Американская школа корреспонденции

«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 1»

Страница 10 из 10 · 58 135 зн. · 67 мин. чтения

Рис. 11. Сравнительная ведомость продаж продавца

Эта бонусная система, являющаяся адаптацией системы сдельной оплаты труда, используемой на фабриках, приводит к увеличению продаж наиболее прибыльных товаров. Когда клиент размещает заказ на товары, приносящие мало прибыли, продавец, который не может отказаться от заказа, получает стимул продвигать продажу более прибыльных товаров; он должен делать это в целях самозащиты.

Для определения бонусов необходимы статистические ведомости, отличающиеся от уже показанных. Эти ведомости должны разделять продажи по процентным группам, а не по товарам, как показано на рис. 11. Данные для этой ведомости берутся из ведомости товарных продаж (рис. 4) и с помощью суммирующей машины могут быть табулированы очень быстро.

Другая фирма, занимающаяся исключительно торговлей по почте, ведет точный учет продаж, полученных в результате рассылки циркулярных писем, относя стоимость писем, включая почтовые расходы, на эти продажи. Также ведутся записи продаж каждого корреспондента. При получении заказа проверяется запись о переписке, и если заказ является ответом на продиктованное письмо, корреспонденту начисляется кредит. Каждый корреспондент обязан вести учет количества продиктованных и типовых писем, которые он использует, стоимость которых относится на его продажи. В конце месяца результаты табулируются, показывая процент заказов, полученных от циркулярных писем и от продиктованных писем; объем бизнеса от каждого письма каждого корреспондента; и процент затрат к себестоимости проданных товаров.

Эти и многие другие статистические данные могут быть табулированы, и для каждого из них требуется специальная форма. Классы информации, представляемой в статистической форме, зависят от бизнеса. Когда определено, какая информация будет иметь наибольшую ценность, следует подготовить формы, которые позволят табулировать желаемые факты с наименьшими трудозатратами.

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ

Коммерческие расходы, которые не относятся на продажи, классифицируются как административные и могут быть разделены на расходы по управлению, бухгалтерскому учету, офисные расходы, расходы по кредитам и расходы по взысканию задолженности.

В чисто торговом бизнесе закупки являются дополнительным подразделением, в то время как на производственном предприятии обычно считается, что это производственные расходы.

Административные расходы состоят из окладов генерального менеджера и контролера, окладов клерков и стенографисток, а также соответствующей доли прочих расходов. На производственном предприятии часть административных окладов относится на производство.

Расходы на бухгалтерский учет включают оклады главного бухгалтера и кассира, клерков и стенографисток, стоимость бухгалтерских книг и канцелярских принадлежностей, а также прочие расходы.

Офисные расходы включают оклад главного стенографиста, а также расходы на почтовую пересылку и архивирование, включая оклады клерков.

Расходы по кредитам и взысканию задолженности включают оклады кредитного менеджера и его клерков, стоимость услуг и отчетов торговых агентств, а также расходы на взыскание, включая почтовые расходы.

Расходы на закупки, которые, как было сказано, иногда являются коммерческими расходами, включают оклады агента по закупкам, клерка по приемке, клерка по складам и их помощников, а также все расходы на содержание складского помещения.

В чисто торговом бизнесе такие статьи, как электроэнергия, отопление и освещение, страхование и налоги — обычно производственные расходы — становятся административными расходами. Эти и все подобные статьи группируются под заголовком «прочие» для распределения по всем подразделениям коммерческих расходов.

В основном различные подразделения административных расходов легко собираются. В каждом подразделении есть оклад руководителя отдела, общая сумма которого относится на это подразделение, и правильное распределение окладов, которые должны быть разделены между двумя или более подразделениями. Например, оклады стенографисток распределяются так, как уже было объяснено. Подавляющая часть этих расходов относится на отделы рекламы и продаж, но из еженедельных отчетов этого подразделения можно получить сумму, которую следует отнести на подразделения управления, бухгалтерского учета, кредитов и взыскания задолженности, а также закупок.

Почтовые расходы. В подразделении офисных расходов одной из статей, которую необходимо распределить, по крайней мере между продажами и администрацией, являются почтовые расходы. Почтовые расходы состоят из оплаты труда и почтовых сборов, причем последние являются наиболее важными.

Все крупные предприятия содержат отдельный почтовый отдел под руководством одного человека, часто главного стенографиста. Сам факт того, что почтовые расходы являются крупной статьей расходов в почтовом отделе, делает наличие очень полной системы учета абсолютно необходимым.

Работа почтового отдела состоит из складывания циркуляров и писем, вкладывания каталогов, циркуляров и писем в конверты, адресования, заполнения дат и адресов на печатных типовых письмах и наклеивания марок. Иногда адресование и заполнение выполняются в стенографическом подразделении, но более обычным планом является рассмотрение этого как части почтовых расходов.

Рис. 12. Отчет о труде в почтовом отделе

Первостепенное значение имеет учет выполненной работы, который лучше всего обеспечивается с помощью ежедневного отчета о работе каждого клерка. Вся работа должна распределяться руководителем отдела, а клерк должен вести точный учет как времени, так и выработки. Этот вопрос распределения работы особенно важен в почтовом отделе, так как один отдел может завалить отдел работой, выполнение которой сделает невозможным обработку работы других отделов в течение нескольких дней. Руководитель отдела должен решать, какая работа является наиболее важной. Иногда необходимо заранее составлять еженедельный график рассылки и заставлять все отделы руководствоваться этим графиком. В качестве альтернативы некоторые крупные предприятия содержат отдельный почтовый отдел под руководством отдела рекламы, предназначенный исключительно для работы по рассылке.

Подходящая форма для ежедневного отчета сотрудника показана на рис. 12. Этот отчет разделен для учета различных классов выполненной работы. Вся работа записывается по номеру, то есть если работа заключается в складывании циркуляра № 518, этот номер ставится в первой колонке напротив «складывание». Центральная колонка предназначена для названия отдела; как правило, номер формы указывает на название отдела, но иногда одна и та же форма используется несколькими отделами. В следующих колонках клерк вводит количество обработанных единиц и затраченное время. Колонки расширения, показывающие ставку и сумму, заполняются руководителем отдела.

На основе этих отчетов составляется платежная ведомость. Всю эту работу можно выполнять на сдельной основе, и большинство крупных компаний находят это наиболее экономичным базисом. Ставка обязательно должна варьироваться в соответствии с местными условиями и должна быть достаточно высокой, чтобы, выполняя полный дневной объем работы, клерк зарабатывал несколько больше стандартной дневной заработной платы. Например, девушка будет адресовать от 1000 до 1500 конвертов или заполнять адреса на таком же количестве типовых писем за восьмичасовой рабочий день, при этом средний показатель составляет, скажем, 1200. В разных городах принятый стандарт заработной платы для категории персонала, требуемой для этой работы, варьируется от 5 до 7 долларов в неделю. Там, где преобладает ставка в 5 долларов, сдельная ставка в 90 центов за тысячу является справедливой; девушка, которая поддерживает средний показатель 1200 в день в течение пяти с половиной дней (обычное время, требуемое в офисе), заработает 5,94 доллара с шансом заработать еще больше, если она сможет увеличить свою скорость. Дополнительные девяносто четыре цента являются стимулом, чтобы по крайней мере достичь среднего показателя; без него она, вероятно, опустилась бы до 1000 или меньше. Хотя ее заработная плата увеличилась, стоимость была снижена.

