Рис. 10. Стойка для сортировки заявок
43. Затраты на оплату труда. На основе карточек учета рабочего времени или нарядов затраты на оплату труда суммируются как по отдельным заказам, так и для отображения общих итогов по отделам и по всему предприятию. Сводка, показывающая общие итоги, составляется с целью проверки платежной ведомости — чтобы доказать, что весь оплаченный труд был отнесен на производственные операции в той или иной форме.
Карточки учета рабочего времени следует сначала отсортировать по отделам, а затем пересортировать, чтобы отделить прямой производительный, косвенный производительный, ремонтный и строительный труд каждого отдела или цеха. Карточки, представляющие разные классы, должны быть просуммированы на счетной машине, а итоги по отделам — сверены с данными платежной ведомости. Ежедневные сверки должны быть обязательным правилом, чтобы расхождения можно было устранить, пока информация свежа. Ни в коем случае нельзя пренебрегать устранением расхождений — отчеты о труде с производства должны соответствовать платежной ведомости. Карточки, показывающие класс выполненной работы, должны быть сданы за каждого рабочего.
Табуляция затрат на оплату труда на самом деле производится с целью распределения, чтобы расходы на оплату труда могли быть отнесены на соответствующие счета. Характер табуляции, следовательно, будет в значительной степени зависеть от класса бизнеса, для которого она используется. В некоторых отраслях затраты должны распределяться как по отделам, так и по классам труда; в других — только по классам труда; иногда — по классам продукции, хотя это обычно охватывается распределением по отделам.
Форма, предназначенная для распределения затрат на оплату труда в одном отделе, показана на рис. 12. Эта форма является отрывной и подшивается в папку, листы располагаются в числовом или алфавитном порядке, представляющем отделы. Если отделы учета затрат и общего бухгалтерского учета разделены, эта форма должна быть в двух экземплярах; в противном случае достаточно одной копии.
В основной части формы предусмотрены колонки распределения для различных классов труда — прямого, косвенного, ремонтного и строительного, с колонкой для любой специальной классификации, которая может потребоваться.
Рис. 11. Ежемесячная ведомость выданных припасов
После сверки с данными платежной ведомости общие затраты на оплату труда ежедневно вносятся в эту форму. В конце месяца листы суммируются, а оригиналы отправляются в главный бухгалтерский отдел.
44. Затраты по заказам. Когда они выполнили свою задачу по суммированию общих затрат на материалы и оплату труда, заявки на материалы и карточки учета рабочего времени сортируются по номерам заказов, при этом карточки прямого и косвенного труда, ремонта и строительства хранятся отдельно. Там, где требуются затраты по операциям, карточки учета рабочего времени для прямого труда по каждому заказу или номеру задания пересортировываются по номерам операций. Получаются итоги затрат на материалы для каждого заказа и итоги затрат на прямой труд для каждой операции и заказа, причем эти суммы являются основой, на которой производятся начисления на заказы за день.
Рис. 12. Лист распределения затрат на оплату труда по отделам
Итоги каждого класса, полученные из заявок и карточек учета рабочего времени, должны соответствовать итогам соответствующих классификаций в ежемесячной табуляции затрат на материалы и оплату труда, как на рис. 9 и 12. Итоги материалов и прямого труда по заказам и операциям затем вносятся в записи по заказам или операциям, или и то, и другое. Как правило, лучше всего организовать записи по заказам так, чтобы затраты на материалы и оплату труда можно было вносить ежедневно, независимо от того, сколько времени требуется для завершения заказа.
На рис. 13 показана форма, предназначенная для сбора затрат на материалы и оплату труда для одного цеха или отдела. Для распределения затрат на оплату труда предусмотрено столько колонок, сколько необходимо для записи затрат по операциям. В колонке материалов вносится вид материала и указывается сумма. Когда производство требует операций в нескольких цехах, одна из этих форм используется для каждого цеха по каждому производственному заказу — то есть форма для каждого отдельного производственного заказа. Когда заказ выполнен, затраты по всем цехам собираются на одной форме для получения общей стоимости заказа.
