«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 1»

Не рассматривая операции, связанные с подшивкой писем, сравните два метода, когда из файлов нужно письмо. Предположим, что сотрудник картотеки получил запрос на переписку Norton Machine Company. При числовом указателе предпринимаются следующие шаги:

(1) Open card index drawer;

(2) Refer to cards filed back of the N guide, and find index card showing that folder No. 610 holds the correspondence;

(3) Close card index drawer;

(4) Open vertical file drawer;

(5) Refer to folders back of the 600 index, find No. 610,remove folder;

(6) Close vertical file drawer.

Когда используется алфавитный указатель, необходимы только следующие шаги:

(1) Open vertical file drawer;

(2) Refer direct to folder of Norton Machine Company, back of the N guide, and remove correspondence;

(3) Close file drawer.

Рис. 22. Алфавитная против числовой картотеки

Это просто применение принципа, что прямая линия — кратчайшее расстояние между двумя точками, как проиллюстрировано на рис. 22.

Алфавитное индексирование безопаснее по той причине, что меньше вероятность подшить письмо не в то место. При числовой системе подшивка писем не в ту папку — не редкость, и когда это делается, письма практически теряются.

Обычная рутина при числовой картотеке — сначала поместить номера папок на письма, а затем подшивать в соответствии с этими номерами без ссылки на имя. Естественно, сотрудник картотеки запоминает номера большой части активных корреспондентов и помещает их на письма, не обращаясь к карточному указателю. Память всегда переменчива, и если на письмо помещен неверный номер, вероятно, что оно будет подшито соответствующим образом.

При использовании цифр самая распространенная из всех ошибок — транспозиция, и это постоянный источник опасности при картотеке. Предположим, например, что при помещении номера на письмо от Norton Machine Company сделана транспозиция и номер читается 160 вместо 610. Письмо подшивается в папку № 160, ровно на четыреста пятьдесят папок в стороне. Письмо практически потеряно, ибо нет способа найти его, кроме как просмотреть все папки, пока оно не будет найдено.

При алфавитном указателе есть некоторая опасность подшить письмо не в то место, но она существенно уменьшается тем фактом, что имя должно удерживаться в памяти. Если письмо подшито неправильно, оно, вероятно, будет помещено в папку, близкую к правильной. Почти без исключения оно будет найдено в пределах двух или трех папок от своего надлежащего места; едва ли есть возможность, что письмо от Нортона будет подшито в папку Уайта.

ПРОЧАЯ КАРТОТЕКА

Переписка продавцов. Переписка от продавцов и филиалов, как правило, более объемна, чем даже от самых крупных клиентов. Следует предусмотреть подраздел, который позволит быстро найти письмо любой даты, не просматривая огромную массу переписки. Самый простой способ достичь этого — разделить переписку каждого продавца или филиала по месяцам. Каждый месяц следует использовать папку.

В общих файлах должно быть предусмотрено достаточно места для хранения переписки продавцов за целый год. Если подразделить по месяцам, старую переписку можно найти гораздо быстрее, чем если она разбросана по нескольким архивным файлам.

Один из способов уменьшить объем этой переписки в папках продавцов — потребовать от каждого продавца использовать отдельный лист для каждого предмета, о котором он пишет. Девять из каждых десяти писем от продавца относятся конкретно к сделкам с определенными клиентами и в основном важны в связи с перепиской этих клиентов. Такие письма следует подшивать в папки клиентов, где они будут найдены, когда возникнет желание расследовать сделки с клиентом.

Переписка некоторых очень крупных клиентов также довольно объемна. Ее также можно подразделить путем использования новой папки каждый месяц. Похожий план используется с преимуществом в связи с предметной картотекой, отдельная папка, подшитая за предметной направляющей, используется для каждого корреспондента.

Переписка временной ценности. Каждое крупное предприятие получает значительное количество переписки, которая не имеет постоянной ценности. Запросы на каталоги в ответ на рекламу не имеют ценности, если не развивается дальнейшая переписка. Целесообразно выделить достаточно места в файлах и подшивать такую переписку в алфавитном порядке, в папках для прочей переписки. Позже, когда развивается дальнейшая переписка, можно сделать отдельные папки и перенести их в обычные файлы. Через разумное время — когда последующая работа прекращается — запросы можно уничтожить, экономя место в постоянных файлах.

Заказы. Способ подшивки заказов зависит от бизнеса и метода обработки. Это будет зависеть от того, поступает ли большая часть заказов непосредственно от клиентов на их собственных бланках, на бланках, предоставленных фирмой, или от продавцов на бланках фирмы.

Когда заказы поступают непосредственно от клиентов, будь то в форме писем или на бланках клиентов, принято копировать их на бланки заказов фирмы, по которым заказы выполняются и выставляются счета. Самое практичное распоряжение оригинальными заказами клиентов — подшивать их вместе с их перепиской, вместо того чтобы предоставлять для них специальный файл. Есть определенные исключения, как подписки, полученные журналом, которые по определенным причинам должны храниться отдельно; но описанное можно считать общим правилом. Одна из причин подшивки заказов вместе с перепиской заключается в том, что в случае спора, скорее всего, потребуется обратиться к прошлой переписке.

Способ подшивки внутренних бланков зависит от количества создаваемых копий. Некоторые фирмы делают только две копии заказа: одну для отправки клиенту в качестве подтверждения, а вторую — для исполнения заказа. Таким образом, в офисе остается лишь одна копия, которую следует подшивать в числовом порядке, что также обеспечивает хронологическую последовательность по датам. Если копия заказа также используется как основание для разноски по счетам, ее следует подшивать в скоросшиватель с разъемными кольцами; в противном случае можно использовать вертикальный ящик для картотеки.

Другой весьма удобный метод заключается в оформлении заказа в трех экземплярах: один экземпляр в качестве подтверждения, один офисный экземпляр и один отгрузочный экземпляр, что оставляет две копии для архива. Одну копию следует подшивать в числовом порядке, а другую — в алфавитном. Это создает перекрестную индексацию без необходимости ведения картотеки, что показывает, насколько легко обеспечить наличие ценных записей при проявлении обычной аккуратности. Создание одной дополнительной копии, не требующее лишних трудозатрат, обеспечивает полный учет заказов.

Заказы, полученные от торговых представителей на внутренних бланках, иногда используются как основание для разноски по счетам; в этом случае их подшивают в скоросшиватель по датам. Другой метод состоит в выписке счета в двух экземплярах и использовании одной копии в качестве основания для разноски. В таком случае копию заказа можно подшивать в алфавитном порядке, собирая вместе все заказы от каждого клиента.

