«Энциклопедия коммерции, бухгалтерского учета и управления бизнесом, том 1»

Слышны некоторые жалобы на то, что отчеты, предоставляемые агентствами, недостаточно конкретны — что, вероятно, верно во многих случаях, — но часто довольно трудно получить информацию, на которой можно основывать положительные утверждения. В целом, сервис агентств представляет очень большую ценность для подписчика. Что касается его дефектов, лучший способ преодолеть их — для оптовика создать свою собственную кредитную организацию, чтобы дополнить сервис агентства.

Местные корреспонденты. Если дело правильно поставлено, много ценной информации можно получить от местных корреспондентов. Банкир или местный адвокат в состоянии делать конфиденциальные отчеты о местных торговцах. На самом деле, агентства получают большую часть своей информации именно из этого источника.

Но при создании местных корреспондентов необходимо проявление хорошего суждения. Не следует ожидать, что местный адвокат будет предоставлять информацию бесплатно или вдаваться в детали, о которых не просили бы агентство, взимающее 100 долларов в год за сервис.

Один адвокат предоставил нам бланк, разосланный одной оптовой фирмой, на котором его просят сделать полный отчет. Среди другой запрашиваемой информации бланк требует стоимость товаров, недвижимости, наличных, общую стоимость, обязательства и многочисленные ссылки на его характер, привычки и т. д. После этого утверждения следует вопрос: «если не оплачено, можете ли вы взыскать?»

Вот очень полный отчет, для составления которого потребовалось бы несколько часов исследований, но без единого намека на то, что адвокат получит оплату. И затем его спрашивают, может ли он взыскать, после того как фирма исчерпала все обычные методы.

Некоторая другая фирма, открывая новую территорию, пишет местному адвокату, сообщая ему, что они выходят на рынок; что им время от времени потребуется информация, за которую они ожидают заплатить разумную плату; и спрашивают, в состоянии ли он представлять их в этом качестве. В то же время адвокату сообщают, что он получит для взыскания любые счета, по которым такие действия могут быть необходимы.

Когда желателен специальный отчет, отправляется бланк, показанный на рис. 2. Ожидается, что местный корреспондент предоставит как можно более полную информацию, за что он получает оплату оперативно.

Таким образом, достигаются отличные результаты. Существует некоторый вопрос о целесообразности оставления суммы вознаграждения на усмотрение корреспондента. Лучший план — иметь вознаграждение, которое будет выплачиваться за все обычные отчеты, решенное заранее, с дополнительной компенсацией, которая будет разрешена в особых случаях. Средний сельский адвокат предоставит разумный отчет за два доллара — низкая цена за надежную информацию.

Рис. 2. Бланк отчета местных корреспондентов

Разъездные торговые представители. Определенную информацию о бизнесе и общей репутации клиента лучше всего можно получить через торговых представителей фирмы. Это люди, которые вступают в прямой контакт с клиентами, приобретая интимное знание каждого.

Средний торговый представитель возражает против составления длинных отчетов, но если к нему подойти в правильном духе, он даст кредитному специалисту преимущество своих наблюдений. На суждение торгового представителя вряд ли можно положиться в вопросе финансового положения клиента — его беспокойство о продаже товаров делает его слишком оптимистичным, — но он, вероятно, лучший судья характера и деловых способностей человека, которому он регулярно звонит.

Часто среди торговых представителей существует дух антагонизма к кредитному отделу. Это состояние указывает на явный недостаток того сотрудничества, которое так необходимо для успеха любого бизнеса. Кредитный специалист, обладающий тактом, может преодолеть этот антагонизм, если он только отбросит свое хладнокровное отношение и встретит торговых представителей на дружеской основе. Если он будет культивировать их дружбу, торговые представители ответят информацией, представляющей для него большую ценность.

Естественно, информация, полученная от торгового представителя, отличается от той, что получена из других источников. О классе информации, которую можно ожидать, предусмотрено в бланке, показанном на рис. 3. Это можно напечатать на карточке стандартного размера.

Рис. 3. Бланк отчета торгового представителя о клиенте

Агентства по розничной кредитной отчетности. Во многих городах торговцы сформировали ассоциации для обмена опытом по бухгалтерским книгам. Некоторые из этих ассоциаций были очень успешными, но главная трудность заключалась в поддержании интереса и в получении необходимой информации. Этот недостаток интереса кажется общим в взаимных ассоциациях — каждый человек, кажется, боится, что он даст больше, чем получит.

АДМИНИСТРАТИВНОЕ ЗДАНИЕ НА ЗАВОДЕ STUDEBAKER BROS. MANUFACTURING CO., САУТ-БЕНД, ШТАТ ИНДИАНА.

Из ассоциации торговцев выросло агентство по предоставлению сведений о розничном кредите — обмен информацией в нем осуществляется как частное предпринимательство. Выражение «обмен информацией» используется здесь не случайно, поскольку услуги этих агентств состоят главным образом из предоставления отчетов, отражающих опыт других торговцев. Приведем цитату из проспекта одной из таких организаций:

Наша компания делает для розничного торговца то же, что Bradstreet и Dun делают для оптового дилера. Однако мы приходим к результату иным путем. Мы предоставляем точную информацию о том, как люди оплачивают свои счета, независимо от их финансового положения.

Эту информацию мы получаем от торговцев и представителей профессиональных услуг посредством тщательного опроса на всей нашей территории. Мы посещаем всех, кто ведет дела, независимо от того, являются ли они нашими подписчиками, и таким образом получаем имена всех потребителей, ведущих деловую или частную жизнь.

Таким образом, мы можем сообщить бакалейщику, как г-н Б. расплачивается со своим мясником, портным, шляпником, врачом и любым другим торговцем или специалистом, с которым он имеет дело, и каждому из них, в свою очередь, предоставляется такая же информация от бакалейщика; так мы устанавливаем точное кредитное положение г-на Б. во всей торговой сети города.

Действуя на основании предоставленной таким образом информации, каждый торговец или специалист в городе знает из самого надежного и заслуживающего доверия источника, кому он может безопасно предоставить кредит, а кому следует отказать.

Например, здесь мы приводим образец рейтинга с пояснением к нему.

"John Doe, carpenter, 187 Broad St., 5G 2F."

Этот рейтинг указывает на то, что пять разных торговцев на собственном опыте убедились, что Джон Доу является добросовестным кредитным клиентом, а два других торговца сочли его несколько медлительным, но считают его надежным и заслуживающим доверия.

Следующий пример:

"John A. Doe, lawyer, 210 North Second St., 4D 3B."

Этот рейтинг указывает на то, что четыре разных торговца сочли его слишком медлительным в оплате, чтобы быть желательным кредитным клиентом, а три других торговца сочли его плохим плательщиком, не заслуживающим кредитного доверия.