Ежедневный почтовый отчет. Чтобы информация была в удобной форме для статистических целей и для составления итоговых отчетов, должен существовать ежедневный почтовый отчет. Этот отчет должен быть полной записью всего отправленного по почте, показывающей количество единиц и почтовый тариф для каждой. Форма такого отчета показана на рис. 13. Этот отчет разделен для учета обычной почты — писем, циркуляров и каталогов — и товаров. Последнее требуется не во всех случаях, но очень важно для фирмы, занимающейся торговлей по почте мелкими товарами, которые можно отправить по почте.

Рис. 13. Форма ежедневного почтового отчета

Рис. 14. Идентификация марок

Этот отчет показывает описание, количество единиц и почтовый тариф. В колонке описания следует сначала написать название отдела, а затем описание почты, исходящей из этого отдела. Ежедневный отчет должен составляться клерком по маркам без обращения к отчетам отдельных сотрудников, так как он предназначен для проверки последних. Следует вести меморандум о количестве единиц, о которых отчитались сотрудники по различным операциям, и в конце недели сравнивать его с количествами, показанными в ежедневных почтовых отчетах. Для некоторых операций количества, о которых отчитались сотрудники, могут быть больше, так как определенная работа выполняется над материалами, которые еще не были отправлены. Чтобы согласовать эту разницу, сама работа должна находиться в почтовом отделе.

Рис. 15. Ваучер на почтовые расходы

Учет почтовых расходов. Самым важным из всех записей в почтовом отделе является учет почтовых расходов. Почтовые расходы должны быть поручены клерку по маркам, который должен нести ответственность за их учет. Клерк по почте, по сути, является кассиром, имеющим на хранении эквивалент наличных денег в виде почтовых марок. Если не ведется очень строгий учет, существуют широкие возможности для воровства марок, и, поскольку их так же легко сбыть, как наличные, искушение велико. Потери из этого источника были настолько велики, что правительство теперь разрешает коммерческим фирмам идентифицировать свои марки с помощью перфорации. Сейчас на рынке есть машина, которая перфорирует инициалы или торговую марку фирмы. Машина очень быстра в работе, и марки можно перфорировать в листах очень быстро. Увеличенное изображение перфорации марки показано на рис. 14.

Рис. 16. Еженедельный отчет об использованных почтовых расходах

РОТОНДА В ЗДАНИИ ROOKERY, ЧИКАГО, ИЛЛ. Это одно из самых больших офисных зданий в городе

РОТОНДА В ЗДАНИИ RAILWAY EXCHANGE, ЧИКАГО, ИЛЛ. Внешний вид этого здания показан в другом месте этого тома

Первым шагом в обеспечении полного учета почтовых расходов является составление ваучера на требуемые почтовые расходы. Кассир должен требовать ваучер перед выдачей марок или денег на их покупку. Специальная форма ваучера, показывающая имеющиеся почтовые марки и количество марок каждого номинала, показана на рис. 15. Он должен составляться в двух экземплярах; оригинал идет кассиру, а копия остается у клерка по маркам.

Еженедельный отчет. На основе ежедневных почтовых отчетов должен составляться еженедельный отчет о почтовых расходах. Этот отчет должен показывать общую сумму использованных почтовых расходов, распределенную по отделам. Форма такого отчета показана на рис. 16. В первой колонке пишутся названия отделов, а в ежедневных колонках записываются использованные суммы. Сумма, затраченная на заказные и экспресс-отправления, вносится в нижней части листа, а ниже этого приводится сводка, показывающая остаток почтовых марок. Этот отчет, который составляется руководителем почтового отдела, должен быть в двух экземплярах — один для отдела бухгалтерского учета, а другой для хранения у клерка по маркам.

Еженедельный отчет почтового отдела. Итоговым отчетом почтового отдела является еженедельный отчет, который показывает точно, какая работа была выполнена для каждого отдела. Информация, необходимая для составления этого отчета, получается из ежедневных отчетов сотрудников и ежедневных почтовых отчетов. Почтовые расходы берутся из ежедневных почтовых отчетов и сверяются с еженедельным отчетом о почтовых расходах, чтобы предотвратить любую неточность. Комплексная форма отчета показана на рис. 17. Этот отчет предоставляется в статистический отдел.

Канцелярские товары и расходные материалы. Ранее уже было обращено внимание на необходимость надлежащего ухода за канцелярскими товарами и офисными принадлежностями. Потери из-за небрежного обращения с расходными материалами более серьезны, чем обычно принято считать. Вероятно, лучший способ сократить эти расходы — требовать подписанные заявки на все полученные расходные материалы и относить все материалы на соответствующие отделы. Все отделы должны быть обязаны представлять заявки только один раз в день и только в определенные часы. В очень немногих офисах требуется клерк по запасам только для офисных принадлежностей; если расходные материалы хранятся в обычном складском помещении или если один из офисных клерков отвечает за шкаф с расходными материалами, этот план сэкономит время, так как одного часа в день достаточно для выполнения этой работы почти в любом офисе.

Рис. 17. Еженедельный отчет почтового отдела

После разнесения записей о расходных материалах ответственный клерк должен составить отчет для статистического отдела о полученных расходных материалах. Это может быть еженедельный отчет, как показано на рис. 18. Вторая копия должна быть сделана для отдела бухгалтерского учета.

Fig. 18. Summary of Supplies Drawn

Этот отчет показывает стоимость расходных материалов, полученных каждый день каждым отделом. Суммы могут вноситься ежедневно на основе заявок, а итоги вносятся в конце недели.

Сводка административных расходов. Описанные отчеты и записи позволяют статистическому отделу составлять полные сводки административных расходов. Оклады руководителей отделов и подразделений, клерков и стенографисток, работающих в каждом отделе, берутся из отдела бухгалтерского учета; почтовые расходы берутся из еженедельного отчета клерка по почте; стоимость полученных расходных материалов показана в отчете клерка по расходным материалам; сумма статей расходов, не учтенных иным образом, предоставляется отделом бухгалтерского учета. Последняя названная статья, представляющая накладные расходы, может быть распределена по отделам на основе соотношения известных расходов каждого отдела — то есть, если известные расходы, включая оклады, почтовые расходы и расходные материалы, в одном отделе составляют 20% от известных расходов всех отделов, он может быть обременен 20% накладных расходов.