Рис. 23. Специальная папка для счетов — в открытом виде. Browne-Morse Co.

Счета. Метод подшивки счетов зависит от того, используется ли полная ваучерная система. Если ваучерная система не применяется, все счета следует подшивать в алфавитном порядке в вертикальном файле. Для каждой фирмы или лица, у которых закупаются товары, следует использовать отдельную папку, чтобы все их счета хранились вместе. Счета в папке должны быть подшиты в порядке дат, причем последний счет — сверху.

При использовании ваучерной системы счета иногда прикрепляются к ваучеру; в этом случае они подшиваются в соответствии с номером ваучера, а для алфавитной ссылки ведется отдельная картотека. Однако более современный подход заключается в подшивке ваучера в числовом порядке при сохранении алфавитного индекса для счетов.

Счета можно подшивать в ту же папку, что и деловую переписку, либо в специальный файл. При выборе первого метода следует использовать папку особого цвета. В таком случае для одной фирмы будет две папки: одна для счетов, другая для переписки. Специальные папки с двойным сгибом широко используются для подшивки счетов, как показано на рис. 23.

Рис. 24. Файл для документов. Browne-Morse Co.

Документы и юридические бумаги. Для подшивки документов и юридических бумаг существуют два стандартных метода. Более старый из них заключается в складывании бумаг и их подшивке в вертикальном положении в ящике для документов, подобном тому, что показан на рис. 24. Ящик оснащен прижимом или подвижной перегородкой для поддержания бумаг в вертикальном положении, а также алфавитным или числовым индексом. Эти ящики можно приобрести по отдельности или в составе шкафов с любым их количеством.

Более современный метод заключается в подшивке документов и юридических бумаг в вертикальном файле с использованием конвертов для документов, как показано на рис. 25. Эти конверты имеют подходящий размер для хранения юридических бумаг в развернутом виде, что обеспечивает удобство обращения к ним и является значительным улучшением по сравнению со старым методом складывания бумаг. В зависимости от требований бизнеса можно использовать любой из нескольких методов индексации.

Рис. 25. Конверты для файлов документов. Browne-Morse Co.

В качестве системы архивации для адвокатской конторы этот метод не имеет себе равных. Каждая запись конторы хранится в одной комплексной системе архивации, при этом каждое дело остается отдельным и обособленным. Каждая бумага и вся переписка, относящаяся к конкретному делу, подшиваются в развернутом виде в один из конвертов для документов — или можно использовать папку, — собирая все бумаги по одной теме вместе.

При алфавитной индексации бумаги подшиваются по фамилии клиента. При использовании числового индекса применяется алфавитная индексная карточка с перекрестными ссылками, включая индекс реестра дел. Папки могут быть пронумерованы по номерам дел или офисным номерам. Копии заключений можно подшивать таким же образом, что делает любое заключение доступным, независимо от того, было ли оно выдано вчера или десять лет назад. Обычная путаница в адвокатской конторе, возникающая при поиске бумаг, разбросанных по нескольким файлам, полностью устраняется.

Вырезки. Вертикальная система наиболее практична для подшивки вырезок, но, поскольку они могут потеряться через открытые края обычной папки для переписки, лучше всего использовать конверт или папку для счетов — предпочтительно первое. Индексация для вырезок должна проводиться по темам, и если файл используется исключительно для вырезок, он может быть либо числовым, либо алфавитным. Как правило, последний вариант наиболее удобен, хотя первый также используется довольно широко.

Рис. 26. Файл для чертежей или карт. C. J. Lundstrom Co.

Для каждой темы следует использовать отдельный конверт. На лицевой стороне конверта записывается название темы и список содержимого. Все вырезки, относящиеся к этой теме, подшиваются в конверт, который помещается за соответствующим алфавитным разделителем. Перекрестные ссылки, при необходимости, обеспечиваются картотекой.

Чертежи и карты. Крупное предприятие, особенно производственное, имеет большое количество чертежей, синек, карт и фотографий для подшивки. Один из методов заключается в их подшивке в большие папки, уложенные плашмя в плоский ящик, с использованием картотеки для перекрестных ссылок.

Более удобный метод — вертикальная подшивка. Обычный ящик вертикального файла слишком мал для больших чертежей, но на рис. 26 показан специальный файл, в котором можно разместить чертежи размером 24"×36". Чертежи подшиваются в плотные папки, изготовленные по размеру ящика. Этот ящик имеет шарнирное крепление у нижнего переднего края, что позволяет открывать его простым наклоном вперед — операция, выполняемая с минимальными усилиями. Ящик удерживается в открытом положении автоматической защелкой, которая быстро освобождается, когда нужно закрыть ящик. Каждый ящик снабжен регулируемым ограничителем, который отодвигается назад по мере заполнения пространства. В открытом состоянии ящик открывает все свое содержимое, любое из которого можно мгновенно извлечь и снова подшить с максимальным удобством и быстротой. При подшивке большой кальки желательно сначала вытянуть папку, к которой она относится, и, поместив в нее кальку, задвинуть папку на место. Это предотвращает случайное сминание чертежа.

Можно использовать либо алфавитный, либо числовой индекс, в зависимости от класса подшиваемых чертежей. В механическом цехе, где все станки и детали известны по номерам, лучше всего подходит числовой индекс. В издательстве, где требуется хранить все чертежи, используемые для каждой книги, их следует подшивать в алфавитном порядке по темам.

Кредитные отчеты. Вертикальная подшивка лучше всего подходит для кредитных отчетов, так как она собирает вместе всю кредитную информацию о клиенте. В отличие от переписки, кредитные отчеты принято скреплять в папке с помощью капли клея в верхней части каждого отчета. Для каждого клиента используется отдельная папка, и все отчеты прикрепляются в порядке их даты.

Индекс может быть числовым, алфавитным или географическим. При использовании числовой системы перекрестную ссылку обеспечивает картотека. На карточке указываются имя и номер папки, а также краткая история взаимоотношений клиента с фирмой.

ПОМОЩЬ В АРХИВАЦИИ

Разделители. Не следует упускать из виду важность использования разделителей, поскольку они являются главным элементом успешной системы архивации. Они должны быть простыми и правильными. Их необходимо вставлять через достаточные интервалы, чтобы мгновенно направлять взгляд и руку к нужной папке. Ящик вертикального файла вмещает около 5000 писем, и, если предположить, что в среднем на одну папку приходится 10 писем, это означает 500 папок. Общее правило — использовать 50 разделителей на ящик, или один разделитель на каждые десять папок.

