Transcriber’s Note: This book has two Figure 13s, but no Figure 29. Illustrations described as “actual size” are unlikely to be actual size, as the size is dependent on the device you’re reading this on. Методы ведения дел пост-обмена под авторством КАПИТАНА ПОЛА Д. БАНКЕРА АРМИЯ СОЕДИНЕННЫХ ШТАТОВ Руководство для заведующих (стюардов) пост-обменов, офицеров пост-обмена, членов советов пост-обмена и командиров частей, представляющее собой изложение простой и эффективной системы бухгалтерского учета, применимой как для крупных, так и для небольших обменов. Главные агенты «Игл пресс» Сервисные печатники г. Портленд, шт. Мэн Авторское право защищено, 1915 «Игл пресс», г. Портленд, шт. Мэн Все права защищены ПРЕДИСЛОВИЕ. Наши пост-обмены обычно находятся в ведении офицеров, имеющих малый опыт в бухгалтерском учете или не имеющих его вовсе, их помощниками, как правило, являются военнослужащие рядового состава, а не профессиональные клерки и бухгалтеры, и в настоящее время не существует кодифицированной или стандартной системы, предписанной для ведения этого дела. Некоторые положения Правил пост-обмена устарели в связи с развитием современных методов ведения бизнеса, таких как «система ваучерных чеков». Ввиду этих фактов ощущается реальная необходимость в данной книге, и выражается надежда, что изложенные здесь методы послужат шагом к созданию единой системы, которая будет принята во всех обменах, — системы, которая позволит сократить накладные расходы, устранить ненужный труд и улучшить неудовлетворительные показатели прибыли. Автор намеревался обсудить ряд других важных вопросов, таких как бухгалтерские проводки, заказы по почте, комиссионная торговля, счетные машины, картотеки с несброшюрованными листами и картотечные индексы и т. д., однако обстоятельства, не зависящие от него, препятствуют в настоящее время какому-либо дополнению этих страниц. Автор выражает признательность капитану Генри М. Дикману из 24-го пехотного полка, чья работа в связи с пост-обменом в Форт-Слокаме, шт. Нью-Йорк, послужила вдохновением для создания этого труда, а также г-ну Джеймсу Паркеру, кассиру того же обмена, за оказанную ценную помощь. ПОЛ Д. БАНКЕР, капитан корпуса береговой артиллерии. Форт-Хэнкок, шт. Нью-Джерси, 7 июня 1915 г. ВЕЛОСИПЕДЫ «РАНГЕР» Следуйте за флагом. На ваш выбор 94 стиля, цвета и размера. Велосипедов «РАНГЕР» продается ежегодно больше, чем любой другой марки. ШИНЫ, СОПУТСТВУЮЩИЕ ТОВАРЫ И ЗАПАСНЫЕ ЧАСТИ для всех марок велосипедов. КРУПНЕЙШИЙ ЗАПАС В МИРЕ Каталоги и специальные цены для пост-обменов предоставляются бесплатно по запросу. КОМПАНИЯ «МИД САЙКЛ», ЧИКАГО, США Адресовать в военный отдел АТЛЕТИЧЕСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ТЭЙЛОРА безупречны в деталях. Они намного опережают обычные. ОФИЦЕРЫ ПО СПОРТИВНОЙ ЧАСТИ могут быть уверены в качестве, оперативном обслуживании и неизменном личном внимании со стороны Алекса Тейлора «АЛЕКС. ТЕЙЛОР И КО.» ПОСТАВЩИКИ СПОРТИВНОГО ИНВЕНТАРЯ УЛ. 42-Я СТ., 26 Э., НЬЮ-ЙОРК Запрашивайте каталог и расценки Х. КОНСТАММ И КО. (Основана в 1851 г.) ПРОИЗВОДИТЕЛИ И ТОРГОВЦЫ СТАНДАРТНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ ДЛЯ ПРАЧЕЧНЫХ ЧИКАГО: ПАРК-ПЛЕЙС, 83-91 УЛ. Н. ФРАНКЛИНА, 26-28, НЬЮ-ЙОРК Складские запасы для оперативной доставки в 25 городах с центральным расположением. Запрашивайте последний каталог. ФАБРИКИ: Бруклин, шт. Нью-Йорк, и Кэмден, шт. Нью-Джерси. ПЕЧАТНАЯ ПРОДУКЦИЯ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ТОВАРЫ ДЛЯ ОБМЕНОВ И ОРГАНИЗАЦИЙ ВСЕ, ЧТО УГОДНО — ОТ ВИЗИТНОЙ КАРТОЧКИ ДО КНИГИ. «ИГЛ ПРЕСС» ПОРТЛЕНД, МЭН Э. В. Килборн, владелец (бывш. серж. армии США) КУПОННЫЕ КНИЖКИ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ абсолютно точными Компания «САУТЕРН КУПОН КО.» является эксклюзивным производителем купонных книжек всех видов и благодаря своей безупречной системе проверки имеет возможность гарантировать абсолютную точность, превосходное качество изготовления и высочайшее качество. Каждый купон пронумерован в соответствии с номером на обложке, благодаря чему даже оторванные купоны можно легко соотнести с их книжкой — огромное преимущество. ПИШИТЕ СЕГОДНЯ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ ОБРАЗЦОВ И ЦЕН В КОМПАНИЮ «СОУТЕРН КУПОН КОМПАНИ» А/Я 346, БИРМИНГЕМ, АЛАБАМА МАКСИМАЛЬНО НИЗКИЕ ЦЕНЫ ДЛЯ ПОСТ-ОБМЕНОВ И СУДОВЫХ ЛАВОК Кооперативная компания армии и флота великолепно оснащена для того, чтобы ХОРОШО обслуживать пост-обмены и судовые лавки. Под словом ХОРОШО мы подразумеваем: Предложение надежного, свежего, нового товара по самым низким оптовым ценам. Предложение широкого ассортимента товаров на выбор. Предложение эффективного обслуживания и быстрой доставки. Покупки у Кооперативной компании армии и флота означают увеличение продаж и большую прибыль. Запрашивайте наши цены на такие изделия, которые могут вам понадобиться. КООПЕРАТИВНАЯ КОМПАНИЯ АРМИИ И ФЛОТА МАГАЗИН В НЬЮ-ЙОРКЕ И ГЛАВНЫЙ ОФИС Ул. Ист 42-я, 16, возле 5-й авеню, Нью-Йорк Магазин Ю. Брод-стрит, 1123-5 Филадельфия, шт. Пенсильвания Магазин 17-я ст. Н. В., 721-7 Вашингтон, округ Колумбия СОДЕРЖАНИЕ. PAGE Post Exchange Methods 1 Desiderata. Charge Sales 2 General—Method of Making—Daily Check Summary—Recording—Consolidating Credit Transactions—Settling Dead and Live Records. Cash Sales 29 General—Cash Book. Coupon Sales 33 General—Kinds of Coupons—Frauds—Regulations—Issuing—Pay Table Procedure—Coupon Sales. Stock Records 50 General—Inventories—Merchandise Purchased—Transfers Between Departments—Consolidating Transactions—Checking Stock and Sales. Purchase Records 60 General—Purchase Orders—Purchase Record—Payments—Voucher Check System—Cash Disbursements. The Ledger 72 General—Make-up—Ledger Accounts—Posting the Ledger—Balancing. Monthly Statements 81 General—General Balance Sheet—Surplus and Adjustments—Statement of Income and Profit and Loss. Pay Rolls 87 Figuring Selling Prices 89 Laundries 92 General—Bills Receivable—Piece Work—Damage Report—Claims—Inventories—Pay Rolls—Miscellaneous Books. Auditing 99 General Duties Auditor’s Statement. Cash Registers 103 Conclusion 106 ЭКОНОМИЧНОСТЬ Используйте рулонные печатные бланки и копирку, исключая ручное составление разрозненных печатных бланков и копирки — все автоматически, без напрасных усилий. ЭФФЕКТИВНОСТЬ Все, что написано на оригинале, появляется в точной копии на дубликате и трипликате. Одна закладка содержит около 500 листов. МНОГОКОПИРОВАЛЬНЫЙ АППАРАТ «ШАУПЕРИОР» РЕГИСТРАТОР Используется в армейских гарнизонах, на военно-морских станциях и кораблях США в течение десяти лет. ТОЧНОЕ ВЫРАВНИВАНИЕ И СОВПАДЕНИЕ СТРОК Наше новейшее устройство SHOUPALIGNER обладает специальными функциями автоматического выравнивания и совмещения бланка с автоматической мерной подачей и остановкой. Абсолютно необходимо там, где печатаются дубликаты и трипликаты, требующие точного совмещения и выравнивания с оригиналом. Наш отдел обслуживания предоставляет вам наиболее экономичные и эффективные системы для достижения желаемых результатов. КОМПАНИЯ «АВТОГРАФИК РЕГИСТЕР КО.», ХОБОКЕН, ШТ. НЬЮ-ДЖЕРСИ ВСЕ БЛАНКИ, ПОКАЗАННЫЕ В «МЕТОДАХ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ ПОСТ-ОБМЕНА», МОЖНО ПРИОБРЕСТИ ПО САМЫМ НИЗКИМ ЦЕНАМ И В ЛЮБЫХ КОЛИЧЕСТВАХ У КОМПАНИИ «ИГЛ ПРЕСС», Г. ПОРТЛЕНД, ШТ. МЭН ПЕРВОПЕЧАТНИКИ АРМИИ ГРАВЮРА ТИСНЕНИЕ СТАЛЬНЫМ ШТАМПОМ ПЛОСКАЯ ПЕЧАТЬ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ ДЛЯ ПОСТОВ И ОРГАНИЗАЦИЙ «ИГЛ ПРЕСС» Портленд, шт. Мэн МЕТОДЫ ВЕДЕНИЯ ДЕЛ ПОСТ-ОБМЕНА. Общие методы ведения дел пост-обмена изложены в официальных приказах, и, учитывая категорический характер этих приказов, могло бы показаться, что системы во всех обменах должны быть практически идентичными. Однако это далеко от истины, так как систем почти столько же, сколько обменов, и лицу, заведующему одним обменом, возможно, придется изучить немало нового материала, прежде чем он сможет руководить делами другого обмена. Это разнообразие систем также создает проблемы для проверяющих офицеров, советов пост-обмена и инспекторов, когда им случается проверять книги. Некоторые из систем являются несостоятельными в незначительных деталях, а большинство из них плохо продуманы. Всех проблем подобного рода можно было бы избежать, разработав стандартную систему и внедрив ее во всех обменах. Преимущества такого шага были бы многочисленными, а существенные недостатки отсутствовали бы. В настоящем эссе была предпринята попытка разработать такую систему — систему, применимую к любому обмену, воплощающую лучшие черты множества обменов и включающую во всех возможных точках результаты современных методов, экономящие труд. Описанная здесь система не является воплощением одной лишь теории, но прошла проверку практическим применением и дала полную удовлетворенность. При разработке любой подобной схемы мы должны исходить из определенных непременных условий: 1. Офицер пост-обмена может уделять обмену лишь малую часть своего времени, и тем не менее он должен обладать точным знанием того, как идут дела предприятия. Поэтому крайне важно, чтобы наши записи точно и кратко отражали все данные, необходимые для полного понимания состояния и деятельности предприятия. 2. Недостаточно иметь систему, которая позволит составить понятный отчет в конце месяца: мы должны иметь возможность закрыть наши книги в любое время и составить наш финансовый отчет в минимальные сроки. 3. Наша система должна быть устроена так, чтобы свести к минимуму возможности хищений. Часто говорят, что нет такой системы, которую нельзя было бы обойти, но существуют системы, которые невозможно победить в течение какого-либо длительного времени. Следовательно, наша система должна свести к минимуму время, в течение которого взяточничество или воровство могут осуществляться беспрепятственно. 4. Система должна быть настолько простой, чтобы для надлежащего выполнения ее положений не требовалось исключительных способностей ни на одном из этапов. Это облегчает ввод в курс дела новых клерков и позволяет им выполнять свои обязанности более удовлетворительным образом. 5. Система не должна быть настолько громоздкой, чтобы задерживать совершение продаж. Это крайне важно. Каждый читатель этого текста, несомненно, имеет яркие воспоминания о своем опыте в универмагах, когда он «ждал сдачи». Лучше потерять доллар, чем вызвать отвращение у наших клиентов и оттолкнуть их в другое место. Вышеуказанные требования неизбежно делают нашу систему несколько более дорогой, чем та, что используется в «магазине одного человека». В последнем случае, поскольку владелец не будет обманывать самого себя, третье требование, как правило, не имеет силы. Однако остальные требования останутся в силе и даже приобретут большую значимость. Скольких торговцев мы видели, которые думали, что знают о своем бизнесе все, но на самом деле знали очень мало. Они даже не осознавали, что небрежные методы подрывают кредит и порождают убытки разного рода. При описании этой системы мы будем рассматривать различные особенности в том порядке, в каком их проще всего внедрить. Например, продажи в кредит обсуждаются первыми потому, что, независимо от системы обращения с такими продажами, которая может применяться в каком-либо обмене, переход на описанную здесь систему до изменения любой другой части системы не вызовет никакой путаницы в остальных книгах. Другими словами, если вашу систему изменить в соответствии с порядком, в котором здесь обсуждаются различные части, вы обнаружите, что постепенно внедрили систему, которая может кардинально отличаться, однако вы не вызвали никакой путаницы в своих книгах в результате перехода. ПРОДАЖИ В КРЕДИТ. Общие положения. Этот пункт включает продажу товаров: (1) офицерам, (2) гражданским лицам, (3) военнослужащим рядового состава, уполномоченным покупать в кредит. Такие продажи фактически являются наличными, поскольку оплата производится, как правило, в очень короткий срок. Практика предоставления кредита гражданским лицам не поощряется начальством, и офицер пост-обмена должен заранее получить разрешение на случай, если возникнет желание осуществлять данный вид деятельности. В некоторых случаях удаленных постов в интересах правительства целесообразно разрешать гражданским лицам, работающим или проживающим на посту, пользоваться кредитом в обмене, так как в противном случае правительству может быть невозможно удержать их на службе, а гражданским лицам — обеспечить себя пропитанием. Именно для урегулирования таких случаев упоминается эта особенность. При открытии кредитного счета для гражданского лица необходимо проявлять осмотрительность во избежание вероятности убытков для обмена, поскольку один неблагонадежный счет может свести на нет прибыль от всех подобных счетов за значительный период времени. Если гражданское лицо заслуживает привилегии совершать покупки в обмене, у него не должно быть возражений против того, чтобы проконсультироваться с офицером пост-обмена и достичь удовлетворительной договоренности со своим работодателем. С военнослужащими рядового состава дело обстоит сложнее. Как правило, солдат совершает свои покупки в кредит с помощью купонов. Но если обмен занимается каким-либо подобным делом, как служба доставки льда, вести дела с ее клиентами с помощью купонов обычного вида невозможно. Правильным методом является обращение к надлежащим властям за разрешением предоставлять женатым солдатам кредит в таких размерах, какие могут быть рекомендованы командирами их подразделений. Если этого не делать и разрешать военнослужащим рядового состава кредит не в форме купонов либо разрешать купоны или кредит сверх одной трети жалованья военнослужащего, инспектор будет возражать против этого, так как любая из этих двух процедур признается несанкционированной. Однако, когда поблизости нет других магазинов, представляется вполне разумным считать, что пост-обмен, созданный исключительно на благо рядового состава, должен иметь возможность предоставлять кредит тем женатым солдатам с хорошей репутацией, которые зависят от него (и от интендантства) в отношении предметов первой необходимости. Поскольку женатый солдат обычно является унтер-офицером с долгой и безупречной службой (иногда старшим сержантом или унтер-офицером штаба) с одним или несколькими детьми; поскольку основная часть его жалованья обычно тратится на статьи, обычно имеющиеся в наличии на складе обмена; поскольку обмен является результатом благотворного законодательства и правила, касающиеся его, следовательно, должны толковаться в либеральной манере, отсюда следует, что за надлежащим заявлением о разрешении осуществлять продажи в кредит таким отобранным военнослужащим стоит большая доля справедливости. В случае получения такого разрешения следует обратиться к различным командирам подразделений с просьбой написать письмо следующего содержания: Форт-Джей, шт. Нью-Йорк, 1 марта 1914 г. От командира роты H 57-го пехотного полка. Кому: Офицеру пост-обмена. Тема: Кредит военнослужащим рядового состава. 1. Просьба предоставить перечисленным ниже военнослужащим этого подразделения кредит в пост-обмене в размере, не превышающем сумму, указанную напротив их фамилий: 1st Sergt. James E. Sullivan $ 20.00 Sergt. Ralph R. Strouse 16.00 ... (Подпись) Т. Р. Джонс, кап. 57-го пех. полка. Метод совершения продаж в кредит. Во время совершения каждой продажи в кредит клерк фиксирует транзакцию на «бланке продаж в кредит», предусмотренном для этой цели, отмечая дату, имя покупателя, наименование и количество проданных товаров, общую цену каждого наименования, общую сумму, охватываемую бланком, и инициалы продавцов. См. рис. 1. Рисунок 1 (в уменьшенном виде) Почти вошло в правило, что покупатель должен получать копию этой записи о продаже. Иногда он получает ее только после того, как оплачивает свой счет в конце месяца — процедура, которой следуют во многих клубах и аналогичных организациях. В работе пост-обмена, вероятно, лучше снабжать покупателя копией бланка продажи в кредит в момент совершения покупки, так как большинство наших клиентов желают отслеживать свои счета, а также, как будет показано ниже, этот метод может использоваться для поощрения честности продавцов, которые могли бы иметь искушение поступить иначе. Поскольку, безусловно, важно, чтобы мы оставляли у себя по меньшей мере одну копию этого бланка продажи, отсюда следует необходимость использования какого-либо многокопировального устройства. На рынке имеется множество таких устройств, среди которых в качестве типичных можно упомянуть многокопировальную книгу продаж и автографический регистратор. Первая показана на рис. 2, а второй — на рис. 3, из чего очевидны способы их работы. Рисунок 2. Совершенно очевидно, что какая-то подобная схема должна быть принята для использования в каждом обмене, каким бы маленьким этот обмен ни был. Преимущества любой из этих систем (даже простого блокнота для дубликатов) перед мучительным и неэффективным методом записи всех таких продаж в старомодную книгу учета продаж должны быть очевидны для каждого. Конкретная принятая система имеет второстепенное значение до тех пор, пока она полностью приспособлена к обстоятельствам конкретного случая. Следующая таблица составлена с целью сопоставления двух систем: одна из которых предполагает использование многокопировальных книг продаж, а другая — использование автографического регистратора. Рисунок 3. SALES BOOKS vs CASH REGISTER 1. Can be carried by the salesman, thus saving steps for him. 1. If a cash register is used the salesman must go to it to record every sale, and therefore if the Manifolder is located at the cash register no unnecessary steps are taken. 2. Cost of 100 duplicating books of simple design with total capacity of 5000 sales is $6.50. Triplicating books more expensive. No first cost for machinery. 2. Rolls of paper are used; cost of rolls for duplicate records of 5000 sales is from $4.50 up, depending upon the amount of special printing on the rolls. Each machine like Fig. 3 costs, retail, about $15.00. 3. Practically no counter space is necessary for using a sales book. 3. A convenient place must be left on the counter for use in recording sales. 4. Uniformity in size of slips results in facility in handling and filing. 4. By exercise of reasonable care the size of the slips approaches uniformity closely enough. 5. The various copies of a slip made from a sales book are more apt to be “in register”—that is, the various lines and spaces of a lower sheet are more apt to be exactly under the corresponding ones of the upper or original sheet. 5. Sometimes trouble and the expenditure of a sales slip results from the various rolls getting “out of step”. This accident, however, is easy to remedy. 6. The slips can be tampered with, by dishonest salesmen, unless a “slip-printing” cash register, or some special device is used. 6. By using a machine in which the triplicate roll is wound up inside the machine as it is used, no tampering with the sales records is practicable. (If triplicate records are desired) 7. We may use either two sheets of carbon paper[1] or only one double-faced carbon sheet below a tissue duplicate and over an opaque triplicate. 7. We ordinarily use at least two sheets of carbon paper, and all copies are opaque. The machine is adjustable, and will either duplicate or triplicate according to the number of rolls used. It can also be used with a transparent roll. 8. If two carbon sheets are used, both must ordinarily be shifted for recording each successive sale. 8. The carbon sheets once fixed in the machine require no further attention except when they are worn out or the rolls renewed. 8a. By using a transparent duplicate and a double faced sheet of carbon paper, the latter is the only sheet that requires handling. 8a. But the slips do not protect us so well because the sales are not recorded on the back of each slip (by reversed impressions) as well as on the front. 8b. In this case, by leaving the transparent slips in the book we can easily check the consecutive numbers of the slips and see that all are accounted for. 8b. By not tearing off the lowermost sales slip, but leaving it attached to the roll until the end of the day, we obtain a single strip of sales slips recording all the charge sales of the day. They need not be checked for consecutive numbering unless there is a break in the strip. 8c. By previously clipping off the corner of these tissue sheets the book becomes self-indexing and in opening the book we turn automatically to the place for recording the next sale. 8c. In tearing off the record of each sale we automatically prepare the machine to record the next sale. [1] Копировальная бумага бывает односторонней или двухсторонней. Очевидно, что при использовании последней между двумя бланками продаж мы фиксируем нашу продажу на первом и втором бланках, а также получаем зеркальную копию на обратной стороне оригинала. Говорят, что продавцы, изменяющие такие бланки в свою пользу, склонны забывать или упускать из виду этот момент и попадаются на этом. Никакие исправления на бланке продажи не должны допускаться; если клерк совершает ошибку, его следует обязать аннулировать и сохранить все копии ошибочного бланка и выписать новый правильно. Видно, что достоинства и недостатки этих двух систем практически уравновешивают друг друга и что конкретная принятая система должна в значительной степени зависеть от мнения лиц, руководящих обменом. В дальнейшем описании будет предполагаться использование трехкопийных записей. Для облегчения сортировки бланков, сдаваемых различными «отделами» обмена, хорошей идеей является назначение отличительных цветов для оригиналов бланков продаж в кредит каждого из них. (Конечно, если отделов очень много, эту идею пришлось бы применять с осмотрительностью, так как в ночное время при искусственном освещении трудно распознавать определенные цвета.) Например, пусть оригиналы бланков продаж, используемых в магазине, будут белыми; в бакалее — желтовато-коричневыми; в обувной мастерской — розовыми и т. д. Дубликаты бланков должны иметь свой собственный отличительный цвет, и этот цвет должен быть одинаковым для всех отделов. Если используется трипликат бланка, он должен быть еще одного цвета, также одинакового для всех отделов. Следуя этой схеме, полезность которой обнаружится в скором времени, цветовая гамма может быть следующей: Department Colors Assigned to Charge Sales Slips Original Duplicate Triplicate Store White “Newspaper” Yellow Market Buff ” ” Lunch Salmon ” ” Tailor Green ” ” Barber Blue ” ” Shoe shop Pink ” ” Если система отличительных цветов, подобных приведенной выше, не принята, то для идентификации бланков каждого отдела потребуется одно из двух, если только мы не хотим делать это, тратя время на расшифровку товаров на каждом бланке и определяя по ним название ответственного отдела: мы должны либо иметь названия отделов отпечатанными на их соответствующих бланках при их изготовлении, либо эти названия должны отмечаться на бланках в момент совершения продаж. Ни один из этих методов не является столь эффективным, как метод, предполагающий использование различных цветов, который автоматически указывает, к какому отделу принадлежит данный бланк. При использовании отличительных цветов печатник набирал бы только одну форму для печати всего нашего ассортимента, и наш счет за печать соответственно уменьшился бы. В этой связи для сведения непосвященных можно заявить, что обычно основными статьями в наших счетах за печать, особенно в случае бланков, окажется стоимость «набора», «верстки», «заклинки в раме» и «приладки». Эти операции необходимы, даже если печатается всего одна форма; они не должны стоить нам дороже, если напечатано 50 000 копий. Бумага сравнительно дешева, поэтому печать 5 000 копий обычно обходится нам немногим дороже, чем печать 1 000. Таким образом, мы видим, что в случае бланков стоимость за единицу обратно пропорциональна количеству, заказанному за один раз. Следовательно, если нам нужны такие бланки, как бланки продаж, которых мы можем использовать сотни в день, нам следует заказывать, скажем, годовой запас за один раз. Другие бланки или листы, которые используются раз в неделю или раз в месяц, должны заказываться партиями, достаточными на более длительное время. Поскольку мы учитываем их в нашей учетной ведомости запасов, такие закупки в больших количествах не нарушат ценность обмена. Заметную сумму в стоимости нашей печати можно сэкономить благодаря умелому расположению материала на бланке. Опытный человек иногда может составить проект бланка так, что плата за его печать составит половину от того, во что обошлась бы печать того же бланка, оформленного легкомысленным или неопытным человеком. Табличные работы стоят денег, как и «специальная линовка». Опыт или консультация с практикующим печатником — единственный надежный ориентир в этом вопросе. Если какая-либо форма используется в больших количествах, будет выгодным изготовить электротипы и печатать «повторные заказы» с них. Формы, которые используются редко, не следует переводить в электротипы, так как к тому времени, когда потребуется новый запас, они, вероятно, потребуют некоторого изменения. Электротип стоит около 0,25 долл. за первый квадратный дюйм и около 0,04 долл. за каждый дополнительный квадратный дюйм. Здесь открывается еще одна возможность для проявления здравого смысла. Предположим, у нас есть большая форма с напечатанными шапкой и подвалом, но без текста посреди листа; было бы расточительно переводить в электротип всю форму — такой обработке должны подвергнуться только шапка и подвал. Теперь давайте подумаем о деньгах, растрачиваемых на печатание названия нашего поста на каждом кусочке канцелярских принадлежностей! Нетрудно увидеть, что в некоторых случаях это является несомненным недостатком. Предположим, например, что Форма 8, рис. 1, отвечает требованиям методов обмена. Если дюжина обменов заказывает запас этих форм и (как они обычно делают) бездумно требует напечатать на них названия своих соответствующих постов, каждый из них платит гораздо больше, чем если бы они позволили печатнику изготовить электротип этой формы и отпечатать всю работу с одной и той же пластины. Трудно, если вообще возможно, найти хоть какую-то реальную причину для размещения этого дополнительного материала на многих наших бланках. Сотрудничество в вопросах такого рода позволило бы значительно сократить некоторые из наших «накладных расходов» в работе пост-обмена, и обеспечение такого сотрудничества является одной из целей данного документа. Еще один способ минимизировать наш счет за печать заключается в принятии стандартных размеров для наших форм и использовании везде, где это возможно, бумаги одного типа и цвета. Бумага поставляется в листах определенных