«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 2»

(1) Сам цех должен быть высокоорганизованным и эффективно управляемым. Это обязанность, которая возлагается исключительно на руководство, и за плохую организацию и управление рабочий не несет ответственности.

(2) Характер самой работы, качество материалов и т. д. могут сильно варьироваться при выполнении одной и той же работы в разное время. Ни менеджер, ни рабочий не несут полной ответственности за это изменение.

Рис. 4. Диаграмма системы оплаты труда по эффективности Эмерсона

(3) При условии стандартных условий цеха и работы, сам рабочий может сделать многое для сотрудничества с руководством, чтобы сделать другие условия, а также самого себя эффективными.

(4) Затраты должны быть стандартизированы для цеха на основе нормальных условий и скорректированы в бухгалтерии на основе ежемесячного коэффициента эффективности.

(а) Как следствие высокой организации цеха и эффективного управления, стандартное время, требуемое для каждой работы, должно быть научно определено.

(б) Чтобы исключить случайные и неизбежные колебания в материалах и т. д., рабочему разрешается суммировать стандартное время всех своих работ, выигрывая на одних, проигрывая на других, в среднем близко к норме.

(в) За сотрудничество с руководством в устранении потерь рабочему выплачивается 20-процентный бонус за эффективность 100 процентов, что означает, что время, затраченное на все его работы, должно быть равно стандартным временам, отведенным на все его работы. Если он тратит 10 часов на 1-часовую работу и 1 час на 10-часовую работу, его средний показатель остается 100 процентов.

(г) Предполагается, что одна и та же работа всегда выполняется одним и тем же стандартным способом. Отклонения от стандарта являются общим расходом или кредитом эффективности цеха, а не специфическим изменением стоимости. С пассажира поезда не взимается больше, потому что его поезд был задержан снежной бурей, или меньше, потому что попутный ветер и чистый путь сделали конкретный поезд менее затратным, чем обычно.

Согласно системе эффективности, рабочий имеет право на стандартные поденные ставки, даже если он ничего не делает. Если, однако, по причине особых индивидуальных усилий или мастерства он выполняет свою работу быстрее, он имеет право не на часть (одну треть или одну половину, как в системе Холси), а он имеет право на полную оплату за все время, которое он экономит. Поскольку он не в меньшей степени сотрудничал с руководством, он, кроме того, имеет право на 20-процентный бонус за все время, которое он работает.

Поэтому, если рабочий, чья оплата составляет 0,25 доллара в час, сдает 300 часов работ за месяц из 250 рабочих часов, он получает:

1. 250 hours at $0.25 $62.50

2. 50 hours saved, at $0.25 12.50

3. 20 per cent on 250 hours' pay 12.50

——

Total $87.50

Если, однако, рабочий не сотрудничает с руководством настолько, чтобы цех работал с высокой эффективностью, включая его самого, он не получает столько дополнительной оплаты, а получает уменьшающуюся сумму, пока при 67 процентах и ниже ему не выплачивается поденная ставка и не более того.

Диаграмма ясно показывает линию заработной платы эффективности, начинающуюся с 6 часов, показывающую 20-процентное увеличение на 4 часах, стандартном времени, и выплачивающую 4 часа времени, даже если работа не заняла времени вообще — условие, которое на практике возникает довольно часто, например, когда рабочий выполняет две работы одновременно или когда он выполняет работу в свое собственное время.

Хотя диаграмма может быть применена к 4-часовой работе, рабочий не получает оплату за отдельную работу, а получает прямую поденную заработную плату и бонус за свою эффективность за полный период оплаты. На каждый процент эффективности приходится соответствующее увеличение оплаты.

Для 100-процентной эффективности увеличение составляет 20 процентов, и на каждый 1 процент увеличения эффективности выше эффективности 100 процентов оплата также увеличивается на 1 процент; следовательно, для 120-процентной эффективности оплата увеличивается на 40 процентов. Ниже 100 процентов таблица оплаты выглядит следующим образом:

Efficiency

Per Cent Additional Pay

Per Cent

67 0 . 00

74 1 .

80 3 . 27

85 6 . 17

90 9 . 91

95 14 . 53

100 20 .

Система имеет и другие достоинства:

(1) Она стандартизирует не только работу каждого рабочего, но и каждого мастера, каждого отдела и цеха в целом.

(2) Она, следовательно, стандартизирует цеховую стоимость каждой работы, выполняется ли она дешевым учеником за два часа или высокооплачиваемым механиком за 10 часов. Средний коэффициент эффективности цеха или отдела выравнивает случайные колебания.

(3) Она абсолютно отделяет все вопросы ставки заработной платы от вопросов выпуска продукции, условий цеха или индивидуального мастерства.

(4) Она сильно штрафует руководство, если условия цеха не поддерживаются так, чтобы реализовать стандартные времена.

(5) Она не ставит никаких ограничений на амбиции или способность к заработку любого человека.

(6) Стандартные времена постоянно корректируются. Если стандартный человек не может в среднем достичь 100 процентов по своим графикам, очевидно, что некоторые из них слишком коротки и должны быть удлинены. Если, с другой стороны, вводится новый станок, для него составляются новые графики, но рабочий не будет из-за этого получать меньше, чем он получал по старому графику.

Слишком многого ожидать, что любая система оплаты труда предотвратит вспышку эгоистичных интересов, будь то работодателя или наемного работника. Однако будет явный выигрыш, если характер разногласий можно будет сделать совершенно четким и понятным. Ясное мышление должно предшествовать ясным действиям, и это описание различных систем оплаты труда может способствовать более ясным концепциям и более справедливой практике.

Чтобы установить современную систему оплаты труда, стандартные времена должны быть определены на научной основе, и ставка должна быть не только справедливой между работодателем и работником, но, как сказал г-н Бендер, «она должна правильно воздействовать на людей». Условия цеха должны быть правильными, и рабочим должны быть предоставлены все возможности для достижения стандартного времени или лучше, включая обучение его тому, как выполнять работу за стандартное время. «Ускоритель» или «задатчик задач», используемый при системе поденной оплаты, должен быть заменен «инструктором», который вместо выбора самого быстрого рабочего и базирования стандартных времен на его операциях, сначала определяет как можно точнее, каким должно быть время, а затем учит своих людей, как достичь этого времени. Там, где методы с секундомером способствуют недовольству и порождают антагонизм, за инструкцией следует сотрудничество. Средний человек не возражает против выполнения задачи за установленное время, когда ему предоставлены средства для выполнения работы, которые сделают это время разумным. Добавьте к этому стимул дополнительной оплаты за достижение или улучшение этого времени, и его сотрудничество обеспечено.

МЕТОДЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

6. Учет рабочего времени можно разделить на два класса. Первый класс включает методы записи общего времени, которое работник отрабатывает в течение периода начисления заработной платы. Второй класс включает методы записи результатов труда каждого работника — количество произведенной продукции, выраженное в единицах, принятых в отрасли, в которой он занят.

БАТАРЕЯ ГИДРАВЛИЧЕСКИХ ПРЕССОВ (ГРУЗОПОДЪЕМНОСТЬЮ 3000 И 4000 ТОНН) В ЦЕХЕ ТЯЖЕЛОЙ КОВКИ КОМПАНИИ J. G. BRILL COMPANY, ФИЛАДЕЛЬФИЯ, ШТАТ ПЕНСИЛЬВАНИЯ.

Обычно торговым предприятиям требуются записи только первого класса, так как оплата работника основывается на затраченном времени, а не на количестве его продукции. Это связано с устоявшимся обычаем и трудностью измерения его продукции. Прежде всего, оплата работника основывается на его эффективности, но не всегда практично пытаться свести результаты этой эффективности к стандартным единицам.

Производителям требуются записи обоих классов. Необходимо не только знать, сколько часов отработал каждый работник, но и знать количество продукции.

Правда, производственному бизнесу требуются услуги некоторых работников, чья продуктивность нелегко выражается в стандартных единицах, и в этих случаях может быть использован только первый метод. Это люди, которые необходимы для экономичной работы отдела или цеха, или завода в целом, но чье время не может быть отнесено на конкретную работу. Труд этого класса называется косвенным или непроизводительным.

Труд большинства работников на производственном предприятии прикладывается непосредственно к производству конкретных изделий или к завершению определенных конкретных работ. Это делает возможным свести результаты их труда к определенным единицам. Труд этого класса называется прямым или производительным.

Записи производства, так же как и записи времени, необходимы по двум причинам. Во-первых, когда используется сдельная расценка или более современная премиальная система, работникам платят в соответствии с количеством произведенных единиц. Во-вторых, чтобы получить точные записи затрат, необходимо иметь точные записи производства.

Для целей определения суммы заработной платы, причитающейся сдельному рабочему, записи времени не нужны; записи производства предоставляют требуемую информацию. Но чтобы определить фактическую стоимость труда на единицу, записи времени нужны даже в случае сдельных рабочих. Сдельные расценки основаны на непрерывном производстве с единообразным уровнем. Заметное снижение производства означает ощутимое увеличение стоимости единицы продукции за счет накладных расходов. Например, мы предположим, что производитель инвестировал 50 000 долларов в станки, управляемые сдельными рабочими. Одной из определенных статей расходов, которые должны быть распределены на продукцию этих станков, являются проценты, скажем, пять или шесть процентов. Если производство падает до половины нормального количества, потому что половина станков простаивает, сумма этой одной статьи расходов, которая должна быть покрыта каждой единицей продукции, удваивается. Или у нас могут быть два рабочих, управляющих идентичными станками на одном и том же классе работы, причем производство одного в два раза больше, чем другого. Накладные расходы одинаковы для каждого работника и каждого станка, следовательно, стоимость готовой продукции зависит от фактора времени. Сдельный рабочий, который не поддерживает уровень производства, установленный как стандартный в его или ее отрасли, не является прибыльным работником.

7. Системы учета рабочего времени. Существует несколько систем или методов учета рабочего времени. Ни одна система не адаптирована для использования при всех условиях. Как и все другие классы записей, система учета рабочего времени должна быть выбрана с учетом условий, при которых она будет работать. Система, используемая на фабрике, где все работники размещены в одном или нескольких зданиях, не очень хорошо адаптирована к потребностям подрядчика, чьи люди могут работать на работах, расположенных в широко разнесенных точках.

В этом обсуждении мы рассмотрим сначала системы, используемые для записи общего затраченного времени. За этим последуют описания систем для получения записей производства.

8. Табель учета рабочего времени и системы жетонов. Из систем учета рабочего времени, которые когда-то считались стандартными, старейшей является табель, который ведет табельщик. Эта система требовала, чтобы табельщик идентифицировал каждого работающего человека и записывал напротив его имени в табеле количество часов, отработанных каждый день. Иногда нанимался специальный табельщик, или мастер мог вести табель для своих людей, причем табели всех мастеров сдавались для целей составления платежной ведомости. Система, настолько зависящая от памяти одного человека, никогда не могла стать удовлетворительной.

С целью устранения ошибок, которые постоянно совершались при работе системы табелей, была введена система жетонов. Это была, вероятно, первая попытка автоматической записи времени.

Согласно системе жетонов, каждому человеку присваивается номер и выдается латунный жетон, на котором выбит его номер. При входе на завод рабочие должны пройти перед офисом табельщика и сдать свои жетоны. У табельщика в офисе есть большая доска с крючками, пронумерованными в соответствии с номерами жетонов. По мере того как жетоны сдаются, они вешаются на свои надлежащие места на этой доске. Жетоны на доске показывают, какие люди находятся на заводе, и на их основе делаются необходимые записи в табелях.

Когда рабочие выходят в полдень, их жетоны передаются им. Каждый человек должен выйти и забрать свой жетон; в противном случае он не получит кредит за полдня времени.

Система не оказывается полностью удовлетворительной по нескольким причинам. Она не точна, так как точная запись времени входа человека невозможна. Обычно окно табельщика закрывается в начале работы и открывается пятнадцать минут спустя, чтобы принять опоздавших. Таким образом, человек, опоздавший на одну минуту, платит тот же штраф в потерянном времени, что и человек, который приходит через пятнадцать минут после того, как прозвучал свисток. Как естественный результат, когда человек обнаруживает, что он не может попасть на завод вовремя, он берет полные пятнадцать минут.