Оценку необходимого количества разделителей следует делать с запасом. Если имеется 500 постоянных корреспондентов, лучше оснастить файлы алфавитным индексом с 60 подразделениями, чем ограничиваться индексом с 50 подразделениями.

Разделители должны выдерживать интенсивное использование и оставаться читаемыми; поэтому следует использовать изделия наилучшего качества. Все производители оборудования для архивации теперь поставляют разделители из плотного прессованного картона с металлическими наконечниками. Разделитель с металлическим наконечником абсолютно жесткий и поддерживает бумаги или папки в файле, сохраняя их ровными и выровненными. Важной особенностью является то, что индексный заголовок (имя, буква или номер) можно изменить в любое время, просто вставив новый ярлык в металлический наконечник. Разделители с металлическими наконечниками стоят дороже, чем старые разделители из манильской бумаги, но в конечном итоге они более экономичны. Деньги, потраченные на оборудование для архивации, следует рассматривать как долгосрочную инвестицию; если расходы и нужно сократить, то пусть это будет покупка расходных материалов для передачи в архив, а не регулярные файлы, которые используются каждый день.

Передача в архив. Устаревшую переписку следует извлекать из текущего файла и подшивать в архивные файлы или коробки, индексируемые так же, как и в регулярных файлах. Передачу в архив не следует проводить слишком часто. Часто целесообразно использовать шкафы, достаточно большие для хранения переписки за два года: одна часть используется для текущей переписки, другая — для переписки годовой давности. В конце года вся переписка из более старого файла изымается, и он становится текущим файлом на следующий год.

Рис. 27. Сортировочный лоток

Сортировка. Работа сотрудника архива облегчается и точность повышается при использовании сортировочного лотка, как показано на рис. 27. Он представляет собой деревянный лоток, оснащенный алфавитными или числовыми разделителями в соответствии с используемой системой. Для алфавитной системы используется набор разделителей от А до Я — по одному на каждую букву алфавита.

Перед началом архивации сотрудник сортирует дневную корреспонденцию в этом лотке. Вся корреспонденция, относящаяся к одному разделу алфавита, таким образом собирается вместе и может быть быстро подшита.

ВЫБОР ОБОРУДОВАНИЯ ДЛЯ АРХИВАЦИИ

Рис. 28. Показ способа соединения вертикальных секций. Browne-Morse Co.

Выбор оборудования для архивации был значительно упрощен производителями, которые изучили проблему архивации с целью удовлетворения спроса на оборудование для размещения любых деловых бумаг. По мере возникновения новых проблем разрабатывалось новое оборудование. Были изучены и удовлетворены потребности как самого маленького офиса, так и крупнейшей корпорации. Тяжелые шкафы цельной конструкции уступили место шкафам, построенным из секций, любую из которых может перенести офисный курьер. Человек, которому нужно подшивать всего полдюжины писем в день, находит секцию, точно соответствующую его требованиям; по мере роста бизнеса он добавляет другие секции; шкаф растет вместе с бизнесом, образуя одну полную систему, независимо от того, насколько она мала или велика.

Наиболее универсальным из всех устройств для архивации является вертикальный файл. Как было объяснено на предыдущих страницах, он приспосабливается практически ко всем бумагам, встречающимся в деловом офисе. Вертикальные файлы изготавливаются с ящиками трех стандартных размеров: размер для писем — для обычной переписки или бумаг размером до 9½"×11"; юридический или большой размер — для юридических бланков, отчетов и других крупных бумаг размером до 10"×15"; размер для счетов — для счетов, заказов, кредитных отчетов и всех бумаг размером не более 5¼"×8". Бумаги размером 8"×10" можно подшивать в файл размера для счетов, сложив их один раз.

Стили конструкции. Для вертикальных файлов используются два стандартных стиля конструкции: горизонтальные секции и вертикальные секции или модули. Горизонтальная секция изготавливается высотой в один ящик вертикального файла и шириной в два или три ящика. Вертикальные модули имеют ширину в один ящик, высоту в четыре ящика для размеров «письмо» и «юридический» и высоту в пять ящиков для размера «счет».

Вертикальный модуль — это более новый и предпочтительный стиль конструкции; он более прочный и занимает меньше места на полу как для больших, так и для малых систем архивации. Вертикальные модули собираются вместе, как показано на рис. 28. Каждая секция построена с каркасными торцами, и на каждом конце шкафа — будь то одна секция или дюжина — используются торцевые панели, образующие один законченный шкаф. Секции скрепляются между собой и могут быть разделены по желанию. На рис. 29 показаны три вертикальные секции трех стандартных размеров, соединенные вместе для создания законченного шкафа. Это дает некоторое представление о возможностях, предлагаемых этим стилем конструкции при создании шкафа, отвечающего любым требованиям.

Рис. 29. Три вертикальные секции стандартных размеров. Browne-Morse Co.

Вертикальные модули также изготавливаются с комбинациями ящиков для различных целей. Для малого бизнеса часто желательно иметь ассортимент файлов для разных целей. Целая секция, заполненная файлами одного вида, может не потребоваться, но комбинированная секция предлагает решение. Комбинация, проиллюстрированная на рис. 30, содержит один шкафчик, шесть неглубоких ящиков для хранения, два ящика для двойной картотеки и три файла для документов. Ящик вертикального файла можно заменить на секцию шкафчика.

Если необходимо подшивать ваучеры или другие сложенные документы, можно использовать ящики для документов, показанные в комбинированном модуле, или предусмотреть возможность подшивки этих бумаг в вертикальном файле. Ящик вертикального файла разделен вдоль перегородками на отделения той же ширины, что и файл для документов. Каждое отделение оснащено ограничителем и потайным стержнем для удержания разделителей.

Рис. 30. Комбинированный шкаф. Browne-Morse Co.

Там, где необходимо подшивать большое количество сложенных документов, как в офисе корпорации, использующей ваучерную систему, этот файл гораздо удобнее старого стиля. Файл для документов старого стиля имеет ограниченную вместимость и должен извлекаться из шкафа для консультации. Ящик вертикального файла юридического размера обеспечивает три отделения, каждое длиной 24 дюйма. Это дает фактическую вместимость архивации в шесть футов в одном ящике. Вертикальная секция, оборудованная для архивации документов, показана на рис. 31. Если для этой цели не требуется целая секция, один ящик можно оборудовать для архивации документов, а остальные использовать для переписки.

