«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 2»

Материалы и снабжение. Инвентаризация материалов и снабжения включает все материалы, которые идут на изготовление товаров, и все снабжение, необходимое для работы завода.

При записи этой инвентаризации снабжение и материалы должны храниться отдельно, и каждый из них должен быть тщательно классифицирован. Один лист должен показывать только один специальный класс; то есть, если одна из позиций — это скобяные изделия, на том же листе не должно быть включено ничего, кроме инвентаризации скобяных изделий. Эта форма, показанная на рис. 19, дает описание, цель, для которой используется материал, количество на складе, единицу измерения, стоимость единицы и общую стоимость.

Детали и готовые запасы. Этот раздел предназначен для включения всех готовых деталей на заводе, производящем детали, которые позже будут собраны в комплектные машины, а также любых готовых запасов или полуготовых деталей. Под последним заголовком будут идти такие позиции, как отливки, которые делаются заранее, чтобы использоваться по мере необходимости. Эта инвентаризация записывается на форме, показанной на рис. 20, с указанием описания, для чего используется, номера детали, количества, единицы измерения, стоимости единицы и общей стоимости.

Незавершенное производство. Под заголовком незавершенного производства включаются все частично завершенные заказы на заводе на момент инвентаризации. Если велась эффективная система учета затрат, не составит труда прийти к точным затратам на все такие материалы. Без системы учета затрат необходимо проявлять крайнюю осторожность при оценке стоимости материалов и труда на текущий момент.

Одним из самых важных элементов информации в этой инвентаризации является последняя операция, что означает последнюю завершенную операцию. Необходимо иметь эту информацию, прежде чем мы сможем вычислить фактическую стоимость. Форма для этой инвентаризации, рис. 21, включает описание, название последней операции, стоимость материала, стоимость труда, процент и сумму накладных расходов и общую стоимость.

Готовая продукция. Инвентаризация готовой продукции включает все товары, завершенные и готовые к рынку. В торговом бизнесе это включало бы обычный товарный запас. Рис. 22 показывает форму для инвентаризации готовой продукции, которая с небольшими изменениями подошла бы для запасов в торговом бизнесе. Форма показывает номер заказа (означающий номер производственного заказа, по которому были изготовлены товары), описание, количество, стоимость материалов и труда, накладные расходы и общую стоимость.

Когда эти инвентаризации завершены и сделаны расчеты, будет видно, что обеспечена полная запись стоимости всего физического имущества. На основе этих записей счета главной книги должны быть скорректированы так, чтобы все записи соответствовали друг другу. Записи также предоставляют необходимую информацию, из которой можно составить складской учет, необходимый при установке системы.

Эти инвентаризационные листы могут быть подшиты либо в ящики вертикального регистратора, либо в переплет с отрывными листами, хотя последний предпочтительнее. Листы для каждого класса должны храниться отдельно и классифицироваться, как объяснено выше. Индекс может быть алфавитным, или могут использоваться пустые индексы, на которых написаны названия классов. Листы в каждом классе должны быть пронумерованы последовательно и храниться в числовой последовательности.

УГОЛОК В ГЛАВНЫХ ОФИСАХ DOBIE FOUNDRY & MACHINE CO., НИАГАРА-ФОЛС, ШТАТ НЬЮ-ЙОРК.

СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ — ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ

19. Хотя складской отдел является первым необходимым условием в работе системы учета затрат, производители иногда колеблются, устанавливать ли такой отдел из-за расходов. Не учитывая его ценные особенности, утверждается, что работа этого отдела влечет за собой большие расходы, чем оправдано результатами. Но такие утверждения не подтверждаются опытом производителей, которые проверили эффективность отдела. Там, где обнаруживаются результаты, которые, по-видимому, подтверждают это утверждение, расследование неизменно выявляет ошибочную установку или ошибочную работу, или и то, и другое.

В противовес этому утверждению, опыт многих производителей показывает, что складской отдел — это реальный способ экономии денег. Если должна поддерживаться хоть сколько-нибудь эффективная система учета затрат, складской отдел является абсолютной необходимостью; но даже если нет системы учета затрат, складской отдел можно сделать прибыльным. Адекватная система записей в хорошо организованном складском отделе будет показывать в любое время точное состояние запасов, и одно это должно оправдать содержание такого отдела. Медленно движущиеся запасы указываются, чтобы можно было приложить большие усилия для их реализации; если запас заканчивается, записи дают предупреждение до того, как будет достигнута опасная точка. Все это в равной степени относится как к торговому бизнесу, так и к производственному предприятию. Показывая объем запасов в наличии, указывая на их движение, система складского учета предотвращает накопление неликвидных запасов, но позволяет поддерживать активные запасы в минимальном объеме, совместимом с безопасностью, и тем самым экономит деньги, сохраняя инвестиции на минимально возможном уровне.

Удивительные результаты в экономии денег с помощью систем складского учета были показаны некоторыми производителями. В одном случае, который попал в поле зрения автора, было сделано сокращение более чем на 10 000 долларов в средних инвестициях. Определенный производитель машин, у которого была неадекватная складская система, обнаружил, что его запас материалов в среднем составлял 30 000 долларов, в то время как бизнес требовал запаса не более 20 000 долларов. Он нанял компетентного человека для установки и управления системой, платил ему щедрую зарплату и через год обнаружил, что его запас в среднем составлял менее 20 000 долларов. Более того, запас был чистым — в нем не было ничего, что не было бы нужно — был хорошо организован и во всех отношениях находился в более удовлетворительном состоянии, чем раньше. Это означало экономию доходов в 10 000 долларов, и, используя их для расширения своего бизнеса, деньги стоили ему 20%.

УСТАНОВКА СКЛАДСКОЙ СИСТЕМЫ

20. Когда инвентаризация завершена, следующим важным шагом в организации складского отдела является обеспечение необходимых мест хранения для всех материалов и снабжения и контроль за тем, чтобы они были надлежащим образом складированы.

