«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 2»

Рис. 38. Карточная запись бывшего сотрудника

Другая форма карточки сотрудника показана на рис. 37. Особенностью этой карточки является то, что для каждого повышения заработной платы отмечается причина и имя лица, предоставившего повышение.

Карточки нынешних сотрудников хранятся в алфавитном порядке по именам. Однако в очень крупных учреждениях целесообразно подразделять их по отделам и располагать карточки всех сотрудников отдела в алфавитном порядке. Редко возникает необходимость располагать карточки по профессиям по той причине, что имена, как правило, так классифицируются в записях ведомости заработной платы.

Запись сотрудника оказывается ценной во многих отношениях. Если по какой-либо причине сотрудник отсутствует на работе и необходимо связаться с ним, адрес быстро находится; в случае несчастного случая, приведшего к травме сотрудника, адрес очень удобен. Опять же, когда человек нужен на должность немного выше той, которую занимает средний сотрудник, лучше, если возможно, выбрать человека из нынешних сотрудников. Будь то должность бригадира, мастера или начальника отдела, сжатая запись прошлых результатов, дополняющая личные наблюдения его начальников, окажется значительным подспорьем при выборе нужного человека. Можно назвать много других преимуществ, но приведенных должно быть достаточно, чтобы продемонстрировать целесообразность ведения этих записей.

21. Карточка бывшего сотрудника. В некоторых отношениях запись бывших сотрудников так же важна, как запись соискателей и нынешних сотрудников. Когда нужно больше людей, естественно предположить, что бывшие сотрудники, чьи услуги были удовлетворительными, будут особенно желательны. Напротив, бывший сотрудник, который был уволен или чья работа была неудовлетворительной, вряд ли будет желателен.

Любая запись, которая покажет, кто такие бывшие сотрудники, почему они ушли и их прошлый послужной список, будет поэтому ценной. Такая запись обеспечивается карточкой, проиллюстрированной на рис. 38. Когда сотрудник уходит по какой-либо причине, одна из этих карточек заполняется и хранится в алфавитном порядке. В то же время карточка сотрудника переносится в другой раздел картотеки и индексируется по названию отдела, или профессии, или классу занятости.

Эти карточки предоставляют очень полную запись сотрудников: бывших, нынешних и будущих. Если количество небольшое, все они могут храниться в одном ящике с отдельными индексами для разделения их на классы. Или может потребоваться большой шкаф с одним или несколькими ящиками для каждого класса записей, но, в любом случае, записи полны.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАКАЗЫ

22. Один из принципов, который необходимо иметь в виду при установке системы любого описания, заключается в том, что должно быть предусмотрено место для записи каждой детали работы, предназначенной для обслуживания системой. Хотя это справедливо в отношении систем в любом другом отделе бизнеса, это имеет особое значение в производственном филиале. Точные затраты невозможны, если каждая деталь операций завода не зафиксирована должным образом.

Опыт показал только один метод, который обеспечит точные записи, и этот метод заключается в производстве всех товаров по определенным заказам и отнесении всей работы, не примененной к конкретному производственному заказу, на счета расходов или операционные счета. Получение заказа на производство перед началом работы имеет такое же значение для управляющего, как и то, что коммерческий отдел должен получить заказ от клиента перед отгрузкой товаров.

Немногие менеджеры примут устные заказы на производство дорогих товаров, не попросив подтверждения в письменном виде. Когда эти заказы передаются в производственный отдел, так же важно, чтобы они были в письменном виде.

Производственные заказы бывают двух классов: общие заказы управляющему на производство определенного количества товаров и конкретные заказы мастерам цехов на выполнение какой-то части работы. Для удобства эти заказы будут упоминаться в этом обсуждении как производственные заказы и заказы цехов.

23. Производственные заказы. Производственный заказ — это письменная инструкция управляющему на производство определенных товаров. Это его полномочие на получение необходимых материалов, наем требуемого количества людей и превращение этих материалов и труда в готовый продукт. Производственный заказ может требовать производства количества товаров определенного типа, необходимого для выполнения одного или нескольких заказов клиентов; производства определенного количества товаров для размещения на складе, из которого будут выполняться будущие заказы; превращения определенного количества сырья в готовые продукты; или даже производства неопределенного количества сырья в столь же неопределенное количество готового продукта, но в течение определенного периода времени.

Обычно производственные заказы одной фабрики ограничиваются одним классом, хотя есть некоторые исключения. В первом классе мы находим цеха, производящие специальное оборудование, литейные заводы, выполняющие заказы, и фабрики, производящие нижнее белье и чулочно-носочные изделия. В последнем бизнесе товары продаются заранее, по образцам, и производятся только количества или конкретные стили, необходимые для выполнения заказов.

Второй класс включает мебельные фабрики, фабрики пишущих машинок, производство инструментов и бесчисленные подобные отрасли, в которых запас стандартных товаров производится для будущей продажи.

Пример третьего класса встречается на шорной фабрике. В этом бизнесе определенное количество сторон кожи выдается в раскройный цех для раскроя. Поскольку кожа не является однородной по весу или текстуре, невозможно раскроить всю сторону кожи на куски одинакового размера или одинаковые части упряжи — как вожжи или постромки. Закройщик должен использовать свое лучшее суждение, раскроив кожу так, чтобы она дала максимально возможный объем пригодного материала с наименьшими отходами. Определяющим фактором является сторона кожи, которая должна быть превращена в неопределенное количество готового или полуготового продукта.

Последний класс проиллюстрирован в производстве соли. Рассол — сырье — перекачивается из скважин в резервуары для хранения, из которых он забирается в испарительные чаны или грануляторы. Заказ может быть выдан на производство того, что известно как «обычная мелкая соль» в трех из этих испарителей. На процессы испарения влияют атмосферные условия — одно и то же тепло испарит рассол гораздо быстрее в один день, чем в другой. Кроме того, рассол имеет разную степень крепости — одно и то же количество не всегда содержит одинаковое количество соли. Единственным определенным фактором является время — неопределенное количество рассола превращается за данное время в неопределенное количество соли и, можно добавить, неопределенного качества.

Когда все эти условия рассматриваются вместе с тем фактом, что каждый производитель имеет свои индивидуальные методы ведения бизнеса — методы, вероятно, отличные от методов его конкурентов в той же области — будет видно, что разнообразие форм производственных заказов почти неисчислимо. Но важно иметь заказ какого-либо вида — обеспечить запись.

