L I L R C РУКОВОДСТВО ПО МЕЖБИБЛИОТЕЧНОМУ АБОНЕМЕНТУ Январь 1976 г.
СОВЕТ РЕСУРСОВ БИБЛИОТЕК ЛОНГ-АЙЛЕНДА, Инк.
А/я 31 Беллпорт, штат Нью-Йорк, 11713
CONTENTS
1. Введение 2
2. Правила и порядок межбиблиотечного абонемента 3
Что может быть выдано по абонементу
Оформление запросов
Форма запроса
Верификация
Ксерокопирование
Расходы
3. Прямой доступ к другим библиотекам 6
Служба определения местонахождения
Программа научных абонементов
4. INS — Принцип работы 7
Взаиморасчеты
Аннулирование запросов
Доставка и сбор
Микроформы
Ксерокопии недостающих страниц
Отозвать издание
Продление срока
Возврат
Отчеты о состоянии
5. Руководство по использованию бланков запросов межбиблиотечного абонемента LILRC 10
Инструкции по заполнению запроса на серийные издания
Инструкции по заполнению запроса на книги
6. Как быть хорошей библиотекой-заемщиком 15
7. Как быть хорошей библиотекой-фондодержателем 15
8. Приложение
А. Полезные руководства по межбиблиотечному абонементу 16
Б. Пример рабочего листа 17
Введение
Настоящее руководство подготовлено в качестве справочного пособия по Информационной сетевой службе (INS) — системе межбиблиотечного абонемента Совета ресурсов библиотек Лонг-Айленда (LILRC).
Руководство содержит описание принципов работы службы определения местонахождения и доставки, лежащей в ее основе политики, а также стандартов, соблюдения которых ожидается от участвующих библиотек.
Пожалуйста, не сомневайтесь и направляйте свои предложения и замечания относительно данного руководства и службы межбиблиотечного абонемента в офис Совета.
Январь 1976 г.
ПРАВИЛА И ПОРЯДОК МЕЖБИБЛИОТЕЧНОГО АБОНЕМЕНТА
Наша программа межбиблиотечного абонемента основана на том предположении, что взаимовыдача материалов между библиотеками в интересах частных лиц в округах Нассо и Саффолк отвечает общественным интересам и должна поощряться. Ни одна библиотека не может быть полностью самодостаточной, поэтому взаимный заем и выдача книг рассматриваются библиотеками-участницами данной программы как нечто существенное для библиотечного обслуживания.
Политика Совета заключается в том, чтобы максимально упростить процедуры заимствования и выдачи, не в ущерб сохранности материалов. Предпринимаются все усилия для того, чтобы сделать акцент на оперативности и строить работу службы на основе духа сотрудничества и доверия между участвующими библиотеками.
Ниже изложены процедуры и стандарты, которые постепенно и добровольно сформировались в нашем регионе — именно это работает для нас. По мере необходимости могут внедряться изменения.
Что может быть выдано по абонементу
Признается, что межбиблиотечный абонемент не освобождает ни одну библиотеку от ответственности за формирование собственного фонда. Каждая библиотека должна обеспечивать основной объем материалов, необходимых ее пользователям для целей учебы, обучения, получения информации и исследований.
Библиотека-заемщик должна приложить все усилия для исчерпания собственных ресурсов, прежде чем прибегать к межбиблиотечному абонементу. Ей также следует тщательно проверять запросы перед их передачей в Совет, отсеивая те, которые, судя по здравому смыслу, не могут быть удовлетворены.
Библиотека-заемщик несет ответственность за своевременный возврат взятых материалов в хорошем состоянии. Библиотека-заемщик должна оперативно реагировать на уведомления о просрочке и несет ответственность за выплату штрафов за утерянные книги, наложенных библиотекой-фондодержателем. Библиотеке следует отказывать в запросах по межбиблиотечному абонементу от имени читателей, злоупотребляющих этой привилегией.
Оформление запросов
Наша сеть является частью иерархической системы. Запросы, которые мы не можем найти в регионе, мы направляем в Сеть межбиблиотечного абонемента штата Нью-Йорк (NYSILL), которая осуществляет поиск в Государственной библиотеке в Олбани и отобранных библиотеках-реципиентах штата. Залогом успеха NYSILL является то, что в нее обращаются исключительно за материалами, недоступными на местном уровне. Сеть потерпит крах, если к крупным библиотекам обращаться с просьбой предоставить широко распространенные материалы. Медицинские запросы, не обнаруженные на Лонг-Айленде, передаются в сеть межбиблиотечного абонемента Региональной медицинской библиотеки в Бруклине.