Рис. 19. Форма для распределения административных расходов

На рис. 19 показана форма сводки всех административных расходов, где различные классы расходов разделены для каждого отдела. Показаны итоги расходов каждого класса, итоги для каждого отдела и общий итог. Итоги различных классов и общий итог должны совпадать с записями отдела бухгалтерского учета. В нижней части сводки административных расходов должен быть показан процент общих административных расходов к продажам и товарообороту — или себестоимости проданных товаров.

Отчеты о прибылях и убытках. Прибыли, показанные в сравнительной торговой ведомости (рис. 9), являются только торговыми прибылями, а не чистыми прибылями, так как административные расходы и прибыли из других источников, кроме продаж, не включены. Поэтому следует подготовить ведомость, которая покажет чистую прибыль. Это можно объединить с торговой ведомостью, но лучший план — подготовить отдельную ведомость. Обычно целесообразно предоставлять копии торговой ведомости руководителям всех отделов подразделения продаж, чтобы каждый мог видеть, какой прогресс он делает, и сравнивать его с прогрессом других отделов. Однако не рекомендуется сообщать руководителям отделов точную чистую прибыль; эта информация предназначена для генерального менеджера и директоров.

На рис. 20 показана форма ежемесячного отчета о прибылях и убытках, разделенная по отделам. Итоги за финансовый год на первое число текущего месяца переносятся в начало листа; затем вносятся цифры за текущий месяц. Продажи, расходы на продажи и прибыль от продаж берутся из торговой ведомости; административные расходы показаны в сводке (рис. 19). Административные расходы относятся на разные отделы на основе товарооборота — то есть, если общие административные расходы составляют 10% от общего товарооборота, каждый отдел будет обременен суммой, равной 10% от его товарооборота.

Рис. 20. Сводный отчет о прибылях и убытках по отделам

Существуют определенные прибыли, которые возникают из других источников, кроме продажи товаров, которыми торгует фирма. Среди других источников — проценты, премии и прибыли от продажи облигаций и акций. Все такие статьи должны перечисляться отдельно каждый месяц, чтобы можно было знать сумму необычных прибылей. Эта ведомость представляет историю прогресса бизнеса, сведенную к ее окончательному анализу — анализу фактической чистой прибыли.

ОБОРУДОВАНИЕ ПОЧТОВОГО ОТДЕЛА

Механические устройства и машины используются для многих целей в офисе, и как разнообразие использования, так и типы машин постоянно увеличиваются. Изобретатели и производители офисной техники постоянно работают над совершенствованием устройств, которые сэкономят время, обеспечат точность и снизят затраты. Среди важных устройств есть несколько, разработанных для сокращения труда и обеспечения повышенной скорости в почтовом отделе.

Адресовальные машины. Одним из наиболее эффективных трудосберегающих устройств является адресовальная машина, которая используется для адресования конвертов, карточек и других материалов для большого списка имен. Эти машины особенно хорошо подходят для имен, на которые корреспонденция адресуется через регулярные интервалы. Брокеры и комиссионеры используют их для адресования ежедневных рыночных писем постоянным спискам корреспондентов; коммерческие фирмы во всех сферах находят их удобными для ежемесячных выписок, используя машину как для адресования конвертов, так и для заполнения имен на выписках. Офисный мальчик может заполнить адреса на выписках для всех счетов в бухгалтерской книге продаж и адресовать конверты, экономя около половины времени бухгалтера.

В отделе рекламы и продаж адресовальная машина используется с отличным преимуществом для адресования последующих писем, буклетов, циркуляров и каталогов. Ее использование облегчает отправку рекламной литературы всем клиентам через частые интервалы. Машина не рекомендуется для списка последующих писем потенциальному клиенту, если не планируется отправка большого количества таких писем; но когда человек становится клиентом, можно с уверенностью предположить, что имя является постоянным.

Из машин, представленных сейчас на рынке, одной из самых известных является Addressograph. Эта машина изготавливается как с карточными адресами, так и с цепными адресами. Карточная машина, которая показана на рис. 21, является наиболее практичной для целей, для которых машина используется в обычном офисе. С этой машиной используются металлические рамки размером с индексную карточку. Эти рамки изготавливаются в двух стилях, один из которых имеет металлическую печатную пластину, в то время как в другом имя и адрес набираются резиновым шрифтом. В первом стиле печатная пластина изготавливается путем штамповки букв на листе металла. Это создает постоянный адрес, который нельзя изменить без изготовления новой пластины.

Рис. 21. Адресовальная машина Addressograph. Addressograph Co.

На рис. 22 показана рамка для резинового шрифта. Имя и адрес набираются в рамке для шрифта и могут быть изменены по желанию. Шрифт, взятый из старых адресов, можно использовать снова и снова. Когда адрес набран, на карточке печатается пробный оттиск, который помещается в верхнюю половину рамки. Эта карточка достаточно велика для заметок и может быть организована для записи любой желаемой информации.

Металлические рамки снабжены вкладками с напечатанными буквами, названиями городов, номерами или другой специальной информацией и хранятся в карточных ящиках, как показано на рис. 23. Они могут храниться любым из обычных способов, адаптированных для карточных систем; список клиентов может быть отсортирован по штатам и городам, и имена в определенном городе могут быть адресованы, не нарушая остальную часть списка.

Рис. 22. Металлические рамки для резинового шрифта. The Addressograph Co.

Для работы на машине адресные пластины сначала переносятся в магазин на верхней части машины. Содержимое ящика можно перенести, не касаясь пластин руками. Пластины автоматически подаются к точке печати машины, откуда они возвращаются в ящик, который помещается под машину, в точном порядке, в котором они были отсортированы. Когда адресная рамка достигает точки печати, адрес отчетливо виден на карточке, так что любое имя можно пропустить.

Утверждается, что с помощью Addressograph можно легко сделать 3000 адресов в час. Это заменяет нескольких девушек и сводит стоимость к минимуму.

Рис. 23. Карточный файл для адресования. Addressograph Co.

Фальцевальные машины. Одним из наиболее практичных трудосберегающих устройств для почтового отдела является фальцевальная машина. Прямая реклама с помощью циркулярных или типовых писем и печатных циркуляров становится все более популярной. Там, где такие сообщения раньше рассылались сотнями, теперь они рассылаются тысячами; нередко фирма, использующая эту форму рекламы, рассылает миллион циркуляров или писем по одному предложению за один сезон.

Рис. 24. Фальцевальная машина, работающая от электродвигателя. A. B. Dick Co.

Складывать эти письма и циркуляры обычным способом — дорогостоящая задача. Дело не только в затратах на оплату труда, но и в вопросе нехватки места, что во многих офисах имеет еще большее значение. Хотя предприятие, занимающее собственные здания компании, может позволить себе выделить достаточно места под офисы, подавляющее большинство компаний работают в тесных помещениях; современные офисные здания с их высокой арендной платой стремятся свести офисное пространство к минимуму. В результате многие компании, не имея места для размещения большого штата сотрудников, занимающихся фальцовкой, вынуждены заказывать выполнение масштабных рассылок на стороне.