Если есть одна существенная особенность, которую необходимо включить в производственный заказ, ее можно выразить двумя словами — четкие инструкции. Заказ должен быть сделан совершенно ясным, не оставляя места для сомнений относительно того, что требуется. Когда нужны обеденные стулья № 3, заказ должен очень четко указывать этот факт, а не гласить «стулья», оставляя управляющему угадывать стиль и размер.

Рис. 39. Производственный заказ управляющему

Рис. 40. Производственный заказ, который является точной копией заказа клиента

Форма производственного заказа не должна быть сложной; действительно, простая форма послужит цели гораздо лучше, иллюстрация которой показана на рис. 39. Заголовок этого заказа показывает номер и дату, с инструкциями управляющему выполнить работу, как указано. Тело заказа пустое, предоставляя место для ввода таких деталей, как может потребоваться. Бланк в нижней части, который заполняется клерком управляющего, показывает дату получения, дату начала, номер заказа цеха и дату завершения.

Рис. 41. Подпроизводственный или цеховой заказ

Эта форма подходит практически для любого вида бизнеса или класса заказа. Производственный заказ всегда должен быть сделан в двух экземплярах, копия должна храниться в офисе. Копия офиса будет использоваться для отслеживания производственного заказа.

Во многих сферах бизнеса товары производятся только по мере необходимости для выполнения заказов клиентов. Заказ на производство должен в таких случаях быть точной копией заказа клиента, как он был введен. При современном методе ввода всех заказов в копировальной книге — с копией для каждой требуемой записи — один бланк должен быть включен для фабрики, становясь производственным заказом. Форма такого рода показана на рис. 40. Это точная копия заказа, как он был введен, инструкции в заголовке заменяют имя и адрес производителя. Сведения включают номер, дату получения и дату отгрузки. Тело заказа содержит необходимые инструкции; в колонке в крайнем левом углу — заказанное количество, отгруженное количество, размер и описание. Это один из набора бланков, которые включают счет-фактуру, копию офиса, копию отдела учета затрат и копию для отдела отгрузки.

24. Цеховые заказы. Цеховой заказ — это письменная инструкция управляющего мастеру на выполнение определенной работы или производство определенных изделий. Заказ может требовать производства определенного изделия целиком или может быть на детали, которые позже будут собраны в готовое изделие. Цеховые заказы так же разнообразны по форме, как и производственные заказы.

Рис. 42. Производственный заказ с указанием общего количества рабочих карточек

Когда управляющий желает начать работу по определенному производственному заказу, он распределяет работу и выдает необходимые производственные заказы мастерам различных цехов, в которых эта работа должна быть выполнена. Производственный заказ выдается для каждого цеха — обычно это точные копии. Если работа по заказу требует выполнения операций в четырех цехах, четыре копии изготавливаются на пишущей машинке за один раз с помощью копировальной бумаги.

На рис. 41 показана удобная форма производственного заказа. Эта форма включает номер производственного заказа, номер детали, номер чертежа, материал, срок завершения, дату заказа, номер заказа на производство, к которому относится данный производственный заказ, и дату завершения. Основная часть заказа оставлена пустой для описания работы и необходимых инструкций. В каждом производственном заказе должны быть даны четкие инструкции — заказ не должен оставлять места для допущений.

Рис. 43. Производственный заказ с указанием названия цеха

Рис. 44. Производственный заказ с указанием хода выполнения работ

Особенностью производственного заказа, показанного на рис. 42, является наличие места для указания номера карточки и общего количества карточек. При оформлении заказа делается столько копий, сколько цехов или отделов должно пройти изделие в процессе работы. Количество копий заказа вносится в графу «всего карточек» — то есть, если работа должна пройти через четыре цеха, в поле для общего количества карточек вносится цифра 4. Копии нумеруются в порядке выполнения работ — то есть заказ для цеха, выполняющего первую операцию, получает № 1, для второго цеха — № 2 и т. д.

Нумерация производственных заказов дает два особых преимущества. Каждый мастер, получив свой заказ, знает, сколько операций предшествует его собственной и сколько последует за ней, и может соответствующим образом спланировать свою работу. Однако не всегда следует, что если один мастер получает заказ № 3, то перед началом его работы должны быть завершены две другие операции. Каждый производственный заказ может предусматривать изготовление отдельной детали, которая должна быть отправлена в сборочный цех, но если одна из этих деталей имеется на складе, заказ не выдается. Мастер, получающий заказ № 2, когда по логике должен был получить № 3, знает, что одна из деталей есть на складе, и его операцию следует ускорить соответствующим образом.

Сотрудники отдела учета затрат находят систему нумерации бесценной, поскольку она позволяет им определить, сколько операций предусмотрено по заданию, а также какие операции уже завершены. Эта информация значительно помогает при отслеживании заказов в цехе.

Производственный заказ, показанный на рис. 43, выполняет ту же функцию, что и форма, показанная на рис. 42. Вместо системы нумерации копий заказа используется план с указанием названий всех цехов. После названия каждого цеха указывается наименование выполняемой операции. Это также позволяет мастеру цеха спланировать свою работу так, чтобы заказ мог быть выполнен оперативно, как только он поступит в его цех.

25. Рабочие наряды. Рабочий наряд — это письменная инструкция мастера рабочему на выполнение определенной работы. Как правило, этот наряд оформляется на производственной карточке учета времени, как показано на предыдущих страницах. Однако иногда нет необходимости давать более подробные указания, чем те, что можно записать на небольшой карточке, что делает целесообразным выдачу специального наряда.

Кроме того, для определенных видов работ целесообразно использовать один рабочий наряд на задание, которое должно пройти через руки нескольких человек. Такой рабочий наряд показан на рис. 44. В этом наряде указаны номера рабочих и станков, на которые должна поступить работа. Еще один вид работ, для которых следует выдавать специальные наряды, — это внешние ремонтные работы, такие как сантехнические, паропроводные, электроремонтные и т. д.

26. Постоянные заказы. Производство быстро развивается в систему выпуска стандартных деталей для сборки в комплектные машины и устройства. Каждая деталь, входящая в состав машины, изготавливается по стандартному шаблону и является взаимозаменяемой с такой же деталью в любой другой машине того же типа, изготовленной в том же цехе. Больше нет необходимости проектировать каждую машину и каждую деталь, требуемую для выполнения заказа — детали производятся в больших количествах и хранятся на складе до востребования. Заказ от клиента может потребовать изготовления одной специальной детали, а остальная часть заказа будет состоять из деталей, подлежащих сборке.

