«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 1»

Говорящие машины для диктовки. Каждый год наблюдается рост использования говорящей машины для диктовки. Эти машины теперь доведены до состояния совершенства, которое делает их использование целесообразным, и во многих крупных офисах они используются почти полностью исключая стенографистов.

Комплект для работы с корреспонденцией обычно состоит из двух машин — одной для записи и одной для воспроизведения диктовки. Корреспондент надиктовывает свои письма на записывающую машину и передает цилиндры, на которых была сделана запись, стенографисту, который расшифровывает их на пишущей машинке непосредственно с воспроизводящей машины. В небольших офисах одна машина выполняет все задачи, так как ее можно мгновенно переключить с записывающего устройства на воспроизводящее.

После того как диктовка на цилиндре была расшифрована, он подвергается очистке (снятию слоя), и затем готов для новой записи. Это позволяет использовать цилиндры до тех пор, пока они не станут тонкими, и сводит расходы к минимуму.

Рис. 2. Диктофон Columbia Phonograph Co.

Основными преимуществами, приписываемыми этой машине, являются то, что она экономит все время стенографиста, обычно требуемое для записи диктовки; корреспондент может диктовать в любое время, не ожидая стенографиста; работа распределяется более равномерно и, следовательно, заканчивается раньше в течение дня. По мнению автора, главное преимущество заключается в наличии машины под рукой, готовой к диктовке днем или ночью.

Хотя в некоторых офисах стенографист был почти полностью вытеснен, машина, скорее всего, будет использоваться как вспомогательное средство. Она никогда не сможет заменить мозг человеческой машины и вряд ли уменьшит спрос на компетентных стенографистов. Рис. 2 является иллюстрацией одной из известных марок машин для корреспонденции.

Запросы на корреспонденцию. Значительный процент писем, на которые нужно ответить в деловом офисе, носит такой характер, что перед тем, как дать разумный ответ, необходимо обратиться к предыдущей корреспонденции. Неудовлетворительный характер ответов на многие письма можно объяснить тем, что корреспондент не взял на себя труд сначала выяснить, что было написано ранее.

Чтобы гарантировать отсутствие потери корреспонденции, ее следует хранить наиболее тщательно, и каждое письмо должно быть учтено. Также, если корреспондент хочет получить определенную корреспонденцию из картотеки, он должен четко указать, какую корреспонденцию или информацию он желает. Это не только гарантирует получение им информации, необходимой для формулирования разумного ответа, но и защищает картотечного клерка.

Систематический метод заключается в наличии запроса на корреспонденцию, подобного тому, который показан на рис. 3. В этом запросе отмечается именно то, что требуется — счет-фактура, заказ или письмо — с местом для специальных инструкций. Один из этих запросов следует отправлять в картотеку всякий раз, когда требуются какие-либо бумаги, и ничего не должно выдаваться без такого запроса. Помещая этот запрос в картотеку вместо изъятых бумаг, картотечный клерк всегда может отследить недостающую корреспонденцию.

Рис. 3. Запрос на корреспонденцию

Жалобы и изменения адреса. В некоторых сферах бизнеса жалобы и уведомления об изменении адресов довольно многочисленны. Примером является бизнес по изданию еженедельного или ежемесячного периодического издания. Поступает много жалоб от подписчиков, которые утверждают, что не получают издание регулярно. Подавляющее большинство этих жалоб можно объяснить небрежностью со стороны подписчика, не уведомившего об изменении адреса.

В некоторых видах бизнеса обработка жалоб требует услуг корреспондента и клерка для отслеживания жалобы и сбора информации, необходимой до того, как можно будет произвести урегулирование. В меньшем бизнесе работа по поиску информации обычно ложится на стенографиста. Но независимо от того, кто собирает информацию, корреспондент никогда не должен пытаться ответить на жалобу или урегулировать ее, пока не проведет тщательное расследование. Только когда он поймет все причины, приведшие к жалобе, он сможет правильно судить о ее обоснованности.

Политика поручения обработки всех жалоб одному человеку соответствует одобренной деловой практике. Человек, который изучает этот предмет, вскоре учится обрабатывать жалобы к конечному удовлетворению всех заинтересованных сторон. Будучи независимым от эгоистичных интересов конкретного отдела, он гораздо более склонен служить лучшим интересам фирмы, чем любой другой человек в организации. Менеджер по продажам, например, не лучший человек для урегулирования жалоб клиентов; он, скорее всего, будет более либеральным, чем это оправдано, из-за страха потерять торговлю.

Когда жалоба была расследована, следует сделать все возможное, чтобы устранить причину и обезопасить себя от подобной жалобы в будущем. Кажущиеся маленькими меры предосторожности значат очень много. В вопросе изменения адреса, например, это мелочь для того, кто вносит изменение, проследить, чтобы оно было сделано не только в бухгалтерской книге, но и в списке продаж, карточке взыскания и в каждом месте, где адрес постоянно записан. Неспособность внести изменение в одном месте может привести к бесконечной путанице.

Справочный указатель стенографиста. Вот предложение для особой пользы стенографиста. Держите в своем столе справочный указатель имен, адресов и номеров телефонов. Есть определенные лица и фирмы, которым ваш работодатель часто пишет письма. Они не являются ответами на письма, а пишутся в обычном ходе бизнеса. Имена этих лиц должны быть в вашем указателе, чтобы, когда вам скажут написать г-ну Хантеру или г-ну Робертсу, вы не были обязаны спрашивать адрес.

Вероятно, ваш работодатель не попросит вас вести такой указатель, но, безусловно, оценит, что вы знаете адреса. Когда он обнаружит, что вы всегда знаете номера телефонов типографии, банка и других местных фирм, с которыми он ведет дела регулярно, а также адреса видных иногородних корреспондентов, он, по крайней мере, не поставит это вам в вину.

Но не держите адреса на листах бумаги, которые, безусловно, скоро станут запутанными из-за изменений и дополнений, делающих алфавитный порядок невозможным. Попросите небольшой лоток для карточек, вмещающий карточки 3"×5", который поместится в ящик вашего стола, набор алфавитных указателей и запас чистых карточек. Такой комплект можно купить у любого первоклассного продавца канцелярских товаров за доллар или два. Когда вы хотите сохранить адрес, напишите его на карточке и подшейте в алфавитном порядке. Если ваш работодатель не предоставит комплект, нарежьте полоски бумаги и указатели, чтобы они подходили к одному из небольших отделений в ящике стола. Имейте указатель, даже если вам придется разработать свой собственный метод его ведения; вы, по крайней мере, получите удовлетворение от экономии многих минут своего времени. И в формировании систематической привычки вы будете добавлять к своему оснащению.