Эти трудности в значительной степени были преодолены с появлением фальцевальной машины. В течение многих лет типографии использовали машины для фальцовки, но лишь сравнительно недавно была усовершенствована машина, адаптированная для офисного использования. Сейчас на рынке представлено несколько практичных моделей.

Одна из таких машин способна складывать от 4000 до 7000 писем или циркуляров в час, в зависимости от размера и плотности бумаги, а также количества сгибов. Это равносильно работе восьми человек, складывающих вручную, при этом машина и оператор занимают не больше места, чем один сотрудник, выполняющий фальцовку вручную.

Лучшие машины сконструированы таким образом, что могут приводиться в действие вручную или от электричества. Там, где есть электрическое освещение, можно использовать машину с электроприводом. С учетом стоимости электроэнергии максимальная стоимость фальцовки на одной из таких машин составляет от 3 до 5 центов за тысячу экземпляров. Один из хорошо известных типов машин с присоединенным электродвигателем показан на рис. 24.

Машины для почтовых отправлений. Для компании, рассылающей большое количество циркулярных материалов, незаменимым является устройство для запечатывания конвертов или почтовая машина. Устройства для запечатывания конвертов, работавшие более или менее удовлетворительно, присутствуют на рынке уже несколько лет. Эти машины были усовершенствованы, а их лучшие характеристики объединены с новыми идеями, так что теперь можно приобрести машины, работающие безупречно.

Некоторые из этих машин только запечатывают конверты; одна модель одновременно запечатывает конверты и наклеивает марки. Комбинированная машина для запечатывания и штемпелевания запечатывает, штемпелюет и подсчитывает конверты со средней скоростью 8000 штук в час, выполняя работу от восьми до десяти клерков.

При запечатывании машиной клапаны конвертов плотно складываются и надежно заклеиваются. Увлажняющее устройство сконструировано таким образом, что количество влаги, проходящее под каждым клапаном, точно регулируется, что предотвращает склеивание конвертов из-за избытка воды. Одновременно с запечатыванием конверта наклеивается марка. Каждый конверт, проходящий через машину, штемпелюется; в результате ни один из них не возвращается из почтового отделения из-за отсутствия оплаты пересылки.

Рис. 25. Почтовая машина Mailometer. Mailometer Co.

Специальное счетное устройство автоматически подсчитывает наклеенные марки, при этом счетчик находится в поле зрения оператора. Это означает абсолютный контроль над расходами на почтовые отправления. Марки заперты в стеклянном футляре, и с помощью рычага механизм наклеивания марок можно отключить. Его можно снова привести в действие только после открытия футляра, что обеспечивает полный контроль над марками со стороны одного лица.

После запечатывания и подсчета конверты поступают в укладчик, все они ориентированы в одну сторону, что позволяет связывать их в пачки для отправки в почтовое отделение. Это важный момент, если оперативность отправки почты имеет значение. Машина обрабатывает конверты любого размера до двенадцати дюймов, а при отключении устройства для запечатывания можно штемпелевать почтовые карточки.

Упомянутая машина показана на рис. 25. В процессе работы почта собирается и помещается на стойку, показанную в верхней части машины, при этом клапан каждого конверта перекрывает клапан предыдущего. Оператор, взяв со стойки пачку из примерно двадцати пяти конвертов, слегка прижимает их к подающим роликам в левой части машины. Автоматическая подача разделяет конверты, позволяя только одному из них за раз провести клапаном по металлическому диску, вращающемуся в воде. По мере продвижения конверта марки подаются вперед, отрезаются, увлажняются и накатываются на проходящий конверт. Марки, используемые в машине, поставляются в виде непрерывной ленты, намотанной на катушку, по 3000 марок на каждой. До тех пор, пока правительство не начнет поставлять марки в таком виде, их поставляют производители, которые договорились с правительством об их изготовлении по своему заказу.

Машины для печати писем. Широкое использование циркулярных или типовых писем в настоящее время стало возможным благодаря применению машин для печати писем. Писать все письма на пишущей машинке не представляется возможным из-за высокой стоимости. Следовательно, компании, занимающиеся масштабными рассылками, прибегают к имитации машинописных писем.

Рис. 26. Цилиндрическая печатная машина Multigraph. American Multigraph Sales Co.

Для многих целей письма приносят лучшие результаты, чем печатные циркуляры, но без личного обращения — если получатель не чувствует, что письмо было написано именно ему — письмо теряет свою силу. Этот факт делает обычное печатное письмо неэффективным. Имитация машинописного письма делает возможным личное обращение; если оно напечатано шрифтом пишущей машинки цветом, соответствующим ленте машины, можно вписать имя и адрес, и оно будет выглядеть как машинописное письмо.

Многие типографии научились создавать качественные письма такого характера, и за последние несколько лет на рынке появилось несколько печатных машин, предназначенных для офисного использования. Эти машины являются адаптацией идеи печатного пресса. Письма набираются так же, как для печатного пресса, с использованием шрифта пишущей машинки; но вместо печати краской, наносимой непосредственно на шрифт, письма печатаются через широкую ленту для пишущей машинки. Ленты того же типа используются на пишущей машинке для вписывания имен и адресов, что обеспечивает идеальное совпадение. Одна из таких машин печатает от 1000 до 2500 писем в час.

Рис. 27. Пишущая машина Multi-Copy. Multi-Copy Typewriter Co.

Существует два основных типа машин: цилиндрическая и плоскопечатная. Хорошо известная машина цилиндрического типа показана на рис. 26. Машина имеет два цилиндра: один для хранения шрифта, другой для печати. Шрифт удерживается в пазах, в которых он свободно перемещается. Чтобы набрать письмо на печатном цилиндре, цилиндр хранения вращают до тех пор, пока указатель в верхней части машины не достигнет нужной буквы, после чего легкое нажатие пальца на небольшой рычаг в центре перемещает литеру в паз на печатном цилиндре. Это продолжается до тех пор, пока строка не будет набрана, после чего печатный цилиндр перемещается в положение для следующей строки. Чтобы распределить шрифт обратно в цилиндр хранения, эта операция выполняется в обратном порядке.

После того как письмо набрано, вокруг печатного цилиндра натягивается лента, и машина готова к печати. Бумага подается печатной стороной вверх под цилиндр. Поворот рукоятки протягивает бумагу через машину, печатает на ней и выбрасывает с обратной стороны. Могут быть установлены специальные силовые приспособления, которые приводят в действие как саму машину, так и автоматическую подачу, что значительно увеличивает скорость.

Рис. 28. Печатная машина Writerpress. The Writerpress Co.