Производство деталей как стандартных единиц не является проблемой бухгалтерского учета, но отдел учета затрат и производственные отделы должны сотрудничать в ведении надлежащего учета производства этих деталей. Изготовление одной партии стандартных единиц включает одни и те же операции всякий раз, когда производится одна и та же единица. Применяя этот принцип к бухгалтерскому учету, целесообразно установить стандарты в отношении заказов. Всякий раз, когда требуется одна и та же стандартная деталь, заказ должен быть на одно и то же количество; это, конечно, после того, как будет установлено стандартное количество. Когда единицы и количества стандартизированы, номера заказов должны быть сделаны стандартными — всякий раз, когда должна быть выполнена одна и та же работа, следует использовать один и тот же номер заказа. Если следовать этому плану, заказы вскоре будут распознаваться по номеру, и номер заказа будет информировать мастера о требуемой работе.

Для различных классов работ должны быть назначены серии номеров заказов. Номера с 1 по 100 могут представлять заказы на текущее обслуживание и ремонт оборудования; номера с 101 по 200 — заказы на строительство объектов и специальный ремонт; номера с 201 по 400 — изготовление специальных инструментов; номера с 401 по 1000 — изготовление деталей; номера с 1001 по 1500 — заказы на сборку или производство комплектных машин. Производственные заказы могут быть выделены второй серией номеров, начинающейся, скажем, с 5000.

Иллюстрируя вышесказанное, управляющий фабрики пишущих машинок может получить заказ номер 1007, означающий, что он должен собрать 1000 пишущих машинок № 7. Его сборочный заказ мастеру будет иметь тот же номер. После того как детали будут получены со склада деталей, может оказаться, что запас некоторых деталей подходит к концу. Выдаются производственные заказы на детали, причем № 417 является номером для рам машины № 7. Производственные заказы могут иметь номера 5060-a, 5060-b и 5060-c, где a — заказ для литейного цеха, b — заказ для механического цеха, а c — заказ для отделочного цеха.

Рис. 45. Журнал производственных заказов с указанием местонахождения работы в цехе

Что касается заказов на расходы и заказов на строительство, крайне важно, чтобы работа, относимая на каждый номер заказа, была четко определена. Когда связанные с этим расходы превышают определенную сумму или когда работа носит особый характер, следует требовать специальный заказ. Четкие инструкции по отнесению всех статей расходов должны быть даны каждому мастеру, предпочтительно в печатном виде — или в машинописном, если количество мастеров невелико. Многие компании выпускают печатные сборники инструкций, содержащие номера заказов и спецификации, а также любые действующие правила, регулирующие поведение сотрудников, для общего распространения среди персонала.

УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ

27. Важным документом в любой системе учета затрат или заводского учета является журнал производственных заказов. Следует поддерживать систему учета, которая будет показывать точное количество и характер заказов, выданных в цех или на фабрику, и с помощью которой можно будет найти любой заказ — определить, на какой стадии находится каждый заказ, и точно оценить дату завершения.

Рис. 46. Лицевая и оборотная стороны карточки, показывающей общий объем производства и ход выполнения заказов.

Такие записи имеют такое же значение, как и записи о материалах, как сырьевых, так и частично обработанных, находящихся на складе в любое время. Без них невозможно получить достоверную информацию о незавершенном производстве. Заказы неизбежно будут откладываться, и крайне трудно оценить с какой-либо степенью точности сроки поставки как для новых, так и для старых заказов.

Записи должны быть настолько полными, чтобы можно было буквально управлять бизнесом из офиса — не вызывая мастеров из цехов, которым приходится возвращаться и выяснять состояние заказа, прежде чем можно будет дать компетентный ответ. Менеджер, который может вести свой бизнес из офиса, следует современным идеям; он дальновиден, а не удачлив, ибо это состояние является результатом тщательно разработанных планов, гарантирующих наличие записей, которые покажут ему именно то, что он хочет знать.

В контексте управления бизнесом из офиса г-н Ф. Э. Вебнер в статье в Engineering Magazine приводит подходящий пример. Речь шла о двух очень крупных корпорациях с общим ассортиментом продукции. Каждую из них по очереди устно спросил исполнительный директор компании, являющейся крупным потребителем продукции, о том, какая поставка может быть сделана по заявленному количеству товаров. Одна компания использовала междугороднюю телефонную связь с рядом своих заводов; другая компания проконсультировалась с записями в своем офисе и смогла дать решительный ответ в течение получаса, зная, какой из ее заводов лучше всего способен произвести товар. У первой компании ряд управляющих были в напряжении, разыскивая данные, и не могли дать положительный ответ менее чем за два дня.

Как и в любом другом отделе бизнеса, расходы на поддержание адекватной системы учета заказов в производственных отделах ничтожны по сравнению с полученными результатами. Один контракт, потерянный из-за отсутствия необходимой информации, может означать потерю ценного клиента, прибыль от бизнеса которого многократно окупила бы стоимость адекватной системы.

28. Журнал производственных заказов. Форма журнала производственных заказов обязательно зависит от характера бизнеса, продукта и количества операций или отделов, через которые должен пройти заказ. Она не должна быть сложной — простые формы всегда предпочтительнее — главное, чтобы все заказы были зарегистрированы так, чтобы их можно было легко найти.

Рис. 47. Ежедневный отчет передаточного клерка

Рис. 48. Ежедневный отчет мастера о производственном выпуске

Простая и удобная форма журнала производственных заказов показана на рис. 45. Он должен быть в виде листов с разъемным переплетом, причем лист используется для каждого типа или размера производимой машины, детали или изделия. Если, например, пишущая машинка производится в пяти стилях, будет использовано пять листов — по одному на каждый стиль. Отдельные листы также будут использоваться для каждой детали — столько листов для каждой, сколько существует размеров.

