—15—
Gave Derby Desk Co.
Check No. 6
To pay bill of March 1 350.00
—15—
Gave Slade Oil Co.
Check No. 7
To pay bill of March 5 54.25
Less 3% 1.63 52.62
———
—17—
Gave Francis & Co.
Check No. 8
To pay bill of March 7 640.00
Less 3% 19.20 620.80
———
—18—
Gave Stevens & Co.
Check No. 9
To pay bill of March 8 225.00
Less 3% 6.75 218.25
———
—19—
Eureka Tool Co.
Invoice No. 12, terms N/30
Charge tools 250.00
—20—
Check No. 10 for 1 week's pay-roll
Charge labor 326.25
Charge tools 27.50 353.75
———
(Making tools for shop per pay-roll distribution)
—22—
Received from Danforth & Co.
Credit memo for damaged goods in lot covered by invoice dated 3/12 63.00
Credit material
Gave them check No. 11
For acct. 252.00
Less 2% 5.04 246.96
———
—27—
Check No. 12 for 1 week's pay-roll 342.70
Charge labor per pay-roll distribution
—30—
Gave Norwich Machine Co.
Note of Henry Farwell 5,000.00
Accrued interest 25.00 5,025.00
———
Gave them check No. 13 to pay their account 3,475.00
—31—
Salaries check No. 14 for salaries of Supt. & Clerks 350.00
63. Производственные данные. Следующие данные были собраны бухгалтером из отчетов управляющего и мастеров, а также на основе инвентаризаций, проведенных в конце месяца.
Material issued to factory 1,003.35
Material used for building repairs 50.00
Inventories
Supplies 45.00
Rent (unexpired) 300.00
Power, heat, and light (Coal) 150.00
Office supplies 140.40
Goods in process—material 602.00
Labor 400.00 1,002.00
———
Теперь мы закроем главную книгу, чтобы определить производственные результаты за месяц, сделав следующие корректирующие записи в журнале —
Дебет счета «Производство»
на материалы, отпущенные в производство.
Дебет счета «Техническое обслуживание и ремонт зданий»
на материалы, использованные при ремонте.
Кредит счета «Закупки материалов»
на обе вышеуказанные суммы.
Дебет счета «Производство»
на счет «Оплата труда»
на использованные расходные материалы — определяется путем вычитания инвентарного остатка из закупок материалов.
на счет «Заработная плата», на арендную плату за один месяц, на электроэнергию, отопление и освещение — определяется как указано выше, на ремонт зданий, на канцелярские товары — определяется как указано выше. Кредитовать счета, представляющие вышеуказанные статьи, на начисленные суммы.
Теперь счет «Производство» будет показывать по дебету общие производственные расходы за месяц. Следующим шагом является определение себестоимости готовой продукции, которая должна быть списана в кредит счета «Производство» и отнесена в дебет счета «Готовая продукция». Наш инвентарный остаток незавершенного производства, который включает только материалы и оплату труда, составляет 1 002,00 доллара. Счет оплаты труда и отчеты мастеров показывают, что сумма этих статей, использованных на заводе, составляет 1 672,30 доллара. В круглых цифрах первое составляет 60% от второго, то есть шестьдесят процентов начатой работы все еще находится в процессе. Поэтому мы предположим, что это справедливый процент для использования при определении статей расходов, вложенных в незавершенное производство. Взяв 60% от общих производственных расходов, получаем 1 400,13 доллара, что при вычитании из общей суммы оставляет 933,42 доллара в качестве себестоимости готовой продукции.
В данном случае процент незавершенного производства велик по той причине, что это первый месяц работы. Результаты в последующие месяцы будут более сопоставимыми. Если завод работает регулярно, выпуская практически одинаковые объемы каждый месяц, количество готовой продукции будет примерно равно объему начатой работы в любой отдельно взятый месяц.
Если мы хотим показать заводскую прибыль в размере 10%, необходимо добавить 10% к себестоимости готовой продукции, что затем будет представлять собой себестоимость, используемую отделом продаж бизнеса. Поскольку у нас нет счета, на который эта сумма может быть должным образом отнесена в кредит, мы откроем новый счет под названием «Условная прибыль», который будет закрыт на счет «Прибыли и убытки» в конце года.
Поскольку мы не закрываем книги с целью составления балансового отчета, мы не закрываем счета расходов на счет инвентаризации расходов, как объяснялось в статье 59. Вместо этого сальдо остаются до тех пор, пока книги не будут окончательно закрыты.
Регистр счетов-фактур с колонками распределения.