Машины плоскопечатного типа показаны на рис. 27 и 28. В этих машинах шрифт хранится в кассах, отделения которых расположены в том же порядке, что и клавиши на пишущей машинке. Шрифт набирается и закрепляется в верстатке, точно так же, как это делает наборщик, а верстатка помещается на плоскую станину машины.

Лента туго натягивается поверх шрифта, а печать осуществляется путем перемещения прижимного валика по ленте. Бумага подается по одному листу к направляющей, и валик, проходя по ней, создает желаемый печатный оттиск. При возврате валика лист автоматически выбрасывается и подсчитывается. Давление и насыщенность печати регулируются настройкой прижимных винтов.

Преимуществом, приписываемым этому типу машин, является то, что можно использовать электротипы и цинкографические клише, или же можно использовать обычный типографский набор для печати небольших циркуляров и офисных бланков. Если письмо или бланк используется часто, его можно изготовить в виде электротипа и хранить постоянно, освобождая наборный шрифт.

Хорошо организованный офис банковского дома. Peabody, Houghteling & Co., Чикаго, Иллинойс.

Контрольные вопросы.

Практические тестовые вопросы.

В предыдущих разделах этой энциклопедии подробно разобраны многочисленные наглядные примеры, чтобы показать применение различных методов и принципов. К ним прилагаются практические примеры, которые помогут читателю закрепить принципы в памяти.

На следующих страницах приведено большое количество тестовых вопросов и задач, которые представляют собой ценное средство проверки знаний читателя по рассматриваемым темам. Они станут отличной практикой для тех, кто готовится к экзаменам на государственную службу. В некоторых случаях для дополнительной помощи в этой работе приведены числовые ответы.

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

АДМИНИСТРАТИВНАЯ И ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

1. Если вас попросят усовершенствовать организацию коммерческого предприятия, каковы будут ваши первые шаги при проведении расследования?

2. При распределении обязанностей как вы будете рассматривать лиц, управляющих предприятием?

3. Объясните своими словами цели организации. Каковы основные компоненты бизнес-организации?

4. Какова функция исполнительного комитета? Какими подразделениями руководит генеральный менеджер и перед кем он несет ответственность?

5. На какие секции делятся коммерческий и производственный отделы?

6. Составьте схему промышленной организации, показывающую основные компоненты и их взаимосвязь друг с другом.

7. Кто является непосредственными помощниками генерального менеджера? Объясните характер и обязанности их должностей.

8. Составьте и объясните схему, показывающую подразделения коммерческого и производственного отделов, которыми руководят два помощника генерального менеджера.

9. Объясните, как эти принципы организации применяются к небольшой корпорации.

10. Чем отличается организация корпорации, созданной для ведения торгового бизнеса, от организации производственного предприятия?

11. Каковы конкретные обязанности контролера? Какими отделами он обладает абсолютной властью и кто является его непосредственными помощниками, возглавляющими эти отделы?

12. Каковы функции отдела продаж? Кто является руководителями отделов, управляющими отделом продаж, и каковы их конкретные обязанности?

13. На какие отделы распространяются полномочия суперинтенданта?

14. Кто является непосредственными помощниками суперинтенданта и каковы их обязанности?

15. Кратко опишите обязанности агента по закупкам.

16. Какие общие правила следует установить в отношении определения обязанностей и полномочий?

17. Проиллюстрируйте с помощью схемы с необходимыми пояснениями правильное распределение окладов и заработной платы на производственном предприятии.

18. Подготовьте схему распределения расходов, указав суммы для бизнеса, выбранного вами самостоятельно.

19. Проиллюстрируйте расположение отделов на производственном предприятии, с которым вы знакомы, и предложите, как можно улучшить этот план.

20. Какого общего плана следует придерживаться при обустройстве офиса? Проиллюстрируйте примерный план офиса для бизнеса по вашему выбору.

21. Что подразумевается под комитетной системой?

22. Назовите обычные комитеты, которые рассматривают вопросы, затрагивающие работу производственного отдела. Как формируются эти комитеты и какие вопросы рассматривает каждый из них?

23. Какие комитеты рассматривают вопросы, затрагивающие коммерческий отдел? Какие вопросы рассматриваются этими комитетами?

24. Объясните план предложений и порядок его работы.

25. Предположим, менеджер по продажам хочет отправить образец, который должен быть изготовлен на фабрике. Как ему следует действовать, чтобы получить этот образец?

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

РЕКЛАМА И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОДАЖ

1. Опишите и проиллюстрируйте практическую систему сохранения рекламной информации в виде вырезок и меморандумов.

2. Опишите и проиллюстрируйте полную систему регистрации и хранения чертежей и гравюр.

3. Обсудите целесообразность заказа всей печатной продукции одним человеком или предоставления каждому руководителю отдела права размещать свои заказы самостоятельно.

4. Объясните, как бы вы обеспечили надлежащий учет печатной продукции, с момента размещения заказа до выдачи со склада. Проиллюстрируйте необходимые формы.

5. Если бы вы размещали рекламу в 100 периодических изданиях, как бы вы вели учет их рекламных тарифов?

6. Рекламодатель в крупном городе использует 32 журнала национального распространения. Как бы вы предложили маркировать его объявления для идентификации запросов?

7. Какую форму учета вы бы вели для запросов, полученных от конкретного издания?

8. Как бы вы предложили получать отчет о результатах розничной рекламы? Назовите некоторые факторы, которые могут повлиять на продажу рекламируемого товара в определенный день.

9. Какие особые условия, по вашему мнению, должны существовать, прежде чем производитель пищевого продукта начнет кампанию наружной рекламы в Кливленде, штат Огайо?

10. Назовите как минимум три необходимых качества успешного менеджера по продажам.

11. Что подразумевается под отделом продаж по почте? Как осуществляются продажи через этот отдел?

12. Какой метод маркировки типовых писем, по вашему мнению, является наиболее удовлетворительным?

13. Проиллюстрируйте необходимые формы для учета типовых писем, включая учет результатов.

14. Изложите свое понимание системы последующего контроля (follow-up) и способа ее использования.

15. Объясните четыре метода привлечения внимания к имени на определенную дату, проиллюстрировав формы, которые вы бы использовали в каждом случае.

16. Какие цели достигаются ведением списка клиентов отдельно от бухгалтерской книги и списка последующего контроля?

17. Назовите две или более причины для классификации списка рассылки. Назовите некоторые из обычных классификаций.

18. Объясните, как карточный список может быть составлен так, чтобы автоматически указывать сферу деятельности и должность или род занятий каждого человека.

19. Объясните, как список клиентов может быть составлен так, чтобы показывать категорию покупок каждого клиента.

20. Объясните систему карт и кнопок для планирования маршрутов торговых представителей и назовите некоторые преимущества ее использования.

21. Какую пользу извлекает торговый представитель из отчетов о своих визитах, которые он предоставляет в компанию?

22. Проиллюстрируйте подходящую форму отчета торгового представителя о визитах и объясните, как она должна использоваться.