Публичные библиотеки направляют свои запросы через соответствующие библиотечные системы, которые обрабатывают их через LILRC, NYSILL или по другим каналам.
Все остальные библиотеки региона должны направлять свои запросы в LILRC. Большинство библиотек предпочитают централизованную обработку местных запросов и отказываются удовлетворять региональные запросы, если они не были переданы через Совет. В особых обстоятельствах библиотеки могут договариваться о прямом взаимодействии друг с другом.
Форма запросов
Библиотекам-заемщикам может быть полезно разработать рабочие листы (см. образцы в Приложении Б), которые будут использоваться читателем и библиотекарем при подготовке запроса по межбиблиотечному абонементу с указанием всех данных, которые нам необходимы.
Запросы могут подаваться на бланках межбиблиотечного абонемента LILRC, которые мы предоставляем, и пересылаться по почте или с нашим водителем. Их можно отправлять по телетайпу, используя формат, основанный на бланке запроса LILRC. Срочные запросы можно передавать по телефону.
Мы просим вас заполнять бланк как можно более полно и точно, включая полное имя автора. Предоставьте всю информацию, которую вам удалось получить от читателя, а также все, что вам удалось почерпнуть из библиографических источников для полноты запроса. Чем больше информации вы нам предоставите, тем выше вероятность того, что мы найдем нужный вам материал — и тем быстрее.
Старайтесь вырабатывать приемы, позволяющие извлечь из читателя максимум того, что он знает об искомом документе и об источнике цитаты. У него должны быть основания полагать, что этот документ существует, и мы должны иметь возможность передать эту информацию потенциальной библиотеке-фондодержателю.
Верификация
По возможности проверяйте достоверность информации, предоставленной читателем. Мы рассчитываем, что вы будете верифицировать цитаты так полно и точно, насколько позволяют ваши ресурсы.
Руководства ALA и NYSILL (см. Приложение А) содержат перечни стандартных библиографических средств и источников верификации. Источники верификации, не входящие в стандартные списки, должны цитироваться полностью. Помните, что справочные издания и сокращения, привычные вам, могут быть неизвестны библиотекарю, пытающемуся выполнить запрос. Пожалуйста, приводите полную цитату источника верификации, включая дату, том, серию и страницу, на которой была найдена верификация. То есть не просто «NUC», а «NUC, 1968-72, 25:478». В запросе на статью из периодического издания должны быть проверены как название периодического издания, так и местонахождение статьи, причем должны быть указаны оба источника верификации.
Если вы не можете верифицировать документ с помощью стандартного библиографического инструмента, пожалуйста, предоставьте полную цитату источника ссылки, включая полное имя автора, издателя, дату и страницу цитирования.
Когда библиотеки не могут полностью верифицировать запросы из-за резкой ограниченности своих библиографических ресурсов и штата, мы постараемся верифицировать информацию и найти документ. Если запрос составлен из рук вон плохо, с отсутствием жизненно важных информации или с непонятными сокращениями, мы вернем его для уточнения.
Верификация по OCLC
Пожалуйста, будьте осторожны при указании номеров OCLC в качестве верификации для запросов межбиблиотечного абонемента. Офис Совета и большинство библиотек нашего региона не имеют терминалов OCLC. Указывайте номер OCLC, автора и название, место, издательство и дату, а также местонахождения по данным округов Нассо и Саффолк и NYSILL, если таковые имеются. Убедитесь, что вся информация скопирована правильно.
Верификация по базам данных
Если документ запрашивается на основании цитаты на распечатке с компьютера, предоставьте всю имеющуюся информацию и обязательно укажите, какая база данных использовалась (например, ERIC, Psych Abstracts, Compendex, BIOSIS и т. д.).
Ксерокопирование
Библиотека-фондодержатель может предпочесть предоставить ксерокопии статей вместо выдачи целых выпусков или томов серийных изданий. По взаимной договоренности библиотеки нашего региона обычно берут на себя расходы по ксерокопированию статей, хотя за более длинные статьи может взиматься плата. Библиотеки обычно обнаруживают, что, выполняя ксерокопирование друг для друга безвозмездно, они выходят «в ноль» и избегают затрат и хлопот, связанных с процедурами учета и выставления счетов.
Расходы
LILRC — единственный среди Советов 3R's в штате — решил сохранить низкий членский взнос, одинаковый для всех библиотек. Наш доход дополняется системой сборов и зачетов за выполненные операции межбиблиотечного абонемента, благодаря чему библиотеки платят пропорционально тому, насколько активно они пользуются нашей службой. Эти сборы не связаны со стоимостью самой услуги.
