account

500# sugar .04¾ $23.75

50 gal. molasses .30 15.00

38.75

—29—

Bought from Star Salt Co. on account

10 bbls. salt .80 8.00

—29—

Sold to R. H. Sherman on account

1# coffee .25

1# chocolate .45

1 qt. olive oil 1.35

¼# ginger .15

¼# pepper .15

1 pkg. mince meat .10

2# lard .25

2.70

—29—

Cash sales 14.35

—30—

Received from F. W. Bradley on account

Cash 1.60

—30—

Paid Warsaw Milling Co. on account

Cash 64.00

—30—

Sold to John Smallwood on account

1 bbl. salt 1.10

—30—

Sold to D. E. Johnson on account

10# lard .10 1.00

1# bkg. powder .50

1 pk. apples .35

1.85

—30—

Bought for cash

5 bu. apples 1.00 $5.00

—30—

Cash sales 17.90

По окончании рабочего дня 30 ноября бухгалтерская книга проверяется в соответствии с правилами, приведенными в ст. 7. Все открытые счета в бухгалтерской книге перечисляются на обычной журнальной бумаге, а остатки переносятся в дебетовые и кредитовые столбцы. Эти столбцы подсчитываются, итог кредитовых столбцов составляет 1564,02 доллара, а дебетового столбца — 56,08 доллара. Вычитая последнее из первого, мы находим разницу в 1507,94 доллара. Затем вводятся и складываются общие разноски — дебетовые и кредитовые — из журнала и кассовой книги, общие дебетовые разноски составляют 296,44 доллара, а общие кредитовые разноски — 1804,38 доллара. Вычитание первого из последнего дает 1564,02 доллара, что совпадает с разницей в остатках бухгалтерской книги. Это доказывает правильность разносок в бухгалтерскую книгу и заменяет оборотно-сальдовую ведомость, используемую в методе двойной записи.

Журнал простой записи

Журнал простой записи

Журнал простой записи

ВИД НА ТЕРРИТОРИЮ КОМПАНИИ FORE RIVER SHIPBUILDING COMPANY, КУИНСИ, ШТАТ МАСС. Показывает возможности для обработки материалов на складе листового металла и типичное расположение цехов. Большой электрический кран имеет пролет 175 футов и перемещается по 1000 футам путей. Говорят, что это один из крупнейших кранов такого рода в мире.

Кассовая книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

ЦЕХ АВТОМАТИЧЕСКИХ СТАНКОВ ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ДЕТАЛЕЙ ДЛЯ ПЕРФОРАТОРОВ, УГОЛЬНЫХ МАШИН, АЛМАЗНЫХ БУРОВ И Т. Д. НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ SULLIVAN MACHINERY COMPANY В КЛЕРМОНТЕ, ШТАТ Н. Х.

Проверка бухгалтерской книги простой записи

Отчет о прибылях и убытках простой записи

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ

9. Не имея номинальных счетов, мы не можем закрыть через торговый счет на прибыль и убытки, а должны использовать другой метод для определения прибыли или убытка за данный период. Сначала необходимо будет установить текущую стоимость бизнеса. Поэтому первым шагом будет проведение инвентаризации, точно так же, как если бы мы закрывали бухгалтерскую книгу двойной записи. Наша инвентаризация показывает товары на сумму 1042,77 доллара. Затем мы составим отчет об активах и обязательствах, следуя той же форме, что и балансовый отчет, когда книги ведутся по двойной записи. Это даст нам текущую стоимость.

Из текущей стоимости мы вычтем капитальные вложения (или текущую стоимость на момент составления последнего отчета), что покажет прибыль за период. Если текущая стоимость меньше капитальных вложений, бизнес показывает убыток.

Следует отметить, что, хотя этот метод показывает чистую прибыль, он не показывает, как эта прибыль была получена. Не имея счетов закупок и продаж, мы не можем иметь торговый счет для показа валовой прибыли, а без счетов расходов нет данных, из которых можно составить подробный отчет о прибылях и убытках. В этом заключается один из недостатков метода бухгалтерского учета по простой системе.

