При определении стоимости производства любого класса товаров в расчет входят три элемента: материал, труд и расходы. Определить стоимость первых двух элементов сравнительно просто, требуется лишь эффективная система учета на фабрике. Но определить сумму расходов всех классов, включенных в стоимость данного изделия, заказа или операции, сложнее.
Система учета, которая покажет точную стоимость таких статей, как энергия, тепло или налоги, должным образом относимых на отдельный заказ или операцию, очевидно, невозможна, и было признано необходимым распределять их и все подобные статьи расходов на процентной основе. Обычно этот процент основан на каком-то элементе затрат, который можно определить с точностью.
Бухгалтеры по затратам и инженеры разработали этот процент на основе различных элементов затрат, таких как прямой труд, материал, машино-час, человеко-час или комбинация двух или более из этих элементов. Точный используемый метод, который должен быть адаптирован к условиям, существующим на конкретной фабрике, не входит в это обсуждение.
Поскольку существует множество статей расходов упомянутого характера, принято группировать их для целей исчисления затрат. Иногда все такие статьи расходов группируются под одной рубрикой «Общие расходы». Именно с помощью контролирующего счета в частной книге производится распределение расходов, тем самым сохраняя в тайне точную стоимость производства.
Известная стоимость определенного заказа или изделия — стоимость материала и труда — часто называется прямыми затратами. Обязанности клерка по затратам могут заканчиваться определением прямых затрат, его расчеты не включают статьи расходов.
Общая стоимость материала и труда за месяц дебетуется на счет частной книги, счета материалов и труда получают соответствующий кредит. Точные суммы различных статей расходов за месяц также дебетуются на счет частной книги с кредитами на счета расходов.
В частном журнале эти статьи дебетуются на различные контролирующие счета и кредитуются на контролирующий счет Главной книги. Обычные записи таковы:
Manufacturing Account $______
General Ledger $______
For material $______
For labor $______
Expense Distribution $______
General Ledger $______
For rent $______
For power $______
For repairs $______
Etc. Etc.
Процент расходов за текущий месяц, на каком бы элементе он ни основывался, был определен на основе фактических результатов предыдущего месяца. Чтобы проиллюстрировать, предположим, что расходы распределяются на основе прямого труда; стоимость этой статьи в течение месяца составила 1600 долларов, а сумма расходов, отнесенных на эксплуатацию завода за тот же период, составила 240 долларов, что дает нам коэффициент 15%.
Мы хотим определить стоимость заказов по мере их выполнения в течение текущего месяца. Записи, представленные отделом затрат, дают нам фактическую стоимость материала и прямого труда, но, не зная точного соотношения расходов к прямому труду за этот месяц, мы используем коэффициент прошлого месяца и добавляем сумму, равную 15% от известной стоимости прямого труда. Когда будут определены фактические результаты за месяц, весьма вероятно, что коэффициент будет отличаться от записи прошлого месяца, так как любой из факторов может измениться. Необходимо будет скорректировать эту разницу, что является причиной наличия счета распределения расходов или счета корректировки расходов в частной книге.
Держа контролирующий счет расходов в частной книге, руководитель может держать в секрете не только фактическую стоимость изделия, но и процент расходов, и базу распределения расходов. Если сочтет желательным, он может добавить дополнительные суммы с целью установления продажной цены.
В реальной работе сумма расходов, подлежащая списанию на выполненную работу, будет вычислена, и будет сделана следующая запись:
Manufacturing Account $______
Expense Distribution $______
The amount of expense charged to jobs completed.
Если бы используемый коэффициент расходов был точным, счет распределения расходов балансировал бы в конце каждого месяца, но из-за колебаний останется сальдо. Это корректируется путем увеличения или уменьшения процента, используемого в течение следующего месяца, и таким образом счета поддерживаются в балансе.
Производственный счет был дебетован трудом, материалом и расходами — общая производственная стоимость. Готовые товары дебетуются на счет готовой продукции, запись такова:
Finished Goods $______
Manufacturing Account $______
Net cost of goods completed
Но производственный счет не будет балансировать, так как всегда будет незавершенное производство, и сальдо счета будет стоимостью этой незавершенной работы на текущую дату, что является важнейшей записью.
Это обсуждение не предназначено для охвата каждого возможного использования частной книги, но с помощью примеров предполагает ее возможности. Пояснения и примеры должны дать студенту много ценных подсказок.