Внесение исправлений. Все стенографисты делают ошибки, и ни один корреспондент не полностью свободен от ошибочной диктовки, что требует исправлений в письмах после того, как они написаны. Но время стенографиста и, попутно, расходы фирмы можно сэкономить, если корреспондент проявит разумную осторожность при указании исправлений, которые необходимо внести.

Не портите письмо так, чтобы аккуратные исправления были невозможны, если только ошибка не настолько серьезна, что требует переписывания всего письма. Когда было использовано не то слово, проведите легкую карандашную линию под ним и напишите правильное слово на полях или в конце письма; если слово написано с ошибкой, подчеркните его и напишите правильное написание в конце строки. Это занимает даже меньше времени, чем порча письма, и оставляет его в таком виде, что исправления можно сделать быстро и аккуратно.

Стенографисту хорошо сказать: «Если вы считаете невозможным сделать аккуратное исправление, перепишите письмо». Ничто не производит более неблагоприятного впечатления о фирме, чем неопрятное письмо, и ваш работодатель более склонен простить случайную ошибку, чем письмо, заполненное видимыми подчистками.

КОПИРОВАНИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Копии исходящей корреспонденции являются частью системы каждого делового офиса. Было время, когда копии важных писем делались вручную, а затем появились копировальный пресс и книга для оттисков из папиросной бумаги со множеством тряпок, отжимов, поддонов с водой и другими принадлежностями для увлажнения листов книги. Копировальный пресс — это неуклюжая машина, трудная в эксплуатации и совершенно неудовлетворительная, но до тех пор, пока не был предложен лучший метод, она отвечала цели.

Одним из величайших дефектов метода копировальной книги является невозможность получения равномерно четких копий; некоторые будут четкими, в то время как другие будут размытыми, и важное письмо обычно оказывается тем, которое неразборчиво. Трудность в получении четких копий объясняется невозможностью обеспечения равномерного давления. Хотя копировальный пресс все еще встречается в нескольких небольших офисах, он практически устарел и не используется в офисах, где принимаются во внимание современные эффективные методы.

Копии под копирку. Простой метод получения копий исходящих писем, счетов-фактур, заказов и т. д. — делать дубликаты с помощью копировальной бумаги. В своей приспособляемости и далеко идущем эффекте лист копировальной бумаги оказался одним из величайших помощников современных деловых методов. Используемый в сочетании с пишущей машинкой современной конструкции, копировальный лист произвел революцию в процессах размножения, сделав возможным получение стольких дубликатов копий любого документа, сколько требуется в обычном бизнесе.

Метод копирки для получения копий писем имеет достоинство экономии времени. Когда письмо написано, копия сделана; если нужны дополнительные копии, до полудюжины, все они делаются за одну запись. Если последнее письмо пишется, когда пришло время почте покинуть офис, его не нужно задерживать, чтобы сделать копию.

Метод копирки не является дорогим. Хорошая копировальная бумага стоит 2 цента или меньше за лист, и на 1000 копий требуется всего около 30 листов. Удовлетворительное качество простой бумаги для копий можно купить за 1 доллар или меньше за тысячу. Эти цены, естественно, подвержены небольшим колебаниям, в зависимости от закупаемых количеств и местности.

Дефект метода копирки обнаруживается в способе внесения исправлений. Нередко человек делает небольшое исправление или добавляет примечание собственным почерком; такие исправления и дополнения не могут появиться на копии под копирку. Когда исправления вносятся на пишущей машинке, очень трудно получить четкую копию исправления на втором или копировальном листе — исправление на копии, скорее всего, будет размытым. Если исправление написано непосредственно на копии без использования копировальной бумаги, существенная особенность копии уничтожается; она больше не является факсимиле, и ее ценность как доказательства очень существенно снижается.

Механические копиры. Сейчас на рынке есть несколько механических копиров, без многих недостатков копировального пресса или дефектов метода копирки. Одним из самых удовлетворительных и наиболее известных является роликовый копир. Фундаментальный принцип роликового копира — это принцип отжима для белья; оригинальное письмо с влажным листом папиросной бумаги, приложенным к написанной стороне, проходит между резиновыми роликами, к которым прикладывается именно то давление, которое нужно.

Работая на основе идеи отжима для белья, изобретатель роликового копира взялся за устранение дефектов копировального пресса. Было обнаружено, что четкие копии можно получить только при определенных условиях; давление должно быть абсолютно равномерным, а лист папиросной бумаги должен быть увлажнен равномерно.

Рис. 4. Механизм роликового копира Yawman & Erbe

Что касается давления, было обнаружено, что слишком большое или слишком малое приводит к неудовлетворительным копиям — некоторые бледные, другие размытые — именно тот дефект, который сделал использование копировального пресса нежелательным. Это было преодолено использованием регулировочного винта, с помощью которого можно было получить точное требуемое давление. Но если бы давление оставалось все время, резиновые ролики вскоре стали бы плоскими. Поэтому был добавлен регулировочный рычаг, с помощью которого давление можно было включить перед копированием и выключить, когда машина не используется.

Настроить один лист папиросной бумаги так, чтобы он лежал ровно на письме, было невозможно. Эта трудность была преодолена копированием на непрерывный рулон, а проблема увлажнения была решена пропусканием бумаги через воду, обеспечивая равную влажность по всей поверхности.

Механизм роликового копира показан на рис. 4. Бумага из рулона проходит под увлажняющим роликом в резервуаре с водой, затем между большим роликом и отжимным роликом, поверх того же большого ролика и между ним и копировальным роликом, оттуда выходит через фланцевый ролик и вниз к намоточной катушке. Давление на отжимной и копировальный ролики регулируется регулировочными винтами A и B, а регулировочный рычаг включает или выключает давление. Письмо, которое нужно скопировать, кладется лицевой стороной вниз на подающую полку, край помещается под копировальный ролик, давление включается, и поворот рукоятки проносит письмо через него в приемную корзину, оставляя идеальную копию. Если нужны дополнительные копии — любое количество до полудюжины — операция повторяется для каждой копии.