Хотя сдача жетона предоставляет разумное доказательство того, что человек вошел на завод, она не предоставляет доказательств того, что он на своей работе. Многие люди сдавали свой жетон утром, покидали завод через другой выход, возвращались за несколько минут до полудня, получали свой жетон и полную оплату за полдня.

На некоторых производственных заводах, где система жетонов все еще используется, эта трудность была преодолена до некоторой степени. Работа системы меняется на обратную, рабочие получают свои жетоны от табельщика, когда они входят на завод. В цехах есть доски для жетонов, на которые рабочие вешают свои жетоны. Эти доски на петлях и снабжены замками, ключи от которых носят мастера. Через пять минут после начала работы доски запираются, и опоздавшие должны сдать свои жетоны мастеру, который делает записи времени прибытия. Один раз в течение каждого рабочего периода табельщик делает обход цехов и делает записи времени в своем табеле. В час окончания работы доски отпираются, рабочие забирают свои жетоны, когда они выходят, и сдают их в офис табельщика.

9. Часы учета времени. Современная система записи времени использует часы учета времени или механический регистратор. Вместо того чтобы доверять точности табельщика или зависеть от рабочих, чтобы они вели записи своего собственного времени, современный регистратор автоматически записывает время прибытия и ухода каждого работника.

Механические регистраторы времени, или часы учета времени, бывают двух общих типов, делающих два класса записей. Один тип записывает время одного работника на одной карточке или листе; другой делает запись времени нескольких работников на одном листе. Для записи общего времени работников используются оба типа, и для каждого из них заявляются определенные преимущества.

Рис. 5. Регистратор времени Rochester, произведенный International Time Recording Co.

Записи первого типа, наиболее широко используемые, имеют карточку для каждого работника, на которой делается запись его времени за целую неделю или период оплаты. В работе эта система очень проста.

С каждой стороны часов есть стеллаж для карточек, как показано на рис. 5. Один из них — стеллаж «выход», другой — стеллаж «вход». В начале каждой недели или периода оплаты карточки помещаются в пронумерованные карманы стеллажа «выход», который находится ближе всего к входу — по одной карточке на каждого человека. Эти карточки несут номера или имена людей, или и то, и другое, если желательно.

Когда работник входит, он берет свою карточку из стеллажа «выход», помещает ее в слот часов, делает точную запись времени прибытия, перемещая рычаг, и помещает карточку в надлежащий пронумерованный карман в стеллаже «вход». Когда он уходит, операция повторяется, на этот раз карточка помещается в стеллаж «выход». Тем временем записывающее устройство в часах было смещено так, что оно записывает время ухода в надлежащей колонке на карточке.

Форма записи, сделанная одними из самых известных часов этого типа, показана на рис. 6. Будет замечено, что записывающее устройство печатает букву, представляющую день недели, перед каждой записью — выход или вход. Другой особенностью является тире под регистрациями после полудня; взгляд показывает, была ли регистрация сделана, например, в 6 часов утра или после полудня.

Рис. 6. Еженедельная карточка оплаты времени, используемая в регистраторе Rochester

Эта форма требует исключительно малого количества записей для подсчета времени за неделю. В крайней колонке справа вводится потерянное время или сверхурочные за каждый день. В конце недели чистый итог этой колонки прибавляется или вычитается из общего количества часов, представляющих полную неделю, что дает общее количество фактически отработанных часов.

Часы второго типа записывают время нескольких работников на одном листе, запись делается на один день или на любое количество дней до недели. Как и карточная машина, запись показывает время входа и выхода, как до полудня, так и после полудня.

Регистратор этого типа проиллюстрирован на рис. 7. Чтобы зарегистрировать время прибытия или ухода, работник помещает ключ, несущий его номер, в часы и делает один поворот. Звенит звонок, указывая, что час и минута дня были напечатаны на записи внутри регистратора.

Рис. 7. Регистратор времени Bundy, произведенный International Time Recorder Co.

Форма записи, сделанная машинами этого типа, показана на рис. 8. Записи всех работников появляются в числовом порядке на одном листе, с различными входами и выходами в их надлежащих колонках. Запись находится внутри часов, под замком и ключом, и когда удалена, может быть использована как лист платежной ведомости.

Тот факт, что полная запись находится на одном листе, является одним из преимуществ, заявляемых для этого типа регистраторов. С другой стороны, преимущество заявляется для карточной машины в том факте, что карточки могут быть использованы для других целей, таких как записи затрат.

Рис. 8. Еженедельная запись времени, сделанная регистратором времени Dey

Рис. 9. Рабочий заказ с записями времени и материалов

ЗАПИСИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ВРЕМЕНИ

10. Все записи времени по отдельным работам или операциям могут быть названы записями производственного времени, поскольку конечной целью ведения таких записей является определение стоимости производства. Для производителя эти записи полностью так же важны, как те, которые показывают общее время, отработанное каждым работником. Без таких записей удовлетворительная система затрат невозможна.

Когда важность получения затрат на производство — знание того, сколько стоит произвести данное изделие — начала получать рассмотрение, были предприняты попытки систем для записи времени, затраченного работником на каждую работу. Поскольку другого метода не было доступно, записи сначала делались на карточках или листках самими работниками. Во всех существенных чертах та же система все еще широко используется; почти все системы затрат требуют, чтобы работник вел запись времени, отработанного на каждой работе.

Рис. 10. Ежедневная запись времени одного человека

11. Запись времени по рабочим заказам. Один метод ведения времени по отдельным работам заключается в том, чтобы делать запись на рабочем заказе. Когда работа назначается рабочему, ему выдается письменный заказ. Этот заказ, рис. 9, инструктирует его выполнить определенную работу и дает ему полномочия получить необходимый материал, при условии, что материал не выдается с заказом. Ему поручается сообщать свое время по заказу, а иногда сообщать использованный материал.

Эта форма может быть использована успешно только тогда, когда один человек выполняет всю работу. Она используется главным образом для ремонтных работ.

12. Ежедневная карточка времени. Один из методов получения записей производственного времени заключается в использовании ежедневных карточек времени. Каждый работник снабжается карточками, схожими по форме с рис. 10, на которых он должен записать свое время за целый день.

Рис. 11. Ежедневная карточка времени для машинных операций

Вверху карточка несет имя и номер работника, и дату. Ниже заголовка форма организована для записи номеров заказов, на которых он занят, описания выполненной работы (обычно название операции), времени начала и окончания, и общего времени, отработанного на каждой работе.