Рис. 13. Сводная ведомость затрат на оплату труда и материалов по отделам
Общие затраты на материалы и прямой труд переносятся в эту форму, но косвенный труд и цеховые расходы добавляются в виде процента, как было описано в обсуждении распределения расходов. Общие косвенные затраты на оплату труда и общие расходы добавляются к совокупному итогу всех цеховых затрат. В этой связи стоит подчеркнуть важность распределения всех возможных расходов по отдельным цехам, оставляя только те статьи, которые невозможно распределить таким образом, для добавления в качестве общих расходов. С показной целью сокращения трудозатрат некоторые бухгалтеры практикуют сваливание всех статей расходов в один класс, добавляя всё как общие расходы. Это не следует поощрять, так как это приводит к неравномерному распределению. В одном цехе отношение косвенного труда или стоимости припасов к прямому труду может быть намного выше, чем в другом; расходы на масло, ременную шнуровку, ветошь и т. д. велики в механическом цехе — и равны нулю в сборочном. Добавление всех расходов под одной рубрикой означает, что один и тот же процент добавляется к затратам на прямой труд во всех цехах для покрытия этих статей; очевидно, что это несправедливое начисление.
Рис. 14. Форма бостонской бухгалтерской книги, принятая для непрерывного учета затрат
Дополнительной причиной распределения расходов по цехам является то, что затраты на отдельные операции рассчитываются более точно. Чтобы достичь своей наибольшей ценности, учетные записи затрат должны сводить затраты к наименьшей возможной единице. Каждая деталь должна быть показана, и эти записи должны быть доступны для сравнения.
На рис. 14 показано, как бостонская бухгалтерская книга может использоваться для непрерывного учета затрат. Используется обычная форма, при этом пять строк отводятся для каждого заказа. Первая строка предназначена для номера заказа, после чего вносятся материалы, прямой труд, косвенный труд и расходы. Под каждой датой первая колонка содержит сведения о предыдущих затратах, вторая — затраты, добавленные за день, а третья колонка содержит итоги на текущую дату. Нет необходимости использовать колонку для предыдущих затрат, за исключением первого дня, для которого используется страница; ежедневные затраты можно добавлять к итогам за предыдущий день.
На одной странице можно записывать несколько заказов, и запись может продолжаться до завершения заказа. Дополнения можно вносить ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно. Эта форма с отличным результатом используется для контрактов, охватывающих длительный период.
Когда на фабрике постоянно выполняется большое количество мелких заказов, трудозатраты отдела учета затрат могут быть сокращены и, как правило, достигнуты удовлетворительные результаты, если табуляция затрат по заказам производится по завершении заказа. Это не должно мешать ежедневной табуляции общих затрат, но когда заявки и карточки учета рабочего времени были пересортированы по номерам заказов, их можно подшивать по этим номерам в стойке для заказов — новые карточки добавляются изо дня в день до завершения заказа. Затем можно составить табуляции затрат на материалы, показывающие количество и стоимость каждого использованного вида, и затрат на оплату труда, показывающие затраты по операциям или по номерам заказов.
Каждый бизнес требует своей специальной формы для записей затрат по заказам. Форма должна обеспечивать информацию, имеющую наибольшее значение для бизнеса, в котором она используется. Приведенные здесь формы представлены в качестве примеров из-за их ценности для наведения на мысли.
Рис. 15. Сводная ведомость затрат по отдельному заказу
На рис. 15 показана форма, адаптированная для многих направлений. Эта форма предназначена для учета стоимости деталей, но может быть использована для стоимости собранных машин. Предусмотрено место для детальных затрат на оплату труда по рабочим, номерам и видам работы. Следует отметить, что после получения фактической производственной себестоимости — материалов, труда и заводских накладных расходов — добавляется прибыль. По нашему мнению, прибыли нет места в записях затрат. Для установления продажной цены законно добавить заводскую или производственную прибыль перед добавлением процента для покрытия расходов на сбыт и торговой прибыли, но добавление этих процентов не имеет отношения к фактической производственной себестоимости.
Рис. 16 — это репрезентативная форма для механического цеха. Все операции и материалы перечислены по названиям, записываются только итоги. Заводские расходы добавляются к затратам на оплату труда, в то время как процент для покрытия потерь и отходов добавляется к затратам на материалы. Эта форма подлежит критике, так как все расходы добавляются как одна статья — не предусмотрено разделение расходов каждого цеха.
Форма, показанная на рис. 17, адаптирована для небольшого цеха или для ремонтных работ. Это самая простая форма, которую можно было разработать; предусмотрены колонки для всей необходимой информации, и все статьи должны быть вписаны.