размеров, и если печатнику приходится расходовать часть каждого листа впустую при печати наших форм, нам придется за это платить. Однообразие размеров также ведет к удобству подшивки. Между прочим, в некоторых случаях можно сэкономить деньги, заказав печать двух или более форм вместе. Например, предположим, у нас есть три формы — A, B и C, которые должны быть отпечатаны на одном и том же материале, и мы хотим получить 5 000 форм A, 10 000 форм B и 15 000 форм C. При раздельном заказе это потребовало бы 30 000 оттисков. Предположим однако, что они заказываются одновременно и что формы имеют такие размеры (не обязательно равные), что их можно отпечатать вместе на одном листе, а затем разрезать. В таком случае можно добиться экономии следующим образом: набрать каждую форму один раз, сделать один электротип Формы B и два электротипа Формы C; разместить их вместе с оригиналами, и в результате в одной «форме» окажутся три Формы C, две Формы B и одна Форма A, а один «прогон» в 5 000 оттисков напечатает всю заказанную партию. Достигается экономия стоимости прогона 5 000 Форм B и 10 000 Форм C за вычетом стоимости электротипов (если их нет в наличии) и дополнительных работ по их закреплению в раме и приладке. Конечно, такая процедура предполагает, что заказывается значительный запас форм, скажем, в общей сложности не менее 5 000 штук. Для меньшего количества экономии не будет, если только электротипы уже не имеются в наличии. Вернемся теперь к нашим бланкам продаж. Следует отметить, что наши трипликаты копий одинаковы для всех отделов. Если используются многокопировальные аппараты, они хранятся в рулонах, либо, если используются трехкопийные книги продаж, листы из папиросной бумаги, остающиеся в книгах, образуют наш хранимый учет. Как для трипликатов, так и для дубликатов копий допускается бумага дешевого сорта ввиду того небольшого обращения, которому эти копии должны противостоять. Кроме того, у них нет причин быть пригодными для быстрой сортировки по отделам. Дубликаты также идентичны для всех отделов, они отправляются покупателю в момент продажи. В случае возникновения спора по какому-либо конкретному бланку указанные на нем позиции убедительно покажут, к какому отделу он принадлежит, равно как и инициалы продавца. С другой стороны, несомненным преимуществом является то, что все дубликаты имеют отличительный цвет, отличный от цвета оригиналов. Предположим, покупатель покупает пару обуви в магазине и позже возвращает ее. Тогда мы должны выдать ему бланк, кредитующий его на стоимость этой обуви по цене продажи. Для этого все, что необходимо, — заполнить обычный бланк продажи в кредит обычным образом, за исключением того, что на бланке четко проставлено слово КРЕДИТ (CREDIT). Затем клерк выдает покупателю оригинал этого кредитного ваучера и подшивает газетный дубликат обычным способом. При вечерней сортировке бланков дубликат будет замечен благодаря своему отличию от других сданных бланков и тем самым предотвратит ошибки. Точно так же, если возникнет необходимость, скажем, для закусочной купить ветчину из бакалеи, сотрудник бакалеи может выписать свой бланк продажи в кредит как обычно, отдав дубликат сотруднику закусочной вместе с ветчиной. Этим вечером появление этого сероватого дубликата среди лососевых оригиналов, сданных сотрудником закусочной, немедленно привлечет внимание к транзакции. Здесь можно заявить, рискуя впасть в банальность, что подобная транзакция, хотя и одобряемая некоторыми обменами, не является хорошим бизнесом. Она должна происходить редко и даже в этом случае требует особого подхода. Надлежащей процедурой в таких случаях было бы возвращение ветчины бакалеей в помещение склада, получение за нее кредита, а затем выдача ветчины закусочной по себестоимости. Этот вопрос более подробно обсуждается в связи с учетными ведомостями запасов. После того как сотрудник зарегистрировал продажу в кредит надлежащим образом и выдал дубликат бланка покупателю, ему все еще нужно распорядиться другой копией (или двумя другими копиями в случае использования трехкопийных записей). Оригинал следует надеть на обычный скоросшиватель, причем у каждого клерка должен быть свой собственный проволочный держатель в удобном, но не бросающемся в глаза месте. Трипликат остается в книге продаж или на рулоне, в зависимости от обстоятельств. Кроме того, от клерка следует требовать пробивания продажи на кассовом аппарате. Это, безусловно, очень важно, и должны быть приняты решительные меры для обеспечения регистрации каждой продажи, какого бы рода она ни была, на кассовом аппарате. Средства для достижения этой цели могут быть легко разработаны. Тема кассовых аппаратов является очень важной и подробно обсуждается в другом месте. Вышеуказанные операции описаны довольно подробно, но в действительности они предельно просты: покупатель совершает покупку, клерк регистрирует продажу, пробивает сумму на кассовом аппарате, выдает покупателю его товар и копию бланка продажи, а другую копию нанизывает на свой скоросшиватель. Если кассовый аппарат печатает чеки, он может опустить чек в свое отделение коробки или ящика, предусмотренного для этой цели, или, что предпочтительнее, отдать его покупачу. Ежедневная проверка продаж в кредит После окончания дневной торговли каждый клерк собирает все свои квитанции за день и сортирует их на три стопки, представляющие соответственно продажи за наличные, по купонам и в кредит. Затем он составляет свой отчет о продажах по Форме 5, как показано на рис. 4. Этот отчет должен быть отпечатан на лицевой стороне конверта с открыванием с торца размером не более 4¼ × 10 дюймов, образуя таким образом удобный резервуар для сданных купонов, кредитных бланков и наличных. Печатная форма должна быть, скажем, 7½ × 3 дюйма. Поскольку эти конверты не подвергаются грубому обращению и используются лишь один раз, для этой цели подойдет любой сорт дешевой бумаги. В определенных случаях было бы неплохо подобрать конверты под цвет оригиналов бланков продаж в кредит для данного отдела, но обычно это сочли бы излишним усложнением. Составив этот отчет о продажах, клерк помещает в конверт на наличные, купоны и т. д. и передает его офицеру пост-обмена или заведующему (стюарду), если таковое уполномочено. (По очевидным причинам сам офицер пост-обмена должен лично принимать и проверять выручку в вечер дня выдачи жалованья и периодически в течение месяца, даже если заведующему (стюарду) обычно разрешено делать это.) Заведующий (стюард) или кассир тем временем отпирает кассовый аппарат, отмечает показания учетных колец и извлекает ленту с печатной записью продаж. Рисунок 4 (в уменьшенном виде) Теперь, предполагая, что используются трехкопийные записи, заведующий (стюард) берет трипликаты копий — будь то книга или рулон, — «пробрасывает» их или сверяет по номерам, чтобы убедиться, что все учтены, и суммирует их стоимость на суммирующей машине. Сравнивая эту сумму с той, что указана соответствующими колечками кассового аппарата, он выясняет, были ли пробиты все продажи в кредит. Если они совпадают, пока все в порядке. Если они не совпадают, делается пометка о расхождении для использования в связи с нижеописанными операциями. Рисунок 5 (в уменьшенном виде) К этому времени клерки должны быть готовы сдать свои отчеты и квитанции. Заведующий (стюард) заполняет остальную часть Формы 5, как того требуют различные колонки, и переносит эти отчеты в свою Форму 4, как показано на рис. 5. Эта форма должна быть отпечатана на карточке размером 3½ × 8⅜ дюйма для обеспечения удобной подшивки. Если ее напечатать на тонкой бумаге, ее придется подшивать на скоросшиватель Шеннона, что не столь удобно в долгосрочной перспективе. Эти карточки должны быть из довольно качественного материала, так как они являются частью постоянных записей обмена, но не должны быть тяжелее, чем необходимо. Заведующий (стюард) переносит итоги по Форме 4 и сравнивает их с тремя раздельными итогами, показанными кассовым аппаратом. Ограничиваясь обсуждением продаж в кредит, мы видим, что если общая сумма трипликатов бланков, итоги отчетов клерков и общая сумма, показанная кассовым аппаратом, совпадают, то ведомость продаж в кредит, показанная в Форме 4, является правильной. Если имеется какое-либо расхождение в этой или любой другой колонке Формы 4, ошибку следует найти и исправить до того, как клерки будут отпущены на вечер. Предположим, например, что кассовый аппарат показывает общую сумму продаж в кредит за день в размере 20,60 долл., а итоговая сумма по Форме 4 составляет 21,90 долл. Первым шагом является требование к клеркам убедиться в том, что их отчеты правильно отражают фактическую сумму сданных бланков продаж в кредит. Если они правильны, то какой-то клерк, вероятно, забыл пробить одну или несколько продаж. Чтобы отыскать ошибку, пусть заведующий (стюард) зачитает все продажи в кредит с учетной ленты кассового аппарата, одновременно называя букву клерка, пробившего каждую продажу. Их можно сравнить с трипликатом копии бланков продаж или потребовать от собравшихся клерков отметить продажи, записанные на их счет, общая сумма которых должна быть равна 20,60 долл. Таким образом ошибка локализуется определенно. С другой стороны, предположим, что кассовый аппарат показывает 21,90 долл., а общая сумма по Форме 4 составляет 20,60 долл. Это создает эффект нехватки у клерка 1,30 долл. по бланкам продаж в кредит после того, как он фактически совершил продажи. Тот же порядок действий, что и раньше, позволит локализовать ошибку. Если он не может предоставить бланки (или наличные, или купоны, в зависимости от обстоятельств) или удовлетворительно объяснить ошибку, допустившего ошибку клерка следует обязать возместить расхождение. Расхождения в на наличных и купонах могут быть локализованы и устранены тем же способом. Важно требовать от клерков участия в задаче по локализации ошибок и возмещения убытков по ошибкам, в противном случае у них не будет стимула к аккуратной работе. Когда итоги отчетов клерков сверяются с кассовыми аппаратами, следующим шагом является сверка первых с фактически сданной соответствующими клерками выручкой в наличных, купонах и бланках продаж в кредит. Наличные, по сути, должны быть подсчитаны сразу же по их сдаче, проверены с отметкой об исправности на отчетах клерков и помещены в безопасное место. Бланки продаж в кредит, сданные каждым клерком, сверяются с лентой счетной машины (на которой клерк просуммировал свои бланки перед составлением отчета), проверяются по отчету и откладываются в сторону для подшивки. Купоны обрабатываются таким же образом, за исключением того, что они запечатываются в конверт и помещаются в надежное место до тех пор, пока офицер пост-обмена лично не сможет их сжечь. Этот вопрос уничтожения купонов никогда не должен перепоручаться какому-либо другому лицу. Учитывая тот факт, что выручка, сдаваемая каждым клерком, должна точно — и обычно так и происходит — сходиться с его отчетом, рекомендуется именно эта процедура, поскольку она позволяет отпустить клерков до начала работ, описанных в этом абзаце. В случае ошибок простое средство в виде привлечения допустившего ошибку клерка к помощи в работе в течение нескольких вечеров обычно достаточно для предотвращения повторения. В крупных обменах, где объемы купонов и продаж в кредит велики, не принято суммировать бланки продаж в кредит и считать купоны до следующего утра. Если выручка оказывается больше, чем требуется по отчетам, излишек можно учесть путем внесения в одну строку Формы 26 (описываемой далее), всякий раз при закрытии книг (или чаще, если желательно), пункта, показывающего, каким отделам зачтены эти избыточные купоны, точно так же, как если бы это была транзакция другого дня. Однако такая запись должна предваряться словами «избыточные купоны». Недостачи следует взыскивать с допустившего ошибку клерка, делая тем самым отчеты правильными. Офицер пост-обмена должен время от времени производить подсчет купонов и продаж в кредит самостоятельно. Было бы непрофессионально, если купоны или продажи в кредит велики, требовать от офицера пост-обмена, заведующего (стюарда) или любого другого высокооплачиваемого сотрудника тратить свое время на подсчет купонов или выполнение любой другой подобной задачи. Для этой цели следует выделить менее дорогого сотрудника. Для такого неквалифицированного труда мальчик на побегушках с жалованьем 10,00 долл. в месяц, который может бегать за поручениями и т. д., во многих случаях стал бы выгодным вложением средств, оставляя дорогих сотрудников свободными для выполнения более важной работы. Нельзя не подчеркнуть важность обеспечения правильности данных, вносимых в Форму 4. Если вышеупомянутые проверки были применены, никаких проблем ни на одном этапе наших кредитных счетов возникать не должно. Ежедневная сводка продаж в кредит. Рисунок 6 (в уменьшенном виде) По ряду самоочевидных причин мы используем Форму 7, показанную на рис. 6, для отражения продаж в кредит за месяц. Эта форма дает нам в наиболее удобном виде сводку той части наших (ежедневных) Форм 4, которая относится к нашей деятельности по продажам в кредит, она предохраняет нас от утери любой Формы 4 и облегчает разноску по нашим счетам главной книги. Эта форма поддерживается в актуальном состоянии, продажи в кредит из Формы 4 заносятся в нее ежедневно, и поэтому она представляет собой наиболее эффективное вспомогательное средство при закрытии наших книг в любой момент. В конце месяца или всякий раз, когда книги закрываются, мы находим итоги колонок Формы 7 и разносим эти итоги едиными суммами в главную книгу. Например, итог колонки 1 заносится в главную книгу в дебет счета векселей к получению (дебиторской задолженности) клиентов; итог колонки 2 — в кредит того же счета. Итог колонки 3 должен заноситься в дебет счетов магазина в главной книге (это относится к товарам, возвращенным в магазин нашими клиентами); итог колонки 4 разносится в кредит счета магазина (это относится к товарам, проданным из него, и т. д.). Эти листы, составляющие Форму 7, имеют размер 11 × 14 дюймов и стоят 1,75 долл. за сотню без напечатанных заголовков; секционный переплет на штыфтах под них можно купить за 3,75 долл. Лист одинаков с обеих сторон и, следовательно, обслужит семь отделов, если мы используем всю ширину развернутой книги. В большинстве случаев этого окажется более чем достаточно. Заказывать печать заголовков и т. д. на листах — бесполезная трата денег, поскольку один лист с аккуратно написанными заголовками может служить своего рода указателем для большого количества листов при условии, что они закреплены поверх него и обрезаны чуть ниже заголовков «ДР.» («DR.»), «КР.» («CR.»), а также обрезаны по внешнему полю так, чтобы цифры дат на самом нижнем листе служили указателем строк верхних листов. Этот экономящий труд и деньги момент будет более подробно обсужден позже. Учет бланков продаж в кредит. После того как эти бланки сверяются с отчетами клерков, они должны быть отсортированы и подшиты по именам покупателей. Для этой работы имейте два картотечных ящика, каждый из которых снабжен набором разделительных карточек, помеченных на вкладках именами наших кредитных клиентов. По мере обнаружения каждого бланка подшивайте его за соответствующим именем. Сначала мы берем все бланки «Магазина» и подшиваем их таким образом; затем мы просматриваем этот «сортировочный ящик», суммируем бланки, принадлежащие каждому клиенту, и вносим эти итоги в колонку, представляющую эту дату в Форме 9 (см. рис. 7), напротив фамилий соответствующих клиентов. В то же время мы вставляем бланки продаж по диагонали на их надлежащие места в другом или постоянном ящике для подшивки. Сумма этих записей в Форме 9 должна быть равна общей сумме продаж в кредит, зачисленной за эту дату Магазину в Форме 7. Если это так, бланки, размещенные по диагонали, можно сдвинуть вниз на их надлежащие места по окончании работы с ними; если нет, их можно легко извлечь для дальнейшего изучения. Эту ежедневную проверку следует неизменно производить для каждого отдела. Мы действуем аналогичным образом в отношении других отделов, причем каждый отдел имеет свой собственный лист или листы, подобные Форме 9. Очевидно, что эта форма дает нам сводку всех продаж в кредит, совершаемых ежедневно каждым отделом, показывая суммы, проданные каждому из наших клиентов. В конце месяца каждая строка суммируется по горизонтали, и итог записывается. Затем колонка «Итого» суммируется и сопоставляется с итогом, полученным путем сложения цифр (представляющих дневные итоги) на нижней строчке. Если эти два итога сверяются друг с другом и с итогом, показанным в Форме 7, счет можно считать правильным, и он представляет собой запись ежедневных транзакций между нашими клиентами и рассматриваемым отделом. Рисунок 7 (в уменьшенном виде) Книга, в которую мы переплетаем нашу Форму 9, известна как «Книга учета кредитов», и здесь, возможно, стоит пояснить физическое устройство этой важной учетной книги. Она, конечно, выполнена по принципу несброшюрованных листов и относится к типу, известному как «секционный переплет на штыфтах». Она стоит 2,50 долл., а разлинованные листы (без специальной печати) стоят 1,00 долл. за сотню. Однако внимание привлекается именно к способу обращения с листами этой книги. Старомодный способ заключался бы в том, чтобы вписывать имена наших клиентов вдоль левого поля каждого листа до тех пор, пока все не будут внесены, указывать название отдела, месяц и год в верхней части листа, а дни месяца — в верхней части последовательных колонок с заголовком «Итого» справа на листе. Таким образом, если бы у нас было пять отделов и достаточное количество кредитных клиентов, требующее для списка шести листов, нам пришлось бы готовить тридцать листов подобным образом каждый месяц. Теперь, чтобы показать, как мы можем устранить ненужную работу путем проявления небольшой предусмотрительности, предположим, что мы начали наш учет именно так. Теперь возьмите шесть копий Формы 9, обрежьте их вдоль жирных пунктирных линий, показанных на рис. 7, и подшейте один из этих листов перед каждым из тех, что мы подготовили ранее. Очевидно, что книга теперь готова для записей следующего месяца без какой-либо подготовительной работы по написанию или нумерации, помимо маркировки каждого нового листа в каком-нибудь удобном месте с указанием месяца и отдела, к которому он относится. Конечно, для обслуживания пяти отделов нам пришлось бы проделать это для всех пяти комплектов листов, которые мы первоначально подготовили. Отсюда следует, что при условии неизменности нашего списка клиентов именно эта операция вставки обрезанных листов будет составлять всю работу, необходимую для продолжения ведения этого учета на неопределенный период. После значительных экспериментов и практической проверки в условиях службы была разработана следующая описанная схема ведения этого учета эффективным способом. Хотя не утверждается, что она совершенна, считается, что она доставит полное удовлетворение везде, где ей будет оказан справедливый прием, и сбережет много часов труда при ведении книг. 1. Возьмите лист (Форма 9) и впишите фамилии ваших кредитных клиентов в алфавитном порядке, начиная с левой страницы. Чтобы оставить место для будущих изменений, оставляйте пустую строку перед каждой фамилией и одну или две пустые строки внизу страницы для подсуммирования и т. д. Для четкости и долговечности эти фамилии следует наносить с помощью черной «регистрационной» ленты для пишущей машинки. Впишите заголовки различных колонок, как показано в Форме 9. Цель размещения колонки «итого» около внешнего поля состоит в том, чтобы она располагалась рядом с фамилией клиента, сводя тем самым к минимуму вероятность ошибки при выборе неверного итога при выполнении разноски в конце месяца. 2. Если нашему списку кредитных клиентов потребуется больше одного листа, возьмите другую Форму 9, которую мы назовем Листом № 2, и действуйте аналогичным образом, используя ту же сторону листа, что и раньше. Это следует повторять до тех пор, пока не будут внесены все наши кредитные клиенты. Несколько пустых строк оставляется внизу последнего листа. Таким образом, когда мы закончим и вставим листы в нашу книгу, у нас будет полный список наших кредитных клиентов, записанный на левых страницах нашей книги, в то время как та сторона каждого листа, которая образует правые страницы нашей книги, останется пустой. 3. Теперь, чтобы использовать эти пустые страницы и тем самым избежать ненужных потерь, поступаем следующим образом: раскройте книгу между Листами 1 и 2; тогда страница 1 окажется слева, а страница 2 — справа. Эту страницу 2 следует теперь подготовить способом, точно аналогичным тому, который использовался при подготовке страницы 1, за исключением того, что фамилии клиентов находятся на правом поле, а колонка итогов — непосредственно перед ним. Это отчетливо показано на рис. 7. 4. Подготовьте чистые стороны остальных листов аналогичным образом, после чего у нас будет два полных списка наших клиентов с дебиторской задолженностью: один на левых, а другой на правых страницах нашей книги, причем противоположные страницы будут практически симметричными. 5. Предположим, что в пост-обмене имеется пять отдельных отделений, в которых могут совершаться продажи в кредит. Мы разрезаем пять листов по жирным штриховым линиям, показанным на рис. 7, и вставляем их между страницами 1 и 2. Еще пять обрезанных листов вставляются между листами (целыми листами) 2 и 3, и так далее для остальной части книги. Чтобы идентифицировать эти листы в случае их случайного выпадения из переплета и облегчить внесение записей, мы печатаем на каждом из них крупными буквами название отделения и месяц, к которому они относятся. Лучше всего делать это неярко красными чернилами, как показано (черным цветом) на рис. 7, где лист помечен как «МАГАЗИН — АВГ.» (STORE—AUG). Эта надпись красными чернилами не закроет цифры, которые будут впоследствии написаны черными чернилами. 6. Договоримся использовать левые страницы для учета за первый месяц, а правые страницы — для учета за следующий месяц. Возьмем первый обрезанный лист и пометим его как «МАГАЗИН — ЯНВ.» (STORE—JAN) с одной стороны и «МАГАЗИН — ФЕВ.» (STORE—FEB) — с другой. Сделайте то же самое для листов, отведенных под «рынок», «буфет» (lunch room) и другие учетные записи. Листы с напечатанными на машинке заголовками используются не для регистрации продаж, а в качестве направляющих листов по причинам, которые будут изложены ниже. Из предыдущего описания легко понять, что наша книга учета продаж в кредит представляет собой непрерывный счет и, поскольку она всегда находится в актуальном состоянии, ее можно закрыть в короткие сроки. Когда записи за два месяца внесены, обрезанные листы извлекаются и подшиваются в дело, как будет описано далее. Свежие обрезанные листы снова вставляются в надлежащие места, и ведение записей продолжается, как и раньше. Ежемесячная консолидация продаж в кредит. Форма, в которой мы ведем наши ежедневные записи о продажах в кредит, очень хорошо подходит для процесса суммирования или консолидации. Порядок выполнения этой работы следующий: 1. Подготовьте второй двойной список наших клиентов с дебиторской задолженностью точно так же, как описано выше, за исключением того, что столбцы вместо дней месяца озаглавлены названиями различных отделений, как показано на рис. 8. Назовем эту форму Формой 6. Чистые листы, обрезанные по жирным штриховым линиям, показанным на рис. 7, вставляются так же, как и раньше, причем на листах с машинописным текстом никаких записей не делается — они служат лишь направляющими или указателями для различных строк и столбцов. Рисунок 8. (В уменьшенном виде) 2. Все эти листы переплетаются в отдельную книгу для облегчения работы по разноске в конце месяца. Опыт показывает, что это лучше, чем переплетать данные записи в одной книге с только что описанными листами продаж в кредит. Это объясняется тем, что клерк склонен тратить слишком много времени на постоянное перелистывание страниц туда и обратно, а также с большей вероятностью может совершить ошибки при разноске. 3. Сразу после окончания месяца Форма 7 сверяется с Формой 9, как описано ранее. Затем мы берем, скажем, листы продаж в кредит «магазина» (Форма 7) и заносим в Форму 6 общую сумму, которую каждый клиент должен магазину. То же самое мы делаем для каждого другого отделения, а также вносим остаток задолженности с прошлого месяца в столбец, предназначенный для этой цели. Мы также записываем в соответствующий столбец любой кредит, который мы предоставили нашим клиентам в течение месяца за возвращенные товары, переплаты и т. д. 4. Используя суммирующую машину, мы находим итог столбца каждого отделения по Форме 6; он должен быть равен общим продажам в кредит по этому отделению, отраженным в Формах 7 и 9. Если это не так, необходимо найти и исправить ошибку, прежде чем переходить к дальнейшим действиям. Эти итоги в правильном виде заносятся в подвал соответствующих столбцов на последнем листе учетного документа. Теперь сложите эти итоги столбцов на машине и впишите результат карандашом в подвал столбца «Итого» («Total») на том же последнем листе этой Формы 6; он должен совпадать с общим итогом продаж в кредит за месяц, отраженным в Формах 7 и 9. Рисунок 9. Натуральная величина 5. По завершении всех разносок в нашу Форму 6 мы назначаем одного клерка к суммирующей машине, а второй готовится составлять наши ежемесячные счета или выписки по счетам, используя Форму 1, показанную на рис. 9. Один сотрудник зачитывает из Формы 6 имя каждого клиента и общую сумму его задолженности перед каждым отделением. Эти статьи суммируются на машине и одновременно заносятся клерком по выписке счетов в Форму 1. Оператор суммирующей машины зачитывает общую сумму сложенных им статей, и эта сумма заносится клерком по выписке счетов в его Форму 1, а нами — в столбец с заголовком «Итого» («Total») в нашей Форме 6. 6. Любой кредит, причитающийся клиенту, зачитывается клерку по выписке счетов и заносится им в выписку. Затем он рассчитывает баланс, причитающийся пост-обмену, и этот баланс должен совпадать с балансом, независимо рассчитанным лицом, осуществлявшим чтение по Форме 6. 