В некоторых видах операций, если необходимо получить точные данные о затратах, требуется вести учет производительности не только рабочего, но и станка. Форма для такого рода записи, охватывающая работу за день, показана на рис. 11. Эта форма включает номер станка и данные о количестве произведенных изделий. Такая запись используется для станочных операций, когда на одном станке обрабатывается большое количество однотипных деталей. Учет времени производится по завершении одного производственного заказа и начале следующего. Представленная форма предусматривает графы для расчета расценок и сумм, причем эти расчеты выполняются в отделе учета затрат.

Рис. 12. Купонная карточка учета времени за смену

Рис. 12 представляет собой карточку для регистрации дневных операций, организованную несколько иначе. Эта карточка состоит из серии перфорированных купонов, по одному на каждое задание, над которым работает сотрудник. Когда задание выполнено, делается запись, купон отрывается и сдается. В конце дня верхняя часть карточки со всеми неиспользованными купонами сдается.

Все эти формы для регистрации времени работы сотрудника в течение полного дня передаются мастеру, который сдает их в отдел учета затрат. Там карточки учета времени сверяются с данными часов, чтобы убедиться, что все время, за которое сотруднику выплачивается заработная плата, учтено. Затем записи времени по отдельным заданиям переносятся в ведомости учета затрат. Для последней цели купоны можно распределять по номерам заказов. Это позволяет удобно хранить все купоны учета времени до завершения задания, после чего суммы могут быть перенесены в ведомости учета затрат со значительной экономией труда в отделе учета затрат.

Существует одно серьезное возражение против любой формы карточки учета времени, предназначенной для дневной записи. Слишком многое зависит от точности и канцелярских навыков сотрудника. Обычный фабричный или цеховой рабочий не имеет опыта ведения записей. Он не осознает важности записей времени, которые от него ожидаются, и, естественно, становится небрежным. Зная, что от него требуется запись, он заполнит карточку на полное время, но распределение этого времени по отдельным заданиям будет неточным. Часто он ждет до конца дня и делает максимально точное предположение о времени, затраченном на каждое задание. Его неспособность вести точные записи объясняется не нежеланием, а отсутствием подготовки к такой работе.

Рис. 13. Карточка задания с графиком времени

Исключения, разумеется, встречаются, и в некоторых отраслях общий характер нанимаемых рабочих таков, что практически гарантирует разумное ведение записей. Однако, как правило, неразумно ожидать от фабричного рабочего ведения точных записей.

13. Карточки учета времени по заданиям. Метод учета времени, который является шагом вперед по сравнению с дневной карточкой учета времени, заключается в использовании отдельной карточки для каждого задания. При таком методе можно практически гарантировать точность записей и освободить сотрудника от значительной части канцелярской работы.

Для достижения удовлетворительных результатов необходимо применять эту систему несколько иначе, чем описанную для системы дневных карточек учета времени. Вместо выдачи карточек на весь день рабочему следует выдавать новую карточку с каждым новым заданием, над которым он работает, и не раньше, чем он завершит предыдущее задание. Время должно быть зафиксировано, а карточка сдана мастеру по завершении каждого задания.

В обязанности мастера входит обеспечение своих рабочих работой и постоянное наличие задания наготове. Рабочие, зная, что учет их времени по каждому заданию ведется и сверяется с данными часов, будут естественным образом настаивать на получении новой карточки задания при сдаче каждой старой. Если задание не готово, мастеру придется выдать карточку простоя или непроизводительного времени — условие, которого он будет стараться избегать, — поскольку все такое время становится прямым расходом, относимым на его отдел.

Рис. 14. Карточка задания с указанием названий операций

Чтобы освободить сотрудника от канцелярской работы, используется карточка, аналогичная по форме рис. 13, которая дает вполне удовлетворительные результаты. Особенностью этой карточки является предусмотренное место для получения записи времени. Под заголовком находится форма, представляющая время суток, где каждый час разделен на десятиминутные интервалы, а все время разделено на до- и послеполуденное.

Когда начинается новое задание, рабочий делает запись, отмечая время в соответствующей графе. По завершении задания он делает аналогичную отметку в графе, указывающей время окончания. Точное время вычисляется в отделе учета затрат. Для иллюстрации: предположим, задание начато в 7 часов утра и выполнено за 6,5 часов. Время будет отмечено в 7 часов утра и снова, если на обед отводится час, в 2:30 дня. Это фактически показывает 7,5 часов затраченного времени, но в отделе учета затрат обеденный час будет учтен, и вычисленное время будет верным.

Другая форма карточки задания, предназначенная для использования там, где задания требуют более одного дня, показана на рис. 14. В этой карточке предполагается, что время начала и окончания будет вноситься обычным способом, а название операции — отмечаться галочкой.

Рис. 15. Дневной регистратор времени для записей производственного времени, произведенный компанией International Time Recording Co.

14. Механические регистраторы времени. По тем же причинам, по которым они лучше всего подходят для ведения записей общего времени для целей начисления заработной платы, механические регистраторы времени лучше всего подходят для получения записей производственного времени. Независимо от того, лежит ли ответственность за ведение записи на рабочем или на клерке, всегда лучше, чтобы фактическая регистрация выполнялась автоматически, когда это возможно.

Хотя регистраторы времени, используемые для учета общего времени, также применяются для получения записей производственного времени, существуют определенные преимущества в использовании регистраторов несколько иных типов. Производители добились значительного прогресса и теперь поставляют машины, отвечающие всем требованиям.

Один из типов регистратора, предназначенный для записей производственного времени, показан на рис. 15. Этот комплект включает, помимо регистратора, стойку для предстоящих и начатых заданий, стойку для выполненных заданий и распределительную стойку. Первая стойка содержит карманы нужного размера для хранения карточек или билетов учета времени. Эти карманы пронумерованы в соответствии с номерами рабочих, причем для каждого рабочего предусмотрено два кармана: один для предстоящих заданий и один для начатых. Стойка для выполненных заданий разделена на отделения, имеющие номера рабочих, с прорезями, через которые вставляются карточки. Распределительная стойка разделена на отделения, пронумерованные для различных заданий.