ЗАКРЫТИЕ КНИГ

10. Чтобы закрыть бухгалтерскую книгу простой записи, все, что необходимо, — это кредитовать инвестиционный счет владельца или любой счет, представляющий капитал, на сумму чистой прибыли или дебетовать счет на сумму чистого убытка. Затем подведите черту под личными счетами и перенесите остатки.

УПРАЖНЕНИЕ

На определенную дату активы и обязательства Дэвида Генри выглядят следующим образом:

Assets

Cash $450.00

Due from sundry debtors 75.20

Merchandise per inventory 762.50

Liabilities

Due sundry creditors 144.00

Записаны следующие операции:

Sales to sundry persons on account 44.71

Bought from sundry persons on account 337.54

Sold for cash 94.90

Received cash on account 62.00

Paid cash on account 132.50

Paid cash for rent 35.00

Paid cash for clerk hire 7.00

По окончании периода, в котором были записаны эти операции, инвентарь товаров в наличии составил 987,75 долларов.

Первое. Откройте книги простой записи, внося эти операции в журнал и кассовую книгу.

Второе. Разнесите в бухгалтерскую книгу, используя термины «Дебитор» и «Кредитор» для представления счетов клиентов и тех, у кого были куплены товары.

Третье. Проверьте бухгалтерскую книгу.

Четвертое. Составьте отчет об активах и обязательствах.

Пятое. Была ли прибыль или убыток, и как это влияет на счет владельца?

ПЕРЕХОД К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

11. Как изменить метод ведения набора книг с простой на двойную запись — важный вопрос для бухгалтера, ибо его могут в любое время призвать выполнить эту работу. Если это однажды понято, изменение включает только очень простые записи. Процедуру можно кратко описать следующим образом:

Первое. Подготовьте отчет об активах и обязательствах.

Второе. Внесите этот отчет в журнал и разнесите в бухгалтерскую книгу, дебетуя все счета, представляющие активы, и кредитуя все счета, представляющие обязательства. Кредитуйте счет владельца на разницу, которая является текущей стоимостью.

Если должна быть открыта новая бухгалтерская книга, будут открыты новые счета для каждой формы актива или обязательства, представленных в записи.

Если должна использоваться старая бухгалтерская книга, должны быть открыты новые счета с активами и обязательствами, еще не представленными счетами в бухгалтерской книге, и только чистая прибыль будет кредитована на счет владельца. Отметьте личные счета, но не разносьте.

Третье. Составьте оборотно-сальдовую ведомость, чтобы увидеть, находится ли бухгалтерская книга в равновесии, как это должно быть после разноски этих записей.

УПРАЖНЕНИЕ

Следуя приведенным правилам, измените книги Дэвида Генри на двойную запись, используя старую бухгалтерскую книгу.

Покажите необходимую журнальную запись и укажите, какие новые счета должны быть открыты.

ПЕРЕХОД КНИГ ПАРТНЕРСТВА К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

12. Мы предположим, что бухгалтерская книга, проиллюстрированная в следующем модельном наборе (страницы 23-27), представляет бизнес Бентона, Дугласа и Кемпа и что книги велись по простой записи.

Они хотят принять метод двойной записи и приглашают вас внести необходимые изменения в их книги.

Ваш первый шаг — составить отчет о счетах бухгалтерской книги, включая все, кроме капитальных счетов партнеров. Этот отчет дает вам следующую информацию:

Personal Accounts, Debit Balances $189.25

Personal Accounts, Credit Balances 2,828.50

Cash in Bank 7,313.73

Вы также балансируете кассовую книгу и сравниваете остаток с наличностью в ящике и обнаруживаете, что показанная сумма, 21,60 доллара, верна.