Рис. 5. Общий вид роликового копира Yawman & Erbe

Бумага, на которой были сделаны копии, проходит к намоточной катушке под копиром, как показано на рис. 5. Это большая прямоугольная катушка, на которой бумага натянута туго, чтобы она была ровной при высыхании. Открытая конструкция катушки обеспечивает свободную циркуляцию воздуха, очень быстро высушивая копии. После того как дневное копирование закончено, действие машины меняется на обратное поворотом винта с накатанной головкой, бумага разрывается над последней копией, та, что на катушке, возвращается обратно через копир, и письма разрезаются ножом на конце подающей полки. Отдельные копии затем готовы для подшивки вместе с оригинальными письмами, сохраняя письма и ответы вместе.

Среди преимуществ, приписываемых машине, — уверенность в разборчивых копиях, копии всех исправлений и экономичность эксплуатации. Копии делаются после того, как письмо было написано и исправлено; следовательно, это должно быть факсимиле. Если примечание написано внизу или на полях, оно отображается в копии.

Копирование — последняя операция перед отправкой по почте. Часто человек обнаруживает после того, как письмо написано, что ему нужны дополнительные копии. С системой копирки необходимо переписывать письмо; с копиром копии можно получить в любое время до того, как письмо будет отправлено по почте.

Копир экономичен в эксплуатации. Бумага лучшего качества стоит 50 центов за рулон, и для 1000 копий требуется чуть больше одного рулона, или бумаги на сумму около 60 центов; и нет необходимости покупать копировальную бумагу. Офисный мальчик может управлять копиром, и требуется всего несколько минут, чтобы скопировать дневную почту средней фирмы. При желании машину можно приобрести с прикрепленным электродвигателем, но эта мощность на самом деле не нужна, если корреспонденция составляет в среднем 300 или более писем в день.

СТЕНОГРАФИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

Как было сказано в другом месте этой серии книг, современный план для крупной организации — иметь независимый стенографический отдел или подразделение. Вместо того чтобы каждый руководитель отдела и корреспондент имел одного или нескольких стенографистов в своем офисе, чтобы обрабатывать только его работу, этот план предполагает размещение всех стенографистов и машинисток в одной комнате под руководством главного стенографиста. За исключением случаев, когда у исполнительного должностного лица есть стенографист, который выступает в качестве его личного секретаря, этот план сейчас осуществляется в наиболее высокоорганизованных из наших крупных предприятий.

Стенографистки находятся в распоряжении любого корреспондента, причем главный стенографист предоставляет того, кто свободен в данный момент. Иногда этот план видоизменяется до такой степени, что стенографист закрепляется за работой определенного корреспондента в установленные часы, а в остальное время остается доступным для любого другого корреспондента.

Этот план доказал свою экономичность и пользу во многих других отношениях. Он экономичен, так как сокращает число стенографисток, действительно необходимых для выполнения работы. При старом порядке некоторые стенографистки часть времени простаивали или были вынуждены заниматься переписыванием документов, чтобы быть при деле. Например, в одной фирме два отдела располагались в смежных комнатах. У руководителей отделов было больше работы, чем могла выполнить одна стенографистка, но недостаточно, чтобы постоянно занимать двух; каждому приходилось нанимать по две стенографистки — всего четыре — и позволять им часть времени заполнять адресованием конвертов и подобной работой. Был опробован план с общим штатом стенографисток, и три стенографистки справлялись с работой обоих отделов, имея при этом свободное время для работы других отделов — чистая экономия 25%.

Стенографист выигрывает от ознакомления с перепиской всех отделов. Не узнавая всех секретов одного отдела, стенографист получает гораздо лучшее представление о бизнесе в целом — это гораздо более ценная деловая подготовка, чем глубокое знание одного отдела.

Каждый корреспондент выигрывает от того, что у него есть несколько стенографисток, знакомых с его работой. Если какая-то стенографистка увольняется, заболевает или уходит в отпуск, он не оказывается в затруднительном положении, когда работа стоит, пока он не обучит замену. Новой стенографистке можно давать немного диктовки в каждом отделе, пока она знакомится с работой.

Работа распределяется более равномерно, в результате чего почта отправляется вовремя, и ни одна стенографистка не вынуждена работать сверхурочно. Когда все работают вместе под началом одного руководителя, эффективность стенографического штата, как индивидуально, так и коллективно, существенно возрастает.

Не последним из многих преимуществ этого плана является размещение всех пишущих машинок в одном месте, что локализует шум. Сотрудники других отделов офиса получают огромную пользу от работы в относительной тишине. Особенно выгодно отсутствие шума пишущей машинки в личных кабинетах.

При создании стенографического подразделения необходимо предусмотреть систему звонков с кнопкой вызова на столе каждого корреспондента. Каждому корреспонденту назначается сигнал, по которому он может вызвать стенографиста. Руководитель назначает стенографиста для ответа на каждый вызов, или, в отсутствие руководителя, на вызов отвечает тот, чья очередь подошла.

Учет работы. Независимое стенографическое подразделение требует тщательного учета выполненной работы. Эти записи необходимы для того, чтобы можно было распределить расходы и отнести заработную плату стенографисток на соответствующие отделы. Распределение офисных расходов так же необходимо, как и распределение заводских издержек. Записи должны точно показывать, во сколько обходится содержание отделов закупок, продаж или кредитного отдела. Если сотрудник делит свое время между двумя или более отделами, его зарплата должна распределяться соответствующим образом. Точно так же должна распределяться заработная плата стенографиста.

Рис. 6. Еженедельный учет работы стенографиста, распределенный по отделам

Сложные или запутанные записи не требуются; достаточно записи времени, отработанного для каждого отдела, хотя обычно включается и количество написанных писем. Во-первых, это запись работы, выполненной каждым сотрудником. Это должна быть запись, охватывающая работу за неделю, и ее можно вести на карточке. На рис. 6 показан бланк, разработанный для такой записи. Он выполнен на карточке размером 5×8 дюймов, одна из которых выдается каждому стенографисту, который ведет запись изо дня в день.

Этот бланк предусматривает запись работы стенографиста за каждый день недели. Столбцы слева направо озаглавлены названиями отделов, но вместо того, чтобы печатать их, лучше оставить места пустыми и вписать названия. Ежедневная запись показывает отработанные часы и количество написанных писем, как утром, так и днем, для каждого отдела. Также предусмотрено место для записи прочей или специальной работы, которая должна быть кратко пояснена. Общее количество часов, указанное в этой записи, должно, конечно, совпадать со временем, за которое стенографисту выплачивается зарплата.