7. Когда последний счет составлен, возьмите распечатанную ленту с суммирующей машины и найдите сумму всех итогов, зачитанных оператором. Эта сумма должна быть равна итогу, написанному карандашом, о котором говорилось в п. 4 выше, и подтверждает правильность счета. Если используется суммирующая машина «Дуплекс» (Duplex), это не требует дополнительной работы. Если счета не «сходятся» и ошибку не удается обнаружить, берите по очереди квитанции о продажах в кредит, которые вы подшили по каждому клиенту, и суммируйте их на машине, выводя отдельный итог по каждому клиенту. Это должно помочь обнаружить ошибку. Однако если счета сходятся (а это должно быть так, если предыдущие сверки были выполнены должным образом), эта трудоемкая операция излишня. Все наши счета теперь готовы к отправке по почте, и они составлены правильно. Чтобы получить максимальную пользу от этого метода, наши бланки счетов должны требовать минимального объема записей. Бланк, показанный на рис. 9, дает хорошие результаты. Он представляет собой карточку размером 3 × 5 дюймов и поэтому подходит к стандартным картотечным ящикам; с ним легко обращаться, и он помещается в конверт для служебной корреспонденции (penalty envelope) блокнотного формата без складывания. Соответствующий месяц может быть проставлен штампом, а имя клиента внесено в свободное время в течение месяца, так что единственная работа, которую необходимо выполнить в этот момент, — вписать цифры. Если строки Формы 1 имеют «межстрочный интервал пишущей машинки», то есть шесть строк на дюйм, а сам бланк не слишком плотный, его можно вставить непосредственно в суммирующую машину и напечатать различные суммы на карточке. Названия различных отделений должны быть напечатаны на этой карточке в том же порядке, в котором они указано в Форме 6. На самом деле, можно сэкономить много труда, если неизменно следовать какой-то определенной схеме последовательности или относительного порядка среди различных отделений. Автор не знает более экономичной или эффективной системы борьбы со страшным кошмаром «выставления ежемесячных счетов», чем только что описанная. Иногда используется «дублирующая книга счетов», но по сравнению с данным методом это расточительный и неэффективный способ. Одно из главных преимуществ системы заключается в том, что нет необходимости вести лицевой счет в частной Главной книге ни для одного из наших клиентов с дебиторской задолженностью. Если бы мы стали это делать, мы бы просто повторяли информацию, которой уже располагаем. Следует помнить, что мы подшили на хранение наш трехэкземплярный учетный документ по каждой ежедневной продаже в кредит, в котором подробно описаны все детали каждой продажи, совершенной в этот день. Исходя из этого, в случае возникновения необходимости мы можем восстановить всю нашу запись продаж в кредит за месяц. У нас также имеется на хранении (до оплаты счета) еще одна копия каждой квитанции о продаже в кредит, рассортированная по именам клиентов, что само по себе составляет одну сторону счета в Главной книге, которая велась бы при старой системе. Все это вместе с ранее описанными записями с избытком оправдывает отмену частных счетов клиентов в Главной книге. Еще одно большое преимущество этой системы заключается в легкости и быстроте закрытия книг в любой момент времени. Обратите внимание на примечание в нижней части Формы 1. Это трудосберегающий элемент, который соответствует практике многих современных компаний — рассматривать аннулированный и индоссированный чек как лучшую форму квитанции. Следовательно, если клиент оплачивает свой счет чеком, нет необходимости выписывать квитанцию и возвращать ее ему; наше индоссамент на его чеке заменяет ему квитанцию. Эту же процедуру можно распространить на компании и т. д.; кроме того, если командир роты (компании) будет использовать квитанции о продажах в качестве своих подваучеров для осуществления расходов. Кредитные операции. Теперь мы перейдем к процедуре, которой следует следовать при регистрации любого и всякого кредита, предоставляемого нами клиентам в связи с переплатами, возвратом товаров и т. очевидно, что такие операции неизбежны в любом бизнесе. За ними следует вести точный учет, и они должны обрабатываться наиболее эффективным и экономящим время способом. Каждая такая операция приводит к уменьшению (кредитованию) наших векселей к получению (дебиторской задолженности) и к увеличению (дебетованию) по счету конкретного задействованного отделения. Как уже говорилось, клерк, принимающий возвращенные нам товары, выписывает квитанцию о продаже в кредит, помечает ее словом «КРЕДИТ» («CREDIT») и оставляет у себя дубликат, отдавая оригинал клиенту. Обычно действует правило, согласно которому никто, кроме заведующего (стюарда) или самого офицера пост-обмена, не имеет полномочий предоставлять клиентам кредит таким образом. Вечером клерк сдает эти кредитные квитанции вместе со своим отчетом. Когда заведующий (стюард) составляет свой отчет по Форме 4, проверив предварительно отчеты клерков, он просто вносит эти кредиты в последний столбец своей Формы 4, подводит по ним итог и описывает каждую отдельную кредитную операцию на обратной стороне своего отчета. Все данные, касающиеся продаж в кредит (и предоставленных кредитов) за день, указанные на лицевой стороне Формы 4, переносятся в соответствующую строку Формы 7; этот последний лист дает нам в сжатом виде все необходимые данные о наших продажах в кредит за месяц. Кредитные квитанции собираются и помещаются вместе с подшитыми квитанциями о продажах в кредит лица, вернувшего нам товары. В конце месяца, в рамках подготовки к выставлению счетов, все кредиты заносятся в столбец с заголовком «Кредит» («Credit») в Форме 6 и сверяются с итогами, указанными в Форме 7. Это позволяет избежать необходимости вносить каждую кредитную операцию в отдельную строку Формы 7 по мере совершения такой операции. Даже если бы кредитная квитанция была утеряна, это не должно привести к ошибке, поскольку перед началом выставления счетов мы сверяем общую сумму кредитов, внесенных в Форму 6, с общей суммой кредитов в Форме 7. Если они не совпадают, мы должны сверрить как Форму 6, так и Форму 7 с кредитами, ежедневно отражаемыми в различных Формах 4. У нас также есть еще одна проверка в виде сохраненного третьего экземпляра (трипликата) кредитных квитанций. Ниже приведена наглядная схема, показывающая, как работать с этой системой счетов дебиторов. На ней показано, как различные учетные данные проходят непрерывный процесс суммирования, пока наконец не попадают в Главную книгу и счет клиента, а также как можно производить сверку счетов по ходу дела, избегая тем самым ошибок. Сплошные линии показывают операции разноски, штриховые линии показывают возможные операции сверки. Погашение счетов дебиторов. Когда кто-либо из наших клиентов с дебиторской задолженностью оплачивает свой счет, мы делаем запись в нашей кассовой книге, отводя для каждого такого платежа отдельную строку. Мы вносим сумму платежа в столбец с заголовком «Чистые наличные» («Net Cash»), а также в столбец с заголовком «Клиенты» («Customers»). Мы не вносим ни часть этой суммы в столбцы, относящиеся к различным отделениям, поскольку им уже были зачислены их надлежащие доли через записи о продажах в кредит, и делать это снова в кассовой книге было бы очевидно двойным зачислением им кредита за каждую продажу в кредит. Мы также ставим штамп «Оплачено» («Paid») в столбец «Наличные» («Cash») Формы 6, используя датирующий штамп, который аккуратно помещается в этот столбец. Предпочтительнее использовать красные чернила. Если оплачивается только часть счета, мы вносим в этот столбец полученную сумму, переносим остаток в соответствующий столбец и в надлежащее время переводим его на счет следующего месяца. Некоторые бухгалтеры старой школы ведут «черновик» (blotter) или подобную книгу, в которой эти платежи отмечаются в первую очередь, переписывая их на досуге в кассовую книгу. Поскольку кассовая книга является книгой первичного учета, это не только неправильно, но и представляет собой излишнюю работу, а потомуго следует избегать. Когда поступают подобные платежи, их следует сразу же передавать бухгалтеру, который должен немедленно внести их в кассовую книгу. Рисунок 10. Все подобные платежи, совершенные в какой-либо один день, заносятся общей суммой в графу «Сборы» («Collections») в Форме 4 за этот день. Фактически все денежные поступления, будь то сборы пайщиков по платежным ведомостям или из любого другого источника, кроме наличных продаж любого из наших отделений, отражаются в Форме 4 как «Сборы» («Collections»). Если счет оплачен до конца месяца, с ним поступают точно так же, как если бы он был оплачен после него, за исключением того, что дата проставляется чернилами другого цвета. Это не путает наши счета, поскольку уплаченная сумма заносится в столбец «Клиенты» («Customers») кассовой книги, и итог этого столбца в конце месяца разносится на кредитовую сторону счета «Векселя к получению, Клиенты» (Bills Receivable, Customers) в Главной книге. Столбец «Клиенты» («Customers») в кассовой книге предназначен исключительно для поступлений от наших клиентов с дебиторской задолженностью и ни для чего другого. Если в любое время мы хотим узнать общую сумму продаж в кредит, мы просто находим сумму значений, указанных в Форме 7, вычитая кредиты, если таковые имеются. Мы также используем общий объем продаж, зачисленный на счета различных отделений по Форме 7, при составлении нашего ежемесячного отчета для офицера-ревизора и для инспектора. Чтобы узнать в конце месяца сумму, причитающуюся нам по счету, мы обращаемся к разделу «Векселя к получению, Клиенты» (Bills Receivable, Customers) в Главной книге, где сальдо должно показывать правильную сумму. Эта сумма должна сходиться со столбцом «Итого» («Total») по Форме 6 за вычетом предоставленных кредитов и платежей, полученных до конца месяца. Архивные и текущие учетные документы. Следует помнить, что все наши Формы 9 были помещены в одну книгу, а наши Формы 6 — в другую, и что каждая Форма 9 должна была использоваться в течение двух месяцев, то есть заполняться с обеих сторон. После того как обе стороны использованы, эти формы целиком переносятся в книгу, содержащую наши Формы 6, и помещаются между Формами 6, относящимися к этим месяцам. Новые Формы 9 занимают место перенесенных, поддерживая таким образом нашу книгу в «рабочем» («live») состоянии и помещая архивные («dead») записи туда, где они будут меньше мешать. Логика этого очевидна, если вспомнить, что мы используем нашу Книгу учета продаж в кредит (Форму 6) только в конце месяца, тогда как нашей книгой по Форме 9 мы пользуемся каждый день. Что касается Формы 8 (квитанции о продаже в кредит), то на рулонах наших экземпляров квитанций о продажах в кредит в трех экземплярах за месяц на внешней стороне каждого рулона должна быть проставлена дата и название отделения, к которому каждый из них относится, и они должны храниться в удобном месте до тех пор, пока офицер-ревизор не закончит свою работу за этот месяц, после чего их следует сложить вместе в месте, где к ним можно будет обратиться при желании. Они должны сохраняться в течение времени, требуемого регламентом или местным законодательством, в зависимости от того, какой срок больше. Оригиналы квитанций могут обрабатываться одним из двух способов: они могут быть отправлены клиенту вместе с его счетом в конце месяца, либо они могут быть отправлены ему после оплаты счета. Считается, что первый метод гораздо лучше. Формы 5 за месяц следует сохранять до тех пор, пока ревизор не закончит работу с ними, и, пожалуй, целесообразно хранить их до следующего визита инспектора. Наши Формы 4 очень важны, и их следует хранить по крайней мере до проверки счетов пост-обмена инспектором, если не бессрочно. Формы 6, 7 и 9 являются частью постоянных записей пост-обмена и должны сохраняться бессрочно. Предшествующее описание этой системы ведения счетов дебиторов может показаться громоздким для неспециалиста, но на самом деле это не так. Как показано на наглядной схеме (рис. 10), это логичная система, движущаяся простым, упорядоченным образом от квитанции о продаже в кредит к Главной книге и счету клиента. Она относится к классу бухгалтерского учета, называемому «контролируемыми счетами» («controlled accounts») — каждая часть системы гармонично переплетается с другими, и во всех записях идет непрерывный процесс суммирования. Нет никакой дублирующей работы, и каждый шаг представляет собой определенный прогресс к цели. Будет обнаружено, что она удовлетворяет требованиям, предъявленным нами в начале этого очерка. Она на деле доказала свою ценность везде, где была внедрена. Она одинаково приспособлена как для крупного, так и для мелкого пост-обмена. Благодаря многочисленным доступным возможностям проверки правильности результатов ошибки легко обнаруживаются и исправляются. Однако если применяются описанные проверки, особенно те, которые относятся к Форме 4, почти не должно оставаться поводов для появления ошибок в каких-либо вышестоящих счетах. ПРОДАЖИ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ. В свете предыдущего обсуждения продаж в кредит наши методы работы с продажами за наличный расчет могут быть изложены в нескольких словах. Во всех случаях таких продаж клерк просто выдает клиенту его товар, получает за него деньги, при необходимости дает сдачу, пробивает сумму продажи на кассовом аппарате и кладет деньги в аппарат. Наиболее важная часть этой операции, с точки зрения нашей системы, описана в предпоследнем предложении. Если продавец один раз правильно пробил сумму на кассовом аппарате, магазин может быть уверен, что сделка завершена и завершена правильно. Средства для достижения этой цели будут рассмотрены под заголовком «Кассовые аппараты» («Cash Registers»). Обычной практикой является предоставление в ссуду (под обеспечение различными видами расписок) подходящей суммы руководителям различных отделений пост-обмена с целью выдачи сдачи. В некоторых случаях может оказаться целесообразным потребовать от них внесения денежного залога для покрытия этих сумм. Когда кассир или заведующий (стюард) состоит на поручательстве (под бондами), целесообразно передать ему «деньги для сдачи» всего пост-обмена под его вексель. После закрытия магазина в вечернее время каждый клерк вносит свои продажи за наличный расчет в свой отчет о продажах (Форма 5, рис. 4) и передает его вместе с наличной выручкой заведующему (стюарду) или другому уполномоченному лицу. Последний немедленно пересчитывает наличные деньги, сверяет их с отчетом клерка и откладывает в сторону до тех пор, пока не будет проверена общая сумма наличных. Затем он переносит эту статью в собственную Форму 4 (рис. 5) и сопоставляет итоги по каждому отделению с показаниями кассовых аппаратов по этим отделениям, внося последние (если они отображаются отдельно по каждому клерку) в отчет каждого клерка в специально предназначенные для этого графы. Расхождения обрабатываются так, как было объяснено ранее в разделе о продажах в кредит. Кассовая книга. Когда наличность проверена и отчет заведующего (стюарда) верен, он переносит суммы продаж за наличный расчет по каждому отделению в кассовую книгу, помещая каждую сумму в ее надлежащий столбец. Все денежные поступления от всех отделений за любой отдельный день попадают на одну и ту же строку в кассовой книге. С другой стороны, не кредитуйте в кассовой книге ни одно отделение ничем, кроме продаж за наличный расчет. Любое другое поступление наличных денег из какого бы то ни было источника также записывается в кассовую книгу, причем каждой операции отводится отдельная строка. Например, как объяснялось ранее, всякий раз, когда один из наших клиентов с дебиторской задолженностью оплачивает свой счет, мы отводим ему отдельную строку в кассовой книге, занося эту сумму в два столбца: сначала в столбец «Чистые наличные» («Net Cash»), а также в столбец «Клиенты» («Customers»). Кассовая книга должна иметь на «полученной» или дебетовой стороне (левой стороне) столбцы для следующих элементов: дата, пояснение, ваучер (Vou.), чистые наличные, столбец для каждого отделения пост-обмена, клиенты, кредиторы, проценты и дисконт, а также по меньшей мере два запасных столбца для внесения сборов в день выплаты жалованья и т. д. Книги не должны быть слишком громоздкими, как это часто бывает с кассовыми книгами, и, конечно, должны быть построены на основе со сменными листами (loose leaf). Кассовая книга не может быть спроектирована так, чтобы подходить для всех случаев, из-за различающегося числа и видов отделений, относящихся к разным пост-обменам. Тем не менее, легко обеспечить единообразие принципов и методов, что является главным. Единственным моментом, который может варьироваться между разными пост-обменами, является количество столбцов в книге и заголовки к ним. Рисунок 11. (В уменьшенном виде) Кассовая книга обойдется довольно дорого, если изготавливать ее точно в соответствии с нашими пожеланиями, особенно если заказывать печать заголовков столбцов. Вне сомнения, напечатанные заголовки делают книгу более аккуратной, но во многих случаях целесообразность дополнительных расходов вызывает сомнения. Учитывая огромное разнообразие стандартных страниц, выпускаемых различными производителями, редко находится оправдание для заказа листов со специальной разметкой и печатью. Специальная разметка очень дорога, особенно когда мы можем заказать лишь небольшую партию. Обнаружено, что листы, показанные на рис. 11, дают отличные результаты. Нижний образец, имеющий 20 столбцов, подойдет практически для любого пост-обмена, а обрезав два внешних столбца на правой странице, мы можем получить емкость в 36 столбцов. Это помешало бы нам вести учет поступивших и выданных наличных на противолежащих страницах, но поскольку число страниц, используемых для первого, обычно намного превышает количество страниц, необходимых для второго, этот недостаток имеет небольшой вес. Если бы этого требовало удобство, нет никаких причин, почему обе стороны кассовой книги или кассового счета нельзя было бы вести в разных частях книги или даже в отдельных книгах. Это привело бы к экономии страниц. Верхняя из двух форм, показанных на рис. 11, подошла бы для небольших пост-обменов, где не требуется большого количества столбцов, так как левую сторону можно было бы использовать для поступивших наличных, а правую — для выданных. Несколько правых страниц каждый месяц пришлось бы расходовать впустую из-за большего числа записей на дебетовой стороне. Некоторые пост-обмены используют форму, похожую на верхнюю форму на рис. 11, за исключением того, что она напечатана и разграфлена на заказ и содержит большее количество столбцов, чем показано на иллюстрации. Автор знает один пост-обмен, в кассовой книге которого имеется до двадцати столбцов на каждой стороне. Такие формы, однако, чрезвычайно дороги и должны рассматриваться как своего рода роскошь. Формы, показанные на рис. 11, в розницу стоят 1,75 доллара за сотню (без напечатанных заголовков) и имеют размер 11 × 14 дюймов, причем 11 дюймов приходится на сторону переплета. Секционный переплет на штырях (sectional post binder), подходящий для любого количества таких листов, можно приобрести в розницу за 3,25 доллара. Кассовая книга используется для детальной записи всех операций с наличными деньгами. На левой или дебетовой стороне записываются все поступившие наличные деньги, а на правой или кредитовой стороне записываются все выданные наличные деньги; разница между суммами итогов соответствующих сторон в любой момент времени показывает количество наличных денег на руках. Все статьи на кредитовой стороне кассовой книги разносятся на дебетовую сторону какого-либо счета в Главной книге и наоборот. (Банковские переводные векселя (драфты), переводные векселя по предъявлении и чеки относятся к кассовому счету; простые векселя и срочные переводные векселя относятся к счетам векселей к получению и векселей к оплате.) Наша разноска выполняется только при закрытии книг, в конце месяца или при возникновении необходимости, что позволяет сэкономить колоссальный объем работы. Поскольку мы не ведем частный лицевой счет для каждого из наших кредиторов или клиентов, отсюда следует, что итоги каждого столбца в нашей кассовой книге заносятся едиными суммами в кредит или в дебет счетов Главной книги: векселей к получению, векселей к оплате, одного из отделений пост-обмена и т. д. Все прочие поступления, которые не относятся должным образом ни к одному из отделений, клиентов и т. д., отражаются по статье «Проценты и дисконт» («Interest and Discounts»). Важным преимуществом такого метода работы с продажами за наличный расчет является то, что мы походу дела подготавливаем все данные, которые потребуются инспектору. Обсуждение кредитовой стороны кассовой книги отложено до рассмотрения темы записей о закупках. Описанные выше операции показаны наглядно на рис. 12, где жирные линии представляют операции записи или разноски, а пунктирные линии показывают возможные операции сверки. Статья «Прочие наличные» («Other Cash»), разумеется, сверяется с Формой 25, Формой 6 или другими источниками в зависимости от обстоятельств. Рис. 12. ПРОДАЖИ ПО КУПОНАМ. Общие положения. Рисунок 13, Обложка (В уменьшенном виде) Рисунок 13, Купоны в натуральную величину Купоны, как, возможно, излишне объяснять, представляют собой кредитные квитанции, продаваемые пост-обменом военнослужащим рядового состава. Они продаются в кредит под обеспечение расписок (нот), подписанных покупателями; эти расписки, составляющие законное обременение на жалованье векселедателя, подлежат погашению в следующий день выплаты жалованья. Кредитные квитанции могут быть использованы в любое время для покупки товаров в пост-обмене. Раньше для этой цели пост-обмены использовали металлические монеты или «жетоны» («checks»), однако было признано нецелесообразным допускать столь легкую подделку, передачу кредита и т. д., поэтому использование бумажных купонов стало универсальным, будучи предписанным обязательными приказами при определенных обстоятельствах. Виды купонов. Существует два класса купонов, первый из которых представляет собой хорошо известную «купонную книжку», показанную на рис. 13. Эти книжки выпускаются различных номиналов от одного до пяти долларов. Они состоят из обложки и нескольких внутренних страниц, причем последние перфорацией разделены на пять купонов каждая, представляющих номиналы в пять, десять или двадцать пять центов, в зависимости от номинала книжки. Например, книжка стоимостью 1,00 доллар содержит три листа: два состоят из пяти купонов по 5 центов каждый, а один — из пяти купонов по 10 центов. На обложке каждой книжки напечатаны серийный номер книжки, ее номинал и чистые строки для внесения подписи лица, которому она выдана, подписи офицера пост-обмена и даты выдачи. На обложке также принято печатать слова «Не подлежит передаче» («Not Transferable»). В некоторых случаях на задней обложке каждой книжки напечатано долговое обязательство (промиссорная нота), которое после подписания солдатом отрывается и хранится администрацией пост-обмена до тех пор, пока стоимость книжки не будет получена с солдата наличными. Вариантом этой схемы является наличие отдельного листа в каждой книжке, напечатанного таким образом, чтобы выполнять аналогичную функцию. В любом случае предполагается, что при исчерпании книжки клерк, совершающий последнюю продажу, должен забрать обложку книжки, чтобы она хранилась в пост-обмене в течение срока, определяемого офицером пост-обмена. Это делается потому, что иногда военнослужащий заявляет, что, хотя он и подписался за определенные купоны в определенное время, фактически он эти купоны не получал. Наличие и предъявление пост-обменом этих использованных обложек являются неопровержимым доказательством обратного. Эти купонные книжки имеют определенные присущие им дефекты, которые являются более или менее серьезными. Прежде всего обнаруживается, что их можно использовать в качестве ставок в азартных играх, а также продавать или иным образом передавать первоначальным владельцем. Это нежелательно не только потому, что идет вразрез с уставом, но и потому, что лицо, получившее таким образом купоны, вряд ли будет заказывать купоны самостоятельно, что приводит к сокращению объема продаж купонов, осуществляемых пост-обменом. Такая передача купонов может осуществляться несколькими способами. В крупных гарнизонах проходит некоторое время, прежде чем клерки начинают знать каждого человека в лицо, особенно когда происходит приток новобранцев. Если клиент незнаком клеркам, он может попытаться воспользоваться купонной книжкой другого солдата, если только клерк не потребует от него написать свое имя и не сравнит его с подписью на предъявленной книжке. Это было бы невыполнимо в определенные периоды месяца, когда продажи купонов велики, поскольку отнимало бы слишком много времени, мешая клеркам обслуживать других клиентов так оперативно, как это необходимо. Очевидно, что такой вид передачи может быть осуществлен с любыми купонами, и нет никакого средства предотвращения, кроме как добиться того, чтобы клерки познакомились с каждым военнослужащим в гарнизоне в возможно более ранний срок. Когда есть время, клерки должны в сомнительных случаях требовать, чтобы клиент написал свое имя, а затем сравнивать его с именем, подписанным на книжке. Все клерки должны понимать, что если какое-либо лицо предъявляет купонную книжку, которая ему не принадлежит, книжка подлежит изъятию в пользу пост-обмена, а об инциденте следует доложить офицеру пост-обмена. Другой способ передачи купонов (если только каждый купон не пронумерован в соответствии с обложкой) заключается в следующем: рядовой А занимает у рядового Б пятьдесят центов наличными и отдает ему взамен долларовую купонную книжку. Рядовой Б удаляет скрепку, скрепляющую эту книжку вместе, разбирает книжку и выбрасывает обложку. Затем он ослабляет скрепку в книжке, которую он сам получил в пост-обмене, и аккуратно вставляет достаточное количество отрывных купонных листов из книжки А, чтобы заполнить ее снова, после чего загибает скрепку обратно в исходное положение. Эта схема распространена шире, чем может вообразить большинство офицеров пост-обмена, и ее очень трудно обнаружить. Еще один недостаток купонной книжки заключается в возможности наличия в ней неправильного количества листов с купонами. Типографы тоже люди, и иногда в книжке оказывается слишком мало или слишком много купонов. Если это не обнаружено до выдачи, это приводит к ошибке в нашем отчете о не погашенных купонах. Чтобы предотвратить это, необходимо проверять каждую книжку перед ее выдачей (даже перед передачей их клерку по купонам) — утомительная операция, отнимающая лишнее время и труд. В большинстве пост-обменов рано или поздно возникает убеждение в том, что в обращении находятся купоны, о которых у пост-обмена нет никаких записей. Это может происходить из-за подозрения, что кто-то приобрел купоны неустановленным образом. Когда возникают такие случаи, принято ставить подпись офицера пост-обмена на обратной стороне купонов или использовать какой-либо секретный знак. Это трудоемкая и дорогая операция, к которой не следует прибегать без необходимости. Отдавая должное нашим типографам, следует сказать, что они прилагают все усилия для предотвращения попадания купонов в неуполномоченные