Листы должны быть проиндексированы по названиям деталей, а те, что находятся в каждом разделе, расположены в порядке размеров. Предположим, что рычаги пишущих машинок изготавливаются в десяти размерах — номера с 191 по 200 — листы будут подшиты в порядке этих номеров. Если производство таково, что заказы выдаются на сборку деталей в комплектные машины, листы, на которых записаны сборочные заказы, должны быть подшиты с отдельным индексом, но могут храниться в той же папке. Также целесообразно использовать листы другого цвета для этих заказов.

Заголовок этой формы, рис. 45, показывает название детали, машину, на которой она используется, номер чертежа, номер модели и стиль или номер детали. Заказы на производство вносятся в колонки слева от основной части формы, указывая дату, номер заказа, заказанное количество и общее количество, заказанное на текущую дату — то есть, если 10-го числа заказано 500 деталей, а 25-го — 300, сумма этих двух, 800, будет внесена в колонку «всего». После колонок учета заказов идут колонки для отделов, причем представленная форма разработана для мебельного бизнеса. Под заголовком для каждого отдела ведется ежедневный учет полученного количества, количества, доставленного в следующий отдел или на склад, и остатка в отделе, причем последний находится в незавершенном состоянии. Эта форма может быть адаптирована практически к любому классу производства путем правильного расположения колонок отделов.

Почти во всех отраслях промышленности практично вести непрерывный учет всех производственных заказов; иногда лучше вести учет для каждого заказа. Форма этого класса, разработанная для использования в механическом цехе, показана на рис. 46. Эта форма показывает ход выполнения одного заказа через все отделы. В данном случае используется карточка, причем обе стороны требуются для размещения количества операций, и они индексируются по номерам заказов.

29. Отслеживание заказа. Система отслеживания заказов в цехе или на фабрике очень важна и должна быть максимально автоматической в работе. Может быть много заказов, которые не обязательно отслеживать, но система, которая будет автоматически информировать офис о ходе выполнения всех заказов, окупит себя за счет времени, сэкономленного при отслеживании одного заказа без надлежащих записей. Попытка найти точное состояние незавершенного производства без системы отслеживания и учета не только дорога, но и дает неудовлетворительные результаты; степень точности измеряется способностью мастера делать точные оценки. Практически, мастера должны быть наиболее способны оценить время, необходимое для завершения работы, но их оценки будут сильно варьироваться на похожих заданиях; стандарты времени более точно определяются путем сравнения записей прошлых результатов.

Когда это практично — а это было признано практичным во многих отраслях — на производстве следует содержать передаточный офис. Этот офис должен находиться в ведении передаточного клерка, который будет регистрировать все передачи незавершенной работы из одного отдела в другой. Теоретически вся работа должна проходить через передаточный офис. При производстве мелких деталей это можно сделать без потери времени, при условии, что передаточный офис расположен централизованно. Когда преобладает тяжелая работа, непрактично выполнять этот план в деталях, но такие передачи должны проводиться под наблюдением передаточного клерка.

Передаточный клерк должен вести записи заказов в процессе выполнения, которые будут дубликатами офисных записей, сообщая обо всех передачах в офис по форме, показанной на рис. 47. Это простая форма отчета, содержащая номера заказов, номера деталей, количества и названия отделов, между которыми осуществляются передачи.

Когда передаточный клерк не нанят, необходимо получать отчеты в той же форме от разных мастеров. Этот отчет должен предусматривать подтверждение получения работы, а также запись о поставках. Форма, показанная на рис. 48, дает двойную проверку, поскольку полученные количества должны совпадать с отчетом о поставках из отдела, из которого была получена работа.

На основе этих отчетов в офисе составляются записи заказов. Помимо их ценности при ведении учета заказов, трассировщики и отчеты используются с выгодой при составлении инвентаризации незавершенного производства.

ОТДЕЛ УЧЕТА ЗАТРАТ, NATIONAL CASH REGISTER CO., ДЕЙТОН, ОГАЙО

ОБЩИЕ РАСХОДЫ И СВОДКИ ЗАТРАТ

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ

1. Чтобы получить глубокое понимание предмета и ясное представление о различных вовлеченных вопросах, чтобы можно было понять не только его основополагающий принцип, но и его работу в деталях, совершенно необходимо знать, во-первых, почему что-то делается, и, во-вторых, как это сделать. Хотя общее знание предмета всегда желательно и заслуживает похвалы, оно часто оказывается недостаточным при проверке на практике. Специальные предметы требуют особого рассмотрения и изучения, особенно когда речь идет о том, «как это сделать».

По рассматриваемому предмету это особенно верно, ибо среди тех, кто ведет заводские счета, кажется общим признанием, что, хотя они в общих чертах знают, как следует обращаться со счетами расходов, они кажутся в лабиринте, когда дело доходит до фактического выполнения этого. «Знание того, как» — лучший актив хорошего бухгалтера; и в наши дни, когда вопрос затрат представляет жизненный интерес для производителя, современный бухгалтер имеет возможность показать свою ценность. Выполнение необходимого ремонта туристического автомобиля, сломавшегося на проселочной дороге, может занять всего один доллар фактического времени ремонтника, но «знание того, как» может стоить ему десять долларов при выставлении счета, и обычно так и бывает.

Хотя осознается, что существуют различия во мнениях среди бухгалтеров по некоторым вопросам, рассматриваемым в представлении этой темы, целью этой статьи является представление того, что общепризнано нашими ведущими бухгалтерскими авторитетами как лучшая практика на хорошо организованном, современном промышленном предприятии, и представить предмет будущему студенту так, чтобы он мог полностью понять и освоить «почему» и «как» этого важного вопроса в заводском учете.

Чтобы предмет мог быть тщательно рассмотрен во всех его различных фазах, для удобства он будет развит по следующим общим разделам в порядке, в котором они естественно предлагаются:

(1) Основа распределения расходов. (2) Методы распределения расходов. (3) Пример процентного метода.