Другими источниками информации, которые подпадают под категорию обмена данными бухгалтерских книг, являются ассоциации кредитных работников. Эти ассоциации через расчетные палаты обмениваются информацией о своих клиентах, тем самым снабжая оптовика тем же классом информации, что описан выше для розничных торговцев.

Один кредитный работник рассказывает следующий случай, иллюстрирующий ценность расчетной палаты ассоциации. В одном из отчетов, предоставленных расчетной палатой, он заметил, что другой торговец отказал в кредите одному из его собственных клиентов. Расследование показало, что местность, где проживает этот конкретный клиент, сильно пострадала от уничтожения урожая циклоном. А так как случилось, что фирма этого кредитного работника собиралась выполнить крупный заказ от этого самого клиента, отгрузка была приостановлена, и кредитный работник незамедлительно написал торговцу, выразив сожаление, что его община так сильно пострадала, и спросив, может ли его фирма оказать ему какую-либо помощь. В заключение письма было высказано предложение, что, поскольку у торговца, вероятно, будут задержки с инкассацией, они позволят ему сократить объем заказа.

Письмо возымело желаемый эффект. Вместо того чтобы получить отказ, торговец почувствовал, что у него есть друзья в этой фирме, и вполне вероятно, что он остался одним из их ценных клиентов.

УЧЕТ КРЕДИТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

Разрозненная информация малоценна. Кредитный работник может пользоваться всеми источниками кредитной информации, но если она не систематизирована и не записана там, где он может быстро ее найти, она окажет ему мало помощи в определении кредитных рисков. Он не может «держать все в голове» и добиваться наилучших результатов.

Есть кредитные работники, которые заявляют, что полагаются в основном на интуицию, но рассудительный человек — тот, кто совершает меньше всего ошибок, — полагается на факты и цифры. Он использует суждение, но прежде хочет, чтобы факты были выстроены в логическом порядке.

Картотека. Метод картотеки, наиболее подходящий для нужд конкретной фирмы, зависит от размера бизнеса, количества клиентов, метода сбора информации и объема данных, хранящихся в файлах. В малом бизнесе, который почти полностью зависит от рейтингов торговых агентств и периодических специальных отчетов, специальная система картотеки не требуется. Несколько полученных отчетов можно подшивать вместе с обычной корреспонденцией. Но в хорошо организованном кредитном отделе, обрабатывающем кредитную информацию о большом количестве клиентов, вопрос картотеки имеет важное значение.

Прежде всего, все отчеты должны храниться в одном месте; специальные отчеты агентств, отчеты торговых агентов, местных корреспондентов и кредитной расчетной палаты, а также финансовые отчеты, предоставленные клиентом, должны быть сгруппированы вместе. Это означает, что их следует отделять от общей корреспонденции; если они подшиваются вместе с корреспонденцией, они обязательно перемешаются при передаче файлов в архив.

Бесспорно, наиболее удовлетворительным методом картотеки является использование вертикального файла с папкой для каждого клиента. Для среднего бизнеса наиболее удобен алфавитный указатель, но для очень крупного бизнеса с клиентами по всей стране лучше всего подразделять файл по штатам и городам, располагая папки клиентов в каждом городе в алфавитном порядке.

Кредитные отчеты, как правило, не настолько объемны, чтобы требовать больших файлов и папок, используемых для корреспонденции. Файл того же типа, рассчитанный на папки размером около 7×9 дюймов, более компактен и оказался очень удобным для этой цели.

Рис. 4. Лицевая сторона папки с кредитной информацией

Обычная папка, такая как используется для корреспонденции, подойдет для этой цели, или можно использовать специальный бланк. Отличный пример специальной папки показан на рис. 4. Особенность этой папки заключается в том, что на клапане, который загибается на лицевую сторону, предусмотрено место для выписки кредитной информации. На обороте этой папки напечатано то, что показано на рис. 5. Этот бланк используется для учета покупок и охватывает период в семь лет.

Карточные выписки. Для удобства лучше всего делать краткую выписку кредитной информации. Эта выписка должна содержать основные факты, которые естественным образом влияют на кредитный риск, и быть в такой форме, чтобы к ней можно было легко обратиться.

Как объяснялось выше, эту выписку можно сделать на папке с кредитной информацией, но более обычный план — использовать карточку. Для каждого клиента используется карточка, показанная на рис. 6. Особенность этой карточки в том, что на ней указаны как капитальный, так и кредитный рейтинги. Такая карточка экономит время, которое потребовалось бы для обращения к книгам агентств, и позволяет сравнивать рейтинги, данные агентствами в разные даты. На эту карточку заносятся как книжные рейтинги, так и специальные отчеты.

Рис. 5. Оборотная сторона папки с кредитной информацией

Карточка, которая предусматривает отчеты, отличные от тех, что предоставляются агентствами, показана на рис. 7. Вверху можно заметить строку для номера папки, так как используется цифровая система картотеки папок. Хотя цифровая система встречается часто, она не имеет практических преимуществ, и предпочтительнее алфавитная система.

Бланк, показанный на рис. 8, предусматривает более общую информацию о бизнесе — такую информацию, которая была бы собрана из отчетов торговых агентов и местных корреспондентов. Также следует отметить, что финансовая информация относится более конкретно к членам фирмы. Эта карточка используется для дополнения книг агентств.

Рис. 6. Карточка отчета кредитного агентства

Рис. 7. Карточка общего кредитного отчета

Карточка, показанная на рис. 9, дает полную историю запрошенных и полученных отчетов, а также предоставленных кредитов. Этот бланк используется в бизнесе, в котором покупки клиента нечасты и включают значительные суммы. Кредитный риск рассматривается каждый раз при получении заказа.

Карточка, показанная на рис. 10, используется розничным торговцем. Как это обычно бывает в розничных кредитах, информация, предусмотренная в этом бланке, относится к прошлому опыту и общей репутации клиента.

Рис. 8. Карточка общей кредитной информации

Подобно папкам, используемым для подшивки кредитных отчетов и выписок, кредитные карточки должны быть проиндексированы в алфавитном порядке, при необходимости подразделяясь по штатам и городам. В таком виде каждая карточка доступна и к ней можно быстро обратиться. Преимущество карточек для этой и многих других целей заключается в том, что устаревшие данные быстро удаляются, а новые имена добавляются по желанию, не нарушая общего расположения записей.

КРЕДИТЫ ФИЛИАЛОВ

Многие предприятия управляются через филиалы, каждый из которых возглавляет местный управляющий. Клиенты снабжаются филиалами, и принято, чтобы каждый филиал сам инкассировал свои счета. Еженедельные отчеты о совершенных операциях, включая продажи, инкассацию и остатки на складе, составляются каждым филиалом для головного офиса. Дубликаты счетов, составленные на основе этих отчетов, позволяют головному офису поддерживать такой же тесный контакт с каждым счетом, как если бы инкассация производилась напрямую.