С библиотеки-заемщика взимается плата за каждый документ, полученный ею через LILRC. Библиотека-фондодержатель получает зачет (в настоящее время 1,00 долл.), равный половине сбора (в настоящее время 2,00 долл.) за каждый предоставленный ею документ. Библиотекам, из фондов которых мы много берем по абонементу и которые оплачивают телетайпные аппараты для получения наших запросов, может быть предоставлен дополнительный зачет при условии оперативной передачи ответов.
ПРЯМОЙ ДОСТУП К ДРУГИМ БИБЛИОТЕКАМ
И Библиотечная система округа Нассо, и Кооперативная библиотечная система округа Саффолк придерживаются политики прямого доступа, включая привилегии абонемента, среди публичных библиотек в пределах своих округов. Читатель может счесть другую библиотеку удобной для себя; напомните ему, чтобы он уточнил подробности в своей местной публичной библиотеке.
Другие альтернативы межбиблиотечному абонементу включают:
Служба определения местонахождения
Некоторым читателям может быть практичнее пользоваться книгами и периодическими изданиями в библиотеке, которая ими располагает, а не запрашивать их по межбиблиотечному абонементу. Что касается периодических изданий, вы можете направлять читателей на основании Сводного каталога серийных изданий округов Нассо и Саффолк. Пожалуйста, ознакомьтесь со списком участвующих библиотек во введении к тому 1, где указаны некоторые ограничения на публичный доступ к материалам в определенных библиотеках.
В отношении монографий позвоните в LILRC и попросите проверить несколько библиотек по микрофильмам каталожных карточек, чтобы узнать местонахождение необходимых изданий.
Программа научных абонементов
Благодаря этой программе читатели участвующих библиотек имеют прямой доступ, включая права выдачи, к фондам по конкретным предметным областям в других библиотеках-участницах. Вместо многочисленных запросов по межбиблиотечному абонементу библиотеки могут порекомендовать своим читателям воспользоваться преимуществами этой программы. Последний список членов LILRC указывает библиотеки, присоединившиеся к данной программе. Подробную информацию можно получить во всех библиотеках-участницах и в LILRC.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СЕТЕВАЯ СЛУЖБА — Принцип работы
Запросы ежедневно поступают от участвующих библиотек по телетайпу, а также на бланках межбиблиотечного абонемента LILRC по почте и курьерской службой. Ограниченное число срочных запросов может приниматься по телефону. Все запросы переносятся на бланки запросов LILRC, если они поступили не на таком бланке.
Все запросы проверяются на предмет того, предоставлена ли вся необходимая библиографическая информация. Если вопиющую ошибку или упущение можно легко исправить, сотрудник INS сделает это и обработает запрос. Если ошибку исправить непросто, запрос возвращается запрашивающей библиотеке для уточнения.
При получении запроса на монографию сотрудник проверяет соответствующие каталоги в банке данных каталожных карточек библиотек на микрофильмах в офисе LILRC (или обзванивает библиотеки в отношении материалов, не указанных в каталогах). В отношении серийных изданий сотрудник сверяется со Сводным каталогом серийных изданий округов Нассо и Саффолк и другими справочными средствами. При обнаружении документа сотрудник звонит, отправляет сообщение по телетайпу или направляет копию запроса потенциальному фондодержателю, чтобы выяснить, действительно ли материал доступен.
Персонал INS старается поддерживать баланс между наиболее эффективным поиском нужных документов и одновременным распределением нагрузки, чтобы крупные библиотеки не были перегружены запросами, а все библиотеки имели возможность накапливать зачеты.
Каждый раз при обращении к потенциальному фондодержателю на бланке межбиблиотечного абонемента делается отметка с указанием названия библиотеки и ее ответа. В случае ответа «да» принимаются меры для забора материалов. В случае ответа «нет» поиск продолжается. Ответ «возможно» занимает немного больше времени; несмотря на наличие издания в каталоге, необходимо проверить полку, чтобы выяснить, доступен ли том для выдачи или ксерокопирования.
При организации выдачи сотрудник готовит бланки межбиблиотечного абонемента (остающиеся в целости) для водителя. Начав свой маршрут утром с доставки книг и копий, собранных накануне, водитель возвращается в офис LILRC во второй половине дня с доставками и забранными материалами за текущий день. Водитель собирает сегодняшнюю пачку бланков и составляет свой маршрут на следующий день.
Копии бланка межбиблиотечного абонемента используются следующим образом:
Serials Books whiteSent to lending librarypink yellowInserted into each book delivered
to borrowing library or clipped
to copy of articleyellow pinkFiled by name of borrowing library
in LILRC circulation file,
used for statistics, then filedwhite goldReturned to borrowing library with
bill unless retained by library
before submitting request to LILRCgold
Если материал не обнаружен ни в одной библиотеке-члене, рассматривается вопрос о передаче запроса в Государственную библиотеку в Олбани и сеть NYSILL либо в сеть Региональной медицинской библиотеки. Определенные категории запросов могут направляться в Государственную библиотеку, но обычно не подлежат передаче в NYSILL, например: художественная литература, учебники, текущие издания и те, на которые имеется повышенный спрос, редкие книги, генеалогические издания, детские книги, многотомные собрания, справочники, неисследовательская литература (самоучители, книги для отдыха и т. д.). Библиотекари межбиблиотечного абонемента должны ознакомиться с руководством NYSILL (см. Приложение А), чтобы знать, чего ожидать, когда мы отправляем запросы в NYSILL от их имени.
Ежедневно запросы, не найденные на Лонг-Айленде, передаются по телетайпу в Государственную библиотеку в Олбани. При наличии книги или копии они будут отправлены из Государственной библиотеки или библиотеки, в которую был перенаправлен запрос, непосредственно в запрашивающую библиотеку, название и адрес которой зашифрованы в формате передачи NYSILL. Медицинские запросы направляются в сеть Региональной медицинской библиотеки через Медицинскую исследовательскую библиотеку в Бруклине и могут отправляться в запрашивающую библиотеку напрямую или через LILRC.
Если материал недоступен ни в одном из этих источников, отчет передается по телетайпу в LILRC, а мы пересылаем его в запрашивающую библиотеку.
Взаиморасчеты
Счета выставляются ежеквартально, если библиотека не попросила выставлять их ежемесячно, раз в полгода или ежегодно в составе членских взносов. К счёту прилагается золотая копия (часть 4) бланка межбиблиотечного абонемента, если только библиотека не удерживает ее при оформлении запроса или не указывает, что эту копию возвращать не нужно.
Аннулирование запросов
Иногда библиотеки считают необходимым аннулировать запрос. Подразумевается, что если материал находится в процессе выдачи, с запрашивающей библиотеки будет взыщена плата за выполненный абонемент.
Доставка и сбор
Водители Совета заезжают в каждую библиотеку, где требуется забрать или доставить материалы (публичные библиотеки направляют материалы в LILRC через свои системы). Хотя водители заезжают почти ежедневно к тем, кто пользуется службой наиболее интенсивно, мы не узнаем о наличии у вас материалов для нас, если вы нас не известите. Если вы предоставляете монографию или ксерокопию либо у вас есть книга для возврата, позвоните и сообщите нам об этом.
Микроформы
INS старается получать необходимые материалы в форме, пригодной для использования в библиотеке-заемщике. Если поставляющая библиотека не может изготовить бумажную копию выдаваемой микроформы, а в вашей библиотеке нет подходящего читающего аппарата, мы постараемся организовать изготовление копии (о дополнительной оплате вы будете уведомлены заранее) или подскажем, где ваш читатель сможет самостоятельно прочитать или скопировать материал.
Ксерокопии недостающих страниц
Недостающие страницы из монографий и серийных изданий можно запрашивать обычным порядком. За дополнительную плату INS попытается получить пригодные для переплета копии, отпечатанные с обеих сторон.
Отозвать издание
Подразумевается, что библиотека-фондодержатель может отозвать книгу, необходимую одному из ее собственных читателей.
Продление срока
Пожалуйста, запрашивайте продление срока до даты возврата, указанной на бланке запроса или в самом томе. По книгам, полученным из библиотек-членов LILRC, звоните в офис LILRC и сообщайте автора, название, срок возврата, библиотеку, из которой была взята книга. Продление срока обычно предоставляется на две недели от даты возврата, если библиотека-фондодержатель не указала иное.
Книги, полученные из Государственной библиотеки, через NYSILL или Региональную медицинскую библиотеку, должны продлеваться непосредственно через библиотеку-фондодержатель, а не через LILRC.
Возврат
Книги, полученные от LILRC, следует возвращать с нашим водителем. Позвоните и сообщите нам, что у вас есть книга для возврата.
Книги, полученные из Государственной библиотеки или через NYSILL либо Региональную медицинскую библиотеку, следует отправлять по почте непосредственно в библиотеку-фондодержатель. Книга обычно приходит с возвратным ярлыком. На упаковке, в которой она поступает, будет содержаться информация об обратном адресе и страховке.