Вопрос о том, что является надлежащим местом хранения, — это вопрос, который должен быть проработан в соответствии с условиями, найденными в индивидуальном учреждении. В общем говоря, в производственном бизнесе материалы должны быть расположены как можно ближе к отделам, в которых они будут использоваться. На крупном заводе обычно необходимо иметь несколько складских помещений, чтобы разместить различные классы материалов и чтобы они могли быть расположены удобно. Вопрос надлежащего хранения является жизненно важным в каждом бизнесе, и особенно на производственном заводе. Идеальные условия невозможно получить на всех заводах, но первым соображением должно быть наличие определенного места хранения для каждого класса материала и всегда хранить материал в этом специальном месте. Зайдите на завод, не имеющий четко определенной системы хранения, и вы обнаружите, что рабочие тратят больше времени на поиск необходимых материалов, чем потребовалось бы, чтобы отнести тот же материал на склад и забрать его по мере необходимости. В торговых предприятиях необходимость систематического хранения запасов давно признана. Оптовые дома имеют свои запасы, организованные по отделам и хранящиеся на разных этажах склада, со специальными людьми, отвечающими за хранение запасов. Розничный торговец, независимо от того, управляет ли он универмагом или занимается исключительно одним классом товаров, имеет свои товары, организованные по отделам. Но на слишком многих производственных заводах вопрос хранения сырья и снабжения получил мало внимания. Производитель вложит доллары в сырье и не будет вести его учет; однако тот же человек счел бы нелепым предложение, что он не должен вести учет наличных денег. На самом деле, материал должен быть так же хорошо защищен и так же строго учтен, как и наличные деньги. Каждый доллар стоимости материала должен рассматриваться в том же свете, что и доллар в золоте.

Следующим по важности после расположения складских помещений является вопрос хранения самого материала. Складские помещения должны быть оборудованы такими ящиками, стеллажами, полками, коробками и шкафами, которые могут потребоваться для надлежащего ухода за материалом. При хранении материала следует учитывать вопрос его размера и веса, а также частоту, с которой он будет нужен. Чрезвычайно тяжелые предметы не должны храниться на полу, а должны быть подняты примерно на высоту грузовика, что экономит труд как при разгрузке, так и при погрузке. Материал, который постоянно запрашивается, должен храниться на полках, которые находятся в пределах легкой досягаемости. Верхние полки и труднодоступные углы можно зарезервировать для предметов, которые редко запрашиваются. Насколько это возможно, все предметы одного класса должны храниться в одной секции складского помещения. Прежде всего, данный предмет всегда должен храниться в одном и том же месте. В некоторых складских помещениях нередко можно найти, спрятанные в каком-нибудь темном углу, предметы, которых не должно быть на складе, и все потому, что не было предусмотрено определенного места хранения. Система записей может иметь мало ценности, если предметы не находятся в отведенных для них секциях.

Все это лишь подчеркивает важность того, чтобы складское помещение и складская система находились под исключительным контролем одного человека. Никому не должно быть позволено вмешиваться в работу главного кладовщика. Если есть какая-либо причина для критики, она должна быть доведена до его начальника. Предложения от мастеров и других лиц, которые обязаны пользоваться складским помещением, должны, и, вероятно, будут, приветствоваться средним кладовщиком, но ни один мастер не должен давать указания одному из своих людей поместить материал в складское помещение, кроме как по указанию его руководителя.

Помимо самого складского помещения, кладовщик будет отвечать за материал, хранящийся вне завода. Пиломатериалы, топливо и тяжелые отливки — это примеры материалов, подпадающих под этот заголовок. Тем не менее, его записи должны включать все эти материалы, и он должен осуществлять общее руководство их хранением, чтобы он мог более легко определить или более точно оценить количества на складе.

21. Приемка. В организации складского отдела необходимо предусмотреть запись о получении всех материалов и снабжения. Система должна быть построена таким образом, чтобы она не только обеспечивала запись всех товаров, поступающих в учреждение, но и предотвращала принятие товаров, которые не должны быть получены.

Поэтому вся приемка должна находиться под руководством одного человека. На более крупных промышленных предприятиях нанимается кладовщик по приемке, в чьи обязанности входит прием и расписка за все товары, поступающие в учреждение, и доставка их на склад или в отдел, в котором они будут использоваться. Кладовщик по хранению может в небольшом предприятии выполнять все функции кладовщика по приемке.

Когда товары поступают, кладовщик по приемке обращается к своему файлу копий заказов на покупку, чтобы узнать, были ли заказаны товары. Следует помнить, что для этих заказов был рекомендован алфавитный файл, которые должны быть подшиты под именем отправителя. Причина этого в том, что упаковка не всегда показывает характер своего содержимого, в то время как имя отправителя почти всегда указано где-то на упаковке или на транспортной бирке.

Товары не должны приниматься кладовщиком по приемке, если у него нет заказа. Делать это чревато неприятностями. В качестве иллюстрации мы предположим, что предприятие заключило контракт на материал, поставки по которому должны осуществляться через установленные промежутки времени. Первая полученная партия показывает, что материал не соответствует спецификациям, и контракт аннулируется. В ожидании урегулирования кладовщику по приемке дается указание не принимать больше материалов по контракту. Если он это сделает, предприятие, скорее всего, будет обязано заплатить за него, и это может даже повлиять на весь контракт.

Еще один класс поставок, за которым необходимо внимательно следить, — это возврат товаров клиентами предприятия. В некоторых видах бизнеса этот вопрос не важен; в других необходимо проявлять большую осторожность, чтобы обеспечить надлежащий кредит. В производственном или торговом бизнесе, отличном от розничного, клиент обычно уведомляет фирму о том, что он возвращает товары. Когда такое уведомление получено, кладовщику по приемке должны быть даны инструкции, принимать их или отказываться.

Один вид бизнеса, в котором прием возвращенных товаров должен обрабатываться с особой осторожностью, — это бизнес с рассрочкой платежа. Большинство контрактов с рассрочкой платежа закрепляют право собственности на товары за продавцом до тех пор, пока не будут произведены все платежи. Чтобы избежать оплаты, клиент может вернуть товары без уведомления. Принятие продавцом аннулирует контракт немедленно. Поэтому безопасное правило, которому следует следовать, — не принимать возвращенные товары, пока не будет получено разрешение от уполномоченного лица.

Накладная на приемку, рис. 13, стр. 16, должна быть заполнена кладовщиком по приемке. Один экземпляр пойдет агенту по закупкам, а другой — кладовщику по хранению. На основе этих отчетов кладовщик по хранению делает свою запись о полученном материале. В некоторых случаях материал, заказанный для использования конкретным отделом, должен быть отправлен непосредственно в отдел, а не на склад. Должен быть составлен третий экземпляр отчета, который будет отправлен в отдел, откуда он пойдет кладовщику по хранению, должным образом расписанный.