Рис. 16. Индивидуальная карточка задания, используемая с дневным регистратором времени

Регистратор и стойки для карточек размещаются рядом со столом мастера, который должен находиться в центральной точке отдела. Мастер подготавливает карточки для различных сотрудников и помещает карточку для следующего задания в карман «предстоящие задания». Рабочий, приступая к работе, берет карточку для следующего задания, регистрирует время начала и помещает карточку в карман «начатые задания». Когда задание выполнено, он снова регистрирует время на той же карточке и помещает ее в отделение со своим номером в стойке «выполненные задания». Вечером, если у него есть незавершенное задание, он регистрирует время, так же как для выполненного задания, и либо сдает карточку мастеру, либо помещает ее в ящик, предназначенный для приостановленных заданий. Затем мастер выписывает новые карточки и помещает их в стойку «предстоящие задания», а приостановленная карточка помещается в стойку «выполненные задания».

Каждое утро все карточки предыдущего дня изымаются из стойки «выполненные задания», время, записанное на карточках каждого рабочего, вычисляется и сверяется с записью регистратора общего времени, а карточки распределяются по номерам заданий в распределительной стойке. Это позволяет сверить время выполнения задания со временем для начисления заработной платы и дает возможность оставлять карточки в распределительной стойке до тех пор, пока все задание не будет завершено. Затем карточки передаются в отдел учета затрат, и записи времени распределяются по ведомости учета затрат.

Рис. 17. Ведомость времени по заданиям, используемая с дневным регистратором времени

Одна из форм карточки, используемая с этим типом регистратора, показана на рис. 16. Одна карточка используется для каждого задания, над которым работает рабочий. Следует отметить, что время записывается в десятичных дробях. Вместо обычных 12 часов регистрирующий диск разделен на 24-часовые периоды или, при желании, на 23 часа, автоматически исключая обеденный час. 23-часовой диск печатает 12 в полдень и снова в час дня, 13 в два часа дня и т. д. Например, в 3:30 дня часы зафиксируют 14.50, что означает 14,5 часов. На представленной карточке запись показывает, что задание было начато в 8.08 и закончено в 11.40, при этом затраченное время составило 3.32 часа.

Рис. 18. Calculagraph, произведенный компанией Calculagraph Company

Часы аналогичного типа вмещают лист любого размера и позволяют делать столько отдельных записей времени на одном листе, сколько может потребоваться. На листе можно записывать время работы одного сотрудника за весь день и показывать точное время, затраченное на каждое задание. Или, в некоторых отраслях, карточка может быть создана для задания и организована так, чтобы суммировать время всех сотрудников, работающих над этим заданием. Рис. 17 показывает, как несколько таких ведомостей времени могут быть сброшюрованы вместе, образуя ежедневную ведомость времени и заработной платы для каждого сотрудника. Из этой ведомости время распределяется по ведомостям учета затрат.

Еще один тип регистратора времени, который предлагает определенные явные преимущества, показан на рис. 18. Эта машина используется для получения записи времени для каждого сотрудника по каждому отдельному заданию или операции.

Отличительной особенностью этой машины является то, что она регистрирует затраченное время. Когда рабочий приступает к работе над новым заданием, он помещает свою карточку в машину и, перемещая рычаг, регистрирует время начала. Когда задание выполнено, он снова помещает карточку в машину, на этот раз перемещая второй рычаг, и регистрирует точное время, которое он затратил на выполнение задания. Преимущество очевидно. При использовании обычного штампа времени, печатающего время начала и окончания, клерку необходимо мысленно вычислять затраченное время. С этой машиной затраченное время вычисляется и печатается механически, что экономит время клерков и исключает любую возможность канцелярских ошибок.

ОТДЕЛ МЕХАНИЧЕСКОГО ЧЕРЧЕНИЯ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ GREEN FUEL ECONOMIZER COMPANY, МАТТЕАВАН, ШТАТ НЬЮ-ЙОРК

Рис. 19 иллюстрирует форму записи, сделанной этой машиной. Запись показывает, что рабочий № 38 приступил к работе над заданием № 530 в 9:45 утра, что он был занят на этом задании 2,8 часа и что операцией была фрезеровка.

Рис. 19. Запись времени, сделанная Calculagraph

Машина настроена на регистрацию либо часов и минут, либо часов и десятых долей часа. Для целей учета затрат предпочтительнее последнее, по той причине, что гораздо легче рассчитывать время по заданной ставке в десятых долях.

Форма карточки без записи показана на рис. 20. Карточка может быть любого желаемого размера, единственным требованием является наличие пустого места для записи времени в верхнем левом углу.

Как и в случае с другими регистраторами, одна из этих машин должна быть расположена в центральной точке каждого отдела. Целесообразно предусмотреть стойку для карточек с отделениями, имеющими номера сотрудников, и помещать карточки для предстоящих заданий в эти отделения. Карточки за день сначала сортируются по номерам сотрудников для сверки с записью часов, а затем по номерам заданий для использования отделом учета затрат.

Рис. 20. Карточка учета времени, используемая с Calculagraph

Еще один регистратор затраченного времени, который появился на рынке после того, как вышеуказанный был набран, но до того, как эта книга была сдана в печать, показан на рис. 21, а форма записи показана на рис. 22.

Устройство работает от электричества, импульсы подаются от мастер-часов. Они могут быть расположены в любом месте здания, предпочтительно в офисе, так как на них будет меньше влиять вибрация и пыль. К мастер-часам также прикреплен 24-часовой диск исключения или отключения, описанный ниже. Эти часы передают электрические импульсы каждую минуту по всему зданию к различным механизмам учета затраченного времени. Таким образом, все машины показывают абсолютно одинаковое время, и карточки могут быть зарегистрированы на одной машине, а закрыты на любой другой, при этом будут получены верные результаты.

Рис. 21. Регистратор затраченного времени с мастер-часами. Произведен компанией International Time Recording Co.

Механизм имеет размер около девяти дюймов в квадрате и заключен в пыленепроницаемый железный корпус. Его можно разместить на верстаке, на пьедестале или утопить заподлицо с поверхностью верстака или стола. Плоская крышка имеет два отверстия или прорези для вставки карточек. Одно отверстие помечено «вход» для первой записи задания, другое — «выход» для регистрации завершения задания. В крышке также есть отверстие, через которое можно видеть серию индикаторных дисков, показывающих точное время суток. Имеется только одна рукоятка для управления, поэтому у оператора не может возникнуть путаницы относительно того, какую рукоятку тянуть.