Эти карточки должны сдаваться главному стенографисту, который будет подшивать их под именем или номером стенографиста, храня все записи каждого сотрудника вместе. При желании можно использовать ежедневные отчеты, хотя еженедельный отчет будет удовлетворительным почти в каждом случае.

Получив индивидуальные отчеты, главный стенографист должен составить еженедельный отчет о работе всего подразделения. Цель отчета — прежде всего показать сумму, подлежащую отнесению на каждый отдел за стенографическую работу, но он также может показывать стоимость работы каждого стенографиста.

Бланк, показанный на рис. 7, предусматривает полный отчет. Работа каждого стенографиста за каждый день недели распределяется между несколькими отделами, показывая количество отработанных часов, количество написанных писем и стоимость. В показанном бланке предусмотрена запись для пяти отделов с шестью стенографистами. Итоги столбцов показывают общую стоимость для отделов, а итоговый столбец справа, который является расширением ежедневных затрат, показывает общую стоимость для каждого стенографиста. Итог итогового столбца и перекрестный итог столбцов отделов должны совпадать и в точности равняться сумме платежной ведомости стенографического подразделения.

ОТДЕЛ «ВХОДЯЩЕЙ ПОЧТЫ», ГДЕ ЕЖЕДНЕВНО ПОЛУЧАЮТ И СОРТИРУЮТ 10 000 ПИСЕМ ДЛЯ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ. Larkin Co., Буффало, штат Нью-Йорк.

Рис. 7. Распределение работы стенографического подразделения по отделам

Одним из ценных сравнений, показываемых этим отчетом, является стоимость обработки работы одного отдела или корреспондента при использовании разных стенографистов. Сравнение должно основываться на письмах одного корреспондента, потому что, хотя они вряд ли будут существенно различаться, существует заметная разница в длине писем, написанных разными корреспондентами; также диктовку некоторых корреспондентов записывать гораздо легче, чем других.

Показанный бланк должен быть в виде свободных листов и составляться в двух экземплярах. Один экземпляр передается контролеру, а другой остается у главного стенографиста. Размер можно увеличить, чтобы вместить большое количество отделов или стенографистов, но вместо использования громоздкого листа лучше использовать более одного листа. Чтобы обеспечить ежемесячное распределение затрат, эти отчеты должны закрываться в последний день месяца, независимо от дня недели.

Советы стенографистам. Телеграммы. Когда отправляется телеграмма, можно с уверенностью предположить, что ее цель — добиться быстрых действий; в противном случае письмо послужило бы той же цели. Поэтому телеграммы должны быть расшифрованы и отправлены немедленно, независимо от любой другой работы, которая может находиться на машине.

В бизнесе стало обычным подтверждать телеграммы по почте. Более обычный обычай — написать письмо, в котором цитируется телеграмма, но этот вопрос можно решить с меньшими затратами труда, используя трехэкземплярные телеграфные бланки. Оригинал — это стандартный бланк, предоставляемый телеграфными компаниями; дубликат — на листе того же размера, что и телеграфный бланк, но напечатанный, как показано на рис. 8; трипликат — это чистый лист бумаги. Дубликат отправляется корреспонденту по почте, а трипликат подшивается к его переписке. Если не требуется какого-либо специального объяснения, писать письмо нет необходимости.

Чего делать не следует. Не заставляйте своего работодателя ждать, пока вы ищете или точите карандаш. Всегда держите под рукой запас из как минимум полудюжины хорошо заточенных карандашей. Держите их в удобном месте и берите с собой, когда работодатель вызывает вас к своему столу для записи диктовки. Помните, что его время ценнее вашего.

Не бойтесь поработать несколько минут сверхурочно, когда вас об этом просят. Только неразумный работодатель попросит вас работать после окончания рабочего дня, за исключением случаев, когда это действительно необходимо. Но иногда в последний момент возникает что-то, что делает необходимым написать и отправить письмо в тот же вечер. Помните, что то, что кажется вам пустяком, может иметь огромное значение для вашего работодателя.

Не упускайте из виду важные письма. Если вы ведете обширную переписку, будет много дней, когда вы обнаружите, что невозможно расшифровать всю записанную диктовку, но некоторые письма будут важными, в то время как другие можно отложить без ущерба. Пишите важные письма в первую очередь; если вы не уверены, какие из них важные, спросите своего работодателя. Он оценит вашу заинтересованность.

Рис. 8. Подтверждение телеграммы

Не упускайте из виду необходимость узнать что-то о бизнесе, в котором вы заняты. У каждого бизнеса есть своя номенклатура — технические термины, специфичные для этого бизнеса, с которыми вы можете быть незнакомы. Когда вы принимаете новую должность, читайте каталоги, циркуляры и другую литературу фирмы; это самый простой способ ознакомиться с техническими терминами. Вы обнаружите, что ваше положение улучшится, если вы сможете правильно расшифровывать термины, специфичные для данного бизнеса.

Не тратьте впустую конверты и почтовые расходы. Ваш работодатель может написать полдюжины писем одной фирме в один и тот же день. Это часто случается при переписке с филиалами и агентствами. Следите за тем, чтобы все письма на один адрес были вложены в один конверт. Экономия на почтовых расходах будет весьма значительной.

Не недооценивайте возможности, предоставляемые вашей должностью. На самом деле нет должности, предлагающей лучшие шансы для продвижения, чем должность старательного и компетентного стенографиста. Есть много некомпетентных, и для таких зарплаты невелики; но есть много вакансий с хорошей зарплатой, открытых для действительно компетентных. Стенографист работает со многими конфиденциальными вопросами, узнает коммерческие секреты своего работодателя и имеет все возможности изучить бизнес. Стенографист, который использует возможности для обучения, становится личным секретарем и быстро продвигается на еще более важные должности.

Не выдавайте секретов. Это самое важное «не» из всех. Помните, что ваш работодатель диктует много конфиденциальных писем, сообщая коммерческие и личные секреты. Ни при каких обстоятельствах не сообщайте эти конфиденциальные вопросы другим и никогда не говорите о бизнесе с теми, кто находится вне офиса.

ОТДЕЛ КАРТОТЕКИ

Лишь малая часть записей бизнеса находится в бухгалтерских книгах; большая часть представлена в виде деловых бумаг различного рода. И поскольку записи в книгах, в основном, основаны на записях, найденных в этих бумагах, сами бумаги не менее ценны, чем книги. Письма, заказы, счета-фактуры, квитанции, ваучеры, контракты, спецификации и сметы составляют основу большей части деловых операций всех фирм, давая полномочия на совершение сделок и предлагая доказательства того, что сделки были завершены. Надлежащее сохранение этих бумаг, следовательно, является необходимостью, и, поскольку они составляют столь важную часть записей, они должны быть доступны.