22. Выдачи. Кладовщик по хранению, находясь на хранении всех запасов, отвечает не только за их безопасное хранение, но и за выдачи. Он должен быть в состоянии показать, какие запасы были выданы, кому и для какой цели.

Существует только один метод, который обеспечит точную запись выдач, и это — не выдавать товары без письменного заказа или заявки, подписанной лицом, имеющим полномочия разрешать изъятия.

Каждый отдел или цех должен быть обеспечен заявками на склад, пронумерованными последовательно с номером или буквой отдела; то есть заявка из одного цеха может быть пронумерована B 100, другая C 100. Эти заявки должны составляться в двух или трех экземплярах. Когда используется форма в двух экземплярах, оригинал отправляется кладовщику по хранению, а дубликат остается у мастера. Когда кладовщик по хранению завершил свои записи, а мастер получил материал, оба экземпляра должны быть отправлены в отдел учета затрат. Один экземпляр служит проверкой другого, что делает невозможным для кладовщика по хранению или мастера сделать ложные возвраты. Чтобы облегчить идентификацию, два бланка должны быть напечатаны на бумаге контрастных цветов. В отделе учета затрат один экземпляр должен быть подшит в соответствии с отделом, в котором возникла заявка, сохраняя номера последовательными, а другой — под номером производственного или рабочего заказа. По завершении заказа последний экземпляр можно уничтожить, так как он больше не понадобится. Ведомственные копии также могут быть уничтожены, скажем, по истечении трехмесячного периода.

Иногда будет целесообразно, чтобы кладовщик по хранению сохранял копию заявки, и в этом случае будет использоваться форма в трех экземплярах, причем два экземпляра будут отправлены ему. Он будет подшивать свою копию по номерам производственных заказов, если это касается материала, или по ведомственным номерам, если это касается снабжения.

Все заявки должны предусматривать запись цен и стоимостей, которые должны быть внесены в отделе учета затрат. Если это опущено, счетоводу по учету затрат необходимо будет вводить позиции и рассчитывать стоимость на другом бланке; когда это включено, он может разносить стоимости непосредственно из заявки в постоянные записи учета затрат. На заявке также должно быть предусмотрено место для подписи того, кто получает материал.

Рис. 23. Заявка на материал, который будет использоваться для производственного заказа

Форма заявки, адаптированная для использования средним производственным предприятием, показана на рис. 23. Эта форма показывает номер отдела, дату, номер производственного заказа, количество, описание, стоимость и ценность. Внизу предусмотрена необходимая форма расписки. Обычно эта форма будет признана адекватной как для материалов, так и для снабжения. При использовании для снабжения цель, для которой они предназначены, должна быть вставлена вместо номера производственного заказа. Специальные формы для снабжения и ремонтного материала используются на некоторых заводах. Они должны отличаться по цвету от заявок на материалы. Форма такого характера проиллюстрирована на рис. 24.

СКЛАДСКИЕ ЗАПИСИ

23. Установка системы складского учета требует проявления суждения высочайшего порядка, так как запись материалов и снабжения имеет не меньшее значение, чем запись наличных денег. Как уже было сказано, материал должен учитываться с той же верностью, что и наличные деньги; доллар стоимости материала должен рассматриваться как доллар в золоте.

Система складского учета должна быть неотъемлемой частью системы бухгалтерского учета бизнеса; она должна проверяться так же тщательно, как и любой счет в главной книге. Только сделав складской учет частью системы бухгалтерского учета, можно успешно управлять им.

Рис. 24. Специальная ведомственная заявка на материал

Складские записи могут быть разделены на два класса — один, записывающий как количества, так и стоимости, и один, записывающий только количества. Часто оба класса используются в одном учреждении. На складе поддерживается система, которая записывает количества без цен; в отделе учета затрат может вестись запись стоимостей и количеств.

Записи, ведущиеся на складе, в первую очередь предназначены для показа количеств в наличии, или, скорее, количеств, которые должны быть в наличии. Иногда эти записи показывают цены, но, по-видимому, нет веской причины, почему это должно делаться. Лучше, чтобы весь учет стоимостей велся в бухгалтерском отделе.

Рассматриваемые записи — это записи склада. Эти записи должны показывать полученные количества и выданные количества, из которых можно получить запись количества в наличии. Чтобы предоставить необходимую информацию, записи должны показывать количества каждого предмета или вида материала на складе, что требует системы единиц. Некоторые предметы будут двигаться гораздо быстрее других; поэтому переплетенная книга не практична. Можно успешно использовать либо карточки, либо отрывные листы, причем карточка или лист используются для записи каждого предмета.

Для того чтобы записи были мгновенно доступны, они должны быть должным образом классифицированы. Классификации должны следовать тем же линиям, что и счета главной книги, которые будут соответствовать классификациям, принятым при записи первоначальной инвентаризации. Записи материалов и снабжения должны быть разделены, и каждый из них разделен на классы. Карточки или отрывные листы должны быть подшиты и проиндексированы в соответствии с этими классификациями.

Например, мы предположим, что одним из подразделений счета материалов являются скобяные изделия. На одном индексе будет написано слово Скобяные изделия, индекс образует главное подразделение. За индексом будут подшиты все карточки или листы, записывающие предметы, которые входят в классификацию скобяных изделий, причем эти записи также должным образом классифицированы и подразделены. В запасе скобяных изделий будут найдены винты нескольких классов, такие как с круглой головкой блестящие, с круглой головкой вороненые, с плоской головкой блестящие, с плоской головкой вороненые. В секции S, за Скобяными изделиями, один индекс будет озаглавлен Винты. Это подразделение будет подразделено индексами, озаглавленными названиями классов или видов винтов. Карточки или листы складского учета будут затем подшиты за этими индексами подразделений в порядке размеров. Карточка или лист могут использоваться для каждого размера, или несколько размеров могут быть записаны на одном листе.