Рис. 22. Карточка учета времени, используемая с регистратором затраченного времени International

Карточки, используемые в машине, могут быть любой желаемой длины, но только одной ширины — 4,25 дюйма. При регистрации входа карточка помещается в переднюю или стартовую прорезь, и рычаг переводится. Это печатает время начала в верхней части карточки в поле слева. В то же время в карточке пробиваются четыре маленьких отверстия, которые индивидуализируют запись. После завершения задания карточка помещается в заднюю или стопорную прорезь, рычаг переводится еще раз, и время окончания и фактическое затраченное время печатаются на карточке одним движением рукоятки, что позволяет любому сравнить две записи и доказать точность машины для каждой записи.

Одной из характерных особенностей, связанных с этим устройством, является его способность вычислять только фактическое время работы на фабрике, независимо от времени регистрации. То есть, на фабрике, работающей десять часов в день с семи до двенадцати и с часа до шести, затраченное время будет вычисляться только в течение этих часов. Любые регистрации, сделанные до семи часов, не начнут отсчитывать затраченное время до этого часа, а вычисление затраченного времени автоматически останавливается в полдень, возобновляется ровно в час дня и продолжается до времени окончания работы вечером, когда оно снова автоматически останавливается. Часовой механизм, однако, не останавливается, а всегда показывает правильное время, точно так же, как мастер-часы, и совершенно не зависит от исключения нерабочих часов при расчете затраченного времени. Машину также можно настроить на регистрацию сверхурочных работ в ночное время, если это необходимо.

В случае, если работа над данным заданием не завершена в день ее начала, нет необходимости отмечаться на машине учета затраченного времени до завершения задания, так как машина вычисляет до 100 часов. Задание, начатое в понедельник и выполняемое в течение недели до вечера субботы, когда оно завершается, может быть зарегистрировано на одной карточке или даже на более длительный период до 100 часов.

Диск исключения или отключения, упомянутый как часть мастер-часов, отвечает за эту замечательную работу. Диск совершает один оборот за двадцать четыре часа и градуирован на пятнадцатиминутные деления с целью установки прерывателей цепи. Прерыватели цепи — это кусочки твердой резины, которые закреплены вокруг обода диска и могут перемещаться по желанию хранителя аппарата простым ослаблением установочного винта. Эти блоки устанавливаются на время начала и окончания, и когда они проходят мимо прерывателей цепи, электрическая цепь размыкается, и вычислительное устройство запускается или останавливается, в зависимости от ситуации.

15. Кумулятивные записи времени. На некоторых фабриках и в мастерских работа носит такой характер, что экономия достигается, если производственный заказ и запись времени сопровождают задание через все операции. Например, чулочно-носочные изделия проходят через фабрику дюжинами; на обувной фабрике партия обуви держится вместе до завершения каждой операции; на шорной фабрике уздечка проходит через все операции по одному производственному заказу; в механическом цехе одна или несколько черновых отливок могут пройти через несколько операций в процессе превращения их в готовые детали.

Рис. 23. Карточка учета времени Calculagraph с купонами

Когда существуют такие условия, практично прикрепить карточку учета времени к работе и суммировать время всех сотрудников для всего задания. В то же время получаются индивидуальные записи времени.

Форма для использования с механическим регистратором времени, рис. 18, показана на рис. 23. Эта форма состоит из обычного производственного заказа, к которому прикреплена серия купонов, перфорированных для легкого удаления. Каждый купон имеет нужный размер для размещения записи времени, а также сведений о номере заказа, номере операции, номере рабочего и количестве изделий.

Рис. 24. Кумулятивная карточка задания

Рис. 25. Бирка операций, используемая на фабрике нижнего белья

Рабочий, выполняющий первую операцию, вводит свой номер и регистрирует время начала на первом купоне. Когда операция завершена, затраченное время регистрируется, купон отрывается, и задание передается следующему оператору. Если операция не завершена к концу дня, делается запись времени, и следующий купон используется тем же оператором.

Каждый день все оторванные купоны отправляются в отдел учета затрат, где они служат нескольким целям. Сначала они сортируются по номерам сотрудников для сравнения времени, указанного в отчетах, с записью часов; затем сортируются по номерам заданий для получения записей времени для каждого задания. Из купонов получается вся необходимая информация для учета заданий в процессе, показывающая, где именно находится каждое задание в любой момент времени.

Другая форма для кумулятивной, а также индивидуальной записи времени показана на рис. 24. Эта карточка предназначена для использования там, где не предусмотрены регистраторы времени. Каждый сотрудник регистрирует свое время, и, когда последняя операция завершена, карточка поступает в отдел учета затрат. При желании эта карточка может быть изготовлена с отрывными купонами для различных операций.

ЗАПИСИ СДЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

16. Там, где действуют сдельные или премиальные системы оплаты труда, необходимо иметь точные записи о производстве, поскольку оплата труда рабочего определяется количеством единиц продукции. Уже было сказано, что для получения точной стоимости единицы продукции необходимо вести записи времени при сдельной работе. Однако не является абсолютно необходимым, чтобы время регистрировалось для каждого отдельного задания или единицы продукции. Необходимым требованием является то, чтобы записи о производстве велись таким образом, чтобы их можно было проверить по времени — чтобы можно было получить время, требуемое для заданного количества единиц продукции, или чтобы можно было точно знать количество единиц продукции за определенное время.

Рис. 26. Еженедельные записи времени для сдельщиков

Рис. 27. Производственная запись бригады сдельщиков

Сдельные расценки применяются ко многим различным классам работ, каждая из которых требует несколько иной системы записей. Одной из отраслей, в которой широко используются сдельные расценки, является производство одежды различных классов. В этой отрасли каждое изделие или партия изделий проходит через несколько операций, каждая из которых выполняется разным оператором. Поскольку практически все операции основаны на сдельной оплате, необходимо получить запись имени или номера каждого оператора.

Рис. 28. Индивидуальная карточка записи времени, используемая с Calculagraph

Рис. 29. Ежедневная запись сдельной работы

Форма для записи операций на фабрике нижнего белья показана на рис. 25. Она выполнена в виде отгрузочной бирки с указанием деталей заказа в верхней части, за которыми следует список операций. Как только товары раскроены, они связываются в пачки по дюжине изделий. Затем прикрепляется бирка, имена или номера закройщиков вносятся в строки напротив их операций, и пачка доставляется в складское помещение, расположенное удобно по отношению к машинам.