ОСНОВА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАСХОДОВ

2. Истинная стоимость — что это такое? Не вторгаясь в общую тему учета затрат, совершенно необходимо с самого начала четко установить, что составляет истинную стоимость. Было бы трудно представить себе производителя сегодня, который просто взял бы стоимость выплаченной заработной платы и использованных материалов в качестве цены затрат, и к этой сумме добавил обычный процент прибыли, который он желает получить от своего выпуска, и продавал бы по этой цене. Было бы безумием пытаться вести бизнес на такой основе. Никакой бизнес не может вестись без расходов, и все же в только что приведенном случае производитель их просто проигнорировал. Предположим, расходы на ведение его бизнеса превышают процент, который он добавил для прибыли, что тогда? Он вскоре обнаруживает, что совершил серьезную ошибку в расчете своей стоимости, и пропущенный пункт является причиной его бизнес-убытков. Его продажная цена была основана на сумме, меньшей, чем истинная стоимость его продукта, и замечено, что он не сделал никаких положений при составлении своей цены затрат для покрытия расходов на эксплуатацию своей фабрики, своих офисов и общих расходов, включая страхование и налоги. Очевидно, что этот вопрос расходов имеет очень важное влияние на стоимость, фактически является ее частью, и должен быть тщательно рассмотрен при составлении записей затрат. Фактор расходов часто оказывается больше, чем стоимость прямого труда, и успешный производитель должен знать, сколько расходов должны поглощать его затраты и как их рассчитывать. Продажи от его продукта должны более чем оплачивать прямые затраты на производство и все расходы его фабрики в дополнение, и если его продаж недостаточно для оплаты обоих, прибыли нет. Эти расходы, следовательно, являются косвенным начислением на стоимость производства и должны быть включены в нее до того, как может быть установлена продажная цена. Многие производители были разорены из-за неправильного обращения со своими производственными расходами, и необходимость их тщательного рассмотрения не может быть подчеркнута слишком сильно.

Г-н Клинтон Э. Вудс, один из наших ведущих авторитетов в области организации производства и бухгалтерского учета, очень четко заявляет, что расходы и «накладные» расходы должны быть поглощены стоимостью производства так же, как труд и материалы, посредством чего операция расходов действительно превращается в актив.

Истинная стоимость включает, во-первых, прямой труд; во-вторых, материалы; и в-третьих, расходы. Последний пункт допускает дальнейшее подразделение и происходит из двух разных источников: во-первых, расходы на эксплуатацию мастерской или фабрики самой по себе; и во-вторых, общие расходы офисов и администрации.

Стоимость производства, следовательно, сводится к следующим элементам:

Direct labor —————————— $

Material

Factory expense

————

Factory cost

General expense

————

Manufacturing cost

3. Расходы на продажу. Расходы на продажу, часто называемые коммерческими расходами, не имеют отношения к цене затрат. Правильность этой позиции легко показать. Два производителя, конкуренты в одной линии производства, оба управляющие современными заводами с лучшим оборудованием, могут производить с одинаковой стоимостью. Расходы, необходимые для вывода продукта на рынок с одной фабрики, могут быть настолько чрезмерными, что заставят одну компанию потерять бизнес в пользу своих конкурентов, которые могут продавать свой выпуск с меньшими расходами, в то время как фактическая стоимость производства может быть идентичной в обоих цехах. Опять же, в то время как один производитель, который может производить с низкой стоимостью, но несет тяжелые расходы на продажу, может вести свой бизнес с убытком, его сосед по торговле может не быть в состоянии производить так же экономично, но может продавать свой продукт с меньшими расходами и тем самым вести прибыльный бизнес. В двух приведенных случаях ключ к убыткам одного производителя и к прибыли другого заключается в расходах на продажу, а не в стоимости производства.

На крупном заводе с продуманным, хорошо организованным и дорогим отделом продаж, где разделительная линия между коммерческими и производственными расходами четкая, эти два счета расходов должны вестись полностью отдельно; коммерческие должны списываться прямо на счет прибылей и убытков, в то время как только последние должны быть включены в производственную стоимость.

На небольшом заводе, где отдел продаж управляется через общий офис с расходами, настолько малыми, что они не влияют на стоимость администрации сверх того, что было бы необходимо только для производственных целей, или где есть трудности в отделении расходов на продажу от производственных, эти два часто объединяются как общие расходы и распределяются как один счет в производственные затраты.

Теоретически расходы на продажу не являются начислением на производство, но разделительная линия между этим взглядом и практическим в большинстве случаев очень тонкая, и в интересах упрощения вместо усложнения коммерческие расходы будут рассматриваться в этом представлении предмета как часть общих расходов и будут рассмотрены в деталях позже.

4. Расходы, основанные на цене затрат или продажной цене. Показав, что расходы по необходимости являются пунктом, который должен входить в истинную стоимость, сразу возникает вопрос, к чему они относятся. Должна ли сумма расходов, которую несет любая единица производства, основываться на ее стоимости или ее продажной цене? Хотя замечено, что некоторые бухгалтеры утверждают, что последнее должно быть основой для расчета, консенсус мнений, кажется, решительно в пользу цены затрат как правильной, и, кажется, есть хороший аргумент для позиции, таким образом занятой:

(a) Поскольку продажная цена не может быть установлена до тех пор, пока не будет определена цена затрат, которая должна включать расходы, очевидно, что расходы должны рассчитываться из данных, уже имеющихся в наличии; либо прямой труд, либо стоимость материалов. Продажная цена устанавливается после и в зависимости от цены затрат, а не наоборот.

(b) Опять же, продажная цена может варьироваться в зависимости от требований торговли; разные цены для разных классов клиентов, а также оптовые и розничные цены на одну и ту же статью. В любом случае цена затрат одна и та же и не подвержена влиянию тем или иным образом продажной ценой. Продажная цена может колебаться, в то время как цена затрат остается положительной и стационарной.

(c) Хотя продажная цена теоретически основана на стоимости, она часто устанавливается торговлей или регулируется для встречи конкуренции независимо от стоимости, и счета расходов продолжают оставаться примерно одинаковыми каждый месяц, независимо от того, высока или низка продажная цена.

(d) Во времена депрессии или когда бизнес вялый, обычной практикой является «снижение» продажной цены и увеличение объема продаж при меньшем проценте прибыли.

(e) Трудно увидеть, в чем была бы какая-либо разница в расходах на производство изделия, которое продается по 110 долларов, по сравнению с тем, что было бы, если бы цена была всего 100 долларов, однако она была бы, если бы продажная цена использовалась как основа.

Другие причины предложат себя сами, но те, на которые только что ссылались, вполне достаточны, чтобы показать, что продажная цена слишком изменчива и что расходы окажутся более надежными, если их рассчитывать по цене затрат, какой метод, следовательно, был принят как лучшая практика.