Рис. 16. Сводка затрат для использования в механическом цехе
45. Сравнительные записи затрат. Главная ценность статистики затрат заключается в возможности для сравнения. Тот факт, что последняя партия детали № 10 стоила 1,17 доллара за штуку, сам по себе не указывает на то, что стоимость низкая или чрезмерная; но если наши записи показывают, что две предыдущие партии стоили 1,20 и 1,21 доллара за штуку, сравнение выявляет тот факт, что стоимость низкая.
Ценное само по себе, это сравнение было бы еще более ценным, если бы оно показывало, почему стоимость ниже. Предположим, затраты на оплату труда и материалы разделены. Сравнение показывает, что снижение на три цента складывается из одного цента на материалы и двух центов на оплату труда. Теперь, если количество и стоимость каждого вида использованного материала, а также время и стоимость каждой операции разделены, анализ покажет точные операции, на которых была достигнута экономия. Возможно, выяснится, что стоимость операции № 10 фактически снизилась на три цента, но стоимость № 16 увеличилась на один цент. Почему эти вариации? Было ли какое-то необычно благоприятное условие причиной экономии на № 10, или новую стоимость можно поддерживать? Можно ли вернуть стоимость № 16 к прежней цифре? — это вопросы, на которые должен ответить инженер-технолог. Записи бухгалтера предоставляют ему средства для сравнения — указывают как на экономию, так и на потери. Извлекая пользу из этой информации, инженер разрабатывает способы более близкого приближения к максимальным стандартам эффективности.
Рис. 17. Сводка затрат для небольших цехов и ремонтных работ
Сравнительные записи должны, следовательно, предусматривать сравнение каждой статьи, входящей в производственную себестоимость. Сравнения должны основываться на стандартных единицах; если нужно сравнить два заказа, они должны быть идентичными, иначе сравнение не имеет особой ценности. Современный метод производства стандартных деталей делает сравнение практически ценным. Экономию и потери легче обнаружить при производстве деталей, чем при сборке целой машины.
Рис. 18. Сравнение затрат на оплату труда
Рис. 19. Сравнительная запись затрат на материалы
Отличные примеры сравнительных записей показаны на рис. 18 и 19. Рис. 18 предоставляет детальную сравнительную запись затрат на оплату труда, при этом затраты по семи заказам записываются на каждом листе. Это показывает для каждой операции количество штук, часы, сумму, среднюю стоимость труда и среднее затраченное время. Если по трем заказам изготовлено 2000, 3000 и 5000 деталей, эта запись покажет общую стоимость каждого заказа, стоимость каждой детали и, путем сравнения, относительную стоимость при производстве в разных количествах.
Рис. 20. Ежемесячное сравнение затрат по постоянным или расходным заказам
Для обеспечения анализа затрат на материалы используется форма, показанная на рис. 19. Она аналогична форме, показанной на рис. 18, с той разницей, что она показывает детальные затраты по каждому отдельному виду материала. Рис. 19 напечатан на обороте рис. 18. Форма является отрывной, и листы подшиваются в папку в порядке номеров деталей.
Рис. 20 — это карточная форма, используемая для ежемесячного сравнения затрат по постоянным или расходным заказам, с разделением затрат на оплату труда и материалы. Форма предусматривает сравнение ежемесячных затрат за период в четыре года — очень ценная запись. В качестве иллюстрации способа использования этой формы предположим, что ремонт механического цеха производится по заказу № 460. Как материалы, так и труд включены в стоимость ремонта. Одна из этих карточек использовалась бы для этого заказа, и в конце каждого месяца вносились бы итоги материалов и труда, использованных на ремонт механического цеха. Итог выносился бы в третью колонку.
ФАБРИКИ НЕПРЕРЫВНОГО ПРОЦЕССА
46. Особым классом производства, который включает определенные специальные проблемы в учете затрат, является бизнес, в котором процесс является непрерывным. Для удобства мы называем такие фабрики «фабриками непрерывного процесса». Любая фабрика, на которой определенное количество сырья преобразуется в готовый продукт, причем количество продукта не определяется заранее, классифицируется как фабрика непрерывного процесса. Примерами являются мукомольные заводы, сахарные и соляные заводы, гвоздильные заводы, пуговичные и булавочные фабрики, а также прядильные фабрики.