23. Объясните и проиллюстрируйте систему последующего контроля дилеров по переданным им запросам.

24. Предложите форму отчета о расходах торгового представителя.

25. Проиллюстрируйте подходящие формы для ежедневных и ежемесячных отчетов о продажах.

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

КРЕДИТНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

1. В отношении общих классов информации, требуемой кредитным специалистом, как бы вы разделили этот предмет?

2. Назовите два фактора, которые определяют кредитный риск, и укажите, в каких отношениях эти факторы имеют значение.

3. Проанализируйте как минимум три статьи, составляющие отчет, показанный на рис. 1.

4. Обсудите характер информации о своих клиентах, требуемой городским и сельским розничным торговцем.

5. Каковы основные источники кредитной информации?

6. Как бы вы предложили получать информацию через местные источники? Покажите форму отчета, которую вы ожидали бы от местного корреспондента.

7. В какой степени можно ожидать, что торговый представитель предоставит кредитную информацию о своих клиентах? Какую форму отчета вы бы ожидали от него?

8. Что вы считаете лучшим методом хранения кредитной информации в оптовой компании, имеющей две тысячи клиентов в шести штатах?

9. Проиллюстрируйте подходящую форму карточки для выписки кредитной информации для вышеупомянутой оптовой компании.

10. Опишите систему управления кредитами для корпорации, чьи товары продаются через филиалы, проиллюстрировав необходимые формы.

11. Опишите систему последующего контроля взыскания платежей с помощью дубликатов счетов-фактур.

12. Объясните, как карточная система взыскания платежей может быть организована для указания имен, если карточки отсортированы по срокам оплаты. Если они отсортированы по именам, как можно указать сроки оплаты?

13. Проиллюстрируйте форму карточки взыскания платежей, подходящую для бизнеса по вашему выбору.

14. Опишите систему обработки местных взысканий платежей оптовой компании, проиллюстрировав необходимые формы.

15. Как можно осуществлять последующий контроль взыскания платежей непосредственно по счетам главной книги?

16. Опишите систему ведения счетов и обработки взысканий платежей в компании, продающей мебель в рассрочку, проиллюстрировав все необходимые формы.

17. Обсудите особые факторы, которые необходимо учитывать при обработке взысканий платежей по рассрочке по почте.

18. Какие контрольные счета главной книги для книги учета рассрочек необходимы? Объясните источники записей по этим счетам.

19. Опишите систему взыскания платежей, которую должен использовать адвокат, проиллюстрировав необходимые формы.

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

ОТДЕЛ ДОСТАВКИ

1. Обсудите в общих чертах обязанности и ответственность клерка по доставке.

2. Как вы понимаете термин «классификации» применительно к доставке?

3. Объясните, как способ упаковки и данное описание влияют на классификацию товара.

4. Как вы понимаете «классовые тарифы»?

5. Что такое «товарные тарифы» и какие факторы обычно определяют установление товарного тарифа?

6. Кем подготавливаются тарифы и каким органом они должны быть утверждены, прежде чем вступят в силу?

7. Объясните, как на выбор маршрута доставки может повлиять наличие товарного тарифа.

8. Если вас попросят организовать отдел доставки для производственного предприятия в Дейтоне, штат Огайо, чья продукция отправляется во все части Соединенных Штатов, какие шаги вы предпримете для получения грузовых тарифов?

9. Опишите систему хранения этих тарифов.

10. Какой индекс потребуется?

11. Если бы поставки ограничивались городами с населением 10 000 человек и более в двух штатах, как бы вы организовали тарифный файл, охватывающий только эти города?

12. Как бы вы вели учет классификаций товаров, отправляемых вашей компанией?

13. Опишите метод, который вы бы использовали для записи товарных тарифов, применяемых к вашей продукции.

14. Как вы понимаете термин «базисный пункт» и почему знание базисных пунктов необходимо успешному клерку по доставке?

15. Обсудите правильный метод выполнения заказов для обеспечения оперативности.

16. Как следует поступать с нехваткой товаров?

17. Обсудите вопрос проверки поставок, включая метод, который обеспечит защиту от ошибок при доставке.

18. Опишите систему обработки претензий по грузоперевозкам, проиллюстрировав формы, которые вы бы использовали.

19. Как следует обрабатывать претензии с бухгалтерской точки зрения?

20. Опишите необходимую рутину при вводе и выполнении заказов в компании, торгующей по почте, которая отправляет все товары экспресс-почтой.

21. Опишите простую систему обработки доставок в городском розничном магазине.

22. Предложите метод, который предотвратит отправку товаров не в тот район города.

23. Как бы вы поступили с доставкой, если водитель не застал клиента дома?

24. Какие особые меры предосторожности необходимы при обработке доставок наложенным платежом?

25. Если клиент просит доставить ему товары на железнодорожную станцию до отправления поезда, какие особые меры следует принять для обеспечения доставки?

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

ПЕРЕПИСКА И АРХИВАЦИЯ

1. Каковы обычные обязанности клерка по входящей почте?

2. Внесите предложения, которые вы считаете целесообразными относительно обработки корреспонденции после того, как она поступает в отдел, для которого она предназначена.

3. Предложите метод обработки межведомственной корреспонденции для обеспечения оперативности.

4. Обсудите методы сокращения пути, которые помогут в обработке корреспонденции.

5. Какой метод получения копий корреспонденции вы бы порекомендовали компании, имеющей в среднем 300 писем в день? Приведите причины ваших рекомендаций.

6. Обсудите преимущества наличия всех стенографисток в крупной компании в одном отделе под руководством главного стенографиста.

7. Опишите и проиллюстрируйте формы для необходимых записей стенографического отдела.

8. Обсудите преимущества или недостатки централизованного отдела архивации по сравнению с ведомственной архивацией.

9. Каковы обязанности клерка по архивации? Назовите основные квалификации клерка по архивации.

10. Изложите свое понимание вертикальной архивации.

11. Каковы, по вашему мнению, особые преимущества вертикальной архивации перед другими методами?

12. Опишите и покажите необходимые индексные карточки для числовой, алфавитной, географической и предметной индексации.

13. Предложите условия, которые сделали бы каждый из этих методов целесообразным.

14. Какой метод вы считаете лучшим для среднего офиса?

15. Какие особые предложения вы можете сделать относительно архивации корреспонденции торговых представителей, филиалов и клиентов, от которых поступает большое количество сообщений?

16. Обсудите архивацию заказов и счетов-фактур.

17. Как бы вы архивировали документы? Кредитные отчеты?

18. Чтобы обеспечить подходящую индексацию, сколько направляющих следует использовать для архива, содержащего 1500 папок?

19. Какие меры следует предусмотреть для передачи корреспонденции в архив?

20. Каковы особые преимущества секционных шкафов для архивации?

Контрольные вопросы

ПО ТЕМЕ

БИЗНЕС-СТАТИСТИКА

1. Каковы функции статистического отдела?