Отдел картотеки, следовательно, является одним из самых необходимых в офисе любого предприятия и должен получать то тщательное внимание, которого заслуживает его важность. Независимо от того, состоит ли оборудование отдела картотеки из одного файла или многих больших шкафов, он должен быть расположен там, где будет доступен для всех отделов. Ему следует отвести настолько центральное место, насколько позволяет общий план офиса. На очень крупном предприятии может потребоваться отдельная комната, в то время как в малом бизнесе файлы могут быть расставлены вдоль стены или вокруг угла. Но независимо от его расположения, проходы, ведущие к отделу картотеки, должны оставаться свободными, чтобы к нему можно было удобно добраться из любой части офиса. Поскольку хорошее освещение не так существенно, как для некоторых других отделов, иногда целесообразно разместить отдел картотеки там, где освещения недостаточно для другого отдела — например, для бухгалтерии. В то же время должно быть достаточно света, чтобы позволить сотруднику картотеки выполнять работу должным образом.

Как правило, вся картотека должна находиться в одном месте, хотя при определенных условиях, о которых говорится ниже, оправдана специальная ведомственная картотека. Должна быть возможность получить из общих файлов все бумаги, имеющие отношение к конкретной сделке, или всю переписку с данной фирмой. Когда часть бумаг отсутствует, возникает больше или меньше путаницы. Например, если часть переписки о заказе подшита в отделе продаж, бумаги в общем файле могут не дать полной истории дела, и заказ может быть принят или отклонен под неверным впечатлением, потому что отсутствует самое важное письмо.

Когда независимые системы картотеки ведутся разными отделами, иногда трудно определить, где именно будут найдены определенные бумаги. По меньшей мере, довольно трудно собрать все бумаги, относящиеся к одному предмету, когда картотека ведется таким образом.

Опыт показал, что центральный отдел картотеки действительно более удобен для руководителя отдела, чем ведение собственной системы картотеки. Если система была установлена правильно, он может получить переписку или другие бумаги из общих файлов почти так же быстро, как из своих собственных, с дополнительным преимуществом получения всей переписки с конкретным лицом. Если другой отдел вел переписку с тем же лицом, у него есть их письма, так же как и свои собственные. Когда кредитный менеджер, например, просматривает переписку клиента, с которого он пытается взыскать долг, он не будет в неведении о существовании письма от менеджера по продажам, в котором предлагались особые условия для получения заказа.

Сотрудник картотеки. Отдел картотеки должен находиться под руководством сотрудника картотеки, и этот сотрудник должен иметь полный контроль над работой отдела. В крупном бизнесе потребуется главный сотрудник картотеки и несколько помощников, в то время как в малом бизнесе обычно картотеку ведет стенографист. Независимо от объема картотеки, принцип один и тот же; если заняты только два человека и один должен заниматься картотекой, другой не должен ни подшивать, ни изымать бумаги из файла. Когда нужно письмо, следует обратиться к сотруднику картотеки.

Основные квалификационные требования к сотруднику картотеки можно суммировать следующим образом:

Хорошая память; привычка к аккуратности; умение читать неразборчивый почерк; умение правильно писать; скорость.

К этому можно добавить наличие изрядной доли здравого смысла, способность усваивать информацию и умение соотносить факты в соответствии с их важностью.

Хорошая память очень необходима, ибо бумаги, которые были подшиты, должны быть найдены, когда они понадобятся. Письма, подписанные частным лицом, могут быть подшиты вместе с перепиской его фирмы. Когда менеджер просит «то письмо от Уиткомба», неловко спрашивать его, с какой фирмой связан г-н Уиткомб; еще более неловко заставлять менеджера ждать, пока просматривается указатель.

Конечно, необходим исчерпывающий указатель, и эффективный сотрудник картотеки будет защищен от всех возможных случайностей надлежащими указателями, но память, которая позволит игнорировать указатели, за исключением особых случаев, является ценным активом. Можно сказать как правило, что не должно быть необходимости обращаться к специальным указателям, чтобы найти письма постоянного корреспондента.

Аккуратность — еще одно очень необходимое качество. Аккуратность — это привычка: привычка сначала найти правильный способ сделать что-то, а затем каждый раз делать это именно так. Привычка делать что-то одинаково каждый раз очень важна в картотечном деле. Если правило состоит в том, чтобы подшивать всю переписку на имя фирмы, от которой она получена, независимо от того, кем она подписана, очень важно, чтобы все письма от фирмы подшивались точно таким же образом — а не часть из них на имя частного лица.

Аккуратность необходима также при размещении писем в файлах. Письма, которые относятся к разделу «Be» указателя, должны быть подшиты там, а не в разделе «Ba»; письма, предназначенные для папки № 19, по сути потеряны, если они помещены в № 91.

Умение читать неразборчивый почерк — это талант, который высоко ценится во многих сферах деятельности; он особенно ценен для сотрудника картотеки. Подписи многих людей, как известно, трудно прочитать, и огромное количество таких подписей поступает в отдел картотеки каждой фирмы, имеющей обширную переписку.

Орфография может показаться навыком, не абсолютно необходимым для оснащения сотрудника картотеки, но умение правильно писать очень полезно. Это большая помощь при индексировании. Особенно когда используется мелко подразделенный указатель, правильное написание необходимо для определения раздела, под которым должна быть подшита бумага.

Скорость — абсолютное требование. Когда менеджеру нужно письмо, он хочет его немедленно. Когда дневная почта доходит до отдела картотеки, она должна быть подшита как можно быстрее. Кто-то может потребовать письмо в течение часа после того, как оно попало в файлы, и найти его в неподшитой корреспонденции означает неизбежную задержку. Нигде оперативное обслуживание не ценится так высоко, как в отделе картотеки.

Важность подбора сотрудника картотеки с надлежащей квалификацией, по-видимому, упускается из виду во многих офисах. Девушку ставят во главе, потому что она будет работать за небольшую зарплату, что приводит — если она не квалифицирована — к очень плохому обслуживанию. Некомпетентный сотрудник картотеки может за короткое время привести файлы в деморализованное состояние, которое почти невозможно исправить. Необходимость правильной картотеки делает эту должность по-настоящему важной. С другой стороны, возможности этой должности редко оцениваются самим сотрудником. Это происходит, возможно, из-за политики делать эту должность одной из самых низких в офисе с точки зрения зарплаты; но величайшие возможности этой должности лежат вне вопроса о зарплате.