УПРАЖНЕНИЕ
На определенную дату в книгах Carter & Adams записаны следующие операции:
Purchases on account $560.00
Sales on account 420.00
Paid for rent 75.00
Sales for cash 82.00
Henry Carter (partner)
Withdrew cash 50.00
John Adams (partner)
Advanced to the business 300.00
Какие статьи из приведенного выше списка операций, по вашему мнению, следует разнести в частную книгу? На журнальной бумаге сделайте записи и покажите необходимые счета частной книги.
СОСТАВЛЕНИЕ СХЕМЫ СЧЕТОВ
22. Правильное расположение счетов бизнеса лучше всего показать на схеме, в которой счета, подлежащие ведению, сгруппированы в соответствии с их относительной важностью. При составлении схемы счетов их следует сначала разделить на соответствующие подразделы. Естественными разделами являются капитал, торговля, а также прибыли и убытки.
Каждый раздел содержит только те счета, которые естественно принадлежат к этому конкретному классу. Эти разделы затем подразделяются на группы, содержащие специфические виды счетов, причем группы расположены в логической последовательности. В качестве примера, торговый раздел производственного бизнеса делится на производство и торговлю. Может быть несколько подразделов производственного счета; может производиться несколько классов товаров, и для каждого класса может вестись производственный счет, или может возникнуть необходимость производить готовые детали, каждая из которых требует полного производственного процесса. Поскольку для каждой из этих готовых деталей требуются подробные затраты, для каждой из них ведутся производственные счета, причем основной раздел представляет стоимость готового продукта как результат сборки деталей. Готовые детали рассматриваются как сырье, когда они изымаются для использования в готовом продукте, причем общие затраты в конечном итоге поглощаются основным производственным счетом. Одним из многих примеров, которые можно привести, является консервный бизнес, управляющий собственной фабрикой по производству банок и ведущий производственный счет для показа стоимости банок. Другие счета показывают стоимость продукта, упакованного в эти банки, и обе стоимости поглощаются стоимостью товара при его реализации.
Торговый счет аналогично подразделяется. В универмаге менеджер отдела может получать определенный процент от прибыли своего отдела. Это требует торговых счетов для каждого отдела. Коммерческое предприятие может управлять филиалами магазинов и вести торговые счета с каждым из них в книгах главного офиса; фабрика может производить несколько линий товаров с соответствующим подразделением торговых счетов.
Схема счетов не только служит руководством для бухгалтера, но и представляет в наиболее логичной форме естественные разделы бизнеса. Это одновременно рабочее руководство и зеркало бухгалтерских записей.
23. Схема малого торгового бизнеса. Самая простая схема счетов — это схема для малого торгового бизнеса, управляемого одним владельцем. Ниже приведена схема счетов такого бизнеса.
Рис. 23. Схема счетов прибылей и убытков
Изучение этой схемы раскроет причины общей группировки счетов. Первая общая группа, счета капитала, подразделяется на активы и пассивы. Активы сгруппированы в порядке их доступности; в порядке, в котором они могут быть наиболее легко конвертированы в наличные. Пассивы сгруппированы в соответствии с обеспечением; необеспеченные, обеспеченные и капитал.
Поскольку существует только один торговый счет, он представлен одной группой, закупки и входящий фрахт представляют стоимость товаров, а продажи — валовые поступления. Сальдо этого счета показывает валовую прибыль.
Рис. 24. Схема счетов прибылей и убытков
Мы теперь переходим к счету прибылей и убытков, которым поглощаются торговые или валовые прибыли. Эта группа содержит, во-первых, счета, приносящие доход, не представленные в торговом счете; во-вторых, счета расходов или счета затрат. Внешние скобки схемы группируют все счета под заголовками «Дебет» и «Кредит». Это показывает, что сальдо счетов являются дебетовыми или кредитовыми, в зависимости от обстоятельств.
Мы проследили прибыли до счета прибылей и убытков, но при закрытии книг они в конечном итоге будут поглощены счетом капитала владельца. Схема, рис. 23, прослеживает прибыли от торговли до счета владельца. В торговом счете валовая прибыль завершает баланс. Эта прибыль теперь поглощается счетом прибылей и убытков. Чистая прибыль завершает баланс счета прибылей и убытков и, в свою очередь, поглощается счетом владельца. Здесь чистая прибыль, добавленная к предыдущим инвестициям, равна текущей стоимости. Схема, рис. 24, также прослеживает прибыли до счета владельца.
24. Схема производственных счетов. Схема счетов производственного бизнеса следует аналогичным линиям, что и торгового бизнеса, единственным изменением является добавление счетов производственной группы. Счета этой группы будут зависеть как от характера бизнеса, так и от степени, в которой записываются детали операций.
Здесь приведена схема счетов бизнеса по производству упряжи и шорных изделий. Этот бизнес разделен на три отдела: упряжный, хомутный и шорный.