руки, однако офицеры пост-обмена, если они неопытны, не всегда осознают важность принятия аналогичных мер предосторожности. Все купонные книжки должны храниться в абсолютно безопасном месте, и никто не должен иметь к ним доступа, кроме самого офицера пост-обмена. Он должен прилагать все усилия для того, чтобы ни одна книжка не попадала к его клиентам иначе как обычным путем. Он должен брать из хранилища купонов только столько книжек, сколько необходимо для удовлетворения спроса, и за них должен тщательно отчитываться клерк, выдающий их военнослужащим. Некоторые офицеры пост-обмена используют штамп-факсимиле вместо того, чтобы расписываться на каждой книжке лично. Если это делается, штамп должен тщательно охраняться и храниться в личном владении офицера пост-обмена. При изготовлении штампа в него следует заложить какой-либо секретный знак, в противном случае любой человек может получить другой аналогичный штамп к возможному убытку пост-обмена. Этот секретный знак должен представлять собой двойную, а не одинарную точку или какой-либо другой незаметный знак, который, вероятно, плохо «пропечатается», если кто-то попытается изготовить второе факсимиле с оттиска подлинного штампа. Второй тип купона, показанный на рис. 14, исправляет некоторые недостатки купонной книжки. Во-первых, он гораздо дешевле: первый заказ обходится примерно в половину, а последующие заказы стоят примерно треть цены купонных книжек. Это важная экономия, поскольку стоимость купонов является безвозвратной потерей для пост-обмена, и если удается получить удовлетворительный купон по низкой цене, его следует использовать само собой разумеющимся образом, соответственно снижая накладные расходы. Рисунок 14. Как можно заметить, эти купоны состоят из единого листа марок или купонов, разделенных прорезной перфорацией, причем весь лист содержит двадцать купонов по 5 центов. Значительный опыт в этой области позволяет сделать утверждение, что никакой реальной выгоды от наличия купонных книжек номиналом выше одного доллара не достигается. Стиль купона, иллюстрируемый здесь, превращает этот факт в достоинство, и все квитанции обычно изготавливаются только номиналом в один доллар. Подсчитывая купоны после окончания рабочего дня, мы знаем, что, независимо от цветов, каждый купон представляет собой 5 центов. Еще одна прелесть этой схемы заключается в том, что на ней практически невозможно получить полосы с неправильным количеством купонов, поскольку метод производства почти исключает такую возможность, избавляя от трудоемкого процесса проверки. Еще одним преимуществом является то, что вся сумма купонов в один доллар напечатана на едином куске бумаги, что предотвращает любое увеличение ее номинала, какое возможно с книжкой при ее частичном истощении. Можно было бы подумать, что меньший размер этих купонов затруднит работу с ними и их подсчет, но офицер с большим опытом работы в этой сфере утверждает, что с помощью резинового ластика на карандаше их можно пересчитывать с большей легкостью, чем купоны другого стиля. Некоторым пост-обменам, вероятно, потребовалось бы прикреплять к каждой полосе отрывной корешок, на котором солдат должен был бы расписаться за купоны, а также пообещать заплатить за них в следующий день выплаты жалованья. В этом случае, как и в случае с купонными книжками, такая практика лишь добавляет лишнюю работу и не служит никакой полезной цели. В день выплаты жалованья нам пришлось бы обрабатывать один такой корешок на каждый доллар купонов, полученный каждым солдатом; каждый из таких корешков или карточек пришлось бы штамповать надписью «Оплачено» («Paid») и возвращать солдату. Это неэффективный метод. Какой бы стиль купонов ни был выбран для использования, они должны печататься на бумаге различных цветов, и должны выдаваться купоны только одного цвета до тех пор, пока не возникнет необходимость в проведении сверки наших непогашенных купонов. (Разумеется, если используются книжки, купоны номиналом 5 и 10 центов должны быть разного цвета.) После этого цвет следует сменить, и когда купоны старого цвета перестанут появляться, мы сможем выйти на приблизительную сверку нашего счета непогашенных купонов. Мы говорим «приблизительную», потому что иногда случается так, что военнослужащий убирает целую или частично использованную книжку в элемент одежды и тем самым непреднамеренно выводит ее из обращения на срок, который может растянуться на месяцы. Конечно, это можно предотвратить, выпустив извещение о том, что все купоны должны быть предъявлены до определенного времени и что по истечении этого времени купоны старых цветов приниматься не будут. Это дало бы нам новую точку отсчета в отношении наших непогашенных купонов, но к такой процедуре следует прибегать только при самых серьезных обстоятельствах, поскольку она отчасти смахивает на отказ лица от оплаты по переводному векселю. Однако когда есть веские основания полагать, что наш счет непогашенных купонов неточен, такой шаг следует предпринять немедленно, так как это практически единственный практический способ исправить счет — а он очень важен. Уставы и правила, касающиеся купонов. Прежде чем подробно объяснять систему работы с продажами купонов, пропагандируемую в настоящем руководстве, полезно ознакомиться с нормативными актами, которым мы должны подчиняться. Во-первых, это п. 15 Общего приказа № 176 Военного министерства за 1909 год (G.O. 176, W.D., 1909), который гласит: «15. Продажи в кредит. Когда командир и совет сходятся во мнении, что это отвечает подлинным интересам команды, первый может разрешить открытие кредита в пост-обмене любому солдату с хорошей репутацией на сумму, не превышающую в любой отдельный месяц одной трети его ежемесячного жалованья. Это предоставляется по письменному запросу солдата, одобренному командиром его роты, и данные кредитные чеки учитываются на счетах пост-обмена как «векселя к получению» до их погашения. Солдатам, которым предоставлен кредит, будет четко сообщено, что они должны производить быстрое и добровольное погашение задолженности офицеру пост-обмена в следующий день выплаты жалованья. Нарушители лишаются привилегий пост-обмена и подлежат суду и наказанию. Обязанностью солдата, которому был предоставлен кредит, является выплата суммы сразу же после получения жалованья, и офицер пост-обмена будет присутствовать в месте выплаты жалованья для получения денег или принятия мер, облегчающих платеж. Кредит обычно не предоставляется солдату в период между датой последней выплаты по платежным ведомостям перед увольнением и датой увольнения. Когда долг остается неоплаченным в течение одного дня выплаты жалованья, в который солдату была выплачена сумма, достаточная для погашения такого долга, и никакой другой способ взыскания не представляется возможным, офицер пост-обмена уведомляет командира роты или отряда, который делает отметку о сумме в следующих платежных ведомостях как о «Причитающейся пост-обмену —— ——» («Due Post Exchange —— ——») и в последующих ведомостях до тех пор, пока долг не будет взыскан или пока не станет очевидно, что взыскать его невозможно, после чего кредитный чек передается роте или отряду вместо соответствующей суммы наличными при следующем распределении прибыли, как предусмотрено в пункте 17». По мнению многих, вызывает сожаление установление произвольного ограничения кредита, как это показано в первом предложении процитированного выше пункта, поскольку это создает трудности для некоторых из наших наиболее ценных солдат. Большинство наших старых унтер-офицеров и унтер-офицеров штаба женаты и тратят большую часть своего жалованья на товары, имеющиеся на складе хорошо укомплектованных пост-обменов, такие как мясо, бакалея и т. д. Им не всегда удобно или даже возможно платить наличными за покупки, и нет никаких сомнений, что они вели бы гораздо более крупные торговые операции с пост-обменом, если бы им предоставлялся больший кредит. Общепринятым обычаем является предоставление разумного кредита всем офицерам; казалось бы, справедливо распространить соразмерный объем кредита на тех унтер-офицеров, за которых могут поручиться командиры их соответствующих подразделений. Есть надежда, что это ограничение может быть изменено, но до тех пор офицер пост-обмена не обладает свободой усмотрения в этом вопросе и должен тщательно избегать каких-либо нарушений общего правила. Второе предложение пункта 15 также заслуживает большего, чем мимолетный взгляд. Оно требует предварительного «письменного» запроса со стороны солдата до того, как ему могут быть выданы кредитные купоны, и этот запрос должен быть одобрен командиром его роты. Здесь не указано конкретно, что этот запрос должен возобновляться каждый месяц, и автору неизвестно, чтобы этот вопрос когда-либо решался подобным образом. Поэтому мы можем предположить, что когда какой-либо военнослужащий один раз подал такой письменный запрос на предоставление кредита в размере одной трети его ежемесячного жалованья, ему не требуется официально возобновлять этот запрос ежемесячно. Если это толкование окажется ошибочным, мы должны добиться того, чтобы консолидированный запрос (Форма 25, которая будет описана ниже) подписывался военнослужащими ежемесячно. Если это делается, список должен подписываться одновременно с платежными ведомостями, чтобы избавить солдат от хлопот. Обнаружено, что когда с операцией получения кредитных купонов связано излишнее количество «красной бюрократии», солдаты (возможно, подсознательно) начинают избегать этого процесса, что приводит к сопутствующей потере бизнеса для пост-обмена. Существуют все основания для того, чтобы максимально облегчить для каждого ведение дел с пост-обменом, и любые ненужные камни преткновения должны тщательно выискиваться и устраняться. Пост-обмен должен управляться по тем же общим принципам, которые регулируют гражданский магазин, и если бы последний подвергал своих клиентов мелким неприятностям любого рода, он бы вскоре вылетел из бизнеса из-за отсутствия торговли. Возвращаясь к пункту 15, можно отметить, что, пожалуй, лучший способ сделать так, чтобы военнослужащим было «четко сообщено, что они должны производить быстрое и добровольное погашение задолженности», заключается в включении этого утверждения в квитанцию, которую они подписывают при выдаче им купонов. Помимо других вопросов, содержащихся в п. 15, нам следует отметить пункты 13 и 14 (c) и (e) того же приказа. Они гласят: «13. Чеки или купоны. Использование чеков или купонов, представляющих ценность и обмениваемых на товары или другие начисления в пост-обмене, лишь поощряется; однако следует проявлять осторожность, чтобы эти чеки не передавались неуполномоченным лицам, и для предотвращения этого они никогда не должны погашаться наличными. Когда это разрешено командиром, они должны продаваться офицером пост-обмена и рассматриваться как обязательство до их погашения». «Система купонных книжек для предоставления кредита военнослужащим рядового состава будет использоваться во всех пост-обменах, действующих в гарнизонах, где расквартировано более двух подразделений, за исключением временных пунктов дислокации и мест, где условия службы сделали невозможным приобретение купонных книжек». «Эти купонные книжки будут содержать имя военнослужащего рядового состава, которому они выданы, и будут приниматься к оплате в пост-обмене только тогда, когда предъявляются тем военнослужащим рядового состава, чье имя указано на книжке». «14 (c). Векселя к получению (Рядовой состав). — Для отражения стоимости чеков, выданных военнослужащим рядового состава, и суммы наличных денег, полученных от них в оплату их долговых расписок. При выдаче чеков запись будет следующей: „Наличные дебетуются на векселя к получению“ („Cash, Dr. to Bills Receivable“). Разница между двумя сторонами счета покажет сумму неоплаченных долговых расписок на руках» (Пр. II, Общ. прик. № 201/09). «14 (e). Счет чеков. — Для отражения суммы непогашенных чеков. Когда чеки выдаются, этот счет кредитуется, как указано выше, а именно: „Векселя к получению дебетуются на чеки“ („Bills Receivable, Dr. to Checks“). Сумма чеков, получаемых каждый день за товары, дебетуется на счет, а именно: „Чеки дебетуются на товары“ („Checks, Dr. to Merchandise“). Разница между двумя сторонами покажет сумму непогашенных чеков». Обратите внимание, что непогашенные купоны являются обязательством (liability), поскольку они могут быть предъявлены в качестве претензии к пост-обмену в любое время. Разумеется, квитанции, которые военнослужащие выдали нам за эти купоны, иными словами, их долговые расписки с обещанием оплатить нам купоны, представляют собой актив (asset) и должны учитываться на счете векселей к получению (Bills Receivable). Некоторые пост-обмены называют такие активы «Векселя к получению, Кредитные купоны», отличая их тем самым от таких счетов, как «Векселя к получению, Счета покупателей» или «Векселя к получению, Купоны прачечной». Пункты 14 (c) и (e) в переводе на нетехнический язык означают просто то, что когда мы выдаем военнослужащим купонные книжки определенной номинальной стоимости, мы должны внести эту сумму на левую или дебетовую сторону нашего счета «Векселей к получению» (Bills Receivable) в Главной книге, тем самым дебетуя «господина Векселя к получению», как это иногда объясняется, на определенную сумму, за которую он должен отчитаться. Теперь, поскольку Главная книга должна вестись по системе двойной записи, мы должны соблюдать фундаментальный принцип этой системы, который гласит: «для каждого счета, который дебетуется на определенную сумму, мы должны кредитовать какой-либо другой счет на ту же сумму», отсюда и название «двойная запись». Ввиду этих фактов мы обращаемся к нашему Счету чеков — или к счету Непогашенных купонов, если вам больше нравится так его называть, — и кредитуем этот счет на ту же сумму, которую мы задебетовали по векселям к получению. Когда мы получаем наличные деньги по долговым распискам военнослужащих в день выплаты жалованья, мы кредитуем «господина Векселя к получению» на полученную сумму, тем самым очищая его от этой суммы и снимая с него ответственность за нее. Мы предварительно, разумеется, внесли эту сумму на дебетовую сторону кассовой книги по той же причине, что указана выше. Когда купоны предъявляются военнослужащими в оплату приобретенных ими товаров, мы кредитуем «Товары» («Merchandise») (или надлежащее отделение пост-обмена, если используются отделения) на полученную сумму. Это делается потому, что данное отделение больше не отвечает за эту сумму товаров; поэтому мы должны зачислить в кредит этого отделения надлежащую сумму и задебетовать ее по счету непогашенных купонов или чеков. Следует помнить, что непогашенные купоны являются нашим обязательством и носят характер векселей к оплате — за исключением того, что они подлежат оплате исключительно товарами. Следовательно, если мы будем рассматривать этот счет как живого человека — одного из наших кредиторов, — это будет выглядеть более логичным, когда мы записываем в кредит все, что мы ему должны, то есть выданные ему купоны, и дебетуем стоимость товаров, которые он получил от нас взамен. Вышеприведенное пространное объяснение покажется детским опытному бухгалтеру; оно написано не для него, а для человека неопытного, имеющего слабое представление о научной бухгалтерии или вообще не знакомого с ней, который пытается работать по этой или подобной ей системе. Автор на горьком опыте знает, как трудно избежать некоторых неожиданных подводных камней двойной записи. Теперь мы имеем возможность описать порядок работы с нашими купонными продажами, начиная с самого начала. Выдача купонов. Рисунок 15. (Уменьшено) Первое, что необходимо сделать, — это потребовать от различных подразделений предоставления списков военнослужащих, имеющих право на кредит в пост-обмене. Обычно это делается через несколько дней после дня выплаты жалованья, поскольку в большинстве пост-обменов существует прекрасный обычай выдавать купоны не ранее чем примерно через пять дней после него, чтобы привлечь часть наличных денег, которые обычно имеются в изобилии лишь в течение нескольких дней. Одной из лучших форм для такого списка, известных автору, является Форма 25, показанная на рис. 15. Ее размер составляет 9 × 20 дюймов, и на ней могут быть пробиты отверстия для подшивки в папку с разъемными кольцами. На ней нанесена тонкая горизонтальная линовка из расчета шесть строк на дюйм в соответствии с шагом пишущей машинки. Длина этого бланка позволяет разместить на его лицевой стороне целую роту из 110 человек без необходимости переворачивать страницу. В гарнизонах, где подразделения в среднем меньше, длину бланка можно соответственно уменьшить. Каждое подразделение заполняет один из таких листов на пишущей машинке, внося фамилии военнослужащих в порядке платежной ведомости в колонку 3. В колонке 2 указывается воинское звание каждого военнослужащего, а в колонке 4 — желаемая сумма кредита, которая не должна превышать одну треть его денежного довольствия. Военнослужащие расписываются в колонке 1, а в поле А напечатано заявление, под которым они подписываются: о том, что они просят предоставить кредит в размере одной третьей их денежного довольствия и обещают оплатить свои купоны в день выплаты жалованья после их получения и т. д. Затем этот список направляется в пост-обмен в установленное время, предпочтительно за день или два до выдачи купонов. В связи с этим существует момент, который иногда вызывает трудности из-за того, что день выплаты жалованья никогда не приходится на первое число месяца. Существует два способа разрешения этой ситуации. Первый заключается в том, что роты представляют свои списки в пост-обмен первого числа месяца, а пост-обмен выдает купоны на этом основании до конца того же месяца, за исключением пяти дней после дня выплаты жалованья, в течение которых купоны не выдаются. Военнослужащие оплачивают купоны в день выплаты жалованья, приходящийся на следующий месяц. Главный недостаток этого метода заключается в том, что если военнослужащий выбирает свой полный лимит купонов первого числа каждого месяца или около того, то в случае дезертирства за несколько дней до дня выплаты жалованья он причинит пост-обмену убыток в размере вдвое превышающем его ежемесячный лимит. Второй способ действий устраняет этот недостаток: он заключается в том, что роты представляют свои списки через несколько дней после каждого дня выплаты жалованья. Пост-обмен выдает купоны на этом основании, и предполагается, что все эти купоны будут оплачены в день выплаты жалованья, которым заканчивается данный период. Следовательно, видно, что пост-обмен несет меньший риск убытков, вернее, шансы на то, что убыток будет меньше, выше. Рисунок 16, Истинный размер При получении этих списков клерк по купонам в пост-обмене берет запас бланков Формы 19, показанных на рис. 16, и вносит фамилии военнослужащих в верхней части этих карточек — по одной карточке на каждого военнослужащего, имеющего право на кредит. эту работу можно выполнять в свободное время в течение месяца. Также рекомендуется указывать сумму кредита, на которую военнослужащий имеет право. Эти данные следует заносить в самом верху карточки, где они сразу бросаются в глаза. Эти карточки размером 3 × 5 дюймов имеют специальную печать; они помещаются в картотечный шкаф, описанный ниже. Один стандартный ящик длиной 15½ дюймов вмещает достаточное количество карточек для обеспечения гарнизона из шести рот. Карточки должны быть изготовлены из достаточно плотной бумаги для записей, но не толще, чем необходимо для обеспечения простоты обращения. Их можно приобрести у любого коммерческого печатника, но следует следить за тем, чтобы их размеры составляли ровно 3 × 5 дюймов, иначе с ними будет очень сложно быстро перебирать их в ящике, так как некоторые из них окажутся больше других. Простые карточки такого размера можно купить по цене 1,50 доллара за тысячу у постоянных поставщиков. Все карточки, относящиеся к любой отдельной роте, хранятся за карточкой-разделителем, на язычке которой указано наименование этой роты. Удобно также иметь комплект алфавитных указателей для каждой роты, так как они облегчают поиск и картотечное хранение карточек. После того как на любую из таких карточек занесена какая-либо запись, крайне важно, чтобы она не была утеряна или украдена, поэтому ящик с ними должен быть заперт на ключ, за исключением времени непосредственного использования. Когда какой-либо военнослужащий обращается за купонными книжками в пост-обмен, он расписывается в специально отведенном месте на карточке, клерк добавляет свои собственные инициалы в качестве свидетеля, проставляет дату с помощью штампа и вносит чернилами или несмываемым карандашом (или предпочтительно с помощью резинового штампа) сумму выданных купонов. Если клерк не узнает военнослужащего, он сверяет его подпись с подписью этого же военнослужащего на Форме 25, которая должна лежать у него под рукой для этой цели и для проверки того, чтобы военнослужащий не превысил свой лимит. Он также требует, чтобы военнослужащий расписался на корешке купонного талона или на обложке выданной купонной книжки. Кроме того, у клерка под рукой должна быть полоска бумаги, на которой он последовательно записал по левому краю серийные номера имеющихся у него купонов. такую полоску можно распечатать на суммирующей машине. По мере выдачи купонов клерк должен вносить напротив каждого номера фамилию военнослужащего, которому он был выдан. Он может делать это, пока военнослужащий расписывается за купоны, так что время не тратится впустую. Вечером эта полоска передается заведующему (стюарду) или кассиру, и общая стоимость выданных купонов заносится в соответствующее место ежедневного отчета заведующего (Форма 4, рис. 5). Запись на этой полоске сверяется путем сравнения с количеством купонов, оставшихся у клерка по купонам. На практике оказывается, что Форма 19 содержит достаточно места для записи операций за любой месяц, поскольку очень немногие военнослужащие будут получать купоны целых шесть раз за месяц. Следует отметить, что эта схема не предусматривает ограничение военнослужащих получением купонов только один раз в месяц, как это практикуется в некоторых местах. Пост-обмен теряет прибыль при таких методах, и гораздо лучшие результаты достигаются, если разрешить военнослужащим получать купоны тогда, когда они пожелают. Когда наступает конец месяца, клерк по купонам игнорирует его, продолжая использовать тот же набор карточек до тех пор, до которого не останется 24 часа до дня выплаты жалованья. (Весь гарнизон должен понимать, что в течение этого времени купоны выдаваться не будут, чтобы позволить клерку по купонам обработать свои ведомости сбора к оплате по платежной таблице). С помощью помощника клерк по купонам переносит общую сумму купонов, указанную на каждой Форме 19, в колонку 10 на Форме 25 напротив фамилии военнослужащего, к которому относится данная конкретная Форма 19. Поскольку дробные части доллара не выдаются, 5,00 долларов можно сократить до «5». В то же время клерк по купонам считывает итоги любых неоплаченных карточек, перенесенных с предыдущего месяца, причем эти цифры заносятся тем же способом в колонки 5, 6 или 7, в зависимости от обстоятельств. Следует отметить, что на этих карточках не предусмотрено место для записей «перенесено». Это излишняя работа, и поэтому она исключена. Вопрос о том, что произошло бы, если бы одна из старых неоплаченных карточек затерялась, не является возражением против такой практики, поскольку мы могли бы задать тот же вопрос относительно текущих карточек. Ответ заключается в том, что система проверки справится с такими случаями. В данном случае колонки 5, 6 и 7 сверяются с Формами 25, относящимися к предыдущему месяцу. Следует отметить, что наша Форма 25 предусматривает внесение расходов на прачечную и имеет дополнительную пустую колонку для прочих сборов, необходимость в которых может возникнуть. Подробные сведения о записях по прачечной будут изложены позже. Когда суммы, которые различные военнослужащие того или иного подразделения должны пост-обмену, занесены в соответствующие колонки, каждая строка суммируется по горизонтали, и итоговые суммы, причитающиеся с каждого военнослужащего, заносятся в надлежащую колонку. Затем каждая колонка суммируется на суммирующей машине, а результаты проверяются путем сравнения суммы итоговой колонки с суммой итогов остальных колонок. Если они совпадают, этот лист готов к оплате, и аналогичный процесс проводится с остальными листами. Эти листы и Формы 19 — единственные документы, которые необходимо брать с собой к платежному столу. Порядок работы у платежного стола. Возможно, будет уместно обсудить этот вопрос здесь, поскольку он связан с нашими продажами по купонам ближе, чем с чем-либо другим. Первое, что необходимо сделать, — это убедиться в наличии достаточного запаса разменной монеты. Если поблизости от поста нет банка, а военнослужащие получают деньги от плательщика, он иногда соглашается привезти с собой сумму разменной монеты, достаточную для нужд пост-обмена, но если банк доступен, мы должны воздержаться от злоупотребления добротой плательщика до такой степени. Для военнослужащих очень удобно разменивать свои десятидолларовые купюры, и ни один пост-обмен не должен возражать, когда военнослужащие предлагают такие купюры в уплату своих долгов. Мы должны всегда помнить, что главная причина существования пост-обмена — быть удобным для рядового состава. В дни выплаты жалованья за столом пост-обмена должно находиться три человека: офицер пост-обмена — для личного приема наличных денег и выдачи сдачи, заведующий (стюард) или бухгалтер — для оглашения по Формам 25 сумм долга каждого военнослужащего, и клерк — для сверки этого чтения с долговыми расписками военнослужащих (Форма 19), их аннулирования и выдачи военнослужащим. Унтер-офицер оплачиваемого подразделения располагается рядом с заведующим для опознания военнослужащих. Он громко называет заведующему фамилии подходящих военнослужащих, заведующий оглашает сумму долга каждого, а последний передает деньги офицеру пост-обмена. Клерк тем временем сверяет общую сумму по Форме 19 с суммой, оглашенной заведующим, ставит на карточке штамп «Оплачено» и кладет ее перед офицером пост-обмена для проверки. Затем последний отдает карточку военнослужащему вместе со сдачей, и инцидент исчерпан. Обычно оказывается целесообразным назначить выделенного унтер-офицера для наблюдения за тем, чтобы все военнослужащие явились к столу пост-обмена. После завершения выплат клерк должен просуммировать стоимость оставшихся у него карточек по каждому подразделению и вычесть ее из общей суммы, указанной в соответствующей Форме 25. Сумма всех этих остатков должна быть равна сумме наличных денег, фактически поступивших за столом