Должность сотрудника картотеки — это верная ступенька к чему-то лучшему, к более ответственной и лучше оплачиваемой должности. Ни один сотрудник в офисе не имеет лучшей возможности получить общее представление о бизнесе. От стенографиста, который подшивает личную переписку менеджера, до сотрудника, отвечающего за обширный отдел картотеки, каждый получает доверенные важные бумаги, раскрывающие самые секреты бизнеса. Эта должность является конфиденциальной, и сотрудник, который может усвоить информацию, которая неизбежно попадает в поле его зрения, и держать информацию при себе, несомненно, готовится занять более высокую должность; у него есть золотая возможность продемонстрировать свою абсолютную надежность.

СИСТЕМЫ КАРТОТЕКИ

Рис. 9. Плоский файл для писем. Browne-Morse Co.

Эволюция методов картотеки сама по себе является интересным исследованием. Со времен, когда купец хранил свои счета и важные письма, вешая их на острый крючок, до настоящего времени с картотечными шкафами приятного дизайна и тщательной конструкции, размерами для хранения бумаг всех форм и видов, шел постоянный прогресс. Развитие методов ведения бизнеса, принесшее с собой постоянно растущий объем бумаг, подлежащих сохранению, привело к спросу на более простые методы — более научные системы картотеки. Те, кто столкнулся с практическим решением проблемы, и те, кто пытался удовлетворить спрос, посвятили много времени изучению этого предмета. Это породило эксперта по картотеке, который изучает проблемы картотеки фирм во всех сферах бизнеса. Производитель шел в ногу с развитием и теперь готов предоставить нужное устройство для подшивки любого документа, от маленькой карточки до самого большого чертежа или карты.

В этом обсуждении систем картотеки нет необходимости рассматривать устаревшие методы, даже если они когда-то считались стандартными. Цели этого обсуждения лучше послужит изучение более современных систем.

Плоские файлы. Одной из систем картотеки, все еще встречающихся в некоторых офисах, является плоский или коробочный файл. Этот файл сделан в форме коробки с откидной крышкой, как показано на рис. 9. Эта коробка нужного размера, чтобы вмещать письма без складывания, и оснащена указателем от А до Z. Письма и другие бумаги подшиваются между листами указателя в порядке их получения. Иногда делается попытка держать всю переписку одного лица вместе, но, поскольку письма просто вкладываются в файл, без каких-либо средств разделения писем нескольких корреспондентов, подшитых в одном подразделе, поддерживать этот порядок очень трудно.

Шкафы также изготавливаются с выдвижными ящиками из дерева, количество ящиков в шкафу варьируется от двух до шестидесяти. Это позволяет использовать более мелко подразделенный указатель и лучшую классификацию содержимого. Каждая коробка в шкафу оснащена пружинным компрессором, который удерживает содержимое на месте. Чтобы подшить или изъять бумаги, необходимо освободить этот компрессор. Указатель является съемным, и когда ящик заполнен, указатель и содержимое помещаются в один из упомянутых коробочных файлов, который затем становится архивным ящиком. В файл вставляется новый указатель, после чего он готов для текущей переписки.

Этот стиль шкафа долгое время был лучшим из того, что можно было получить, но при использовании для подшивки обширной переписки его недостатки стали очевидны. Среди недостатков его использования одним из главных является неравномерное заполнение отдельных подразделов. Там, где алфавит разделен между несколькими ящиками, один может заполниться за два месяца, в то время как другой наполовину пуст в конце года. Это означает, что перенос должен производиться всякий раз, когда заполняется один ящик, вместо того чтобы переносить содержимое всего файла за один раз, что затрудняет поиск переписки на определенную дату.

Другие недостатки заключаются в том, что переписка перемешивается, что затрудняет поиск всей переписки одного лица; чтобы изъять письмо, ящик должен быть вынут из файла, и должен быть произведен поиск среди всех писем в данном подразделе алфавита. Необходимы частые переносы, что приводит к накоплению архивных файлов, которые занимают ценное место в офисе.

Вертикальная картотека. Вертикальная система картотеки получила свое название от того факта, что бумаги подшиваются вертикально, на ребро, вместо того чтобы лежать плашмя в ящике. Вертикальная картотека — это результат постепенной эволюции методов картотеки.

Те, кто осознал недостатки старых систем, принялись их исправлять. В поисках средства правовой защиты были тщательно исследованы все используемые системы — для любых целей — среди прочих так называемая «железнодорожная система». В течение многих лет железные дороги хранили всю переписку, относящуюся к одному предмету, вместе, прикрепляя письма к прочному листу-основе. Лист с прикрепленными письмами складывался дважды, образуя пакет размером около 3½×9 дюймов, который назывался файлом. Эти файлы нумеровались и хранились в числовой последовательности в ячейках или в коробках, подобных современным файлам для документов. Когда использовались коробки для документов, что было в крупных офисах, пакеты или файлы ставились на ребро — подшивались вертикально. Это, несомненно, было предшественником современной вертикальной картотеки.

План хранения всей переписки по данному предмету вместе естественно привлекал исследователя как практически применимый для использования в коммерческой фирме. Немало фирм приняли систему целиком, которая включала алфавитно-индексированную книгу, в которую записывался краткий синопсис переписки. Книга также использовалась для перекрестного указателя на имена отдельных корреспондентов. Это была действительно система записи основного содержания писем со ссылками на файлы, где можно было найти всю переписку.

Рис. 10. Принцип вертикальной картотеки. Browne-Morse Co.

Хотя идея хранения всей переписки по одному предмету или с одним лицом вместе была отличной, эта система была плохо приспособлена для коммерческого использования. Запись содержания писем в книгу была совершенно непрактичной, и требовалось слишком много времени, чтобы открывать файлы и обращаться к содержанию. Но, сказал кто-то, почему бы не принять числовую идею и не заменить алфавитный указатель числовым в коробочном файле; вместо листов указателя, напечатанных с буквами, почему бы не сделать их пронумерованными от 1 и выше? Тогда каждому корреспонденту можно было бы присвоить номер, и все его письма можно было бы подшивать под листом указателя, несущим соответствующий номер. Книгу указателя можно было бы использовать для имен и ссылок на номера.