Рис. 31. Вертикальный шкаф для документов. Library Bureau

Стиль конструкции, разработанный для сочетания идеи расширения с разнообразием, известен как шкаф «интер-интер». Этот шкаф состоит прежде всего из внешнего корпуса или оболочки стандартной высоты, глубины и ширины. Эта оболочка разделена на отделения стандартной высоты, в которые вставляются устройства для архивации. Различные устройства для архивации расположены в каркасных модулях стандартных размеров, выполненных взаимозаменяемыми, так что можно создать любую желаемую комбинацию. На рис. 32 показаны внешний шкаф, картотека и модули вертикальных файлов, которые подходят к проемам в шкафу.

ВНЕШНИЙ ШКАФ

Рис. 32. Конструкция «интер-интер». Macey Co.

Такая конструкция позволяет пользователю создавать комбинацию небольших модулей различных видов в соответствии с текущими требованиями, размещенных в одном корпусе в компактной форме. Обеспечение будущего расширения не требуется, поскольку дополнительный внешний шкаф можно добавить в любое время, а модули переставить по желанию в соответствии с изменениями в системе.

Шкаф «интер-интер», показанный на рис. 33, демонстрирует разнообразие устройств, которые могут быть размещены в одной оболочке. Этот шкаф содержит вертикальный файл, картотеку, ящики для юридических бланков и файлы для документов.

Возникла потребность в небольшом шкафу для архивации, или наборе секций, который был бы полным и обеспечивал надлежащее разнообразие. Профессионалу, менеджеру отдела и руководителю нужен небольшой шкаф для личной переписки, отчетов, статистики, записей по вопросам, требующим личного внимания, бланков и форм, частных бумаг и всех дел конфиденциального характера. Эта потребность, по-видимому, была удовлетворена удовлетворительным образом небольшими секциями, известными в торговле как «секционеты».

Рис. 33. Шкаф «интер-интер». The Macey Co.

Это законченные секции, самый большой размер которых соответствует ящику вертикального файла, которые можно ставить друг на друга или рядом. Любое из стандартных устройств для архивации может быть выполнено в виде этих секций. Небольшая секция для карточек 4"×6" показана на рис. 34. Одна секция с верхом и основанием образует законченный шкаф, который можно дополнять по мере необходимости. На рис. 35 показан небольшой набор секций, состоящий из вертикального файла, картотеки 5"×8" и ящиков для картотеки 3"×5", а также одного файла для документов на основании с ножками.

Архивные файлы. Файлы для хранения переданной в архив переписки могут быть более дешевой конструкции, чем регулярные шкафы для архивации, так как к ним обращаются реже и они не подвергаются такому интенсивному использованию. Однако они должны быть достаточно прочной конструкции; обычно деловую переписку хранят не менее двух лет, и может возникнуть необходимость обращаться к ней много раз после передачи в архив. Кроме того, если предусмотрены прочные архивные файлы, их можно использовать снова и снова; архивных файлов, достаточных для хранения переписки за два года, хватит на неопределенный срок.

Рис. 34. Картотечная секция. Shaw-Walker Co.

Поначалу производители оборудования для вертикальной архивации не поставляли ничего более прочного, чем коробки из переплетного картона. Использовались коробки размером с ящик вертикального файла. Обычно они хранились на полках, и для обращения к содержимому нужно было снять коробку и снять крышку. Чтобы идти в ногу с улучшениями в шкафах для архивации, были усовершенствованы новые стили архивных файлов. Одним из наиболее удовлетворительных из более современных стилей является ящичный архивный файл, который практически представляет собой секцию с одним ящиком. Он сделан из легкого дерева с ящиком, как показано на рис. 36. Эти файлы можно ставить друг на друга и скреплять, создавая прочный шкаф для архивации. Ящики вмещают содержимое ящика вертикального файла, но не оснащены ограничителями и не рекомендуются для текущей архивации. Эти архивные файлы стоят дороже, чем старый стиль, но если учитывать долговечность и доступность, они, вероятно, более экономичны в долгосрочной перспективе.

ДИКТОВКА НА ДЕЛОВОЙ ФОНОГРАФ, ПРОИЗВЕДЕННЫЙ NATIONAL PHONOGRAPH COMPANY, ОРИНДЖ, ШТАТ НЬЮ-ДЖЕРСИ.

Рис. 35. Набор секций. Shaw-Walker Co.

Металлические файлы. Металлическая мебель быстро завоевывает популярность для офисного использования. Все виды офисной мебели теперь изготавливаются из листовой стали — столы, стулья, прилавки и устройства для архивации для всех целей. Металлические шкафы изготавливаются в виде вертикальных секций и оснащаются теми же устройствами для архивации, что и деревянные шкафы. На рис. 37 показан ряд металлических секций, сочетающих в себе разнообразие устройств для архивации. По краям расположены роликовые книжные полки и шкафчик, а в центре — шесть стилей файлов.

Рис. 36. Архивный ящик. Browne-Morse Co.

Рис. 37. Ряд металлических файлов. The Berger Co.

Наиболее очевидным преимуществом металлических файлов является обеспечиваемая ими безопасность, так как было наглядно продемонстрировано, что они могут пройти через очень сильный пожар без повреждения содержимого. Немногие офисы имеют достаточно места в сейфах для бумаг, которые необходимо хранить. Металлические файлы не только заботятся о ценных бумагах, но и, удерживая все бумаги вдали от горючих материалов, действуют как средство предотвращения пожара.

Еще одна причина растущей популярности металлических файлов — нехватка подходящей древесины и ее растущая стоимость. Запасы дуба и красного дерева сокращаются так быстро, что необходимость в замене кажется неизбежной в ближайшем будущем. Для офисной мебели сталь, по-видимому, является наиболее практичной заменой.

СУММИРУЮЩИЕ МАШИНЫ BURROUGHS В ОФИСЕ УНИВЕРМАГА THE FAIR, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛИНОЙС.

БИЗНЕС-СТАТИСТИКА

СТАТИСТИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

Одной из главных функций офиса контролера является сбор статистики, которая показывает, что делается в каждой отрасли, отделе и подразделении бизнеса. Цель этой статистики — показать результаты этой деятельности: валовой объем транзакций, затраты и результат в виде чистой прибыли. Собранная в форме понятных отчетов, эта статистика представляет собой понятную историю бизнеса.