Регистр счетов-фактур с колонками распределения
Учет чеков и выплат
Производственный журнал
Производственный журнал
Производственная главная книга
Производственная главная книга
Производственная главная книга
Производственная главная книга
Книга покупок
Книга покупок
Оборотно-сальдовая ведомость главной книги
Выписка из книги покупок
УПРАЖНЕНИЕ
Операции, приведенные в этом упражнении, являются продолжением бизнеса, упомянутого в предыдущих статьях. В течение апреля месяца записываются следующие операции.
Material purchases $2,670.00
Supplies purchases 127.50
Patterns and tools purchases 150.00
Cash received on subscriptions 25,000.00
Deposited in Bank 25,000.00
Checks drawn
Purchase accounts 5,500.00
Salaries 375.00
Pay-rolls 1,670.20
distributed as follows:
Labor $1,652.70
Machinery repairs 17.50
David Snow 10,000.00
(Stock purchased at par by Company)
The following data is obtained from the reports of foremen and inventories taken at the end of the month:
Material issued to factory to be used in manufacturing goods. 2,261.00
Material used in machinery repairs 16.70
Inventories, April 30
Supplies 147.00
Rent (unexpired) 150.00
Power, heat, and light (Coal) 75.00
Office supplies 118.40
Goods in process—material 615.00
Labor 410.00 1,025.00
———
1. Определите стоимость незавершенного производства, используя те же проценты при оценке статей расходов, что показаны для материалов и оплаты труда.
2. Сделайте журнальные записи, закрывающие счета на счет «Производство», чтобы показать себестоимость товаров, завершенных в течение месяца.
Примечание: — Чтобы найти общую стоимость материалов и оплаты труда, использованных и частично использованных, добавьте к суммам, показанным за один месяц, инвентарный остаток тех же статей на конец предыдущего месяца.
3. Составьте оборотно-сальдовую ведомость главной книги после закрытия книг, как показано в модельном наборе.
ГЛАВНЫЙ ОФИС КОМПАНИИ A. B. DICK COMPANY, ЧИКАГО, ИЛЛ.
ВАУЧЕРНАЯ СИСТЕМА И БУХГАЛТЕРСКИЕ СХЕМЫ
ВАУЧЕРНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА
1. Ваучер (платежный документ). Документ, подтверждающий достоверность счетов.
Квитанция. Подтверждение получения денежных средств.
Ваучерную систему иногда называют современной системой учета, но изучение приведенных выше стандартных определений показывает, что она является современной только в отношении форм записей и процедур.
В бухгалтерской терминологии термин «ваучер» довольно часто используется в том же смысле, что и термин «квитанция». Единственное различие, по-видимому, заключается в том, что ваучер обычно понимается как подтверждение оплаты конкретной статьи счета, в то время как квитанция может быть подтверждением выплаты денег без ссылки на статью или статьи, которые она покрывает.
С момента начала ведения бизнеса квитанции или ваучеры в той или иной форме, несомненно, использовались. Какая-то форма подтверждения выплаты денег всегда занимала место в бизнесе. Но поначалу квитанции не требовались — они были случайными; их давали из вежливости; как «спасибо» в письменной форме.
Когда первый человек, оплатив свой счет за продукты, был вынужден платить его второй раз, потому что торговец забыл пометить его счет как «оплаченный», он потребовал квитанцию. Тогда он понял, что счета и те, кто их ведет, не непогрешимы. Он рассказал об этом своим соседям, и возник обычай требовать квитанции за уплаченные деньги.
Квитанция требовалась в целях самозащиты, чтобы предотвратить возможность успешного требования оплаты суммы во второй раз. Но квитанция не была неотъемлемой частью бухгалтерских записей бизнеса; ее могли требовать или не требовать, не влияя на записи. Пока бизнес велся единоличными владельцами или небольшими товариществами, это было удовлетворительно, поскольку квитанция не требовалась как запись между партнерами.
С появлением акционерных обществ и корпораций пришла собственность большого числа инвесторов. Вложив свой капитал, эти владельцы имели право знать, что делается с их имуществом, и возник спрос на более строгий учет денег и имущества, доверенных заботам управляющих бизнесом.
По мере расширения бизнеса и роста размеров и влияния корпораций, с более широкими сферами деятельности, стало необходимым разделить операции коммерческих предприятий на подразделения с соответствующим разделением полномочий. Это означало создание центрального органа, перед которым подразделения или филиалы должны были отчитываться.