Затем пришел человек с карточным указателем с предложением использовать свои карточки для указателя к файлам. Не так давно автор проинспектировал систему картотеки, состоящую из ряда коробочных файлов, проиндексированных числовым способом, расставленных на полке. Карточный указатель предоставлял перекрестные ссылки. В данном конкретном случае система была разработана производителем карточных указателей, чтобы создать рынок для карточных файлов.

Но использование карточных указателей дало окончательное решение проблемы картотеки. Если маленькие карточки можно подшивать на ребро, почему бы не письма? С большим ящиком, с направляющими указателями для соответствия, идею карточного указателя можно было адаптировать к подшивке переписки. Действительно, ящик плоского файла, стоящий на ребре, как показано на рис. 10, иллюстрирует принцип вертикальной картотеки.

Рис. 11. Папка для вертикальной картотеки. Browne-Morse Co.

Чтобы сохранить идею хранения всей переписки одного лица или фирмы вместе, используются папки. Папка, как показано на рис. 11, состоит из куска плотной манильской бумаги, сложенного так, что один край выше другого, образуя карман размером 9¾×11⅞ дюймов. Более высокий или выступающий край папки используется для написания имени корреспондента или другой ссылки; или папка может быть сделана с выступающим язычком для этой цели.

Одна из этих папок используется для каждого корреспондента. Предположим, например, что развивается переписка со Scott & Blake. Имя фирмы пишется на выступе папки, и все письма от Scott & Blake, а также копии всех писем, написанных им, помещаются в эту папку в порядке их даты — последнее письмо спереди. Папка предоставляет полную историю переписки с фирмой.

Рис. 12. Направляющие для вертикальной картотеки. Browne-Morse Co.

Папки подшиваются на ребро между направляющими или карточками указателя, имеющими выступы, на которых написаны или напечатаны указатели. Указатели закреплены в ящике вертикального файла, но являются съемными. На нижней части направляющей, рис. 12, есть прямоугольный выступ, пробитый круглым отверстием. Этот выступ опускается в отверстие в дне ящика и входит в зацепление с потайным стержнем, который проходит через отверстие. Стержень прочно удерживает направляющую на месте, но поскольку стержень съемный, направляющую можно вынуть, когда это необходимо. Папки никак не закреплены, и любую папку можно изъять, не потревожив остальные, как показано на рис. 13.

Рис. 13. Ящик вертикального файла, показывающий папки и направляющие. Browne-Morse Co.

Методы индексирования. Существует четыре основных метода индексирования вертикального файла, а именно: числовой, алфавитный, географический и предметный. Эти четыре метода, с их результирующими комбинациями, обеспечивают надлежащее индексирование любого класса бумаг.

Числовое индексирование. Числовое индексирование было методом, впервые использованным с вертикальным файлом, и до сих пор широко используется. При числовой системе индексирования папки нумеруются последовательно в верхнем правом углу. Папки подшиваются в числовой последовательности между направляющими, обычно пронумерованными по 10, как показано на рис. 14.

Каждый корреспондент известен под номером, и вся его переписка — как оригиналы писем, так и копии ответов — подшивается в папку, несущую его номер. Чтобы найти его папку, необходим перекрестный указатель, так как невозможно запомнить номера всех корреспондентов. Указатель обеспечивается карточкой, на которой написано имя, номер папки или номер файла, и любые другие памятки, которые могут потребоваться. Карточка подшивается в ящик для карточек за соответствующей алфавитной направляющей указателя, где ее можно найти очень быстро.

Рис. 14. Числовое индексирование. Browne-Morse Co.

Предположим, например, что развивается переписка с Б. Дж. Андерсоном. Мы подшиваем его письмо или копию нашего ответа в следующую неиспользованную пронумерованную папку — которая оказывается № 545 — и это будет номер г-на Андерсона до тех пор, пока мы будем иметь с ним какие-либо дела. Прежде чем поместить папку на надлежащее место в файле — следуя за папкой № 544, за направляющей 540 — мы напишем имя г-на Андерсона возле верхнего края, и в то же время мы заполним карточку указателя, как показано на рис. 15. Эта карточка будет подшита на своем надлежащем месте в ящике карточного указателя, и всякий раз, когда мы захотим обратиться к этой переписке, мы обратимся к карточке, которая показывает, что она будет найдена в папке № 545.

Когда письмо относится к более чем одному лицу или предмету, оно подшивается под самым важным. Например, когда развивается переписка с фирмой, она всегда должна подшиваться под именем фирмы, даже если письма подписаны частными лицами. Мы предположим, что одним из наших корреспондентов является Norton Machine Co., и что назначена папка № 610. Позже получено письмо, подписанное Т. Дж. Уотсоном, секретарем. Поскольку письмо относится к делам Norton Machine Co., оно будет подшито в их папку, и мы заполним карточку перекрестного указателя для Т. Дж. Уотсона, секретаря, со ссылкой на папку компании, как показано на рис. 16. Она будет подшита с другими карточками в алфавитном карточном указателе и позволит нам найти переписку Т. Дж. Уотсона, даже если мы не помним имя компании.

Рис. 15. Карточка указателя для числовой картотеки

Алфавитное индексирование. Алфавитное — самый простой метод индексирования. На направляющих или карточках указателя напечатаны буквы алфавита, обеспечивающие алфавитный указатель, между которыми подшиваются папки. Имеются наборы алфавитных направляющих с любым количеством подразделов до 4000.

Рис. 16. Индексирование переписки фирмы для числовой картотеки

При алфавитной системе папка назначается каждому постоянному корреспонденту, как и при числовой системе, но вместо номера на папке или на выступе язычка пишется только имя. Папка подшивается за соответствующей алфавитной направляющей, как на рис. 17, и используется исключительно для этого одного корреспондента.

Рис. 17. Файл с 50 алфавитными подразделами. Browne-Morse Co.

Опыт каждой коммерческой фирмы показывает, что от большого числа лиц поступает небольшая переписка. Возможно, будет получено только одно или два письма, и лицо никогда не станет постоянным корреспондентом. Эта переписка рассматривается как прочая. Для прочей переписки используется отдельная папка, на которой написаны или напечатаны буквы указателя, для каждого алфавитного подраздела. Она может быть помещена либо за, либо перед папками с именами, как на рис. 18.