пост-обмена. эту проверку следует проводить всегда и в самые сжатые сроки. Иногда случается так, что военнослужащий оплачивает свои купоны до дня выплаты жалованья; он может быть уволен в запас, переведен в другую часть и т. д. В таком случае этот факт должен быть отмечен штампом на Форме 25, а общая сумма таких сумм должна быть вычтена в нижней части бланка до выхода к платежному столу. Сумма таких платежей должна также заноситься в дебет Кассовой книги в виде: «Ряд. Джонс, рота А, ... $3.00 ... $3.00», причем суммы попадают соответственно в колонки чистых наличных и кредитных купонов. Если он также уплатил 1,40 доллара за выполненную работу прачечной, эта запись будет выглядеть так: «Ряд. Джонс, рота А, ... $4.40 ... $3.00 ... $1.40», причем суммы попадают соответственно в колонки чистых наличных, кредитных купонов и купонов прачечной. Су суммы, собранные у платежного стола, заносятся в Кассовую книгу таким же образом, все на одной строке. В конце месяца или при закрытии книг общая сумма колонки кредитных купонов заносится общей суммой в кредит векселей к получению (дебиторской задолженности). Счета кредитных купонов в Главной книге, а сборы за прачечную обрабатываются аналогичным образом. Проследив эту ветвь купонного бизнеса до ее конца, давайте вернемся назад и проследим другую ветвь до тех пор, пока мы не придем к той же цели — Главной книге. Продажи по купонам. Когда военнослужащие получают свои купоны, они используют их для приобретения товаров в пост-обмене. Клерк, осуществляющий продажу по купонам, должен опознать покупателя и убедиться, что он использует свои собственные купоны. Он также должен убедиться в отсутствии мошенничества, подделки и т. п., связанных с купонами. Эти две операции обычно происходят мгновенно и не требуют никакой траты времени. Затем клерк выдает покупателю желаемые товары, отрывает купоны на соответствующую сумму и опускает их в свой личный ящик или отсек, одновременно пробивая продажу на кассовом аппарате и выдавая покупателю чек, распечатанный кассовым аппаратом. Рисунок 17, (Уменьшено) После окончания рабочего дня каждый клерк обрабатывает свои продажи по купонам так же, как было описано ранее для продаж в кредит, и они проверяются заведующим, как и раньше. Последний заносит в свою Форму 4 (рис. 5) сумму продаж по купонам, совершенных каждым клерком, а также общую сумму купонов, выданных в течение дня. Все эти купонные операции за любой отдельно взятый день заносятся затем в одну строку Формы 26 (рис. 17), которая аналогична форме, используемой для Формы 7. Как видно из рассмотрения иллюстрации, выданные купоны заносятся в колонку А, а общая выручка по всем отделам — в колонку Б. Эта выручка распределяется по отделам, как показано, причем значение, указанное в колонке Б, равно сумме значений, указанных в колонках справа. Каждая Форма 26 относится исключительно к операциям одного месяца, элементы «перенесено» отсутствуют. В конце месяца или при закрытии книг все колонки на этом бланке суммируются, а итоги сверяются по горизонтали. Сумма колонки А должна совпадать с данными полосы записей, которую вел клерк по купонам, как описано ранее. Подробный процесс сверки этого счета будет описан ниже, но очевидно, что если заведующий правильно составил свои ежедневные отчеты (Форма 4) и правильно перенес купонные записи в Форму 26, в последнем отчете не может быть ошибок. После успешного прохождения процесса сверки общая сумма колонки А заносится общей суммой в дебет «Векселей к получению (дебиторской задолженности), счета кредитов» в Главной книге, записывая операцию следующим образом: — «31 авг. Кредитные купоны $54.00». Напомним, что мы также должны кредитовать эту сумму на счете непогашенных купонов. Теперь мы переносим итоговую сумму колонки «Магазин» на счет магазина в нашей Главной книге, делая запись с правой или кредитной стороны: «31 авг. Продажи по купонам $8.15». Аналогичным образом мы поступаем с другими нашими отделами. Сумма в колонке Б должна, разумеется, дебетоваться (списываться в дебет) со счета непогашенных купонов в Главной книге. Сводка всех этих операций представлена наглядно на рис. 18. Сплошные линии показывают, как запись проводится через книги до ее попадания в Главную книгу. Пунктирные линии показывают различные возможные операции проверки. Особое внимание обращается на сверку Форм 25 и 26 друг с другом. Рисунок 18. Завершая эту тему, считается уместным заявить, что офицер пост-обмена должен вести учет методом простой записи всех имеющихся в наличии неиспользованных купонов. При их первичном получении от печатника он должен лично тщательно проверить их и убедиться в том, что они надежно хранятся. В его учете должны быть отражены номера и цвета купонов, а также точное количество купонов различных цветов, имеющихся у него в наличии в любой момент времени. Купоны должны выдаваться ежедневно в фиксированное время, и офицер пост-обмена должен следить за тем, чтобы военнослужащие никогда не были разочарованы и всегда имели возможность получить свои купоны в указанное время. УЧЕТ ТМЦ. В целом. Один из наиболее важных вопросов, связанных с управлением любым магазином, касается того, как ведутся учетные записи товарно-материальных ценностей. В большинстве пост-обменов учет ТМЦ поставлен неудовлетворительно; обычно это происходит из-за того, что действует громоздкая или неэффективная система учета. В описании, которое приводится далее, будет сделана попытка изложить систему, которая позволит предотвратить нецелевое использование запасов и получить точную оценку прибыли, получаемой каждым отделом. К этой системе могут предъявить возражение, что в крупном пост-обмене она потребует услуг одного клерка исключительно для ведения учета ТМЦ, но когда мы осознаем, что неэффективный учет ТМЦ может привести (и обычно приводит) к убыткам, которые порой значительно превосходят зарплату этого клерка, мы видим всю несостоятельность такого аргумента. Бесполезно пытаться уйти от вывода о том, что мы должны вести точный учет наших товаров. В пост-обмене, скажем, с гарнизоном из 5 рот, экономически выгодно платить одному человеку 100,00 долларов в месяц или даже больше за выполнение исключительных обязанностей по учету ТМЦ. Прежде всего, необходимо внести ясность в сознание руководства пост-обмена относительно разницы между складским помещением и кладовой. Первое предназначено для хранения товаров, закупленных в больших количествах и которые не потребуются в различных отделах в течение некоторого времени. Товары на складском помещении числятся за ним по учету ТМЦ до тех пор, пока они не понадобятся в одном из отделов, после чего они отправляются туда, а их стоимость списывается в дебет этого отдела и зачисляется в кредит складского помещения. Кладовая в рассматриваемом в настоящее время смысле — это место, где мы можем хранить товары, принадлежащие какому-либо отделу и уже списанные на него. Это «место» может быть лишь углом или полкой в складском помещении или в любом другом помещении. Как правило, лучше всего списывать товары напрямую на соответствующий отдел, так как это экономит время и труд. Затем, если заинтересованный отдел считает неудобным хранить эти товары на своих прилавках или полках, он может перенести часть их в соответствующую кладовую до востребования. И складское помещение, и кладовые должны находиться в ведении клерка по учету ТМЦ, причем первое — исключительно под его началом. Эти помещения должны быть снабжены надежными замками, и он или его доверенное лицо должны быть единственными лицами, уполномоченными работать с находящимися там ТМЦ. Учет ТМЦ представляет собой просто книгу учета товарно-материальных ценностей, в которой мы ведем точный учет количества приобретенных и выданных предметов. Если это практически осуществимо, в ней всегда должно отображаться точное количество каждого предмета, имеющегося у нас в наличии. Такой учет иногда называют «непрерывной инвентаризацией». В обычном случае для нас было бы непрактично вести такой учет в деятельности пост-обмена по той причине, что было бы избыточно регистрировать каждую продажу за наличные или по купонам, совершенную в течение дня. Например, в определенные дни месяца, такие как день выплаты жалованья и первый день выдачи купонов, для нас явно непрактично выписывать товарный чек на каждую покупку за наличные или по купонам, поскольку совершается так много покупок на пять и десять центов, что затраты времени и труда на такой метод перевесили бы полученные преимущества. Если бы средняя продажа составляла около доллара или около того, нам, возможно, имело бы смысл использовать товарные чеки, подобные тем, которые применяются для регистрации наших продаж в кредит. Следовательно, большинство пост-обменов не требуют регистрации продаж за наличные или по купонам, за исключением записей на кассовом аппарате. Таким образом, отсутствует постатейный учет товаров, проданных в течение дня за наличные или по купонам, что, в свою очередь, делает невозможным ведение непрерывной инвентаризации. В результате инвентаризацию приходится проводить по меньшей мере раз в месяц. Если теперь мы проведем такую инвентаризацию и рассчитаем продажную стоимость всех обнаруженных товаров, результат будет представлять собой выручку, которую каждый отдел должен сдать, если он распродаст весь свой запас. Если мы будем продолжать прибавлять к этой сумме продажную стоимость всех товаров, которые мы получаем для отделов и выдаем им для продажи, и вычитать продажную стоимость всех предметов, которые каждый отдел сдает обратно в складское помещение, то в конце месяца мы получим цифры, которые представляют собой выручку, подлежащую сдаче, если бы каждый отдел «распродал всё». Вычитая из этих сумм фактическую выручку, сданную в течение месяца, мы находим продажную стоимость предметов, которые должны находиться в наличии на конец месяца. Проведя инвентаризацию в конце месяца и рассчитав продажную стоимость фактически обнаруженных предметов, мы можем проверить работу наших различных отделов. Если обнаружится какое-либо значительное расхождение, это укажет на то, что наши клерки фактически забирают товары с наших полок, а пост-обмен не получает выгоды от их продаж. Не следует ожидать, что эти суммы будут совпадать до цента. Теперь, если в каком-либо отделе работает только один клерк, легко возложить ответственность за любую недостачу, но если их несколько, необходимо предпринять специальные шаги для этого. Предположим, у нас в торговом отделе четыре клерка; если они продают товары с различных полок без разбора или если один или несколько из них иногда отсутствуют на службе по долгу службы, было бы явно несправедливо возлагать ответственность за любые возникающие недостачи на какого-то конкретного клерка или даже на всех них. Единственное решение заключается в том, чтобы подразделить магазин на секции, поставив во главе каждой из них одного клерка и не позволяя никому из клерков прикасаться к ТМЦ в секции другого сотрудника. В случае вынужденного отсутствия клерка инвентаризацию в его секции можно провести за несколько минут и, если результаты в конце месяца покажут такую необходимость, сверить ее со сделанными им продажами. Таким образом, защищены и клерк, и пост-обмен. «Разъездной» клерк или заведующий могут заменить отсутствующего в случае необходимости. Ходовые товары, такие как табак и т. п., могут размещаться в секциях двух или более клерков, что позволяет справляться с наплывом покупателей в день выплаты жалованья. Если не принять какую-либо подобную схему, установить ответственность за любые убытки, которые может понести пост-обмен, будет абсолютно невозможно. Те отделы, которые по сути являются «производственными» отделами, такие как столовая, мясной ларек и т. д., также требуют особого подхода, особенно в вопросах расчета продажной стоимости выданных им товаров. Само собой разумеется, что честность клерка по учету ТМЦ должна быть вне всяких подозрений. В случае найма гражданского лица разумной политикой — по сути, это должно считаться обязательным — является требование о предоставлении им поручительства (залога) за добросовестное исполнение своих обязанностей. Имея вышеприведенное общее объяснение широких принципов этой конкретной системы, мы теперь готовы обсудить ее более подробно. Общепризнанно, что учет ТМЦ проще, дешевле и эффективнее всего вести с помощью карточной картотечной системы. Действующие правила, упомянутые ранее, предписывают «инвентарную книгу», и инспекторы склонны трактовать правила буквально. В нашем случае мало что меняется в зависимости от того, какой метод используется, за исключением того, что карточная система более эффективна, как говорилось ранее. Ведение инвентарной книги не требует пояснений, поэтому для того, чтобы подготовиться к тому времени (которое должно наступить в скором времени), когда современная карточная система инвентаризации будет прямо разрешена правилами, приводится следующее описание. Есть надежда, что оно окажется убедительным ответом для тех, кто спрашивает: «Но предположим, вы потеряете карточку». Инвентаризация товарно-материальных ценностей. Рисунок 19, (Уменьшено) Начнем с проведения инвентаризации ТМЦ, имеющихся у нас в наличии в складском помещении. Мы берем пачку, содержащую известное количество карточек, предпочтительно пронумерованных по порядку, подобных тем, что показаны на рис. 19, и вносим на верхнюю строку название каждого предмета по мере его обнаружения; в правом верхнем углу — единицу измерения, в которой мы его продаем (будь то фунты, бутылки или что-то еще); а справа от верхней строки данных — количество таких единиц, которое мы фактически обнаруживаем в наличии. Мы делаем это для каждого предмета последовательно, используя для каждого отдельную карточку. Если у нас имеются различные сорта одного и того же вида товара (например, сигары), продающиеся по разным ценам, для каждого отдельного сорта, разумеется, оформляется отдельная карточка. (Никогда не продавайте один и тот же товар по двум разным ценам. Например, не продавайте сигары по «10 центов за штуку, 3 штуки за четверть доллара». Продавайте их по любой из этих цен и введите другую марку равного качества по другой цене. Допускается делать скидку при продаже коробки сигар целиком, но в таком случае продавайте их со складского помещения, а не из магазина. Другой способ, допускающий продажу с полок отдела, заключается в использовании скидочного талона, о котором будет сказано позже. Первый метод, однако, вероятно, лучше всего отвечает нашим целям, особенно в сочетании со вторым.) Упомянутые карточки следует оставлять вместе с предметами, к которым они относятся, до завершения инвентаризации этого отдела. Затем мы осматриваем полки, чтобы убедиться в наличии карточки к каждому предмету, тем самым доказывая полноту нашей инвентаризации, что является преимуществом перед книжной формой инвентаризации. После этого мы собираем и пересчитываем карточки, чтобы убедиться в отсутствии пропажи. Затем карточки подшиваются в алфавитном порядке за карточкой-разделителем с язычком, относящимся к данному отделу, или к конкретной секции, если отдел подразделен. Эта же процедура соблюдается при проведении инвентаризации ТМЦ в магазине, столовой и т. д., за исключением того, что для каждого отдела используется карточка своего цвета. Все секции одного отдела используют карточки одного цвета. Поскольку в каждом отделе будет иметься большее или меньшее количество ТМЦ в его кладовой, вероятно, лучше всего сначала провести инвентаризацию в кладовой, а затем учесть предметы в торговых залах. Промежуточные итоги заносятся карандашом, а итоговая сумма — чернилами или несмываемым карандашом на первую строку под заглавием «В наличии», причем слева проставляется дата. Количество в наличии, умноженное соответственно на себестоимость единицы и продажную цену, даст общую стоимость и общую продажную цену всех предметов на этой карточке. Для этого себестоимость единицы и продажные цены заносятся в левый верхний угол каждой карточки. Общая себестоимость используется в наших описях, приводимых в ежемесячном отчете, а общая продажная стоимость используется исключительно в нашем учете ТМЦ. В крупных пост-обменах эти карточки не используются повторно до проведения следующей инвентаризации, поэтому видно, что они прослужат несколько месяцев. Приобретенные товарно-материальные ценности. При поступлении ТМЦ с ними поступают так, как описано в разделе «Учет закупок», а когда общая стоимость и продажная стоимость товаров по любому счёту рассчитаны и транспортные расходы и т. д. распределены, продажные стоимости заносятся в Форму 17, показанную на рис. 20. Ежедневно используется два экземпляра этой формы: один для цен себестоимости, а другой для продажных цен. Каждый счет требует только одной строки на каждой из этих форм, поэтому одна форма обычно достаточна для учета дневных операций с ТМЦ. В левую колонку заносится номер счета, а в дебетовую колонку (Dr.), относящуюся к каждому отделу, заносится продажная стоимость всех товаров, охваченных данным конкретным счетом. Сумма всех стоимостей, внесенных в дебетовые колонки в любой отдельной строке, должна поэтому равняться продажной стоимости всех товаров, на которые выписан счет, номер которого указан слева. Эта же процедура соблюдается со всеми поступающими счетами и, следовательно, охватывает все операции с ТМЦ. Следует отметить, что здесь нет «требований» в собственном смысле этого слова в тех случаях, когда поступающие товары отправляются напрямую в отдел. Заведующий отделом расписывается в получении таких товаров, просто ставя свое имя или инициалы в правой колонке хранимого экземпляра нашего первоначального заказа. (См. Учет закупок.) Этот упрощенный способ оформления такой операции экономит колоссальный объем ненужной работы и столь же надежен, как и система требований. Перемещения между отделами. Рисунок 20, (Уменьшено) Об этом вопросе уже упоминалось ранее, однако сейчас мы намерены подробно показать, как осуществляется такая операция. Предположим, что столовой потребовался окорок, и его необходимо получить из мясного отдела. Предположим далее, что продажная стоимость этого окорока составляет 3,25 доллара. Очевидно, что мы должны сначала кредитовать мясной отдел на эту сумму. Это делается с помощью «карточки возврата» — Формы 12, показанной на рис. 21. Карточка заполняется так, как показано (наименование предмета не обязательно), подписывается клерком по учету ТМЦ и передается заведующему мясным отделом в качестве кредита за окорок, который затем выдается работнику столовой по обычному требованию. Карточки требований и карточки возврата абсолютно идентичны, за исключением того, что последние отпечатаны красными чернилами. За исключением подписи, рис. 21 является, следовательно, также репродукцией требования, по которому окорок выдается в столовую. Эти карточки имеют стандартный размер 3 × 5 дюймов и бывают разных цветов в зависимости от цветовой гаммы, принятой, как описано в разделе «Продажи в кредит». Следовательно, мы можем предположить, что карточка возврата мясного отдела была отпечатана красным цветом на бланке цвета буйковой кожи (желтовато-коричневом), а требование столовой было отпечатано черным цветом на бланке лососевого цвета. Карточки можно купить недорого с «горизонтальной линовкой», что сокращает расходы на специальную печать карточек. Печать карточек возврата красным цветом обходится дешевле, чем печать карточек специальной формы, к тому же они лучше. Рисунок 21 При выдаче окорока в столовую клерк по учету ТМЦ должен сделать на требовании пометку: «Кред. Мясной отдел». Затем он вносит эту операцию в Форму 17, как показано на рис. 20. Во всех подобных перемещениях сумма кредитов в любой строке должна, разумеется, равняться сумме дебетов. Нет необходимости нумеровать эти требования и квитанции возврата, так как дата, проштампованная в верхней части, достаточна для идентификации любой конкретной операции. Работник мясного отдела сдает свою квитанцию о кредите заведующему вместе с ежедневным отчетом о продажах. Клерк по учету ТМЦ сдает требование (с распиской работника столовой) вместе со своей Формой 17 за этот день. Существует еще одна операция, которую мы должны предусмотреть, а именно операция возврата нашим кредиторам товаров, полученных от них. Это может произойти из-за какого-то дефекта в товаре или по другой причине. Такая операция обрабатывается точно так же, как и раньше. См. запись напротив № 7343 на рис. 20, где мы кредитовали магазин на сумму 7,60 долларов. Товары были получены по этому счету, и из него была сделана скидка на эту сумму. Если этот счет относится к уже закрытому счету, мы можем составить собственный счет, присвоить ему любой желаемый номер и кредитовать магазин, как и раньше. Товары, возвращенные нам нашими покупателями, зачисляются на их счета через учет продаж, как описано выше, и не влияют на работу учета ТМЦ. Убыль, бой и т. д. списываются на кредиты отделов с помощью той же «карточки возврата»; точно так же оформляется скидка, предоставляемая на товары, продаваемые оптом, например, на коробку сигар. Поскольку вся операция учета наших товаров на основе продажной цены предназначена исключительно для защиты наших ТМЦ, а не для расчета наших ежемесячных отчетов о прибылях и убытках, видно, что необходимо ежедневно составлять еще один экземпляр Формы 17, чтобы фиксировать те же перемещения, выдачи и т. д. на основе себестоимости. Это будет более подробно рассмотрено позже, но здесь отметим, что эта работа диктуется правилом, требующим от нас основывать нашу ведомость активов в отношении товарно-материальных ценностей на их себестоимости. Это делается по той причине, что прогнозировать прибыль заранее является неверной практикой. Следовательно, наши описи, когда они числятся в качестве активов, должны основываться на себестоимости, а для получения достоверной отчетности о полученной прибыли мы должны фиксировать себестоимость всех товаров, закупленных в течение месяца, и правильно распределять эту стоимость по отделам. В конце каждого рабочего дня клерк по учету ТМЦ подписывает свою Форму 17 за этот день и прикрепляет к ней все счета, сохраненные копии заказов (оформленные, как описано ранее) и требования, внесенные в указанную Форму 17. Эти бумаги фактически являются ваучерами (платежными документами) к данному отчету и должны оставаться при нем до тех пор, пока не будут сверены с ним. Вся папка бумаг передается заведующему, и Форма 17 проверяется в кратчайшие сроки. После завершения этого счета и сохраненные копии наших первоначальных заказов, относящиеся к ним, обрабатываются так, как описано в разделе «Учет закупок»; их функции как части системы учета ТМЦ прекращаются. Консолидация операций с товарно-материальными ценностями. Учет ТМЦ состоит из двух частей: одна относится к себестоимости, а другая — к продажным ценам. Во всех остальных отношении эти две части идентичны и обрабатываются одинаково. Каждая «продажная» Форма 17 вносится в одну строку «продажного» учета ТМЦ, а каждая Форма 17 «по себестоимости» выписывается в одну строку учета ТМЦ «по себестоимости». Одна страница учета ТМЦ (Форма 27) показана на рис. 22. Показана только левая страница; предполагается, что другие отделы находятся на правой странице, напротив той, что изображена на рисунке. В случае отделов, где отсутствуют кредитные перемещения, колонка CR может быть опущена, что дает экономию места. Проверка товарно-материальных ценностей и продаж. В конце месяца или при закрытии наших книг мы суммируем каждую колонку на суммирующей машине и вносим эти итоги на следующую пустую строку, как показано, а затем, при проведении инвентаризации, рассчитывается ее стоимость по продажной цене и заносится сразу под этими итогами в соответствующие колонки и вычитается из них. Очевидно, что остатки должны равняться общим продажам за рассматриваемый период. Для сравнения этих сумм мы теперь вносим общие продажи по каждому отделу в его собственную колонку, находим разницу между этими цифрами и теми, что находятся непосредственно над ними, и вносим расхождения в нижней части колонок. Эти операции показаны на рисунке. Теоретически суммы в колонках CR должны ровно балансировать расхождения в колонках DR, но на практике такое положение дел случается редко. Полученные чистые расхождения, если они невелики, обусловлены в первую очередь убылью, неточностью при отвешивании и т. д. Если эти расхождения велики, причину их следует оперативно расследовать. Легко заметить, что эта схема позволяет нам осуществлять проверку любого отдела в любое время путем простой инвентаризации этого отдела. Все остальные данные, необходимые нам для такой проверки, уже имеются в наличии, и поскольку проведение инвентаризации отдельного отдела не займет много времени, эти проверки должны предоставить нам наиболее эффективное средство контроля за нашими отделами. Излишне говорить, что эти проверочные инвентаризации должны проводиться внезапно и, желательно, самим офицером пост-обмена. Если эта система управления ТМЦ неукоснительно выполняется, одна из величайших возможностей для «утечки» в пост-обмене будет полностью пресечена. Это требует работы, но не более чем любой другой эффективный учет ТМЦ, а результаты превосходят те, что получаются от любой другой известной автору системы. Если какой-либо сотрудник пост-обмена возражает против системы на том основании, что она влечет за собой слишком много работы, можно с уверенностью предполагать, что его реальное возражение кроется в эффективности системы. Рисунок 22, (Уменьшено) УЧЕТ ЗАКУПОК. В большинстве пост-обменов существует обычай вести в Главной книге отдельный счет для каждого кредитора, т. е. каждого лица или фирмы, у которых закупаются товары. Это влечет за собой колоссальный объем работы, а поскольку эту работу может выполнять только квалифицированный сотрудник, это также влечет за собой значительные ненужные расходы. В описываемой системе эта работа сводится к минимуму, и хотя у каждого из наших кредиторов есть свой счет в Главной книге, этот счет ведется в такой форме, которая не требует дублирования наших учетных записей и в то же время позволяет нам в любой момент времени точно знать наше положение по отношению к каждому из наших кредиторов. Заказы на закупку. Начнем с процесса заказа наших товаров. Это делается по Форме 15, показанной на рис. 23. С помощью копировальной бумаги дубликат нашего заказа заносится в Форму 28, показанную на рис. 24. Оригинал отправляется нашему кредитору в качестве заказа; эти заказы нумеруются последовательно в течение года или даже в течение более длительного периода времени, если это будет сочтено целесообразным. Форма 28 поступает к клерку по приему и хранится у него в папке Шеннона до прибытия товаров. Затем он сверяет товары с этой формой и выдает их, как