Статистический отдел можно рассматривать как отдел затрат коммерческой ветви. Производители признают необходимость исчерпывающей статистики в производственной ветви; они понимают, что должны знать, во что обходится производство их товаров; но лишь в сравнительно немногих предприятиях признается важность коммерческих затрат.

На фабрике затраты рассчитываются до мельчайших деталей; известно, во что обходится выполнение каждой операции над каждой частью готового целого; эффективность каждого человека — во что он обходится в виде заработной платы, энергии и общих расходов, а также стоимость каждого кусочка материала, который он использует, — все это говорит система учета затрат. Во что обходится продажа товаров — обычно вопрос догадок.

Знать, во что обходится ведение бизнеса — знать коммерческие затраты — так же важно, как знать производственные затраты. И то, и другое необходимо, если бизнес хочет достичь своих максимальных возможностей.

Какова фактическая прибыль того или иного отдела?

Сколько чистой прибыли приносит работа с этим товаром?

Стоит ли дороже отправить торгового представителя в тот маленький городок, в десяти милях от основной линии, чтобы принять заказ Джонса, чем прибыль от его бизнеса?

Приносит ли работа на этой территории столько же прибыли, сколько на какой-то другой?

Если измерять по стандарту чистой прибыли — а не по объему продаж, — является ли Браун прибыльным торговым представителем? По сравнению с Уайтом, какова его эффективность?

Это некоторые из вопросов, на которые нужно ответить, прежде чем можно будет утверждать, что статистический отдел достиг своего наивысшего состояния эффективности. Успех современной торговли измеряется не объемом совершенных сделок, а прибылью. В былые времена купец любил говорить, что в прошлом году он продал больше товаров, чем любой из его конкурентов; сегодня он больше доволен, если заработал больше денег. Чистая прибыль в 10% при обороте в 500 000 долларов привлекательнее, чем миллионный бизнес без прибыли.

Коммерческие затраты можно разделить на два класса — затраты на продажи и административные расходы. Из этих двух затраты на продажи более важны; если не сдерживать затраты на продажи, не останется ничего, из чего можно было бы оплачивать административные расходы.

Затраты на продажи. В самом широком смысле затраты на продажи включают все расходы, надлежащим образом относимые на продажу товаров. Для статистических целей их можно вполне обоснованно разделить на прямые и косвенные, или общие расходы на продажи. Прямые затраты на продажи состоят из заработной платы и командировочных расходов торговых представителей — статей, которые могут быть определенно установлены и отнесены на конкретные продажи. Косвенные затраты на продажи состоят из рекламы, заработной платы менеджера по продажам и его офисных помощников, расходов на ввод заказов и выставление счетов, расходов на упаковку и доставку, а также всех подобных статей, надлежащим образом относимых на расходы по маркетингу товаров, — статей, которые, хотя и относятся на продажи, не могут быть применены непосредственно к отдельным продажам или к конкретным территориям.

Расчет затрат на продажи — это специфическая функция статистического отдела, которую иногда называют «расчетом прибыли» — подходящий термин, поскольку основной целью сбора статистики продаж является определение прибыли. В качестве предварительного условия для расчета прибыли необходимо иметь точный учет стоимости проданных товаров. На производственном предприятии ожидается, что эта информация будет предоставлена отделом затрат; в торговом бизнесе расчеты должен производить статистический отдел.

Первым шагом является получение записи обо всех полученных товарах. Проще всего это сделать путем получения дубликатов счетов, которые будут предоставлены теми, у кого закупаются товары, если на этом настаивать. К счету должны быть добавлены фрахт и извоз — статьи, которые должны быть предоставлены бухгалтерским отделом. Это дает общую стоимость, включая доставку, и ее следует разделить, чтобы показать затраты на единицу — например, ярды, дюжины, фунты, баррели или тонны. В смешанной партии несложно распределить фрахт по разным товарам. Каждый счет за фрахт показывает ставку, по которой выставлена партия, и общую сумму можно распределить по весу на той же основе.

Чтобы обеспечить постоянный учет себестоимости, лучше всего регистрировать каждую полученную партию с указанием ее стоимости. Этот реестр следует разделить по товарам, обеспечив отдельный учет каждого из них. Для этой цели лучше всего подходит книга с разъемными листами.

Подходящая форма показана на рис. 1. Этот лист озаглавлен названием статьи или товара, и каждый лист используется для записи поступлений одного товара. Запись включает дату счета, дату получения, от кого, номер партии, количество, цену, сумму счета, фрахт и извоз, общую стоимость и стоимость за единицу. Каждой полученной партии товаров присваивается номер партии, причем эти номера являются последовательными для каждого товара.

Лист служит двойной цели: записи поступлений и прайс-листа. И количество, и итоговые колонки суммируются, причем итоги переносятся на конец месяца. Все листы подшиваются в алфавитном порядке по товарам, подразделяются по отделам, причем текущие листы всегда находятся сверху.

Учет отгрузок. Прежде чем можно будет рассчитать затраты на продажи и прибыль, статистический отдел должен быть обеспечен записями об отгрузках. Этого можно достичь путем предоставления дополнительной копии счета, что легко сделать с помощью современных систем выставления счетов. Чтобы избежать переписывания, копия для статистического отдела должна быть шире оригинала счета. Дополнительная ширина позволяет добавить специальные колонки, необходимые для расчета прибыли по отгрузке, как показано на рис. 2. Эта форма имеет дополнительные колонки для общей стоимости, валовой прибыли, расходов на продажи, чистой прибыли и процента чистой прибыли.

Когда эти копии счетов поступают в статистический отдел, для получения себестоимости используются прайс-листы, рис. 1. Здесь использование номера партии приобретает значение, так как цены получаются для конкретных номеров партий, указанных в счете, что приводит к получению фактических, а не оценочных показателей прибыли.

После выполнения своих целей при табулировании других данных, объясненных позже, копии счетов подшиваются в алфавитном порядке, сохраняя все счета одному клиенту вместе. Для этой цели можно использовать либо вертикальный файл, либо скоросшиватель на штырях.

Рис. 1. Реестр полученных товаров

Возвращенные товары. Еще одна очень важная запись при расчете прибыли — это запись о возвращенных товарах. Прибыль может быть рассчитана по счетам, но если необходимо зафиксировать точную прибыль по бизнесу клиента или торгового представителя, необходимо учитывать возвращенные товары.