Поскольку требуется запись валовых прибылей, полученных от работы каждого отдела, у нас есть три производственных и три торговых счета.
Схема показывает счета, классифицированные для демонстрации подробных операций каждого отдела. Количество счетов в этой схеме — 98. Это несколько больше, чем требуется в среднем бизнесе такого характера, но схема дает хорошее представление о возможности разделения счетов различных классов.
Даже такое большое количество счетов с показанными здесь мелкими подразделениями не представляет трудностей, которые могут показаться на первый взгляд. Основное требование — глубокое знание статей, входящих в каждый счет; фактическое ведение счетов — это вопрос пристального внимания к этим деталям. Когда составляется сложная схема счетов, она должна сопровождаться подробными пояснениями и инструкциями. Некоторые крупные фирмы выпускают печатные инструкции, которые выдаются всем должностным лицам и служащим, которые могут быть призваны определить, на какой счет следует списать статью.
СХЕМА СЧЕТОВ — ПРОИЗВОДСТВО УПРЯЖИ
Счета капитала
Активы
1 Наличные
2 Векселя к получению
3 Дебиторская задолженность
Инвентарь — Упряжный отдел
4 Готовая продукция
5 Кожа
6 Скобяные изделия
7 Расходные материалы
Инвентарь — Хомутный отдел
8 Готовая продукция
9 Кожа
10 Скобяные изделия
11 Расходные материалы
Инвентарь — Шорный отдел
12 Готовая продукция
13 Кожа
14 Скобяные изделия
15 Расходные материалы
Инвентарь — Оборудование
16 Оборудование — Упряжный отдел
17 Оборудование — Хомутный отдел
18 Оборудование — Шорный отдел
Инвентарь — Инструменты
19 Инструменты — Упряжный отдел
20 Инструменты — Хомутный отдел
21 Инструменты — Шорный отдел
Инвентарь — Общий
22 Офисная мебель и принадлежности
23 Транспортное оборудование
24 Недвижимость — Земля и здания
Пассивы
25 Кредиторская задолженность
26 Векселя к оплате
27 Ипотечные кредиты
Резервы
28 Амортизация зданий
29 Амортизация оборудования
30 Амортизация инструментов и мебели
31 Безнадежные долги
32 Акционерный капитал
33 Излишек
Производственные счета
A Упряжный отдел
34 Закупки — Кожа
35 Закупки — Скобяные изделия
36 Закупки — Расходные материалы
37 Входящий фрахт
38 Труд — Раскройный отдел
39 Труд — Производственный отдел
40 Корректировка инвентаря
B Хомутный отдел
41 Закупки — Кожа
42 Закупки — Скобяные изделия
43 Закупки — Расходные материалы
44 Входящий фрахт
45 Труд — Раскройный отдел
46 Труд — Производственный отдел
47 Корректировка инвентаря
C Шорный отдел
48 Закупки — Кожа
49 Закупки — Скобяные изделия
50 Закупки — Расходные материалы
51 Входящий фрахт
52 Труд — Раскройный отдел
53 Труд — Производственный отдел
54 Корректировка инвентаря
D Корректировка производственных расходов
55 Энергия, тепло и свет
56 Расходные материалы машинного отделения
57 Заработная плата — Управляющий и фабричные клерки
58 Заработная плата — Инженеры и прочее
59 Общие фабричные расходы
60 Ремонт и обслуживание — Здания
61 Ремонт и обслуживание — Оборудование
62 Ремонт и обслуживание — Инструменты
Торговые счета
E Упряжный отдел
63 Продажи
64 Возвраты и скидки
65 Корректировка инвентаря
F Хомутный отдел
66 Продажи
67 Возвраты и скидки
68 Корректировка инвентаря
G Шорный отдел
69 Продажи
70 Возвраты и скидки
71 Корректировка инвентаря
H Прибыли и убытки
72 Процентные доходы
73 Доходы от кассовых скидок
74 Доходы от аренды
I Администрация
75 Страхование и налоги
76 Заработная плата — Должностные лица
77 Заработная плата — Бухгалтеры и клерки
78 Печать и канцелярские товары
79 Юридические расходы
80 Почтовые, телеграфные и телефонные расходы
81 Офисные расходы
82 Командировочные расходы — Должностные лица
83 Прочие общие расходы
J Расходы на продажи
84 Реклама
85 Заработная плата — Продавцы
86 Комиссионные
87 Командировочные расходы — Продавцы
88 Расходы на торговые выставки
89 Исходящий фрахт и экспресс-доставка
K Сбор платежей
90 Комиссионные за сбор
91 Предоставленные кассовые скидки
L Расходы на доставку
92 Заработная плата
93 Обслуживание лошадей и фургонов
94 Обслуживание грузовых автомобилей
M Корректировка амортизации
95 Здания
96 Оборудование
97 Инструменты и мебель
98 Безнадежные долги
25. Пояснение к схеме. Следующие пояснения дадут студенту рабочее знание работы этих счетов. Счета с 1 по 33 включительно, включающие активы и пассивы, опущены, так как для ведения этих счетов не потребуется инструкций. Все счета упоминаются по номеру.
