«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 2»

ОБЩИЙ ВИД ЗАВОДА ЛОКОМОТИВОВ БОЛДУИНА, ФИЛАДЕЛЬФИЯ, ШТАТ ПЕНСИЛЬВАНИЯ.

Циклопедия

по

коммерции, бухгалтерскому учету, деловому администрированию

Том 2

Общее справочное издание по

БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ, АУДИТУ, СЧЕТОВОДСТВУ, КОММЕРЧЕСКОМУ ПРАВУ, УПРАВЛЕНИЮ БИЗНЕСОМ, АДМИНИСТРАТИВНОЙ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, БАНКОВСКОМУ ДЕЛУ, РЕКЛАМЕ, СБЫТУ, ОФИСНОЙ И ЗАВОДСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, УЧЕТУ ЗАТРАТ, СИСТЕМАТИЗАЦИИ И Т. Д.

Подготовлено коллективом

АУДИТОРОВ, БУХГАЛТЕРОВ, ЮРИСТОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО МЕТОДАМ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА И УПРАВЛЕНИЮ

Иллюстрировано более чем двумя тысячами гравюр

ДЕСЯТЬ ТОМОВ

ЧИКАГО АМЕРИКАНСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО 1910

Copyright, 1909

АВТОРСТВО

АМЕРИКАНСКАЯ ШКОЛА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Copyright, 1909

АВТОРСТВО

АМЕРИКАНСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО

Зарегистрировано в Зале канцелярских товаров, Лондон. Все права защищены.

Авторы и соавторы

ДЖЕЙМС БРЕЙ ГРИФФИТ, Управляющий редактор.

Руководитель кафедры коммерции, бухгалтерского учета и делового администрирования, Американская школа корреспонденции.

РОБЕРТ Х. МОНТГОМЕРИ

Из фирмы Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, дипломированные общественные бухгалтеры.

Редактор американского издания книги Дикси «Аудит».

Бывший преподаватель аудита в Вечерней школе учета и финансов Пенсильванского университета и Школе коммерции, учета и финансов Нью-Йоркского университета.

АРТУР ЛОУС ДИКИНСОН, член Института присяжных бухгалтеров (F. C. A.), дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирм Jones, Caesar, Dickinson, Wilmot & Company, дипломированные общественные бухгалтеры, и Price, Waterhouse & Company, присяжные бухгалтеры.

УИЛЬЯМ М. ЛАЙБРАНД, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирмы Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, дипломированные общественные бухгалтеры.

Ф. Х. МАКФЕРСОН, дипломированный бухгалтер (C. A.), дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирмы F. H. Macpherson & Co., дипломированные общественные бухгалтеры.

ЧАРЛЬЗ А. СВИТЛЕНД

Консультирующий общественный бухгалтер.

Автор книг «Бухгалтерский учет с использованием сменных листов» и «Методы ведения бизнеса без путаницы».

Э. К. ЛЭНДИС

Из отдела систем, Компания Burroughs.

ХАРРИС К. ТРОУ, бакалавр естественных наук (S. B.).

Главный редактор, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

СЕСИЛ Б. СМИТОН, член Института бухгалтеров (F. I. A.).

Общественный бухгалтер и аудитор.

Президент Общества зарегистрированных бухгалтеров штата Иллинойс.

Член Института счетов, Нью-Йорк.

ДЖОН А. ЧЕМБЕРЛЕН, бакалавр искусств (A. B.), бакалавр права (LL. B.).

Из коллегии адвокатов Кливленда.

Преподаватель поручительства, Юридическая школа Западного резервного университета.

Автор книги «Принципы коммерческого права».

ХЬЮ РАЙТ

Аудитор, строительная компания Westlake.

ГЛЕНН М. ХОББС, доктор философии (Ph. D.).

Секретарь, Американская школа корреспонденции.

ДЖЕССИ М. ШЕПЕРД, бакалавр искусств (A. B.).

Помощник редактора, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

ДЖОРДЖ К. РАССЕЛ

Систематизатор.

Бывший менеджер отдела систем, компания Elliott-Fisher.

ОСКАР Э. ПЕРРИГО, инженер-механик (M. E.).

Специалист по промышленной организации.

Автор книги «Экономика и системы машиностроительного цеха» и др.

ДАРВИН С. ХЭТЧ, бакалавр естественных наук (B. S.).

Помощник редактора, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

ЧАС. Э. ХЭТЭУЭЙ

Эксперт по учету затрат.

Главный бухгалтер, судостроительная компания Fore River.

ЧАС. УИЛБУР ЛИ, бакалавр естественных наук (B. S.).

Доцент математики, Технологический институт Армора.

Л. У. ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания The McCaskey Register Co.

МАРТИН У. РАССЕЛ

Регистратор и казначей, Американская школа корреспонденции.

ХАЛБЕРТ П. ДЖИЛЛЕТТ, инженер-строитель (C. E.).

Управляющий редактор, Engineering-Contracting.

Автор «Справочника по данным о затратах для подрядчиков и инженеров».

Р. Т. МИЛЛЕР-МЛАДШИЙ, магистр искусств (A. M.), бакалавр права (LL. B.).

Президент, Американская школа корреспонденции.

УИЛЬЯМ ШУТТЕ

Менеджер по рекламе, компания National Cash Register Co.

Э. СЕНТ-ЭЛЬМО ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания Burroughs.

Автор книг «Кредитный инспектор и его работа» и «Финансовая реклама».

РИЧАРД Т. ДАНА

Инженер-консультант.

Главный инженер, компания Construction Service Co.

П. Х. БОГАРДУС

Менеджер по связям с общественностью, Американская школа корреспонденции.

УИЛЬЯМ Г. НИКОЛС

Генеральный производственный агент компаний China Mfg. Co., The Webster Mfg. Co. и Pembroke Mills.

Автор книг «Определение затрат» и «Хлопчатобумажные фабрики».

С. Х. ХАНТЕР

Менеджер по рекламе, компания Elliott-Fisher Co.

ФРЭНК К. МОРС

Эксперт по архивному делу.

Секретарь, компания Browne-Morse Co.

Х. Э. К'БЕРГ

Эксперт по системам со сменными листами.

Бывший менеджер отдела бизнес-систем, компания Burroughs.

ЭДВАРД Б. УЭЙТ

Руководитель отдела обучения, Американская школа корреспонденции.

Использованные авторитетные источники

При подготовке этих томов редакторы свободно обращались к стандартной технической и деловой литературе Америки и Европы. Они выражают свою признательность, в частности, следующим выдающимся авторитетам, чьи широко известные труды должны быть в библиотеке каждого, кто интересуется современными методами ведения бизнеса.