24. Верификация складских записей. При индексации таким образом складскую запись любого предмета можно быстро найти, и секционные подразделения значительно помогут в проверке записей. Хотя складские записи предназначены лишь как записи материала на складе, их точность должна быть проверена фактической инвентаризацией, точно так же, как счет наличных денег проверяется подсчетом наличных денег в наличии. Однако, если они тщательно классифицированы, нет необходимости проверять все складские записи в одно время; они могут быть проверены по секциям, или запись одного предмета может быть проверена инвентаризацией предмета, без учета других записей.

Счета в главной книге должны быть организованы так, чтобы соответствовать складским классификациям, то есть счета покупок должны вестись с материалами, образующими главные подразделения складских записей; как Скобяные изделия, Полосовая сталь, Литейный материал, Литейное снабжение и Заводское снабжение. Когда запас одного класса, как скобяные изделия, инвентаризируется, результат должен быть записан на обычном инвентаризационном листе, оценен, рассчитан, и общая сумма сравнена со счетом покупок скобяных изделий в главной книге. Любые расхождения должны быть урегулированы немедленно, но если записи ведутся тщательно и инвентаризация каждого класса проводится два или три раза в год, расхождения должны быть практически равны нулю.

Если предписанная рутина добросовестно соблюдается, нет теоретической причины, почему складские записи не должны сверяться так же близко, как наличные деньги, за возможным исключением насыпных запасов, таких как топливо и руды, где необходимы оценки. Даже тогда, если инвентаризации проводятся, когда эти запасы находятся в самой низкой точке, не должно быть больших трудностей в достижении точных результатов. Однако самая большая ответственность лежит на главном кладовщике. Он не должен позволить ни одному фунту материала покинуть склад без заказа, так как именно на точности его записей основаны все счета. Копии заказов, полученные в отделе учета затрат, предоставляют основу для всех списаний материалов. Здесь вводятся цены и делаются расчеты. Главный счетовод по учету затрат будет передавать главному бухгалтеру еженедельные или ежемесячные сводки всех списанных материалов. Главный бухгалтер будет кредитовать свои счета покупок и дебетовать счета Производства, Обслуживания, Ремонта или Расходов, в зависимости от случая. Таким образом, счета покупок становятся контролирующими счетами складских записей, а последние занимают свое законное место как неотъемлемая часть системы бухгалтерского учета.

ФОРМЫ ЗАПИСЕЙ

25. Все формы для складских записей, независимо от класса записанного материала, обладают определенными общими характеристиками; однако информация, требуемая о каждом специальном классе, обычно такого характера, что целесообразна специальная форма. Это может означать использование нескольких форм в одном учреждении.

При установке любой системы, однако, экономичнее вложить больше денег в печать и иметь формы, которые подходят точно, чем пытаться заставить специальные записи соответствовать формам, подготовленным для других целей. Если требуется определенная специфическая информация, форма должна быть разработана так, чтобы демонстрировать именно эту информацию, и если форма разработана правильно, экономия времени как при записи, так и при обращении к записи с лихвой компенсирует небольшую дополнительную стоимость специальной печати.

Количество форм не должно быть таким большим, чтобы вызывать путаницу, но против противоположной крайности следует учитывать стоимость времени. Будет обнаружено, что ценность времени клерков больше, чем стоимость печати.

Рис. 25. Форма для складского учета материалов и снабжения

26. Материалы и снабжение. Для материалов и снабжения одна и та же форма будет признана удовлетворительной в большинстве учреждений. Форма должна предусматривать название материала, единицу, в которой он покупается, цель, для которой используется, местоположение на складе, а также количества полученных и выданных товаров. Рис. 25 показывает форму, разработанную для записей этого класса. В дополнение к заголовкам, указанным выше, в верхней части этой карточки будут замечены места для максимума и минимума. Они относятся к количествам материала, которые должны храниться на складе, и представляют верхний и нижний пределы. Эти пределы должны быть установлены для каждого предмета на складе, и когда любой предмет достигает нижнего предела, отчет должен быть отправлен агенту по закупкам на форме, показанной на рис. 11, стр. 14. Эта форма предусматривает запись номеров заказов для всех выдач, особенность, которая должна быть включена во всех случаях, когда форма предназначена для использования производственным бизнесом. В крайней правой части находится колонка с заголовком верифицировано. Когда проводится инвентаризация, дата и остаток в наличии должны быть внесены под этим заголовком.

Рис. 26. Форма складского учета, показывающая размещенные заказы

Обычная форма показана на рис. 26. Особенностью этой формы является колонка для записи размещенных заказов. Обычно эта колонка не требуется в записи кладовщика по хранению, но если она используется, номера заказов должны быть внесены из копии заказа на покупку кладовщика по приемке. На обеих проиллюстрированных формах предусмотрено несколько колонок для выдач к одной для поступлений. Это необходимо, так как выдачи происходят в меньших количествах и гораздо чаще, чем поступления.

Рис. 27 показывает форму, которая включает стоимости, а также количества. Это не считается необходимым, как правило, для склада, но там, где складские записи ведутся в заводском офисе, как это иногда делается, хорошим планом является включение стоимостей. На обратной стороне этой формы ведется полная запись заказов.

Еще одна форма, которая включает стоимости, показана на рис. 28. Эта форма хорошо адаптирована для записи почти любого класса материалов или снабжения.

Форма, проиллюстрированная рис. 29, специально адаптирована для записи снабжения. Под заголовком распределения вносится отдел, в который выдается снабжение.

Рис. 27. Лицевая и обратная стороны складской карточки, используемой производителем

27. Детали и готовые запасы. Запись деталей и готовых запасов очень важна на многих производственных предприятиях. Современная тенденция в производстве машин, например, заключается в стандартизации производства, делая все детали взаимозаменяемыми. Детали производятся в больших количествах, по специальным заказам, и помещаются на склад до тех пор, пока не понадобятся.

Очень необходимо знать состояние запаса деталей, чтобы обеспечить защиту от перенакопления и предотвратить истощение запаса. Поэтому запись деталей должна вестись по тем же линиям, что и для материалов и снабжения. Обычно склад деталей с ответственным клерком поддерживается отдельно от склада материалов.

Рис. 28. Форма складского учета, которая включает стоимости

Рис. 29. Специальная складская карточка для снабжения

Форма, проиллюстрированная рис. 30, разработана для записи деталей и готовых запасов. Эта форма предусматривает запись той же информации, что дана для материалов, с добавлением номера и размера детали. Никаких изменений в форме записи поступлений и выдач не требуется.