Были введены аудиты. Акционеры не только хотели знать, что бизнес ведется честно, но и управляющие требовали доказательств того, что имущество, доверенное подчиненным, учитывается и что счета точны — то есть правдивы. Не удовлетворяясь доказательствами, предлагаемыми записями в бухгалтерских книгах, аудиторы запрашивали дополнительные подтверждения записанных платежей; они требовали квитанции, ваучеры.
Ваучер, используемый в современной бухгалтерской практике, — это нечто большее, чем квитанция об оплате денег; это доказательство того, что имущество было использовано так, как заявлено в бухгалтерских записях. «Документ, который подтверждает достоверность счетов».
2. Использование ваучеров. Наиболее общее использование ваучера по-прежнему заключается в подтверждении выплаты денег. Фактически, когда мы говорим о ваучере, обычно подразумевается квитанция или подтверждение выплаты денег для конкретной цели.
Ваучер указывает точную цель, на которую выплачиваются деньги, при этом статьи либо перечисляются, либо дается ссылка на конкретный счет-фактуру или счет. Затем, после получения расписки, он становится ваучером по факту и занимает свое место как неотъемлемая часть бухгалтерских записей. Можно сказать, что ваучер образует связующее звено, предоставляя доказательство того, что деньги были израсходованы так, как показано в записях, и что они были получены получателем. В этом отношении он действует как контроль против нецелевого использования средств.
По мере того как система ваучеров для выплаты денег стала более широко использоваться, многие бухгалтеры утверждали, что ее следует развивать дальше. Записи о продажах подтверждались оригиналами заказов, транспортными накладными и копиями счетов-фактур, а закупки — обычными ваучерами, но не было ваучера для операций, связанных с передачей ценностей с одного счета на другой. При составлении журнальных записей, связанных с такими передачами, открывалось много возможностей для мошенничества. Именно такие записи часто использовались для сокрытия мошеннических операций.
Логическим шагом к тому, чтобы сделать ваучерную систему полной во всех деталях, стало введение журнального ваучера. Если для каждой журнальной записи предусмотрен ваучер, бухгалтер может предоставить полномочия для каждой операции, записанной в его книгах.
Журнальный ваучер — это ваучер полномочий, то есть он санкционирует соответствующую запись и должен быть подписан должностным лицом, имеющим право на такую авторизацию. Для бухгалтера это во многих случаях является защитой, ибо если возникает вопрос о законности операции, он может предъявить свое основание для записи, что возложит ответственность туда, где ей и место.
Мы сталкивались со случаями, когда бухгалтер, следуя четким инструкциям должностного лица компании, делал записи, явно предназначенные для обмана кредиторов или акционеров, только для того, чтобы позже стать «козлом отпущения» и нести солидарную ответственность вместе со своим вышестоящим руководителем.
Не все такие записи показывают свое явное намерение, хотя их истинная цель может быть мошеннической. Некоторые из них настолько изобретательны и подкреплены такими правдоподобными объяснениями, что бухгалтер не подозревает об их истинной природе. Пример: в небольшом городке была организована корпорация для участия в производственном предприятии. Как и многие другие корпорации подобного характера, выгоды, которые принесет городу предприятие, подробно расписывались промоутерами, и граждан убеждали вкладывать свои сбережения в небольшие пакеты акций. Также, как и многие другие предприятия, начатые и управляемые людьми без технической подготовки, эта маленькая фабрика просуществовала несколько лет, всегда работая в убыток. Но произошли перемены; был найден опытный управляющий, и бизнес начал проявлять признаки здорового роста. Второй год показал прибыль; почти достаточную, чтобы покрыть дефицит. На третий год бизнес перерос мощности завода, и 20 000,00 долларов были вложены в новое оборудование. Ни одна старая машина не была списана. Управляющий поручил бухгалтеру отнести 15 000,00 долларов из этой суммы на ремонт, объяснив, что это компенсирует сумму, которая должна была быть списана как амортизация в предыдущие годы. Возможно, — но это заставило книги показать небольшой убыток вместо существенной прибыли за год. И примечательно, что несколько держателей акций, стоивших номинала и более, продали свои доли управляющему по средней цене 0,65. Если нельзя было получить прибыль при таком объеме бизнеса, который был совершен в том году, какая надежда на будущее?
Рис. 1. Ваучер, подлежащий подписанию и возврату
В какой степени бухгалтер оправдан в том, чтобы брать на себя сохранение морали своего работодателя, не является предметом настоящего обсуждения. Где именно следует провести грань между моральной и юридической ответственностью, иногда трудно определить. Но тот бухгалтер невинно помогал грабить ничего не подозревающих акционеров. Если бы он настоял на подписанном разрешении управляющего — то есть потребовал ваучер — запись, возможно, никогда не была бы сделана; он, по крайней мере, был бы освобожден от любого возможного обвинения в соучастии.