34. Закупки — Кожа. Дебетуется всеми закупками кожи для использования в упряжном отделе. Кредитуется всей кожей, переданной в другие отделы.
35. Закупки — Скобяные изделия. Дебетуется всеми закупками скобяных изделий для использования в упряжном отделе. Кредитуется всеми скобяными изделиями, переданными в другие отделы.
36. Закупки — Расходные материалы. Дебетуется всеми закупками расходных материалов и материалов, кроме кожи и скобяных изделий, для использования в упряжном отделе. Кредитуется всеми передачами в другие отделы.
37. Входящий фрахт. Дебетуется стоимостью фрахта и перевозки всех закупок для упряжного отдела. Итоги распределяются пропорционально по счетам закупок отделов в конце каждого месяца.
38. Труд — Раскройный отдел. Дебетуется заработной платой всех людей, занятых в раскройном отделе, включая мастера.
39. Труд — Производственный отдел. Дебетуется заработной платой всех шорников и других лиц, занятых в отделе производства упряжи.
40. Корректировка инвентаря. Счет, используемый для временной корректировки инвентаря с целью получения месячных балансов. В конце финансового периода, или когда книги закрываются, сальдо этого счета переносится на счета инвентаря.
Счета с 34 по 40 включительно в конечном итоге закрываются на счет производства упряжи.
Те же инструкции применимы к счетам с 41 по 47 включительно в отношении хомутного отдела и к счетам с 48 по 54 включительно в отношении шорного отдела.
55. Энергия, тепло и свет. Дебетуется всем топливом и электроэнергией, потребленными для энергии, тепла и света.
56. Расходные материалы машинного отделения. Дебетуется всеми маслами, ветошью и другими расходными материалами, используемыми в машинном отделении.
57. Заработная плата — Управляющий и фабричные клерки. Дебетуется заработной платой генерального управляющего, клерка управляющего и всех клерков, занятых исключительно на фабрике, таких как учетчики времени и клерки.
58. Заработная плата — Инженеры и прочее. Дебетуется заработной платой инженера и помощников, заработной платой клерка по отгрузке и помощников, заработной платой клерков по приемке и запасам, заработной платой всех общих рабочих, чье время не может быть отнесено на конкретный отдел.
59. Общие фабричные расходы. Дебетуется всеми прочими статьями фабричных расходов, не предусмотренными в других счетах.
60. Ремонт и обслуживание — Здания. Дебетуется всеми материалами и трудом, затраченными на ремонт и обслуживание зданий.
61. Ремонт и обслуживание — Оборудование. Дебетуется теми же статьями, что и № 60, применительно к оборудованию.
62. Ремонт и обслуживание — Инструменты. То же, что № 61, применительно к инструментам.
Счета с 55 по 62 включительно ежемесячно закрываются на счет корректировки производственных расходов. Этот счет кредитуется расходами, списанными на каждый производственный счет отдела, причем распределение производится на процентной основе.
63. Продажи — Упряжный отдел. Кредитуется суммой всех продаж в упряжном отделе.
64. Возвраты и скидки. Дебетуется всеми возвратами и скидками по продажам упряжи, за исключением кассовой скидки.
65. Корректировка инвентаря. Счет, используемый для временной корректировки инвентаря готовой продукции с целью получения месячных отчетов о валовой прибыли. В конце финансового года сальдо счета переносится на счет инвентаря готовой продукции через торговый счет.
Счета с 63 по 65 включительно закрываются на торговый счет упряжного отдела в конце финансового года. Для целей сравнения составляются месячные торговые отчеты, оставляя эти счета без изменений до конца года.
Счета с 66 по 68 включительно и с 69 по 71 включительно ведутся точно таким же образом в отношении хомутного и шорного отделов.
72. Процентные доходы. Кредитуется всеми процентами, собранными по просроченным счетам или полученными по внешним инвестициям.
73. Доходы от кассовых скидок. Кредитуется всеми скидками, заработанными за счет предоплаты счетов.
74. Доходы от аренды. Кредитуется всеми суммами, полученными от аренды собственности, принадлежащей компании, или в результате субаренды арендованной собственности.