5. Расходы, основанные на стоимости труда или материалов. Решив, что расходы должны быть каким-то образом сведены из цены прямых затрат, а не продажной цены, вспоминается, что у нас все еще есть два элемента стоимости на выбор: стоимость труда и стоимость материалов. Есть те, кто утверждает, что стоимость материалов является правильной отправной точкой для расчетов, но есть немногие производители, если они вообще есть, кто делает это.

Была предпринята попытка использовать комбинированный итог стоимости труда и материалов, но этот метод едва ли заслуживает серьезного рассмотрения. Лучшая практика указывает почти без аргументов на стоимость труда как на истинную основу расходов; это не только логический вывод, но и здравый смысл:

(a) Легко увидеть, что элементы, которые составляют расходы на эксплуатацию фабрики — мастера, помощники мастеров, надзор, цеховые клерки, кладовщики инструментов и заточники, помощники, содержание инструментов и станков, освещение и т. д. — все тесно связаны и в значительной степени зависят от количества занятых людей. Уменьшите количество занятых, и сразу станет видно, что некоторые из вышеупомянутых статей расходов могут быть сокращены; требуется меньше надзора, а износ инструментов и оборудования также уменьшается. Трудно увидеть, в чем какая-либо разница в стоимости использованных материалов сама по себе вызвала бы какое-либо увеличение или уменьшение заводских расходов или даже была бы ими затронута. Это вполне зависит от труда.

(b) То, что стоимость материалов не является надежной основой для расчета расходов, может быть вполне удовлетворительно продемонстрировано. Если стоимость изделия, скажем, труд 25 долларов, материалы 50 долларов, с расходами, которые должны быть рассчитаны как 50% на материалы, или 25 долларов, сразу видно, что производственная стоимость будет:

Labor $25.00

Material 50.00

Expense 25.00

————

Cost $100.00

Предположим, это изделие было дублировано при тех же идентичных условиях и стоимости, используя только на этот раз материалы, которые стоили 60 долларов. Это справедливое предположение, что общая стоимость была бы всего на 10 долларов больше, чем в первом случае, или 110 долларов. Но если процент добавляется к материалам, как раньше, обнаруживается, что расходы на этот раз составляют 30 долларов, что сделало бы стоимость такой:

Labor $25.00

Material 60.00

Expense 30.00

————

Cost $115.00

Теперь замечено, что стоимость составляет 15 долларов больше, чем в первом случае, в то время как мы вполне готовы признать, что она должна быть всего 10 долларов, единственная разница заключается в стоимости материалов.

6. Выводы. Установив факт, что расходы являются законным начислением на стоимость производства, мы теперь вполне в безопасности, закладывая в наш фундамент положение, что расходы зависят от стоимости прямого труда цены затрат и должны рассчитываться исходя из нее.

МЕТОДЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ

7. Время постоянно приносит улучшения; старые методы, когда-то считавшиеся практичными и удовлетворительными, заменяются более эффективными, чтобы соответствовать требовательным условиям сегодняшнего дня. Изучите «Практическое бухгалтерское дело — издание для производителей» тридцати- или сорокалетней давности, и вы, вероятно, не найдете ничего по этому предмету распределения расходов, в то время как сегодня это один из самых важных и наиболее обсуждаемых вопросов в заводском учете в целом и в учете затрат в частности. С того времени были разработаны различные методы обращения с расходами, некоторые с большей или меньшей заслугой. Целью этого раздела будет рассмотрение довольно подробно трех из наиболее часто используемых из этих методов, стремясь найти один, который наиболее справедливым образом распределит в производство операционные расходы фабрики с наименьшим количеством деталей и ненужных расчетов со стороны бухгалтера; и в то же время докажет свою удовлетворительность с точки зрения производителя.

8. Метод почасовой ставки рабочего. Этот метод, когда-то довольно популярный, сейчас используется мало, и сомнительно, можно ли его найти в действии на многих современных заводах в настоящее время. Название метода предполагает его намерение, которое заключалось в распределении заводских расходов по различным производственным заказам в соответствии с количеством времени, затраченным рабочими по почасовой ставке. Эта ставка легко рассчитывается и была установлена путем деления общих расходов за любой период на общее количество часов, затраченных на производительную работу за тот же период, сводя ставку распределения к определенной сумме в час. Если на производительную работу было затрачено 100 часов труда, стоимость заработной платы, выплаченной рабочему за это время, не учитывалась, расходы, которые должны быть отнесены на работу, рассчитывались по почасовой ставке за 100 часов. Будет видно, что это едва ли справедливое соглашение, и чтобы исправить серьезный дефект в методе, необходимо сделать некоторую корректировку:

(a) Неспособность установить стандарт эффективности труда делает почасовую ставку рабочего открытой для критики. Если бы это можно было сделать, этот метод во многих случаях оказался бы очень справедливым способом распределения расходов. Однако сразу будет видно, что как есть, квалифицированный рабочий не несет больше расходов, чем ученик, и если оба работают на производительной работе полную неделю, расходы в любом случае одинаковы, независимо от выплаченной заработной платы. Это едва ли справедливое предложение. Либо время ученика должно быть принято как стандарт, а квалифицированный рабочий считаться в два раза более эффективным в рабочих часах, либо наоборот. Сделать это привело бы к бесконечным осложнениям, однако количество и качество выпуска между этими двумя классами труда должны быть рассмотрены и скорректированы каким-то образом, чтобы несправедливость, причиненная производственной стоимости, могла быть исправлена. Но это нелегкий вопрос для регулирования и означает дополнительную работу со стороны клерков по затратам при записи времени, затраченного на работу по заказу, и корректировке этих неравенств в труде.

(b) Почасовая ставка рабочего требует, чтобы отработанные часы тщательно записывались и суммировались, так же как и стоимость. Многие компании с большими платежными ведомостями, которые должны быть распределены по большому количеству заказов, игнорируют суммирование длинных колонок часов и долей и используют только итоги стоимости труда, которые, конечно, необходимы для записи в коммерческих книгах. Очевидно, что при этом экономится огромное количество канцелярской работы. Почасовой метод требует, чтобы и часы, и стоимость труда записывались и суммировались — двойная операция и дублирование работы, чего, если это нельзя упростить, следует избегать, так как это означает время и ненужные расходы.