Рис. 30. Складской учет деталей и готовых запасов

Рис. 31. Запись деталей на складе

Рис. 31 показывает еще одну форму для деталей. Особенностью этой формы является запись стоимостей, что целесообразно, если записи ведутся в отделе учета затрат. Записи деталей чаще ведутся в отделе учета затрат, чем записи материалов и снабжения.

28. Материал, возвращенный на склад. Когда мастер получает заказ на производство определенного предмета или детали, он оценивает количество необходимого материала и забирает его со склада. Естественно, он не всегда оценивает точное количество; у него может возникнуть нехватка или остаться материал, когда работа завершена.

Рис. 32. Запись материала, возвращенного на склад

Если материал нельзя использовать немедленно для другой работы, он должен быть возвращен на склад с отчетом в складской отдел. Форма для такого отчета показана на рис. 32. Существенной особенностью этой формы является номер заказа, для которого был взят материал, это номер производственного или рабочего заказа.

Когда кладовщик по хранению получает неиспользованный материал и этот отчет, он вносит количество в складскую запись под заголовком поступлений и пересылает отчет в отдел учета затрат. Стоимость и ценность будут затем внесены и кредитованы в записях учета затрат.

29. Переданный материал. Когда у мастера есть оставшийся материал, который можно использовать для другой работы, необходим отчет, чтобы обеспечить кредит для работы, для которой он был взят, и дебет для работы, на которой он был использован. Рис. 33 — это форма для этого отчета. Она показывает номера работ, для которых был взят материал и на которые материал был передан. После внесения правильных количеств в свою складскую запись он отправляет отчет в отдел учета затрат. Если не считается необходимым, чтобы кладовщик по хранению делал эти исправления в своих записях, отчет может быть отправлен в отдел учета затрат мастером.

Рис. 33. Отчет о переданных материалах

ЗАПИСИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ

30. В каждом бизнес-предприятии должна вестись запись, которая даст полную и исчерпывающую историю каждой машины или другого предмета постоянного оборудования. Есть много способов, которыми такая запись окажется ценной.

Нередко возникает потребность в новой детали для станка, который эксплуатируется уже несколько лет. На станке может не быть маркировки с указанием производителя; возможно, никто не помнит, у кого он был приобретен. Результатом становятся лихорадочные поиски по книгам и файлам — неразбериха — досадная задержка — и все это из-за отсутствия надлежащего учета.

ТОКАРНЫЙ ЦЕХ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ BURROUGHS ADDING MACHINE CO., ДЕТРОЙТ, ШТАТ МИЧИГАН.

Или же случается пожар, приводящий к потере станка стоимостью 3000 долларов, который находился в эксплуатации два года. Оценщик рассчитывает амортизацию, скажем, по 10% в год, или 600 долларов. Нет записи, показывающей, что на установку станка потребовалось дополнительно 400 долларов или что на него были затрачены средства на ремонт для поддержания его эффективности. По крайней мере, амортизацию следует рассчитывать исходя из суммы 3400 долларов — реальной стоимости станка.

Надлежащий учет должен отражать первоначальную стоимость, сумму, затраченную на ремонт и дополнения, а также сумму, списанную в счет амортизации. Такой учет следует вести, но никакой специальной формы не требуется. Форма инвентаризации станков (рис. 15) отвечает этой цели. Для более важного оборудования следует использовать по одному такому листу на каждый станок. Эти листы составляют инвентарную книгу машин и оборудования, контролируемую счетами машин и оборудования в главной или специальной бухгалтерской книге. Таким образом, поддерживается связь между этими записями и общей системой бухгалтерского учета.

ИНСТРУМЕНТАЛЬНАЯ КЛАДОВАЯ

31. Одним из подразделений завода, которое является либо источником расходов, либо фактором экономии средств, в зависимости от того, как оно организовано, является инструментальная кладовая. Здесь имеется в виду именно инструментальная кладовая, а не отдел, содержащийся крупными производственными предприятиями для изготовления станков.

Каждый производитель обязан поддерживать полный запас инструментов достаточного объема, чтобы соответствовать требованиям своего предприятия. Если за этими инструментами не ухаживать должным образом, объем капиталовложений может легко возрасти до уровня, совершенно несоразмерного с потребностями.

Пожалуй, ни один вид имущества на производственном предприятии не теряется так часто, как мелкий инструмент. Если не предусмотрено место для хранения, рабочие склонны оставлять инструменты там, где они использовались в последний раз. Вскоре они оказываются разбросанными по цехам, и, поскольку их нелегко найти, закупаются новые инструменты.

Обычно необходима специальная инструментальная кладовая, хотя в некоторых случаях инструменты можно хранить и обслуживать в кладовой материалов. На заводах, производящих станки для собственных нужд, мастер инструментального отдела может следить за мелким инструментом в дополнение к своей основной работе. В обязанности этого отдела также входит поддержание инструментов в надлежащем для использования состоянии.

Для хранения инструментов должны быть предусмотрены стеллажи и ящики подходящих размеров. Все инструменты должны быть пронумерованы, а секциям стеллажа для инструментов присвоены соответствующие номера. Например, запас включает дюжину молотков определенного размера и типа. Этому инструменту присваивается номер двадцать, и этот номер выбивается на каждом молотке. Молотки помещаются в секцию номер двадцать стеллажа для инструментов. В то же время двенадцать латунных жетонов штампуются тем же номером и вешаются на крючок над секцией, содержащей инструменты.

Рис. 34. Секция стеллажа для хранения мелкого инструмента

Секция такого стеллажа для инструментов с номерными жетонами показана на рис. 34.

Существует несколько методов отслеживания инструментов, выданных рабочим. На некоторых заводах для каждого выданного инструмента требуется письменная расписка, но этот план не рекомендуется, поскольку рабочего не следует просить тратить время на написание расписки или ждать, пока ее оформит мастер инструментальной кладовой. Инструмент должен быть выдан ему незамедлительно, и используемая система не должна заставлять его тратить время впустую.

Для преодоления этих трудностей используется система жетонов. Существует несколько вариантов работы этой системы, но, по мнению автора, система двойных жетонов является наиболее практичной и удовлетворительной.