Также выражается благодарность за ценные услуги, оказанные многими производителями и специалистами по офисным и заводским методам, чье сотрудничество позволило включить в эти тома соответствующие иллюстрации новейшего оборудования для офисного использования, а также тем финансовым, торговым и производственным предприятиям, которые предоставили иллюстрации офисов, фабрик, цехов и зданий, типичных для коммерческой и промышленной жизни Америки.

ДЖОЗЕФ ХАРДКАСЛ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Бывший профессор принципов и практики бухгалтерского учета, Школа коммерции, учета и финансов, Нью-Йоркский университет.

Автор книги «Учет исполнителей завещаний и доверительных управляющих».

ХОРАС ЛЮШЕН АРНОЛЬД

Специалист по организации производства и бухгалтерскому учету.

Автор книг «Полный учет затрат» и «Заводской менеджер и бухгалтер».

ДЖОН Ф. Дж. МАЛХОЛЛ, общественный бухгалтер (P. A.).

Специалист по корпоративному учету.

Автор книги «Учет и управление квазигосударственными корпорациями».

ШЕРВИН КОДИ

Специалист по рекламе и продажам.

Автор книг «Как вести дела с помощью писем» и «Искусство письма и речи на английском языке».

ФРЕДЕРИК ТИПСОН, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Автор книги «Теория счетов».

ЧАРЛЬЗ БАКСТОН ГОИНГ

Управляющий редактор журнала The Engineering Magazine.

Ассоциированный сотрудник по машиностроению, Колумбийский университет.

Член-корреспондент Канадского института горного дела.

Ф. Э. УЭБНЕР

Общественный бухгалтер.

Специалист по заводскому учету.

Автор публикаций для The Engineering Press.

АМОС К. ФИСК

Заместитель редактора газеты New York Journal of Commerce.

Автор книги «Современный банк».

ДЖОЗЕФ ФРЕНЧ ДЖОНСОН

Декан Школы коммерции, учета и финансов Нью-Йоркского университета.

Редактор журнала The Journal of Accountancy.

Автор книги «Деньги, обмен и банковское дело».

М. У. ОВЕРЛЕНД

Из коллегии адвокатов Нью-Йорка.

Автор книги «Классифицированные корпоративные законы всех штатов».

ТОМАС КОНИНГТОН

Из коллегии адвокатов Нью-Йорка.

Автор книг «Корпоративное управление», «Корпоративная организация», «Современная корпорация» и «Партнерские отношения».

ТЕОФИЛУС ПАРСОНС, доктор права (LL. D.).

Автор книги «Законы бизнеса».

Э. СЕНТ-ЭЛЬМО ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания Burroughs.

Бывший менеджер по связям с общественностью, компания National Cash Register Co.

Автор книг «Кредитный инспектор и его работа» и «Финансовая реклама».

Т. Э. ЯНГ, бакалавр искусств (B. A.), член Королевского астрономического общества (F. R. A. S.).

Экс-президент Института актуариев.

Член Американского общества актуариев.

Автор книги «Страхование».

ЛОУРЕНС Р. ДИКСИ, член Института присяжных бухгалтеров (F. C. A.).

Профессор бухгалтерского учета в Бирмингемском университете.

Автор книг «Продвинутый бухгалтерский учет», «Аудит», «Бухгалтерский учет для секретаря компании» и др.

ФРЭНСИС У. ПИКЛСИ

Автор книг «Аудиторы, их обязанности и ответственность» и «Бухгалтерское дело».

ЧАРЛЬЗ У. КАРПЕНТЕР

Генеральный менеджер, компания The Herring-Hall-Marvin Safe Co.

Бывший генеральный менеджер, компания National Cash Register Co.

Автор книги «Управление, приносящее прибыль».

С. Э. КНОППЕЛЬ

Специалист по анализу затрат и улучшению работы заводов.

Автор книг «Систематическая работа литейного цеха и учет затрат в литейном производстве», «Максимальная производительность через организацию и контроль» и других работ.

ХАРРИНГТОН ЭМЕРСОН, магистр искусств (M. A.).

Инженер-консультант.

Директор по организации и работе по улучшению в железнодорожной системе Санта-Фе.

Создатель системы эффективности Эмерсона.

Автор книги «Эффективность как основа деятельности и заработной платы».

ЭЛМЕР Х. БИЧ

Специалист по методам бухгалтерского учета.

Редактор журнала Beach's Magazine of Business.

Основатель журнала The Bookkeeper.

Редактор «Американской бизнес-энциклопедии и энциклопедии бухгалтерского учета».

ДЖ. Дж. РАХИЛЛ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Член Калифорнийского общества общественных бухгалтеров.

Автор книги «Корпоративный учет и корпоративное право».

ФРЭНК БРУКЕР, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Бывший экзаменатор дипломированных общественных бухгалтеров штата Нью-Йорк.

Экс-президент Американской ассоциации общественных бухгалтеров.

Автор «Руководства для американских бухгалтеров».

КЛИНТОН Э. ВУДС, инженер-механик (M. E.).

Специалист по промышленной организации.

Бывший контролер, компания Sears, Roebuck & Co.

Автор книг «Организация фабрики» и «Отчеты Вудса».

ЧАРЛЬЗ Э. СПРАГ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Президент сберегательного банка Union Dime, Нью-Йорк.

Автор книг «Бухгалтерский учет инвестиций», «Расширенные таблицы облигаций» и «Проблемы и исследования в бухгалтерском учете инвестиций».

ЧАРЛЬЗ УОЛДО ХАСКИНС, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.), почетный магистр гуманитарных наук (L. H. M.).

Автор книги «Бизнес-образование и бухгалтерский учет».

ДЖОН Дж. КРОУФОРД

Автор книги «Директора банков, их полномочия, обязанности и ответственность».

Д-р Ф. А. КЛИВЛЕНД

Из Уортонской школы финансов, Пенсильванский университет.

Автор книги «Фонды и их использование».

Предисловие

С беспрецедентным ростом нашей коммерческой деятельности возник спрос на более совершенные методы ведения бизнеса. Методы, которые были адекватны для бизнеса менее активной коммерческой эпохи, уступили место системам и идеям экономии труда, соответствующим финансовому и промышленному прогрессу мира.

Из этого прогресса возникла новая литература — литература о бизнесе. Но с быстрым развитием науки о бизнесе нельзя сказать, что ее литература шла в ногу с ней, по крайней мере, не в той же степени, что и в других науках и профессиях. Было подготовлено много отличных материалов, посвященных отдельным аспектам деловой активности, но они настолько разрознены, что студент, желающий приобрести всеобъемлющую бизнес-библиотеку, сталкивается с серьезными трудностями. Он был вынужден в значительной степени делать свой выбор вслепую, что приводило к многочисленным дублированиям материалов без получения необходимой информации по важным аспектам предмета.