Рис. 9. Карточный учет полученных отчетов и предоставленных кредитов

Рис. 10. Кредитная карточка для использования розничным торговцем

Крупные компании, управляющие многими филиалами, на опыте убедились, что лучше всего утверждать все местные заявки на кредит в головном офисе. Эта работа ведется подразделением кредитной организации, известным как кредитный отдел филиалов.

Представленные бланки и описанная здесь система были разработаны для использования нефтяной компанией и очень похожи на те, что используются крупными упаковочными компаниями. Когда дилер хочет получить кредит в филиале, бланк, показанный на рис. 11, заполняется в двух экземплярах и подписывается местным управляющим. Оригинал пересылается в головной офис, а дубликат подшивается в офисе филиала на имя заявителя. Для этой цели используются папки.

Рис. 11. Заявка на кредит в офисе филиала

В офисе филиала заполняется только нижняя половина этого бланка. Рейтинг, кредитный лимит и условия вносятся после получения ответа из головного офиса.

Когда заявка поступает в головной офис, просматриваются файлы на предмет любой информации, которая могла быть получена ранее, запрашиваются отчеты у агентств и принимается решение. Решение доводится до сведения филиала на бланке, показанном на рис. 12.

Этот бланк составляется в двух экземплярах, оригинал и копия пересылаются в филиал. Оригинал помещается в файлы филиала вместе с заявкой на кредит. И кассир, и управляющий филиалом подписывают дубликат в знак того, что они понимают условия, после чего он пересылается в головной офис.

Рис. 12. Уведомление о кредите офиса филиала

В головном офисе оригинал заявки и заявление о предоставленных условиях, подписанное управляющим филиалом, подшиваются вместе. Для каждого клиента используется папка, подшитая в алфавитном порядке с подразделениями по штатам и городам. Каждый последующий отчет и меморандум о кредитной информации подшивается в эту папку.

Когда отчет из филиала показывает, что срок оплаты по счету истек, в филиал отправляется бланк запроса, как показано на рис. 13. Он составляется в двух экземплярах: копия остается в филиале, а оригинал пересылается в головной офис. В обоих офисах этот отчет в конечном итоге подшивается в папку с другой кредитной информацией.

Заметной особенностью этой системы является то, что все бланки составляются в двух экземплярах. Это обеспечивает дублирование кредитных файлов в головном офисе и филиалах. Конечно, необходимо, чтобы каждый офис пересылал другому любые специальные данные, которые могут быть получены из любого источника.

ИНКАССАЦИЯ

Обязанности кредитного работника не заканчиваются, когда он одобрил кредит потенциальному клиенту; за этим следует очень важная обязанность — инкассировать счета, которые он внес в книги. Он может поручить ведение инкассации другому лицу, но отдел инкассации должен находиться под контролем кредитного работника.

Рис. 13. Бланк запроса по кредиту офиса филиала

Ведение инкассации является одним из самых суровых испытаний способностей кредитного работника; оно требует проявления определенного такта, не являющегося абсолютно необходимым в любой другой работе в деловой жизни. Успешный инкассатор должен, прежде всего, быть хорошим судьей характеров; он должен уметь читать характер и руководствоваться тем, что он узнает об особенностях своего клиента. Он должен быть дипломатом, обладающим счастливым даром сглаживать острые углы и удовлетворять хронического жалобщика. Проявляя рассудительность при предоставлении особых одолжений медленно платящему клиенту, он должен уметь отличать временно затрудняющегося, но способного и честного должника от того, кто постоянно использует историю о невезении, чтобы вызвать сочувствие и выиграть время; он должен знать, когда быть мягко твердым, а когда предпринять энергичные действия, чтобы спасти свою фирму от убытков.

Одним из необходимых навыков хорошего инкассатора является умение писать дипломатичные письма. Инкассаторская переписка — это особый класс. Самым ценным корреспондентом считается тот, кто может писать письма, которые продают товары. У нас нет претензий к этому утверждению, но мы предпочитаем то, как это формулирует г-н Коди: «способность писать письма, которые заставляют людей действовать». Инкассаторский корреспондент должен уметь писать письма, которые заставляют людей действовать.

В оптовом или производственном бизнесе, или в любом бизнесе, который не является строго местным, практически вся инкассация осуществляется по почте, поэтому тема инкассаторской переписки становится чрезвычайно важной. Степень использования писем естественным образом определяется идеями инкассатора; одни используют их свободно, другие — только как специальные призывы или требования оплаты. Один очень успешный кредитный работник, который занимался инкассацией в одном из крупнейших торговых учреждений страны, высказывает мнение, что письмо следует отправлять с каждым запросом об оплате — даже с ежемесячной выпиской.

За исключением необычных случаев, специально диктуемые письма не нужны; заполненные типовые письма отвечают всем целям — более того, многие утверждают, что тщательно подготовленные типовые письма, разработанные для удовлетворения определенных условий, превосходят письма, продиктованные в обычной спешке бизнеса. Формы могут быть подготовлены для разных классов клиентов и для удовлетворения любых непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть в обычном бизнесе. Типовые письма, используемые для инкассации, должны быть исключительно хорошо напечатаны, и необходимо проявлять большую осторожность, чтобы подобрать ленты, которые точно соответствуют основному тексту письма. Нет ничего более способного произвести неблагоприятное впечатление, чем письмо, в котором дата, имя и адрес на несколько оттенков отличаются от основного текста.

Точная форма писем должна варьироваться в зависимости от конкретного бизнеса, в котором они будут использоваться; они будут отличаться в производственных, оптовых и розничных линиях, в бизнесе по почтовым заказам или для счетов с рассрочкой платежа. В производственном бизнесе, например, письмо, подобное следующему, может быть отправлено с ежемесячной выпиской.

Уважаемый господин:

В соответствии с нашим обычным обычаем, мы прилагаем выписку вашего счета, как он значится в наших книгах на эту дату. Будьте добры, сравните это со своими записями и сообщите нам о любых расхождениях.

Чтобы мы могли оперативно выполнять ваши заказы, мы поддерживали работу нашего завода на полную мощность в течение последних нескольких месяцев, что потребовало довольно значительных вложений в материалы. Поэтому мы будем признательны за чек от вас, покрывающий сумму, указанную как причитающуюся.

Мы также будем признательны за щедрый заказ, который мы можем выполнить немедленно, так как наши запасы сейчас необычно полны.