Рис. 35. Доска, на которой хранятся жетоны для инструментов

Во-первых, инструменты нумеруются, как описано выше, и для каждого инструмента предоставляется латунный жетон. Затем подготавливается доска, разделенная на квадраты, как показано на рис. 35. В этих квадратах записываются имена или номера рабочих, обязанных получать инструменты. Каждый квадрат содержит два крючка, на одном из которых висят двенадцать жетонов с номером рабочего. Когда рабочий № 2 получает инструмент № 15, один из жетонов № 2 снимается с доски и вешается над секцией № 15 в стеллаже для инструментов; в то же время один из жетонов инструмента № 15 вешается на второй крючок в квадрате № 2 на доске.

Легко заметить, что в каждом квадрате на доске всегда должно быть двенадцать жетонов, если считать вместе жетоны инструментов и жетоны рабочих. Обращение к стеллажу для инструментов покажет, сколько инструментов было выдано и у какого рабочего они находятся. Преимущество этой системы заключается в том, что она практически автоматическая. Ведется идеальный учет движения инструментов без необходимости делать записи на карточках или в книгах.

Другой метод работы системы двойных жетонов заключается в том, чтобы снабдить рабочего несколькими жетонами для инструментов, причем эти жетоны несут номер рабочего. Когда он хочет получить инструмент, он предъявляет один из этих жетонов, который вешается над стеллажом для инструментов. Затем один из жетонов с номером инструмента помещается на крючок под номером рабочего на доске.

Одним из недостатков этой системы является то, что рабочий скорее потеряет жетоны, чем инструменты. Теоретически количество жетонов, находящихся у рабочего в любой момент времени, в сумме с количеством жетонов на его крючке на доске должно равняться количеству, первоначально выданному ему. Однако если он теряет жетон, это обычно означает спор, так как рабочий, естественно, не считает, что его должны штрафовать за невозврат жетона, на который не было выдано ни одного инструмента. Учитывая все обстоятельства, метод, описанный первым, вероятно, является наиболее удовлетворительным.

Рис. 36. Специальный учет запасов станков

32. Учет инструментов. Хотя описанная выше система обеспечивает полный контроль над инструментами, ее следует дополнить записью, которая будет служить постоянным учетом ценностей. Инструменты можно разделить на два класса, а именно: станки и мелкий инструмент, каждый из которых требует несколько иной формы учета.

Рис. 36 представляет собой форму учета станков, которая может быть на карточке или на отдельном листе. Одна карточка используется для каждого требуемого инструмента. Запись показывает название инструмента, номер, размер, назначение и дату изготовления. Ниже приводится полный учет стоимости, показывающий количество изготовленных единиц, стоимость материала, труда и накладных расходов. Когда инструменты уничтожаются, делается запись с указанием даты и стоимости, а остаток на руках дебетуется в последней колонке.

Для мелкого инструмента используется рис. 37. Этот учет показывает примерно ту же информацию, что и для станков. Особенностью этой формы является учет количеств, полученных время от времени, количество выданных и возвращенных, а также количество уничтоженных. Как правило, нет необходимости записывать выдачу на этой карточке, хотя в случае с некоторыми очень дорогими инструментами это может быть целесообразно.

Обе формы, упомянутые выше, подшиваются таким же образом, как и другие карточки учета запасов. Основные разделы будут по наименованию или по отделам, с подразделами в соответствии с размером.

Рис. 37. Форма инвентаризации мелкого инструмента

ОТДЕЛ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ. Этот отдел выпускает все производственные заказы и с помощью системы отслеживания сопровождает работу по различным цехам до завершения. Western Gas Construction Co., Форт-Уэйн, Индиана.

УЧЕТ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ

УЧЕТ ТРУДА

1. Успешный исход любого проекта, в какой бы области деятельности он ни находился, зависит от сотрудничества труда. Труд — это приложенная энергия. Интеллект, с которым прикладывается энергия, определяет ее продуктивность. Неквалифицированный рабочий прикладывает энергию в форме собственной силы непосредственно к стоящей перед ним задаче. Квалифицированный рабочий использует свое мастерство, чтобы направлять энергию природы, которая была применена для приведения в движение машин и приспособлений, которые, в свою очередь, были созданы искусным манипулированием неодушевленными свойствами. Таким образом, сочетание природных сил и разумное применение этих сил под руководством квалифицированного человека приводят к высочайшей степени продуктивности.

При найме рабочей силы следует учитывать две стороны — работодателя и продавца рабочей силы. Желание первого — обеспечить результаты труда при наименьших возможных затратах на единицу продукции, а не при наименьших затратах на отдельного работника. Желание второго — обеспечить наивысшую цену за свой труд, основанную на единице времени, а не на единице продукции.

В конечном счете, желания обеих сторон оказываются не противоречащими и не противопоставленными друг другу. Работодателя мало заботит, сколько стоит труд в единицу времени, при условии, что стоимость единицы продукции поддерживается на самом низком уровне; продавца рабочей силы не заботит, сколько единиц продукции получается в результате его труда, при условии, что ему выплачивается удовлетворительная заработная плата.

Идеальным методом регулирования оплаты труда является, следовательно, такой, который обеспечит рабочему высокую заработную плату при условиях, приводящих к соответствующему высокому уровню производства. Решение этой проблемы, разработка идеальной системы долгое время были предметом изучения инженеров. Исследования этих людей неизбежно окажут далеко идущее влияние. От старого метода исключительной поденной оплаты до современных систем, сочетающих поденную оплату и сдельную расценку, — долгий путь. Исследования и эксперименты, проводимые сейчас во всех направлениях, продвигают это движение вперед и призваны создать идеальную систему.

СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА

2. Системы оплаты труда, применяемые в производственных отраслях, можно разделить на общие классификации: поденная оплата, сдельная расценка и премиальные системы. Помимо этих трех, существует ряд систем, носящих имена своих создателей, которые являются результатом сочетания определенных особенностей, присущих двум или более из трех общих методов. Изучение современных систем оплаты труда неизбежно включает изучение отличительных особенностей трех основных методов.

3. Поденная оплата. Из трех общих планов, по которым оплачивается труд, старейшим и наиболее известным является план поденной оплаты. Он наиболее широко используется, поскольку лучше всего понятен. План поденной оплаты предполагает выплату установленной заработной платы за установленную единицу времени. Если бы все люди, выполняющие одну и ту же задачу, были одинаково квалифицированы, или если бы ставка заработной платы могла быть скорректирована в соответствии с варьирующимися степенями продуктивности, обнаруживаемыми в любом коллективе рабочих, план поденной оплаты был бы идеальным. Но ни одно из этих условий не существует.