Рис. 2. Копия счета для статистического отдела

Когда товары возвращаются, это означает потерю ожидаемой прибыли и должно рассматриваться в том же свете, что и фактический убыток. В хорошо управляемом бизнесе возвращенные товары сводятся к минимуму; если они увеличиваются выше нормы, необходимо расследование причин. Повторяющиеся возвраты одного и того же товара указывают на дефект в самом товаре; если возвраты с территории одного торгового представителя часты, необходимо расследование методов работы представителя — у него может быть недостаток перегружать своих клиентов или добавлять к их заказам — все это дополнительные причины, по которым следует вести учет возвратов.

Бланк для ежемесячного учета показан на рис. 3. Этот отчет показывает название отдела, из которого были проданы товары, товар, имя клиента, цену продажи, стоимость — включая расходы на продажу, — убыток и имя торгового представителя. Из этого листа можно табулировать все данные, необходимые для полных записей.

Рис. 3. Отчет о возвращенных товарах

Записи торговых представителей. Одно из особых преимуществ — возможно, главное преимущество — отдела расчета прибыли — это запись работы каждого торгового представителя. Не только объем его продаж, но и прибыль от этих продаж измеряют его ценность для фирмы.

Торговый представитель, чьи продажи наибольшие по количеству или даже в долларах и центах, не обязательно является лучшим торговым представителем. Один человек может продать сахара на тысячу долларов, в то время как другой продает чая на двести долларов и зарабатывает больше денег для фирмы; один стремится к объему — делая ценовые уступки, чтобы получить большой заказ, — в то время как другой довольствуется меньшими продажами с хорошей прибылью.

В конечном анализе прибыль определяет эффективность торгового представителя. Его зарплата может быть большой или маленькой; его расходы высокими или низкими; но он не эффективен, если его бизнес не показывает чистую прибыль.

Табулировать продажи каждого торгового представителя, чтобы полный отчет о его работе можно было увидеть с первого взгляда, является, таким образом, делом первостепенной важности. Первым шагом должно быть создание записи о том, что он продает — сколько ситца и сколько шелка. На листе с разъемными листами, расчерченном, как показано на рис. 4, можно вести запись продаж торговым представителем одного товара; из этих листов можно табулировать запись его общих продаж.

Заголовок этого листа показывает название товара, имя торгового представителя и месяц, охватываемый записью. Ведется подробная запись продаж каждого дня, показывающая количество, стоимость, продажи, валовую прибыль и процент валовой прибыли. В конце месяца вычитаются возвраты — информация получается из отчета о возвращенных товарах, рис. 3, — оставляя чистую запись. Этот лист, который является разъемным, подшивается в алфавитном порядке по имени торгового представителя, причем листы для каждого человека располагаются в алфавитном порядке по товарам.

Запись общего бизнеса торгового представителя делается на форме с разъемными листами, показанной на рис. 5. Эта запись составляется из итогов записей по товарам, рис. 4, и форма имеет те же колонки, с дополнительной колонкой, озаглавленной «% от общего». В эту колонку вносится процент, который общие продажи каждого товара составляют от общих продаж торгового представителя. Прибыль от бизнеса торгового представителя обычно увеличивается в прямой пропорции к увеличению процента продаж более дорогих специализированных товаров.

Эта итоговая запись, конечно, составляется в конце месяца, показываются только ежемесячные итоги. В нижней части листа делается сводка. В правой, или кредитовой, колонке приводится валовая прибыль; в левой колонке вносятся расходы на продажи, причем отдельные статьи разделены. Сначала вносятся и суммируются зарплата торгового представителя и сумма его командировочных расходов, итогом являются прямые расходы на продажи. После этого вносятся общие расходы на продажи, которые должны быть отнесены на бизнес торгового представителя, эта статья предоставляется бухгалтерским отделом. Общие расходы на продажи затем переносятся в кредитовую колонку и вычитаются из валовой прибыли, оставляя чистую прибыль — реальный показатель ценности торгового представителя.

Рис. 4. Запись продаж торгового представителя, организованная по товарам

Эти листы следует подшивать в тот же скоросшиватель, что и записи продаж товаров торгового представителя. Можно использовать отдельный индекс, или их можно подшивать поверх листов по товарам, собирая запись всего месяца вместе. Чтобы облегчить идентификацию, они должны быть другого цвета, чем листы по товарам.

Такие записи продаж дают полную историю бизнеса каждого торгового представителя; они рассказывают всю историю на языке, наиболее легко понятном менеджеру. Чем дольше они ведутся, тем более ценной становится история.

Заказы по почте. В бизнесе, в котором периодически поступают заказы по почте, продажи такого характера могут быть сгруппированы под таким заголовком, как «головной офис», и обрабатываться в статистических записях таким же образом, как продажи одного торгового представителя. Там, где поддерживается обширный отдел заказов по почте, может быть целесообразно вести записи бизнеса каждого торгового представителя по почте.

Распределение расходов. Общие расходы на продажи должны быть распределены на какой-либо справедливой основе по общим продажам. Существуют два логических фактора, на основе которых может быть сделано это распределение: общие продажи и стоимость проданных товаров. Последнее кажется наиболее справедливым. Если основываться на общих продажах, распределение может фактически наказать торгового представителя, который на самом деле является наиболее прибыльным. Например, один торговый представитель может продать за 2000 долларов товары, которые стоят 1500 долларов, в то время как другой получит 2200 долларов за те же товары; если расходы распределяются на основе общих продаж, на бизнес последнего торгового представителя относится большая сумма, когда увеличение — это вся прибыль. На основе стоимости на бизнес обоих торговых представителей была бы отнесена одинаковая сумма.

Когда установлены общие расходы на продажи и общая стоимость проданных товаров, первые делятся на последнюю сумму для получения правильного процента. Затем это добавляется к стоимости продаж каждого торгового представителя.

Хотя, как правило, общие расходы на продажи должны относиться на стоимость всех проданных товаров, существуют определенные исключения, когда часть этих расходов должна относиться на конкретные продажи. Например, производитель может сделать специальное ассигнование на рекламу своего продукта в определенном штате, используя местные газеты, уличные вагоны и рекламные щиты. В этом случае реклама вполне обоснованно относится на бизнес из этого штата; хотя может быть целесообразно распределить сумму на несколько месяцев.

Рис. 5. Запись общих продаж торгового представителя

Отдел заказов по почте влечет за собой определенные расходы, ни один из которых не относится на бизнес, произведенный торговыми представителями. В эти специальные расходы включены такие статьи, как почтовые расходы, канцелярские товары, печать и зарплата стенографисток. Эти расходы должны быть отнесены на бизнес отдела, и, если ведутся записи работы каждого торгового представителя, они должны быть пропорционально распределены на основе стоимости товаров, проданных каждым.