описано в разделе «Учет ТМЦ». Вариант этого метода, известный как «слепой подсчет», реализуется путем составления третьего экземпляра по Форме 28, причем на этой копии колонка «количество» должна быть пустой, что легко достигается подкладыванием кусочка бумаги выше нее для приема копировальной записи, которая в противном случае была бы отпечатана в этой колонке. Тогда клерк по приему не имеет представления о заказанных количествах и заполняет колонку «количество» самостоятельно. Сравнение этого документа с дубликатом (хранящимся под замком в офицере) быстро показывает нам, получили ли мы все наши товары. Эта система пресекла некоторые очень неясные махинации. В любой из систем следует отметить, что нам не нужно дожидаться прибытия счета, если только это не желательно сделать, перед выдачей товаров в отделы. Колонки справа на Форме 28 предназначены для удобства расчета продажных цен и т. д. Рисунок 23 Истинный размер листа около 8 × 10 дюймов Рисунок 24 Как отмечалось ранее, клерк по приему (или клерк по учету ТМЦ, кто бы ни выполнял эту работу) сдает в конце рабочего дня каждый день два экземпляра Формы 17: один охватывает продажную цену всех ТМЦ, поступивших или переведенных в течение дня, а другой охватывает их себестоимость. К этим формам прикрепляются все требования и учетные документы по приему (Форма 28), охватываемые этими Формами 17. Заведующий следит за тем, чтобы каждый документ по приему был правильно рассчитан и должным образом внесен в оба экземпляра Формы 17. (Он также в это время следит за тем, чтобы требования были правильно внесены в обе формы.) Затем документы по приему подшиваются в ящик Шеннона в ожидании прибытия счетов или для сравнения с ними, если они уже прибыли. Для удобства они подшиваются за алфавитными разделителями по наименованиям наших кредиторов. Когда счета прибывают, они подшиваются таким же образом и в тот же ящик. Поэтому они естественным образом стремятся оказаться вместе. Прежде чем документ по приему отправляется из офиса клерку по приему в первую очередь, заказ заносится в наш Учет закупок, который, как следует из его названия, представляет собой хронологический учет всех наших закупок товаров любого рода. Оплата услуг, разумеется, в этот учет не заносится. Рисунок 25, (Уменьшено) Существуют различные формы, используемые для учета закупок, учета счетов и т. д., и изучение нескольких из них приводит нас к выводу об использовании Формы 29, показанной на рис. 25, как наиболее подходящей для выполняемой работы. Она имеет специальную линовку и печать и, как и большинство других описанных форм, одинаково хорошо подходит как для нужд небольшого пост-обмена, так и крупного. Они будут стоить около 12,00 долларов за тысячу, а хороший прочный переплет для них обойдется от 2,75 до 11,00 долларов, в зависимости от качества переплета. Корешок шириной в один с четвертью дюйма достаточен для наших целей; листы имеют размер 10¼ × 10½ дюймов, причем первый размер является стороной переплета. При первичном оформлении нашего заказа мы вносим в соответствующую колонку учета закупок название фирмы, на которую выписан заказ. Это единственная запись, делаемая в этот момент, после чего сохраненная копия заказа (документ по приему) отправляется клерку по приему. При прибытии счетов на них ставится штамп, как показано на рис. 26; 1-я и 2-я строки этого штампа заполняются, их дата заносится в левые колонки учета закупок, а счета затем подшиваются, как описано выше. Таким образом, офис отслеживает скорость поступления запасов, поскольку количество наименований фирм, внесенных в учет закупок, показывает нам количество невыполненных заказов, а количество датированных записей показывает нам количество поступивших счетов, которые еще не были проверены заведующим (обычно из-за того, что товары еще не прибыли). Когда товары прибывают, независимо от того, предшествуют ли они счетам или следуют за ними, и клерк по приему оприходовал их и вернул Форму 28 в офис, закупочная цена заносится в указанную колонку «Покупки — Кредит». Эта закупочная цена не учитывает нашу кассовую скидку, которая отражается в кассовой книге. Однако если нам причитается какая-либо скидка за возврат всех или части товаров по любому счету, сумма такого возмещения заносится в дебетовую колонку «Покупки». Это единственное назначение данной колонки. Рисунок 26 Предположим, что мы теперь готовы оплатить пачку счетов. Действуйте следующим образом: — 1. Возьмите файл счетов и, начиная с буквы «А», пройдитесь по файлу, беря оформленные счета по мере их появления. Все счета, относящиеся к одной фирме, должны находиться вместе, как упоминалось ранее, что экономит массу времени на этом этапе. 2. Имея на руках счета, составьте ваучер (платежный документ) (Форма 14, рис. 27) для каждой задействованной фирмы или кредитора, занеся в него все счета, относящиеся к этой фирме. Если закупки ведутся правильно, на ваучере должно быть достаточно места для этих счетов. (В случае фирмы, у которой мы делаем практически ежедневные закупки, мы задерживаем счета и производим один платеж в конце месяца.) 3. По ходу дела держите под рукой датирующий штамп и проставляйте дату на каждом счете по мере составления соответствующего ваучера. Если на счет предоставляется скидка, проставьте дату в поле «Со скидкой»; если скидки нет, проставьте дату напротив слова ОПЛАЧЕНО (см. рис. 26). Одновременно занесите номер ваучера (который может отличаться и вероятно будет отличаться от номера счета) синим карандашом в соответствующее поле этого же оттиска штампа. Рисунок 27, (Уменьшено) 4. По завершении работы со всеми счетами возьмите ваучеры и, начиная с самого верхнего, найдите место внесения каждого счета в учете закупок и проставьте дату в колонке ОПЛАЧЕНО напротив каждой записи. Эти места легко найти по номерам счетов, указанным на ваучерах. 5. По ходу проставления этих дат сравните суммы счетов, указанные на ваучерах, с суммами, внесенными в учет закупок. 6. Теперь возьмите ваучеры и внесите их в Кассовую книгу с правой или кредитной стороны. В колонки «чистые наличные» и «кредиторы» должны быть занесены точные суммы, фактически уплаченные, а в колонку «Скидка» должна быть занесена сумма предоставленной скидки. Скидка всегда указывается в кассовой книге и на ваучерах красными чернилами во избежание путаницы с кредитами, которые должны указываться черными чернилами. 7. После разнесения проводок в кассовой книге выписываются надлежащие чеки, готовые для подписи офицером пост-обмена. Затем они вместе с ваучерами отправляются по почте различным кредиторам. Оплаченные счета-фактуры затем помещаются отдельно в картотеку Шеннона, где к ним можно легко обратиться. Они составляют полный файл субваучеров к кассовому счету за месяц. Их никогда не следует отправлять по почте нашим кредиторам с целью получения расписки; на их возвращение уходит слишком много сил и времени. В случае если наш кредитор не возвращает наш ваучер, мы все же можем доказать оплату вне всяких разумных сомнений, предъявив аннулированный чек (который он должен выпустить рано или поздно) и оригинальный счет-фактуру, точно соответствующий ему по стоимости. Один авторитетный источник заходит так далеко, что утверждает: «Если чек не содержит никаких указаний на свое назначение, но может быть легко соотнесен с конкретным счетом или счетом-фактурой, он все же представляет собой лучший ваучер, чем оплаченный счет, ...простая квитанция на определенную сумму денег, которую легко подделать, является слабым доказательством законного платежа, но оплаченный чек, должным образом индоссированный и иным образом идентифицированный как представляющий определенное обязательство, служит весьма веским доказательством того, что деньги дошли до кредиторов». (С. 49, т. 6, Энциклопедия коммерции и бухгалтерского учета). На самом деле мы иногда испытываем значительные трудности с возвратом даже ваучеров от наших кредиторов. Лейтенант Шудт из пост-обмена Форт-Леветт додумался до схемы, которая помогает уменьшить эту трудность. Она заключается просто в том, чтобы печатать ваучеры на карточке подходящей плотности; оборотная сторона каждой карточки печатается в виде почтовой карточки с обратным адресом и оплаченной корреспонденцией. Наш кредитор, проставив дату и расписавшись в получении на ваучере, просто опускает его в почтовый ящик без дополнительных хлопот по отправке в конверте. Система чеков-ваучеров. Гораздо более эффективная система, чем только что описанная, и мы надеемся, что в один прекрасный день она будет предписана правилами, — это система «чеков-ваучеров». Эта система стремительно пробивает себе дорогу благодаря своей исключительной эффективности и в настоящее время применяется в делопроизводстве многих крупных предприятий, например Пенсильванской железной дороги. Система основана на неоспоримом доказательстве платежа, которое обеспечивается индоссированным и оплаченным чеком. Как сказал один выдающийся специалист по аудиту: «Если чек содержит на лицевой или оборотной стороне какое-либо указание на свое назначение, он является лучшим чеком об оплате денег, который только можно получить». Система чеков-ваучеров избавляет от отдельных «ваучеров», какими мы в армии привыкли их считать; сами чеки являются нашими ваучерами. Чеки несколько отличаются от обычного типа, поскольку на их лицевой стороне содержится ведомость оплачиваемых ими счетов-фактур. Фактически они содержат в основном ту же информацию, что и наш штатный ваучер. Форма 30 (рис. 28) показывает чек-ваучер, который полностью подходит для нашего использования. Возможно, излишне объяснять, что даты, номера и суммы счетов-фактур заносятся справа в соответствующие поля, суммы суммируются, скидки, надбавки и т. д. вычитаются, скидка применяется к остатку, и соответствующим образом выписывается сам чек (левая часть). Форма 30а, показанная на том же рисунке, представляет собой копию под копирку, причем оригинал выписывается несмываемым карандашом. Правая или купонная часть этого дубликата отрывается, прикалывается к оригиналу чека и отправляется вместе с ним по почте. Она дает нашему кредитору памятку о платеже, избавляя его от необходимости хранить чек до тех пор, пока он не сможет сделать специальную отметку о платеже, тем самым помогая ему и одновременно ускоряя процесс обналичивания нашего чека. Левая часть Формы 30а остается в чековой книжке и выполняет ту же функцию, что и корешок регламентного чека. Следует отметить, что таким образом мы экономим труд, обычно затрачиваемый на заполнение корешков, и вдобавок мы не рискуем случайно забыть заполнить корешки вообще, что иногда случается при использовании чековых книжек обычного стиля. Форма и размер этих чеков-ваучеров весьма удобно поддаются изготовлению в том же «оформлении», что и определенные виды книг продаж, но обычный стиль дублирующей книги, вероятно, ничуть не хуже более сложных вариантов. Чеки следует печатать по три на странице, и необходимо следить за тем, чтобы дубликаты форм «совпадали по строкам» с оригиналами, иначе данные копии под копирку не появятся напротив нужных записей. Рисунок 28. (В уменьшенном виде) Когда эти чеки-ваучеры возвращаются к нам из нашего банка, мы подшиваем их в чековую картотеку, снабженную комплектами ежемесячных разделителей с язычками, в соответствии с номерами ваучеров, формируя таким образом реестр ваучеров для наших денежных выплат. Трудно найти слабое место в системе чеков-ваучеров, однако некоторые инспекторы, похоже, возражают против нее, поэтому, пока она прямо не разрешена Военным министерством, неопытному офицеру пост-обмена было бы благоразумно придерживаться ранее описанной системы. Возвращаясь к нашим ведомостям учета закупок: нет никакой необходимости отмечать в них сумму, выплаченную по каждому счету-фактуре, или скидку по нему, как это иногда делается. Эта информация будет отражена в кассовой книге, и данные не следует повторять без необходимости. Оставшиеся две колонки («Балансы») используются только при закрытии книг. Всякий раз, когда это делается, баланс по каждому заказу выносится в соответствующую колонку: сумма, которую мы должны, заносится на кредитовую сторону этой колонки, а причитающаяся нам сумма — на дебетовую сторону. Затем общая сумма кредитовой стороны колонки закупкок заносится единой суммой на кредитовую сторону счета «Векселя к оплате: товары» в главной книге, а общая сумма дебетовой стороны заносится на дебетовую сторону того же счета. Обычно таких дебетовых записей не будет. Как видно, чистый баланс ведомости учета закупок и указанного выше счета должен быть равен разнице между общими закупками и суммой итогов, указанных в колонках «Кредиторы» и «Скидки» в кассовой книге. ДЕНЕЖНЫЕ ВЫПЛАТЫ. Правая, или кредитовая, сторона кассовой книги в целом имеет ту же форму, что и дебетовая сторона. См. рис. 11. Поскольку все распределение товаров по различным отделам производится через товарные отчеты, нет никакой необходимости пытаться дублировать эту информацию на страницах кассовой книги. Поэтому мы объединяем все товарные выплаты под заголовком «Кредиторы» и резервируем колонку только для таких выплат. Аналогичным образом все выплаты за услуги, оказанные в различных отделах, могут быть записаны под заголовком «Труд», а надлежащее распределение или пропорциональная доля каждого отдела могут быть показаны в квитанции платежной ведомости, как пояснено ниже. Другие необходимые колонки: «Содержание», «Амартизация и инвентарь» (приспособления), «Проценты и скидки», «Ассигнования» и «Расходы». Все выплаты, которые нельзя отнести ни к одной из других колонок, следует вносить в раздел «Проценты и скидки». В раздел «Ассигнования» вносятся все выплаты, за которые проголосовал совет пост-обмена на спортивные мероприятия, дивиденды, больных в госпитале и т. д. В раздел «Приспособления» должны идти все расходы на постоянное оборудование (новое) пост-обмена, а в раздел «Содержание» — все деньги, потраченные на ремонт, замену старого оборудования новым и т. п. В колонку расходов мы заносим такие статьи, как потери, бой, счета за телефон и телеграф, топливо, освещение, страхование, печатные издания и канцелярские товары, а также такие расходуемые материалы, как шпагат, бумага и т. д., используемые в хозяйственной деятельности. Когда офицер пост-обмена или уполномоченный агент совершает закупку исключительно по делам пост-обмена, его разрешенные расходы должны заноситься в эту колонку. Советы пост-обмена по-разному трактуют то, какими должны быть такие расходы, и офицер пост-обмена должен зафиксировать в протоколе заседаний совета, что такие компенсации расходов разрешены. Подводя итог: колонки кредитовой стороны кассовой книги, если читать слева направо, следующие: Дата; Описание введенной статьи с указанием имени кредитора и подсказкой по статьям в счетах-фактурах; Номер ваучера; Номер чека; Чистые деньги; Скидка; Кредиторы (или Товары); Труд; Ассигнования; Приспособления; Проценты и скидки; Расходы; Разное и, возможно, одна или две запасные колонки. В конце месяца или при закрытии книг итоги различных колонок разносятся в дебет Главной книги следующим образом: Кредиторы разносятся в векселя к оплате, тов. Проценты и скидки — в проценты и скидки. Скидки — в проценты и скидки. Приспособления — в приспособления (пост-обмена или прачечной, в зависимости от обстоятельств). Статьи, записанные в колонку расходов, должны быть распределены; те статьи, которые нельзя должным образом отнести на счет какого-либо из отделов, должны быть занесены на счет «Общие расходы» в Главной книге. То же правило применяется к труду и к разным расходам. Статьи в колонке ассигнований также должны быть распределены между соответствующими счетами главной книги, такими как «Спорт», «Дивиденды», «Больные в госпитале» и т. д., в зависимости от обстоятельств. ГЛАВНАЯ КНИГА. Общие положения. Главная книга — это книга, которая показывает нам состояние каждой части нашего бизнеса. Это самая важная книга, которую мы ведем, и, следовательно, ее следует вести с большой осторожностью. Каждая транзакция, какими бы малыми ни были ее размеры, рано или поздно попадает в главную книгу, хотя ей и не будет уделена честь отдельной строки. Главная книга, разумеется, ведется по системе двойной записи. Оформление. Существует несколько стандартных форм листов для главной книги, причем лист, показанный как Форма 30 на рис. 30, является одним из лучших, так как центральная колонка баланса экономит много сил и места. Пожалуй, наиболее удобный размер составляет 11¼ × 11⅞ дюйма, что дает примерно нужное количество места во всех колонках. Такие листы, распечатанные и разграфленные, как показано, стоят 12,00 долларов за тысячу в розницу. Индексы с кожаными язычками стоят 1,65 доллара за комплект, а высококачественная обложка для главной книги стоит 12,00 долларов, хотя более дешевый тип, известный как «переплет для хранения», можно приобрести по цене от 2,75 доллара, но он не обеспечит службы и удовлетворения обычного типа главной книги. В нашей системе главная книга с корешком в 1¼ дюйма должна оказаться достаточного размера. Рисунок 30. (В уменьшенном виде) В главной книге должны храниться только действующие счета; как только счет закрывается, страницы, содержащие его, должны быть извлечены и помещены в переплет для хранения главной книги. Такую же процедуру следует проделывать с заполненными страницами действующих счетов, как только появляется малейший шанс того, что к ним будут редко обращаться. Счета Главной книги. Как уже описывалось ранее, наш метод работы с нашими счетами с оплатой в кредит сделал ненужным ведение отдельного счета в Главной книге для каждого из наших клиентов с отсрочкой платежа. Поступать так означало бы просто повторять информацию, которой мы уже располагаем. Кроме того, наш учет закупок избавил нас от необходимости заводить отдельный счет в Главной книге для каждого из наших кредиторов по той же причине. При отсутствии частных счетов в Главной книге отсюда следует, что эта книга становится «Главной книгой», содержащей только общие счета, такие как «Векселя к оплате» и т. д. Некоторые из наших общих счетов должны быть подразделены, чтобы дать нам лучшее представление о том, как идут дела в бизнесе. Возьмем, к примеру, счет расходов. Обычно желательно классифицировать наши расходы как можно ближе к следующим заголовкам: Заработная плата, Топливо и освещение, Страхование, Фрахт и экспресс-доставка исходящих грузов, Печатные издания и канцелярские товары, Телефон и телеграф, Офис, включая расходуемые материалы, которые были использованы и не распределены по отделам. Другой пример — векселя к оплате, которые делятся на счета с оплатой в кредит, кредитные купоны, прачечную рядового состава и т. д., в зависимости от обстоятельств. Полный список счетов в нашей главной книге должен выглядеть примерно следующим образом: 1. Пост-обмен (Синонимы: Настоящая стоимость, излишек, чистая стоимость и т. д.). 2. Векселя к получению, векселя (Вступительные взносы вновь прибывающих организаций). 3. Векселя к получению, счета с оплатой в кредит. 4. Векселя к получению, кредитные купоны. 5. Векселя к получению, прачечная рядового состава. 6. Счет чеков (Неоплаченные купоны). 7. Векселя к оплате, товары (Или кредиторы). 8. Здание пост-обмена (Если не правительственное здание). 9. Здание прачечной (Если принадлежит пост-обмену). 10. Приспособления пост-обмена. 11. Приспособления прачечной (Включая все машины, инструменты и т. д.). 12. Прачечная (Отдельческий счет). 13. Магазин (Аналогично. Для каждого отдела должен быть свой счет). 14. Проценты и скидки. 15. Страхование. 16. Топливо и освещение. 17. Фрахт и экспресс-доставка. 18. Печатные издания и канцелярские товары. 19. Телефон и телеграф. 20. Общие расходы. 21. Амортизация (Если применяется часто). 22. Утерянные счета. 23. Спорт. 24. Дивиденды. 25. Больные в госпитале. 26. Полковой фонд. 27. Заработная плата. 28. Прибыли и убытки (Или убытки и доходы). 29. Содержание. Разнесение записей в Главную книгу. Было замечено, что наша Главная книга используется только раз в месяц или всякий раз, когда наши книги закрываются. В это время каждый счет в главной книге приводится к текущему состоянию путем внесения результатов, полученных при суммировании счетов, содержащихся во вспомогательных книгах. Эта операция называется «разнесением записей» и будет рассмотрена применительно к каждому из вышеперечисленных счетов. В каждом случае будет предполагаться, что баланс за предыдущий месяц был перенесен правильно. Большой помощью будет запомнить, что любой счет в Главной книге представляет одно из следующего: 1. Актив (Ресурс); 2. Пассив (Обязательство); 3. Убыток; 4. Прибыль или доход. a. Каждый счет с дебетовым сальдо является либо активом, либо убытком; «личный» счет с дебетовым сальдо является активом, «расходный» счет с дебетовым сальдо является убытком. b. Каждый счет с кредитовым сальдо является либо обязательством, либо прибылью; «личный» счет с кредитовым сальдо является обязательством (тем, что мы должны), любой счет продаж с кредитовым сальдо является прибылью. 1. Счет пост-обмена. Другое название этого счета — «Чистая стоимость» или, если обмен не имеет долгов, «Профицит» (излишек). Важно, чтобы состояние этого счета отражалось в каждом ежемесячном отчете, представляемом совету пост-обмена. Он дебетуется в начале месяца на сумму чистой стоимости пост-обмена на эту дату. Кредитуйте его на такие уменьшения и дебетуйте на такие увеличения, которые будут показаны в «Ведомости излишков и корректировок» по Форме 32 и рассмотрены в связи с ней. 2. Векселя к получению, векселя. Дебетуйте этот счет на сумму, которую любая организация должна пост-обмену за вступительные взносы и т. д., и кредитуйте его через кассовую книгу на сумму платежей, полученных от таких организаций. 3. Векселя к получению, счета с оплатой в кредит. Дебетуйте этот счет, как описано ранее, на общую сумму продаж в кредит, совершенных за месяц; эта сумма получается из книги счетов с оплатой в кредит. Кредитуйте этот счет на общую сумму колонки «Клиенты» на дебетовой стороне кассовой книги, а также на общую сумму колонки «Кредит» в книге счетов с оплатой в кредит. 4. Векселя к получению, кредитные купоны. Этот счет был подробно рассмотрен в разделе «Купоны». 5. Векселя к получению, прачечная рядового состава. Дебетуйте этот счет в конце месяца на валовую сумму счетов за прачечную, заключенных рядовыми в течение месяца. Кредитуйте его на общую сумму колонки кассовой книги (дебет), в которую вносятся платежи рядовых за выполненную работу прачечной. Также кредитуйте этот счет на любые кредиты, предоставленные за переплаты, ущерб и т. д., причем эти суммы также относятся в дебет счета прачечной. 6. Счет чеков. См. примечание к пункту 4 выше. 7. Векселя к оплате, товары. Дебетуйте этот счет на баланс, причитающийся кредиторам на 1-е число месяца, и на колонку кредитовых закупок в ведомости учета закупок. Кредитуйте его на сумму колонки кредиторов в кассовой книге и на общую сумму колонки дебетовых закупок в ведомости учета закупок. 8. Здание пост-обмена. Если оно построено и принадлежит правительству, эта статья не является активом пост-обмена. Если здание принадлежит пост-обмену, мы дебетуем этот счет на все суммы, потраченные на него для пристроек любого рода, но не для ремонта, обновлений, покраски и т. д. Кредитуйте этот счет на всю сумму амортизации, за которую проголосовал совет пост-обмена, и дебетуйте эту сумму по счету амортизации. 9. Здание прачечной. То же, что и предыдущее. 10. Приспособления пост-обмена. Дебетуйте этот счет через кассовую книгу на сумму всех приобретенных новых приспособлений; кредитуйте его на сумму амортизации, за которую проголосовал совет пост-обмена, как пояснялось ранее, а также на балансовую стоимость всех списанных или иным образом выбывших приспособлений. Когда предмет просто заменяется вновь приобретенным, правильно не вносить изменений в стоимость наших приспособлений, а всю покупную стоимость отнести на счет содержания. То же самое относится и к стоимости ремонта. 11. Приспособления прачечной. То же, что и предыдущее. 12. Прачечная. Это действующий счет, на который относятся (дебетуются): (a) Итоговая сумма дебетовой колонки прачечной в товарном отчете по себестоимости (Форма 13), а также стоимость инвентаря на 1-е число месяца. (b) Общая стоимость затрат на труд, понесенных этим отделом. (c) Любые ДЕНЕЖНЫЕ ВОЗВРАТЫ, которые могли быть выплачены клиентам. (d) Такие статьи фрахта, расходов, содержания, питания и т. д., которые могли быть выплачены в течение месяца за счет прачечной. (e) Любые кредиты, которые могут быть предоставлены за ущерб и т. д. (Из счетов с оплатой в кредит.) Этот счет кредитуется на: (a) Итоговую сумму колонок прачечной в книге счетов с оплатой в кредит. (b) Итоговую сумму колонок прачечной, относящихся к текущему месяцу, в наших ведомостях сбора по платежным ведомостям (Форма 25). (c) Итог, показанный в кредитовой колонке прачечной Формы 13. (d) Итоговую сумму всех продаж, не учтенных в пунктах (a) и (b) выше. (e) Инвентарь на конец месяца. Сальдо, показывающее валовой убыток или прибыль, переносится на счет «Прибыли и убытки». 13. Магазин. С этим и всеми другими отделческими счетами следует обращаться так же, как описано в предыдущем параграфе, за исключением того, что они должны получать кредит за все купонные и наличные продажи, совершенные в течение месяца. 14. Проценты и скидки. Кредитуйте этот счет на итоговую сумму колонки скидок на кредитовой стороне кассовой книги; эта аномалия является лишь видимой, а не реальной. Кредитуйте также итоговую сумму колонки процентов и скидок на дебетовой стороне кассовой книги и дебетуйте итоговую сумму колонки процентов и скидок, обнаруженную на кредитовой стороне кассовой книги. 15. Страхование. Дебетуйте этот счет через кассовую книгу на все выплаченные премии в момент их уплаты. Кредитуйте этот счет ежемесячно на месячную долю такой премии или премий и дебетуйте их против пост-обмена. Эффект этого метода заключается в том, чтобы показать неистекшие полисы в качестве активов, как и должно быть. Нет никаких сомнений в том, что неистекший полис является активом, равно как нет никаких сомнений в целесообразности отражения стоимости этого актива путем ежемесячного вычитания соответствующей суммы. Практика некоторых обменов списывать такие активы с книг сразу после уплаты премий является несостоятельной. 16. Топливо и освещение. Дебетуйте этот счет через кассовую книгу на все суммы, выплаченные по этим статьям, при условии, что их нельзя должным образом распределить по различным отделам. 17. Фрахт и экспресс-доставка. То же, что и предыдущее, за исключением того, что все такие расходы по входящим товарам должны относиться на стоимость рассматриваемых товаров точно так же, как если бы они стоили нам на столько дороже. Фрахт «наружу» и т. д. является законным расходом по этому счету. 