Тем временем проводится инвентаризация. По завершении показанные результаты таковы:

Merchandise $2,114.50

Furniture and Fixtures 2,000.00

Следующий шаг — составить отчет об активах и обязательствах с целью определения текущей стоимости бизнеса.

STATEMENT OF ASSETS AND LIABILITIES

Assets

Cash in Bank (Ledger) $7,313.73

Cash in Office (Cash Book) 21.60

Personal Accounts (Ledger) 189.25

Merchandise (Inventory) 2,114.50

Furniture and Fixtures (Inventory) 2,000.00

Total Assets $11,639.08

Liabilities

Personal Accounts (Ledger) 2,828.50

Present Worth 8,810.58

Капитальные счета партнеров показывают, что первоначальные инвестиции составляли 9000 долларов, что больше, чем текущая стоимость. Вычитание последнего из первого даст чистый убыток.

Investment $9,000.00

Present Worth 8,810.58

Net Loss 189.42

Соглашение о партнерстве предусматривает, что прибыль и убытки должны делиться поровну, но не содержит упоминания об уплате процентов по снятиям средств или предоставлении процентов по личным кредитам.

Отчет об активах и обязательствах вносится в журнал, и в бухгалтерской книге открываются счета «инвентарь товаров» и «мебель и приспособления» — единственные статьи, еще не представленные счетами бухгалтерской книги. Чтобы завершить изменение и сбалансировать бухгалтерскую книгу, в журнале делается следующая простая запись и разносится на личные счета партнеров.

James Benton Dr. $63.14

Horace Douglas Dr. 63.14

Henry Kemp Dr. 63.14

Оборотно-сальдовая ведомость теперь покажет, что бухгалтерская книга находится в равновесии.

Вы выполнили процедуру, необходимую для изменения книг партнерства с простой на двойную запись при заданных условиях. Общее правило, которому следует следовать, — это установить текущую стоимость, произвести корректировку партнерства, как в двойной записи, и разнести, как при изменении книг единоличного владения.

УПРАЖНЕНИЕ

Книги Ланкастера, Дженкинса и Стабба велись по простой записи, но они желают перейти к двойной записи.

Соглашение о партнерстве предусматривает, что каждый партнер должен участвовать в прибыли пропорционально своим чистым инвестициям. Отдельные счета ведутся с каждым партнером для покрытия его инвестиций и снятий средств.

Ниже представлен отчет о счетах бухгалтерской книги, как они выглядели 31 декабря. Остатки инвестиционных счетов партнеров такие же, как при последней корректировке, так как в текущем периоде дополнительных инвестиций не делалось.

STATEMENT OF LEDGER

Lancaster, Investment Credit Balance $2,000.00

Jenkins " " " 1,500.00

Stubb " " " 1,500.00

Personal Accounts " " 900.00

" " Debit " 2,200.00

Lancaster, Withdrawals " " 325.00

Jenkins " " " 250.00

Stubb " " " 175.00

Bank " " " 2,150.00

Cash in office 50.00

Проводится инвентаризация, которая показывает стоимость товаров на складе 1850 долларов, приспособлений 300 долларов.

Первое. Перенесите дебетовые остатки счетов снятия средств партнеров на инвестиционные счета.

Второе. Покажите записи для внесения корректировки партнерства и для изменения книг на двойную запись.

Третье. Укажите галочкой (√), какие счета должны быть разнесены, используя старую бухгалтерскую книгу.

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

ПЕРЕХОД КНИГ КОРПОРАЦИИ К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

13. Книги корпораций редко ведутся по простой записи, но такие случаи не невозможно найти. В Чикаго есть производственная корпорация, которая работает более двадцати лет и ведет бизнес на четверть миллиона долларов в год, чьи книги велись по простой записи. Только в январе 1909 года был приглашен бухгалтер, чтобы изменить их книги на современную систему двойной записи.