Проблема на фабриках этого класса заключается в том, чтобы найти общую стоимость производства и общее количество единиц продукции; первая, деленная на вторую, даст стоимость единицы.
Стоимость производства включает стоимость материалов, труда и расходов. Поэтому необходимо вести точный учет материалов и припасов, выданных на фабрику, точно так же, как это делается на фабриках, производящих товары по специальным заказам. Затраты на оплату труда должны записываться по отделам, а распределение расходов должно производиться по отделам, насколько это возможно. Можно использовать формы, аналогичные тем, что показаны на предыдущих страницах.
47. Побочные продукты. Специальной проблемой, встречающейся в некоторых отраслях, является обеспечение учета утиля, который либо продается в своем естественном состоянии, либо перерабатывается в другие продукты — известные как «побочные продукты». Например, работа раскройного цеха шорной фабрики — это непрерывный процесс: куски кожи разрезаются для получения максимально возможного количества материала, который можно использовать в производстве шорных изделий. Полученные куски различаются по размеру, и необходимо рассчитывать стоимость раскроенного материала по весу. После того как этот материал был произведен, остается определенное количество обрезков кожи. Эти обрезки кожи не стоят того, что они первоначально стоили в кусках кожи, но имеют определенную рыночную стоимость. Поэтому их следует взвесить, а стоимость зачесть против общего начисления за кожу в раскройный цех.
Теперь некоторые производители, вместо того чтобы продавать эти обрезки по мере их поступления со столов для раскроя, превращают лучшие из них в такие побочные продукты, как каблуки и шайбы, продавая остатки как обрезки. Здесь добавляется производственный процесс — новый отдел, работающий потому, что цена, полученная за побочный продукт, делает его прибыльным. Естественно, следует вести точные записи затрат для этого отдела, начисляя материалы по ценам обрезков и принимая кредит за прибыль. Но некоторые бухгалтеры утверждают, что стоимость побочного продукта — за вычетом затрат на производство — должна быть зачтена против начисления материалов на основной продукт. При условии, что объем и стоимость побочного продукта невелики, нет серьезных возражений против этого плана, но это не безопасное правило для следования.
В некоторых отраслях стоимость побочных продуктов выше, чем так называемого основного продукта. Крупные мыловаренные заводы производят глицерин и другие побочные продукты, стоимость которых выше, чем мыльных продуктов. Настолько прибыльна эта отрасль бизнеса, что обрезки или остатки от производства мыла закупаются у более мелких фабрик для использования в производстве этих побочных продуктов. Побочные продукты от производства газа приносят доход, в случае крупной газовой компании, более чем достаточный для покрытия всей стоимости эксплуатации завода. В этих условиях легко увидеть, что производство и продажа побочных продуктов должны рассматриваться как отдельная отрасль бизнеса; в противном случае легко могло бы оказаться, что основной продукт не имеет себестоимости.
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПИСИ
48. Методы записи стоимости использованных материалов и труда, а также табуляции этих затрат для отдельных заказов были обсуждены на предыдущих страницах. Чтобы завершить записи отдела учета затрат, должна быть запись общего производства — запись, показывающая стоимость всех завершенных заказов. Эта информация имеет важное значение для общей системы бухгалтерского учета.
Форма отчета о производстве, естественно, будет варьироваться в разных сферах бизнеса, хотя необходимая информация следует одним и тем же принципам во всех случаях. Существенной особенностью является точная запись, охватывающая каждое изделие, произведенное на фабрике; и каждый заказ на детали должен рассматриваться как заказ на готовый продукт.
Рис. 21. Ежемесячная сводка затрат по заказам
Иногда ежедневные отчеты о завершенных заказах будут требоваться главным офисом, особенно когда фабрика расположена на расстоянии. Однако, как правило, отчет, охватывающий период недели или месяца, послужит цели.
Форма, адаптированная для большинства отраслей и для ежедневных, еженедельных или ежемесячных отчетов, показана на рис. 21. В заголовке этой формы предусмотрено место для названия отдела. Когда желательно вести отдельные записи двух или более классов товаров, произведенных на одной фабрике, необходимо составлять отчет по каждому классу. Класс обычно обозначается названием отдела; когда это не так, следует подставить название класса. В основной части формы записываются дата начала, номер заказа, дата завершения, количество и затраты в деталях.