9. Метод машино-часовой ставки. Этот план машинной ставки распределения расходов был разработан для удовлетворения потребностей цеха, где продукт является в значительной степени результатом работы станка или инструмента, а не труда самого механика. Он несколько напоминает план почасовой ставки рабочего в том, что ставка распределения расходов сводится к почасовой ставке за время, когда станок работает над заказом, вместо времени оператора. Каждый станок должен иметь свою собственную ставку.

Метод прихода к машинной ставке легко понять, и он сводится к пункту амортизации первоначальной цены затрат станка с его валами, ремнями, инструментами и стоимостью установки, рассчитанной, скажем, по 5%, энергии для работы станка по оценочной стоимости за лошадиную силу, обычным ремонтам, деленным на количество часов, в течение которых станок, по оценкам, будет в эксплуатации за тот же период; это даст почасовую ставку стоимости эксплуатации. Некоторые инженеры-механики выступают за включение в вышеуказанную стоимость процентов на инвестиции по 6%, также страхования и налогов; и другими также включается стоимость занимаемой станком площади пола; но по всем этим последним упомянутым пунктам инженеры сильно расходятся во мнениях, и это обычно решается каждым производителем самостоятельно в соответствии с его собственными идеями.

По вопросу о ценности машинных ставок существует, вероятно, больше споров среди инженеров-механиков и бухгалтеров, чем по любому вопросу в заводском учете; фактически, сами инженеры очень далеки в своих мнениях и, кажется, не согласны друг с другом. Бухгалтеры обычно склонны придерживаться несколько иного взгляда на ситуацию, чем наши друзья-механики. Хотя признается, что есть хороший аргумент для обеих позиций, следует помнить, что мы рассматриваем вопрос машинных ставок как средство распределения счета расходов, и, кажется, это преобладающее мнение среди бухгалтеров, что как таковой он оказывается недостаточным. Хотя теоретически это, несомненно, правильное решение проблемы, на практике это чаще оказывается случаем «распределения, которое не распределяет», и по этой причине не используется тем самым классом фабрик и машиностроительных заводов, для которых оно было разработано и предназначено приносить пользу.

Давайте подробно рассмотрим несколько возражений, которые могут быть выдвинуты против метода машинной ставки:

(a) Будет замечено, что в цехе существуют другие расходы, кроме расходов на эксплуатацию станков, и они вообще не покрываются машинными расходами. Машинные ставки абсолютно бесполезны для верстачных работ и сборочного цеха, ибо эти два также должны участвовать в несении заводского бремени. Не делать этого было бы явно несправедливо. Поэтому необходимо, чтобы было сделано второе распределение, полностью отличающееся в своем расчете, чтобы справиться с этими нераспределенными расходами, не покрываемыми машинными ставками, что означает две разные операции для одного и того же цеха.

Это требует ведения двух разных записей времени: одна карточка для каждого станка, показывающая выполненные работы и часы простоя, и другая карточка времени для рабочего. Легко оценить, что эта двойная операция значительно увеличивает канцелярскую работу в цехе, помимо двух наборов записей клерками по затратам и большего количества деталей для всех заинтересованных. Если можно найти метод, который требует ведения только одной записи времени, этот двойной процесс можно устранить, а дублирование работы избежать.

(b) Главным фактором в расчете машинной ставки, фактически, реальным ключом к успешному расчету, является установление стандарта рабочих часов для каждого станка. Замечено, что чем выше стандарт, тем ниже будет ставка, и чем ниже отработанные часы, тем выше будет ставка; другими словами, когда станок простаивает сверх стандарта, ставка меняется. На некоторых фабриках, где выпуск является стабильным продуктом, всегда пользующимся спросом, и станок находится в непрерывной эксплуатации, может быть сделана хорошая оценка, но на большинстве фабрик станок часто простаивает из-за «отсутствия работы» или «находится на ремонте», так же как и его оператор. Практика на большинстве фабрик такова, что крайне трудно оценить заранее, какими будут рабочие часы станка, и это обычно сводится к разумному предположению, когда два оценщика сильно расходятся в своих оценках, однако удовлетворительное распределение требует стандарта, который сработает в цифрах, близких к фактическим фактам.

Кто может успешно оценить заранее на любое время активность каждого станка на крупной фабрике? Наши заводские инженеры сильно расходятся по этому пункту. Один авторитет говорит, что «полное время», 300 дней в году, является правильной основой для расчета. Казалось бы, это довольно необычная позиция; по-видимому, он верит, что время простоя будет компенсировано временем, когда станок работал сверхурочно, или же он ожидал, что оборудование, однажды приведенное в движение, не будет ни останавливаться, ни ломаться. Любое из этого кажется довольно опасным предположением, на котором можно основывать тщательный расчет ставки распределения.

Другой инженер говорит, что 80% полного дня окажется максимумом, и далее добавляет: «Это, несомненно, упадет значительно ниже этой цифры». Естественно спрашиваешь: «Насколько ниже?» Существует довольно большое поле цифр для выбора между 80% активностью и полной остановкой станка.

Совершенно излишне пытаться подробно демонстрировать, что стандарт рабочих часов может быть очень эластичной цифрой, и часто обнаруживается, что после того, как распределение было сделано, результаты очень неудовлетворительны, а использованные машинные ставки оказались «далеки от истины».

(c) Опять же, после того как стандарт рабочих часов установлен, кажутся необходимыми другие корректировки, чтобы справедливо справиться с вопросом машинной ставки. Например, два станка могут иметь одинаковую балансовую оценку и быть практически одинаковыми по стоимости эксплуатации, однако один может быть гораздо более эффективным, чем другой, и, возможно, выдавать в два или три раза больше работы. Это состояние постоянно встречается на разных фабриках, и вопрос о том, должны ли два станка нести одинаковую ставку, и, если нет, как это неравенство должно быть скорректировано, формирует очень интересный вопрос для обсуждения.

(d) Замечено, что основы в расчете машинных ставок все основаны на оценках, которые могут оказаться или не оказаться правильными; что положительные бухгалтерские цифры отсутствуют; и что расчеты сделаны на предположениях. Одно из лучших профессиональных мнений, отмеченных, — это мнение, выраженное одним из наших ведущих бухгалтеров, который, комментируя вопрос машинных ставок, замечает, что «он начинается с оценки и является оценкой на всем протяжении». Это кажется довольно суровой критикой, однако стоит только тщательно рассмотреть предмет, чтобы заметить, что он довольно правильно суммирует ситуацию в нескольких словах.