Рабочие склонны настаивать на применении правила организованного труда, согласно которому всем людям, выполняющим схожие задачи, должна выплачиваться одинаковая заработная плата. Поскольку не все люди одинаково квалифицированы, это приводит к определенному неравенству. С одной стороны, ставка заработной платы основывается на самом низком уровне производства, что несправедливо по отношению к более квалифицированному человеку, который либо снижает свою продуктивность до уровня наименее квалифицированного, либо переносит свою энергию в другую область деятельности. В качестве противоположной крайности, ставка основывается на самом высоком уровне производства, что явно несправедливо по отношению к работодателю.

Таким образом, на практике с точки зрения работодателя необходимо нанимать надсмотрщиков, чтобы подгонять всех рабочих к максимальному уровню производства, что теоретически означает устранение всех работников, не способных достичь максимума. Опять возникает несправедливость, на этот раз по отношению к более слабому человеку.

4. Сдельная расценка. Первым планом, разработанным в поисках плана, который устранил бы неравенство плана поденной оплаты, был план сдельной расценки. План сдельной расценки предполагает выплату установленной заработной платы за единицу продукции без учета уровня производства.

Выдвигался аргумент, что единая ставка за единицу продукции приведет к справедливой заработной плате, поскольку она основана на производственном мастерстве индивидуума. Но план во многих случаях не привел к желаемым результатам по той причине, что он не принимает во внимание фактор времени.

При установлении ставки заработной платы необходимо учитывать фактор времени, иначе ставка не будет справедливой между работодателем и работником. Работодатель должен предоставить цех, инструменты, энергию, отопление и освещение. Стоимость этих статей не обязательно варьируется в прямой пропорции с увеличением или уменьшением производства. Эти расходы должны быть поглощены готовой продукцией, поэтому даже при системе сдельной расценки уровень производства (фактор времени) имеет фактическое влияние на ставку за единицу.

С точки зрения работодателя, ставка за единицу должна основываться на продуктивности индивидуума и должна обеспечивать наиболее квалифицированному работнику заработную плату, равную или немного превышающую ту, которую он получил бы при системе поденной оплаты. Теоретически это дало бы менее квалифицированному человеку заработную плату, точно соответствующую его квалификации. Но по мере того, как рабочие становятся все более квалифицированными и одновременно увеличивают свою продуктивность и свою способность зарабатывать выше нормы, у работодателя возникает тенденция снизить ставку за единицу, чтобы вернуть совокупную заработную плату к норме. Результатом является то, что рабочий, опасаясь снижения ставки, ограничивает свое производство количеством единиц, которое обеспечит среднюю заработную плату.

Таким образом, система не достигает своей цели. Она не снижает стоимость производства до самого низкого уровня. Однако, когда сдельные расценки применяются разумно, они оказываются очень удовлетворительными в определенных областях. Но во всех случаях сдельная расценка ведет к единообразному уровню производства и, сокращая расходы на руководство, влечет за собой расходы на инспекцию. Последнее, однако, не обязательно является дополнительным расходом, так как, как правило, инспекция требуется независимо от используемой системы оплаты труда.

5. Премиальные системы. Чтобы устранить трудности, обнаруженные как в планах поденной оплаты, так и в планах сдельной расценки, была разработана премиальная или бонусная система. Эта улучшенная система оплаты труда призвана выполнить следующие условия:

1. Гарантированная ставка в час для каждого класса работы на контрактный период.

2. Средняя способность к заработку, постоянно превышающая обычную.

3. Более низкая стоимость единицы продукции для работодателя по мере автоматического увеличения заработной платы.

4. Дополнительная способность к заработку, или бонус, для работника сверх поденной оплаты, причем бонус основан на эффективности.

Премиальная система представляет собой сочетание поденной оплаты и сдельной расценки, включающее установление стандартного времени для определенных задач. Она основана на теории, что если, когда стандартное время было справедливо установлено, рабочий выполняет задачу быстрее стандартного времени, он имеет право на бонус, или дополнительную оплату, за сэкономленное время. Бонус основан на ставке заработной платы, выплачиваемой за стандартное время.

За какую часть сэкономленного времени должен получать оплату рабочий, зависит от обстоятельств. Можно утверждать, что рабочий имеет право на полную оплату за все сэкономленное время, но в экономию времени входят и другие факторы, помимо ловкости рабочего. Работодатель поставляет дополнительную энергию, существуют дополнительные расходы на износ оборудования и дополнительное качество материала; все это имеет отношение к экономии времени. Поэтому работодатель имеет право на часть экономии.

Оригинальная премиальная система известна как план Ф. Холси. Существует, однако, несколько хорошо известных модификаций этого плана, все они основаны на эффективности, но каждая имеет определенные отличительные характеристики. Не было представлено более четкого изложения основных особенностей наиболее известных премиальных систем, чем то, что содержится в обзоре г-на Карла Бендера, опубликованном в Engineering Magazine, из которого приводится следующая цитата:

ПРЕМИАЛЬНЫЙ ПЛАН ХОЛСИ

Чтобы в некоторой степени смягчить пагубное действие сдельных расценок, г-н Ф. Холси изобрел премиальный план, показанный на рис. 1.

Наклон линии заработной платы может быть под любым углом от горизонтальной прямой сдельной расценки до слияния с линией поденной ставки. Эта система обладает по крайней мере четырьмя ценными моментами:

1. Она выплачивает поденные ставки, если затрачено больше времени, чем стандартное.

2. Это очень гибкая система, которую можно адаптировать к различным условиям.

3. Она уменьшает, но не устраняет необходимость изменения ставок.

4. Она уменьшает, но не полностью устраняет склонность к ограничению выпуска продукции.

В одном отношении это шаг назад, поскольку она заменяет определенность неопределенностью в отношении затрат на заработную плату. Тем не менее, система Холси была достойным шагом вперед. Обычно рабочему отдается либо половина, либо треть сэкономленного им времени. Психологически это намного лучше, чем сдельная расценка, поскольку большинство рабочих более склонны сокращать свое время, чем увеличивать количество выпускаемых изделий. Человек сознательно решит, что он не должен выпускать более пяти изделий в день, но он не будет испытывать такого же желания избежать побития собственного рекорда в два часа на изделие.