Рис. 30. Запись незавершенной сдельной работы

Рис. 31. Производственная запись для определения сдельных расценок

На фабрике, где действует эта конкретная система, каждый оператор доставляет свою работу в складское помещение и получает новую работу по мере необходимости — всегда записывая свое имя на бирке. Когда работа получена в складском помещении, клерк записывает последнюю операцию на карточке учета времени оператора, рис. 26. Одна из этих карточек используется для каждого оператора и вмещает запись работы за всю неделю. В колонке слева предусмотрено место для записи вида работы, а запись количества дюжин, выполненных каждый день, показана в соответствующих ежедневных колонках. В конце недели, когда были сделаны расчеты, эта карточка показывает сумму причитающейся заработной платы, различные виды выполненной работы и количество готовых изделий. В связи с этим ведется обычная запись общего времени по часам, и сравнение сдельной работы и записей часов покажет, поддерживает ли оператор стандартное время по различным классам работ.

Рис. 32. Ведомость для записи общего времени

При производстве определенных классов банок некоторые операции оплачиваются по сдельной расценке; но оплата производится на основе выработки бригады. Операция закатки жестяных крышек на определенные банки требует закатчика и нескольких помощников, последние подготавливают банки для операции. Для этой операции оплата всех членов бригады основана на количестве готовых банок; то есть, если количество, выполненное бригадой, состоящей из одного закатчика и четырех помощников, составляет 2000, закатчик получит оплату за это количество, в то время как помощникам будет заплачено за 500 каждому. Форма, используемая для записи производства по этой операции, показана на рис. 27. Это сводная запись, индивидуальные записи времени делаются механически на карточке, рис. 28.

Рис. 33. Комбинированная запись сдельной работы и времени для целей начисления заработной платы

На вышеупомянутой операции скорость помощников ограничена скоростью машины, но если работу могут выполнять три помощника вместо четырех, оплата каждого из них соответственно увеличится. В операциях, выполняемых бригадами, нет ничего, что ограничивало бы производство. Результат заключается в том, что каждый член бригады обязан поддерживать темп, заданный самым быстрым членом, что снижает стоимость производства и позволяет всем членам бригады зарабатывать более высокую среднюю заработную плату.

Форма записи сдельной работы, используемая на фабрике, где сотрудники должны сами вести учет своего времени, показана на рис. 29. Этот билет заполняется сотрудником, утверждается мастером после проверки работы и направляется в отдел учета затрат. Вся незавершенная сдельная работа отражается в форме, показанной на рис. 30. Этот отчет позволяет отделу учета затрат определить фактическое время всех сдельных операций.

Прежде чем можно будет установить сдельные расценки для новой работы, необходимо определить среднее время, требуемое для различных операций. Это требует очень точной записи производства сотрудников, работающих на дневных ставках, и запись должна представлять среднюю скорость производства всех сотрудников, а не скорость, поддерживаемую немногими наиболее квалифицированными. Форма, используемая на одной фабрике для такой записи, показана на рис. 31. Когда начинается новая работа, одна из этих карточек заполняется для каждого сотрудника, назначенного на эту работу, и ведется запись каждой операции. Когда записи велись в течение достаточного времени для получения среднего значения, записи всех сотрудников по одной и той же операции объединяются, и на основе полученного таким образом среднего значения устанавливаются сдельные расценки.

ВЫПЛАТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СОТРУДНИКАМ

17. Записи времени всех сотрудников, независимо от того, как они ведутся, должны быть собраны для целей составления ведомости заработной платы. Специальные формы ведомостей времени или записей заработной платы разработаны для удовлетворения требований различных классов бизнеса. Несколько таких форм показаны в других статьях этой серии; другие проиллюстрированы здесь.

Обычная форма ведомости времени показана на рис. 32. Имена сгруппированы в этой ведомости по отделам, и напротив имени каждого человека стоит его номер. Ежедневные записи времени ведутся в течение одной недели, затем суммируются, и сумма заработной платы проставляется в последней колонке.

Рис. 33 показывает форму ведомости времени, предназначенную для табуляции как записи часов, так и времени выполнения задания. Объединение записей общего времени (как показано часами) и записей производственного времени (как показано карточками времени задания) имеет очень большое значение в связи с любой системой учета затрат. Одно должно сверяться с другим, ибо если все время, за которое сотруднику выплачивается заработная плата, не учтено в записях затрат, цифры затрат будут неверными.

Если две записи не совпадают, даже если сотруднику выплачивается заработная плата за время, показанное его записью часов, расхождение должно быть скорректировано. Теоретически каждая минута времени человека должна быть учтена его карточками времени, и, когда условия позволяют, ему следует платить только за время, учтенное таким образом. Однако это правило не должно применяться настолько жестко, чтобы поощрять человека в приписках времени к отдельным заданиям для согласования общего итога за день с его записью часов; гораздо лучше иметь несколько неучтенных минут. Когда мастер не может подготовить работу, он должен выдать рабочему карточку простоя или косвенного труда, но человеку следует внушить, что точные записи его времени по каждому заданию ведутся и что все потерянное время должно быть либо отражено на карточке косвенного труда, либо оставлено неучтенным.

Стоимость времени, показанная на карточках косвенного труда, и всего неучтенного времени должна быть отнесена на счет отдела под каким-либо заголовком, например «Отход производства», но никогда не на конкретные задания, над которыми работал человек. Время, потраченное впустую между заданиями или из-за поломки или другого необычного случая, не влияет на законное время, в течение которого должно быть выполнено конкретное задание. Это скорее законный расход на эффективность отдела, и совокупность всех таких расходов на неэффективность должна применяться как дополнительное бремя ко всем заданиям в отделе в течение месяца.