Как было сказано ранее, метод машинной ставки, несомненно, теоретически правилен, но до тех пор, пока предмет не будет более тщательно разъяснен и проработан во всех его деталях, чтобы соответствовать условиям цеха и предоставить удовлетворительное средство распределения расходов, сомнительно, будет ли он использоваться в какой-либо значительной степени. Этот метод, безусловно, требует усложнения системы и деталей, с сомнительными результатами, и с очевидными многими серьезными возражениями; поэтому кажется уместным задать вопрос: «Стоит ли оно того; нельзя ли придумать что-то лучшее?»

10. Процентный метод. Третий план распределения, обычно называемый процентным методом, отличается от двух уже описанных, в которых время занятости было основой операции, тем, что ставка распределения является процентом от стоимости прямого труда продукта, что, конечно, соизмеримо с количеством затраченного времени. В первом разделе нашего предмета было показано, что расходы, рассчитанные на прямой труд, окажутся наиболее надежными.

Этот метод основан на принципе, что производство каждого отдела фабрики должно нести свои собственные расходы, а также долю общих расходов. Другими словами, стоимость выпуска из Кузнечного отдела, например, была бы общим производительным трудом отдела плюс использованные материалы, плюс операционные расходы отдела, плюс его доля общих расходов всей фабрики. Тогда необходимо только установить отношение между производительным трудом и расходами и выразить его в процентах. Не имеет значения, сколько отделов или процессов может быть на фабрике; это отношение должно быть найдено в каждом случае, основанное на его собственном производительном труде и расходах, причем каждый отдел имеет свой собственный процент, установленный из его собственных фактических условий; никакой оценки об этом. Расходы, следовательно, рассчитываются на стоимость труда. Если в Кузнечном отделе, о котором уже упоминалось, обнаружено, что расходы, при которых работает отдел, составляют одну четверть его общей производительной платежной ведомости за тот же период, сразу становится очевидным, что если к стоимости труда каждой производительной работы добавить 25% на цеховые расходы, итог этих добавленных статей расходов будет равен общим расходам отдела. Другими словами, цеховые расходы разбиваются и добавляются к каждой работе пропорционально затраченному на нее труду.

Общие расходы обрабатываются таким же образом. Если общие расходы оказываются равными одной трети общего производительного труда на фабрике, также очевидно, что если к труду каждой производительной работы добавить 33 1/3% для покрытия общих расходов, сумма этих добавленных процентных пунктов будет равна общим расходам фабрики.

Следуя, таким образом, формуле, изложенной в начале нашего обсуждения под заголовком «Истинная стоимость», стоимость работы, выполненной в Кузнечном отделе, на которую стоимость прямого труда составила 100 долларов, выглядела бы в наших записях следующим образом:

Direct labor $100.00

Material 50.00

Factory expense at 25% 25.00

————

Factory cost 175.00

General expense 33⅓% 33.33

————

Manufacturing cost $208.33

Это процентный метод. Хотя вполне естественно в чем-либо ценном и достойном искать его несовершенства, этот метод критикуется некоторыми бухгалтерами, которые указывают на недостатки в его логике и методе вычисления; тем не менее, он стоит сегодня как лучшее решение сложного вопроса распределения расходов, которое было разработано до сих пор, ибо он имеет одобрение не только наших лучших технических авторитетов, но и практического бухгалтера. Он рекомендует себя разумному суждению производителя, который быстро осознает его превосходство, и его можно рекомендовать по многим причинам:

(a) Он основан на фактических цифрах, легко извлекаемых из обычных бухгалтерских книг, и которые являются истинным изложением факта; никаких догадок или оценок об этом. Нет лучшего способа рассчитать то, что должно быть, чем использовать результаты того, что может быть убедительно продемонстрировано, уже было.

(b) Он может быть использован на любой производственной фабрике или во всех отделах одной и той же фабрики, тем самым обеспечивая единообразие метода, которое всегда желательно. Никакой аргумент не нужен, чтобы убедить, что два метода на одной фабрике нежелательны, когда можно найти один, который является удовлетворительным.

(c) Он выполняет свою цель — он распределяет. Если обнаруживается, что условия фабрики меняются, использованные проценты также могут быть изменены, чтобы увеличить сумму распределенных расходов или уменьшить ее, по мере необходимости.

(d) Он требует меньше работы для бухгалтера по затратам. Почасовой план требует, чтобы отработанные часы записывались и суммировались в дополнение к стоимости труда. План машинной ставки требует не только двух разных расчетов, как уже показано, но также требует суммирования всех отработанных часов. Процентный план требует только стоимость труда в денежном выражении и делает запись и суммирование длинных колонок часов совершенно ненужными, что, как легко можно увидеть, является огромной экономией труда. На крупной фабрике с продуманной системой заказов на работу, с которыми нужно обращаться, ценность процентного метода в устранении этого двойного расчета будет оценена немедленно.

БРУКЛИН, Н. Й., ЗАВОД H. W. JOHNS-MANVILLE CO.

(e) Расчет по процентам может быть сделан быстро, и во многих случаях это лишь ментальный расчет и почти мгновенный. Если бы часы записывались, частое использование дробей сделало бы процесс расчета расходов менее быстрым.

(f) Это справедливое средство распределения, ибо оно основано на стоимости прямого труда, который является не только наиболее надежным элементом стоимости для использования в качестве основы, но и одним из главных факторов, которыми определяется сумма расходов.

(g) Он имеет одобрение наших лучших заводских бухгалтеров и аудиторов, и замечено, что там, где «системы» устанавливаются заводскими организаторами сегодня, процентный метод постоянно принимается как наиболее удовлетворительный, ибо он приносит лучшие результаты с наименьшим количеством механизмов для работы.

ПРИМЕР ПРОЦЕНТНОГО МЕТОДА

11. Прежде чем приступить к подробному показу метода, которому следует следовать при приходе к различным процентам, которые должны быть использованы при распределении расходов по процентному методу, может быть хорошо с самого начала четко понять, что составляет производительный труд и расходы, или непроизводительный труд, ибо именно на первом основаны все расчеты.

12. Производительный труд. Заработная плата, выплаченная рабочим за труд, затраченный на производительную работу, которая предлагается производителем для продажи и от которой бизнес получает свой регулярный доход, правильно классифицируется как производительный труд. Другими словами, количество производительного труда соизмеримо с производительным выпуском.