3. Формы ваучеров. Существенной особенностью ваучера является то, что он должен четко указывать цель, для которой он составлен, и предусматривать надлежащую форму квитанции. Существует много форм ваучеров, разработанных для удовлетворения требований различных предприятий.
Рис. 2. Оборотная сторона ваучера с указанием распределения
Самая простая форма ваучера — это ведомость оплаченных статей с квитанцией, которую должен подписать получатель. Денежный перевод в виде наличных или чека сопровождает ваучер, а подписанный ваучер возвращается получателем. Форма ваучера этого класса показана на рис. 1.
Оплаченные статьи могут быть перечислены в ваучере, или может быть ссылка на определенные счета-фактуры, включенные в платеж. Некоторые бухгалтеры прикрепляют оригинал счета-фактуры к ваучеру, но по определенным причинам мы не рекомендуем эту практику. Пока подписанный ваучер не возвращен, нет записи о покрытых статьях, если только счет-фактура не был скопирован.
Рис. 3. Комбинированный ваучер и чек, используемый компанией Pennsylvania Railroad Company
Некоторые фирмы медленно возвращают оплаченные счета-фактуры, что приводит к многочисленным досадным задержкам. Если счет-фактура хранится в файле, у нас, по крайней мере, есть запись об операции, и может быть очень необходимо обратиться к счету-фактуре для уточнения цен или другой информации.
На оборотной стороне ваучера обычно напечатана форма для распределения суммы на счет или счета, на которые она должна быть отнесена. Типичная форма показана на рис. 2. Для постоянного хранения ваучер такого стиля складывается так, чтобы номер был виден сверху, за ним следовало имя получателя и запись о распределении.
4. Ваучерные чеки. Шагом вперед по сравнению с ранней формой ваучера с отдельным чеком является ваучерный чек. Это форма, которая объединяет ваучер и чек.
Существует много форм ваучерных чеков, каждая из которых разработана для удовлетворения каких-то особых условий или для соответствия идеям бухгалтера. Хотя эти формы демонстрируют много различий в деталях, их можно разделить на два общих класса: складные ваучерные чеки и одинарные ваучерные чеки.
Складной ваучерный чек обычно в два раза шире обычного чека, что делает его обычного размера чеком в сложенном виде. Это предназначено для обеспечения квитанции об оплате перечисленных статей путем индоссамента чека. Иллюстрируется несколько таких форм.
Рис. 3 — это форма комбинированного ваучера и чека, используемая компанией Pennsylvania Railroad Company. Счет переписан на A, это лист в два раза шире чека. Эта форма сделана в дубликате, B — это углеродная копия, которая подшивается как запись полномочий для выдачи ваучера. Сам чек, показанный в C, написан на обороте оригинального ваучера A. В сложенном виде эта форма имеет размер обычного чека и проходит через банк обычным образом. Индоссамент получателя является полной квитанцией за статьи, покрываемые ваучером.
Это репрезентативная форма складного ваучерного чека. Естественно, записанные детали будут варьироваться в разных бизнесах, но общий план подлежит небольшим изменениям. Некоторые возражения высказываются банками против складной формы. Утверждается, что значительные неудобства возникают при обработке в банке из-за того, что чеки выскальзывают между складками.
Многие из ранних форм ваучерных чеков не были чеками, пока не были выполнены определенные условия. На лицевой стороне ваучера было напечатано: «при надлежащем подписании этот ваучер будет оплачен через ... Банк». Это требовало квитанции в каком-то специальном месте, вместо обычного индоссамента чека, и не всегда было легко определить с первого взгляда сумму, подлежащую оплате.
Вполне естественно, что банками были высказаны возражения против использования этих сложных форм, но формы были упрощены способами, которые в значительной степени преодолели эти возражения.
Рис. 4. Форма ваучерного чека, не требующая складывания
Улучшением является обычная форма чека, организованная для обеспечения действительной квитанции за указанные статьи. Такая форма проиллюстрирована на рис. 4. Это обычная форма чека стандартного размера, на которой отмечена статья или статьи, подлежащие оплате. Чеки собираются в блоки и нумеруются по мере использования. При индоссаменте чек обеспечивает действительную квитанцию за покрытые статьи.
Рис. 5. Дубликат ваучерного чека в форме с отрывными листами