В приведенном случае велся счет акционерного капитала, а дивиденды выплачивались наличными. Процедура, которой следовал бухгалтер, заключалась в том, чтобы сначала провести инвентаризацию оборудования, материалов, запасов, незавершенного производства и готовой продукции. Затем земля и здания были оценены по их текущей стоимости. Счета велись с недвижимостью и оборудованием, но ремонт зданий был отнесен на недвижимость, тем самым показывая фиктивное увеличение стоимости, и никакая амортизация не была начислена на оборудование. Также был товарный счет, который был дебетован на все закупки и кредитован на все продажи, так что он не предоставлял никакой ценной информации.

По этим причинам при составлении отчета об активах и обязательствах из книг были взяты только личные счета, акционерный капитал, банковский счет и наличность. При составлении этого отчета акционерный капитал был включен как обязательство, а превышение активов над обязательствами представляло собой излишек.

Отчет был внесен в журнал, и счета, представляющие каждую статью, были открыты в новой бухгалтерской книге. Остаток был кредитован на счет излишка, и книги были сбалансированы. Впоследствии различные счета расходов открывались по мере возникновения операций, требующих их использования.

Если бы директора настояли, бухгалтер был бы обязан внести недвижимость и оборудование по значениям, показанным в старых счетах, но инвентаризация товаров была бы необходима в любом случае.

Безопасное правило при изменении книг корпорации на двойную запись — составить отчет об активах и обязательствах, включая акционерный капитал в обязательства. Затем откройте необходимые счета и кредитуйте разницу в отчете на счет излишка.

Журнальные записи для перехода к двойной записи

В упомянутом случае книги показали следующие факты:

Cash in Office $156.72

Cash in Bank 7,264.20

Accounts Receivable 11,978.50

Accounts Payable 9,647.60

Capital Stock 75,000.00

Инвентаризации и оценки привели к следующим оценкам:

Real Estate (Land and Buildings) $38,000.00

Machinery 27,750.00

Material 11,227.60

Supplies 648.50

Goods in Process 3,984.70

Manufactured Goods 5,290.00

Руководство желало иметь систему учета затрат, следовательно, при открытии новых книг было необходимо предусмотреть нужные счета. Полные записи, использованные для изменения этих книг с простой на двойную запись, показаны в проиллюстрированном модельном журнале, страница 29.

Бухгалтерская книга после перехода к двойной записи

Бухгалтерская книга после перехода к двойной записи

УПРАЖНЕНИЕ

Книги Star Coal Company, корпорации с оплаченным капиталом 10 000 долларов, велись по простой записи. Из книг собраны следующие факты:

Cash in Bank $3,500.00

Personal Accounts Debit Balances 6,500.00

Cash in Office 200.00

Personal Accounts Credit Balances 2,500.00

Инвентаризация дает следующие результаты:

Coal 3,750.00

Horses and Wagons 800.00

Furniture and Fixtures 300.00

Сделайте необходимые журнальные записи для перехода к двойной записи. Предусмотрите резерв 5% для невозвратных счетов, 10% для амортизации лошадей и повозок, 10% для амортизации мебели и приспособлений. Объявите дивиденд 10% и перенесите остаток прибыли на излишек, сделав все журнальные записи для фиксации этих операций.

ДВА ПОЛУСФЕРИЧЕСКИХ ДНИЩА ДЛЯ ПРИПОДНЯТЫХ РЕЗЕРВУАРОВ НА 100 000 ГАЛЛОНОВ, СОЕДИНЕННЫХ ЗАКЛЕПКАМИ, ПОКАЗЫВАЮЩИЕ КЛАСС КАЧЕСТВА РАБОТЫ, НЕОБХОДИМЫЙ ДЛЯ РАБОТ ТАКОГО ХАРАКТЕРА Chicago Bridge & Iron Works, Чикаго, Илл.