Общие продажи товаров. Запись общих продаж каждого товара необходима для того, чтобы можно было определить прибыль от работы с товаром. Иногда обнаруживается, что товар, который, по-видимому, продается с прибылью, на самом деле продается с убытком, когда определены фактические затраты на продажу. Или один торговый представитель может продавать товар с убытком, в то время как другие продают его с прибылью.

Форма, показанная на рис. 6, используется для сводки продаж одного товара. В конце месяца один из этих листов озаглавливается названием каждого товара, и итоги вносятся из записей продаж товаров торгового представителя, рис. 4. Напротив имени каждого торгового представителя вносятся количество и сумма его продаж, после чего следует важная колонка, озаглавленная «% от целого». В эту колонку вносится процент, который продажи одного торгового представителя составляют от общих продаж товара. Если Бэкон продает 40% всего чая, проданного фирмой, это показано этим отчетом; если он продает 50% сахара, это показано так же ясно. Записывается не только то, сколько данного товара продано, но и кто его продал, в этой ежемесячной сводке.

В колонках после общих продаж вносятся общая стоимость и валовая прибыль. Из валовой прибыли вычитаются расходы на продажи — это рассчитывается по проценту, показанному для общих расходов на продажи в сводке в нижней части листа торгового представителя, рис. 5, — оставляя чистую прибыль. В последнюю колонку вносится процент чистой прибыли. Итог в нижней части листа показывает общие суммы, и проценты расходов на продажи и чистой прибыли рассчитываются на основе этих итогов; это дает средние расходы и прибыль на общий объем продаж.

Продажи отделов. Следующим по важности после знания прибыли от одного товара является знание результатов, полученных отделом. Это требует записи продаж отделов. Продажи и прибыль измеряют эффективность отдела, так же как и торгового представителя.

Рис. 6. Запись общих продаж одного товара

RAILWAY EXCHANGE BUILDING, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛИНОЙС. Отличный пример современного типа офисных зданий

Необходимость в записях отделов зависит от бизнеса. Производителю, который производит только две или три статьи, нужны только записи продаж товаров; оптовику требуются записи продаж классов товаров. В оптовом бизнесе деления отделов четкие; каждый отдел находится под руководством главы, и запись отдела — это его запись.

При сравнении прибыли отделов не следует слепо следовать проценту чистой прибыли. Некоторые отделы не приносят денег. В определенной степени возможно прекратить убыточные линии или даже отделы, но в некоторых бизнесах необходимо поддерживать отделы, которые не являются прибыльными. В бизнесе галантерейных товаров — оптовом или розничном — маржа валовой прибыли в мелочах настолько мала, что сомнительно, что при вычете всех законных расходов реализуется чистая прибыль. Торговый представитель оптовой фирмы, чьи продажи мелочей наибольшие, показал худший результат; менеджер, который удерживал продажи отдела мелочей на самой низкой цене — в то же время удерживая свои запасы на низком уровне, — может быть самым эффективным.

Для записи продаж отделов можно использовать форму, показанную на рис. 7. Данные для этого отчета получаются из записей товаров, рис. 6. Для каждого товара вносятся количество и общая сумма продаж. После этого следует процентная колонка, в которую вносится отношение, которое продажа каждого товара составляет от общих продаж отдела. Колонки, которые следуют далее, такие же, как в записях продаж товаров. Следует использовать форму с разъемными листами, и ее можно подшивать с записями товаров — запись отдела сверху, с записями товаров, расположенными в алфавитном порядке под ней.

Описанные формы предоставляют подробные записи бизнеса каждого торгового представителя и каждого отдела (классифицированные по товарам), записи полученных товаров и возвращенных товаров. Из этих записей можно составить полные торговые отчеты для каждого отдела или для всего бизнеса.

Торговые отчеты. Отчеты в форме торговых отчетов, составленные из этих записей, дают менеджеру факты, в которых он особенно заинтересован; они показывают ему прибыль бизнеса и источники прибыли.

Рис. 7. Запись продаж отдела, разделенная по товарам

Ежемесячный торговый отчет должен составляться для каждого отдела, чтобы общие операции можно было увидеть с первого взгляда. Все существенные факты показаны в отчете отдела, рис. 7, но правильно составленный торговый отчет дает возможность для ценных сравнений. Хотя тот факт, что отдел получил чистую прибыль в 7864,20 доллара в этом месяце, интересен, эти цифры приобретают дополнительный интерес при сравнении с прибылью прошлого месяца.

Форма для ежемесячной сводки торговли отдела показана на рис. 8. В этой форме торговый отчет за текущий месяц вносится в две колонки, озаглавленные «торговля». Сначала общая сумма продаж вносится в кредитовую колонку; затем стоимость запасов на начало месяца вносится на следующую строку, в дебетовую колонку. Когда организован отдел расчета прибыли, необходимо иметь точную инвентаризацию в каждом отделе, чтобы этот торговый отчет можно было начать правильно. Если начать на правильной основе, запись становится постоянной. К сумме в наличии добавляется стоимость полученных товаров, как показано в отчетах о полученных товарах, рис. 1. Из итога вычитается стоимость инвентаризации в конце месяца, остаток известен как «товарооборот» — стоимость или инвентаризационная стоимость проданных товаров. Чтобы найти стоимость инвентаризации, фактический подсчет товаров в наличии не обязателен. Стоимость можно найти путем вычитания из итога стоимости, по себестоимости, проданных товаров, которая является итогом колонки общей стоимости, рис. 7. Эта инвентаризация, конечно, является суммой, показанной как имеющаяся в наличии на начало следующего месяца.

Разница между «товарооборотом» и «продажами» — это «валовая прибыль» — сумма, необходимая для балансировки дебетовой и кредитовой колонок. Валовая прибыль переносится и вносится в кредитовую колонку. Расходы на продажи вносятся в дебетовую колонку, разница между этой суммой и валовой прибылью — это «чистая торговая прибыль» за текущий месяц.

Три колонки справа предназначены для сравнительных цифр. В колонку, озаглавленную «на дату», вносятся общие продажи, товарооборот, валовая прибыль, расходы и чистая прибыль с начала текущего финансового года по дату; в две колонки, следующие далее, вносятся те же факты за прошлый месяц и прошлый год.