Искренне ваш,

Такое письмо оставляет гораздо более приятное впечатление, чем «пожалуйста, оплатите», проштампованное на выписке, и все же оно прямо просит об оплате. В письме есть что-то, что отдает личным обращением и дает должнику ощущение, что его просят об особом одолжении, которое он должен постараться оказать.

Если первое письмо не приносит ответа, за ним следует продолжение. Второе письмо, следующее за первым примерно через 10 дней, может быть таким:

Уважаемый господин:

Несколько дней назад мы отправили вам выписку вашего счета, показывающую остаток в $——, из которых $—— просрочено.

Не получив от вас ответа, мы предполагаем, что счет верен и что для вас будет приемлемо, если мы выставим на вас тратту 15-го числа.

Тем временем мы будем очень рады выполнить ваш заказ на любые наши товары, которые вам могут понадобиться.

Искренне ваш,

Письмо такого рода редко не приносит хорошего процента оплат. Одно лишь упоминание тратты часто имеет желаемый эффект. Среднестатистический торговец не любит, когда ему предъявляют тратту; он чувствует, что это может повредить его кредиту у того самого человека, у которого ему, возможно, придется просить об одолжении — у его банкира. Вежливая просьба о заказе действует как сахарная оболочка, которая покрывает намек на требование оплаты и оставляет получателя в приятном расположении духа.

Второй абзац вышеуказанного письма не содержит прямого утверждения о том, что тратта будет выставлена, тем не менее, такой курс намекается, и, если не получено никакого сообщения, тратта должна неизменно выставляться в указанную дату. Клиента следует приучить к тому, что инкассатор имеет в виду именно то, что говорит; любой другой курс указывает на отсутствие искренности и дает клиенту ощущение, что эти уведомления не следует воспринимать всерьез.

С другой стороны, можно впасть в противоположную крайность при использовании тратт. Автор имеет в виду бизнесмена, который имел привычку рассылать выписки всех счетов первого числа месяца, без письма, и следовать за ними траттами примерно через неделю. Много раз эти тратты выставлялись до того, как оплата в ответ на выписку могла дойти до него, что вызывало обиды и потерю многих клиентов. У многих фирм принято оплачивать все счета в определенный день месяца — факт, который наблюдательный инкассатор быстро отмечает и соответственно корректирует свои действия в вопросе отправки тратт.

Когда тратта возвращается, следует немедленно написать письмо; и в этом письме оправдан чуть более резкий тон. Ниже приведен хороший образец письма, которое можно использовать в этот момент:

Уважаемый господин:

Мы разочарованы тем, что вы позволили нашей тратте вернуться неоплаченной, так как мы рассчитывали на эту сумму, чтобы помочь в выполнении наших текущих обязательств. Хотя сумма вашей задолженности невелика, совокупность многих мелких счетов составляет большую сумму, непогашенную по нашим книгам, и неполучение суммы в срок вызывает у нас значительное затруднение.

Как вы знаете, наши условия — строго 30 дней нетто. Мы должны настаивать на получении быстрой оплаты, когда счета подлежат оплате; наши цены рассчитаны на этой основе, и наши договоренности по оплате счетов поставщиков и платежных ведомостей зависят от быстрой оплаты счетов нашими клиентами.

Ваша общая задолженность нам составляет $——, из которых $—— просрочено на несколько дней. Мы были бы признательны за оплату всей суммы, но должны настаивать на немедленной оплате просроченной суммы. Не получив ни оплаты, ни вашего векселя к 23-му числу, мы снова выставим на вас тратту и будем ожидать, что вы оплатите ее при предъявлении.

Кстати, наш г-н Джексон сообщает, что ему не удалось получить от вас заказ в последние две поездки. Теперь, если у вас есть какая-либо причина для неудовлетворенности, мы хотели бы, чтобы вы рассказали нам об этом, так как мы более чем стремимся угодить вам и, безусловно, были бы признательны за ваши будущие заказы.

Искренне ваш,

Один момент в этом письме, на который обращается особое внимание, — это отсутствие слова «непочтение». Технически, когда тратта не оплачена, она считается неакцептованной, но это слово звучит неприятно; слово «неоплаченная» менее сурово, но передает желаемый смысл. Хотя иногда необходимо быть довольно решительным, ничего не достигается принятием тона, рассчитанного на то, чтобы вызвать антагонизм должника. Старая аксиома о том, что «мух можно поймать больше на сахар, чем на уксус», приобретает особую силу, если рассматривать ее в связи с инкассаторскими письмами.

Естественно, эти письма должны варьироваться в зависимости от бизнеса, сезона и общих торговых условий. Они не представлены как модели, которые нужно использовать при любых обстоятельствах, а для того, чтобы передать идею — идею «тона», сахарной оболочки, которая так важна для поддержания получателя в правильном расположении духа. Вежливо просите, прямо спрашивайте о том, что вам нужно, твердо требуйте, но никогда не угрожайте, пока не будете готовы выполнить свою угрозу. Это безопасное правило, которому нужно следовать при ведении инкассации.

СИСТЕМЫ ИНКАССАЦИИ

В успешном ведении инкассации необходимым условием является оперативность. Должна существовать система, которая обеспечит доведение инкассации до сведения в нужное время. Не пытаясь устанавливать конкретные системы для отдельных фирм, здесь приводятся подробные описания систем, которые оказались удовлетворительными в различных видах бизнеса.

Дубликаты счетов. В настоящее время существует тенденция рассматривать каждый счет как отдельный долг и считать каждый из них подлежащим оплате по истечении указанного времени — тридцати, шестидесяти или девяноста дней. Исключение составляют счета городских клиентов. У оптового торговца могут быть клиенты в его собственном городе, которые покупают в небольших количествах, размещая заказы почти каждый день. Обычное правило — рассматривать их как ежемесячные счета, счет за один месяц подлежит оплате 15-го числа следующего месяца. Однако для иногородних клиентов первый план оказывается более удовлетворительным.

Один крупный производитель, чей бизнес охватывает весь мир, рассматривает каждый счет как отдельный долг и ведет инкассацию очень простым способом. Все счета составляются в двух экземплярах, оригинал отправляется клиенту. С дубликата все записи вносятся в книги. Если предоставляются особые условия, эти условия проштамповываются на обороте дубликата счета.

Рис. 14. Инкассаторская карточка для каждого счета

Когда он выполнил свою задачу в бухгалтерском отделе, дубликат счета возвращается на инкассаторский стол. Здесь он подшивается по дате, в которую он подлежит оплате.

Файл представляет собой простое устройство из ячеек. Используется ящик, содержащий шестьдесят ячеек, достаточно больших, чтобы вместить счета, положенные плашмя. Эти ячейки разделены на два набора по тридцать в каждом, один над другим, и каждый набор пронумерован от 1 до 30. Это число обеспечивает подшивку на шестьдесят дней вперед, что является самым длительным разрешенным кредитным сроком.