Затраты, полученные после добавления этого бремени неэффективности, могут считаться фактическими затратами за месяц, но не могут безопасно использоваться в качестве стандартных. Стандартные затраты — это затраты, полученные при идеальных условиях — когда отдел, цех или завод работает полное время на полную мощность; когда все время каждого сотрудника учтено его карточками времени заданий; когда нет потраченного впустую времени или необычных расходов. Хотя стандартные затраты могут быть не достигнуты — вероятно, никогда не будут — это должно быть целью, к достижению которой менеджеры, инженеры, управляющие, мастера и рабочие должны постоянно стремиться. Поэтому, в качестве записи, чтобы показать, какие препятствия должны быть преодолены до достижения идеала, бремя неэффективности должно быть добавлено как отдельный пункт после того, как все другие пункты затрат были вычислены.

В качестве примера влияния применения этого принципа учета эффективности при расчете затрат мы рассмотрим воображаемый случай. Мы предположим, что в определенном месяце ведомость заработной платы за прямой или производительный труд в нашем цехе составляет 4000 долларов; что произведено 40 готовых машин — идентичных во всех отношениях; что каждая минута времени каждого производительного сотрудника учтена его карточками производительных заданий. Это дает стоимость труда в 100 долларов за машину. В течение следующего месяца те же люди заняты при тех же затратах — 4000 долларов — но из-за необычной поломки 2,5% времени этих людей потрачено впустую; они простаивают, пока поломка устраняется, и произведено только 39 машин.

Если выплаченная заработная плата в 4000 долларов отнесена на прямой или производительный труд, это дает стоимость 102,56 доллара за каждую — увеличение стоимости без чего-либо в цифрах, что показывало бы причину. Если, однако, расход на неэффективность в 100 долларов (2,5% от 4000 долларов) или 2,56 доллара за машину добавлен как отдельный пункт, сразу видно, что здесь есть необычный пункт расходов. Сумма (2,56 доллара за машину) включена в окончательные затраты, но в нужном месте; нет причин для путаницы из-за кажущегося, но не реального увеличения стоимости производительного труда. Если стоимость в 100 долларов за машину, полученная в течение предыдущего месяца, является стандартной для производительного труда, она все еще остается достижимым стандартом; факт необычного расхода никоим образом не повлиял на законную стоимость производительного труда.

Еще одно большое преимущество представления статистики стоимости труда таким образом заключается в том, что неэффективность показана в понятной форме. Тот факт, что косвенный труд увеличен, скажем, на 2%, может не вызвать никаких комментариев; но если показан расход на неэффективность даже в 1%, это требует немедленного расследования.

Установление стандартных или эффективных затрат на труд означает заранее определенные затраты. Это радикальный отход от устоявшегося обычая; на первый взгляд, вопреки признанной бухгалтерской практике; в результатах, удивительно эффективный. Определение стандартов для людей, материалов и машин — это функция инженера; запись фактов — фактических затрат — это функция контролера или бухгалтера. Они должны работать вместе. Правильно подготовленные счета, показывающие фактические затраты с выделенными пунктами, которые их составляют, показывают инженеру, насколько далеко от возможных стандартов работает завод — степень неэффективности.

Рис. 34. Карточка записи для соискателей на трудоустройство

ЗАПИСИ О СОТРУДНИКАХ

18. В связи с различными записями времени, предназначенными для регистрации часов службы и единиц производства, должна существовать личная запись сотрудников; и чем более интимно личной она может быть сделана, тем более ценной станет запись.

ВИД СВЕРХУ НА ЗАВОД КОМПАНИИ STUDEBAKER BROS. MANUFACTURING CO., САУТ-БЕНД, ШТАТ ИНДИАНА

Наполеон, как утверждалось, мог назвать по имени каждого человека в своих армиях, но, какой бы большой ценности ни придавалось такому подвигу памяти, менеджер современной крупной бизнес-организации, который может назвать по имени каждого из своих сотрудников, является исключением.

Рис. 35. Карточка для записи соискателей

Рис. 36. Карточка для записи сотрудников

Не обязательно, чтобы он это делал, ибо, поскольку бизнес сейчас специализирован и разделен на отделы, ему нужно знать только результаты труда этих сотрудников. Под этим не подразумевается, что он не должен интересоваться личностью своей организации; напротив, он должен быть очень заинтересован, но он может быть избавлен от необходимости обременять свой ум деталями с помощью простых записей.

Где-то в офисе должна быть настолько полная личная запись каждого сотрудника, насколько это возможно получить. Эта запись должна включать соискателей, сотрудников и бывших сотрудников, и обязанностью какого-либо лица или отдела должно быть ведение этой записи. В небольших учреждениях записи сотрудников должны находиться в ведении главного бухгалтера, офис-менеджера или управляющего; в более крупных учреждениях эти записи будет вести отдел кадров.

Рис. 37. Карточка, показывающая полную запись сотрудника

19. Карточка заявления. Рис. 34 показывает простую форму карточки заявления, которая заполняется для каждого соискателя, который не принят на работу немедленно, но чье заявление получает благоприятное рассмотрение. Эта карточка озаглавлена названием должности, на которую подается заявление, или профессией соискателя. Далее следует имя и адрес, а также такая информация о соискателе, которая может считаться представляющей особую ценность.

Эти карточки хранятся в обычном ящике картотеки и индексируются по профессии или должности, на которую подано заявление. Индексные карточки озаглавлены названиями используемых профессий, отделов или другими обозначениями, которые могут быть наиболее подходящими для бизнеса. Например, один индекс может быть озаглавлен «Машинисты». За этим индексом карточки всех соискателей на должности машинистов будут храниться в алфавитном порядке.

Форма карточки заявления, которая предусматривает более подробную информацию по определенным направлениям, показана на рис. 35. Хотя эта карточка озаглавлена именем сотрудника, она хранится по профессии, как описано для рис. 34.

Ценность этих записей заявлений очевидна. Когда нужен человек, обращение к этой картотеке покажет, кто подавал заявление, и поможет быстро найти человека.

20. Карточка сотрудника. Одна форма карточки сотрудника проиллюстрирована рис. 36. Эта карточка заводится, как только человек нанят. В заголовке карточки указано имя сотрудника, отдел, к которому он приписан, и его номер по часам. Далее следует адрес и другая важная информация. Также предусмотрено место для записи изменений в заработной плате, включая как даты, так и ставки. В нижней части карточки оставлено место для заметок о послужном списке сотрудника, которые можно продолжить на обороте карточки. Последняя запись на этой карточке — дата, когда сотрудник увольняется или уволен, с указанием причин.