ОБОРОТНО-САЛЬДОВЫЕ ВЕДОМОСТИ И СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ

14. Составление сравнительных отчетов — одна из важнейших обязанностей бухгалтера. Способность правильно классифицировать счета, составляющие торговые отчеты, отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты, является ценным активом для бухгалтера, который стремится продвинуться на самую высокую должность.

Отчеты такого рода, если они не классифицированы должным образом, непонятны среднему деловому человеку. Простое изложение остатков счетов бухгалтерской книги, расположенных без учета их взаимосвязи друг с другом, может показать, что бухгалтерская книга сбалансирована, но не представляет информации, имеющей особую ценность для менеджера бизнеса. Что он хочет — и ожидает — это отчет, из которого он может легко извлечь желаемую информацию; он должен подчеркивать важные моменты.

Классификация счетов уже была затронута, но не будет вреда, если еще больше подчеркнуть важность этой особенности. Ибо при правильной классификации счетов в бухгалтерской книге сама оборотно-сальдовая ведомость будет предоставлять некоторую очень интересную информацию, вместо того чтобы быть просто списком остатков. При расположении счетов в бухгалтерской книге следует соблюдать следующие правила.

Все счета активов должны быть собраны в первом разделе и сгруппированы в соответствии с их классификацией; т. е. активные, фиксированные и пассивные или фиктивные.

Обязательства должны быть разделены на обеспеченные или фондированные, необеспеченные или плавающие и капитал; последнее включает любые резервные счета, которые могут поддерживаться.

Счета расходов должны следовать далее и должны быть подразделены на расходы по продажам, общие и административные.

Торговые счета должны быть сгруппированы и разделены на закупки, входящий фрахт и продажи.

Если это производственный бизнес, производственные счета должны быть разделены на закупки, труд и расходы.

Преимущества карточных и бухгалтерских книг со сменными листами очевидны в связи с правильным расположением счетов. Они легко поддаются любой желаемой классификации, и новые счета по мере необходимости могут быть вставлены в любой точке.

С целью показа некоторых возможностей классификации счетов мы приводим несколько примеров модельных оборотно-сальдовых ведомостей.

TRIAL BALANCE Assets

Cash $264.20

Bank 4,728.50

Accounts Receivable 6,270.00

Inventory (Jan. 1) 7,860.00

Real Estate 10,000.00

Furniture and Fixtures 5,000.00

Liabilities

Mortgage Payable $3,000.00

Bills Payable 5,000.00

Accounts Payable 6,120.00

Capital Stock 20,000.00

Profit and Loss

Advertising 475.00

Salesmen's Salaries 300.00

Traveling Expenses 189.70

General Expense 74.00

Interest and Discount 22.60

Building Maintenance 37.00

Taxes and Insurance 42.00

Salaries 525.00

Trading

Purchases 5,500.00

In-Freight and Cartage 96.20

Sales 7,219.00

41,361.60 41,361.60

Если бы счета в этой оборотно-сальдовой ведомости были перечислены без учета групп, к которым они принадлежат, это просто показало бы, что бухгалтерская книга сбалансирована. В своей нынешней форме она с первого взгляда дает много ценной информации. Легко определяются общие расходы и расходы каждого класса, показаны продажи, и расходы можно сравнить с продажами. За исключением того, что она не показывает изменения в счете инвентаря, эта оборотно-сальдовая ведомость демонстрирует состояние бизнеса.

Предполагая, что проводится инвентаризация, быстро подготавливаются следующие отчеты.