Не следует позволять папке для прочей переписки становиться слишком полной. Когда с фирмой или лицом накоплено достаточное количество писем, или всякий раз, когда характер переписки указывает на то, что она, вероятно, станет постоянной, ее следует перенести в отдельную папку.

Географическое индексирование. Когда по какой-либо причине желательно иметь переписку, организованную по территории, географическая система индексирования используется с отличным преимуществом. План точно такой же, как алфавитное индексирование, за исключением того, что файлы разделены по территории. Во-первых, файлы разделены по штатам с помощью направляющих штатов — указателей, напечатанных с названиями штатов. Очень крупной фирме могут потребоваться направляющие для всех штатов, в то время как малый бизнес будет использовать только три или четыре таких подразделения. Или фирма, ведущая бизнес в полудюжине штатов, может счесть целесообразным организовать переписку только из двух из них территориально, индексируя остальное в алфавитном порядке. Переписка из одного штата может потребовать два или более ящика; или один ящик может вместить переписку из нескольких штатов.

Рис. 18. Папки с язычками. Папки для прочей переписки спереди. Library Bureau

Для подразделения штатов используются направляющие карточки, напечатанные с названиями городов. Они расположены в алфавитном порядке между направляющими штатов. Папки переписки подшиваются за направляющими городов в алфавитной последовательности. Если в одном городе большое количество корреспондентов, папки подразделяются набором алфавитных направляющих. Географический метод индексирования показан на рис. 19.

Рис. 19. Географическо-алфавитная картотека с направляющими для штатов и городов. Library Bureau

Когда переписка в штате разбросана, с небольшим количеством корреспондентов в каждом городе, набор алфавитных направляющих может быть заменен направляющими городов. В штате Нью-Йорк, например, буква А будет представлять Альбион, Аттику и другие города, названия которых начинаются с этой буквы. Если есть большой город — как Олбани — в котором есть ряд корреспондентов, направляющая города должна быть вставлена на свое надлежащее место в алфавитном указателе. Затем, если переписки из Олбани достаточно, ее можно подразделить алфавитными направляющими, но они должны быть другого цвета, чем те, которые представляют города. Географический указатель может быть расширен до любого предела путем вставки дополнительных направляющих городов и алфавитных направляющих, где и когда это необходимо.

ОДНА ИЗ КОМНАТ СТЕНОГРАФИСТОК НА ЗАВОДЕ POSTUM CEREAL COMPANY, LTD., БАТТЛ-КРИК, ШТАТ МИЧИГАН.

Рис. 20. Предметное индексирование и уведомление о перекрестной ссылке. Памятки на карточках указателя. Library Bureau

Предметный указатель. Предметный указатель используется всякий раз, когда предмет переписки важнее имени автора. Предметное индексирование может использоваться в связи с обычной перепиской.

Когда желательно подшивать по предметам, проиндексированным числовым способом, пронумерованная папка озаглавливается названием предмета, и вся переписка, относящаяся к предмету, подшивается в эту папку. Затем заполняется карточка указателя с названием предмета и номером папки и подшивается в алфавитном порядке. Дополнительные карточки перекрестного указателя озаглавливаются именами корреспондентов и ссылаются на предмет и номер папки. Несколько карточек предметного указателя показаны на рис. 20.

Предметная картотека может быть адаптирована к алфавитному указателю путем вставки папок или направляющих, озаглавленных названиями предметов, как показано на рис. 21. Эти папки используются для переписки, относящейся к данному предмету, и карточки перекрестного указателя делаются для имен лиц.

Выбор указателя. Выбор указателя для файлов переписки важен и должен определяться характером бизнеса и перепиской, подлежащей подшивке. Предметное индексирование — наименее используемый из всех описанных методов. Железные дороги и несколько крупных корпораций определяют, насколько это возможно, ряд предметных заголовков, под которыми должна подшиваться вся переписка, лица известны только в прочей переписке; но это исключения, и этот метод картотеки не приспособлен к потребностям среднего коммерческого предприятия.

Рис. 21. Предметная и алфавитная папка. Browne-Morse Co.

Географическое индексирование довольно широко используется оптовыми торговцами и является очень практичным методом для фирмы, чья переписка ограничена определенной территорией. Оно также используется с преимуществом в связи с другими методами индексирования. Например, фирма в Чикаго с большим количеством клиентов в Иллинойсе, Айове и Висконсине могла бы использовать географический указатель для этих штатов, подшивая всю остальную переписку в алфавитном порядке.

Это оставляет алфавитное и числовое индексирование, из которых нужно сделать выбор. Тщательное исследование, которое включало консультации со многими ведущими экспертами по картотеке и изучение систем, используемых более чем сотней представительных фирм, от маленького розничного магазина до крупнейших корпораций, приводит к выводу, что, за исключением особых случаев, алфавитный указатель — лучший. Он лучший, потому что самый простой; а делать что-то самым простым способом — один из кардинальных принципов бизнес-системы.

Алфавитное индексирование адаптируется к любому возможному требованию. Предположим, например, что переписка Norton Machine Company подшита в алфавитном порядке, и вы хотите обратиться к переписке Т. Дж. Уотсона, который является секретарем компании. Карточка перекрестного указателя озаглавливается именем компании. Это было бы точно так же, как перекрестный указатель, показанный на рис. 16, за исключением того, что номер был бы опущен.

Могут быть времена, когда вы захотите держать вместе всю переписку, относящуюся к данному предмету — например, контракт, в котором вы заинтересованы. Можно сделать папку для этого контракта, озаглавить ее названием предмета и подшить на надлежащем месте в алфавитном указателе. Можно сделать карточки перекрестных ссылок, озаглавленные именами лиц и ссылающиеся на предмет. Возможно, когда контракт будет завершен, не будет дальнейшей причины держать переписку вместе, и ее можно будет распределить в соответствии с обычным алфавитным порядком.

Если вы хотите адаптировать географическую идею к любой части переписки, алфавитный указатель поддается изменению, не нарушая общего расположения файлов. Он может быть расширен до любого размера; любой класс переписки может быть выделен; и с должным образом подразделенными указателями бумаги можно быстро найти.

Вероятно, два самых важных преимущества алфавитной системы индексирования перед числовой — это экономичность работы и безопасность. Что касается первого названного преимущества, есть экономия в самом начале на необходимом оснащении. Нужны только файл для писем и алфавитный указатель — нет инвестиций в оснащение карточного указателя, если только это не очень маленький для перекрестных ссылок. Но самая большая экономия — во времени, необходимом для его работы.