Рис. 8. Форма для ежемесячной сводки торговли

Как правило, эти ежемесячные торговые отчеты для каждого отдела дают менеджеру именно ту информацию, которую он хочет; но когда имеется большое количество отделов, иногда целесообразно табулировать эти отчеты, давая одну полную запись. Форма для такого отчета показана на рис. 9. Подробное объяснение этого отчета не требуется, колонки организованы для той же информации, что дана в отчете отдела. Единственным исключением является колонка инвентаризации, которая предназначена только для текущей инвентаризации. В трех сравнительных колонках справа вносится только чистая прибыль. Этот отчет дает историю продаж в ореховой скорлупе.

Записи прибыли клиентов. Знать ценность каждого клиента, измеренную прибылью от его бизнеса, так же важно, как знание ценности каждого торгового представителя. Именно для получения этой информации колонки для расчета чистой прибыли добавлены к копии счета статистического отдела, рис. 2.

Подробные записи закупок каждого клиента, разделенные по товарам, не нужны, но должна быть сводка, показывающая общие закупки и прибыль. Подробную информацию об отдельных отгрузках и отдельных товарах можно получить из копий счетов.

Рис. 10 показывает форму для записи клиента на карточке 4 на 6 дюймов. Эта форма предусматривает только ежемесячные записи. В конце месяца общие закупки и общая прибыль получаются из копий счетов, и суммы вносятся на карточку. Карточка расчерчена для записи за два года.

Эти карточки следует подшивать географически, название города возглавляет карточку. Если в городе несколько клиентов, их карточки следует располагать в алфавитном порядке. Границы штатов соблюдать не обязательно; обычно лучше подшивать карточки в соответствии с территориями торговых представителей. Это создает комбинированный файл клиентов и территорий, и если нужна запись бизнеса в городе или штате, ее можно получить из карточек. При желании можно вставить новую карточку для итоговой записи каждого города или группы городов.

Ценность расчета прибыли. Ценность описанных записей вряд ли можно переоценить. Знать способность к получению прибыли каждого отдела и каждого торгового представителя; читать с первого взгляда ценность каждого города и каждого клиента; знать себестоимость проданных товаров и точное состояние запасов в конце каждого месяца — это факты, которые позволяют менеджеру оценить свой бизнес.

Рис. 9. Сравнительная торговая ведомость по отделам

Человек, которому недостает этих фактов — который вынужден ждать их до конца года, а затем получать лишь их часть, — не владеет ситуацией в своем бизнесе и не может рассчитывать на достижение максимально возможной эффективности. То, что многие руководители не настаивают на получении этих данных, несомненно, объясняется одной или двумя причинами: неспособностью оценить их ценность и убеждением, что получение достоверной статистики такого рода невозможно без чрезмерных трудозатрат. Ни то, ни другое не подтверждается; все факты свидетельствуют об обратном.

Рис. 10. Учет закупок и прибыли по клиенту

Что касается их ценности, то здесь мало что нужно добавлять. Тот факт, что самые крупные предприятия находят выгодным составлять статистику, отражающую мельчайшие операции в каждом отделе, является достаточным доказательством ценности аналогичной статистики для мелкого торговца или производителя. Если крупная железнодорожная система считает не только выгодным, но и необходимым составлять статистику, показывающую стоимость ремонта в расчете на тонно-милю для каждого локомотива, находящегося в эксплуатации, с целью сравнения эффективности отдельных локомотивов, то, безусловно, торговец найдет выгодным анализировать свою прибыль. Анализ прибылей и убытков оптового торговца бакалейными товарами, показывающий, сколько он заработал на чае, сколько потерял на сахаре, какую прибыль принес определенный продавец и какова ценность клиента в плане прибыли, имеет для него такую же ценность, как знание стоимости ремонта отдельного вагона для руководства железной дороги.

Человеку, который не пытался получить эти данные, составление такой статистики может показаться бесконечной задачей, не оправданной ее ценностью. На самом деле масштаб задачи в значительной степени определяется желанием; человек вполне вероятно получит то, чего он действительно хочет, и по мере роста его желаний трудности уменьшаются.

Когда дело доходит до практической работы по подготовке этой статистики, трудности оказываются весьма незначительными. Главное — выполнять работу ежедневно; регистрация операций за один день не требует чрезмерных усилий, но если позволить им накопиться, задача принимает пугающие масштабы.

Современные системы выставления счетов позволяют табулировать некоторые из этих статистических данных непосредственно при оформлении счетов. Суммирующая машина также представляет неоценимую ценность в статистической работе; вычисления, на которые ушел бы целый день ручного труда, выполняются за час на современной суммирующей или расчетной машине.

При принятии решения о том, какую статистику следует составлять, необходимо учитывать характер и потребности бизнеса. Обычно нет необходимости использовать в качестве единицы учета отдельную марку конкретного товара. Оптовый торговец бакалейными товарами, например, не найдет нужным вести отдельные записи по каждой марке или даже по каждому наименованию консервов. Они будут разделены на классы — например, овощи, фрукты и мясо, — и каждый класс будет рассматриваться в записях как единый товар. При введении совершенно новой линейки товаров он может пожелать некоторое время составлять отдельную статистику, но когда будет установлено, что эта линейка прибыльна, специальная статистика станет излишней.

Опять же, одна фирма сочтет целесообразным вдаваться в определенные детали, которые не считаются необходимыми в другом учреждении. Например, одна фирма в результате фактов, выявленных их статистическим отделом, установила систему бонусов для своих продавцов, основанную на процентной доле прибыли от их деятельности. Это требует ведения записей, отличных от всех тех, что были показаны ранее. Эта компания сгруппировала товары в каждом отделе в соответствии с процентами валовой прибыли — например, 5%, 10%, 20%, 25% и т. д. Каждому продавцу устанавливается месячная квота — основанная на окладе, территории и предыдущих продажах, — которую он должен выполнить. Эта квота определяет не только объем продаж, но и процент прибыли; ожидается, что каждые 100 долларов продаж будут включать не более определенного количества 5-процентных товаров и не менее заданного количества 25-процентных товаров, при этом указывается точное соотношение каждого вида. Если продавец точно выполняет свою квоту, поддерживая предписанный процент, он получает небольшой бонус; если он превышает свою квоту и поддерживает предписанные проценты или увеличивает процент продаж более прибыльных товаров, его бонус увеличивается пропорционально возросшей прибыли — чем выше процент прибыли, тем быстрее растет бонус. С другой стороны, если его продажи товаров, реализуемых с небольшой прибылью, увеличиваются, он наказывается лишением бонуса, независимо от объема его продаж.