В убеждении, что существует спрос на библиотеку, которая охватывала бы лучшие практики во всех отраслях бизнеса — от покупки до продажи, от простого счетоводства до управления финансовыми делами крупной корпорации — были подготовлены эти тома. Подготовленные в первую очередь для использования в качестве учебных пособий для Американской школы корреспонденции, материалы, из которых была составлена Циклопедия, включают новейшие идеи с объяснениями наиболее одобренных методов современного бизнеса.

Редакторы и авторы были выбраны из-за их знакомства с различными предметами, относящимися к коммерции, бухгалтерскому учету и деловому администрированию, и опыта работы с ними. Авторам с практическим опытом ведения бизнеса было отдано предпочтение перед теми, кто имеет только теоретическую подготовку; практичность считалась более важной, чем литературное совершенство.

Помимо охвата всей общей сферы бизнеса, эта Циклопедия содержит много специализированной информации, ранее не публиковавшейся ни в каком виде. Эта специализация особенно заметна в тех разделах, которые касаются бухгалтерского учета и методов управления для универмагов, подрядчиков, издателей и типографий, страхования и недвижимости. Ценность этой информации будет признана каждым студентом бизнеса.

Основная ценность, на которую претендует эта Циклопедия, заключается в том, что она является справочным изданием, но, поскольку она включает материалы, используемые Школой в своих заочных курсах, она предлагается с уверенным ожиданием, что она окажется очень полезной для подготовленного человека, который желает ознакомиться с аспектами деловой практики, с которыми он не знаком, а также для тех, кто занимает высокие канцелярские и управленческие должности.

В заключение выражается благодарность авторам и соавторам, чьему сердечному сотрудничеству эта работа обязана своим совершенством.

Table of Contents

(О профессиональном статусе авторов см. список авторов и соавторов в начале тома.)

ТОМ II

Purchasing and Stores Department By James B. Griffith Page 11

Lists of Dealers—Catalogue Filing and Indexing—Special Quotations—Department Routine—Requisitions—Purchase Orders—Receipts and Invoices—The Stores Department—Organization—Taking Inventory—Installing a Stores System—Record Files—Materials and Supplies—Parts and Finished Stores—Machinery and Equipment Records

Records of Labor and Manufacturing Orders By James B. Griffith Page 65

Labor Records—Wage Systems—Day Wage—Piece Rates—Premium Systems—Efficiency Systems—Time-Keeping Systems—Time Clocks—Production Time Records—Time Cards—Mechanical Time Recorders—Piece-Work Records—Production Orders—Shop Orders—Order Register—Tracing the Order

General Expense By Chas. E. Hathaway Page 127

Expense Distribution—True Cost—Selling Expense—Methods of Distribution—The Man-Hour-Rate Method—The Machine-Hour-Rate Method—The Percentage Method—Productive and Non-Productive Labor—Expense and Production Cost Ledgers—Departmental Expenses—General Expense—How to Use Percentages—Operating Expense Statements—What the Statement Should Show—Comparative Figures—General Expense Statements—Charts

Cost Summaries By James B. Griffith Page 165

Collecting Cost Data—Material Cost Records—Labor Cost—Job Cost—Comparative Cost Records—By-Products—Production Records—Controlling Accounts

Machine-Shop Management By Oscar E. Perrigo Page 193

Methods of Modern Manufacturing—Organization of Manufacturing Plant—Official Communications—Successful Management—Shop Methods and Records—The Employment Agency—Time Keeping—Time Cards—Paying Employes—Production Orders—Plant Orders—Storing and Issuing Stock and Materials

Cost-Analysis Engineering By R. T. Dana and

H. P. Gillette Page 251

The Science of Management—Subdivision of Duties—Cost Getting—Punch-Cards—Cost Distribution—Process Cost Subdivision—Output—Checking up Charts—Cost Reduction—Bonus System—Labor Saving Devices—Chronological Charts

Review Questions Page 319

Index Page 331

ЦЕХОВОЙ ОФИС, КОМПАНИЯ WESTERN ELECTRIC, НЬЮ-ЙОРК

ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ

ОТДЕЛ ЗАКУПОК

1. Если старая аксиома «Хорошо купленный товар — наполовину продан» верна, то отдел закупок вполне можно считать одним из самых важных в любом бизнесе. Под отделом закупок мы подразумеваем тот отдел или подразделение бизнеса, в чьи обязанности входит осуществление закупок. На крупном промышленном предприятии это может означать отдел, возглавляемый агентом по закупкам с несколькими помощниками; в универмаге — покупателей для различных отделов; в малом розничном бизнесе — члена фирмы, который закупает товары. Независимо от того, является ли отдел обширным или требует лишь части времени одного человека, принцип остается тем же.

Пожалуй, ни один другой руководитель отдела не нуждается в полной информации и систематических записях своего отдела больше, чем покупатель. Человек может обладать всеми качествами успешного агента по закупкам, но если у него нет самой подробной информации, помогающей ему судить о качестве и ценах, его отдел нельзя считать успешным. С другой стороны, многие люди, не обладая ничем, кроме здравого смысла, создали весьма успешный отдел закупок, потому что их работа была тщательно систематизирована.

Мы рассмотрим отдел закупок с двух точек зрения: требуемая информация и выполняемая рутинная работа. По первому пункту требования можно сформулировать следующим образом:

1. Список поставщиков.

2. Полная информация об ассортименте, предлагаемом каждым поставщиком или производителем.

3. Записи специальных котировок.

4. Информация о качестве, поставляемом различными дилерами, которую можно получить из записей прошлых закупок.

СПИСОК ПОСТАВЩИКОВ

2. У агента по закупкам не возникнет трудностей с получением списка поставщиков. Даже новый бизнес обычно хорошо снабжен циркулярами, каталогами и другой информацией, показывающей, какие дилеры работают с определенными ассортиментами. Главная задача агента по закупкам — так записать эту информацию, чтобы она была мгновенно доступна.

В некоторых случаях возникает необходимость составлять специальные списки поставщиков, и обычно они делаются на карточках. Карточка используется для каждого товара или класса материалов, которые могут представлять интерес, и название класса пишется в верхней части карточки. Ниже перечислены названия и адреса дилеров и производителей, поставляющих этот конкретный класс материалов. Поскольку в большинстве компаний эту информацию можно объединить с системой индексации каталогов, мы не приводим специальную форму для этой записи.

АРХИВАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ КАТАЛОГОВ

3. Агент по закупкам должен обязательно собирать большую часть информации, необходимой для работы его отдела, из каталогов, предоставляемых производителями. Эти каталоги являются его технической библиотекой, во многих случаях предоставляя единственную доступную информацию относительно определенного класса товаров. Излишне говорить, что должен быть предусмотрен какой-то метод для тщательного сохранения этих каталогов. Они должны быть подшиты таким образом, чтобы их можно было быстро найти.