18. Печатные издания и канцелярские товары. Те же замечания, что и под пунктом 16. 19. Телефон и телеграф. То же, что и под пунктом 16. 20. Общие расходы. Дебетуйте этот счет на все статьи расходов, которые нельзя должным образом отнести ни к одному из других счетов расходов. 21. Амортизация. Дебетуйте этот счет на общую сумму амортизации, за которую проголосовал совет, и поскольку это влечет за собой соответствующую кредитовую запись в другом месте главной книги, соответствующие затронутые счета должны быть кредитованы на соразмерную сумму. При закрытии книг сальдо этого счета переносится на счет «Прибыли и убытки» путем кредитования амортизации и дебетования последнего счета. Этот счет амортизации может быть полностью исключен, если пожелать, путем кредитования приспособлений пост-обмена или чего-либо еще на сумму амортизации, предписанную советом, и дебетования этой суммы прямо на счет пост-обмена. Это обычный метод. 22. Утерянные счета. Дебетуйте этот счет на все безнадежные долги, которые мы решили, что не сможем взыскать. Это, конечно, требует соответствующей кредитовой записи в каком-либо другом счете, таком как «Векселя к получению: кредитные купоны» или «Счета с оплатой в кредит» и т. д., в зависимости от обстоятельств. При закрытии книг этот счет балансируется и переносится на счет «Прибыли и убытки», как пояснено в пункте 21. Если какие-либо из этих счетов впоследствии взыскиваются, мы должны кредитовать этот счет через кассовую книгу на надлежащие суммы. 23. Спорт. Кредитуйте этот счет на все суммы, за которые проголосовал совет пост-обмена на поддержку спорта, и относите ту же сумму в дебет против пост-обмена (счет № 1 выше). В конце каждого месяца выбирайте из колонки ассигнований на кредитовой стороне кассовой книги все суммы, которые были потрачены на спорт в течение месяца, и дебетуйте их на этот счет. Кредитовое сальдо этого счета представляет собой обязательство перед пост-обменом. 24. Дивиденды. Кредитуйте этот счет на сумму дивидендов, объявленных советом, и дебетуйте ту же сумму против счета пост-обмена. Дебетуйте этот счет на все дивиденды, выплаченные организациям. Если дивиденды не были выплачены к концу месяца, они появятся на этом счете в виде кредитового сальдо, обязательства пост-обмена; если они были выплачены, по этому счету не останется никакого сальдо. 25. Больные в госпитале. То же, что и предыдущее. 26. Полковой фонд. То же, что и 24. 27. Заработная плата. Следует помнить, что каждый отдел дебетовался на свою долю всех расходов на труд, понесенных в течение месяца. Эти «начисленные заработные платы» кредитуются на этот счет в Главной книге. Дебетуйте этот счет на общую сумму колонки труда на кредитовой стороне кассовой книги. Любое остающееся кредитовое сальдо (например, когда часть причитающейся сотруднику платы удерживается) является обязательством пост-обмена. 28. Прибыли и убытки. Этот счет обычно разносится только при закрытии книг. На этот счет мы переносим сальдо всех тех счетов Главной книги, которые показывают прибыль или убыток для пост-обмена. К ним относятся все отделческие счета, а также счета с номерами с 14 по 29 включительно, за исключением номеров 15, 21, 23, 24, 25, 26 и № 28, который сейчас обсуждается. Помните, что каждый из этих счетов, показывающий дебетовое сальдо, является убытком, а каждый, показывающий кредитовое сальдо, является прибылью или доходом. После того как все эти счета будут сведены в баланс и перенесены на счет «Прибыли и убытки», последний балансируется, и сальдо переносится на счет пост-обмена. Однако перед выполнением этой последней операции следует составить пробный баланс, поскольку по ранее объясненным причинам книги никогда не сойдутся до цента, и для того, чтобы книги сошлись, в этом счете необходим ввод небольшой суммы, обычно «дохода, не учтенного иным образом». 29. Содержание. Это по сути расходный счет, и мы должны дебетовать его на суммы, указанные на кредитовой стороне кассовой книги как выплаченные по этому счету. Кредитуйте этот счет на такие статьи, которые могут быть и дебетуются по любому из отделов (см. 12 d); кредитуйте этот счет на сальдо, остающееся в конце месяца, и относите его в дебет против прибыли и убытков. Балансирование Главной книги. Выше было сказано, что все «расходные» счета ежемесячно сводятся в баланс и переносятся на счет «Прибыли и убытки», и что после того, как пробный баланс подтвердит сбалансированность Главной книги, сальдо счета «Прибыли и убытки» переносится на счет «Пост-обмен». Остальные счета, с № 1 по № 11 включительно и т. д., представляют собой активы и пассивы и вообще не переносятся, хотя они балансируются каждый месяц. Мы подошли к пугалу бухгалтеров — «пробному балансу». Это простая вещь (для описания), состоящая просто в просмотре нашей главной книги, подсчете суммы всех итогов на кредитовой стороне всех наших счетов главной книги и проверке того, равна ли она сумме всех итогов на дебетовой стороне. Если эти итоги не совпадают, бухгалтер должен выявить ошибку и исправить ее. Не существует правил для этой процедуры, которые имели бы практическую пользу. Этот пробный баланс вовсе не означает, что главная книга верна, он просто доказывает, что для каждой введенной дебетовой статьи была сделана соответствующая кредитовая запись; он не доказывает, что эти записи были сделаны на правильных счетах. Образец листа пробного баланса, составленный г-ном Паркером, кассиром пост-обмена Форт-Слокам, показан здесь. После того как главная книга сведена в баланс, мы приступаем к составлению нашего ежемесячного отчета. Если речь идет об инспекторе, мы можем получить все необходимые ему данные, просто взяв наши отчеты с момента его последнего визита и объединив показанные ими результаты. ACCOUNTS Trial Balance Balance of Balances Loss & Gain Assets and Liabilities Cash Statement Dr. Cr. Dr. Cr. Dr. Cr. Dr. Cr. Dr. Cr. Post Exchange 336.50 Cash 555.60 372.00 183.50 183.50 Bills Rec. Charge Accts 11.62 1.62 10.00 10.00 ” ” E. M. Laundry 16.00 16.00 16.00 ” ” Credit Coupons 100.00 100.00 100.00 Bills Pay Merchandise 4.00 4.00 4.00 ” ” Check Account 90.00 100.00 10.00 10.00 Stock Room .50 .50 Athletics 20.00 20.00 20.00 20.00 Fixtures 21.00 21.00 21.00 21.00 Store 11.50 280.55 269.05 269.05 250.00 11.00 Lunch 67.72 211.27 204.55 204.55 170.00 6.00 Pool 50.00 9.00 41.00 41.00 8.00 50.00 Barber 67.00 17.00 50.00 50.00 14.00 67.00 Tailor 46.65 59.00 12.35 12.35 46.00 43.00 Shoeshop 35.75 35.00 .50 .05 29.00 35.00 Soda Fountain 37.00 3.00 34.00 34.00 3.00 37.00 Skating 14.50 4.60 9.00 9.90 4.60 14.00 Moving Pictures 10.00 31.00 21.00 21.00 31.00 10.00 Laundry 29.00 22.00 7.00 7.00 29.00 Interest and Discount 17.60 17.60 17.60 17.00 Office 11.00 11.00 11.00 11.00 Loss and gain 336.50 TOTALS 1151.44 1151.44 521.00 521.00 507.00 507.00 350.50 350.50 555.60 372.10 183.50 Balance 555.60 555.60 ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЕ (ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЕ / ЕЖЕКВАРТАЛЬНЫЕ) ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ ОТЧЕТЫ. Общие положения. Основная цель ежемесячного отчета — дать совету пост-обмена и командиру части четкое и краткое понимание операций и финансового положения пост-обмена. Поэтому отчет должен быть настолько простым по структуре, чтобы его мог понять с первого взгляда любой человек, независимо от его знаний в области бухгалтерского учета. Большинство отчетов, представляемых советам пост-обмена, либо ничего не показывают, либо ведут к пустой трате времени из-за необходимости запрашивать объяснения неясных статей. Отчет также должен содержать информацию, которая потребуется инспектору. Представленная здесь форма отчета удовлетворяет всем вышеперечисленным требованиям и является формой, одобренной дипломированными бухгалтерами. Она делится на три части, которые будут рассмотрены в их относительной последовательности. Общий балансовый отчет. Этот отчет (Форма 32) показан на рис. 31 и практически не требует пояснений. Обращается внимание на схему разделения различных классов активов и пассивов. Стандартная форма такого рода подошла бы для всех обменов, независимо от их размера, так как в ней достаточно пустых строк для удовлетворения любых требований, но, пожалуй, большего удовлетворения можно было бы достичь, если рассматривать представленную здесь форму лишь как модель и использовать только те статьи, которые применимы к конкретному рассматриваемому случаю. В этой форме были предприняты усилия по включению достаточного количества записей, чтобы четко показать, как следует обрабатывать любую обычную статью. Конечно, статья «Здание пост-обмена» должна быть исключена, если здание принадлежит правительству, а не пост-обмену. Статья «Денежный резерв» охватывает сумму, требуемую правилами откладывать до объявления дивидендов. В составе пассивов обычно не будет записей в разделе «Фондированный долг»; эта запись просто показывает, как следует обрабатывать такие статьи в случае их наличия. «Причитающиеся комиссии» — это сумма, которую мы должны за товары, уже проданные на консигнацию; та же статья в активах относится к сумме, причитающейся нам за товары, проданные на консигнацию или комиссию. Объявленный дивиденд является обязательством до тех пор, пока он не выплачен. Неоплаченные купоны также являются обязательством. Под отложенными обязательствами понимаются любые суммы, подлежащие выплате в какой-то будущий день, но являющиеся тем временем добросовестными долгами пост-обмена. Термин «Общий профицит» относится к профициту на конец рассматриваемого месяца и, хотя на самом деле не является обязательством, помещен на это место для надлежащего сведения баланса. Рисунок 31. (В уменьшенном виде) Профицит и корректировки. В этом разделе мы показываем изменения чистой стоимости пост-обмена, произошедшие в течение месяца, что по сути является повторением счета пост-обмена в нашей Главной книге. Под заголовком «Переоценка» отразите любое увеличение стоимости зданий или приспособлений, которое могло произойти не через кассовую книгу (например, при оценке). Под заголовком «Корректировка» отразите любое увеличение суммы, причитающейся нам по любому счету, то есть если какой-либо счет был исправлен в течение месяца и причитающаяся нам по этому счету сумма увеличилась, сумма такого увеличения должна быть учтена под рассматриваемым заголовком. Чистая прибыль за месяц берется из Отчета о доходах и прибылях и убытках, который будет описан позже. Все вышеперечисленные статьи служат для увеличения нашего профицита или чистой стоимости и, следовательно, должны прибавляться к чистой стоимости, показанной в начале месяца. К вычетам относятся все суммы, списанные на износ и амортизацию; фактически выплаченные дивиденды; ассигнования, выплаченные или зачисленные на кредит какого-либо определенного фонда, например Атлетического фонда; а также все уменьшения причитающихся нам сумм задолженности, вызванные их корректировкой. После внесения вышеуказанных записей сальдо на конец месяца заносится в соответствующую графу общего балансового отчета. Данное сальдо представляет собой чистую стоимость (капитал) пост-обмена и, разумеется, должно быть равно сальдо счета пост-обмена в Главной книге. Отчет о доходах, прибылях и убытках. Рисунок 32 (В уменьшенном виде) Этот документ, Форма 16, дает нам очень четкий и краткий отчет о деятельности всех наших отделов за месяц. Он напечатан на обратной стороне Формы 32. Он заполняется следующим образом:— a В первой строке указывается общая сумма продаж за наличный расчет, как показано в итоговых строках соответствующих дебетовых граф кассовой книги. b Во второй строке указывается общая сумма продаж по купонам различных отделов, показанная в итоговых строках соответствующих граф Формы 26 (Рис. 17). c В третьей строке указывается общая сумма продаж в кредит, совершенных каждым отделом, как показано в итоговых строках соответствующих граф Формы 7 (Рис. 6). d Сложите вышеуказанные показатели по горизонтали и по вертикали и проверьте, сходятся ли общие итоги. e В четвертой строке укажите все кредитовые обороты (возвраты и скидки), предоставленные в течение месяца. f Вычтите e из d ; остаток показывает чистый объем продаж, совершенных каждым отделом за месяц, и должен быть внесен в соответствующие графы. g В графе «Инвентарь... на 1-е число» указывается себестоимость всего товарного запаса на руках в различных отделах на начало месяца; эти суммы берутся из Книги инвентаризации или инвентаризационных карточек, как описано ранее. h В графе «Закупки» указывается себестоимость всех товаров, поступивших в различные отделы, то есть разница между итоговыми значениями дебетовых и кредитовых граф по каждому отделу в Форме 13 (Себестоимость). Кассовая скидка не учитывается. i По статье «Заработная плата» отнесите на дебет каждого отдела его надлежащую долю выплаченной пост-обменом заработной платы. Если какой-либо сотрудник делит свое время между двумя или более отделами, его заработная плата должна быть распределена между указанными отделами пропорционально. Заработная плата бухгалтера должна отнесена на счет «Офис». В качестве компенсации этого расхода некоторые отделы пост-обмена зачисляют все кассовые скидки на кредит счета «Офис», вместо того чтобы учитывать их в составе прочих доходов. Это абсолютно правомерно, как и процедура отнесения на кредит счета «Офис» прибылей от заказов по почте и т. д. В обычном случае, при отсутствии начисленной, но невыплаченной заработной платы, показатели по оплате труда берутся из графы заработной платы в кассовой книге. j По статье «Содержание и ремонт» перенесите из кассовой книги все суммы, выплаченные за: (1) Предметы, приобретенные на замену других изношенных аналогичных предметов. (2) Краски, чистящие средства, ремонтные работы, запасные части и т. д. (3) Расходы по оплате труда, связанные с вышепереложенным. (4) В целом, любые расходы на поддержание имущества в рабочем состоянии. k По статье «Питание» должны быть указаны все суммы, выплаченные за питание сотрудников. l По статье «Расходы» укажите стоимость всех выданных в различные отделы расходных материалов, таких как бумажные пакеты и т. п., либо, как показано на примере Прачечной, стоимость всего мыла, крахмала, соды и т. д. m Сложите статьи с ( g ) по ( l ) включительно и впишите итоговые значения в соответствующую строку. Кроме того, сложите статьи по горизонтали и проверьте общие итоги, полученные в результате этих двух операций. n Укажите в графе «Вычесть инвентарь» себестоимость всех предметов, обнаруженных на руках в различных отделах на конец месяца. o Вычтите ( n ) из ( m ) и впишите соответствующие остатки в графы «Себестоимость проданных товаров». Проверьте эти остатки по вертикали и горизонтали. p Вычтите себестоимость проданных товаров из чистых продаж и впишите остатки в графы «Валовая прибыль». Проверьте результаты, как описано выше. Нижняя часть этой формы заполняется следующим образом:— a В графе «Кассовые скидки» (если они не отнесены на кредит счета «Офис», как пояснялось ранее) укажите общую сумму графы «Скидки» в кассовой книге. b Наличность сверх ежедневных чеков не требует пояснений. c По статье «Товары, проданные на консигнацию» должны быть указаны все такие продажи, фактически совершенные в течение месяца. d Прочие кредитовые обороты не требуют пояснений и предназначены для таких статей, как утиль, проданная тара и т. д., которые не учитываются через учет товарно-материальных ценностей. e Вступительные взносы охватывают все платежи от организаций, присоединяющихся к пост-обмену. f Проценты на остатки средств на банковском счете не требуют пояснений. g Взысканные безнадежные долги относятся к суммам, которые ранее были списаны с бухгалтерских счетов как безнадежные, но впоследствии были взысканы. h По статье «Доходы, не учтенные иным образом» вписывается сумма, которая обеспечит баланс по книгам. Поскольку дать точный вес фасованных и развесных товаров на практике невозможно и ошибки неизбежны, бухгалтерские книги никогда не будут сходиться абсолютно точно, и все расхождения списываются на эту статью. Например, предположим, что мы непреднамеренно недовесили при продаже, скажем, крекеров. В конце месяца у нас на руках окажется больше денег, чем предполагалось по продажам, и такой излишек отражается по этой статье. Если же, как иногда случается, образуется недостача (например, вызванная таянием и убылью льда), ее следует отразить по стороне «Общие расходы» данной формы. Следует отметить, что эта статья не может быть заполнена до тех пор, пока не составлен общий балансовый отчет. i «Фрахт и экспресс-доставка отправлений» относятся к транспортным расходам по товарам, возвращенным нашим кредиторам или проданным нашим покупателям. j По статье «Страхование» должна быть указана общая сумма премий, выплаченных в течение месяца, но не та пропорциональная доля, которая списывается ежемесячно. k По статье «Выплачено по консигнации» должны быть указаны чистые суммы, выплаченные нашим кредиторам за проданные нами товары. l К общей валовой прибыли прибавьте общие прочие доходы, из этой суммы вычтите общие общие расходы, и полученный остаток составит чистую прибыль за месяц; она должна быть перенесена в раздел излишков и корректировок общего балансового отчета. ПЛАТЕЖНЫЕ ВЕДОМОСТИ. Рисунок 33 (В уменьшенном виде) Вполне удовлетворительный бланк платежных ведомостей представлен Формой 2 на Рис. 33. Итоговая сводка в нижней части бланка предназначена для распределения затрат на оплату труда между различными отделами при составлении нашего отчета о доходах, прибылях и убытках. Если сотрудникам зарплата выплачивается не полностью на текущую дату, то есть если часть причитающейся им оплаты удерживается, эта форма позволяет фиксировать такие данные. В некоторых случаях оказалось целесообразным производить выплату три раза в месяц, особенно в отношении вольнонаемных сотрудников. В любом случае все сотрудники должны получать расчет вовремя в конце месяца, чтобы закрыть все вопросы с заработной платой и избежать необходимости делать какие-либо сторнировочные проводки или прибегать к другим ухищрениям для отображения реальной деятельности пост-обмена. Если какая-либо заработная плата, причитающаяся сотрудникам, не выплачена к концу месяца, эти суммы становятся «начисленной заработной платой» и должны учитываться в качестве таковой. РАСЧЕТ ЦЕН ПРОДАЖ. Эту работу выполняет сотрудник, назначенный офицером пост-обмена; иногда ее выполняет сам офицер пост-обмена. Советом иногда предписывается, чтобы при заказе организациями (акционерами пост-обмена) товаров, которых нет в наличии, ценой продажи являлась фактическая стоимость таких товаров для пост-обмена. Эта стоимость, разумеется, включает любые понесенные транспортные расходы и т. п., однако пост-обмен получает выгоду от всех кассовых скидок. В некоторых случаях также предписывается, чтобы с лиц, не являющихся акционерами пост-обмена и заказывающих товар, которого нет в наличии, взималась комиссия в размере 5%. Оба эти правила являются обоснованными, поскольку в первом случае любая прибыль, полученная пост-обменом, просто вернется в виде дивидендов тем организациям, от которых эта прибыль была получена, при условии, что все организации осуществляли одинаковый объем операций такого рода. Если же они не были равными, все равно было бы несправедливо штрафовать одну роту за пользование услугами пост-обмена путем изъятия у нее денег для распределения в виде дивидендов среди других рот, независимо от объема их поддержки пост-обмена. Второе правило обоснованно потому, что сделка является быстрой продажей, а денежные средства пост-обмена отвлекаются в товарные запасы на минимальный срок. Цена продажи в вышеуказанных случаях, следовательно, определяется очень легко. При расчете цены продажи для обычного ассортимента товаров процесс, хотя и отличается, никогда не бывает особо сложным. Наши расчеты должны основываться на наименьшем номинале, используемом в купонных продажах, за исключением случаев продажи товаров повседневного спроса исключительно покупателям с оплатой в кредит. Как правило, минимальная покупка по купонным книжкам составляет пять центов. Поэтому по возможности нам следует устанавливать цену продажи кратной 5. Дешевые товары можно продавать «по 2 штуки за 5 центов» и т. д. Устанавливать цены товаров в 4 или 9 центов и заставлять клерка выдавать сдачу при купонной продаже — плохая практика. Товары, которые можно продать быстро и легко, можно реализовывать с небольшой нормой прибыли, но по товарам, которые могут оказаться «залежалыми» («стикерами») или требующим значительных инвестиций, следует закладывать более высокую прибыль. В связи с этим общая политика пост-обмена может следовать одному из двух направлений. Первая политика заключается в продаже всех товаров по минимальной цене, совместимой с самоокупаемостью пост-обмена. В этом случае суммы, выплачиваемые организациям в виде дивидендов, будут пропорционально малы, и, следовательно, различные роты будут получать мало денег на расходы для своих столовых, спорта и т. д. Этот план принесет значительную пользу тем посетителям пост-обмена, которые не являются акционерами. Вторая политика заключается в установлении цен примерно на том же уровне, что и в магазинах близлежащих городов. В некоторых случаях обособленных постов цены можно устанавливать даже выше. Этот план приведет к выплате более крупных дивидендов ротам, но может повлечь за собой потерю покупателей, особенно в наши дни существования компаний по заказам почтой и каталожным домам. Эту последнюю политику отстаивают многие авторитетные специалисты, особенно после принятия закона «анти-кантин». По словам одного из наиболее авторитетных офицеров, которых автор когда-либо знал, эта политика формулировалась примерно следующим образом: «Мы должны назначать столь высокую цену, какую рынок сможет выдержать. По очевидным причинам я не хочу, чтобы мои люди тратили свои деньги в городе. Я хочу, чтобы они тратили их там, где они сами получат выгоду от прибыли, образующейся от их покупок. Поэтому давайте им хорошую стоимость за их деньги — столь же хорошую, какую они могут получить где бы то ни было — но не стремитесь к низким ценам и сделайте пост-обмен настолько привлекательным, чтобы они естественным образом собирались там и делали покупки». Учитывая вышеизложенные факты и зная общую политику пост-обмена, в обычном случае несложно установить цену продажи для наших товаров. Мы просто добавляем стоимость транспортировки к себестоимости товаров, прибавляем желаемую прибыль — и это дает нам приблизительную цену продажи. В некоторых отделах пост-обмена при установлении цены продажи принимаются во внимание и другие статьи накладных расходов, такие как оплата труда клерков, амортизация и т. д. В правых графах Формы 28 (учет поступлений) должно быть достаточно места для расчета цен продажи. Один из результатов, к которым следует стремиться в каждом пост-обмене — это БЫСТРЫЕ ПРОДАЖИ. Серьезная ошибка — держать деньги замороженными в запасах дольше, чем это абсолютно необходимо. Яркая иллюстрация этого момента наблюдается на примере, скажем, уличного итальянского торговца бананами. Предположим, что он покупает связку бананов утром за 1,00 доллар. Можете не сомневаться, что к вечеру он их распродаст; это наверняка так и будет, он слишком хороший торговец, чтобы поступить иначе. Даже если предположить, что у него выдался неудачный день и вечером ему пришлось сбыть часть своего запаса по сниженным ценам, он выручит со своих продаж от 1,50 до 2,00 долларов, получив таким образом от 25% до 50% валовой прибыли. При таких темпах он обернет свой капитал не менее 25 раз за один месяц, совершив тем самым общий объем операций в 25 раз больше своих фактических чистых ресурсов и обеспечив прибыль, эквивалентную прибыли от большей суммы. К такому идеалу должен стремиться пост-обмен. В связи с этим выражайте свою прибыль не в процентах от СЕБЕСТОИМОСТИ ваших товаров, а в процентах от ЦЕНЫ ПРОДАЖИ. Иными словами, если товар обходится пост-обмену в 10,00 долларов, не добавляйте к этой цене один доллар в качестве цены продажи и не воображайте после этого, что ваша прибыль составит 10% от продаж. Если вы хотите получить 10% прибыли, то себестоимость должна составлять 90%, и вы должны продать товар за 11,11 долларов, чтобы получить 10% с продажи. Возьмите карандаш и посчитайте сами. Очень хорошая беседа на эту тему (и многие другие интересные вопросы) приводится в издании «A Better Day’s Profits» («Более прибыльный день»), опубликованном компанией «Барроуз аддинг машин». Другая превосходная книга, содержащая множество полезных советов, которые окажутся ценными для любого офицера пост-обмена, озаглавлена «Where Have My Profits Gone?» («Куда делась моя прибыль?»), изданная компанией «Америкэн сейлз бук компани» из Эльмиры, штат Нью-Йорк. ПРАЧЕЧНЫЕ. Многие отделы пост-обмена содержат прачечные, и хотя здесь не делается попытки показать, как именно следует управлять прачечной, считается уместным объяснить, как должно вестись бухгалтерское учетное делопроизводство. Ведение непосредственной работы прачечной можно освоить только на практике, и предотвратить поток жалоб без строгого контроля и проверок — крайне сложная задача. Что касается бухгалтерских книг пост-обмена, прачечная должна предоставлять всего три показателя:— (1) Сумма, причитающаяся с каждого заказчика за услуги прачечной, выполненные в течение месяца. (2) Общая стоимость расходных материалов на руках на конец каждого месяца. (Инвентаризация.) (3) Данные для выплаты заработной платы сотрудникам. Любые другие учетные регистры, которые могут вестись, служат для информации руководства прачечной и не являются обязательными для надлежащего функционирования пост-обмена. Вышеуказанные три пункта будут рассмотрены по очереди. Векселя к получению (дебиторская задолженность) за услуги прачечной. Методы, применяемые в отношении рядового состава, отличаются от методов, используемых в отношении офицеров и лиц аналогичной категории; для первых применяется тарификация по ставкам, а для вторых — поштучная оплата. Сначала будут разъяснены правила для первой категории. Описываемая система строится вокруг Стирочного списка, Форма 20, приведенного на рис. 34. Эти бланки имеют размер 5 × 8 дюймов, сброшюрованы в блокноты по 100 штук: пятьдесят оригиналов напечатаны черной краской на белой бумаге, а пятьдесят дубликатов — красной на белой бумаге. Таким образом, каждой книжки или блокнота одному человеку хватит примерно на один год. Каждый оригинал и дубликат находятся на одном и том же листе бумаги, согнутом снизу, причем нижние (дубликатные) бланки скреплены по верхним краям, а в каждый блокнот вплетена копировальная