При работе с системой картотеки два набора ячеек представляют чередующиеся месяцы. В течение января счета, подлежащие оплате в марте, подшиваются в верхние ячейки; в феврале счета, подлежащие оплате в апреле, подшиваются в нижний ящик. Каждый день счета, подлежащие оплате, извлекаются из файла для внимания, оставляя ячейку пустой для подшивки счетов, подлежащих оплате через шестьдесят дней. 10 марта, например, счета извлекаются из ячейки № 10 верхнего ящика; счета текущего дня, подлежащие оплате 10 мая, затем подшиваются в ту же ячейку.

Рис. 15. Карточный напоминатель для инкассации

Когда счета выходят для внимания, они направляются в бухгалтерский отдел, чтобы узнать, были ли они оплачены. Для тех, что не оплачены, подготавливаются выписки и возвращаются вместе со счетами на инкассаторские столы. Пишутся обычные письма, и все просроченные счета хранятся в настольном напоминателе, чтобы инкассатор мог следить за ними изо дня в день.

Эта система может работать с обычным файлом-напоминателем, но для большого количества счетов ячейки более удобны. Модификация также необходима, когда используется система счетов и начислений. В этом случае следует сделать дополнительную копию счета для использования инкассатором.

В ГЛАВНЫХ ОФИСАХ CORBIN CABINET LOCK COMPANY, НЬЮ-БРИТЕН, КОННЕКТИКУТ.

Карточный напоминатель. Очень удобный метод, когда не считается целесообразным использовать дубликаты счетов, — это заполнение инкассаторской карточки для каждого счета.

Карточка, напечатанная аналогично бланку, показанному на рис. 14, подшивается по дате, в которую счет подлежит оплате. Каждый день все карточки, подшитые по этой дате, извлекаются для внимания. Первый шаг — сравнить карточки с бухгалтерскими счетами. Если счет был оплачен, карточка уничтожается; если нет, отправляется выписка, а карточка переносится на следующую дату контроля. Все написанные письма и все предпринятые шаги отмечаются на карточке, так что в конечном итоге она представляет собой полную историю усилий, предпринятых для инкассации счета.

Рис. 16. Инкассаторская карточка для алфавитной перекрестной индексации

Немного другой вид карточки, который используется таким же образом, показан на рис. 15.

Перекрестная индексация. Та же проблема существует в отношении использования карточки-напоминателя для инкассации, что и для других целей контроля, а именно трудность поиска карточек. Каждый раз, когда карточка извлекается из файла, необходимо сравнивать ее с бухгалтерской книгой, чтобы узнать, был ли счет оплачен.

Чтобы преодолеть эту трудность, с успехом используется карточка с алфавитной вкладкой. Такая карточка показана на рис. 16. Следует отметить, что эта карточка имеет вкладку с напечатанной буквой G. Карточка с такой вкладкой используется для каждого имени, которое начинается на G, и поскольку все вкладки G находятся в одном и том же положении на карточке, они будут находиться на прямой линии от передней до задней части файла.

Карточки подшиваются по датам, но каждый день все оплаты отправляются на инкассаторский стол, чтобы можно было извлечь карточки, представляющие счета, которые были оплачены. Все карточки можно найти по имени, обратившись к буквенным вкладкам, таким образом, карточка Брауна будет найдена в ряду вкладок B.

Рис. 17. Инкассаторская карточка для перекрестной индексации по дате

Другой метод перекрестной индексации инкассаторского файла — иметь числа от 1 до 31, представляющие дни месяца, напечатанные в верхней части карточки, как показано на рис. 17. Чтобы указать дату оплаты, на соответствующее число помещается металлическая вкладка, причем красная вкладка используется для последующих месяцев, а черная вкладка — для текущего месяца.

Карточки подшиваются в алфавитном порядке по именам или подразделяются по штатам и городам, так что любую нужную карточку можно найти мгновенно. Каждый день все карточки, имеющие вкладки над этой датой, извлекаются для внимания. Первого числа месяца просматриваются те, что имеют красные вкладки, и если они подлежат оплате в текущем месяце, заменяются на черные вкладки.

Ежемесячные выписки. В некоторых фирмах принято вести инкассацию на основе ежемесячной выписки, вместо того чтобы рассматривать каждый счет независимо. Когда это делается, инкассаторская запись должна включать синопсис всего счета. Карточка, показанная на рис. 18, используется для контроля инкассации по таким счетам. Этот бланк показывает дату и сумму выписок с добавлением процентов, дату и сумму тратт, а также даты и суммы платежей. Другие колонки предусмотрены для записи писем, обещаний, продлений и т. д.

Рис. 18. Инкассаторская карточка, показывающая синопсис всего счета

Эта карточка обрабатывается точно так же, как если бы она использовалась для одного счета. Хотя показанная карточка используется в напоминателе, ее можно было бы улучшить добавлением чисел в верхней части, что позволило бы осуществлять алфавитную индексацию.

Местная инкассация. Инкассация с местных клиентов обычно производится инкассаторами. При ведении такой инкассации необходима система, которая позволит офису следить за работой каждого инкассатора.

Рис. 19. Трехэкземплярная выписка для инкассаторов

Одна крупная торговая фирма решила эту проблему, используя следующую систему. У этой фирмы большое количество клиентов, которые совершают частые покупки. Для удобства город разделен на четыре секции, по одной на каждую неделю месяца. Каждая секция разделена на пять частей, представляющих дни недели с понедельника по пятницу включительно. Один инкассатор обслуживает весь город, посещая каждого клиента раз в месяц.

С клиентами в каждой секции достигнуты договоренности об оплате счетов в определенное время каждого месяца — счета всех клиентов в первой секции подлежат инкассации в течение первой недели месяца. Каждый клиент также знает, в какой день недели ему ожидать инкассатора.

Выписки составляются в субботу утром для всех счетов, подлежащих инкассации на следующей неделе. Эти выписки составляются в трех экземплярах, как показано на рис. 19. Две копии передаются инкассатору, который раскладывает их в файле в соответствии со своими ежедневными маршрутами. Одна копия остается в офисе, подшитая по маршрутам.

Когда инкассатор совершает свой визит, он выдает расписку на одной копии выписки и доставляет ее клиенту. Вторая копия остается у инкассатора и сдается вместе с инкассацией. Если клиент не найден или если он не платит, обе копии выписки должны быть сданы инкассатором.