Хотя в каждом офисе есть много возможностей накопить избыток каталогов, что приводит к тенденции выбрасывать все, кроме тех, в которых агент по закупкам может быть заинтересован в данный момент, лучше ошибиться в сторону избыточного запаса. Каталог, который пришел сегодня, может не иметь немедленной ценности, но он может стать полезным немного позже. Было бы непрактично хранить каждый каталог и циркуляр, который попадает в офис, но если он от новой компании или предлагает какие-то новые идеи, его следует сохранить, даже если тема не представляет особого интереса в данный момент.

Было разработано много систем архивации каталогов, и на рынке существует почти столько же стилей файлов для каталогов, сколько производителей такого оборудования. Ни одна система или стиль архивации не удовлетворит требованиям в каждой компании. Каждая должна создать систему архивации, которая будет соответствовать существующим условиям.

Хотя систему универсального применения нельзя установить, некоторые общие предложения могут оказаться ценными. Независимо от стиля используемого приемника, каталоги подшиваются по одному из двух методов: алфавитному или числовому. Алфавитный метод заключается в расположении каталогов в книжных шкафах или других подходящих устройствах в соответствии с именами издателей. Для небольшого количества каталогов это очень удовлетворительная система, по той самой причине, что агент по закупкам вскоре становится знаком с каталогами разных производителей, узнавая их по размеру, форме или цвету.

Модификацией алфавитной системы является та, в которой каталоги расположены в алфавитном порядке по классам; то есть линии товаров, в которых заинтересован агент по закупкам, разделены на конкретные классы. В каждом из этих подразделений каталоги всех производителей, перечисляющих этот класс товаров, расположены в алфавитном порядке. Этот метод также очень удовлетворителен для ограниченного количества каталогов.

Для большого файла каталогов числовая система окажется наиболее удовлетворительной. При этой системе каждому каталогу присваивается номер, который должен быть четко виден на корешке каталога. Все каталоги определенного класса помещаются в одну группу, и для группы отводится серия номеров. Чтобы проиллюстрировать, у нас могут быть каталоги оборудования, номера от 1 до 100. Всем каталогам оборудования тогда будет присвоен номер в этой серии. Если номер будет увеличен сверх 100, система нумерации будет повторена с использованием 1a, 2a и т. д.

При числовой системе каталоги каждой группы должны быть расположены в точном числовом порядке, чтобы любой каталог можно было мгновенно найти.

4. Файлы. Как уже было сказано, стиль файла, а также метод архивации или индексации должны соответствовать условиям в каждом отдельном офисе. Однако опыт прошлого — лучший ориентир для будущего. Как общее правило, секционные книжные шкафы окажутся наиболее удовлетворительными для каталогов в переплетенной форме, то есть тех, что имеют прочные обложки, и особенно тех, которые легко стоят на ребре. Преимущество секционного книжного шкафа в том, что все каталоги можно четко видеть, и даже если используется числовая система, человек вскоре учится узнавать каталоги определенных производителей, не обращаясь к какому-либо номеру или системе индексации.

В каждом файле каталогов найдутся брошюры, циркуляры и прайс-листы, которые нелегко хранить в книжных шкафах. Для них рекомендуется секция вертикального файла, и во многих случаях этот файл успешно использовался для архивации всех видов разнообразных каталогов. Его можно расширить до любой емкости, и он может быть использован с равным успехом как для алфавитной, так и для числовой системы индексации.

Что лучше — зависит от обстоятельств, но почти в каждом случае либо секционный книжный шкаф, либо вертикальный файл, или, возможно, комбинация того и другого, окажутся наиболее удовлетворительными.

5. Индексация каталогов. Основная ценность файла каталогов заключается в индексе. Разнообразная партия каталогов имеет очень небольшую ценность, если она не проиндексирована должным образом. Правда, большинство каталогов содержат индекс, но это не тот тип индекса, который требуется агенту по закупкам. Его не интересует постатейный список каждого товара, произведенного John Jones & Co., но он хочет индекс, который покажет ему, где он может найти описания и цены на машины определенного класса. Каталог может перечислять тысячи товаров, в которых агент по закупкам не заинтересован, в то время как он перечисляет десять, которые ему полезны. Эти десять товаров — те, которые должны быть показаны в его индексе.

Рис. 1. Предметная карточка для индекса каталогов

Основной индекс файла каталогов — это индекс, организованный по предметам. Карточка, используемая для этой цели, показана на рис. 1. В верхней части карточки указан предмет. Ниже приведены названия и адреса всех производителей, поставляющих перечисленные товары. В столбцах справа записаны номер секции, номер каталога и страница. Номер секции относится к секции в файле, где будет найден каталог; номер каталога — к самому каталогу; а страница — к номеру страницы в каталоге. При составлении такого индекса нет необходимости включать длинный список товаров, не представляющих особого интереса, а только те, которые компания обязана закупать. Если возникает совершенно новый предмет, его можно внести в список после соответствующего исследования.

Эти карточки подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием предмета. Хотя в некоторых крупных компаниях потребуется более сложный файл, этот индекс обычно можно хранить в небольшом лотке для карточек в ящике стола.

Рис. 2. Карточка названия для индекса каталогов

Когда используется числовая система архивации, необходим другой индекс для поиска каталогов по названию. В большинстве случаев нашей главной заботой будет поиск каталога по предмету, но бывают времена, когда становится необходимо найти каталог по названию. Чтобы обеспечить этот перекрестный индекс, используется карточка, показанная на рис. 2. Следует отметить, что расположение этой карточки прямо противоположно предметному индексу, название и адрес производителя указаны в верхней части карточки вместе со ссылкой на номер секции и каталога. В нижней половине карточки перечислены названия товаров, произведенных этим производителем, в которых мы заинтересованы. Эта карточка также подшивается в алфавитном порядке, но, конечно, под названием производителя. Когда количество карточек ограничено, обе формы можно подшивать в один и тот же индекс, используя контрастные цвета. Например, для предметного индекса можно использовать желтовато-коричневый цвет, а для индекса названий — лососевый.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОТИРОВКИ

6. Каждый агент по закупкам получает, в дополнение к опубликованным прайс-листам, много специальных котировок на материалы и расходные материалы, в которых он заинтересован. Очень часто котировки поступают в то время, когда он не находится на рынке для конкретного предлагаемого материала, но они, тем не менее, представляют ценность для возможного будущего использования и должны быть тщательно сохранены.

Рис. 3. Форма карточки для специальных котировок

Один из методов обработки специальных котировок — отвести специальный файл, или ящик, или секцию обычного файла, которые будут использоваться исключительно для котировок. Котировки, когда используется такой файл, обычно подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием предлагаемого материала. Этот метод архивации требует перекрестного индекса для поиска писем по названиям фирм и не является полностью удовлетворительным из-за трудности поиска наиболее выгодных котировок. Может быть дюжина или более писем от разных фирм, предлагающих цены на один и тот же материал, и, чтобы найти, какая из них самая низкая, все должны быть изучены. Опять же, фирма будет делать котировки на несколько линий в одном и том же письме, что требует копирования части товаров или реорганизации системы архивации.