2. На какие два класса делятся коммерческие расходы?

3. Как классифицируются расходы на продажи? К какому классу относится железнодорожный билет, оплаченный торговым представителем?

4. Как статистический отдел может получить запись о полученных товарах?

5. Как следует записывать эту информацию?

6. Какую особую цель служит эта запись о покупке?

7. Какая первая запись требуется при расчете прибыли от продаж? Как она получается?

8. Почему статистическому отделу нужна запись о товарах, возвращенных клиентами?

9. Как бы вы обеспечили запись продаж торговым представителем одного товара? Проиллюстрируйте.

10. Проиллюстрируйте и объясните форму, которую вы бы использовали для записи общего объема бизнеса торгового представителя.

11. При табулировании продаж как бы вы учитывали продажи отдела почтовых заказов?

12. Обсудите правильный метод распределения общих расходов на продажи.

13. Какие факты показывает запись общих продаж одного товара? Проиллюстрируйте форму, которую вы бы использовали, чтобы выделить эти факты.

14. Почему важны правильно классифицированные записи о продажах по отделам?

15. Обсудите тему торговых отчетов и проиллюстрируйте форму для такого отчета.

16. Почему запись, показывающая прибыль от бизнеса клиента, имеет ценность? Проиллюстрируйте форму для сжатой записи.

17. Какие классы расходов включены в термин «административные»?

18. Проиллюстрируйте и объясните подходящую форму для ежедневной записи работы клерка в почтовом отделении.

19. Какова цель ежедневного почтового отчета? Проиллюстрируйте форму, которую вы бы использовали.

20. Объясните и покажите необходимые формы для системы, предназначенной для поддержания точного контроля над счетом почтовых расходов.

21. Проиллюстрируйте и объясните форму для еженедельного отчета о почтовых расходах.

22. При подготовке сводки административных расходов, распределенных по отделам, на каком основании вы бы распределили статью страхования офисной мебели и оборудования?

23. Подготовьте отчет о прибылях и убытках (используя свои собственные цифры), показывающий прибыль, полученную каждым из четырех отделов.

24. На каком основании вы распределили административные расходы в вышеуказанном отчете?