Каждое утро инкассатор делает отчет за предыдущий день. Кассир сравнивает отчет инкассатора с его копиями выписок, и, поскольку инкассатор должен сдать обе свои копии, когда оплата не была произведена, осуществляется надежный контроль за инкассатором. Чтобы сделать контроль более позитивным, кассир обычно отправляет копию выписки тем клиентам, которые не произвели оплату или произвели частичную оплату, прося их сравнить со своими записями и сообщить, если будут обнаружены какие-либо расхождения. Это делает невозможным для инкассатора удерживать инкассацию без обнаружения.

Инкассация из бухгалтерской книги. Во многих фирмах, не имеющих организованного кредитного отдела, инкассация ведется бухгалтером. Когда эта работа добавляется к его многим другим обязанностям, бухгалтер вынужден разработать какую-то схему, которая исключит детали — у него нет времени делать дополнительные записи. Его метод заключается в том, чтобы следить за инкассацией прямо из бухгалтерской книги.

Но должен быть какой-то метод доведения счетов до внимания, когда они требуют внимания — автоматическая система. Самая простая схема показана на рис. 20. По краю листа бухгалтерской книги — который является свободно-листовым — напечатаны числа, представляющие дни месяца, и поверх дат оплаты прикрепляются металлические маркеры или вкладки.

Для представления различных стадий инкассации счетов используются разные цвета. Когда начисление заносится на лист бухгалтерской книги, черная вкладка помещается поверх даты, в которую счет подлежит оплате. Когда платежи заносятся, вкладки удаляются, при условии, что счет оплачен полностью; в противном случае она переносится вперед на следующую дату оплаты. После того как дневные оплаты занесены, просматриваются все листы с черными вкладками поверх текущей даты и составляются выписки. В то же время белые вкладки заменяются на черные.

Рис. 20. Свободно-листовая бухгалтерская книга с перекрестной индексацией по датам оплаты

Рис. 21. Четырехэкземплярный бланк тратты, который включает письма-уведомления банку и плательщику

Следующий шаг — составление тратт для всех счетов, на которых белые вкладки появились десять дней назад, то есть 10-го числа составляются тратты для всех счетов с белыми вкладками поверх 30-го числа. Синие вкладки затем заменяются на белые. Если тратта возвращается, заменяется красная вкладка. Красные вкладки указывают на просроченные счета, которые подлежат таким действиям, какие могут быть сочтены целесообразными. Этот лист бухгалтерской книги с регулируемыми вкладками обеспечивает внимание к инкассации, независимо от метода подшивки.

Работа с траттами. Когда тратты используются широко, при ведении записей задействовано значительное количество деталей. Любой метод, который сократит эти детали, означает существенное снижение расходов на ведение работы инкассаторского стола.

Обычный метод — написать тратту и зарегистрировать ее в книге учета тратт. Затем делается необходимая запись на инкассаторской карточке. Реестр тратт используется для того, чтобы была запись, показывающая совокупность непогашенных тратт, а также номер и сумму в руках каждого банка — где тратты отправляются напрямую, а не через местный банк. Следующий шаг — написать письмо-уведомление банку. Этот метод требует написания названий банка, плательщика и суммы тратты трижды — на тратте, письме-уведомлении и реестре тратт.

Использование правильно разработанных бланков позволяет избежать этого дублирования. Рис. 21 показывает набор бланков, разработанных для этой цели. A — это оригинал тратты, B — письмо-уведомление банку, C — письмо-уведомление плательщику, а D — офисная запись. Тратта A прикрепляется к письму-уведомлению B и отделяется банком. Четыре бланка напечатаны так, что дата, название банка, сумма, а также имя и адрес плательщика идеально совпадают. Бланки правильно расставлены для использования в пишущей машинке, и все копии делаются за одно написание.

Копии A и B отправляются в банк, а C — плательщику. С копии D запись делается на инкассаторской карточке, после чего она подшивается в лоток для карточек под именем банка. Это позволяет держать копии всех тратт, отправленных в каждый банк, вместе, и общая сумма всех непогашенных тратт быстро получается на суммирующей машине. Когда производятся платежи или тратты возвращаются, эти копии извлекаются из файлов. Частое обращение к файлу обеспечивает необходимый контроль за банками, которые медленно отчитываются.

Инкассация рассрочек. Вероятно, самым сложным классом счетов для ведения с точки зрения инкассации являются счета с рассрочкой платежа. Платежи довольно нерегулярны как по времени, так и по сумме, а частые смены адреса затрудняют отслеживание должников.

Рис. 22. Контракт на продажи в рассрочку

Инкассатор счетов с рассрочкой платежа должен обладать способностью встречать и удовлетворять самых разных людей. Он обязан выслушивать бесчисленные истории о невезении и, сочувствуя клиентам, должен быть терпеливо настойчивым. Если он не может собрать причитающийся доллар, он примет полдоллара, чтобы сохранить счет активным. Пока он собирает что-то каждый раз, когда наступает срок платежа, он в состоянии заставить должника почувствовать важность контракта, но стоит пропустить один или два дня инкассации без платежа, и должник получает преимущество. Он тогда чувствует, что может откладывать инкассатора всякий раз, когда у него появляются другие нужды для своих денег, условие, которое становится все более частым.

Дилер, работающий с рассрочкой, будет нянчиться со счетом до предела, чем забирать обратно проданные товары. Как только он собрал стоимость товара, он примет платежи почти любой суммы, но не стоит давать должнику знать, насколько снисходительным он готов быть; по крайней мере, видимость исполнения контракта должна поддерживаться.

Рис. 23. Реестр контрактов с рассрочкой платежа

Самой знакомой отраслью бизнеса с рассрочкой платежа является продажа домашней обстановки и пианино. Продажа домашней обстановки в рассрочку быстро растет, и, вероятно, больше пианино продается по этому плану, чем по любому другому. Продавцы мебели, которые раньше продавали только за наличные или в кредит, находят прибыльный бизнес среди лучшего класса покупателей в рассрочку.

Продажи в рассрочку совершаются по контрактам или договорам аренды, которые предусматривают, что право собственности на товары удерживается продавцом до тех пор, пока не будут произведены все платежи, и что право владения утрачивается покупателем, если он не производит какой-либо платеж в срок. Когда контракт сложен, на внешней стороне виден бланк, напечатанный как на рис. 22. Этот конкретный бланк используется фирмой по продаже музыкальных инструментов.

В начале бланка показаны номер контракта, сумма, дата контракта и дата инкассации, имя и адрес покупателя, а также название, номер и марка инструмента. Ниже есть место для записи платежей, разделенное на основной долг и проценты, с именами инкассаторов. Когда совершается продажа, контракт составляется в двух экземплярах, оригинал остается у продавца, а дубликат выдается покупателю.