В бизнесе, получающем много таких котировок, целесообразно зарезервировать для них специальный файл, но мы рекомендуем подшивать их в соответствии с названиями фирм. Чтобы обеспечить доступную запись специальных котировок, рекомендуется использование специальной формы, либо на карточках, либо на сменных листах. Хотя нельзя разработать форму, универсально применимую, несколько представленных здесь форм являются очень хорошими примерами используемых форм и предлагают некоторые ценные моменты для изучения.

Рис. 3 — это обычная форма. Это карточка, в верхней части которой предусмотрено место для записи названия товара или класса материалов. Ниже приведена запись всех полученных котировок с указанием даты, названия фирмы, от которой получена котировка, и инициалов продавца, делающего котировку, когда она сделана таким образом. Следующие столбцы предназначены для количества или размера, на котором основана котировка, прейскурантной цены, скидки, нетто, является ли цена франко-борт или с доставкой, и условий. Последние два столбца предназначены для записи размещенных заказов.

Одна из этих карточек используется для каждого товара или класса материалов, на которые получены специальные котировки. Каждая котировка записывается, независимо от того, от кого она, и когда карточка заполнена, добавляется новая. Всякий раз, когда записи на любой карточке становятся устаревшими, карточку можно уничтожить, поддерживая файл в актуальном состоянии.

Карточки подшиваются в соответствии с названиями товаров или классов материалов. Когда количество классов ограничено, будет удовлетворительно индексировать карточки с помощью прямого алфавитного индекса. В этом случае котировки на болты и все другие товары, названия которых начинаются с «б», будут подшиты за индексом «Б». Если количество товаров велико, целесообразно использовать пустые индексные направляющие и писать названия классов материалов. В качестве иллюстрации, в некоторых производственных линиях болты будут использоваться во всех размерах. На индексе будет написано слово «Болты», и за ним карточки будут подшиты в соответствии с размерами, причем одна карточка используется для каждого размера болта. Тот же план можно реализовать для каждого класса материалов. Также целесообразно в производственном бизнесе подразделять файл, например, между материалами — представляющими материалы, которые фактически входят в конструкцию производимого продукта, — и расходными материалами — представляющими все классы заводских расходных материалов.

Карточка, специально разработанная для записи котировок на товары, которые перечислены в нескольких размерах, показана на рис. 4. Особенностью этой формы является включение нескольких столбцов, в которых можно записывать цены на ряд различных размеров одного и того же товара. Эта форма была бы особенно применима при записи цен на такие товары, как болты, упомянутые в предыдущем абзаце.

Рис. 4. Котировочная карточка для записей цен нескольких размеров

РАЗМЕЩЕННЫЕ ЗАКАЗЫ

7. Не менее важна запись размещенных заказов. Агенту по закупкам необходимо знать, где в прошлом размещались заказы на данный товар, уплаченные цены, оперативность доставки и общий характер полученных товаров. Удобный метод записи этой информации — использовать карточку, аналогичную иллюстрации, рис. 5, которая показывает форму, используемую для записи закупок данного товара между указанными датами. Сама запись показывает номер заказа, количество, название продавца и полную информацию о ценах, включая общую стоимость за единицу. Эти карточки подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием товара, точно так же, как описано для записей специальных котировок.

Рис. 6 опускает некоторые детали, но предусматривает примечания относительно количеств и т. д. под заголовком «описание». Эта форма также показывает общую сумму, тем самым предоставляя запись валовых инвестиций в материалы данного класса.

Рис. 5. Подробная запись размещенных заказов

Рис. 6. Запись заказов, включая цену и сумму

Рис. 7 используется в производственном бизнесе и предназначен для обеспечения записи размещенных заказов, которая предотвратит дублирование заказов. В крайней правой части этой формы находится столбец с заголовком «цель». Во многих производственных предприятиях заказы на определенные материалы размещаются после получения контрактов, и материал указывается для использования по определенному контракту или заказу. В других учреждениях производятся несколько линий товаров, но определенные материалы входят в производство всех линий. Агент по закупкам может получать заявки из разных источников на материалы, необходимые для этих различных линий, и его записи должны показывать, для каких линий или отделов были размещены заказы. Оба этих обстоятельства предусмотрены в этой форме, так как цель каждого заказа четко указана.

Рис. 7. Запись заказа производителя, показывающая цель, для которой требуются товары

Рис. 8. Запись заказов, предусматривающая детали каждого заказа

Рис. 8 — это еще одна специальная форма, разработанная для использования там, где требуются определенные подробности. При разработке формы она должна быть сделана как можно более простой, но в то же время должно быть предусмотрено место для записи всех подробностей, которые могут иметь особое значение в бизнесе, в котором она будет использоваться. Показанные формы представлены не как идеальные для использования во всех случаях, а из-за их ценности для размышлений.

Не имеет значения, будут ли эти формы на карточках или в форме сменных листов. Это вопрос индивидуальных предпочтений, и его может решить только тот человек, который будет использовать систему.

Хороший пример формы, разработанной специально для использования в системе сменных листов, показан на рис. 9. Это дает полную информацию как о заказах, так и о поступлениях, предоставляя полную информацию относительно количеств любой конкретной линии, с которой ведется работа.

Рис. 9. Запись товаров, заказанных и полученных, на сменных листах

Способ архивации такой же, как и при карточной системе, за исключением того, что эти листы расположены между подходящими индексами в переплете со сменными листами. При желании записи заказов и специальные котировки можно подшивать вместе. Используя формы разных цветов, обе можно подшивать в один и тот же индекс. Это очень удобное расположение, так как тогда все записи как котировок, так и заказов находятся вместе. В некоторых случаях вся необходимая информация будет найдена в записях заказов. Когда поступают специальные котировки, их можно подшивать перед этой записью или сразу за ней.

Хотя в некоторых офисах могут быть целесообразны другие специальные записи, вся необходимая информация для среднего офиса относительно источников снабжения, цен и т. д. предоставляется каталогами и записями котировок и цен, описанными выше. Любая другая требуемая информация может быть обеспечена модификацией упомянутых форм.

РУТИНА ОТДЕЛА

8. Любое обсуждение рутинных обязанностей отдела закупок неизбежно является более или менее теоретическим, и любой установленный порядок действий подлежит такой модификации, которая сведет его к практической рабочей основе для отдельного предприятия. Чтобы представить предмет в практической манере, поэтому это обсуждение будет ограничено потребностями среднего производственного бизнеса. Как было сказано в других местах этих документов, гораздо менее сложно модифицировать систему, разработанную для учета всех деталей в крупном предприятии, чем расширять простые системы малого бизнеса.

Обязанности агента по закупкам в отношении фактической покупки товаров можно классифицировать следующим образом:

1. Получение заявок или заказов на материалы и расходные материалы, необходимые для запаса или в различных отделах.