бумага так, чтобы она оказывалась между двумя экземплярами. Беглый взгляд на копировальную тетрадь типа «Парагон» позволит четко понять, как работает это простое устройство. Обратная сторона всех листов должна быть довольно плотно покрыта рекламным или иным текстом, чтобы люди не могли экономить свои канцелярские принадлежности, используя эти бланки. При желании инструкции, приведенные на лицевой стороне бланка на иллюстрации, можно разместить на обороте. При тиражах около 1000 штук такие книжки должны стоить в районе 7 центов за штуку. Рисунок 34 (В уменьшенном виде) При такой организации каждый военнослужащий заполняет два экземпляра своего стирочного списка с минимальными усилиями — не большими, чем те, которые он раньше тратил на заполнение единственного экземпляра. Объем канцелярской работы, который устраняет это простое средство, поистине огромен. Оно делает систему практически автоматической и позволяет экономить затраты на оплату труда в прачечной. Военнослужащий кладет оба экземпляра своего списка в мешок для белья, а фургон прачечной забирает его в роте в надлежащее время. Мешок с бельем передается «маркировщику», который сверяет по дубликатному бланку всё белье, обнаруженное в мешке. Если всё в порядке, маркировщик помещает дубликатный бланк в сортировочный лоток, а оригинал откладывает в сторону для подшивания. Если в списке обнаруживается ошибка, весь сверток немедленно откладывают в сторону и не трогают до тех пор, пока за владельцем не пошлют, не объяснят ему его ошибку, и он лично не исправит оба экземпляра списка. Это не только предотвращает конфликты, но и приучает личный состав внимательно заполнять списки во избежание необходимости посещать прачечную для исправления своих описок. В случае обнаружения какого-либо повреждения предмета при поступлении в прачечную его осматривают на предмет наличия надлежащей маркировки, а затем откладывают в сторону для осмотра ответственным офицером. Этот вопрос будет затронут позже. Дубликаты списков остаются в сортировочном лотке за пронумерованными разделителями до тех пор, пока не наступит время сортировать готовое белье подразделения, к которому относятся эти бланки. При выполнении «маркировки» маркировщик либо использует специальную графу «МАРКИРОВКА В ПОРЯДКЕ» («MARKING O. K.»), предусмотренную для этой цели, либо, как это обычно бывает, мы полагаемся на личную отметку (галочку), которую она ставит напротив каждого пункта в списке. Эта отметка ставится только на дубликате списка. При сортировке готового белья перед выдачей сортировщик ставит еще одну отметку (отличную от первой) напротив каждого предмета, укладываемого в партию. Ни одна партия не должна выдаваться с нехваткой, если только это возможно предотвратить; если какой-либо предмет задерживается для повторной стирки, его пускают в работу «вне очереди», а весь сверток, принадлежащий данному конкретному лицу, придерживают в ожидании его. Это предохраняет прачечную от присвоения чужих вещей, принадлежащих заказчикам. Если это не делается, клиенту вместе с бельем должна быть выдана квитанция на недостачу, а дубликат сохранен в качестве напоминания, чтобы гарантировать включение недостающих предметов в следующую партию белья, полученную от этого клиента и постиранную для него. Оригиналы бланков вставляются в алфавитном порядке в папки с разъемными кольцами (скоросшиватели): по одной папке на каждую роту. Эти папки должны иметь корешок шириной 2 дюйма, чтобы в них можно было удобно хранить бланки за один месяц. Они формируют наш архивный документ и неоценимы в случае возникновения споров. Дубликаты выдаются военнослужащим, когда они приходят за своим бельем. Хотя для солдат большое удобство — иметь возможность забрать белье своих товарищей, иногда выясняется, что этой привилегией злоупотребляют. В таком случае каждого военнослужащего можно обязать приходить за своим бельем лично, что, как показывает практика, оказывает оздоравливающий эффект. Обычно достаточно оторвать верхнюю часть дубликатных бланков в момент выдачи, что свидетельствует о том, что белье было востребовано и выдано. В начале каждого месяца каждое подразделение составляет список военнослужащих роты; проще всего предоставить копию Формы 25, выполненную через копирку. В первый день, когда подразделение отправляет белье в прачечную, назначенный унтер-офицер этой роты проставляет в первом пустом столбце напротив фамилии каждого военнослужащего информацию о том, отправлял ли он белье в эту дату. Такие записи могут представлять собой «ДА» (с помощью резинового штампа), если военнослужащий отправил белье; «Б», если он не отправил его по причине болезни в лазарете; «В», означающее временное отсутствие; «У», означающее увольнение и т. д. Когда партии белья, принадлежащие этому подразделению, поступают в прачечную и каждый сверток или партия проверяются, как описано выше, записи в сводном списке сверяются с оригинальными стирочными списками по мере того, как последние раскладываются по папкам. Это делается для обеспечения правильности сводного списка. После этого сводный список возвращается в подразделение, и вышеуказанные операции повторяются в каждый последующий день стирки в течение месяца. В конце месяца все дополнительные сборы, такие как плата за глажение обмундирования, избыточное количество предметов в стирке и т. д., начисляются на оригинальные списки, итоги за месяц находятся путем устного счета, и указанный итог вносится в последний оригинальный список за месяц по каждому военнослужащему, а также, при желании, но только по веским причинам — в сводный список. Затем эти итоги направляются в пост-обмен для включения в ведомость удержаний по платежной ведомости. Если папки приносятся в пост-обмен, итоги могут быть считаны из них без необходимости вносить их в сводный список вообще. В этот момент все оригинальные списки извлекаются из своих папок, временно связываются шпагатом и направляются в пост-обмен на хранение до тех пор, пока счета не будут оплачены, после чего они могут быть уничтожены. Поштучная работа. В этом случае используется другой список. См. Форму 21, показанную на рис. 35. Эти списки оформляются в виде дублирующих блокнотов точно так же, как и солдатские стирочные списки, и обрабатываются абсолютно аналогичным образом, за исключением того, что сводный список не ведется. Их размер составляет 5 × 8 дюймов, как и у остальных. В конце месяца сумма счетов за прачечную по каждому оставленному у себя оригиналу списка переносится дальше, и итоговая сумма вносится на последний бланк. Затем эти итоги переносятся в Книгу учета кредитовых счетов, описанную ранее. (Удаление ножницами полудюйма верхнего правого угла всех бланков месяца, кроме последнего для каждого заказчика, делает папку самоиндексирующейся.) Рисунок 35 (В уменьшенном виде) Выше показано, как все суммы, причитающиеся прачечной, переносятся в книги пост-обмена, однако в этой связи есть один или два момента, заслуживающих хотя бы беглого упоминания. Первым из них является Акт о повреждениях. Этот документ, Форма 24, представленный на рис. 36, должен быть выполнен в виде дублирующего блокнота, стандартный размер которого составляет 3 × 5 дюймов. Один экземпляр этой формы, предпочтительно оригинал, остается в книге или подшивается в ящик картотеки; дубликат возвращается надлежащему заказчику вместе с его бельем, в котором были обнаружены поврежденные предметы. Как отмечалось ранее, при обнаружении поврежденной одежды в любой партии белья в процессе «маркировки» поврежденные предметы откладываются в сторону. Затем они заносятся в эту форму, осматриваются ответственным офицером или назначенным им лицом, после чего отправляются в стирку. Рисунок 36 (В уменьшенном виде) Урегулирование претензий. Когда претензия о возмещении ущерба, утрате и т. д. урегулируется в пользу заявителя, в пост-обмен должен быть направлен отчёт по Форме 22 (См. Рис. 37). Этот бланк должен быть выполнен в виде трипликат-блокнотов (в трех экземплярах): один экземпляр — для бухгалтера пост-обмена; второй, с четким штампом «дубликат» — для заявителя; а третий остается в прачечной — либо в книге, либо в ящике картотеки, причем предпочтителен последний вариант. Рисунок 37 (В уменьшенном виде) Инвентаризация. Инвентаризация проводится в том же общем порядке, что и в других подразделениях пост-обмена, за исключением того, что учитывается исключительно себестоимость. По окончании работы итоги, отраженные на различных карточках, суммируются на счетной машине, и результат передается бухгалтеру пост-обмена для составления ведомости прибылей и убытков. Карточки хранятся в ящике картотеки до их заполнения, после чего они могут быть перемещены в архив неактивных документов. Платежные ведомости. Они обрабатываются точно так же, как и платежная ведомость пост-обмена. Они могут составляться отдельно руководством прачечной или включаться в общую ведомость пост-обмена. В любом случае они должны составляться на основании табеля учета рабочего времени, который ведет заведующий прачечной. Достоверность этой книги должна часто проверяться обычными способами. Прочие учетные документы прачечной. В дополнение к вышесказанному прачечная должна вести точный учет сумм, израсходованных на ремонт или замену каждой машины или составной части оборудования прачечной. В инвентарной книге должна быть зафиксирована надлежащая норма амортизации для каждой машины и т. д., и эта амортизация должна периодически списываться советом пост-обмена, скажем, один раз в год. Тогда, если какая-либо организация пожелает выйти из состава участников или войти в него, определить надлежащую оценку прачечной и ее оборудования будет несложно. В наличии должны иметься чертежи здания прачечной с указанием размеров и конструктивных особенностей. Также в наличии должна быть полная схема всех паровых и водяных труб, соединений, клапанов и т. д. Для ведения учета затрат, что желательно, если это можно сделать без излишних затрат, потребуется вести и другую документацию. Компания «Бейкер-Воутер» уделяла этому вопросу особое внимание и разработала систему, используемую многими членами Национальной ассоциации владельцев прачечных. АУДИТ. Не будет преувеличением сказать, что ежемесячный аудит книг пост-обмена обычно выполняется плохо и неэффективно. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, очень немногие офицеры когда-либо имели опыт, пригодный для такой задачи, и еще меньше тех, кто испытывает склонность к этой работе. Обычная проверка сводится к подсчету наличных денег и проверке правильности платежных документов к кассовому счету, но надлежащий аудит представляет собой нечто иное. Совет должен ожидать по результатам аудита четкого отложения о состоянии дел пост-обмена наряду с рекомендациями по улучшению и отчетами о любых выявленных нарушениях и т. п. Аудитор, который тратит свое время на выяснение того, есть ли в книгах ошибки в сложении, не выполняет свои надлежащие функции аудитора. В самом простом выражении обязанности аудитора можно свести к поиску правильных ответов на следующие вопросы:— (a) Имелись ли в наличии все активы в заявленном объеме? (b) Имелись ли какие-либо активы, не отраженные в учете? (c) Являлись ли все пассивы (обязательства) реальными? (d) Были ли отражены все пассивы? (e) Были ли все пассивы приняты правомерно? (f) Были ли учтены все доходы? (g) Были ли какие-либо доходы опущены в отчете? (h) Были ли все расходы, издержки и убытки правильно отражены и подтверждены документально? На следующих страницах будет сделана попытка изложить порядок действий, который позволит аудитору получить надлежащие ответы на вышеуказанные вопросы наиболее оперативным способом. Для этих целей рекомендуется использовать Форму 33, показанную ниже. Они должны быть на листах, соответствующих по размеру и перфорации листам книги для записи заседаний совета пост-обмена. Это замечание также относится к описанным ранее Формам 16 и 32. Форма № 33. АУДИТОРСКИЙ ОТЧЕТ ПОСТ-ОБМЕНА, ФОРТ-ХЭНКОК, ШТАТ НЬЮ-ДЖЕРСИ За месяц, заканчивающийся 31 марта 1915 г. Я удостоверяю, что остаток денежных средств пост-обмена в Форт-Хэнкоке, штат Нью-Джерси, по состоянию на 31 день марта 1915 года составлял три тысячи пятьсот сорок два доллара семьдесят шесть центов ($3 542,76) и хранился следующим образом:— Second National Bank, New York City $3,000.00 In Office Safe 542.76 TOTAL $3,542.76 (Подпись) Э. А. Браун , первый лейтенант корпусной артиллерии, офицер пост-обмена . ОТЧЕТ АУДИТОРА. 1. Счета дебиторской задолженности (кредитные счета):— Возьмите сохраненные квитанции о продажах по меньшей мере за три разных дня и выберите случайным образом не менее пяти продаж за каждый день. Внесены ли эти продажи в Форму 9?... Сравните несколько последовательных продаж за каждый день по записям с лентами суммирующей и кассового аппаратов... Внесены ли итоги за каждый из этих дней в ежедневный отчет заведующего, Форму 4?... Подтверждены ли эти записи в Форме 4 отчетами клерков, Формой 5, на те же самые суммы?... Правильно ли перенесены общие продажи в кредит из Формы 4 в ежедневную сводку, представленную в Форме 7?... Сходятся ли они с Формой 6?... Дебетован ли счет векселей к получению в Главной книге на общую сумму, указанную в Форме 7?... Засчитаны ли суммы, указанные в Форме 7, кредитовыми проводками по различным отделам в Главной книге?... Внесены ли все кредитовые обороты в Форму 6?... Отражены ли они как дебет различных отделов?... Зачислены ли они кредитом на счета векселей к получению?... Отмечены ли они в Форме 4?... В отдельном списке укажите, какие векселя числились за пост-обменом более одного месяца. 2. Продажи за наличный расчет:— Возьмите отчеты клерков за вышеуказанные выбранные дни: правильно ли отражены показанные в них продажи за наличный расчет и продажи по купонам в ежедневном отчете заведующего, Форме 4?... Согласуются ли Формы 4 с данными записей кассовых аппаратов?... Правильно ли перенесены записи из Формы 4 в кассовую книгу?... Правильно ли разнесены итоги граф отделов в кассовой книге по счетам соответствующих отделов в Главной книге?... 3. Продажи по купонам:— Согласуются ли общие продажи по купонам, указанные в Форме 4 за выбранные дни, с записями кассового аппарата за эти дни?... Правильно ли разнесены записи из Формы 4 в Форму 26?... Зачислены ли на кредит этих отделов в Главной книге общие продажи по купонам по каждому отделу, указанные в Форме 26?... Дебетован ли счет чеков в Главной книге на общую сумму продаж по купонам?... Надежно ли хранятся имеющиеся в наличии купонные книжки?... Учтены ли они правильно?... Какова стоимость выданных в течение месяца купонов, на которые нет записей?... Правильно ли зачислена кредитом на счет чеков в Главной книге общая сумма выданных за месяц купонов?... Правильно ли она отнесена в дебет счета векселей к получению по кредитным купонам?... Есть ли основания полагать, что заявленная стоимость непогашенных купонов ошибочна?... Имеются ли жалобы от военнослужащих на то, что с них ошибочно списаны суммы за купоны?... Зачислена ли общая сумма наличных денег, полученных за купоны (указанная в кассовой книге), в кредит счета векселей к получению по кредитным купонам в Главной книге?... Вычтите из общей суммы купонов, внесенных во все Формы 25, суммы, указанные в кассовой книге как полученные за купоны; подкреплен ли остаток надлежащим образом неоплаченными Формами 19?... Были ли эти неоплаченные суммы правильно внесены в Формы 25 к следующему дню выплаты жалованья?... Какие усилия предпринимались для взыскания просроченных платежей по купонам? 4. Учет товарно-материальных ценностей:— Выполните или проверьте следующие операции в учете операций с товарными запасами, Форма 27, по ценам продажи: к инвентарным остаткам на начало месяца прибавьте все товары, поступившие в течение месяца, и вычтите из этого остатка инвентарные остатки на конец месяца. Полученный остаток должен быть равен общим продажам по соответствующим отделам за месяц. Относительно любые заметные расхождения должны быть немедленно доведены до сведения совета. (Инициалы)... Сравните несколько копий Формы 28 с соответствующими счетами-фактурами и с Журналом закупок; согласуются ли они?... Правильно ли перенесены эти стоимости в Формы 17 КАК по себестоимости, ТАК и по ценам продажи?... Правильно ли перенесены эти Формы 17 в Форму 27?... Отражены ли итоги по Форме 27 в дебете соответствующих отделов в Главной книге и в Отчете?... Правильно ли внесены инвентарные остатки в счет каждого отдела в Главной книге?... Под чьим руководством проводилась инвентаризация в конце месяца?... Правильно ли результаты инвентаризации отражены в Отчете?... Записаны ли все растраты, случайные поломки и т. д. в учетные регистры запасов и подтверждены ли должным образом?... Снабжены ли окна и двери пост-обмена надежными замками?... Застрахованы ли все вольнонаемные сотрудники по договорам поручительства (имеют ли они залог/страховку)?... Ведутся ли учетные регистры запасов своевременно? 5. Закупки:— Сравните Журнал закупок с Кассовой книгой; соответствуют ли записи?... Из общей суммы «Закупок» вычтите графу «Кредиторы» в кассовой книге; совпадает ли остаток с сальдо, указанным по счету «Векселя к оплате (кредиторская задолженность), товарные» (или «Кредиторы») в Главной книге; ...с кредитовым сальдо, указанным в Журнале закупок?... Получены ли скидки по всем счетам при досрочной оплате?... Если нет, есть ли этому какое-либо оправдание?... Кто осуществляет закупки? 6. Кассовая книга:— Сравните все ваучеры (платежные документы) с расходами по кассовой книге. Являлись ли все расходы правомерными? Если нет, укажите подробности в примечаниях. (a) Следующие ваучеры не возвращены обратно... (b) Ваучеры, не подкрепленные погашенными чеками... (c) Номера непогашенных чеков... (d) Общая стоимость таковых... (e) Наличность, обнаруженная на руках на конец месяца... (f) Остаток денежных средств в банке на конец месяца по выписке банка... Согласуется ли общая сумма пунктов (d), (e) и (f) с Отчетом?... Проверьте пункты (a), (b) и (c), упомянутые в предыдущем аудите, оформлены ли они теперь полностью?... Укажите недостающие позиции... Ведет ли кассовую книгу сам офицер пост-обмена?... Занимается ли он лично всеми кассовыми операциями?... Имеет ли какой-либо сотрудник доступ к наличным деньгам после их передачи офицеру пост-обмена?... Денежный резерв составляет $.... 7. Главная книга:— Проверьте пробный баланс; является ли он правильным и сходится ли Главная книга по балансу?... Строго ли соблюдается система? Сообщите совету о любых упущениях или ошибках, обнаруженных в порядке ведения бухгалтерских книг. 8. Отчеты и балансовые ведомости:— Сравните все статьи Отчета о доходах, прибылях и убытках с первоначальными записями; сходятся ли они?... Какие доходы не могут быть объяснены?... Какие доходы не отражены в бухгалтерских книгах?... Сравните все записи Общего балансового отчета с первоначальными записями; сходятся ли они?... Опущены ли в книгах какие-либо активы?... Действительно ли все активы имелись на руках в указанном объеме?... Опущены ли в книгах какие-либо пассивы (обязательства)?... Имеются ли среди указанных пассивов такие, которые не являются реальными обязательствами пост-обмена? 9. Общие положения:— Вывешена ли копия Отчета заведующего для информации покупателей?... Имеются ли книги или бумаги, которые следует уничтожить?... Есть ли какие-либо рекомендации?... Если да, представьте их совету в отдельном отчете. Примечания.... (Подпись).... Капитан корпусной артиллерии, аудитор. КАССОВЫЕ АППАРАТЫ. В деятельности пост-обмена эти машины обычно используются для регистрации всех продаж, хотя некоторые отделы пост-обмена не пробивают через них продажи в кредит, а полагаются только на квитанцию о продаже, что является небезопасной практикой. Кроме того, регистрация всех продаж дает экономию. Эти аппараты при правильном обращении и использовании в сочетании с нашими учетными регистрами запасов по ценам продажи должны обеспечивать надежную защиту пост-обмена. Однако для получения максимальной отдачи от кассового аппарата он должен соответствовать выполняемой работе. Многие кассовые аппараты обрабатывают только два вида продаж: в кредит и за наличный расчет; но у нас есть третий вид — продажи по купонам, и аппараты, используемые в любом отделе, осуществляющем все три вида операций, должны быть настроены для такой работы. Кассовый аппарат такого типа имеет три раздельных суммирующих механизма, причем соответствующий набор приводится в зацепление посредством подвижной муфты и указателя слева от клавиатуры. При пробивании каждой продажи клерк устанавливает указатель в положение «наличные» («cash»), «купоны» («coupons») или «кредит» («charge»), в зависимости от обстоятельств, перед тем как повернуть ручку; общие продажи любого вида могут быть просмотрены в любое время любым лицом, имеющим ключ, отпирающий смотровое окно. Таким образом, заведующий по окончании работы в любой день может узнать эти итоги за несколько секунд вместо того, чтобы переносить их с контрольной ленты кассового аппарата на суммирующую машину. Благодаря этому достигается значительная экономия времени и труда. Мы также должны иметь возможность определить, какой именно клерк совершил каждую продажу. Это достигается за счет наличия отдельной кнопки для каждого клерка и требования к клеркам нажимать соответствующую кнопку перед пробиванием своей продажи. Тогда контрольная лента аппарата будет отражать полные данные о каждой продаже — какова была ее сумма, какого вида была продажа и кто ее совершил. Размер клавиатуры определяется возможной стоимостью наибольшей продажи. В отделах, где может быть только два разных вида продаж, скажем, в кредит и за наличный расчет, может использоваться машина без подвижной муфты. Современной разработкой в области кассовых аппаратов является устройство «печати на бланке» («Slip Printing»). Под этим мы подразумеваем печать суммы продажи непосредственно на самом бланке продажи, а не на «чековом талоне» («chop ticket»). В нашей системе учета продаж в кредит, когда покупателю выдается копия квитанции о продаже, ему нет необходимости получать еще и чековый талон, однако нам необходимо знать, что его квитанция о продаже требует той же суммы, которая была пробита на кассовом аппарате. Для этой цели кассовый аппарат может и должен быть настроен для «печати на бланке», то есть для печати прямо на бланке продажи любой суммы, пробиваемой на аппарате. Такое устройство может быть выполнено без дополнительных затрат в случае новой машины. Выдаваемый покупателю бланк продажи показывает ему точную сумму, которая была пробита на кассовом аппарате. Бланк, показанный на рис. 1, обрабатывался именно таким образом, хотя изначально этот бланк не был предназначен для такой работы. Другой бланк показан на рис. 38. Кассовый аппарат, воплощающий описанные выше характеристики, показан на рис. 39. Рисунок 38 (В уменьшенном виде) Рисунок 39 Очевидно, что если мы можем быть уверены, что все продажи пробиваются на кассовом аппарате, пост-обмен не может понести убытков, за исключением случаев выноса товаров с полок посторонними лицами, от чего нас защищает система товарного учета. Поэтому важно разработать средства обеспечения обязательной пробивки каждой продажи. Для этой цели существуют различные способы. Один из них заключается в том, чтобы предусмотреть ряд запираемых ящиков — по одному для каждого подразделения на посту, причем каждый ящик снабжен прорезью в крышке, достаточной для опускания чекового талона. На этих ящиках должны быть четко подписаны наименования соответствующих организаций, а всем покупателям следует дать указание опускать свои чековые талоны в эти ящики. При объявлении дивидендов определенная их доля распределяется пропорционально соотношению общих стоимостей талонов в различных ящиках. Если эти талоны не подсчитываются комитетом от различных организаций, эта схема повлечет за собой значительный объем канцелярской работы для аппарата управления пост-обмена. Данная схема фактически сводится к распределению части дивидендов в соответствии с объемом дел, проводимых соответствующими организациями — что необходимо в редких случаях, когда одна или несколько организаций бойкотируют пост-обмен. Говорят, что члены различных организаций вскоре становятся эффективными агентами поощрения практики требования покупателями чековых талонов у клерков. Другая схема заключается в том, что офицер пост-обмена проверяет серийные номера продаж, зарегистрированных за определенное время, скажем за один месяц, произвольно выбирает один из этих номеров, публикует уведомление о нем и вручает лицу, предъявившему чековый талон с этим номером, кредит в пост-обмене на сумму около 5,00 долларов. Пост-обмен может легко позволить себе это, поскольку выгода от обеспечения пробивки каждой продажи с лихвой перекроет эти небольшие расходы. Другие решения легко придут в голову тем, кто интересуется этим вопросом. Заведующий должен, разумеется, вести точный учет показаний различных циферблатов кассовых аппаратов. Компании-производители кассовых аппаратов выпускают для этой цели специальные книги. Ключи от кассовых аппаратов должны ревниво оберегаться, включая ключи от смотровых окон. Следует вести учет показаний тех циферблатов, которые показывают, сколько раз открывалась крышка кассового аппарата. Завершая эту тему, дальнейшее обсуждение которой неизбежно сокращено, будет уместно добавить, что лучший способ добиться удовлетворения в этой сфере — написать фирме, чей аппарат вы намереваетесь приобрести, и попросить их прислать своего местного представителя и имеющуюся у них рекламную литературу. После этого будет легко подобрать машину, точно отвечающую потребностям дела. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. На предшествующих страницах автор попытался изложить систему ведения учета для наших пост-обменов, которая является одновременно простой и эффективной, отвечая требованиям, изложенным на первых страницах. Автор не утверждает, что система совершенна и не допускает улучшений; однако это лучшая система из тех, что автор видел за двенадцать лет работы с пост-обменами. Выражается надежда, что она по меньшей мере окажется достойной рассмотрения большинством пост-обменов, а многие ее элементы будут внедрены на практике. Были приложены огромные усилия к тому, чтобы объяснить систему столь простым языком, чтобы рядовой сотрудник пост-обмена мог внедрить ее и работать с ней без необходимости для офицера пост-обмена уделять этому личные усилия. Также были предприняты усилия по упрощению задач для совета пост-обмена и офицеров, назначенных для аудита счетов, чтобы показать, какие моменты важны, а какие нет, как составить четкое представление о том, что предприятие фактически делает во всех своих отраслях, и как предотвратить утечки. КОНЕЦ.