BALANCE SHEET Assets

Cash $264.20

Bank 4,728.50

Accounts Receivable 6,270.00

Inventory (Feb. 1) 7,995.00

Real Estate 10,000.00

Furniture and Fixtures 5,000.00

Liabilities

Mortgage Payable $3,000.00

Bills Payable 5,000.00

Accounts Payable 6,120.00

Capital Stock 20,000.00

Surplus 137.70

34,257.70 34,257.70

TRADING STATEMENT

Inventory (Jan. 1) 7,860.00

Purchases 5,500.00

In-Freight 96.20

13,456.20

Less Inventory (Feb. 1) 7,995.00

5,461.20

Sales 7,219.00

Gross Profit 1,757.80

7,219.00 7,219.00

PROFIT AND LOSS STATEMENT

Gross Profit $1,757.80

Advertising $475.00

Salesmen's Salaries 300.00

Traveling Expenses 189.70

General Expense 74.00

Interest and Discount 22.60

Building Maintenance 37.00

Taxes and Insurance 42.00

Salaries 525.00

Net Profits 137.70

1,780.40 1,780.40

Факты, что продажи составили 7219 долларов или что расходы на зарплату продавцов составили 300 долларов, сами по себе ничего не значат. Только при сравнении они демонстрируют жизненно важные факты. Если мы обнаружим, что продажи в прошлом месяце составили 8400 долларов, а зарплата продавцов такая же, как в этом месяце, мы сразу узнаем, что наши текущие затраты на продажи пропорционально выше, чем в предыдущем периоде.

Следующую оборотно-сальдовую ведомость следует сравнить с предыдущей и тщательно отметить разницу в их значениях в отношении предоставленной информации. Счета в этой оборотно-сальдовой ведомости расположены в том порядке, в котором они были найдены в бухгалтерской книге.

TRIAL BALANCE

Dr. Cr.

Capital Stock $30,000.00

Sales 45,411.40

Accounts Receivable $7,190.00

Accounts Payable 2,720.00

General Expense 727.00

Salesmen's Salaries 3,000.00

Salaries, General 3,600.00

Interest and Discount 126.70

Returns and Allowances 942.20

Inventory 9,687.00

Purchases 26,250.00

In-Freight $396.40

Bank 6,470.00

Traveling Expense 1,759.00

Taxes and Insurance 236.50

Real Estate 25,000.00

Fixtures 3,000.00

Surplus 10,000.00

88,258.10 88,258.10

Рис. 15-а. Рабочий балансовый отчет

РАБОЧИЙ БАЛАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

15. Форма, часто используемая бухгалтерами, объединяет оборотно-сальдовую ведомость с балансовым отчетом, торговым отчетом и отчетом о прибылях и убытках. Компиляция информации, необходимой для этой формы, значительно облегчается правильной классификацией счетов в бухгалтерской книге. Форма известна как рабочий балансовый отчет.

Рабочий балансовый отчет показан на рис. 15 а. Используемые цифры взяты из последней показанной оборотно-сальдовой ведомости и дают графическую иллюстрацию разницы между правильной и неправильной классификацией счетов. Будет замечено, что первые два столбца составляют оборотно-сальдовую ведомость. Далее следуют столбцы, которые классифицируют счета под заголовками «Торговля», «Прибыли и убытки» и «Балансовый отчет». Остаток каждого счета переносится в соответствующую группу.

В нижней части формы торговая и чистая прибыль указаны только как меморандум. Поскольку инвентаризация не проводилась, эти цифры не являются точными, а представляют приблизительные результаты в предположении, что инвентарь будет практически таким же, как при проведении последней инвентаризации. Конечно, если бы произошло заметное изменение количества товаров на складе, была бы сделана оценка и принята во внимание при составлении этого отчета о вероятной прибыли.

УПРАЖНЕНИЕ

На основе следующей оборотно-сальдовой ведомости подготовьте рабочий балансовый отчет, показывающий фактическую валовую и чистую прибыль.