2. Размещение и отслеживание заказов.

3. Проверка получения товаров.

4. Проверка счетов на цены.

5. Архивация копий заказов и заявок.

9. Заявки. При обычных обстоятельствах агент по закупкам не размещает никаких заказов, пока не получит заявку от складского отдела или отдела, которому требуется материал. Заявка должна в каждом случае указывать цель, для которой требуются материал или расходные материалы, а также кем они востребованы.

Каждый отдел должен быть снабжен собственными бланками заявок, и, чтобы сделать их отличительными, для каждого отдела должен быть принят разный цвет. Каждый отдел также должен быть идентифицирован буквой, которая будет напечатана на бланке заявки в связи с серийным номером. Таким образом, номера заявок одного отдела будут начинаться с A1, другого — B1 и т. д.

Должно быть установлено твердое правило, что все заявки, выпущенные одним отделом, должны быть подписаны одним лицом, обычно мастером. Это правило должно строго соблюдаться, и никакие заявки не должны приниматься без надлежащей подписи.

Хотя заявки должны быть составлены в форме, отвечающей индивидуальным требованиям, рис. 10 приведен как типичный пример, который будет найден подходящим в подавляющем большинстве офисов.

Заявка, как правило, делается в двух экземплярах. Оригинал идет агенту по закупкам, а дубликат остается у мастера. В некоторых более крупных учреждениях используется форма в трех экземплярах, оригинал и дубликат отправляются агенту по закупкам. Дубликат затем возвращается мастеру с надлежащими примечаниями, чтобы показать, что заказ был размещен.

Однако существует очень мало случаев, когда это необходимо. Нехороший план — требовать от мастера вести записи, которые можно исключить, и средний мастер не заботится о том, когда или где размещен заказ; все, что ему нужно, — это материал. У него нет интереса идти против агента по закупкам, на которого он сделал заявку.

Когда фабрика расположена на расстоянии от офиса, заявки должны быть в трех экземплярах и иметь одобрение суперинтенданта или менеджера фабрики. Дубликат затем будет подшит в офис фабрики в ожидании получения товаров.

Рис. 10. Типичная форма бланка заявки

Мастера, которые делают заявки агенту по закупкам, будут хранить свои копии до тех пор, пока материал не будет получен.

При получении заявки агент по закупкам сначала исследует, есть ли материал или какой-то другой, который ответит той же цели, в запасе. Если нет, он ищет свои источники снабжения и цены, а затем он готов разместить заказ. Когда вовлечены крупные инвестиции, обычно необходимо получить специальные котировки, а иногда и образцы, прежде чем заказ может быть размещен.

10. Отчет о низком запасе. Еще одна форма заявки — это отчет о низком запасе, предоставляемый складским клерком. Каждому товару и классу материалов в запасе дается «низкий» предел. Когда этот предел достигнут, складской клерк делает отчет, рис. 11, агенту по закупкам. Это признается как уведомление о покупке. Отчет показывает низкий предел и количество в запасе. Важно, чтобы низкий предел был включен, так как в некоторых случаях будет найдено целесообразным изменить предел. Материал, ранее использовавшийся в больших количествах, теперь может быть в таком малом спросе, что будет сочтено лучшим снизить предел. В другое время будет необходимо увеличить предел.

Рис. 11. Отчет складского клерка о низком запасе

Отчет делается в двух экземплярах, копия остается у складского клерка до тех пор, пока не будет сообщено, что заказ был размещен. Нет особой необходимости хранить эти отчеты постоянно; вся информация, которую они предоставили бы, может быть получена из копий заказов на покупку.

11. Заказы на покупку. Когда заказ размещен, конечно, необходимо хранить одну или несколько копий. Лучшая практика — делать заказы на покупку в манифольде, предоставляя столько копий, сколько может потребоваться. Современные пишущие машинки и копировальная бумага позволяют сделать все необходимые копии за одно написание.

Количество копий будет определяться требованиями бизнеса. В малом бизнесе, где товары получает агент по закупкам, достаточно одной копии. Когда нанят клерк по приемке, ему потребуется вторая копия, чтобы проверить получение товаров.

Иллюстрация, рис. 12, показывает набор из шести бланков, оригинал и пять копий, которые удовлетворят требованиям среднего производственного бизнеса. Эти копии будут использоваться следующим образом:

Рис. 12. Типичная форма бланков заказов в манифольде

Оригинал. Это должно быть отправлено по почте или доставлено продавцу.

Копия для отслеживания. Эта копия остается у агента по закупкам для отслеживания заказа. Она сначала подшивается в напоминатель, или файл дат, за датой, когда должно быть получено подтверждение. Если подтверждение не получено, продавец отслеживается, а заказ подшивается вперед.

Заказ затем подшивается под датой, когда должен быть получен счет. После получения счета копия заказа может быть использована для отслеживания транспортной компании для доставки.

Копия для приемки. Эта копия идет к клерку по приемке, который подшивает ее в соответствии с названием продавца. Когда товары получены, он проверяет товары по копии и возвращает ее агенту по закупкам. В некоторых случаях он сообщает о получении товаров с помощью квитанции о приемке, которая будет объяснена позже.

Копия аудитора. В высокоорганизованном бизнесе копия каждого заказа дается контролеру или аудитору. Основное использование этой копии — предоставить информацию относительно понесенных обязательств, чтобы финансы могли быть предоставлены заранее.

Копия отдела затрат. Копия, предоставленная отделу затрат, предназначена для информирования клерков по затратам о ценах. Во многих крупных фабриках полные файлы всех размещенных заказов хранятся в офисе затрат. Это отличный план, так как он предоставляет полную запись цен.

Производственная копия. Она предназначена для специального использования на заводе, если он расположен на удалении от офиса. Она хранится в офисе управляющего заводом под именем поставщика и содержит для него учет всех заказов, размещенных для завода.

12. Проверка поступлений. Агент по закупкам будет уведомлен о получении товаров путем возврата копии заказа, полученной от кладовщика, с соответствующими отметками. Или, в некоторых случаях, может быть целесообразно оформлять отчет обо всех товарах на специальном бланке, рис. 13.

Рис. 13. Форма отчета о полученных товарах

ИЗЛИШКИ ИНСТРУМЕНТОВ, СОБРАННЫЕ В РЕЗУЛЬТАТЕ ИЗБЫТОЧНОГО ОСНАЩЕНИЯ В МЕСТНЫХ МАСТЕРСКИХ И ВОЗВРАЩЕННЫЕ НА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ СКЛАД В ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ СИСТЕМЕ САНТА-ФЕ. Перераспределение работ, сосредоточение всех производственных операций в Топике позволили вернуть на общий склад множество мелких инструментов, которые будут использоваться по мере необходимости, вместо того чтобы храниться в качестве ненужного или избыточного местного резерва. Предоставлено Engineering Magazine

На тех заводах, где работают как кладовщик по приемке, так и кладовщик по хранению, накладная на приемку должна составляться в двух экземплярах. Один экземпляр поступает к кладовщику по хранению вместе с товарами, а затем отправляется агенту по закупкам, обеспечивая двойную проверку товаров. Агент по закупкам отправляет один экземпляр счетоводу по учету затрат, предварительно указав счет, который должен быть дебетован. Это дает счетоводу по учету затрат необходимую информацию для списания материалов при их использовании.