Рис. 24. Бухгалтерская книга для счетов с рассрочкой платежа

Реестр рассрочек. Все контракты регистрируются в числовом порядке в реестре рассрочек, расчерченном, как показано на рис. 23. Одна строка используется для каждого контракта, записываемые данные — это дата и номер контракта, имя и адрес покупателя, а также суммы, подлежащие зачислению на разные счета продаж. Нет необходимости перечислять проданные товары, так как полный список будет найден в контракте.

Итоги денежных колонок переносятся до конца месяца, когда общие суммы зачисляются на счета продаж в главной бухгалтерской книге. Итог колонки «всего», который является суммой всех продаж в рассрочку, заносится в дебет счета контрактов с рассрочкой платежа в главной бухгалтерской книге. Это контролирующий счет счетов бухгалтерской книги рассрочек.

Бухгалтерская книга рассрочек. Счета с рассрочкой платежа требуют формы бухгалтерской книги, отличающейся от той, что используется для обычных счетов. Особое требование в такой книге — место для записи большого количества платежей. Рис. 24 показывает форму свободно-листового листа бухгалтерской книги, разработанную для счетов с рассрочкой платежа.

Рис. 25. Специальная книга квитанций о получении наличных для инкассации рассрочек

Один из этих листов бухгалтерской книги используется для каждого контракта с рассрочкой платежа. Данные контракта записываются в начале листа бухгалтерской книги, над именем и адресом. Записываемые данные — это номер контракта, сумма и дата, сумма платежей, день инкассации и то, должны ли платежи производиться еженедельно или ежемесячно. Основная часть бланка расчерчена для записи платежей и остатков.

Листы бухгалтерской книги расположены в алфавитном порядке, около пятисот листов в каждой папке. Каждая алфавитная секция отдельно проиндексирована, чтобы обеспечить быстрый доступ ко всем счетам. Если известен только номер контракта, обращаются к реестру рассрочек, где все контракты записаны в числовом порядке.

Поступления наличных. Для инкассации рассрочек хорошо предусмотреть специальную книгу квитанций о получении наличных. Такой бланк показан на рис. 25. Этот бланк используется исключительно для поступлений по рассрочке, и платежи заносятся прямо в бухгалтерскую книгу рассрочек. Общая сумма наличных за день вносится как одна статья в общую кассовую книгу.

Отчет по бухгалтерской книге рассрочек. С бухгалтерской точки зрения счета с рассрочкой платежа представляют определенные трудности, не встречающиеся при ведении других классов счетов дебиторской задолженности. Всегда существует вопрос о реальной стоимости непогашенных счетов, сомнение в целесообразности включения общих остатков в отчет об активах. Живой счет — тот, по которому платежи производятся регулярно — законно считается таким же хорошим активом, как и любой другой счет дебиторской задолженности, но стоимость просроченного счета — когда платежи просрочены — сомнительна, и если он включен в балансовый отчет, характер актива должен быть четко указан.

Чтобы фактическое состояние этих счетов могло быть показано в главной бухгалтерской книге, лучше вести два счета, представляющие живые и просроченные счета. Продажи в рассрочку должны быть отнесены на дебет счета «Счета дебиторской задолженности по рассрочке», а платежи — на кредит того же счета, который затем становится контролирующим счетом главной бухгалтерской книги для живых счетов в бухгалтерской книге рассрочек. Другой счет должен быть открыт в главной бухгалтерской книге под заголовком, например, «Счета дебиторской задолженности по рассрочке просроченные». Когда счета становятся просроченными, они должны быть переведены бухгалтерской проводкой на этот счет. Бухгалтерская проводка будет такой:

Счета дебиторской задолженности по рассрочке просроченные

Счета дебиторской задолженности по рассрочке

Этот перевод может производиться ежедневно, еженедельно или ежемесячно, но период между переводами никогда не должен быть дольше одного месяца. Просроченные счета могут быть обозначены в бухгалтерской книге рассрочек путем размещения металлической вкладки отличительного цвета на листе или карточке бухгалтерской книги, или они могут быть выделены путем перевода их в специальную папку или файл для просроченных счетов.

Рис. 26. Ежедневный отчет о счетах с рассрочкой платежа для кредитного работника

Когда платеж получен по просроченному счету, этот счет немедленно становится живым, и сумма должна быть переведена бухгалтерской проводкой на «Счета дебиторской задолженности по рассрочке». Бухгалтерская проводка будет такой:

Счета дебиторской задолженности по рассрочке

Счета дебиторской задолженности по рассрочке просроченные

Каждый день следует устанавливать сумму восстановленных счетов — просроченных счетов, по которым были получены платежи. Если желательно сэкономить труд на ежедневном составлении бухгалтерских проводок, можно вести меморандум этих сумм и делать бухгалтерскую проводку в конце месяца.

Когда просроченный счет достигает состояния, при котором он считается безнадежным, сумма должна быть отнесена на дебет счета прибылей и убытков бухгалтерской проводкой:

Прибыли и убытки

Счета дебиторской задолженности по рассрочке просроченные

Это следует делать всякий раз, когда кредитный работник тщательно проверяет все просроченные счета, что должно происходить не реже одного раза в месяц. Когда платежи получены по этим счетам, их следует рассматривать как восстановленные счета с соответствующим кредитом на счет прибылей и убытков, если они были восстановлены в течение текущего финансового периода; но если тем временем книги были закрыты, их следует рассматривать как новые счета.

Кредитному работнику совершенно необходимо каждый день знать, как идут дела со счетами с рассрочкой платежа. Чтобы он мог это делать, ежедневный отчет, как показано на рис. 26, должен составляться инкассатором рассрочек. Бланк отчета должен быть свободно-листовым, и если продажи в рассрочку разделены по отделам, может быть предусмотрено необходимое количество колонок для размещения записей отделов.

Отчет возглавляется суммами непогашенных счетов, разделенными на живые и просроченные. Новые открытые счета и восстановленные просроченные счета добавляются в колонку живых, а восстановленные просроченные счета вычитаются из колонки просроченных. Денежные поступления, скидки и надбавки, а также просроченные счета на сегодня вычитаются отдельно из живых счетов, а просроченные счета на сегодня добавляются в колонку просроченных. Затем просроченные счета, отнесенные на прибыль и убытки, вычитаются из колонки просроченных. Остатки представляют собой чистую сумму непогашенных счетов и должны совпадать с двумя контролирующими счетами: «Счета дебиторской задолженности по рассрочке» и «Счета дебиторской задолженности по рассрочке просроченные».

Рис. 27. Лицевая и оборотная стороны карточки сборщика

УГОЛОК СТЕНОГРАФИЧЕСКОГО ОТДЕЛА Weis Manufacturing Co., Монро, шт. Мичиган

Такой отчет позволяет менеджеру или специалисту по кредитованию следить за фактическим состоянием счетов с оплатой в рассрочку. Как правило, следует составлять три копии: одну для менеджера, одну для специалиста по кредитованию и одну для хранения в картотеке у клерка по сбору платежей.