TRIAL BALANCE

Bank $8,460.00

Capital Stock $25,000.00

Sales 11,201.00

Purchases 10,000.00

Returns and Allowances 400.00

Interest and Discount earned 260.00

General Expense 425.00

Salaries 360.00

Rent 300.00

Taxes and Insurance 37.60

Selling Expense 421.00

Inventory (Jan. 1st) 8,864.00

Fixtures 2,500.00

Accounts Receivable 5,680.00

Accounts Payable 1,274.00

Cash in Office 287.40

37,735.00 37,735.00

Inventory (Feb 1) 9,650.00

СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ

16. Оборотно-сальдовые ведомости, показанные на предыдущих страницах, иллюстрируют некоторые преимущества правильно классифицированных счетов. Полученная информация может быть сделана еще более ценной путем составления сравнительных отчетов; ибо, как было сказано, основная ценность многих показанных цифр заключается в возможности для сравнений. Отчеты, которые позволяют сравнивать статьи подобного характера из месяца в месяц, предоставляют ценный обзор прогресса бизнеса.

Ниже приведена оборотно-сальдовая ведомость, взятая из книг производственного бизнеса, и она будет использована в качестве основы для составления сравнительных отчетов.

TRIAL BALANCE

Dr. Cr.

Cash in Office $162.50

Bank 8,500.00

Accounts Receivable 7,500.00

Bills Receivable 4,500.00

Inventory, Materials (Jan. 1) 9,500.00

Inventory, Manufactured Goods

(Jan. 1) 6,000.00

Real Estate 20,000.00

Machinery and Tools 17,500.00

Furniture and Fixtures 3,500.00

Bills Payable $7,000.00

Accounts Payable 5,000.00

Capital Stock 50,000.00

Surplus 10,000.00

Undivided Profits 900.00

Advertising 1,200.00

Salesmen's Salaries 1,000.00

Salesmen's Expenses 720.00

General Expense 430.00

Interest and Discount 97.50

Salaries Administrative 900.00

Factory Expense 850.00

Factory Labor 1,750.00

Repairs to Machinery 150.00

Depreciation 175.00

Taxes and Insurance 25.00

Material Purchases 4,600.00

In-Freight and Cartage 126.00

Sales 16,491.00

Returns and Allowances 400.00

89,488.50 89,488.50

На рис. 16 а показан рабочий балансовый отчет, в котором счета, найденные в оборотно-сальдовой ведомости, разделены на четыре группы: «Производство», «Торговля», «Прибыли и убытки» и «Балансовый отчет». Сначала оборотно-сальдовая ведомость вносится в два столбца слева. Затем составляется производственный счет путем переноса инвентаря материалов на конец предыдущего периода, счетов производственных расходов, закупок материалов и фрахта на них. Это дает общие дебетовые записи по производственному счету, но не расходы за месяц, так как необходимо учитывать текущий инвентарь материалов. Инвентаризация показывает стоимость материалов на складе 4550 долларов. Вычитание этого оставляет 12 626 долларов, общую операционную стоимость за месяц. Чтобы найти стоимость товаров, завершенных в течение месяца, проводится инвентаризация незавершенного производства, сумма вычитается из общей операционной стоимости, и результат, 9126 долларов, представляет стоимость произведенных товаров.

Теперь составляется торговый счет, эти 9126 долларов занимают место закупок, а валовая прибыль переносится на счет прибылей и убытков.

Производственный, торговый счета и счет прибылей и убытков теперь готовы к анализу, который проводится на процентной основе. При анализе производственного счета общая операционная стоимость используется в качестве основы, и различные статьи производственных затрат рассчитываются на этой основе. Мы обнаруживаем, что статьи расходов составляют 23,3%, а материалы — 76,7% от общего итога, что обеспечивает ощутимую основу для сравнения тех же статей в другие месяцы. Имея процент каждой статьи, мы можем отмечать колебания из месяца в месяц и знать, где сокращать расходы, если какая-либо статья кажется растущей слишком быстро.

Основой анализа торгового счета и счета прибылей и убытков является оборот. Исходя из этого, мы определяем, что общие расходы, за исключением производственных затрат, составляют 41% от оборота, а чистая прибыль — 20%. Валовая прибыль составляет 60% от оборота. Обычно общие расходы и чистая прибыль должны быть равны валовой прибыли, но в данном случае имеется капитальная прибыль в размере 97,50 долларов США от полученных процентов.