Одним из аргументов в пользу этого плана является то, что, не имея записи о заказанных количествах, кладовщик по приемке будет вынужден тщательно пересчитывать и перечислять все полученные товары. Но также верно и то, что он обязан составлять подробную опись, а не просто сверять позиции со своей копией заказа.

Еще один момент, связанный с работой кладовщика по приемке, который вызвал много дискуссий, — это целесообразность предоставления ему записи о ценах. Преобладающее мнение среди производителей, по-видимому, заключается в том, что этого делать не следует. Это не должно мешать работе нашей системы, поскольку цены можно исключить из копии кладовщика по приемке с помощью короткой копировальной бумаги. Это позволит сохранить единообразие размеров всех бланков.

13. Проверка счетов. Можно установить правило, что счета должны сначала поступать к агенту по закупкам не для аудита, а для проверки количества и цен. Агент по закупкам проверяет счет, отмечает на нем цель или отдел, для которого были закуплены товары, и пересылает его аудитору. На этом транзакция для агента по закупкам считается закрытой.

14. Подшивка документов. После того как утвержденный счет был переслан аудитору, следующие документы, остающиеся в отделе закупок, подлежат подшивке:

Контрольная копия заказа, подшитая в алфавитном порядке по имени поставщика.

Копия заказа кладовщика по приемке, подшитая вместе с оригиналом заявки.

Заявка от отдела, запрашивающего товары, подшитая в числовом порядке в соответствии с серийным номером отдела; то есть все заявки от Отдела А будут подшиты вместе в числовой последовательности.

Когда запись о полученных товарах была сделана на предписанных формах, записи агента по закупкам будут полными.

СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ

15. В данном обсуждении складской отдел, или отдел запасов, как его часто называют, рассматривается как подчиненное подразделение отдела закупок. При правильной организации он становится одним из самых ценных с точки зрения получения прибыли. Без организации он может выродиться в один из самых бесполезных.

Чтобы достичь уровня эффективности, на который он способен, организация и система работы складского отдела должны быть высочайшего уровня, в противном случае нельзя ожидать, что он выполнит свою миссию. Так много было написано о неспособности складских отделов и складских систем приносить желаемые результаты, что кажется необходимым дать определение того, что подразумевается под складским отделом, прежде чем мы сможем прийти к разумным выводам относительно его функций и работы.

В широком смысле, складской отдел — это тот отдел предприятия, который осуществляет хранение его товарных запасов, материалов, снабжения и другого физического имущества, за исключением недвижимости. Сводя к конкретному примеру, в торговом бизнесе этот термин означает отдел, который отвечает за хранение и надлежащий уход за товарами, закупленными для перепродажи; а также за материалы и приспособления, необходимые для ведения бизнеса. Может не быть отдела, известного под этим названием; может не быть одного человека, в чьи обязанности входит руководство этой работой; тем не менее, отдел существует. Каждый клерк в небольшом розничном магазине может быть кладовщиком по приемке, продавцом и кладовщиком по хранению; или в более крупном учреждении несколько человек могут быть наняты в качестве кладовщиков; но в обоих случаях обязанности складского отдела возлагаются на кого-то одного, возможно, на нескольких человек.

Как и любой другой отдел бизнеса, организация складского отдела во многом зависит от характера бизнеса. Чтобы предоставить иллюстрацию, которую можно легко понять, мы рассмотрим организацию и работу складского отдела с точки зрения производителя.

ОРГАНИЗАЦИЯ

16. Складской отдел должным образом находится под непосредственным руководством агента по закупкам. В конечном счете, именно он несет ответственность за поддержание запаса материалов и снабжения, который будет во все времена адекватным для бизнеса. Поэтому правильно, что он должен осуществлять надзор за приемом, хранением и выдачей товаров, которые он закупил.

В фактической работе складского отдела агент по закупкам делегирует свои полномочия главному кладовщику, которому, в свою очередь, будут помогать необходимое количество складских рабочих и кладовщик по приемке. В обязанности главного кладовщика будет входить контроль за тем, чтобы все материалы были надлежащим образом складированы, ведение предписанных записей и предоставление отчетов, которые могут потребоваться относительно движения запасов. Он будет осуществлять общее руководство всем отделом. В фактических физических операциях отдела ему будут помогать складские рабочие, подчиняющиеся его приказам.

В небольших учреждениях кладовщик по хранению также выполняет функции кладовщика по приемке, но в более крупных предприятиях требуется отдельный кладовщик по приемке. Он будет проверять получение всех товаров, доставлять их в места хранения, предписанные главным кладовщиком, и составлять отчеты, которые могут быть предписаны. Хотя он, в общем говоря, подчиняется приказам главного кладовщика, он также составляет определенные отчеты непосредственно агенту по закупкам.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

17. Прежде чем складской отдел может быть успешно организован, должна быть проведена инвентаризация, так как эта инвентаризация станет основой, на которой строятся записи складского отдела.

Системы складского учета довольно часто называют бессрочными инвентаризациями, и иногда на такую систему указывают как на неудачную по той причине, что в конце года или другого финансового периода инвентаризация, то есть фактическая физическая инвентаризация запасов, не совпадает с записями. Тот факт, что системы складского учета рассматривались как инвентаризации по факту, является причиной большинства так называемых неудач. Рассматриваемая в своем правильном отношении, бессрочная инвентаризация — это не что иное, как точный учет всех товаров, которые поступают в учреждение и выходят из него, причем эти записи должны сверяться путем фактической физической инвентаризации с такой регулярностью и частотой, чтобы счета можно было с уверенностью считать отражающими правильную инвентаризацию. Рассматривая вопрос о том, как проводить инвентаризацию, мы, следовательно, имеем в виду фактическую физическую инвентаризацию, то есть подсчет каждого предмета на складе. Когда эта инвентаризация проведена и должным образом записана, вполне возможно установить и поддерживать системы, которые сделают ненужным инвентаризацию всего физического имущества в один момент времени.

В крупных производственных предприятиях существовал общий обычай закрываться на период большей или меньшей продолжительности, от двух-трех дней до нескольких недель, с целью проведения инвентаризации. Поскольку считалось необходимым закрываться для этой цели, инвентаризации, как правило, проводились лишь раз в год. Все это излишне, так как при правильных методах возможно провести даже полную инвентаризацию без заметного прерывания работы предприятия. Первый шаг — решить, в какое именно время должна проводиться инвентаризация, и сделать так, чтобы все мастера подготовили свои цеха. Это означает общую уборку, которая облегчит поиск и подсчет, взвешивание или измерение материалов, инструментов, снабжения и незавершенного производства. Затем в указанное время работа по проведению инвентаризации должна быть начата одновременно в каждом цехе.