УКАЗАТЕЛЬ

Addressing machines, 321

Addressograph, 323

Административная и промышленная организация, 11-59

chart of organization, 16

charting salary and wage distribution, 38

committee system, 50

departmental, 26

обязанности определены

of individual workmen, 36

of office employes, 36

employment department, 33

expense distribution chart, 40

oral orders cause confusion, 56

physical arrangement, 44

sales division, 30

suggestion plan, 55

uniform blanks, 58

Advertising committee, 53

Advertising contracts, 80

Advertising periodical, 78

Реклама и организация продаж, 61-124

advertising information, 63

copy proofs, 70

cut indexes and tracers, 68

designs and cuts, 65

outdoor advertising, 92

periodical advertising, 78

checking returns, 83

contracts for, 80

orders for insertion, 83

rate cards, 78

printing orders and tracer, 71

sales department, 94

branches of, 95

почтовый заказ 96

personal salesmanship division, 112

Реклама и организация продаж

sales records, 120

street car advertising, 91

systems and records, 63

Advertising and salesmanship, 93

Back orders, 199

Branch house credits, 144

Business organizer, 11

Business statistics, 287-329

administrative costs, 308

commercial costs, 308

daily mail report, 312

postage record, 313

stationery and supplies, 315

weekly mailing report, 315

weekly postage report, 315

statistical department, 287

customer's profit records, 303

department sales, 297

expense distribution, 295

mail orders, 295

records of shipments, 289

returned goods, 291

sales costs, 288

salesmen's records, 292

total commodity sales, 297

trading statements, 299

value of profit figuring, 303

C.O.D. deliveries, 224

Chart of expense distribution, 40

Chart of salary and wage distribution, 38

Charting the organization, 16

Checking shipments, 200

Chief accountant, 29

Chief engineer, 32

Chief stenographer, 29

Class rates, 186

Collections, 148

Collection systems, 152

Комитетная система

advertising committee, 53

departmental factory committees, 51

general factory committees, 51

job bosses, 52

organization committee, 53

sales committee, 52

Commodity rates, 186

Comptroller, 28

Correspondence copying, 243

carbon copies, 244

mechanical copiers, 244

Переписка и архивация, 231-285

copying correspondence, 243

correspondence short cuts, 238

filing division, 254

filing equipment, 278

filing helps, 276

filing systems, 257

mail, 231

miscellaneous filing, 271

stenographic division, 247

Correspondence short cuts, 238

complaints and changes of address, 241

dictating by number, 238

form paragraphs, 238

making corrections, 243

requisitions, 240

stenographer's reference index, 242

talking machines for dictation, 239

Credit man, 31, 127

Кредитная организация, 127-180

branch house credits, 144

collection systems, 152

card tickler, 155

cash receipts, 167

collecting from the ledger, 159

collector's card, 171

collector's receipt, 172

cross-indexing, 155

duplicate invoices, 152

filing contracts, 171

handling drafts, 162

installment collections, 162

installment ledger, 166

installment register, 165

local collections, 158

monthly statements, 157

collections, 148

credit man, 127

financial statements, 130

information required, 128

information for retailers, 133

mail-order installment collections, 172

account, 175

follow-up, 176

by attorneys, 178

recording credit information, 140

card transcripts, 141

filing, 140

sources of information, 135

local correspondents, 136

mercantile agencies, 135

retail credit reporting agencies, 138

traveling salesmen, 137

Credit organization, recording, 140

Departmental organization, 26

Expense distribution chart, 40

Export shipping, 204

Express shipments, 215

File clerk, 255

Filing, miscellaneous, 271

clippings, 275

correspondence of temporary value, 272

credit reports, 276

documents and legal papers, 274

drawings and maps, 275

invoices, 273

orders, 272

salesmen's correspondence, 271

Filing equipment, 278

металлические, файлы 283

transfer files, 282

Filing helps, 276

guiding, 276

sorting, 277

transferring, 277

Filing systems, 257

flat files, 258

indexing methods, 262

alphabetical, 264

geographical, 265

numerical, 262

subject, 267

vertical files, 259

Filling orders, 196

Financial statements, 130

Folding machines, 324

Form letter records, 101

Формы

alphabetical vs. numerical filing, 270

alphabetical subdivisions, 265

attorney's collection card, 178

attorney's collection register, 177

back order blank, 200

blank used for interdepartment correspondence, 57

border on label to indicate routing, 220

box envelope for clippings, 64

box file, 66

филиал

credit application, 146

credit inquiry blank, 148

credit notice, 147

card for a classified record of purchases, 111

card for combined daily and monthly follow-up, 107

card for commodity rates, 193

card for follow-up, 104

card for follow-up claims, 211

card for follow-up of dealer and inquirer, 119

card for publication inquiries, 84

card file for a classified customer's list, 109

card file for railroad tariffs, 189

card index for classification, 192

card record of reports received and credit granted, 145

card tickler for collections, 154

cash receipt book for installment collections, 166

диаграмма

apportionment of salaries and wages, 41

corporate manufacturing enterprise, 17

corporate trading enterprise, 21

departmental authorities, 27

expense distribution, 42

working authorities in a manufacturing business, 19

working authorities in a trading business, 23

checking card used for record of sales, 86

claim account card, 213

карточка взыскания для

alphabetical cross-indexing, 155

cross-indexing by date, 156

each invoice, 153

synopsis of entire account, 157

collector's card, 170

combination cabinet, 280

condensed profit-and-loss statement by departments, 320

condensed rate card, 191

confirmation of telegram, 253

contract for installment sales, 163

copy of invoice for statistical department, 291

credit agency report card, 143

credit card for retailer's use, 145

credit information folder, 141

cross-index to tariff file, 190

customer's financial statement, 131

daily mail report, 312

daily and monthly record of salesmen, 123

daily report of installment accounts for collector, 168

daily tabulation of sales by departments, 122

delivery boy's call tag, 223

delivery sheet, 222

delivery tag, 224

departmental comparative trading statement, 304

departmental distribution of work of stenographic division, 251

detailed record of form letters mailed, 98

distribution of administrative expense, 318

document file, 274

document file envelopes, 274

drawing file, 275

file drawer, 65

floor chart for filling orders, 198

floor plan of a modern administrative building, 49

folder for freight claims, 210

follow-up card with alphabetical tab, 105

follow-up card with movable tab to show dates, 106

general credit information card, 144

general credit report card, 143

geographic alphabetic filing, 266

index to creditors for attorney, 180

индексная карточка для

numerical filing, 264

record of advertising rates, 79

record of designs and engravings, 68

indexing firm correspondence for numerical filing, 264

installment contract register, 164

layout of a typical manufacturing plant, 46

ledger card, 216

ledger for installment accounts,165

local correspondent's report blank, 137

loose-leaf ledger cross-indexed for due dates, 160

loose-leaf ledger for mail-order collections, 174

loose-leaf scrap book sheet for engravings, 67

mail-order collection card, 175

monthly recapitulation of daily sales reports, 122

monthly record of purchases of customer, 108

monthly trading summary, 302

notice of attempt to deliver, 227

notice of inquiry sent to salesman with blank for his report, 120

office record of C.O.D. items, 226

order blank, 201

for insertions of advertising copy, 82

packer's slip, 202

perpetual stock for printing, 75

post-card notice of attempted delivery, 228

post-card receipt for cuts, 70

prepaid shipping sheet, 218

quadruplicate draft form, 161

receipt for installment collections, 172

запись

correspondence on back of follow-up card, 212

costs and sales, 88

purchases and profits of customer, 305

sales advertisement, 89

sales by an agent or dealer, 124

sales of a department divided as to commodities, 300

sales resulting from form letters, 100

salesman's sales arranged by commodities, 294

salesman's total sales, 296

shipment of street car cards, 90

street car contract and net cost, 91

total sales of one commodity, 298

report of labor in the mailing room, 310

report of returned goods, 292

requisition for correspondence, 241

routing package labels, 203

salesman's comparative sales statement, 307

salesman's customer's report blank, 138

salesman's report of call and follow-up, 118

salesman's report of calls in each town, 116

schedule of monthly insertions in periodicals, 81

shipping order and label made at one writing, 217

shipping order for printing, 77

sorting tray, 277

special C.O.D. delivery book, 225

special delivery tag, 228

special delivery tag for department store, 229

special invoice folder, 273

specific report on industrial calls, 118

stenographer's weekly record of work distributed by departments, 249

subject and alphabetical folder, 268

subject indexing and cross-reference, 267

summary of supplies drawn, 317

tab folders, 266

tally of sales for small mail-order house, 234

tracer card for drawings and cuts, 70

traveler's route card, 115

traveler's weekly statement of expenses, 121

triplicate form for printing, 73

triplicate statement for collection, 158

vertical file drawer equipped as a tickler, 102

voucher for postage, 313

weekly report of mailing department, 316

weekly report of postage used, 314

working chart for employes, 37

Freight claims, 208

Freight tariffs, 188

filing, 188

indexing, 190

General manager, 28

Installment collections, 162

Job bosses, 52

Keying form letters, 97

Почта

departmental distribution, 235

distributing incoming mail, 233

interdepartment correspondence, 237

opening mail, 231

sorting mail, 232

Mail orders, 96

classification of sales, 110

cross-indexing alphabetical file, 106

cross-indexing chronological file, 105

follow-up systems, 101

card follow-up, 103

tickler method, 102

form letters, 96

lists of customers, 107

Mail-order installment collections, 172

Mailing-room machinery, 321

addressing machines, 321

folding machines, 324

letter-printing machines, 327

mailing machines, 325

Mercantile agencies, 135

Mercantile business, organization of, 20

Организация

административная и промышленная, 11-59

advertising and sales, 61

applied to small business, 20

characteristics of, 14

of mercantile business, 20

objects of, 14

Organization committee, 53

Organization principles, universal application of, 22

Outdoor advertising, 92

Periodical advertising, 78

Personal salesmanship, 112

expense accounts, 120

follow-up of dealers and salesmen, 117

reports of calls, 115

routing salesmen, 114

Purchasing agent, 33

Rate cards, 78

Retail advertising returns, 89

Retail credit reporting agencies, 138

Retail delivery system, 219

C.O.D. deliveries, 224

delivery sheet, 222

delivery tag, 220

routing deliveries, 221

special deliveries, 229

undelivered goods, 227

Routing salesmen, 114

Routing shipments, 194

Salary and wage distribution, chart of, 38

Sales committee, 52

Sales manager, 30

Sales records, 120

daily, 121

monthly, 123

salesmen's, 123

Shipping clerk, 184

class rates, 186

classification index, 192

commodity rate file, 193

commodity rates, 186

condensed rate file, 191

freight tariffs, 188

information required, 184

routing shipments, 194

Отдел доставки, 183-229

back orders, 199

checking shipments, 200

export shipping, 204

express shipments, 215

filling orders, 196

freight claims, 208

retail delivery system, 219

shipping clerk, 184

Special deliveries, 229

Отчеты

accounts receivable, 132

bills receivable, 132

cash on hand, 132

due for borrowed money, 133

due for merchandise, 133

due from stockholders, 133

liability as surety, 133

merchandise, 132

Stenographers, 247

"don'ts", 252

hints for, 252

records of work, 248

Street car advertising, 91

Superintendent, 31

Transfer files, 282

ПРИМЕЧАНИЯ ПЕРЕВОДЧИКА

— Исправлены очевидные опечатки и ошибки пунктуации.

— Переводчик этого проекта создал изображение обложки книги, используя титульный лист оригинальной книги. Изображение является общественным достоянием.