Согласно системе Холси, не устанавливается предел способности человека зарабатывать в час, а также допускается минимальная сдельная расценка в размере одной половины или одной трети начальной ставки за изделие, так что если бы человек работал в свое собственное время, он по крайней мере получал бы за изделие половину или треть стандартной оплаты.

Рис. 1. Диаграмма премиальной системы оплаты труда Холси

СИСТЕМА ТЕЙЛОРА

Фундаментальный отход был сделан г-ном Фредериком Уинслоу Тейлором в его системе дифференцированной сдельной расценки, диаграмма которой показана на рис. 2. Г-н Тейлор не устанавливает начальное время наугад или предполагая более быстрый темп, чем при поденной работе, и не присваивает другие ненаучно определенные времена. Его метод заключается в стандартизации всех условий в цехе, чтобы сделать их настолько совершенными и плавно действующими, насколько позволяют обстоятельства, а затем определить разумное минимальное время, за которое может быть выполнена работа. В результате стандартные времена Тейлора намного ниже, а также намного более тщательно и точно определены, чем в любой системе, рассматривавшейся до сих пор. Г-н Тейлор презирает предположение, что рабочий может случайно заработать чрезмерную заработную плату. Любая заработная плата, которую может заработать необычайно эффективный рабочий, по праву принадлежит ему. Предполагая, что по системе Тейлора рабочий должен сделать четыре изделия за четыре часа, его заработная плата за это время составила бы 1,00 доллар, но г-н Тейлор допускает увеличение на 20 процентов, 25 процентов, 30 процентов или даже больше, в зависимости от класса работы, за установление стандартного времени. Давайте предположим увеличение на 20 процентов. Тогда рабочий получает за четыре изделия за четыре часа 1,20 доллара, ставка по 0,30 доллара за каждое. За менее чем четыре изделия максимальная почасовая ставка составляет 0,25 доллара, следовательно, по 0,25 доллара за каждое. Если рабочий сдает только три изделия за четыре часа, его заработок составляет всего 0,75 доллара, или 0,1875 доллара в час. Система г-на Тейлора, следовательно, присуждает высокую и возрастающую премию за высокую эффективность и тяжелый штраф за низкую эффективность.

Метод определения стандартного времени настолько строг, что рабочий не может рассчитывать на сокращение своего выпуска. Ему приходится торопиться, чтобы заработать даже при низкой сдельной расценке, и если ему это удается, очень небольшое дополнительное усилие даст ему более высокую сдельную расценку.

Превосходство системы заключается в точности, с которой заранее определяются надлежащие ставки. Однако она несколько негибкая и не так хорошо приспособлена к работе, в которой возникают непредвиденные колебания во времени.

Рис. 2. Диаграмма дифференцированной системы оплаты труда Тейлора

БОНУСНАЯ СИСТЕМА ГАНТА

Г-н Гант, ученик г-на Тейлора, внедрил в компании Bethlehem Steel Company бонусный план, см. рис. 3.

Как и в системе г-на Тейлора, надлежащее время определяется наиболее тщательно и точно. Если рабочий достигает надлежащего времени, ему дается бонус в размере 25 процентов сверх нормальной заработной платы за это время. Если он делает еще лучше, ему дается половина того, что он зарабатывает, как в плане Холси. Если он не достигает стандартного времени, ему выплачивается только 75 процентов нормальной заработной платы за чрезмерное время, при условии, что заработанный бонус позволяет наложить этот штраф. Если бы у него был бонус на его счету, его бы не штрафовали, как бы сильно он ни отставал от стандарта.

Эта система показала определенные психологические недостатки на практике:

1. Люди сделали для себя делом получести не делать лучше, чем стандартное время.

2. Хотя фактические штрафы за недостижение стандартного времени были незначительными, рабочие утверждали, что их таким образом грабят на тысячи долларов. Ни срывы, ни способность сократить стандартное время не всегда зависят от человека. Поэтому прискорбно, когда выпадает благоприятный шанс сократить время, что рабочий сознательно сдерживается. Также часто несправедливо, что его штрафуют за то, что может быть не его виной.

Фактический опыт работы с этими различными системами оплаты труда выявляет тот факт, что психология значит не меньше, чем любые справедливые условия, и что хорошая система оплаты труда должна быть не только справедливой, но и «правильно воздействовать» на людей.

СИСТЕМА ЭФФЕКТИВНОСТИ ЭМЕРСОНА

Самой последней системой оплаты труда является Система Эффективности, разработанная и усовершенствованная в теории г-ном Харрингтоном Эмерсоном и его помощниками и практически примененная должностными лицами в цехах Железнодорожной системы Санта-Фе.

Рис. 3. Диаграмма премиальной системы оплаты труда Ганта

Эта система оплаты труда поверхностно напоминает линию Холси, рис. 4, но в теории и на практике радикально отличается от всех предыдущих систем оплаты труда, хотя она воплощает многое из того, что было лучшим во всех них. Она сохраняет принцип поденной оплаты независимо от выполнения. Она сохраняет в модифицированной форме принцип фиксированной сдельной расценки. Подобно системе Холси, она платит больше за изделие за менее компетентную работу. Прежде всего, она сохраняет принцип г-на Тейлора и г-на Ганта точной и научной организации цеха, включая стандартные времена для каждой работы и операции.

Она выплачивает высокую премию сверх заработной платы или сдельной расценки за сотрудничество или помощь в руководстве со стороны рабочего, и, наконец, как часть регулярной и ежедневной цеховой практики, она пересматривает ошибочные графики, будь то слишком низкие или слишком высокие, и делает этот пересмотр без снижения способности рабочего к заработку. Кроме того, она заменяет дорогостоящую, раздражающую, неточную запись времени каждой работы общим ежемесячным отчетом об эффективности, который охватывает цех в целом, каждый отдел, бригаду, мастера, рабочего и работу, и, основываясь на точном изучении и эффективности, заранее определяет, до начала работы, абсолютную стоимость каждой операции.

Эти результаты облегчаются признанием того, что достижение стандартных условий для всех операций зависит от четырех совершенно разных элементов: