Правительственные документы В небольших библиотеках
Правительственные документы В небольших библиотеках АВТОР: ЧАРЛЬЗ УЭЛЛС РИДЕР
Перепечатано из Отчета Совета комиссаров по делам библиотек штата Огайо за год, закончившийся 15 ноября 1909 г.
Издательство «Спрингфилд паблишинг», Государственные типографы. Спрингфилд, Огайо: 1910.
Правительственные документы в небольших библиотеках ЧАРЛЬЗА УЭЛЛСА РИДЕРА, помощника библиотекаря справочного отдела Университета штата Огайо.
[Суть доклада, представленного на собрании библиотекарей под эгидой Библиотечного организатора Библиотечной комиссии штата Огайо, Университет штата Огайо, 8 октября 1909 г.]
Проблема правительственных публикаций в небольших библиотеках подробно обсуждалась библиотекарями, однако она все еще далека от окончательного решения. По сути, по многим аспектам этого вопроса не может быть общего урегулирования, поскольку каждая библиотека должна самостоятельно решать, какими будут ее собственная политика и отношение к данному классу публикаций.
Общепризнано, что некоторые библиотеки должны иметь все издания, выпускаемые для распространения, и поэтому правительством поддерживается система депозитарных библиотек. Библиотеки, не удостоенные этой привилегии, вынуждены делать выбор из огромного количества документов, и в этом заключается суть обсуждаемой здесь проблемы. Вопрос о том, что приобретать, предполагает отбор определенных публикаций, которые будут полезны текущим читателям библиотеки, а также приобретение тех изданий, на которые можно сформировать спрос. Например, если библиотека расположена в сельской местности, возникнет высокий спрос на издания, касающиеся сельского хозяйства, и будет приобретена большая доля таких документов по сравнению с другими темами. Если учащиеся старших классов интересуются дебатами по современным вопросам, востребованными окажутся правительственные публикации, касающиеся существующего политического и экономического положения. В конечном счете библиотекарь должен, так сказать, держать руку на пульсе сообщества и приобретать те категории правительственных материалов, которые наиболее точно соответствуют спросу. В то же время, используя библиографические указатели, ведомственные списки публикаций и справочный отдел в Управлении документов, можно существенно повысить спрос на эту литературу и получить документы, которых еще нет в библиотеке.
Цель настоящего обсуждения — предложить список правительственных публикаций, которые будут полезны в небольшой библиотеке. Прежде чем сделать это, необходимо упомянуть различные методы получения документов, поскольку для каждого серийного издания в последующем списке будет указан способ его приобретения. Прежде всего, существует система депозитарного распространения, основанная на законе от 12 января 1895 г. Ее идея заключается в том, чтобы разместить во всех регионах страны полные собрания всех официальных документов, которые печатаются и производятся для распространения. Эта привилегия предоставляется по закону или по запросу сенаторов и членов палаты представителей. Второй способ, с помощью которого распространяется большое количество документов, — через парламентскую квоту. Эта практика очень стара и впервые применялась в 1791 г. Каждому члену Конгресса выделяется квота на все документы, публикуемые этим органом, причем их количество варьируется для каждого документа. Они распространяются по распоряжению конгрессменов и рассылаются под их франкой. Как правило, библиотеки будут получать очень быстрый и вежливый ответ от своего представителя в Конгрессе на любой запрос о публикациях. В-третьих, министерства и бюро ведут списки рассылки, включающие должностных лиц, различные учреждения и заинтересованных лиц. Обычно запрос библиотеки о включении в такой список удовлетворяется; если нет, письмо конгрессмену принесет желаемый результат. Наконец, Суперинтендант документов уполномочен продавать правительственные публикации по цене, достаточной для покрытия фактических расходов на бумагу, печатные работы и переплет. Эта сумма всегда невелика, так как основные затраты на набор текста и стереотипию исключены из цены. Существуют некоторые публикации, которые можно получить только путем продажи; это правило распространяется как на библиотеки, так и на частных лиц.
Список полезных публикаций выглядит следующим образом: «Фермерские бюллетени» (Farmers' Bulletins) Министерства сельского хозяйства представляют собой краткие популярные статьи, в которых простым, лаконичным языком излагаются результаты исследований и экспериментов. В них также описываются методы ведения сельского хозяйства и предлагаются инструкции и рекомендации для практических фермеров. Годовой тираж этих бюллетеней составляет более шести с половиной миллионов экземпляров. По закону восемьдесят процентов из них поступают в распоряжение членов Конгресса, а остальные двадцать процентов находятся в ведении министра сельского хозяйства. Библиотеки будут внесены в список рассылки, или отдельные экземпляры будут высылаться по заявке на имя сенатора, члена палаты представителей, делегата или министра. «Указатель к фермерским бюллетеням 1–250» (Index to Farmers' Bulletins 1-250) был издан в качестве «Бюллетеня № 8» (Bulletin 8) Отдела публикаций Министерства сельского хозяйства; «Циркуляр № 4» (Circular No. 4) этого Отдела представляет собой «Предметный указатель фермерских бюллетеней» (Farmers' Bulletin Subject Index) и содержит список тем «Бюллетеней», расположенных в алфавитном порядке. Он регулярно переиздается. Библиотека Конгресса выпускает печатные карточки для «Фермерских бюллетеней».
«Ежегодник» (Yearbook) Министерства сельского хозяйства фактически представляет собой ежегодную энциклопедию популярных, актуальных статей на специальные темы, охватывающих работу Департамента за год и прогресс в сельском хозяйстве за год. Законом предусмотрен тираж в 500 000 экземпляров, но при новой системе государственной печати фактический выпуск составляет 300 000. В распоряжении Департамента находится 30 000 экземпляров, а остальная часть передается по заказу членов Конгресса. Заявки в любой из источников будут удовлетворены, но запросы лучше сначала направлять конгрессменам. Было подготовлено два указателя к «Ежегоднику»: «Бюллетень № 7» (Bulletin 7) Отдела публикаций охватывает ежегодные тома за период 1894–1900 гг., а «Бюллетень № 9» (Bulletin 9) того же Отдела — за 1901–1905 гг. Каталожные карточки на все статьи можно получить в Библиотеке Конгресса.
Отдел публикаций Министерства сельского хозяйства издает «Циркуляр № 2» (Circular No. 2) «Публикации для бесплатного распространения» (Publications for Free Distribution), в котором приводятся названия таких публикаций. Они рассылаются бесплатно до тех пор, пока есть тираж, по заявкам на имя министра сельского хозяйства. «Циркуляр № 3» (Circular No. 3) называется «Публикации для продажи» (Publications for Sale). Их можно приобрести у Суперинтенданта документов, отправляя денежные переводы почтой, экспресс-почтой, нью-йоркскими переводными векселями или наличными, но ни в коем случае не почтовыми марками. Существует также «Ежемесячный список публикаций» (Monthly List of Publications), издаваемый Министерством сельского хозяйства, который бесплатно высылается любой библиотеке. С помощью этих трех списков библиотекарь может быть в курсе публикаций наиболее активного издательского ведомства правительства и получать самую свежую информацию для читателей библиотеки.
«Ежегодный отчет» (Annual Report) Американской исторической ассоциации посвящен статьям историков с мировым именем, отчетам Комиссии по общественным архивам, а также публикации результатов исторических библиографических исследований. Для изучающих американскую историю никакой другой комплект правительственных документов не может быть более ценным. Тираж относительно ограничен, законом предусмотрено 5,5 тысячи экземпляров. Поскольку Смитсоновский институт осуществляет множество книгообменов, эти отчеты лучше всего получать из квоты, выделенной конгрессменам.
Международное бюро американских республик по сути не является правительственным бюро США; это организация, в которой заинтересованы двадцать одна республика Западного полушария. «Ежемесячный бюллетень» (Monthly Bulletin) печатается на четырех языках — английском, испанском, португальском и французском. Он содержит самую свежую информацию о торговле, законах, новых предприятиях и общем развитии каждой республики. Это по существу журнал о событиях в Центральной и Южной Америке. Этот Бюллетень нельзя получить бесплатно, так как бюро продает почти все свои публикации. Подписная цена на английское издание составляет 2,00 доллара в год. Небольшой библиотеке иностранное издание не требуется. Корреспонденцию следует направлять Директору бюро.
Ни одна библиотека не может позволить себе остаться без публикаций Бюро переписи населения. Тома десятилетних переписей содержат статистические данные о росте и развитии страны. Если полный комплект отчетов не нужен, обязательно следует приобрести «Краткую выдержку» (Abstract), так как она содержит сводные данные. Серия «Бюллетеней» (Bulletins), выпускаемых постоянным бюро, содержит недавние статистические данные, оценки и является источником большей части информации, встречающейся в ежегодных газетных альманахах. Эти публикации предоставляются библиотекам бесплатно по заявке на имя Директора Бюро переписи населения или членов Конгресса. Министерство торговли и труда выпустило «Список публикаций... доступных для распространения» (List of Publications ... available for distribution); бюро также выпустило «Публикации десятой, одиннадцатой и двенадцатой переписей и постоянного бюро» (Publications Tenth, Eleventh and Twelfth Censuses and Permanent Bureau). Публикации, которые больше недоступны, помечены звездочкой.
«Ежегодные отчеты» (Annual Reports) Комиссии по гражданской службе содержат данные об историческом и статистическом росте регламентированной правительственной службы, количестве и характере экзаменов, назначениях на службу, правилах, регулирующих назначения на гражданскую службу, а также юридических решениях Комиссии. У Комиссии имеется двадцать тысяч экземпляров ее ежегодного отчета для распространения, заявки на него подаются непосредственно в Комиссию. «Справочник по экзаменам» (Manual of Examinations) издается 1 января и 1 июля каждого года и содержит дату, место, характер и объем запланированных экзаменов. Он окажется незаменимым для тех, кто желает поступить на государственную службу. Он предоставляется Комиссией бесплатно.
« Congressional Directory » издается в трех редакциях для долгой сессии и в двух для короткой. Он содержит основные факты, необходимые для создания ценной справочной книги по правительству. В нем приведены биографические справки на каждого сенатора, члена палаты представителей и делегата Конгресса; указан состав комитетов для всех членов; перечислены должностные лица и сотрудники обеих палат; даны биографические справки на руководителей исполнительных департаментов; имеется список главных должностных лиц в каждом департаменте, а также в консульской и дипломатической службах; наконец, приведено краткое описание официальных обязанностей каждого департамента, бюро и отдела в правительстве. Тираж определяется Объединенным комитетом по печатной продукции, но поскольку «Directory» выпускается в качестве документа Сената, его можно получить по заявке на имя члена Конгресса. Если он не был предоставлен таким образом, его можно приобрести у Суперинтенданта документов. Приобретать следует последнее издание.
«Congressional Record» издается ежедневно во время сессий Конгресса, а также в виде сводного издания по окончании сессии. Это стенографический отчет обо всем, что происходит в Конгрессе, и его следует разместить в библиотеке вместе с ежедневными газетами. Каждые две недели составляется «Указатель» (Index), а также один указатель на всю сессию. Помимо ссылок на законопроекты, указатель содержит историю каждого законопроекта и номер каждого отчета комитета и представленного документа. Каждый сенатор имеет девяносто экземпляров, а каждый член палаты представителей и делегат — шестьдесят два экземпляра. Библиотекарям следует обращаться к своим конгрессменам с заявками на «Record» в начале каждой сессии Конгресса, так как в это время составляются новые списки рассылки.
«Ежегодные отчеты» (Annual Reports) Бюро образования посвящены статистике, касающейся системы образования Соединенных Штатов. В них также содержатся обсуждения и статьи о важных образовательных движениях в других странах. Законом предусмотрен тираж в 35 000 экземпляров, 20 000 из которых распространяются Бюро. Отчеты с 1867 по 1898 год проиндексированы во 2-м издании «Указателя Американской библиотечной ассоциации» (A. L. A. Index). Начиная с 1906 года большая часть описательного материала в ежегодных отчетах была исключена и опубликована в виде «Бюллетеней» (Bulletins). Они содержат множество новых важных монографий и результаты изучения новых проблем в образовании. Бюллетень № 2 за 1908 год представляет собой «Список публикаций... 1867–1907 гг.» (List of Publications ... 1867-1907). Ежегодная библиография по образованию, которая в течение последних восьми лет издавалась в «Educational Review», теперь печатается как «Бюллетень» (Bulletin) Бюро образования.
«Эксперимент стейшн рекорд» (Experiment Station Record), публикация Управления опытных станций, представляет собой технический обзор текущей литературы по сельскохозяйственным исследованиям не только в Соединенных Штатах, но и по всему миру. В нем рецензируются книги и годовые отчеты правительств и сельскохозяйственных опытных станций в различных штатах, а также около 1 600 периодических изданий на двенадцати и более языках. Управление ведет список рассылки, и заявки на публикации следует направлять Директору. «Record» также продается Суперинтендантом документов по цене 1,00 доллар за том, начиная с июля 1909 года. Предыдущие тома стоят 1,50 доллара.
«Ежегодные отчеты» (Annual Reports) Комиссии по межштатной торговле охватывают как административные, так и квазисудебные процедуры Комиссии. В своей административной части отчет представляет статистику железных дорог, обсуждает единые методы бухгалтерского учета и подводит итоги применения законов о безопасности оборудования, закона о продолжительности рабочего дня и закона о несчастных случаях. Рассматриваются важные решения, принятые за год Комиссией и судами Соединенных Штатов. Отчеты предоставляются Комиссией бесплатно тем, кто обращается с соответствующим запросом. Другим ценным серийным изданием является отчет «Статистика железных дорог в Соединенных Штатах» (Statistics of Railways in the United States). Он подготовлен в соответствии с планами-графиками и охватывает протяженность путей, объем железнодорожного капитала, доходы и поступления, общие расходы и несчастные случаи. Этот том также распространяется Комиссией бесплатно.
Бюро труда выпускает три серийных издания, которые должны быть в каждой библиотеке. «Ежегодные отчеты» (Annual Reports) содержат результаты исследований, проведенных Бюро по промышленным и социальным вопросам. «Специальные отчеты» (Special Reports) посвящены конкретным темам и подготавливаются по запросу Президента Соединенных Штатов или любой из палат Конгресса. «Бюллетень» (Bulletin) выходит раз в два месяца и содержит самую свежую информацию по темам из широкой сферы труда, не вошедшим в другие отчеты. «Ежегодные отчеты» (Annual Reports) и «Бюллетени» (Bulletins) до 1898 года проиндексированы во 2-м издании «Указателя Американской библиотечной ассоциации» (A. L. A. Index). В 1902 году Бюро выпустило «Указатель» (Index), охватывающий «Ежегодные отчеты» 1–16, «Бюллетени» 1–39 и «Специальные отчеты» 1–9. Заявки на эти публикации лучше всего направлять в Бюро, и они обрабатываются из его списка рассылки.
Наиболее полезной публикацией Библиотеки Конгресса в небольшой библиотеке является серия библиографических указателей, составленных в Отделе библиографии. По объему они варьируются от приблизительно полных библиографий до небольших списков для чтения по вопросам, представляющим текущий интерес. Поскольку они основаны на крупнейшем собрании библиотечных материалов в Соединенных Штатах, эти библиографические указатели дают представление о существующих ссылках и источниках, которые могут не предлагаться или даже не быть известными в меньших учреждениях. Посредством межбиблиотечного абонемента и разумной переписки в поисках источников небольтная библиотека может предоставить обширные материалы для изучения на основе этих библиографий. Что касается распространения этих публикаций, Библиотека Конгресса делает следующее заявление: «За определенными исключениями, публикации не распространяются бесплатно, за исключением учреждений, с которыми библиотека регулярно осуществляет обмен». В любом случае их можно приобрести у Суперинтендант документов по цене от десяти до пятнадцати центов. Полный список этих библиографических указателей опубликован в «Списке публикаций, изданных с 1897 года» (List of Publications Issued Since 1897) (изданном Библиотекой Конгресса).
«Daily Consular and Trade Reports» выпускаются Бюро мануфактур. Они представляют собой собрание отчетов, составленных консулами Соединенных Штатов во всех частях света по вопросам коммерческой и текущей важности, таким как новые изобретения, урожай, рыночные возможности и торговые отношения в целом. Бюро внесет библиотеку в свой список рассылки по соответствующему запросу.
Бюро статистики Министерства торговли и труда издает два серийных издания, которые полезны в небольших библиотеках. «Monthly Summary of Commerce and Finance» является ведущей статистической публикацией правительства. В ней дается очень полный и подробный статистический отчет о внешней торговле Соединенных Штатов, внутренней торговле и торговле с невключенными территориями. «Статистическая выдержка» (Statistical Abstract) в обобщенном виде охватывает большинство важных тем из широкой сферы деятельности правительства и по праву занимает место «самой полезной из печатаемых сводок статистики, касающейся нашей страны». Тираж ограничен двенадцатью тысячами экземпляров: три тысячи — Сенату, шесть тысяч — Палате представителей, а остальное — Бюро. Заявку на оба серийных издания можно подать непосредственно в Бюро, и особенно на «Monthly Summary».
В заключение отметим, что библиотекарь, который намерен внимательно относиться к своим возможностям в отношении правительственных документов, добудет «Ежегодные отчеты» (Annual Reports) Суперинтенданта документов за 1907 и 1908 годы и выучит их наизусть. В них содержится лучшее из всего написанного объяснение нынешнего плана распределения и других проблем, связанных с этими публикациями. Библиотека должна получать серию «Прайс-листов» (Price Lists) и «Информационных листков» (Leaflets), выпускаемых в настоящее время Управлением документов. Первые фактически представляют собой библиографию некоторых важных тем, которые охватывают документы; вторые представляют собой описание какого-либо одного документа или какого-либо класса документов, представляющих более чем сиюминутный интерес. И то и другое показывает, что можно приобрести и какова цена публикации. Если библиотека не получила экземпляры «Бесплатных списков № 1–3» (Free Lists Nos. 1 to 3), за ними следует отправить запрос. Они содержат список документов, которые предлагаются библиотекам совершенно бесплатно. Таким путем можно приобрести множество редких и полезных публикаций. Наконец, если возможно, оформите подписку на «Ежемесячный каталог официальных документов» (Monthly Catalog of Public Documents), который держит читающую публику в курсе того, что в настоящее время издается правительством, как и где можно получить публикации, а также какова их покупная цена.
Таковы лишь немногие предложения относительно важных правительственных серийных изданий в небольших библиотеках. Не принимались во внимание отдельные документы, список которых может оказаться очень длинным. Также не обсуждались такие проблемы, как расстановка по полкам, классификация и каталогизация документов. Предпринятая попытка заключалась в том, чтобы показать, что такой список документов дает в качестве дополнительных справочных исходных материалов и как их можно получить. Документы нельзя презирать из-за того, что они бесплатны. К ним следует относиться с уважением даже в собственном отечестве.