Хранение договоров. Некоторые фирмы придерживаются практики, позволяющей сборщику платежей носить с собой оригиналы договоров; в таких случаях договоры подшиваются в соответствии с датами, когда должны быть произведены платежи. Утверждается, что сборщику необходимо иметь при себе договор, поскольку клиент вполне может потерять дубликат и попросить уточнить детали касательно приобретенных товаров.

Этот план не рекомендуется из-за риска потери договоров. Если желательно, чтобы сборщик имел при себе договор, следует изготовить для этой цели третью копию. Оригиналы договоров должны храниться в огнеупорном сейфе и быть разложены в числовом порядке. Наиболее удобным является файловый архив для документов, в котором договоры можно хранить в сложенном виде.

Карточка сборщика. Наиболее удобный метод работы со сбором платежей заключается в том, чтобы снабдить сборщика карточками, как показано на рис. 27. На лицевой стороне этой карточки приводится запись сведений, аналогичная той, что показана на внешней стороне договора, а оборотная сторона разлинована для ведения учета платежей.

Поскольку все договоры предусматривают платежи в определенные дни недели или месяца, крайне важно, чтобы карточки по сбору платежей попадались на глаза в дни сбора. Простой метод обеспечения этого — использование картотеки, оснащенной набором из тридцати одного пронумерованного разделителя, представляющих дни месяца, или набором разделителей с напечатанными днями недели. Карточки подшиваются за разделителями, соответствующими дням сбора платежей.

Принято делить город на участки, закрепляя за каждым участком сборщика, число которых зависит от размера города и количества счетов. Необходимо использовать столько картотек, сколько имеется сборщиков, плюс офисная картотека для тех, кто предпочитает платить в офисе.

Каждое утро каждому сборщику выдаются карточки по его маршруту, по которым наступил срок платежа. По возвращении он сдает кассиру все карточки вместе с собранной суммой. Если требуется повторный визит, карточка перекладывается на день или два вперед.

Карточки в офисной картотеке каждое утро помещаются на стол кассира, и платежи фиксируются по мере их поступления. Те, по которым платежи не зафиксированы, остаются на столе, и через разумный промежуток времени передаются сборщику для последующей работы.

Когда платежи зафиксированы в кассовой книге, все карточки снова помещаются в картотеки под следующими датами сбора. После этого они готовы для сборщиков.

Рис. 28. Квитанция для сборов в рассрочку

Квитанция сборщика. Конечно, необходим какой-то метод контроля сборщиков, чтобы гарантировать сдачу всех собранных денег. Очень удовлетворительный план был разработан кассиром одного западного музыкального дома в виде дубликата квитанции, как показано на рис. 28. Эти квитанции сброшюрованы в виде книги и пронумерованы в двух экземплярах, причем оригинал имеет перфорацию.

Квитанция особенно удобна для клиента, так как она показывает, как именно должен быть зачтен платеж. По той же причине она столь же удобна для кассира. Все пронумерованные квитанции должны быть учтены; если одна из них испорчена, она должна быть сдана, что обеспечивает эффективный контроль над сборщиком.

Сбор платежей по заказам в рассрочку по почте. Все больший объем бизнеса в рассрочку сейчас ведется по почте. Устоявшийся принцип бизнеса по почтовым заказам заключается в том, что клиентам должна быть предоставлена возможность осмотреть товар, прежде чем от них можно будет ожидать заключения обязывающего договора на покупку. Новички в сфере почтовых заказов вполне могут рассматривать это как непрактичный план, опасаясь потери товаров, но опыт вскоре учит их, что это единственный план, на котором бизнес может успешно вестись.

Когда опытные специалисты по почтовым заказам, обладающие смелостью опробовать новую идею, экспериментировали с планом предоставления клиентам права возврата товаров, они обнаружили, что чем либеральнее предложение, тем больше бизнеса они делали. Это привело к предоставлению абсолютной гарантии, предлагая отправлять товары на утверждение с правом возврата по любой причине в течение определенных сроков.

По мере того как страх потери товаров становился менее выраженным, стали утверждать, что более либеральные условия оплаты могут быть предоставлены безопасно — если товары можно успешно продавать в рассрочку местным клиентам, почему бы не по почте? Пробный опыт доказал практичность этого плана, и теперь многие товары продаются по почте в рассрочку или по плану легких платежей. Товары даже отправляются без авансового платежа, с условием возврата либо самих товаров, либо первого платежа в течение определенного срока.

При продаже товаров по почте в рассрочку необходимо получить обязывающий заказ, в котором клиент соглашается вернуть товары в течение определенного количества дней или произвести платежи в соответствии с указаниями, с соглашением о том, что право собственности на товары удерживается продавцом до тех пор, пока все платежи не будут произведены согласно договору. Договор также должен давать продавцу право отозвать товары всякий раз, когда клиент не сможет произвести хотя бы один платеж, как было оговорено.

Успех бизнеса по почтовым заказам в рассрочку во многом зависит от того, как организован сбор платежей. Не имея преимущества личного контакта с клиентом, сборщик вынужден полагаться на знания о человеке, которые он получает из рекомендаций и переписки с клиентом. Но проницательный сборщик вскоре учится читать человека по общему тону переписки, а иногда и по отсутствию сообщений от должника. Изучив характер человека, он может вести каждый счет независимо; до тех пор он вынужден следовать одной и той же линии действий во всех случаях, полагаясь на закон средних чисел, чтобы доказать правильность своих теорий.

Рис. 29. Бухгалтерская книга с разъемными листами для сборов по почтовым заказам

Нельзя переоценить важность изучения характера человека. Только уделяя особое внимание этому моменту, сборщик может научиться относиться к каждому счету индивидуально. Во-первых, класс продаваемых товаров во многом определяет класс клиентов с точки зрения кредитоспособности. Люди, покупающие комплекты деловых книг, как правило, являются надежными кредитными рисками. Их подготовка и окружение имеют тенденцию учить их важности выполнения обязательств; осознавая необходимость поддержания своей кредитной репутации, они приложат все усилия, чтобы выполнить условия договора или привести вескую причину для просьбы об отсрочке платежа. Иллюстрируя противоположную крайность, можно привести класс людей, которые подпишут договор на покупку дешевого музыкального инструмента по высокой цене, чтобы удовлетворить желание превзойти соседа, не считаясь со своей способностью произвести платежи, как было оговорено. Такие люди полагаются на удачу и рассчитывают расплатиться обещаниями, если у них случайно не окажется денег. По этой причине процент прибыли, который должен быть добавлен для покрытия стоимости сбора, увеличивается по мере того, как качество товаров и уровень кредитного риска снижаются.