Составление необходимых записей будет поручено клерку, которому будут помогать мастера и столько помощников, сколько потребуется. Каждому клерку выдается запас бирок, разлинованных, как показано на рис. 14. Они сделаны в форме транспортных бирок, но больше обычных размеров, используемых для этой цели. Следует отметить, что бирка перфорирована в верхней части. Часть над перфорацией показывает сезон и дату инвентаризации, номер карточки и отдел. Номер карточки и отдел повторяются на нижней части карточки, которая также разделена на две части. Верхняя половина предназначена для инвентаризации материалов, готовых запасов и незавершенного производства, разделенных по описанию, названию последней операции, количеству и единице измерения. Нижняя половина предназначена для инвентаризации инструментов, оборудования, оснастки и снабжения с местом для описания, количества, единицы измерения, номеров и местоположения. Под единицей измерения понимается единица, в которой оцениваются материалы или снабжение, например, фунты, ярды, дюжины, гроссы и т. д.

Первая операция — прикрепить одну из этих карточек, которые пронумерованы последовательно, к каждой машине, инструменту, ящику, стеллажу или куче материала. Затем клерк и его помощники пройдут по цеху, взвесят и подсчитают материал, представленный каждой биркой, записывая позиции на самой бирке. Как только это сделано, нижняя половина бирки отрывается. Поскольку ведется учет номеров карточек, выданных каждому клерку, ему необходимо будет сдать каждую из них, и если проявлять осторожность при размещении бирки на каждом предмете до начала подсчета, то нет никакой возможности, что материал будет упущен из виду. В качестве дополнительной меры предосторожности против потери карточек оставшаяся часть бирки впоследствии удаляется и отправляется в офис для сверки с основной записью. Поскольку бирка используется лишь для обеспечения записи количеств всего имущества, нет необходимости включать цены.

Рис. 14. Трудосберегающая инвентаризационная бирка

С помощью этого метода инвентаризация может быть проведена в очень короткие сроки. Зафиксированы случаи, когда инвентаризация на крупнейших промышленных предприятиях проводилась этим методом без остановки работы завода в каком-либо отделе на срок более двух дней.

18. Инвентаризационные записи. Когда физическая инвентаризация проведена, следующим шагом является запись количеств и цен, а также выполнение расчетов, чтобы запись могла показать общую стоимость. Записи инвентаризации должны быть классифицированы; то есть все материалы или оборудование определенного класса должны быть записаны на одной форме, чтобы можно было установить общую стоимость каждого класса.

Для производственного бизнеса инвентаризация подразделяется следующим образом:

Машины и оборудование. Станки. Мелкие инструменты. Чертежи и шаблоны. Материалы и снабжение. Детали и готовые запасы. Незавершенное производство. Готовая продукция.

Одну форму можно было бы использовать для всех этих инвентаризаций, но поскольку в каждом случае требуется определенная специальная информация, считается лучшим планом использовать специальные формы. Соответственно, мы иллюстрируем формы для каждого из этих классов.

Машины и оборудование. Под этим заголовком перечисляются все машины, мебель, офисные приборы и оборудование всех классов, необходимые для ведения бизнеса. Форма для инвентаризации показана на рис. 15, это форма с отрывными листами размером около 10 x 12 дюймов.

Для этого раздела используется лист для каждого конкретного класса оборудования, и, если один и тот же класс оборудования требуется в разных зданиях или отделах, лист используется для каждого отдела. Например, все пишущие машинки, используемые в данном отделе, будут инвентаризироваться на одном листе, и никакое другое оборудование не будет инвентаризироваться на том же листе.

Информация, приведенная в заголовке листа, включает местоположение, стоимость, предполагаемый срок службы, название, серийный номер, наш номер и у кого приобретено. Форма предусматривает запись даты (означающей дату покупки) и описание оборудования, первоначальную стоимость, стоимость дополнений и ремонтов, процент и сумму амортизации, а также чистую стоимость. Ссылка на эту запись показывает точное количество машин данного класса в эксплуатации и именно то, где они используются.

Станки. Под заголовком станков инвентаризация охватывает все инструменты такого характера, независимо от того, были ли они куплены или произведены на заводе. Поскольку крупные заводы обычно производят свои собственные станки, эта форма используется для отображения даты производства или покупки, описания, стоимости материалов и труда, процента и суммы, добавленной для покрытия накладных расходов завода, и общей стоимости. Как и форма, используемая для машин и оборудования, все станки данного класса должны быть инвентаризированы на одном листе, рис. 16.

Рис. 15. Форма с отрывными листами для инвентаризации машин и оборудования

Рис. 16. Инвентаризационная форма для станков

Рис. 17. Инвентаризационная запись мелких инструментов

Рис. 18. Форма инвентаризационного листа для чертежей и шаблонов

Рис. 19. Форма инвентаризационного листа для материалов и снабжения

Рис. 20. Инвентаризация деталей и готовых запасов

Рис. 21. Специальная форма для инвентаризации незавершенного производства

Рис. 22. Лист для инвентаризации готовой продукции

Мелкие инструменты. Большинство мелких инструментов покупаются, но некоторые из них могут быть изготовлены на заводе. Эти инструменты могут быть куплены по отдельности, или партиями по одной дюжине, или в других количествах. Чтобы соответствовать этим условиям, форма, рис. 17, предусматривает запись даты покупки, описания, количества, единицы измерения, стоимости материалов и труда, процента и суммы накладных расходов и общей стоимости. Когда инструменты покупаются готовыми к использованию, используется только последняя денежная колонка.

Чертежи и шаблоны. Эта инвентаризация включает все чертежи и шаблоны, которые используются или представляют ценность для бизнеса. При оценке этого имущества необходим консерватизм. Новый шаблон предположительно стоит столько, сколько стоило его изготовление. Но шаблон может стать устаревшим за очень короткое время. Поэтому при проведении инвентаризации необходимо оценить предполагаемый срок службы всех шаблонов, основывая эту оценку не только на износе, но и на вероятности их замены более поздними моделями. Стоимость чертежей и шаблонов должна быть полностью поглощена стоимостью произведенных товаров, и для покрытия этого должна быть предусмотрена очень либеральная ставка амортизации. В инвентаризационной форме мы не показываем амортизацию, так как считаем более практичным проводить полную инвентаризацию и делать новую оценку чертежей и шаблонов в конце каждого финансового периода. Форма, данная для этой инвентаризации, рис. 18, показывает дату постановки на учет, номер, описание и детали стоимости.